Universell utforming av dokumenter

Her finner du tips og framgangsmåter som gjør at regneark, presenta­sjoner, tekstdokumenter og e-post blir universelt utformet. Det er faktisk ikke spesielt vanskelig. Bonusen er at det du lager, vil fungere for mennesker med ulike ønsker og behov.

Dette er en lærerik bok for alle som deler dokumenter med andre.

Boka er spesielt egnet for alle som jobber med dokumentbehandling i sitt daglige virke, både i privat og offentlig virksomhet. Her finner du også tips for digitale møter som sikrer at alle er inkludert og har mulighet til å være fullverdige møtedeltakere.

Morten Tollefsen har jobbet med universell utforming i mer enn 30 år.

Han har deltatt i nasjonale og internasjonale forskningsprosjekter, standardiseringsarbeid og utvikling av nettsider og apper. Han er blind og bruker skjermleser på mobil og datamaskin. Tollefsen har hovedfag i informatikk, og han har mange års erfaring som programmerer. Sammen med Magne Lunde startet han firmaet MediaLT, et ledende miljø innen IKT for funksjonshemmede. Nå jobber han som spesialist i universell utforming av nettsider i designseksjonen hos NAV.

ISBN 978-82-15-04769-0

9788215047690_omslag.indd 1

Universell utforming av dokumenter

Mye av det som står i boka, er aktuelt uansett hva slags programvare du bruker. Du finner konkrete framgangsmåter for Microsoftprogrammene Word, Excel, PowerPoint, Teams og Outlook, og for Adobe Acrobat. Øvingsoppgaver finner du til slutt i hvert kapittel.

Morten Tollefsen

Elektroniske dokumenter kan presenteres på mange måter: på små og store skjermer, med syntetisk tale, med punktskrift eller skrevet ut på papir. Hvordan skal du utforme dokumenter for at de skal fungere best mulig for flest mulig?

Morten Tollefsen

Universell utforming av dokumenter 2. utgave

23.06.2022 14:15

Universell utforming av dokumenter

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 1

04.08.2022 13:48

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 2

04.08.2022 13:48

Morten Tollefsen

Universell utforming av dokumenter 2. UTGAVE

universitetsforlaget

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 3

04.08.2022 13:48

© 2. utgave Universitetsforlaget 2022 1. utgave 2015, da under tittelen Gode dokumenter: Universelt utformet.

ISBN 978-82-15-04769-0 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med rettighetshaverne er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning og kan straffes med bøter eller fengsel.

Boka er utgitt med støtte fra Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir), Universell (som er en del av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse) og MediaLT as.

Henvendelser om denne utgivelsen kan rettes til: Universitetsforlaget AS Postboks 508 Sentrum 0105 Oslo www.universitetsforlaget.no Bilde side 22: Foto fra Cantec AS.

ED

79

07

M

NO - 1470

RKET TRY K ME RI KE

MIL JØ

Omslag: Endre Barstad Sats: ottaBOK Trykk og innbinding: 07 Media – 07.no Boken er satt med: Calibri 10,8/14 Papir: 100 gram Arctic Matt

IA – 2041

03

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 4

04.08.2022 13:48

Innhold

Forord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Gode hjelpere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13 14

Kapittel 1 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1 Hvem er denne boka for? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2 Universell utforming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3 Standarder og lovverk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4 Ulike preferanser, forutsetninger og behov. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.1 Lese- og skrivevansker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.2 Nedsatt kognitiv funksjonsevne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.3 Hørselshemmede . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.4 Synshemmede . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.5 Bevegelseshemmede . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5 Om boka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5.1 Framgangsmåter og versjoner av Microsoft 365-programmene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5.2 Huskelister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5.3 Kapitlene i boka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5.4 Oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5.5 Vedlegg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15 16 16 17 18 19 20 20 21 24 25

Kapittel 2 Språk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1 Huskeliste for språk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2 Målgruppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3 Skriv riktig, klart og kort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3.1 Redaktør . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3.2 Skru av/på fortløpende stavekontroll . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3.3 Kort er ofte godt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3.4 Unngå forkortelser og fremmedord . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.4 Plasser det viktigste først . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.5 Overskrifter skal beskrive innholdet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.6 Noen setningstips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.6.1 Lange setninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

29 30 30 31 31 33 34 34 34 35 35 35

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 5

26 27 27 27 28

04.08.2022 13:48

6

Innhold

2.6.2 Samle setningsledd som hører sammen . . . . . . . . . . . . . . .

2.6.3 Henvisningsord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.6.4 Substantivtunge setninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.6.5 Passiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.6.6 Dobbel nekting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7 Oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36 36 36 36 37 37

Kapittel 3 Ting du alltid bør passe på . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1 Huskeliste for felles tilgjengelighet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2 Ulike måter å lese på . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2.1 Engasjerende leser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2.2 Les høyt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2.3 Fokus modus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3 Filnavn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3.1 Endre filnavn i dialogboksen Åpne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3.2 Endre filnavn med Windows utforsker . . . . . . . . . . . . . . . .

3.4 Kontrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.5 Alternativ til farger som formidler informasjon . . . . . . . . . . . . . . .

3.5.1 Linjediagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.5.2 Røde tall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.5.3 Lenkefarge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.6 Tekst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.6.1 Skrifttyper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.6.2 Skriftstørrelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.6.3 Linjelengde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.6.4 Tekst i bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.7 Tekstalternativ til det som ikke er tekst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.7.1 Korte beskrivelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.7.2 Lange beskrivelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.7.3 Eksempler på bildebeskrivelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.8 Lenker (hyperkoblinger) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.8.1 Sett inn hyperkobling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.9 Angi språk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.10 Tilgjengelighetskontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.10.1 Kjøre tilgjengelighetskontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.10.2 Feil, advarsler og tips. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.11 Accessibility reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.11.1 Installere Accessibility Reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.11.2 Sette inn kommentarer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.12 Oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

39 39 39 40 41 44 45 46 47 48 50 50 51 52 52 52 53 54 54 54 55 56 56 57 57 58 59 59 60 60 60 60 61

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 6

04.08.2022 13:48

Innhold

7

Kapittel 4 Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.1 Huskeliste for Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2 Stiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2.1 Velge med oppgaveruten Stiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2.2 Velg hurtigstil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2.3 Temaer og stilsett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2.4 Noen tips om stiler og skift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.3 Overskrifter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.3.1 Sett inn overskrift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.3.2 Vis Navigasjonsruten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.4 Side- og spalteskift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.4.1 Sett inn sideskift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.4.2 Sett inn spalteskift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.5 Flytende objekter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.6 Tabeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.6.1 Overskriftsrad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.6.2 Tabellbeskrivelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.7 Merknader, fotnoter og sluttnoter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.8 Spor endringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.9 Skjemaer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.9.1 Sett inn tekstfelt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.9.2 Sett inn avmerkingsboks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.10 Oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

63 63 64 65 66 67 67 67 68 69 70 70 70 71 72 72 73 74 74 74 75 76 79

Kapittel 5 Microsoft PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.1 Huskeliste for PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.2 Holde presentasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.2.1 Snakk tydelig og si alt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.2.2 Lyd og lys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.2.3 Automatisk teksting (tale til tekst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.2.4 Del ut presentasjonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.3 Slå av automatisk visning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.4 Leserekkefølge og lysbildeoppsett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.4.1 Velge et ferdig lysbildeoppsett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.4.2 Sjekke leserekkefølge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.5 Titler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.5.1 Legge til en plassholder for tittel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.5.2 Skjule en lysbildetittel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.6 Tabeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.6.1 Sett inn tabell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

82 82 83 83 83 83 87 87 88 89 90 92 92 93 94 96

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 7

04.08.2022 13:48

8

Innhold

5.6.2 Legg til overskriftsrad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.7 Lyd og video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.7.1 Teksting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.7.2 Synstolking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.8 Farger og kontrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.8.1 Gjøre endringer i lysbildemalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.8.2 Endre tekstfarge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.8.3 Endre bakgrunnsfarge for hele presentasjonen . . . . . . . . .

5.8.4 Fargeblinde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.9 Hyperkoblinger (lenker) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.10 Animasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.10.1 Velg Start Ved klikk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.10.2 Vis/skjul Animasjonsruten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.10.3 Fjerne en animasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.10.4 Alternativer til animasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.11 Innebygde objekter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.12 Lange bildebeskrivelser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.13 Oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

96 97 97 98 98 99 99 100 102 102 103 103 105 106 107 107 107 108

Kapittel 6 Microsoft Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.1 Huskeliste for Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.2 Jo enklere, desto bedre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.2.1 Dataark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.2.2 Del opp i flere ark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.3 Tabeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.4 Ark- og cellenavn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.4.1 Definere cellenavn. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.4.2 Gå til en navngitt celle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.4.3 Endre arknavn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.5 Tomme celler, rader og kolonner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.5.1 Fjerne en tom rad eller kolonne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.5.2 Skjul tekst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.6 Diagrammer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.6.1 Endre linjestil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.6.2 Endre fyll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.6.3 Legge diagrammer i egne ark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.7 Oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

110 110 111 112 112 113 114 114 116 117 117 118 119 122 123 124 126 127

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 8

04.08.2022 13:48

Innhold

9

Kapittel 7 Portable Document Format (PDF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.1 Fysisk, tagget, søkbar og innholdsvisning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.2 PDF fra Office-dokumenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.2.1 Lagre som PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3 Skanning og optisk tegngjenkjenning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3.1 Innskanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3.2 Foreta OCR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3.3 Handlingsveiviseren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.4 Tilgjengelighetsverktøy i Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.4.1 Tilgjengelighetskontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.4.2 Endre leserekkefølge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.4.3 Merke og kode innhold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.4.4 Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.4.5 Tabeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.5 Endre kontrastfarger, tekststørrelse eller type . . . . . . . . . . . . . . . .

7.6 Skjule innhold for skjermlesere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.7 Kode lister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.8 PDF-skjemaer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.9 Oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

129 130 131 131 132 132 133 133 133 134 134 135 135 136 137 139 139 144 144

Kapittel 8 Digitale møter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.1 Huskeliste for Microsoft Teams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2 Hva er webinarer og digitale møter? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.3 Gode forberedelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.4 Lyd, bilde og teksting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.4.1 Automatisk teksting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.4.2 Sett opp møte med teksttolking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.4.3 Møtetranskripsjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.5 Chat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.6 Skjermdeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.6.1 Dokumenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.6.2 PowerPoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.6.3 Bruk av tjenester og andre programmer . . . . . . . . . . . . . . .

8.7 Tips til møteleder/foredragsholder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.8 Tips til møtedeltakere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.9 Oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

146 146 146 148 148 149 150 150 151 151 151 153 155 155 156 157

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 9

04.08.2022 13:48

10

Innhold

Kapittel 9 Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.1 Huskeliste for Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.2 Beskrivende emnefelt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.3 Meldingsformat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.4 Bruk stiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.5 Alternativ tekst til bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.6 Tilgjengelighetskontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.7 Be om tilgjengelig e-post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.8 Oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

160 160 161 161 162 164 165 166 168

Mer informasjon og verktøy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Språk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funksjonsnedsettelser, standarder og retningslinjer . . . . . . . . . . . . . . .

Microsoft 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

E-post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Tekstdokumenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

PowerPoint, video og bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Digitale møter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Verktøy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

170 170 171 171 172 172 172 173 173

Ordliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Vedlegg 1 Tastatur og hurtigtaster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Tastetips på båndet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Bruk søk for å velge funksjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Hurtigmenyen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Generelle hurtigtaster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Microsoft PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Microsoft Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

178 178 179 180 181 182 183 183

Vedlegg 2 Tilgjengelighetskontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Feil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Advarsler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Intelligente tjenester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Begrensninger for tilgjengelighetskontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

184 184 187 190 191 191

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 10

04.08.2022 13:48

Innhold

Vedlegg 3 Synstolking og teksting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Synstolking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Utvidet synstolking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Teksting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11 192 192 196 196

Vedlegg 4 RoboBraille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Eksempel: Konvertere et PDF-dokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 Vedlegg 5 Word og Excel-tabeller for skjermleseren Jaws . . . . . . . . . . . . . 202 Word-tabeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Excel-tabeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 Stikkord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 11

04.08.2022 13:48

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 12

04.08.2022 13:48

Forord

Dette er andre utgave av boka om universell utforming av dokumenter. Førsteopplaget, med tittelen Gode dokumenter. Universelt utformet, ble utsolgt, og det er jeg litt stolt av. Egentlig hadde jeg ikke all verdens tro på at noen ville lese boka, siden det ikke har vært lovpålagte krav om universell utforming av dokumenter. Sju år etter at førsteutgaven kom ut, har det endelig kommet slike krav til offentlige myndigheter (gjelder fra 1. januar 2022). Jeg håper imidlertid at alle tar seg tid til å lære litt om å lage innhold som er best mulig for flest mulig.

Det er bra for mottakerne, og du vil nok oppdage at det er bra for deg selv også!

Universell utforming av dokumenter er ikke veldig vanskelig, og det handler mye om å bruke Microsoft 365 på en profesjonell måte.

I forordet til førsteutgaven av Gode dokumenter skrev jeg: Tidlig på 1990-tallet var optisk tegngjenkjenning (OCR) nesten magisk for meg som er blind. Tekst på papir kunne gjøres om til syntetisk tale eller punktskrift (blindeskrift). Papir ble lagt i en skanner. Resultatet av skanningen var bilder som kunne behandles med spesiell programvare. Prosessen tok lang, lang tid og resultatet inneholdt mange gjenkjenningsfeil. Hvis ikke skrifttype og layout var av det enkleste slaget, var det ofte så mange feil at det var vanskelig å skjønne innholdet. I dag kan jeg knipse et bilde med mobilen og få tekst lest opp så å si umiddelbart. Jeg gjør det innimellom, men ikke ofte. Grunnen er at jeg får mye av det jeg vil (eller må) lese som elektroniske dokumenter. Dokumentene er som regel lesbare, men de kunne ofte ha vært enda bedre. Derfor har jeg skrevet denne boka.

Jeg er altså blind. Det betyr at jeg leser dokumenter med en leselist eller får innholdet lest opp med syntetisk tale. En leselist består av en rad med celler som viser punktskrift (blindeskrift), men kun noen tegn av gangen. De lengste leselistene viser 80 tegn, og for å lese teksten i et dokument må listen flyttes rundt og vise litt av gangen. En utfordring i lange tekstdokumenter er derfor å få oversikt og navigere effektivt. For meg er det for eksempel viktig at overskrifter er brukt på riktig måte. Da kan jeg hoppe raskt mellom overskriftene i tillegg til at nivåene gjør det enklere å skjønne hvordan dokumentet henger sammen.

Det har skjedd mange endringer i Office siden 2015, og det gjelder også universell utforming. Nå er det mulig å diktere på norsk, du kan få teksting når du presenterer med PowerPoint, og du kan gi bilder en automatisk alternativ

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 13

04.08.2022 13:48

14

Forord

tekst. Nå heter kontorpakken Microsoft 365. Flere bruker samhandlingsfunksjonalitet, og blant annet har mange av oss sittet mye i digitale møter i løpet av koronapandemien. Digitale møter blir garantert en del av hverdagen for mange av oss framover, og derfor har jeg med et kapittel om Microsoft Teams. Det jeg har valgt å droppe i andre utgave, er et helt kapittel om standarder. Dette er en praktisk bok, og jeg synes rett og slett ikke det er så viktig. Noen få ord om standarder har jeg likevel tatt med i innledningskapitlet.

Best mulig for flest mulig: Høres ikke det bra ut, kanskje? Noen, for eksempel jeg, vil ha stor glede av at du lager gode, tilgjengelige dokumenter, og universell utforming er bra for alle.

Gode hjelpere Takk til Magne Lunde, min gode venn og arbeidskollega i MediaLT gjennom over 20 år. Tilbakemeldingene hans gjør alltid teksten bedre. Jeg må også takke Magnar Kvalvik i MediaLT for hjelpen med illustrasjoner.

Rudolph Brynn er en bauta i Norge innen standardisering og alt som har med funksjonshemmede å gjøre. Han skrev først et helt kapittel om standarder. Det håper jeg å få brukt i andre sammenhenger. Rudolph gikk også gjennom den korte teksten som nå står om lover og standarder. Takk skal du ha, og jeg håper vi skal ha mye kontakt i tiden som kommer.

Bjørnar Kvernevik hjalp meg med PDF-kapitlet. Egentlig reddet han hele det kapitlet for meg, faktisk. Jeg kan lite om Adobe Acrobat, men Bjørnar har en herlig interesse for å gå i dybden på mange ting knyttet til universell utforming.

Jeg er heldig som kjenner sånne folk!

Jeg jobber nå i et fantastisk team med eksperter på universell utforming i NAV. Takk for mye faglig påfyll hele tiden. Det er flott å være en del av denne gjengen! Takk til alle dere andre i NAV som har bidratt spesielt med tilbakemeldinger på språkkapitlet.

Noen må takkes helt til slutt. Det betyr ikke at de skal takkes minst! Damene i Universitetsforlaget gjør en veldig god jobb. Vi har hatt en god tone hele tiden, og tilbakemeldingene er alltid fornuftige. Eli Valheim var med på den første utgaven av boka. Det var også hun som tok initiativet til en ny versjon. I denne utgaven har jeg først og fremst hatt kontakt med Maria Almaas. Takk for tålmodigheten med meg og for all tilbakemelding og fine digitale møter i koronatiden.

Oslo, juni 2022 Morten Tollefsen

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 14

04.08.2022 13:48

Kapittel 1

Innledning Kreativitet oppstår i spenningen mellom spontanitet og begrensninger.

Rollo May

Tenker du kjedelig design, lite funksjonalitet og null kreativitet når du hører begrepet universell utforming? Altfor mange forbinder universell utforming med krav, lover og retningslinjer. Jeg er ikke så opptatt av formelle krav selv, og i denne andre utgaven av boka har jeg derfor redusert kapitlet om lovverk til noen få avsnitt. Lover og regler er ikke unødvendige, men jeg vil heller formidle det som er viktig i det praktiske arbeidet med å utarbeide innhold som er så tilgjengelig som mulig for flest mulig.

Dessverre er altfor lite kreativitet blitt brukt for å lage ting som funker skikkelig bra for alle. I spenningen mellom begrensninger, krav, nyskaping og kreativitet er det stort handlingsrom for utvikling og faglige utfordringer. Det gjelder også utforming av gode dokumenter. I denne boka lærer du mest håndverk, det vil si hva du skal gjøre for å lage dokumenter flest mulig kan bruke. Det finnes funksjonalitet og utfordringer som er mer komplisert enn det jeg tar opp her.

Kan du det grunnleggende, tenker jeg at det er enklere å finne ut av det som gir større utfordringer. Når du har lært deg teknikkene i boka, håper jeg at du har kunnskapen som skal til for å tenke smart, være kreativ og lage universelt utformede tekstdokumenter, regneark og presentasjoner.

Dagens programvare har veldig mye funksjonalitet. Likevel er programmene enklere å bruke enn da jeg startet med Word Perfect på 1980-tallet. Nå er det mulig å lage «gode dokumenter» for mennesker med flere preferanser, forutsetninger og behov. Dessverre er det heller ikke vanskelig å lage dokumenter mange får trøbbel med å bruke, eller ikke klarer å bruke i det hele tatt. Tipsene i boka vil gjøre deg i stand til å formidle budskapet ditt på en god måte for «alle».

Det er lett, og du vil oppdage at det å lage gode dokumenter gir både deg selv og andre merverdi. Merverdi i form av dokumenter som det er enklere å navigere i, gir bedre søketreff, men viktigst av alt: De er brukbare for flere mennesker.

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 15

04.08.2022 13:48

16

Innledning

1.1

Hvem er denne boka for?

Denne boka er for alle som bruker Microsoft 365, og som deler det de lager med andre. Hvis du kan lite om universell utforming fra før, er det en del å sette seg inn i, men du vil nok oppdage at det ikke er spesielt vanskelig. Jeg tror også at de som alt kan litt om universell utforming, kan finne nyttige tips.

Boka kan brukes som læremateriell i kurs eller opplæring. Du finner oppgaver i slutten av hvert kapittel. Oppgavene kan brukes som de er, eller tilpasses dine behov.

1.2

Universell utforming

I Norge har vi to offisielle definisjoner på hva universell utforming er: Paragraf 17 i Likestillings- og diskrimineringsloven Med universell utforming menes utforming eller tilrettelegging av hovedløsningen i de fysiske forholdene, inkludert informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), slik at virksomhetens alminnelige funksjoner kan benyttes av flest mulig, uavhengig av funksjonsnedsettelse.1 FN-konvensjon om rettighetene til personer med nedsatt funksjonsevne Med ’universell utforming’ menes utforming av produkter, omgivelser, programmer og tjenester på en slik måte at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig, uten behov for tilpassing og en spesiell utforming. ’Universell utforming’ skal ikke utelukke hjelpemidler for bestemte grupper av mennesker med nedsatt funksjonsevne når det er behov for det.2

Jeg pleier å si at universell utforming betyr «best mulig for flest mulig». Det handler rett og slett om å gi mennesker like muligheter med ulike: • forutsetninger • behov • preferanser

1 2

Likestillings- og diskrimineringsloven https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2017-06-16-51 FN-konvensjon om rettighetene til personer med nedsatt funksjonsevne https://www.fn.no/content/download/3253/932995?version=112

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 16

04.08.2022 13:48

1.3 Standarder og lovverk

17

Gode dokumenter og universell utforming henger sammen. Det aller meste i denne boka handler om å bruke Office-programmene på riktig måte. Å lage noe som fungerer for flest mulig, er ikke så mystisk. Du skal for eksempel: • • • • •

formulere deg klart ha god kontrast mellom tekst og bakgrunn og bruke farger riktig strukturere dokumenter på en god måte ha tekstalternativer til det som ikke er tekst unngå for liten skrift

Noen ganske små grep kan gjøre at innholdet ditt blir mye bedre for veldig mange. Bare ved å begynne å tenke på hvor forskjellige vi mennesker er, har du kommet et stykke på vei. Universell utforming er et menneskesyn, og dess mer du vet om andre mennesker, dess større forutsetninger får du når det gjelder å lage ting som er bra for så mange som mulig.

1.3

Standarder og lovverk

For nettsider har det vært lovpålagte krav til universell utforming. Både privat og offentlig sektor skal følge standarden «Retningslinjer for universell utforming av nettinnhold (WCAG) 2.1».3 EUs nettdirektiv om universell utforming av nettsteder og mobilapplikasjoner (WAD) er nå del av norsk rett. Det innebærer at offentlig sektor må følge standarden «Krav til universell utforming for IKT-produkter og -tjenester» (EN 301 549).4 I EN 301 549 handler punkt 10 om «ikke-nettbaserte dokumenter»: • som ikke er nettsider, • som ikke er integrert i nettsider, • som er integrert i nettsider, og som ikke brukes til å presentere, eller som ikke er ment å presenteres sammen med, nettsiden der de er integrert.

Kravet gjelder altså for offentlig sektor og dokumenter på nettet. I prinsippet er kravene de samme for nettsider og dokumenter. Det er riktignok ikke absolutt

3 4

Retningslinjer for universell utforming av nettinnhold (WCAG) 2.1 https://www.w3.org/Translations/WCAG21-no/ EN 301 549 V2.1.2 (2018-08) https://www.nkom.no/aktuelt/standarden-en-301-549-er-na-tilgjengelig-pa-norsk/_/attachment/download/ a911ad76-8d20-41d4-a7ed-48ede9c20388:ba5093be474d32924bbbadfab73180762e192299/EN%20301%20 549%20V2.1.2%20(norsk).pdf

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 17

04.08.2022 13:48

18

Innledning

alle nettsidekrav som er aktuelle for dokumenter. Les gjerne WCAG og/eller EN 301 549, men innholdet i denne boka forsøker å dekke alt du skal huske på.

Mange tenker kanskje at det er naturlig og viktig at offentlige dokumenter skal være universelt utformet, men at det er litt mindre nødvendig for annen informasjon? For meg er det imidlertid minst like viktig å ha muligheten til å få informasjonen fra for eksempel barnas lærere og arbeidsgiver, årsmeldingen til idrettslaget, grilltips fra nærbutikken eller bruksanvisningen til den nye kjøkkenmaskinen. Når det er sagt, må jeg jo si at jeg ble ganske irritert over å få et PDF-skjema fra NAV sent i 2021 som var helt ubrukelig for meg. PDF-filen var ikke lesbar med skjermleser, og jeg måtte få hjelp til å fylle ut søknaden jeg skulle sende. Jeg ga klar beskjed om hvor elendig jeg syntes dette var, og nå kan jeg til og med rope ut og kreve et universelt utformet format med «loven i hånd» – hurra!

1.4

Ulike preferanser, forutsetninger og behov Problemet er at vi aldri har klart å diagnostisere normalitet, den er altfor mangeartet.

Svenn Torgersen

Microsoft 365 inneholder mye funksjonalitet, og ofte er det mange framgangsmåter for å gjøre noe: hurtigmeny, bruk av båndet, hurtigtaster, mus osv. Presentasjon kan også skje med forskjellig utstyr og med ulike modaliteter: PC med stor skjerm, mobiltelefon, opplesing med syntetisk tale, punktskrift (blindeskrift) osv. Det er bra, for vi mennesker er ganske forskjellige. Disse forskjellene kan det være nyttig å vite litt om, og derfor skal jeg beskrive noen spesielle behov i de neste avsnittene. Det finnes mange flere forutsetninger og behov, så det er ikke et forsøk på å lage en fullstendig liste. Jeg fokuserer på funksjonsnedsettelser og nevner også litt om hjelpeteknologi (maskin- og programvare som gjør at input og output fungerer for ulike mennesker). Mellom 15 % og 20 % av befolkningen har «nedsatt funksjonsevne».5 I tenåra gikk jeg et skirenn, og under premieutdelingen fikk jeg en pokal fra «Nordre Ål vanførelag». Jeg var stolt av pokalen, men syntes «vanfør» var et rart og gammeldags ord. Språket endrer seg, og ord som «vanfør», «dævhørt», «krøpling» og «åndssvak» er det ikke greit å bruke lenger. Terminologi som handler om funksjonshemning, har altså forandret seg, og selv for meg som er 5

Antall med nedsatt funksjonsevne https://bufdir.no/en/Statistikk_og_analyse/Nedsatt_funksjonsevne/Antall/

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 18

04.08.2022 13:48

1.4 Ulike preferanser, forutsetninger og behov

19

blind, kan det være vrient å la være å bruke begreper noen mener er feil. Jeg synes funksjonshemmet er et brukbart samlebegrep. Andre mener at mennesker med nedsatt funksjonsevne er veldig mye bedre. I denne boka har jeg brukt begreper som føles riktige for meg, og jeg håper ingen blir støtt av ordbruken min.

1.4.1

Lese- og skrivevansker

En av tre i Norge har problemer med å lese og skrive. Dysleksi er mest kjent.

Det antas at mellom fem og ti prosent av befolkningen har dysleksi.6 Eksempler på andre som kan ha problemer med lesing og skriving, er fremmedspråklige, sterkt hørselshemmede og personer med konsentrasjons- eller andre lærevansker. Godt språk er viktig for at alle skal klare å forstå innholdet.

Alt som forenkler lesingen, er bra. Oversiktlig, forutsigbar og god visuell struktur er bra. God kontrast, tydelige skrifttyper og tilstrekkelig skriftstørrelse gjør det også lettere å lese og finne fram.

Mange forstår tekst bedre når de både hører og ser den. Derfor finnes det verktøy som uthever ord på skjermen samtidig som de blir lest. Tekst som skrives inn, blir lest opp, så med litt trening kan mange lære seg å høre skrivefeil.

Hovedfunksjonen til lese- og skriveverktøyene er altså opplesing av tekst. Ikoner og grafikk blir ikke oversatt til tekst, slik skjermlesere for blinde gjør. Annen funksjonalitet som kan finnes i lese- og skriveverktøy, er: • utvidet stavekontroll • ordfullføring (prediksjon) • ordbøker Microsoft 365 inneholder en del funksjonalitet som kan være til hjelp for mennesker med lese- og skrivevansker (se kapittel 3.2).

Jeg hører ofte at bilder og symboler gjør det lettere for dyslektikere å lese dokumenter. Det kan være en myte, for sannheten er at jeg ikke vet om dette er tilfelle: I alle fall har jeg ikke eksempler på at grafikk gjør tekst vesentlig enklere å forstå. Forskning kan faktisk tyde på at dette er feil.7 Dyslektikere får med seg mer av innholdet i dokumenter med bare tekst enn i dokumenter med både tekst og bilder. Bilder og symboler som bare er til pynt, distraherer mest. Vær derfor bevisst på hvordan du bruker grafikk. Selv tror jeg nok at grafikk kan være

6 7

Dysleksi (snl.no) https://snl.no/dysleksi#-Forekomst 7 Bilder forstyrrer dyslektikere https://forskning.no/pedagogiske-fag-skole-og-utdanning-data/bilder-forstyrrer-dyslektikere/555643

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 19

04.08.2022 13:48

20

Innledning

til hjelp i noen sammenhenger, men det er neppe realiserbart å gjøre enhver tekst enklere å lese ved hjelp av bilder og symboler.

1.4.2

Nedsatt kognitiv funksjonsevne

Evnen til å tenke og forstå varierer fra menneske til menneske. Nedsatt kognitiv funksjonsevne brukes som samlebetegnelse for ulike kognitive utfordringer.

Det kan være vanskelig å avgjøre hvem som har nedsatt kognitiv funksjonsevne.

Det blir for eksempel anslått at mellom en og tre prosent av befolkningen er utviklingshemmet.8 Vi kan ikke lage dokumenter som kan leses av alle mennesker med nedsatt kognitiv funksjonsevne. Du kan skrive klart og kort. Sørg for god og oversiktlig visuell struktur. Bruk god kontrast, tydelige skrifttyper og tilstrekkelig skriftstørrelse. Innhold kan du kanskje gjøre mer forståelig ved å bruke illustrerende bilder og symboler, men vær bevisst på hvordan grafikk blir brukt.

1.4.3

Hørselshemmede

Betegnelsen hørselshemmede omfatter både døve og personer med nedsatt hørsel. Totalt regner man med at det er 250 000–300 000 hørselshemmede personer i Norge, 3500–4000 av dem er døve. De fleste hørselshemmede er eldre mennesker hvor hørselstapet skyldes aldersforandringer. Det totale antallet hørselshemmede barn anslås å være mellom 2 og 3 promille.9 Sterkt hørselshemmede kan ha lese- og skrivevansker. Særlig gjelder dette de som er født hørselshemmet, fordi språket ikke er helt utviklet. Skriv derfor enkelt og tydelig. I kapittel 2 kommer vi tilbake til noen skrivetips. God kontrast, tydelige skrifttyper og tilstrekkelig skriftstørrelse gjør det enklere å lese. Dokumenter skal ha oversiktlig visuell struktur. Grafikk kan brukes for å illustrere og forklare innholdet. Grafikk gjør imidlertid ikke nødvendigvis innholdet mer forståelig.

Det enkleste alternative formatet til lyd er tekst. Bruker du lyd eller video, så må du tekste lyden. Tekst er bra, men noen hørselshemmede foretrekker tegnspråk. Norsk tegnspråk (NTS) er et minoritetsspråk som har offisiell status i Norge. De fleste som er født døve, har NTS som morsmål eller primærspråk.

Tegnspråk er forskjellige i ulike land og områder. Tegnspråk følger ikke den grammatiske oppbyggingen talespråk har. Norsk tegnspråk er mer likt kinesisk enn norsk, sier språkforskeren Sonja Erlenkamp i en artikkel på forskning.no.10 8 9 10

Utviklingshemning (snl.no) https://snl.no/utviklingshemning#-Forekomst Hørselshemming (Store medisinske leksikon) https://sml.snl.no/h%C3%B8rselshemming Norsk tegnspråk mer likt kinesisk enn norsk https://forskning.no/sprak-partner-universitetet-i-oslo/norsk-tegnsprak-mer-likt-kinesisk-enn-norsk/1039541

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 20

04.08.2022 13:48

1.4 Ulike preferanser, forutsetninger og behov

21

Det kan være krevende å tilby alt innhold som tegnspråk. Vurder likevel om viktig innhold skal tolkes på tegnspråk. For mange sterkt hørselshemmede er det enklere å skjønne ting som blir formidlet på morsmålet, akkurat slik det er for alle som har et talespråk som morsmål.

1.4.4

Synshemmede

Betegnelsen svaksynt bruker vi når synet er redusert, men ikke borte. Blinde ser i prinsippet ingenting, men betegnelsen blind brukes også om en person som kan skille mellom lys og mørke (lyssans). Synshemmet er en samlebetegnelse for blinde og svaksynte.

Ca. 320 000 nordmenn er synshemmede, og rundt 1000 er helt blinde. Hver tiende person over 70 år er praktisk blind av aldersrelatert macula degenerasjon (AMD).11 Blinde og svaksynte leser dokumenter på forskjellig måte. Det som er felles, er at mange synshemmede får presentert dokumenter i en form som gjør det vanskelig å få oversikt over dokumentene. Med tale leses ett og ett ord, og med punktskrift eller stor forstørring kan du kun lese noen tegn av gangen. For svaksynte er den visuelle presentasjonen avgjørende, og for alle synshemmede er det viktig å gjøre det enklest mulig å navigere internt i et dokument.

Blinde Blinde kan benytte hørsels- og følesansen for å få tilgang til Office-dokumenter.

Tekst kan leses høyt med syntetisk tale, eller den kan bli vist som punktskrift på en leselist. På leselisten er det åtte hull for hvert tegn. Opp av hullene kommer det pinner som danner punktskriftstegn. Med åtte hull, der en pinne kan være oppe eller skjult, kan 256 ulike tegn representeres. Leselister har vanligvis mellom 10 og 80 punktskriftceller.

Programvaren som styrer tale og leselist, kalles skjermleser. Punktskrift må du lese tegn for tegn, og syntetisk tale leser ett og ett ord. Selv om blinde får så lite informasjon om gangen, har skjermlesere funksjonalitet som gjør at blinde kan jobbe effektivt. Du kan gjøre mye for at skjermlesere skal fungere best mulig. I Word skal du for eksempel bruke stiler, og det blir nærmere forklart i kapittel 4.2 og 4.3. Skjermlesere og skjermforstørrere kan bruke stiler for å navigere i dokumentet, for eksempel å gå til neste sitat, og endringer i talesyntese kan gjøres basert på hvilken stil som blir brukt. Sitater kan for eksempel bli lest opp med en annen stemme. Det aller viktigste er å bruke stiler for overskrifter.

11

Fakta og statistikk om synshemninger (Blindeforbundet) https://www.blindeforbundet.no/oyehelse-og-synshemninger/fakta-og-statistikk-om-synshemninger

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 21

04.08.2022 13:48

22

Innledning

Foto fra Cantec AS.

Tradisjonelt har hovedoppgaven til en skjermleser vært å gjette hva brukeren vil lese eller høre. Åpner du en meny, vises det aktive menyvalget, trykker du Tab i en dialogboks, vises den aktive kontrollen, innsettingspunktet fokuseres i en tekstbehandler og så videre. Vil du lese tittellinjen, høre hva klokka er, stave et ord eller gjøre noe annet skjermleseren ikke kan gjette, må du bruke hurtigtaster. Skjermlesere kan ikke vise farger eller grafikk i form av bilder og symboler.

Sørg derfor for å formidle den informasjonen fargene gir, på en alternativ måte.

Gi bilder en alternativ tekst. Den alternative teksten er ekstra viktig for grafiske lenker, og da er det vanligvis lenkemålet du skal beskrive. For bilder uten lenke bør du forsøke å gi en kort beskrivelse av bildet. Grafisk pynt skal vanligvis ikke ha alternativ tekst. «Et bilde sier mer enn tusen ord», heter det, men ofte kan noen få ord være tilstrekkelig. Det kan være ganske vanskelig å lage alternative bildetekster, og det blir enda mer krevende for levende bilder. Det som skjer i filmer, og som ikke kan høres, skal du forklare. Dette kalles synstolking og beskrives i vedlegg 3.

Svaksynte Ingen svaksynte ser likt. Det er vanlig å måle syn ved hjelp av visus og synsfelt.

Søker du på nettet, finner du derfor ofte henvisninger til disse synsegenskapene.

Visus er et mål for hvor skarpt synet er, og synsfeltet sier noe om hvor stor del av synet som fungerer. Deler av synet kan mangle: sidesyn, sentralsyn eller flekker.

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 22

04.08.2022 13:48

1.4 Ulike preferanser, forutsetninger og behov

23

Det som fører til at det hele blir ytterligere komplisert, er at mennesker med sammenliknbar visus og likt synsfelt har helt ulike praktiske problemer.

En annen måte å dele inn svaksynte på, som sannsynligvis er vel så brukbar med hensyn til utformingen av dokumenter, er å benytte behovet for hjelpeteknologi: • • • •

vanlig skjerm (ofte ekstra stor) skjermforstørrer kombinasjon av skjermforstørrer og skjermleser skjermleser

Bruk av skjermleser er beskrevet ovenfor. Noen sterkt svaksynte bruker skjermleser i kombinasjon med skjermforstørring. Mange skjermforstørrere har også innebygd tale. En hovedutfordring med stor forstørring av skjermbildet er å få oversikt. Forstørring og tale gjør at helheten må settes sammen bit for bit, bilde for bilde. Brukerens «vindu mot verden» kan derfor være veldig lite. Skjermbildet kan være så forstørret opp at kun noen få bokstaver vises. Svaksynte må forsøke å danne seg et mentalt kart over skjermbildet. Utfordringene er sammenliknbare med dem du finner for skjermlesere. Brukeren flytter det forstørrede området opp eller ned og til venstre eller høyre i det opprinnelige skjermbildet.

God visuell struktur og bruk av overskriftsstiler er derfor også viktig for å kunne navigere effektivt med skjermforstørrer og syntetisk tale.

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 23

04.08.2022 13:48

24

Innledning

Noen typiske funksjoner i en skjermforstørrer er: Fargefilter: Hvilke farger som brukes, kan bety mye for om en svaksynt kan lese teksten. Skjermforstørrere inneholder derfor ofte fargefiltre som kan endre fargene i skjermbildet.

Panorering: Dette er funksjoner for å flytte det forstørrede området.

Tilpasse og flytte musepekeren: Utseende, farge og størrelse på musepekeren kan tilpasses. Det kan være lett å miste oversikten over hvor pekeren er, og derfor har noen skjermforstørrere funksjoner som hjelper brukeren med å finne den.

Syntetisk tale: For mange svaksynte kan syntetisk tale avlaste bruk av synet.

Noen leser også mye fortere med tale enn med forstørring.

For mennesker med nedsatt syn er skrifttyper, størrelse, farger og kontrast ekstra viktig. Dette har imidlertid stor betydning for langt flere enn svaksynte, og det er så viktig at jeg har laget egne underkapitler i boka. Se kapittel 3.4, 3.5 og 3.6.

1.4.5

Bevegelseshemmede

Hver eneste dag er mange nordmenn borte fra jobb på grunn av «musearm» (senebetennelse i armen) eller andre PC-relaterte plager. Noen plager er midlertidige, mens andre utvikler seg til kroniske og varige funksjonsnedsettelser. Å tilrettelegge godt for gruppen med nedsatt armfunksjon har derfor positive samfunnsøkonomiske konsekvenser. Mange bevegelseshemmede leser dokumenter på helt vanlig måte. Det finnes ingen nøyaktige tall for hvor mange som har nedsatt funksjonsevne i armene i Norge, men det er anslått at nærmere 350 000 mennesker har nedsatt bevegelsesevne. For mennesker med nedsatt funksjonsevne i armene kan imidlertid utformingen av dokumenter bety mye for hvor brukbare de er.

Hovedutfordringen for mennesker med nedsatt funksjonsevne i armene er skriving på tastaturet og styring av musen. Det finnes hjelpeteknologi som kan erstatte vanlig mus og tastatur: Talegjenkjenning: Det er mulig å diktere tekst og gi kommandoer for å styre data­ maskinen eller annen teknologi. Diktering finnes i mange Microsoft 365-pro-

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 24

04.08.2022 13:48

1.5 Om boka

25

grammer. Nuance tilbyr også en norsk dikteringsløsning for PC.12 Også på Mac finnes diktering. Fullstendig styring av datamaskiner eller mobiltelefoner på norsk er imidlertid ikke på plass når denne boka skrives.

Alternativt pekeutstyr: Det finnes forskjellige løsninger for å erstatte mus som engasjerer andre kroppsdeler enn hendene, for eksempel øyestyring, hodemus, tungemus, sug- og blåsemus, gyromus, bryter og fotpedaler.

Bryterstyring: Brytere kan brukes for å utføre museklikk og tastetrykk. Noen kan bare bruke en bryter om gangen, mens andre kombinerer flere brytere. Bryterstyring blir ofte brukt i kombinasjon med skanning. Skanning flytter musepekeren automatisk fra objekt til objekt og blir stående i et gitt tidsrom på hvert objekt. Brukeren bestemmer selv hvor fort fokuset skal flyttes.

Skjermtastatur: Disse er ganske like dem du finner på en smarttelefon, men de kan inneholde tilleggsfunksjoner, for eksempel skanning.

Tilpassede tastaturer: Det finnes tastaturer med store taster for lettere å treffe riktig tast, små og kompakte tastaturer for å gjøre forflytningen av hendene minst mulig, tastaturer med bedre fysisk skille mellom tastene for å unngå å trykke på flere taster samtidig, enhåndstastaturer og så videre. Noen bruker en munnpinne for å trykke ned tastene.

Nedsatt armfunksjon kan gjøre presisjon og forflytning krevende. Derfor er det viktig med oversiktlig og god struktur. Mange og store forflytninger med mus og tastatur bør unngås. Innholdselementer som naturlig hører sammen, skal plasseres i nærheten av hverandre. Knapper og andre interaktive objekter i dokumentet skal ha tilstrekkelig størrelse, så det ikke blir for vanskelig å plassere musepekeren på objektet.

1.5

Om boka

Boka kan du lese fra perm til perm, noe som særlig anbefales hvis du jobber med både tekstbehandling, presentasjoner, regneark og PDF-filer. Du kan også bruke den som oppslagsverk. Les gjerne alt en gang. Deretter kan du slå opp for å repetere det du bør tenke på, eller for å finne bruksanvisningen du trenger. Det meste kan du også gjøre med tidligere Microsoft Office-utgaver eller for eksempel Open Office, men da kan det være litt andre tastetrykk og framgangsmåter.

12

Dragon Professional Anywhere http://www.nuance.no/index.php?id=156

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 25

04.08.2022 13:48

26

Innledning

1.5.1

Framgangsmåter og versjoner av Microsoft 365-programmene

Microsoft 365-programmene finner du for bruk på nettet, Mac, PC og mobile operativsystemer. I denne boka er eksemplene hentet fra skrivebordsversjonene for Windows, hvis ikke noe annet er skrevet. Det er som regel greit å finne ut hvordan du skal gjøre ting hvis du bruker andre versjoner. Noen små forskjeller må du imidlertid regne med at det kan være. Egentlig hadde jeg planer om å ta med framgangsmåtene for alle versjoner, men det ble rett og slett veldig klønete og tungt.

I en bok om universell utforming skal også framgangsmåtene være brukbare for flest mulig. Derfor er både bruk av mus og tastatur beskrevet.

For mange er det nok ganske ukjent med hurtigtaster og bruk av tastatur.

Derfor er noen vanlige tastetrykk tatt med i vedlegg 1. Tastetrykk skal du utføre som beskrevet nedenfor: Ctrl + F4 (lukk dokument): Dette betyr at du holder Ctrl-tasten nede samtidig som du trykker F4.

Alt + w, s s (sett inn sideskift i Word) betyr at du først trykker Alt + w, slipper tastene og trykker to ganger på s.

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 26

04.08.2022 13:48

1.5 Om boka

27

Høyreklikk vil si at du skal bruke den høyre knappen på musa. Plasser først musepekeren over det du vil høyreklikke på. Med tastaturet trykker du høyre Windows-tast eller Skift + F10. Da må innsettingspunktet først være plassert i/ på det aktuelle elementet. Bruker du tastatur, er det altså tastaturfokus som blir brukt for hurtigmenyen, mens når du høyreklikker, bruker du musepekeren.

Stort sett har jeg laget en samlet framgangsmåte for mus og tastatur. Noen få steder har jeg imidlertid laget separate framgangsmåter.

1.5.2

Huskelister

Først i hvert kapittel finner du en huskeliste. For å unngå altfor mange gjentakelser refererer huskelistene både til det innholdet i kapitlene de står i, og til andre steder i boka. Listene er først og fremst ment som en kjapp repetisjon eller introduksjon til viktige ting du bør tenke på for å oppnå god tilgjengelighet.

1.5.3

Kapitlene i boka

I kapittel 2 får du noen enkle språktips. Alle kan skrive litt bedre, og ingen taper på at språket er lett å forstå. Det er åpenbart at språk er ekstra viktig for noen mennesker med nedsatt funksjonsevne, og klart og enkelt språk er bra for alle.

Språk er viktig uansett hvilken type dokument det er. Det er også andre ting du bør tenke på enten du jobber med tekstdokumenter, regneark eller presentasjoner. For å unngå for mange repetisjoner er disse felles tingene samlet i kapittel 3.

Microsoft Word, PowerPoint og Excel blir beskrevet i kapittel 4, 5 og 6. I kapittel 7 får du en introduksjon til de vanligste tilgjengelighetsutfordringene og hva du skal gjøre med filer i formatet PDF (Portable Document Format).

Kapittel 8 handler om å gjøre digitale møter universelt utformet, og i kapittel 9 får du noen tips om bruk av Microsoft Outlook.

1.5.4

Oppgaver

Denne boka kan brukes til ulike kurs. Jeg har derfor laget en del oppgaver. Disse kan du selvsagt gjøre uansett om du deltar på et kurs eller ikke. Oppgavene er laget for at du skal få jobbe med tilgjengelighetsutfordringer i praksis. Det er ingen standardsvar, og du får derfor heller ikke en fasit i boka. Jeg har forsøkt å lage oppgaver som ikke krever å laste ned oppgavefiler, men kursholdere kan selvsagt dele ut tilpasset kursmateriell.

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 27

04.08.2022 13:48

28

Innledning

1.5.5

Vedlegg

Noen utvalgte hurtigtaster, tilgjengelighetskontroll, synstolking og teksting, konvertering av dokumenter og tilrettelegging av tabeller er samlet i vedlegg. Helt bakerst i boka er det også en ordliste og referanser til annet lesestoff.

9788215047690_Tollefsen_Universell utforming av dokumenter.indd 28

04.08.2022 13:48

Her finner du tips og framgangsmåter som gjør at regneark, presenta­sjoner, tekstdokumenter og e-post blir universelt utformet. Det er faktisk ikke spesielt vanskelig. Bonusen er at det du lager, vil fungere for mennesker med ulike ønsker og behov.

Dette er en lærerik bok for alle som deler dokumenter med andre.

Boka er spesielt egnet for alle som jobber med dokumentbehandling i sitt daglige virke, både i privat og offentlig virksomhet. Her finner du også tips for digitale møter som sikrer at alle er inkludert og har mulighet til å være fullverdige møtedeltakere.

Morten Tollefsen har jobbet med universell utforming i mer enn 30 år.

Han har deltatt i nasjonale og internasjonale forskningsprosjekter, standardiseringsarbeid og utvikling av nettsider og apper. Han er blind og bruker skjermleser på mobil og datamaskin. Tollefsen har hovedfag i informatikk, og han har mange års erfaring som programmerer. Sammen med Magne Lunde startet han firmaet MediaLT, et ledende miljø innen IKT for funksjonshemmede. Nå jobber han som spesialist i universell utforming av nettsider i designseksjonen hos NAV.

ISBN 978-82-15-04769-0

9788215047690_omslag.indd 1

Universell utforming av dokumenter

Mye av det som står i boka, er aktuelt uansett hva slags programvare du bruker. Du finner konkrete framgangsmåter for Microsoftprogrammene Word, Excel, PowerPoint, Teams og Outlook, og for Adobe Acrobat. Øvingsoppgaver finner du til slutt i hvert kapittel.

Morten Tollefsen

Elektroniske dokumenter kan presenteres på mange måter: på små og store skjermer, med syntetisk tale, med punktskrift eller skrevet ut på papir. Hvordan skal du utforme dokumenter for at de skal fungere best mulig for flest mulig?

Morten Tollefsen

Universell utforming av dokumenter 2. utgave

23.06.2022 14:15