4.4 Compliance

respectievelijk 46 procent (Europa en Nood-Amerika). In ondersteunende en beheersfuncties was 59 procent van de medewerkers in 2021 vrouw. In schaal 13 en 14 was dit 46,5 procent en in schaal 15 en hoger was dat 37 procent; hiermee is het streefcijfer van 35 procent vrouwelijke medewerkers in topfuncties ruim behaald.

In 2021 heeft het College van Bestuur een Gender Equality Plan vastgesteld, dat voortbouwt op het werkplan D&I van 2020. Het beschikken over een Gender Equality Plan is een vereiste om subsidies te kunnen aanvragen bij Horizon Europe. De vereisten voor een Gender Equality Plan zijn dat het openbaar moet zijn, dat er een budget voor D&I -activiteiten is beschikbaar is, dat er gemonitord wordt en dat er een implicit-bias-training wordt aangeboden. Het Expertisebureau D&I heeft een vaste formatie en een werkbudget om het universitaire D&I-beleid uit te dragen. In 2021 is er een implicit-bias-training beschikbaar gesteld, met het doel alle medewerkers de mogelijkheid te bieden kennis en inzicht te verwerven om stappen te kunnen ondernemen in het tegengaan van implicit bias. Daarnaast zijn er twee nieuwe trainingen aanbesteed, die inzicht bieden in mechanismes van uitsluiting, en die een inclusieve werkomgeving bevorderen.

Toegankelijkheid

Om de toegankelijkheid van universitaire gebouwen te kunnen verbeteren is als pilot een inventarisatie van vier universitaire gebouwen uitgevoerd. Deze evaluatie was positief ten aanzien van de toegankelijkheid, maar heeft wel enkele verbeterpunten opgeleverd, onder andere met betrekking tot voorzieningen voor gebruikers met een visuele beperking. De verworven inzichten zullen universiteitsbreed worden toegepast. Er zijn stappen gezet in het verbeteren van de voorzieningen ten aanzien van kolfruimtes en stilteruimtes. Met betrekking tot de afspraak tenminste één all-gendertoilet per gebouw in te richten zijn goede vorderingen gemaakt. Inmiddels hebben zes van de facultaire hoofdgebouwen een allgendertoilet, bij de Faculteit Geesteswetenschappen zijn in alle gebouwen all-gendertoiletten gerealiseerd.

D&I-netwerken

In 2021 is het initiatief genomen om een nieuw netwerk te vormen gericht op het bevorderen van inclusie van medewerkers met een neurodiverse achtergrond of classificatie: het Neurodiversity Platform (NdP). De bestaande netwerken, met name het LGBTQ+ Network, het Leiden University Diversity and Equality Network, de netwerken voor vrouwelijk (wetenschappelijk) personeel Sophia Women’s Network (Universiteit Leiden), RISE (FWN) en Vitaal (LUMC) hebben verschillende activiteiten georganiseerd. Deze activiteiten voorzien in een gemeenschap en bieden daarnaast kennis, inzicht en vooruitgang op het gebied van diversiteit en het bevorderen van inclusiviteit. Voor studenten bestaan er verschillende D&I-netwerken: Space to Talk About Race (STAR), de Afro Student Association (ASA) en de Middle East and North Africa Student Association (MENA). Zij bieden een gemeenschap en een veilige ruimte voor studenten om vragen rondom cultuur en etniciteit te bespreken. Ook dragen ze bij aan kennis, inzicht en een inclusieve leeromgeving voor alle studenten. Het Access & Support Platform zet zich in voor betere voorzieningen en meer zichtbaarheid van studenten met een ondersteuningsbehoefte.

4.4 Compliance

Universiteiten hebben te maken met een uitgebreid stelsel van regels en normen waar onderwijs en onderzoek aan moeten voldoen. Die regels vloeien in de eerste plaats voort uit de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW). Belangrijk zijn ook de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) en de codes die de universiteiten gezamenlijk in UNL-verband hebben afgesproken, zoals de Gedragscode wetenschappelijke integriteit en de Code goed bestuur. Er zijn ook discipline-specifieke gedragscodes en richtlijnen, zoals de Beroepscode voor psychologen en de Gedragscode Gezondheidsonderzoek. De Code goed bestuur is in UNL-verband in 2019 herzien. Hierbij werd de reikwijdte van de code uitgebreid. In de oude code werden alleen leden van de colleges van bestuur en van de raden van toezicht aangesproken op hun verantwoordelijkheden. In de nieuwe code worden ook decanen en faculteitsbesturen, die zowel wettelijk als in de praktijk een grote bestuurlijke verantwoordelijkheid hebben, aangesproken. De nieuwe code besteedt expliciet aandacht aan het belang van een open cultuur en een veilige omgeving. Beide aspecten zijn van groot belang bij universiteiten. Daarom ligt er een belangrijke verantwoordelijkheid bij bestuurders en toezichthouders om hieraan bij te dragen.

De medezeggenschap heeft in de afgelopen jaren meer bevoegdheden gekregen. Zij krijgt daarom ook ruimer aandacht in de nieuwe code. Een goed functionerende medezeggenschap en een goede relatie tussen het College van Bestuur en de medezeggenschap zijn cruciaal voor een goed bestuur van universiteiten. Ook wordt meer aandacht besteed aan governance van samenwerkingsverbanden en de omgang met verbonden rechtspersonen. De bestuursstructuur van de Universiteit Leiden voldoet al grotendeels aan de principes van de herziene code. Nadere aandacht zal besteed moeten worden aan de uitwerking van een aantal principes, zoals het beleid inzake het aangaan van en de omgang met contractuele

samenwerkingsverbanden en verbonden partijen. Een kader inzake de risicobeheersing en controle vormt de grondslag voor de rapportage in de continuïteitsparagraaf van het jaarverslag. Voor de Auditcommissie en de commissie Kwaliteitszorg Onderwijs en Onderzoek van de Raad van Toezicht zijn in 2021 reglementen opgesteld. Tevens zal dan gericht aandacht besteed worden aan de principes die aan de code ten grondslag liggen, om zo de bewustwording bij alle geledingen van de universiteit verder te versterken.

De universiteit heeft in 2016 de nieuwe Gedragscode integriteit opgesteld voor medewerkers. De code bevat de voornaamste bepalingen voor medewerkers op het gebied van onder meer integriteit, privacy, geheimhouding, internetgebruik en belangenverstrengeling. Voor het wetenschappelijk onderzoek is er een Regeling datamanagement. Deze is in 2021 vastgesteld.

Regelgeving en codes zijn in toenemende mate gericht op maatschappelijke verantwoording. De Universiteit Leiden onderschrijft volledig de principes van transparantie en het afleggen van rekenschap in besluitvorming en informatievoorziening. Tegelijkertijd moet worden vastgesteld dat de regeldruk en de administratieve lasten in de uitvoering van wetten en regels voortdurend toenemen.

Accreditaties, visitaties en kwaliteitsbewaking in onderwijs en onderzoek

De WHW schrijft voor dat elke opleiding om de zes jaar door een door de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO) goedgekeurd panel van onafhankelijke deskundigen wordt beoordeeld. Voor deze beoordeling stelt de opleiding een kritische zelfreflectie op, die goedkeuring behoeft van het faculteitsbestuur en het College van Bestuur. De uitkomst van de visitatie leidt tot een NVAO-besluit over het behoud van de accreditatie en bij de universiteit tot een Plan van aanpak met concrete acties en een tijdpad.

Halverwege de accreditatietermijn van zes jaar voert de opleiding, volgens een interne Leidse procedure, een midterm review uit. De midterm review heeft een ontwikkelingsgericht karakter. Dat houdt in dat er een inhoudelijke dialoog plaatsvindt tussen opleiding en peers over de kwaliteit van de opleiding, opdat de review kan bijdragen aan het verwezenlijken van de doelen en wensen van de opleiding en de faculteit. Centraal daarbij staat de ontwikkelvraag van de opleiding.

Evenals bij de visitatie zijn bij de midterm review externe peers betrokken, naast Leidse deskundigen op het terrein van kwaliteitsbeoordeling van onderwijs. De leeruitkomsten worden getoetst met een kleine, steekproefsgewijze check van eindwerkstukken. In het protocol voor de midterm-review-procedure is het proces vastgelegd. Het protocol wordt in 2021 geactualiseerd. Het volledige proces wordt jaarlijks gevolgd via het opleidingsjaarverslag en het jaarverslag van de examencommissie.

Kwaliteitsborging van onderzoek vindt plaats in onderzoeksbeoordelingen volgens het landelijke SEP en het Leidse protocol voor onderzoeksbeoordelingen (zie het eerdergenoemde Leiden Protocol for Research Assessments). In dit laatste document zijn de verantwoordelijkheden van het College van Bestuur, de faculteitsbesturen en de instituten in het beoordelingsproces vastgelegd. Elke onderzoekseenheid dient eens in de zes jaar beoordeeld te worden door een externe visitatiecommissie volgens de standaarden van het SEP. Ieder jaar bespreken instituten met hun faculteitsbestuur de voortgang van de opvolging van de aanbevelingen. In bepaalde gevallen kan een instituut na drie jaar een midterm review uitvoeren. In het Leiden Protocol for Research Assessments wordt dit nader toegelicht.

In voorbereiding op de externe visitatie stelt het betreffende onderzoeksinstituut een zelfstudie op. De visitatiecommissie legt vervolgens een site visit af van een of meerdere dagen en spreekt dan onder andere met het instituutsbestuur, de leiders van de onderzoeksprogramma’s en een aantal promovendi. Na de visitatie stelt de commissie het visitatierapport op, dat vervolgens wordt aangeboden aan het College van Bestuur. Het college vraagt het betrokken instituut en de faculteit om schriftelijk te reageren op de bevindingen van de commissie. De rector, de decaan en de wetenschappelijk directeur bespreken het visitatierapport en de reacties daarop vervolgens in een bestuurlijke hantering. In dit gesprek worden afspraken gemaakt over de follow-up van de visitatie.

Wetenschappelijke integriteit is een onderdeel van compliance en heeft permanent de aandacht van de universiteit. Aspecten van wetenschappelijke integriteit zijn geïntegreerd in de onderwijsprogramma’s, en bij oraties en promoties worden nieuwe hoogleraren en gepromoveerden gewezen op hun verantwoordelijkheid dienaangaande. Naleving naar letter en geest wordt bevorderd door een reeks van maatregelen en voorzieningen. Zo volgen promovendi een cursus Wetenschappelijke integriteit. Om mogelijke schendingen op het gebied van wetenschappelijke integriteit aan de orde te stellen is er een Commissie Wetenschappelijke Integriteit. De universiteit heeft drie vertrouwenspersonen wetenschappelijke integriteit, en ook beschikt iedere faculteit over een of meerdere ethiekcommissies. Alle

nieuwe wetenschappelijke stafleden verklaren bij het aangaan van hun arbeidsovereenkomst kennis te zullen nemen van de Gedragscode Integriteit Universiteit Leiden en verplichten zich deze code en de geldende huisregels en werkinstructies na te leven. Zij tekenen daartoe een verklaring Wetenschappelijke Integriteit. Voor alle personeelsleden geldt dat zij hun nevenfuncties moeten registreren en voor het aanvaarden ervan toestemming moeten vragen aan het bestuur van de faculteit of dienst waar zij werken. De nevenfuncties staan ook op de universitaire website.

Bedrijfsvoering

In de bedrijfsvoering heeft de universiteit onder meer te maken met de cao Nederlandse Universiteiten, de Richtlijnen voor de jaarrekening, Europese en Nederlandse regelgeving rond inkoop en aanbesteding, en regelgeving rond bouw- en omgevingsvergunningen. De aandacht die de afgelopen jaren is besteed aan het op orde brengen van procedures rond Europese aanbestedingen heeft geleid tot aanzienlijke versterking van de planmatige inregeling en monitoring van de inkoopopdrachten en aanbestedingstrajecten. Dat heeft geleid tot een laag bedrag aan inkopen (exclusief LUMC) die niet volgens de aanbestedingsregels zijn verlopen: in 2021 was dat nog slechts 0,5 miljoen euro.

Bijzondere verplichtingen vloeien voort uit de vergunningen die nodig zijn bij risicovolle handelingen met gevaarlijke stoffen, straling, genetisch gemodificeerde organismen en proefdieren. De Universiteit Leiden en het LUMC hebben een gezamenlijke Kernenergiewetvergunning. Jaarlijks wordt een Rapport Stralingsbescherming opgesteld voor het College van Bestuur en de overheidsinstanties die betrokken zijn bij de verlening en de handhaving van deze vergunning. De universiteit heeft verder een groot aantal vergunningen vanwege de biologische veiligheid en het Besluit genetisch gemodificeerde organismen.

De vergunningen en het interne toezicht op het werken met genetisch gemodificeerd materiaal zorgen voor een veilige werk- en woonomgeving. Dit blijkt ook uit de periodieke inspecties door de Inspectie voor Leefomgeving en Transport. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) heeft in 2020 aan de Universiteit Leiden een vergunning verleend voor het gebruik van dierlijke bijproducten.

In het biomedisch wetenschappelijk onderzoek zijn dierproeven soms noodzakelijk. In het kader van de Wet op de dierproeven is de universiteit in het bezit van een vergunning voor zowel het uitvoeren van dierproeven als het fokken van proefdieren. Dierexperimenten worden uitsluitend uitgevoerd nadat duidelijk is gebleken dat er geen mogelijkheden bestaan voor vervanging, vermindering of verfijning van de voorgenomen proeven. Projectaanvragen voor dierexperimenten verlopen volgens een zorgvuldig traject. Ze worden bij de Universiteit Leiden eerst afgestemd met de Instantie voor Dierenwelzijn (IvD), en daarna ingediend bij de Centrale Commissie Dierproeven (CCD). De CCD is het zelfstandig bestuursorgaan dat de projectvergunningen voor dierexperimenten verstrekt. Voor de CCD een vergunning verstrekt, vraagt het eerst advies aan de Dierexperimentencommissie Leiden (DEC Leiden). De DEC weegt het belang van de proef af tegen het ongerief voor de dieren. Na het verkrijgen van een projectvergunning, die de CCD aan de instellingsvergunninghouder verstrekt, mogen experimenten worden uitgevoerd. De uitvoering van de experimenten zoals beschreven in de projectvergunning, wordt in detail afgestemd met de IvD en de aangewezen dierenarts. Op deze manier worden gedurende de uitvoering van een project steeds mogelijkheden tot verbetering op het gebied van verfijning, vermindering en vervanging geïdentificeerd. Op deze manier kan ook de competentie van de bij de experimenten betrokken personen worden geverifieerd.

De universiteit heeft in 2021 één projectvergunning bij de CCD aangevraagd. Er is in 2021 één vergunning verleend.

De universiteit is op dit moment bezig om de verantwoording ten aanzien van het gebruik van dierproeven over te zetten naar een openbare website. In 2021 heeft de universiteit de Transparantieovereenkomst dierproeven getekend. De website is inmiddels ingericht, de gegevens moeten nog in een presentatieformat worden gezet. De specifieke gegevens over dierproeven en proefdieren zijn terug te vinden in het jaarverslag van de NVWA. De Universiteit Leiden streeft er in nauw overleg met de onderzoekers naar om in 2022 een goede invulling te gaan geven aan de door haar ondertekende transparantieovereenkomst.

In 2021 zijn wederom stappen gezet om het niveau van gegevensbescherming te verhogen. In dit kader zijn verbeteringen doorgevoerd op het gebied van capaciteit, governance en prioritering op bestuurlijk niveau. De genoemde maatregelen moeten de compliance op het gebied van de Algemene Verordening Gegevensbescherming verder verbeteren en een fundament leggen voor de komende jaren.

Door de Nederlandse universiteiten is in de Stuurgroep Stratgie, Public Affairs & Governance (SSPG) van de UNL de Nationale Leidraad Kennisveiligheid vastgesteld.