MANUAL TECNOLÓGICO, URBANA CONSTRUCTORES V1
URBANA CONSTRUCTORES IBAGUE – TOLIMA
Elaborado por: Hector Horacio Morales Garcia
Revisado por: Diego Perdomo Juan Carlos Cardona
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Junio 2014
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Razón de cambio Creación
INDICE
1. PLAN DE COMUNICACIÓN 1.1. Politicas de comunicación 1.2. Comunicación externa 1.3. Comunicación interna 2. REDES SOCIALES 2.1. Introducción a redes sociales 2.2. Herramientas y recursos tecnológicos 2.3. Facebook 2.4. Issu 2.5. Prezi 2.6. Estrategía digital 2.7. Fuentes de contenidos 2.8. Medición y control 3. Base de datos 3.1. Base de datos Acces 2010 3.2. Introducción a Acces 2010 3.3. Manejo de base de datos 3.4. Edición de base de datos
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1. PLAN DE COMUNICACIÓN 1.1 Politicas de comunicación La comunicación debe ser proactiva y asertiva, nuestros mensajes deben contener información exacta, transparente y pertinente. Proactiva: Proceso de comunicación en el que la organización asume el pleno control de su conducta de modo activo, lo que implica la toma de iniciativa en el desarrollo de acciones creativas para satisfacer las necesidades y objeciones de un público determinado. Aseriva: Estilo de comunicación en el cual la persona que emite la información manifiesta sus convicciones e ideas con expresiones claras, directas y con el vocabulario adecuado dependiendo el publico determinado. 1. Utilizar un lenguaje enfocado hacia las soluciones y no hacia los problemas. 2. Tener claro el objetivo de comunicación, para definir las herramientas y recursos a utilizar. 3. Argumentar nuestros mensajes con datos, hechos exactos y objetivos, utilizar un lenguaje claro que se adapte a la audiencia de interés. 4. Dar nuestros mensajes en el tiempo justo y necesario. 5. Pedir autorización a gerencia para publicar o enviar cualquier tipo de información. 1.2 Comunicación externa Análisis DOFA:
Debilidades: No existe una estrategia formal de comunicación que permita aprovechar las herramientas tecnológicas con el fin de obtener una comunicación externa transparente y pertinen.
Oportunidades: Implementar de manera adecuada las TIC (tecnologías de la información y la comunicación) con el fin de obtener el mayor beneficio, para mejorar la imagen corporativa, mejorar la comunicación externa y fortalecer el posicionamiento y reputación en la red.
Análisis DOFA
Fortalezas: Hay una buena reputación de la empresa ya que se difunde información permanentemente a través de diferentes medios de comunicación: Emisora, vallas, volantes, email y llamadas.
Amenazas: Los medios de comunicación tradicionales atraen cada vez menos la atención del público objetivo.
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Objetivo: Aumentar el nivel de audiencia, fidelizar seguidores y establecer nuevas relaciones comerciales. Para realizar nuestra comunicación externa vamos a optar por una estrategia de diferenciación, segmentando los contactos por dependencias e intereses, comunicando atributos claves de la empresa y brindando una mayor atención. Público objetivo: -
Clientes habituales Nuevos clientes Proveedores Adultos que tengan intención de comprar casa o apartamento en Ibagué.
Medios: Publicidad en medios tradicionales, publicidad en redes sociales (Facebook) y comunicación por cuentas de correo y telefóno. Acciones: 1. Consolidar el correo como un canal de venta y atención al cliente que permita capturar los buenos y malos comentarios que involucren a urbana. 2. Gerencia dará respuesta a todos los comentarios capturados en los diferentes canales de comunicación. 3. Cada dependencia tiene el deber de emitir información correspondiente a su área. 4. Se empleara una estrategia centrada en redes sociales, principalmente en Facebook, la idea es consolidar un canal que emita información de interés y contenidos de calidad, con el fin de cautivar la atención de los usuarios. 5. Se continuara implementando medios de comunicación tradicional, para difundir información relacionada con Urbana y los proyectos desarrollados. 1.3 Comunicación Interna Objetivo: Mejorar los procesos de comunicación interna de Urbana Constructores S.A.S La comunicación interna se hace mayoritariamente a través de correo electrónico. Todos los miembros de la constructora tienen acceso a una cuenta de correo y se identifica el emisor y receptor con sus nombres en el mensaje enviado. Público Objetivo: -
Empleados de Urbana
Medios: Gmail.
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Acciones: 1. Compra de dominio propio para cuentas corporativas (ejemplo@urbanaconstructores.com) 2. Se asigna una cuenta de correo a cada dependencia de Urbana. 3. Se ha creado una cuenta para recopilar un historial de los correos correspondientes a las nuevas cuentas. 4. Capacitación en manejo de Drive, calendar y contactos, aplicaciones de Gmail. 5. Se seguirá manejando alternamente el (correourbana@gmail.com)durante 6 meses. 6. Le corresponde a cada dependencia informar a sus contactos que la comunicación se seguirá haciendo por la nueva cuenta Gmail corporativa. 7. Para la difusión de información que afecte a todo el personal, se crearon unos archivos en Drive con lista de distribución cerrada. 8. En cualquier momento, cualquier usuario de la lista podrá remitir sugerencias o comentarios a la información difundida. 2. REDES SOCIALES 2.1 Introducción redes sociales Las personas no están en redes sociales para que les vendan, sino para relacionarse. Cosas para las que sirven las redes sociales: -
Proyectar una imagen positiva y cercana de nuestra marca, productos y servicios. Ofrecer soporte, información y atención al cliente. Establecer y fortalecer relaciones con proveedores y clientes. Gestionar críticas y problemas que puedan surgir. Difundir información relevante del sector en que trabajamos.
Cosas que no debemos hacer en las redes sociales: -
Hablar sólo de mí mismo, de mi empresa, de mis productos, servicios, ofertas y promociones. Bombardear y saturar a nuestra audiencia de información. Ignorar, despreciar o en general no gestionar adecuadamente las críticas. Tratar de conseguir resultados económicos rápidamente.
2.2 Herramientas y recursos tecnológicos Herramientas y recursos tecnológicos: -
Facebook Prezi Issu
NOTA: Hay buena reputación, falta crear contenidos que llamen la atención de los seguidores.
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2.3 Facebook Situación de partida: -
Facebook Biografía Fecha creación: 25 noviembre del 2010
Acciones: 1. Importar contactos de las cuentas de Gmail, Outlook, etc. 2. Aceptar las invitaciones enviadas por los usuarios de Facebook. -
Facebook fans page Fecha de creación: 19 de abril del 2013 Fecha de inicio de actividad: Mayo 2014, inicia con 0 seguidores.
Acciones para aumentar seguidores en Fans Page: Invitar a amigos de biografía: La primera acción que tenemos que realizar en el Fans Page es invitar manualmente a los amigos que tenemos en nuestro perfil o biografía personal de Facebook.
Difución de link en la red: Otra buena técnica es difundir el link del Fans page en diferentes sitios y plataformas de la red como web, portales, blog, foros, redes sociales, etc, de esta manera se atraera nuevos seguidores al Fans page. Sorteo de Productos o Info-Productos: Una de las mejores estrategias siempre es realizar un sorteo de algún producto nuestro. Tambien hay opción de realizar algún infoproducto tipo: guía, manual, etc... Esto siempre funciona y no solo se logra aumentar Fans en Facebook sino que también se logra que los usuarios interactuen con el Fans Page. Fans Page por todas partes: El link del Fans Page debe aparecer en la firma de correo de todas las cuentas de ususario de urbana, publicidad tradicional, web y dentro de algunos correos invitando a la gente a que se haga fan, etc. 6
Facebook Ads (Pago por clic): Dependiendo de la temática, la publicidad en Facebook, puede ser tan efectiva como rentable. A esto debemos unirle una buena imagen, una descripción que llame la atención y sobre todo... que la Fan Page donde lleguen los usuarios que hayan hecho clic sea una Fan Page en condiciones, de calidad y que aporte valor, cercania y cosas diferentes a la de otros canales. 2.4 Prezi -
Prezi Usuario: ecommerce@urbanaconstructores.com Contraseña: urbana2014 1. Prezi es una aplicación para la creación de presentaciones dinámicas y originales. 2. Se crea cuenta de usuario en Prezi para crear presentaciones innovadoras, que permitan dar a conocer los proyectos de manera atractiva. 3. Tutorial de manejo: http://www.youtube.com/watch?v=l_j9t1Lh39o
3.5 Issu -
Issuu Usuario: ecommerce@urbanaconstructores.com Contraseña: urbana2014 1. Issuu es un servicio en línea que permite la visualización de material digitalizado electrónicamente de forma realística y personalizable. 2. Se crea cuenta en Issuu para digitalizar material de interés como manuales, actas, etc. y presentarlo de manera interactiva. 3. Tutorial de manejo: http://www.youtube.com/watch?v=xRtqXgg_Htg
2.6 Diseño de la Estrategía Diseño de la Estrategia Digital Establecimiento de objetivos - Promocionar la marca a través de redes sociales. - Fidelizar la mayor cantidad de seguidores. Objetivo: Generar y publicar contenido auténtico y claro en las diferentes en Facebook. 1. Cronograma de publicación en Facebook: PLAN A: -Lunes: Urbana -Miércoles: Temas de interés -Viernes: Tips 7
PLAN B: -Lunes: Urbana -Martes: Tema de interés -Miércoles: Urbana -Jueves: Ibagué -Viernes: Tips 2. Indicadores a medir: - Amigos Facebook biografía: Meta: llegar hasta 5.000 - Like fans page Facebook - Contactos capturados en base de datos 3. Editorial de contenidos: - Recopilar y gestionar fuentes proveedoras de contenidos de interés. - Una semana antes se presentara un cronograma de publicaciones a gerencia con la actividad programada para dos semanas. - Publicar los contenidos en redes sociales con previa autorización de Gerencia. 4. Medición y control - Medir mensualmente los indicadores establecidos. - Generar informe y socializar en comité con gerencia.
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3. BASE DE DATOS Objetivo: Organizar y almacenar datos en un archivo para su fácil manejo. Medios: Acces 2010 Acciones: -
Recopilación de datos Creación base de datos en Acces 2010 Segmentación de datos por proyectos y/o eventos Capacitación a comercial en manejo y administración de base de datos
3.1 Introducción Base de Datos: Las bases de datos creadas en Acces 2010 están compuestas por tablas, las cuáles pueden ser creadas desde cero en Acces o también pueden ser importadas desde otros programas como Excel. Otro componente clave en la bases de datos son los formularios, los que nos permiten visualizar los datos de una manera ordenada y clara. En Acces cada usuario que es ingresado a una base de datos es llamado registro, un conjunto de registros forman un formulario el que permite navegar por los diferentes registros y además permite agregar nuevos registros o eliminar los que queramos. 3.2 Guía Manejo base de datos: 3.2.1 Ubicar archivo y abrir con acces 2010
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3.2.2 Desplegar panel de navegación principal
3.2.3 Ubicar y abrir formulario “PRINCIPAL”, este formulario recopila todos los datos.
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3.2.4 Para navegar en el formulario “PRINCIPAL”, dar clic en el icono ver y seleccionar “Vista Formulario”.
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3.2.5
La base de datos consta de 4 secciones principales: TodosContactos Eventos PlazaSanRemo Reserva de Santa Rita
Dar clic en la sección en la que desee navegar, las secciones que contengan datos extras se mostraran en el costado derecho de la pantalla.
3.2.6 En la parte inferior de cada sección, encontraran los iconos de navegación y la herramienta buscar.
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3.2.7 para agregar un nuevo registro o usuario a la base de datos, dar clic en el icono señalado en la parte inferior.
3.2.8 Después de dar clic en el icono señalado, ingresar los datos del nuevo registró y dar clic en guardar.
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3.3 Guía de edición base de datos 3.3.1 Tablas
Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas (listas basadas en asuntos que contienen datos organizados en registros). Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto en particular, como los empleados o productos. Una tabla está compuesta por registros y campos. Cada registro contiene datos acerca de una instancia del asunto de la tabla, como un comprador en particular. Un registro se denomina normalmente fila o instancia. Cada campo contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo se denomina normalmente columna o atributo. Un registro se compone de valores de campo, como ejemplo Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo se denomina normalmente hecho.
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Un registro Un campo Un valor de campo 3.3.2 Importar tablas de Excel 3.3.2.1 En la pesta単a datos externos dar clic en el icono de Excel.
3.3.2.2 Dar clic en examinar, seleccionar el archivo a importar y para finalizar dar clic en abrir.
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3.3.2.3 Si el archivo seleccionado para importar contiene mรกs de una hoja, elegir la hoja que se quiere importar
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3.3.2.4 Asignar nombre a cada campo de la tabla
3.3.2.5 Elegir el campo nombre como clave de la tabla.
3.3.2.6 Asignar el nombre a la tabla y dar clic en finalizar. 17
3.3.3 Formularios Aunque las tablas almacenan todos los datos, únicamente los formularios y los reportes son la forma de interactuar con la base de datos. Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. También las tablas importadas o creadas pueden ser convertidas en formularios, basta con seleccionar la tabla que deseamos convertir y dar clic en el ocnoformulario.
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La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente. Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas. 3.3.4 Informes Son muy útiles porque permiten presentar los datos en un formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.
Los informes se pueden crear únicamente a partir de formularios, para crear un informe se debe seleccionar un formulario y dar clic en el icono de crear informe.
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Para finalizar dar clic en guardar y asignar un nombre al nuevo informe, por defecto Acces asignara el mismo nombre del formulario.
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