CHRIS HOVDE, TELIA
«Lettfattelig, konkret og engasjerende. Formidling som funker er et must på reisen mot å bli en god formidler!» ISABELLE RINGNES, SINGULARITY UNIVERSITY
«Vibeke Holtskog er formidlingsdronninga!» LONE SLETTEN, ATHENAS NORGE
«Vibeke Holtskog vet akkurat hva som skal til for å bli en fabelaktig formidler. Her serverer hun praktiske tips på løpende bånd.»
Alle kan bli bedre. Men ikke alle kan følge samme oppskrift. Like fullt er det noe som alltid funker. Og noe som aldri funker! Formidling som funker er en guide for deg som vil bli tydeligere i din kommunikasjon. Her lærer du hvordan du blir mer strukturert, inspirerende og overbevisende når du presenterer. Da Vibeke Holtskog var yngre, våget hun knapt å åpne munnen i større forsamlinger. Nå tar hun igjen for alle årene hun brant inne med sine budskap, og hjelper andre med å bli tryggere og tydeligere formidlere. Siden 2009 har hun jobbet som kurs- og foredragsholder innen kommunikasjon, retorikk, didaktikk og motivasjon. I denne boka deler hun sine effektive metoder for formidling som funker. Vibeke Holtskog (født 1974) er pedagog og filolog med videreutdanning i retorikk.
«Vibekes metode fungerer til fulle, både for begynnere og for de mer trente.» HILDE TOTLAND HARKET, NORGES FORSKNINGSRÅD
ISBN 978-82-15-03014-2
VIBEKE HOLTSKOG
TROND MARKUSSEN, PRESIDENT I NITO
Hva er oppskriften på en god presentasjon? Hvordan gjør du budskapet ditt spisset og relevant? Hvilke grep kan du ta for å engasjere?
FORMIDLING SOM FUNKER
«Denne boka bør leses av alle som ønsker å ta sine formidlingsevner til nye høyder.»
VIBEKE HOLTSKOG
FORMIDLING SOM FUNKER
FRA BOKA: Alle har vi noe på hjertet. Vi vil informere, inspirere eller lære bort. Vi vil overbevise, eller få folk med oss i mening eller retning. Men rett som det er, glemmer vi det viktigste. Det viktigste når du formidler, er ikke deg selv. Det er heller ikke informasjonen eller stoffet du vil formidle. Det er tilhørerne dine. Du kan få sagt alt du vil, akkurat slik du vil, men likevel ikke nå frem. Da har du bommet, uansett hvor godt forberedt du trodde du var. Det viktigste steget du tar, er ut av ditt eget ståsted og verdensbilde – og over i tilhørernes.
DIN GUIDE TIL GODE PRESENTASJONER
Foto forside: Juan Jose Jimenez Tirado.
FORMIDLING SOM FUNKER
9788215030142_Del1_5korr.indd 1
26.04.2018 09.44
9788215030142_Del1_5korr.indd 2
26.04.2018 09.44
VIBEKE HOLTSKOG
FORMIDLING SOM FUNKER Din guide til gode presentasjoner
Universitetsforlaget
9788215030142_Del1_5korr.indd 3
26.04.2018 09.44
© Universitetsforlaget 2018 ISBN 978-82-15-03014-2
Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med rettighetshaverne er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning og kan straffes med bøter eller fengsel.
Henvendelser om denne utgivelsen kan rettes til: Universitetsforlaget AS Postboks 508 Sentrum 0105 Oslo www.universitetsforlaget.no
Omslag: Martin Kvamme Sats: Sissel K. Tjernstad / Universitetsforlaget Trykk og innbinding: 07 Media AS – 07.no Boken er satt med: Mercury Text G1 10,5/14 pkt Papir: 100 g Munken Print White 1,5
9788215030142_Del1_5korr.indd 4
26.04.2018 09.44
Innhold Nervøsitetens klamme kappe............................................................7 For mye på hjertet............................................................................... 8 1 Forberedelser og struktur: Hva skal du si?.........................................11 Tenkefasen: Analyser situasjonen..................................................16 Finnefasen: Velg det rette innholdet............................................ 24 Struktureringsfasen: Bestem rekkefølgen................................... 29 Tips til innledningen........................................................................ 39 Tips til avslutningen......................................................................... 45 Formuleringsfasen: Velg språk og hjelpemidler.........................51 Herlige historier og magiske metaforer....................................... 56 Bruk og misbruk av hjelpemidler.................................................. 62 Øvefasen: Hvordan huske alt?........................................................ 72 Oppsummering del 1........................................................................ 78 2 Tilhørerne: Hvem skal du møte?..........................................................81 Hvordan skape engasjement og begeistring?............................. 86 Ulike mennesketyper og ulike behov........................................... 92 De viktigste motivasjonsfaktorene............................................... 97 Hvordan takle vanskelige tilhørere?........................................... 104 Bryt isen!........................................................................................... 107 Oppsummering del 2....................................................................... 117 3 Deg som formidler: Hvordan skal du si det?.................................. 121 Fremføringen....................................................................................125 Ord med omhu..................................................................................127 Stemmens makt................................................................................ 131 Kontroll på kroppsspråket.............................................................136 Oppskriften på karisma................................................................. 144
5
9788215030142_Del1_5korr.indd 5
26.04.2018 09.44
Innhold
Kunsten å bygge tillit......................................................................147 Hvordan takle nervene...................................................................155 Andre praktiske råd.........................................................................167 Evalueringsfasen: Hvordan gikk det?..........................................174 Oppsummering del 3.......................................................................178 Min metode.......................................................................................179 Fem steg som funker, for deg som ikke har tid til å lese hele boken..........................................................................183 Øvelse gjør mester...........................................................................185 Takk....................................................................................................187 Noter.................................................................................................. 189 Litteratur...........................................................................................192
9788215030142_Del1_5korr.indd 6
26.04.2018 09.44
Nervøsitetens klamme kappe Allerede før jeg reiser meg, kjenner jeg ubehaget; hjertet som banker fort, tørrheten i munnen. Det er vanskelig å puste. Hjernen føles blank; jeg har forsvunnet fra kroppen min. Idet jeg reiser meg, passer jeg på at håret dekker de rødmende kinnene mine. Jeg holder meg fast i manuset mitt, men ser at hendene mine skjelver. Jeg legger papirene fra meg og stotrer meg gjennom det jeg har skrevet. Jeg blir raskt ferdig, og flykter tilbake til tryggheten i stolen der nede. Jeg husker ikke om jeg fikk sagt alt jeg hadde forberedt. Men jeg klarte det viktigste: Jeg overlevde. I skole- og studietiden var jeg livredd for å få alles øyne på meg. Jeg gjorde alt jeg kunne for å unngå å presentere. Jeg ville gjerne bli hørt, men ubehaget overskygget behovet. Jeg kunne ha unngått mye av dette ubehaget hvis jeg hadde visst hvordan jeg skulle løse formidlingsoppgavene mine. Jeg trengte verktøy. I dag tar jeg igjen for alle de årene jeg brant inne med meninger og ideer; jeg har funnet verktøy som funker. Dette er ikke en bok om nervøsitet. Min ambisjon er å hjelpe deg som ønsker å bli en bedre formidler, uansett hvilket utgangspunkt du har. Innholdet bygger på retorisk, pedagogisk og didaktisk teori, men også i stor grad på mine erfaringer som profesjonell formidler. I 2009 gikk jeg fra å være språklærer til å bli kursleder og foredragsholder. Jeg ville hjelpe andre med å formidle sine budskap og kommunisere tydeligere. I løpet av disse årene har jeg opparbeidet meg en solid verktøykasse for formidling. Disse verktøyene kan brukes av alle; de har like stor verdi i et møterom som på en stor scene eller i et auditorium. De samme feilene begås i alle rommene. Overføringsverdien er stor, enten du er toppleder, prosjektleder, økonom, HR-ansvarlig, forsker eller lærer. Prinsippene for god formidling gjelder overalt der mennesker møtes. 7
9788215030142_Del1_5korr.indd 7
26.04.2018 09.44
For mye på hjertet Alle har vi noe på hjertet. Vi vil informere, inspirere eller lære bort. Vi vil overbevise, eller få folk med oss i mening eller retning. Men rett som det er, glemmer vi det viktigste. Det viktigste når du formidler, er ikke deg selv. Det er heller ikke informasjonen eller stoffet du vil formidle. Det er tilhørerne dine. Du kan få sagt alt du vil, akkurat slik du vil, men likevel ikke nå frem. Da har du bommet, uansett hvor godt forberedt du trodde du var. Det viktigste steget du tar, er ut av ditt eget ståsted og verdensbilde – og over i tilhørernes. En av de største utfordringene i muntlig formidling i dag er informasjonsoverflod. Det blir rett og slett for mange ord. En av årsakene til informasjonsoverfloden er at vi ikke er bevisste på forskjellen mellom skriftlig og muntlig kommunikasjon. I en skriftlig tekst kan vi ha lange setninger, gjerne med innskutte bisetninger (og til og med en parentes her og der), før vi kommer til saken. Teksten kan være full av informasjon og fagterminologi. Mister leseren konsentrasjonen, kan han gå tilbake og begynne å lese avsnittet eller siden på nytt igjen.
I muntlig formidling må du tenke annerledes enn når du skriver.
Du kan ikke forberede en presentasjon som om du skulle ha skrevet og levert fra deg en skriftlig tekst. Det setter for store krav til tilhørerne dine. Resultatet blir at du ikke når frem, selv om presentasjonen du har laget, inneholder både relevant og interessant informasjon. Grunnen er at det blir for mye informasjon.
8
9788215030142_Del1_5korr.indd 8
26.04.2018 09.44
For mye på hjertet
Underveis i en muntlig presentasjon vil tilhørerne miste konsentrasjonen og «falle av» flere ganger. Derfor kan du ikke gjøre tilhørerne avhengige av hvert ord, slik du kan i en skriftlig tekst.
Kognitiv flyt er en målestokk for hvor enkelt det er å huske, tenke eller forstå noe.1 Hvis noe fremstilles på en tydelig og enkel måte, har vi både lettere for å forstå det og lettere for å tro at det er sant. Informasjonsoverflod fører til det motsatte av kognitiv flyt. Det kan føre til at den som lytter mister konsentrasjonen, ikke forstår, og blir negativ til budskapet, faget eller deg som formidler. Vil du bli forstått, må du snakke så folk forstår deg. Det vil jeg hjelpe deg med i denne boken.
Ikke gjør det for komplisert. Informasjon som er enkelt og forståelig formidlet, oppleves som mer troverdig.
Første del handler om det du vil formidle; hvordan du forbereder deg, strukturerer og visualiserer innholdet i presentasjonen din. Andre del handler om dem du snakker med; hvordan du takler og aktiviserer de ulike tilhørerne dine, og hvordan du engasjerer og motiverer. Tredje del handler om deg som formidler; hvordan du kan bli tryggere, tydeligere og få større gjennomslagskraft når du snakker med og foran andre. Mange av verktøyene i boken kan du laste ned fra www.formidlingsomfunker.no. Der finner du også eksempler på gode presentasjoner og andre nyttige formidlingstips.
9
9788215030142_Del1_5korr.indd 9
26.04.2018 09.44
Forberedelser og struktur: ďťż
9788215030142_Del1_5korr.indd 10
26.04.2018 09.44
For mye på hjertet
FORBEREDELSER OG STRUKTUR: Hva skal du si?
1 11
9788215030142_Del1_5korr.indd 11
26.04.2018 09.44
9788215030142_Del1_5korr.indd 12
26.04.2018 09.44
Jeg ser tallene lyse mot meg: 15.43. Nå MÅ jeg begynne, tenker jeg panisk. Jeg har utsatt det lenge nok. Presentasjonen er i morgen etter lunsj. Jeg åpner PowerPointen fra forrige presentasjon jeg holdt om det samme emnet, og begynner med å endre dato og tittel på første slide. Jeg blar meg nedover lysbildene, flytter på noen, sletter noen. Så husker jeg plutselig at jeg noterte noe på en lapp i går, løfter på papirene på pulten, og finner den til slutt. Jeg fører den inn som et kulepunkt på en av slidesene. Jeg leser gjennom, tror jeg har fått med meg alt nå. Men hvor bør jeg begynne? Det spiller kanskje ikke så stor rolle hva som kommer først og sist, så lenge jeg får med meg alt? Det er lett å kjenne seg igjen. Panikken i magen. Redselen for å glemme noe viktig. Vissheten om at du ikke vil ha nok tid til å lage en presentasjon som blir så bra som du skulle ønske. Og problemene med å konsentrere deg om forberedelsene i en travel hverdag. Forberedelser er avgjørende for en god presentasjon. Hvis du virkelig skal være godt forberedt, må du begynne i riktig ende. PowerPoint-presentasjonen er ikke riktig ende. Hvor umulig det enn kan virke, er det å utforme en presentasjon i PowerPoint et av de siste stegene i forberedelsene. Noe av det aller vanskeligste er å begynne – og å ferdigstille. Derfor må du vite hva som er første og siste steg i planleggingsfasen, og jobbe systematisk fra start til slutt. Retorikkens arbeidsfaser er en god hjelp i dette arbeidet. Opprinnelig fantes det fem arbeidsfaser du måtte gjennom for å bygge opp og fremføre en god og overbevisende tale. I nyere retorikk er det vanlig å snakke om ytterligere to arbeidsfaser. Disse syv arbeidsfasene er gode retningslinjer når du står foran en formidlingsoppgave, enten det er en presentasjon, et kurs, en undervisningstime eller et foredrag. 13
9788215030142_Del1_5korr.indd 13
26.04.2018 09.44
Forberedelser og struktur: Hva skal du si?
Begynn aldri med PowerPointen. Hvis du vil lage og holde bedre presentasjoner, må du begynne i riktig ende. De syv arbeidsfasene er en god oppskrift å følge, som hjelper deg gjennom hele prosessen med å planlegge, holde og evaluere presentasjonene dine.
1 Tenkefasen Før du starter forberedelsene, er det viktig at du forstår oppgaven og analyserer situasjonen du skal inn i: Hva skal du snakke om? Hva vil du oppnå? Hvem skal høre på deg? 2 Finnefasen Neste steg er å finne innholdet du vil formidle; det stoffet, de argumentene og momentene som vil treffe dem du skal snakke med eller presentere for. 3 Struktureringsfasen Du må skape en rød tråd i presentasjonen din. Det betyr å ordne og strukturere innholdet i en rekkefølge som gjør det enkelt for tilhørerne å følge deg. 4 Formuleringsfasen Når alt innholdet er på plass, kan du finne frem til de rette ordene og språklige virkemidlene du vil bruke. Vil du bruke visuelle hjelpemidler, som for eksempel PowerPoint, er det nå du kan begynne å lete frem bilder, grafer, videoklipp og tekst som kan tilføre noe ekstra til presentasjonen din. 5 Øvefasen Skal du fremstå naturlig, må du øve på forhånd. Du må ha eierskap til det du skal presentere.
14
9788215030142_Del1_5korr.indd 14
26.04.2018 09.44
CHRIS HOVDE, TELIA
«Lettfattelig, konkret og engasjerende. Formidling som funker er et must på reisen mot å bli en god formidler!» ISABELLE RINGNES, SINGULARITY UNIVERSITY
«Vibeke Holtskog er formidlingsdronninga!» LONE SLETTEN, ATHENAS NORGE
«Vibeke Holtskog vet akkurat hva som skal til for å bli en fabelaktig formidler. Her serverer hun praktiske tips på løpende bånd.»
Alle kan bli bedre. Men ikke alle kan følge samme oppskrift. Like fullt er det noe som alltid funker. Og noe som aldri funker! Formidling som funker er en guide for deg som vil bli tydeligere i din kommunikasjon. Her lærer du hvordan du blir mer strukturert, inspirerende og overbevisende når du presenterer. Da Vibeke Holtskog var yngre, våget hun knapt å åpne munnen i større forsamlinger. Nå tar hun igjen for alle årene hun brant inne med sine budskap, og hjelper andre med å bli tryggere og tydeligere formidlere. Siden 2009 har hun jobbet som kurs- og foredragsholder innen kommunikasjon, retorikk, didaktikk og motivasjon. I denne boka deler hun sine effektive metoder for formidling som funker. Vibeke Holtskog (født 1974) er pedagog og filolog med videreutdanning i retorikk.
«Vibekes metode fungerer til fulle, både for begynnere og for de mer trente.» HILDE TOTLAND HARKET, NORGES FORSKNINGSRÅD
ISBN 978-82-15-03014-2
VIBEKE HOLTSKOG
TROND MARKUSSEN, PRESIDENT I NITO
Hva er oppskriften på en god presentasjon? Hvordan gjør du budskapet ditt spisset og relevant? Hvilke grep kan du ta for å engasjere?
FORMIDLING SOM FUNKER
«Denne boka bør leses av alle som ønsker å ta sine formidlingsevner til nye høyder.»
VIBEKE HOLTSKOG
FORMIDLING SOM FUNKER
FRA BOKA: Alle har vi noe på hjertet. Vi vil informere, inspirere eller lære bort. Vi vil overbevise, eller få folk med oss i mening eller retning. Men rett som det er, glemmer vi det viktigste. Det viktigste når du formidler, er ikke deg selv. Det er heller ikke informasjonen eller stoffet du vil formidle. Det er tilhørerne dine. Du kan få sagt alt du vil, akkurat slik du vil, men likevel ikke nå frem. Da har du bommet, uansett hvor godt forberedt du trodde du var. Det viktigste steget du tar, er ut av ditt eget ståsted og verdensbilde – og over i tilhørernes.
DIN GUIDE TIL GODE PRESENTASJONER
Foto forside: Juan Jose Jimenez Tirado.