IT-chefen mot väggen

IT-chefen mitt i krisen

Efter en månad är e-posthaveriet långt ifrån löst. En majoritet av de drabbade har fått tillbaka sin e-postbrevlåda, men en tom sådan. Flera hundra har fortfarande ingen fungerande e-post. – Från vår sida ligger allt fokus nu på att få igång funktionaliteten, säger IT-chef Sören Ehrnberg.

Men exakt vad som har hänt och varför, det får den externa revisionen utvisa. Det är också oklart om all data kan återskapas.

VID TIDNINGENS DEADLINE (15 oktober) hade IT-enheten lyckats återskapa 3 300 aktiva e-postkonton av totalt 5 000 drabbade. Arbetet med att återskapa e-postlådorna drar ut på tiden, vilket IT-chefen beklagar. – Vi har full förståelse för att det är frustrerande att förlora sin e-post och att många har fått vänta så länge. Det är mycket allvarligt och vi gör allt vad vi kan för att få ordning på detta. Det är en svår balansgång mellan å ena sidan att få igång kommunikationen in och ut, å andra sidan att inte äventyra den data som finns lagrad. Risken med att slå på rakt av är att vi skjuter en tom brevlåda i sank. Det är en mycket komplex och mångsidig datormiljö med olika e-postprogram, så det komplicerar arbetet, som till stor del måste göras manuellt för varje användare, säger Sören Ehrnberg.

De senaste veckorna har det varit ett högt tryck på IT-supporten som dagligen får hantera tre gånger så många ärenden som vanligt och dagligen ligger på nästan 300 samtal. De flesta berör e-postkraschen. Enligt Zeljko Ergic, chef för IT-supporten, jobbar uppemot 100 personer mer eller mindre med e-postincidenten. – Av dessa har nästan 60 procent jobbat övertid i varierande grad. Utöver det har personal från vår driftpartner ATEA och underleverantörer som Microsoft varit djupt involverade i återställningsarbetet.

De skadade diskarna har skickats till hårddiskföretaget IBIS som ska försöka rädda den data som finns på dem. Enligt vad GU Journalen erfar tar företaget 6 000-7 000 kronor i timmen för det jobbet. – Men i sammanhanget är det inte jättemycket pengar med tanke på vad universitetet har råkat ut för. Fokus ligger på att rätta till det, mindre på vad det kostar, säger Sören Ehrnberg.

Enligt IT-chefen beror kraschen på ett dolt fel i den inbyggda programvaran, som skadat e-postsystemen. Hela incidenten har rapporterats till Datainspektionen. Händelsen ska granskas av externa utredare, enligt ett beslut från universitetets styrelseordförande och rektor. Sören Ehrnberg menar att det rör sig om två olika utvärderingar: en teknisk revision och en annan mer djupgående som tar fokus på processen och arbetssätten. – Det vi vet idag är att det blev fel på lagringsdiskarna, både de ordinarie och backuperna samtidigt. Vi skulle gärna vilja veta mer om den exakta orsaken. Den ”svarta lådan” kommer att analyseras och revisionen får komma fram till vad som är rätt eller fel.

Finns det en risk för att data och e-posthistorik går förlorad?

– En sådan risk kan inte uteslutas. Vi vet idag inte hur prognosen ser ut. Vi samlar allt som finns och som vi kan få tag på. I bästa fall kan vi återskapa allt som det såg ut innan kraschen och värsta scenariot att vi kan återskapa det som finns idag, säger Sören Ehrnberg.

Vilket ansvar har företaget ATEA, som har i uppdrag att sköta GU:s e-post, med tanke på att de har 24/7-övervakning?

– Det är något som revisionen får titta närmare på. Våra externa partner gör allt vad de kan för att få igång e-posten och rädda data. Men själva hårdvaran ägs och finns på Göteborgs universitet.

Vilka lärdomar har ni dragit av e-postkraschen?

– Vi kunde ens föreställa oss att detta kunde inträffa, så det är svårt att dra några lärdomar av det. En utmaning är att gå ut med rätt information. Tack och lov har vi har haft dygnet runt-hjälp av Kommunikationsenheten. – I mars hade vi en färdig plan att migrera över alla till den nya Office 365-plattformen som är molnbaserad och därmed säkrare. Men då kom coronapandemin och vi fick skjuta på de planerna. Men jag är ganska säker på att detta inte hade hänt om vi hade gått över till den lösningen i våras, säger Zeljko Ergic, som framhåller att IT-enheten följer Microsofts rutiner (best practice) för vad man ska göra i en sådan här kris. – Vi försöker minimera påverkan för er som användare. Vi jobbar på i bakgrunden för att skapa en återställningsbrevlåda som vi också lyfter över i molnet för att säkerställa informationen. Vi har jättestor förståelse för att det har skapat stor irritation och ilska. E-posten är väldigt viktig. Min personal inom IT är extremt kompetent och har god människokännedom, så vi gör vår yttersta för att lösa problemen så fort som möjligt.

Text: Allan Eriksson Foto: Johan Wingborg

IT-kraschen har fått stor medial uppmärksamhet och IT-chefen Sören Ehrnberg har fått svara på många frågor kring vad som har hänt.