ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA ALTOS DE LOS ALMENDROS
MEDELLÍN -COLOMBIA Marzo del 2022
CONTENIDO
1. Reglamento de la Asamblea. 2. Tips para un buen desarrollo de la Asamblea. 3. Informe del Consejo de administración y administración 2021. 4. Dictamen de Revisora Fiscal. (pendiente por parte del Revisor) 5. Certificación estados financieros período 2021. (pendiente por parte del Revisor) 6. Estado de situación Financiera. (pendiente por parte del Revisor) 7. Estado de resultados. (pendiente por parte del Revisor) 8. Notas a los estados financieros. (pendiente por parte del Revisor) 9. Ejecución Presupuestal 2021 10. Proyecto de presupuesto 2022.
REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA-2022 Conforme a lo dispuesto en la Ley 675 de 2001 y el texto de convocatoria a la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios, esta se sujeta al presente reglamento junto con las adiciones o modificaciones que se introduzcan. La Asamblea designará un presidente y un secretario. 1. Uso de la palabra: • Quien desee hacer uso de la palabra se dirigirá al presidente de la Asamblea. • Antes de hacer uso de la palabra se identificará el propietario o mandatario, con el nombre número de unidad privada que representa. • En caso del uso de la palabra, se dirigirá únicamente a la Asamblea y no a personas en particular. • El uso de la palabra se hará con el debido respeto, en forma breve, clara, concisa, sobre tema específico que esté tratando en ese momento. • Mientras alguien este en uso de la palabra, no se interrumpirá ni se hablará de otros temas que en el momento estén en debate. 2. Orden de la Asamblea. El presidente de la Asamblea podrá solicitar el retiro del recinto a quien o quienes pretendan sabotear la Asamblea. 3. Interpelaciones Únicamente serán concedidas por el presidente de la Asamblea. 4. Aclaraciones. Sobre el tema que se esté tratando, el presidente de la Asamblea podrá conceder la palabra a la persona más indicada para hacerlo. Dicha aclaración no excederá de tres (3) minutos. 5. Moción de orden. Los participantes podrán solicitar al presidente de la Asamblea las mociones de orden que consideren pertinentes. 6. Intervención de directivos. El presidente de la Asamblea podrá solicitar la intervención del Administrador, del Consejo de Administración, cuando lo solicite la Asamblea o cuando lo considere necesario sobre un tema específico. Se invita a acatar los anteriores procedimientos con el ánimo de que se pueda desarrollar la Asamblea General Ordinaria de manera armoniosa y eficiente.
Que encontrarán ✓ Gestión Administrativa. ✓ Gestión Financiera. ✓ Gestión Legal. ✓ Gestión de infraestructura, obras de mantenimiento y mejoras. ✓ Convivencia. ✓ Proyectos 2022.
Respetados Propietarios: La administración y el Consejo de Administración del Conjunto Residecial,presentan a ustedes el informe de gestión administrativa realizado durante el año 2.021; una vez más agradecemos la confianza depositada y reiteramos a la comunidad que durante nuestra gestión el objetivo primordial ha sido la utilización de los recursos económicos entregados por cada uno de ustedes con el ánimo de hacer buenas cosas por nuestra comunidad y tratando de asegurar buenos estándares de calidad en las obras ejecutadas con el fin de lograr la estabilidad, conservación y seguridad de la copropiedad, para una adecuada convivencia, así como las mejores relaciones personales entre los copropietarios. Nuestro fin primordial es lograr tener una copropiedad que pueda ofrecernos un adecuado y apropiado medio ambiente con espacios seguros acogedores y que puedan brindar una buena calidad de vida. La información que se presenta está registrada, soportada y fue concertada por el Consejo de Administración en las reuniones ordinarias y extraordinarias celebradas durante el año. Una vez elegido el Consejo de Administración en la asamblea ordinaria del año 2021, se programó una primera reunión, con el fin de conocernos y delegar cada uno de los cargos de acuerdo con la Ley 675 del 2001. El Consejo de Administración quedó integrado por las siguientes personas, con los siguientes roles: Según información plasmada en acta de Asamblea Ordinaria del año 2021, se evidencia que el Consejo de Administración para el periodo 2021-2021, quedo integrado de la siguienta manera: PRINCIPALES N° DE INMUEBLE Néstor Iván Cataño Apartamento 9710 Jorge González Apartamento 0601 Carlos Manuel Preciado Apartamento 1204 Jhon Javier Soto Apartamento 9809 Román Osorio Apartamento 9805 Berta Inés Torres Apartamento 0501 Paula Jaramillo Apartamento 9907 Ana María Mejía Apartamento 1504 Gloria Cecilia López Aparamento 1503 El Consejo de Administración sesionó existiendo siempre el quorum reglamentario para tomar decisiones. Los siguientes miembros de Consejo presentaron su renuncia en diferentes fechas del año: Paula Jaramillo Ana María Mejía
Apartamento 9907 Apartamento 1504
La señora Gloria Cecilia López del Apartamento 1503, no ha renunciado, pero no asiste a reuniones desde el mes de julio de 2021. En el mes de junio se toma la decisión de cambio del Administrador Nicolas Uribe, luego de realizar el respectivo proceso de selección se eligió a la Administradora Mary Luz Gómez Moreno, a partir del 14 de junio de 2021. El año 2021, atípico derivado de la situación mundial que todos conocemos, afrontamos y atendimos con seriedad y compromiso para mantener la economía de la copropiedad y atender las necesidades básicas e imprevistas durante el año, resaltando que el incremento de la cuota de Administración aprobado fue 2%. A continuación, se sintetizan las más importantes temáticas que ocuparon dicha gestión: Queremos empezar por agradecer a todos aquellos propietarios y residentes que de una manera muy desinteresada nos ayudaron en las diferentes actividades. Gestión Administrativa 2021. a. Contratos Vigentes: Administradora: Contadora: Revisor Fiscal: Vigilancia: Aseo:
Mary Luz Gómez Moreno Paola Cárdenas Velásquez. Víctor Manuel Torres Escobar. David Seguridad S.a.S. Aseo Seguro y Confiable s.a. s.
b. Póliza. La copropiedad para el año 2021 y hasta junio de 2022 está asegurada al 100% en tres modalidades: PÓLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL- DIRECTORES Y ADMINISTRADORES CHUBB COLOMBIA SEGUROS, la cual cubre el pago de los perjuicios que se puedan generar a terceros por conductas imprudentes, inexpertas o negligentes que realicen los directivos de una organización en el ejercicio de sus funciones administrativas, PÓLIZA DE SEGURO DE TODO RIESGO DAÑO MATERIAL CON CHUBB COLOMBIA S E G U R O S , por asonada, avalancha, terremoto, inundación, incendio, rayo, explosión y PÓLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL POR LESIONES, MUERTE Y/O DAÑOS MATERIALES A TERCEROS CON CHUBB COLOMBIA SEGUROS. Es de anotar que la póliza se pagó a tres cuotas, para este periodo no se realizaron endosos y se envió comunicado a la comunidad, para argumentar los motivos, teniendo en cuenta la alta siniestralidad que tiene la copropiedad, ningún otro proveedor de Seguros nos presta sus servicios. Para el año 2021 tenemos dos reclamaciones en curso: • •
Reparación ascensores, por sobre carga eléctrica. Reparación brazo electrónico de puerta vehicular de ingreso.
Aspecto Tributario: Retención en la fuente. Rte ICA Medios magnéticos.
Se presentó durante los periodos correspondientes al año 2021: quedando a paz y salvo por este concepto. Se presentó durante los periodos correspondientes al año 2021: quedando a paz y salvo por este concepto Se presentaron de acuerdo a las normas.
c. Logros administrativos •
Ejecución del proyecto mantenimiento de fachadas: Durante el mes de febrero de 2021, bajo la dirección del anterior Administrador Nicolas Uribe, se dio inicio al proyecto de mantenimiento de fachadas del Conjunto Residencial, con el contratista Juan David Hincapié y el interventor de obra Sandra, se realizaron las actas de vecindad de los apartamentos, y se ejecutó dicho proyecto. Esta obra fue recibida a satisfacción por anterior Administración, sin comité de obra, sin las debidas Retenciones, sin la presencia de un representante por parte del Consejo. Las garantías que se han presentado, algunas se han cumplido con mucha dificultad, dado que el proveedor niega el servicio, trayendo a colación múltiples dificultades con la comunidad, no se conoce póliza y al momento se tiene en curso cobro de impuesto, ya asumidos por la copropiedad, bajo las indicaciones del señor Revisor Fiscal.
•
Recuperación de cartera durante el periodo de julio a diciembre, dichos recaudos permitieron a la Administradora Mary Luz Gómez sanear cartera con proveedores, que vienen prestando el servicio a la copropiedad.
•
Proveedor de mantenimiento de parqueadero de visitantes, luego de varias reuniones se compromete a cumplir con la garantía de esta obra, la cual no se ha podido llevar a cabo por tema de falta de materia prima requerida para esta actividad.
•
Se logra que los copropietarios mantengan sus matas y elementos de embellecimiento dentro de su área privada, concientizando bajo manual de convivencia y orientación de asesor de póliza de la copropiedad.
•
Implementación de programa de facturación con proveedor APLICAMOS, plataforma que permite a los propietarios adquirir paz y salvo, estados de cuenta, certificación de expensas comunes, reserva de salón social y a la administración le facilita identificación de pagos, reportes de apartamentos en mora con sus respectivos saldos y tiempos de mora, envío de comunicados, envío de cartas de cobro administrativo y anuncio de cobro prejuridico, actualización de datos de copropietarios de manera inmediata.
Eventos integradores: La pandemia nos limitó para llegar a cada uno de ustedes, por lo tanto, no se realizaron celebraciones en fechas especiales, esperamos en el 2022 tener la oportunidad de brindar algunas atenciones y actividades, teniendo en cuenta lo aprobado en el presupuesto para este periodo. Las actividades realizadas de junio a diciembre solamente estuvieron orientadas a los equipos de trabajo con algunas reuniones de agradecimiento y retroalimentación, donde se ofreció algún refrigerio y compartir una pequeña integración de navidad y entrega de aguinaldos para con el equipo de trabajo de aseo y seguridad, con el fin de agradecer por su servicio y motivarles para continuar. Para navidad se invitó a los copropietarios para un aporte voluntario para realizar una celebración navideña la cual no fue posible, esto teniendo en cuenta que no se tenía presupuesto para estas actividades. Comunicados para copropietarios de manejo de mascotas, hábitos de pago, navidad y año nuevo, publicados a través de la plataforma de facturación, lista de difusión y estados de WhatsApp. GESTION ADMINISTRATIVA Ascensores Se establece contacto con proveedor SCHINDLER ANDINO, debido a suspensión de servicio por falta de pago de facturas de marzo a junio, derivadas de reparaciones por daños ocasionados por descarga eléctrica y mantenimientos correctivos, que no fueron relacionadas al momento de recibo a la anterior Administración. Estos valores se cancelaron en su totalidad luego de revisar que, si fuera real la deuda, las facturas son correspondientes a valores de marzo, mayo y junio. De acuerdo a las múltiples descargas eléctricas en el sector, los ascensores son los mas afectados y los que mas alto costo de mantenimiento generan. Se tiene en gestión análisis de otros proveedores que nos puedan brindar este servicio y con precios mas competentes en el mercado. Se requiere certificación NTC5926-1:2012 Inspección de transporte vertical y puertas eléctricas, teniendo en cuenta que los equipos deben estar a punto para esta certificación.
Gestión financiera Como se evidencia en la Grafica los egresos estuvieron por encima de lo presupuestado, durante los últimos meses del año, donde se evidencia los gastos y al momento con una variación alta. De acuerdo con esto se puede evidenciar que el cierre de 2021 el presupuesto presenta una sobre ejecución, teniendo en cuenta que todos los gastos realizados durante el año, son presupuestados y no presupuestados, que es el caso de muchos mantenimientos. Se tiene pendiente el pago por parte de la aseguradora de la reparación brazos electrónicos de la puerta vehicular de parqueadero de visitantes y la reparación de los ascensores por daños ocasionados por descargas eléctricas en diferentes meses del año 202, con estos dineros se cubriría para el 2022, algunas cuentas por pagar pendientes para cierre de año 2021, siendo reconocido en el año 2022. Grafica de ingreso y egresos
CARTERA
Cartera mensual
Quedamos con nueve copropietarios críticos en saldos vencidos, estos en proceso prejuridico y/o acuerdos de pago y los apartamentos con cuotas inferiores a 3 meses se gestionan bajo cobro administrativo con cartas persuasivas. Durante el segundo semestre del año 2021, se cancelaron dentro de las posibilidades todos los saldos pendientes con algunos proveedores, cuentas pendientes con anterior administración, entre ellas las mas representativas: aseo, seguridad, mantenimiento de ascensores y otros proveedores de menor valor, para el cierre de año, aun se tiene deuda con el proveedor de seguridad, teniendo en cuenta que un valor demasiado representativo. Gestión de infraestructura y obras de mantenimiento locativo ✓ Reparación de brazos de puerta vehicular de parqueadero de visitantes (Reclamación a la aseguradora). ✓ Mantenimiento puerta peatonal y puertas vehiculares, instalación de controles de apertura. ✓ Instalación botoneras de apertura e instalación cableado para sensores vehiculares. ✓ Mantenimiento preventivo en pintura de salón social. ✓ Mantenimiento correctivo y preventivo de tapas shut y ducto shut de ambas torres. ✓ Mantenimiento correctivo sistema de impulsión torre 1 y preventiva torre 2. ✓ Cambio de hidroneumática torre 1 por mantenimiento correctivo. ✓ Lavado y desinfección de tanques. ✓ Mantenimiento correctivo techo de terrazas torre 2 por fuertes vientos. ✓ Retiro de escombros, madera y demás desechos, abandonados por residentes durante mucho tiempo. ✓ Recarga de extintores anual. ✓ Mantenimientos constantes en equipos de ascensores. ✓ Impermeabilización terraza de cuarto de máquinas torre 2.
Puerta vehicular antes
Después
Pintura en áreas comunes a necesidad.
Mantenimiento preventivo en pintura de salón social.
Después
Aseo profundo en áreas comunes y puntos fijos.
Cambios de reflectores led a necesidad.
Mantenimiento correctivo y preventivo de tapas chut y ducto shut de ambas torres.
Mantenimiento correctivo sistema de impulsión torre 1 y preventiva torre 2.
Múltiples labores de jardinería.
Retiro de escombros, madera y demás desechos, abandonados por residentes durante mucho tiempo.
Recarga de extintores anual.
Impermeabilización terraza de cuarto de máquinas torre 2.
Convivencia Agradecemos a los residentes del Conjunto Residencial Altos de los Almendros P. H, el cumplimiento y respeto por la norma. Para este año se continúa utilizando formato de llamados de atención, con los cuales se da inicio a debido proceso por desacatos, que ha sido poco necesario teniendo en cuenta las sanas prácticas de convivencia, con algunos desacatos, que han sido atendidos prontamente.
Presenta listado de las faltas más comunes en el Conjunto Residencial Poblado del Hato PH. ✓ Ruido por música a alto volumen en horas de la noche. ✓ Ruido en apartamentos. ✓ Tenencia inadecuada de mascotas. ✓ Mal uso del cuarto de basuras- reciclaje. ✓ Ropa tendida en balcones de los apartamentos. ✓ Comportamiento inadecuado en zonas comunes. ✓ Uso de taladro en horario no permitido.
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
Proyectos 2022 Puesta a punto de equipos de ascensores. Suministro e Instalación DPS en cuarto de maquinas de ascensores. Instalación apantallamiento de la copropiedad. Certificación de ascensores y puertas eléctricas bajo la norma NTC5926-2012. Instalación de citofonía de ascensores. Instalación de cámaras área perimetral y ascensores. Mantenimiento preventivo de red contra incendio. Instalación luminarias de emergencia en ambas torres (ruta de evacuación. Mantenimiento correctivo de parques infantiles. Mantenimiento de pasamanos, puertas vehiculares y peatonal. Poda controlada de individuos arbóreos y palmas a gran altura. Documentación, implementación, capacitación y seguimiento de los programas de ley SGSST y PMIRS, Habeas data y plan de emergencia. Adecuación cuarta de alimentación y descanso de empleados. Adecuación y embellecimiento de zona verde para mascotas. Pintura demarcación vehicular en sótanos de parqueaderos. Instalación de chapas inexistentes en puertas de acceso a terrazas, cuartos de reciclaje y baños de salón social. Instalación de citófono para anuncio de visitantes. Compra de sillas de ruedas y silla para uso de vigilantes en portería. Mantenimiento correctivo impermeabilización y pintura de cancha. Pintura de puntos fijos de toda la copropiedad. Cambio de aviso de la copropiedad. Cambio de red de agua potable y enchape de piso 98 en torre 1.
Agradecemos a todos los propietarios y residentes de la unidad, el acatamiento de las normas de Convivencia y el pago oportuno de sus obligaciones y compromisos adquiridos. Igualmente agradecemos a los empleados la dedicación a sus labores y a los integrantes del Consejo de Administración, Revisor Fiscal y Contadora, el acompañamiento y la disposición para tan ardua labor del año 2.021.
Néstor Iván Cataño. Presidente de Consejo
Mary Luz Gómez Moreno. Administradora R/L.
Proyecto de Presupuesto para el año 2022 Entendemos la situación económica que el país está viviendo y la copropiedad no es ajena a esta situación, el proyecto de presupuesto contempla un incremento del 5.62%, en la cuota de administración para los gastos ordinarios que requiere la copropiedad para operar, sin tener en cuenta todos los programas de ley que deben implementarse, mantenimientos correctivos, preventivos, embellecimiento, certificación de equipos de ascensor, seguridad y embellecimiento que requiere la unidad. Esto obedece a varios factores como: los incrementos anteriormente no realizados de acuerdo a la necesidad del Conjunto Residencial Altos de los Almendros, pues los gastos más representativos incrementan con el SMML y no con el IPC, sin embargo, esta es la propuesta. Se adjunta Presupuesto. Adicional al presupuesto ordinario hay requerimientos de ley que se deben cumplir, hay mantenimientos correctivos que no dan espera, pues pueden causar daños mayores que perjudiquen el patrimonio de cada uno de ustedes.
PROYECTOS SEGÚN PRIORIDA DE ALTOS DE LOS ALMENDROS P.H VALOR PROYECTO GENERALES APROXIMADO Cambio de red de agua potable y enchape de piso 98 en torre 1. Puesta a punto equipos de ascensores
$ 12.717.076 $ 11.385.000
Documentación, implementación, capacitación y seguimiento de los programas de ley SGSST y PMIRS, Habeas data y plan de emergencia. $ 8.520.000 Instalación de citofonía de ascensores. $ 7.448.688 Instalación de cámaras área perimetral y ascensores. Suministro e Instalación DPS en cuarto de máquinas de ascensores.
$ 6.500.000 $ 6.287.198 $ 6.200.000
Instalación apantallamiento de la copropiedad. Certificación de ascensores y puertas eléctricas bajo la norma NTC59262012. $ 3.600.000 Instalación luminarias de emergencia en ambas torres (ruta de evacuación. $ 9.157.862 Mantenimiento soldadura de pasamanos, puertas vehiculares y peatonal. Poda controlada de individuos arbóreos y palmas a gran altura.
$ 7.600.000 $ 6.500.000
Mantenimiento preventivo de red contra incendio. Mantenimiento correctivo de parques infantiles. Adecuación cuarta de alimentación y descanso de empleados. Instalación de citófono para anuncio de visitantes. Instalación de chapas inexistentes en puertas de acceso a terrazas, cuartos de reciclaje y baños de salón social. Adecuación y embellecimiento de zona verde para mascotas. Pintura demarcación vehicular en sótanos de parqueaderos. Compra de sillas de ruedas y silla para uso de vigilantes en portería.
$ 5.355.000 $ 4.250.000 $ 3.430.018 $ 1.350.000
$ 1.230.000 $ 1.500.000 $ 1.480.000 $ 800.000
Mantenimiento correctivo impermeabilización y pintura de cancha. Pintura de puntos fijos de toda la copropiedad. Cambio de aviso de la copropiedad. TOTAL
$ 105.310.842
Si tiene alguna duda, inquietud o sugerencia frente al proyecto de presupuesto, lo invitamos a enviarlas al correo electrónico craalmendros@gmail.com antes del 22 de marzo con el fin de resolverlas antes de la asamblea y así poder tomar decisiones que favorezcan a todos.