Intranet UPP jako platforma komunikacji wewnętrznej i wsparcie procesów operacyjnych

INTRANET UPP JAKO PLATFORMA KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ

I WSPARCIE PROCESÓW OPERACYJNYCH

Intranet stanowi zestaw narzędzi realizujących funkcje informacyjne, komunikacyjne oraz organizacyjne. Łatwa w obsłudze platforma wspiera codzienną pracę, usprawnia współpracę oraz zapewnia dostęp do dokumentów, informacji i innych systemów, co docelowo przyczynia się do wzrostu efektywności pracy. O funkcjonowanie tego narzędzia na Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu zapytaliśmy osoby zaangażowane w powstanie platformy.

ROBERT FABIAŃSKI, KANCLERZ UPP

Po co nam intranet, czyli jak poprawiamy komunikację wewnętrzną?

Zacznijmy może od zdefiniowania, czym jest intranet. Mianowicie jest to rodzaj niepublicznej sieci, do której dostęp mają wyłącznie uprawnione osoby. W tym przypadku są to pracownicy Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu. Jest to zatem nasza wewnętrzna platforma służąca do wymiany informacji, w której wyłącznie my projektujemy, zamieszczamy i tym samym kontrolujemy publikowane treści. Należy podkreślić, że jest to narzędzie zapewniające wysoki poziom bezpieczeństwa danych, a systemy logowania i zabezpieczenia ograniczają dostęp do zamieszczanych materiałów osobom postronnym.

W poprzednim wywiadzie wskazywałem, że moje główne cele to poprawa komunikacji oraz optymalizacja i upraszczanie procedur, a docelowo wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów na Uczelni. Obecnie jesteśmy na etapie, w którym dysponujemy podstawową wersją intranetu, czyli narzędzia usprawniającego organizację pracy i komunikację.

Chciałbym stopniowo wprowadzać korzystanie z technologii, które będą ułatwiały pracownikom UPP realizację codziennych zadań. Intranet to wirtualna przestrzeń, w której udostępniane i na bieżąco aktualizowane będą wszystkie kluczowe dokumenty, formularze czy informacje dla pracowników. Baza wiedzy jest przechowywana w zakładkach uporządkowanych tematycznie, dzięki czemu każdy pracownik, po zalogowaniu się, szybko odnajdzie to, czego szuka – od dokumentów kadrowych po obowiązujące zarządzenia czy procedury. Mam nadzieję, że dzięki intranetowi będziemy mogli jeszcze skuteczniej i efektywniej działać na rzecz dalszego usprawniania komunikacji wewnętrznej, a dostęp do niego zapewni nam przede wszystkim możliwość korzystania z bazy aktualnych treści i ujednoliconych dokumentów.

DR GRAŻYNA ADAMCZYK, KIEROWNIK DZIAŁU MARKETINGU I KOMUNIKACJI

JAROSŁAW SIERSZCHULSKI, ZASTĘPCA KANCLERZA DS. ADMINISTRACYJNYCH I ORGANIZACJI UCZELNI

Co znajdziemy na stronie dla pracowników?

W każdej organizacji istotną rolę odgrywa komunikacja wewnętrzna pomiędzy pracownikami oraz różnymi pionami w strukturze organizacyjnej, która pozwala na szybką wymianę informacji, łatwy dostęp do firmowych dokumentów, bieżących komunikatów czy najważniejszych wydarzeń.

Nasza wewnętrzna sieć składa się z trzech części: podstrony, wpisów oraz odwołań do istniejących stron internetowych. Nawigując po podstronie, można przejść do intranetu oraz ogólnodostępnych treści, np. e-UPP, Centrum Kształcenia Ustawicznego, Centrum Wsparcia i Rozwoju, ochrony danych czy własności intelektualnej oraz komercjalizacji wyników badań w UPP. Z poziomu drugiego komponentu intranetu – postów – pracownicy mogą przejść do dokumentów dostępnych tylko dla tej grupy odbiorców, np. repozytorium, dokumentów jednostek organizacyjnych UPP, regulaminów, uchwał senatu, zarządzeń rektora, procedur i instrukcji stosowanych w uczelni.

Dzięki prostej konstrukcji, intuicyjnej nawigacji i przyjaznej architekturze podstrony intranet spełniać będzie funkcję podstawowej platformy, pozwalającej na zarządzanie informacjami, kolekcjonowanie dokumentów w jednej przestrzeni, przekazywanie najważniejszych komunikatów kierowanych do pracowników, a także motywującej do bieżącej aktualizacji dokumentów i aktów prawnych wewnętrznych oraz zewnętrznych.

Jak docelowo zamierzamy wykorzystać intranet?

Aktualnie udostępniony intranet jest wersją podstawową, umożliwiającą zarządzanie informacjami przez gromadzenie i udostępnianie dokumentów, regulaminów, druków, aktów prawnych adresowanych do pracowników UPP.

Baza ta będzie się oczywiście powiększać z upływem czasu i wraz z definiowaniem nowych potrzeb. Dzięki informacjom zwrotnym przekazywanym przez użytkowników nasza wewnętrzna sieć będzie sukcesywnie udoskonalana.

Obecnie intranet pozwala na sprawowanie kontroli nad zamieszczanymi treściami i zapewnia bezpieczeństwo dokumentów tworzonych przez jednostki UPP oraz umożliwia ich bieżącą i sprawną aktualizację. Ponadto pozwala na zarządzanie informacjami na poziomie poszczególnych jednostek Uczelni, dzięki czemu możliwe jest uporządkowanie informacji czy usług skierowanych do wszystkich pracowników Uczelni. Integralną częścią intranetu jest moduł informacyjny zawierający ogłoszenia ogólne, pracownicze, komunikaty oraz kalendarium wydarzeń organizowanych czy współorganizowanych przez jednostki organizacyjne UPP. Narzędzie to służy również do kształtowania kultury organizacyjnej. Skuteczna komunikacja ma zawsze pozytywny wpływ na zmianę mentalności i sposób postrzegania pracodawcy.

Docelowo chcemy, aby wszelkie firmowe dokumenty były spójne wizualnie, i aby wszyscy pracownicy identyfikowali się z marką Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu. Chcemy realizować w intranecie większość procesów pracowniczych, a więc stopniowo będziemy przenosić procedury administracyjne do przestrzeni wirtualnej. Będziemy optymalizować procesy również poprzez udostępnianie formularzy umożliwiających zgłaszanie problemów technicznych czy informatycznych, w których użytkownicy będą mogli na bieżąco monitorować postępy w realizacji swoich zgłoszeń.

Korzystanie z wewnętrznej sieci daje również możliwość pracy zdalnej w bezpiecznym środowisku, co jest koniecznością i standardem w nowoczesnych organizacjach.

Obecną formę naszego intranetu należy traktować jako przejściową, jeszcze niedoskonałą i niekompletną, dlatego zachęcam całą wspólnotę akademicką do testowania i zgłaszania uwag.