ROF-2012

REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI FUNCłIONARE (ROF)

Cuprins CAP I. Rolul, atribuŃiile generale şi structura de organizare CAP. II FuncŃiile Institutului pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale CAP.III Atributiile Institutului pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale CAP. IV Conducerea Institutului pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale 1. Preşedintele 2. Vicepreşedintele 3. Şefii de serviciu CAP. V AtribuŃii specifice 1. Audit Public Intern 2. Serviciul economic, contencios, administrativ 3. Centrul de documentare 4. Compartimentul de studii, analize şi cercetare 5. Consiliul ŞtiinŃific Consultativ CAP. VI DispoziŃii Finale

1

CAPITOLUL I Rolul, atributiile generale şi structura de organizare Art. 1 (1) Institutul pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale este aprobat prin Legea 396/2001 şi funcŃionează potrivit prevederilor Hotărârii Guvernului 893/2007 şi în conformitate cu prezentul Regulament de organizare şi funcŃionare.

(2) Institutul pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale funcŃionează ca instituŃie publică, cu personalitate juridică, în subordinea Guvernului şi în coordonarea Departamentului pentru RelaŃii Interetnice. În exercitarea atribuŃiilor sale, Institutul pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale, colaborează cu celelalte organe de specialitate ale adimistraŃiei publice centrale şi locale.

Sediul Institutului este în municipiul Cluj Napoca.

(3) Institutul pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale funcŃionează în conformitate cu organigrama aprobata prin H.G.893/2007.

CAPITOLUL II Functiile Institutului pentru Studierea Problemelor Minoritatilor Nationale Art 2. Institutul are ca scop studierea si cercetarea inter si pluridisciplinara a pastrarii, dezvoltarii si exprimarii identitatii etnice, aspectelor sociologice, istorice, culturale, lingvistice, religioase sau de alta natura ale minoritatilor nationale si ale altor comunitati etnice din Romania.

-functia de strategie, prin care se asigura elaborarea politicilor, strategiilor si programelor destinate minoritatilor nationale din Romania -functia de administrare a fondurilor bugetare stabilite anual -functia de reprezentare, prin care se asigura, in numele statului roman, reprezentarea pe plan intern si extern la toate evenimentele legate de domeniul specific de activitate -functia de autoritate de stat, prin care se asigura urmarirea si controlul aplicarii reglementarilor din domeniul sau de activitate

CAPITOLUL III AtribuŃiile Institutului pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale Art.3.

Institutul pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale are următoarele atribuŃii

principale: 2

a). elaborează, coordonează, efectuează şi contractează studii, analize şi cercetări inter şi pluridisciplinare, fundamentale, respectiv aplicate, privind diferitele aspecte ale păstrării, dezvoltării şi exprimării identităŃii etnice, culturale, lingvistice şi religioase în randul minorităŃilor naŃionale şi al altor comunităŃi etnice constituite în urma unor procese migraŃionale recente. b). organizează şi realizează programe în parteneriat cu instituŃii şi organisme internaŃionale c). elaborează, editează, tipăreşte şi difuzează în Ńară şi în străinătate publicaŃii, rapoarte de informare, precum şi alte materiale cu caracter ştiinŃific d). asigură participarea personalului Institutului la acŃiuni cu caracter ştiinŃific şi cultural, la reuniuni, precum, şi la alte acŃiuni având ca scop protejarea drepturilor cetăŃenilor apartinând minorităŃilor naŃionale e). iniŃiază şi organizează seminarii, colocvii, dezbateri, simpozioane, mese rotunde şi alte actiuni pe tema păstrării, dezvoltării şi exprimării identităŃii etnice, culturale şi lingvistice şi religioase în rândul minorităŃilor naŃionale. f).organizează vizite de documentare şi schimburi de experienŃă cu persoane din Ńară şi din străinătate în scopul cunoaşterii experienŃei altor sisteme de protecŃie a drepturilor cetăŃeneşti aparŃinând minorităŃilor naŃionale

CAPITOLUL IV Conducerea Institutului pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale Art.4 (1) Conform art 3, alin 1 din HG 893/2007, Institutul este condus de un preşedinte, ajutat de un vicepreşedinte.

(2) Preşedintele conduce activitatea Institutului şi o reprezintă în raport cu Guvernul, cu ministerele şi alte autorităŃi ale administraŃiei publice, cu organizaŃii, precum şi în raporturile cu persoane fizice şi juridice, din Ńară şi din străinătate.

(3) Vicepreşedintele este înlocuitorul de drept al preşedintelui şi exercită atribuŃii delegate de către acesta.

(4) În exercitarea atribuŃiilor sale preşedintele emite ordine şi instucŃiuni (5) Preşedintele Institutului îndeplineşte, conform legii, funcŃia de ordonator terŃiar de credite (6) Preşedintele are în subordonare directă servicii şi compartimente după cum urmează: a.serviciul economic, contencios şi administrativ b.compartimentul de audit c.compartimentul de studii, analiză şi cercetare d.centrul de documentare 3

(7) În activitatea sa, preşedintele este ajutat de un consiliu ştiinŃific consultativ format din 5 cercetători din cadrul Institutului, numiŃi prin ordinul presşedintelui. Acesta va acorda asistenŃă preşedintelui în exercitarea atribuŃiilor sale. Membri consiliului ştiinŃific se întâlnesc, cel puŃin o dată, pe lună.

Art.5. Şefii de servicii au următoarele atribuŃii: -îndrumă şi coordonează activitatea serviciului -asigură informarea permanentă a preşedintelui şi vicepreşedintelui în legătura cu problemele specifice serviciului -menŃin disciplina muncii în cadrul serviciului -pot reprezenta Institutul cu ocazia diferitelor întâlniri -asigură buna desfăşurare a serviciului şi urmăreşte îndeplinirea atribuŃiilor serviciului din subordine -exercită alte atribuŃii primite de la preşedintele şi vicepreşedintele Institutului -urmăresc şi aprobă corespondenŃa şi documentele intrate sau ieşite de la preşedinte şi vicepreşedinte şi care au fost repartizate serviciului respectiv

CAPITOLUL V AtribuŃii specifice Art 6. (1) Audit intern Se subordonează preşedintelui şi vicepreşedintelui conform organigramei.

Rolul structurii: -evaluarea obiectivă a măsurii în care sistemul de control intern al instituŃiei îndeplineşte obiectivele acesteia şi utilizează

resursele în mod economic, eficient, raportând conducerii

iregularităŃile constatate, propunând măsuri de corectare a acestora şi urmărind implementarea acestora.

-realizarea unui diagnostic clar al instituŃiei sub aspect tehnic, managerial şi financiar-contabil.

AtribuŃii: a) examinarea legalităŃii, regularităŃii şi conformităŃii operaŃiunilor, identificând erorile, risipa, gestiunea defectuoasă şi fraudele, şi pe această bază, să propună măsuri şi soluŃii pentru recuperarea pagubelor şi sancŃionarea celor vinovaŃi, după caz. b) examinarea sistemului contabil şi a fiabilităŃii acestuia, ca principal instrument de cunoaştere, gestiune şi control patrimonial şi al rezultatelor obŃinute. c) examinarea regularităŃii sistemelor de fundamentare a deciziilor, de planificare, programare, organizare, coordonare, urmărire şi control a îndeplinirii deciziilor.

4

d) evaluarea economicităŃii, eficacităŃii şi eficienŃei activităŃii sistemelor de conducere şi execuŃie din cadrul Institutului pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale şi la nivelul unui program/proiect utilizează resursele financiare, umane sau materiale pentru îndeplinirea obiectivelor şi obŃinerea rezultatelor stabilite e) efectuează activităŃi de audit public intern în instituŃie, pe baza legislaŃiei în vigoare şi a planului de audit aprobat f) întocmeste, rectifică şi prezintă spe aprobare conducerii instituŃiei programul de audit public intern g) identificarea slăbiciunilor sistemelor de conducere şi de control, precum şi a riscurilor asociate unor astfel de sisteme, unor programe/proiecte sau operaŃiuni şi propunerea de măsuri pentru corectarea acestora şi pentru dimensionarea riscurilor, după caz h) întocmeşte acte unilaterale care exprimă opinia proprie asupra constatărilor făcute i) întocmeşte act de control bilateral în conformitate cu normele metodologice în vigoare, înscriind deficienŃele, măsurile întreprinse în vederea remedierii acestora şi cele propuse a se lua, termenele şi persoanele răspunzătoare de realizarea lor, urmărind valorificarea acestora j) efectuează lucrări de sinteză şi analiză economică în legătură cu activitatea de audit potrivit dispoziŃiilor date de conducerea instituŃiei k) rezolvă şi execută orice alte sarcini primite în legătură cu munca şi activitatea sa, care nu contravine cu prevederile legale în vigoare, dispuse de către conducătorul instituŃiei. l) nu i se pot delega alte atribuŃii, decât cele de audit m) nu pot fi delegate atribuŃiile de auditor public unui alt funcŃionar public încadrat pe un alt post.

Auditul Public Intern este subordonat direct preşedintelui Institutului şi are relaŃii funcŃionale cu toate serviciile şi compartimentele din structura organizatorică a Institutului pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale. Are relaŃii de control cu toate compartimentele, serviciile şi activităŃile din structura organizatorică a Institutului pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale, pe care trebuie să le auditeze, cel puŃin, o dată la 3 ani.

Are relaŃii de reprezentare conform odinelor emise de către preşedintele Institutului, cu reprezentarea legislaŃiei în vigoare.

Art 7 .Controlul Financiar Preventiv are drept scop identificarea proiectelor de operaŃiuni care nu respectă condiŃiile de legalitate şi 5

regularitate şi/sau după caz, de încadrare în limitele şi destinaŃia creditelor bugetare şi de angajament şi prin a căror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public şi/sau fondurile publice.

Fac obiectul controlului financiar preventiv operaŃiunile care vizează îndeosebi: -angajamentele legale şi angajamentele bugetare -deschiderea şi repartizarea de credite bugetare -modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni a clasificaŃiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virări de credite -ordonanŃarea cheltuielilor -constituirea veniturilor publice, în privinŃa autorizării şi stabilirii titlurilor de încasare -concesionarea sau închirierea de bunuri aparŃinând domeniului public al statului sau al unităŃilor administrativ-teritoriale -vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri aparŃinând domeniului privat al statului sau al unităŃilor administrativ-teritoriale -alte categorii de operaŃiuni stabilite prin ordin al ministrului finanŃelor publice

Art 8. Serviciul economic, contencios şi administrativ (1) Activitatea economică se subordonează direct preşedintelui şi vicepreşedintelui şi este condusă de către un şef de serviciu. Acest serviciu are următoarele atribuŃii: -fundamentează şi stabileşte bugetul anual al Institutului şi îl trimite spre aprobare DirecŃiei Economice a SGG. -întocmeşte şi transmite DirecŃiei Economice a SGG situaŃia finanŃării lunare, pe baza aprobării sumelor în Comisia pentru probleme financiare -urmăreşte respectarea destinaŃiei fondurilor aprobate prin bugetul anual -primeşte, verifică şi înaintează SGG dările de seamă contabile, trimestriale şi anuale, întocmite pentru fondurile cheltuite -întocmeşte documentaŃia cu specific financiar legată de activitatea Institutului în vederea realizării programelor planificate -organizează, după caz, evenimente specifice, acŃiuni protocolare -solicită fonduri, lunar, pentru deschideri bugetare -organizează funcŃionarea cabinetului preşedintelui şi vicepreşedintelui - face demersurile necesare pentru designul şi funcŃionarea paginii web a instituŃiei - organizează munca de teren (2) Persoana cu atribuŃii pe resurse umane îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu legislaŃia în 6

domeniu şi se subordonează şefului serviciului economic, contencios şi administrativ şi va avea următoarele atribuŃii: -prezintă spre aprobare preşedintelui organigrama, statul de funcŃii şi orice alte lucrări/situaŃii în legătură cu structura personalului din aparatul propriu -întocmeşte propuneri pentru programul de muncă şi salarizare a muncii privind personalul instituŃiei, potrivit legilor în vigoare -întocmeşte şi actualizează statele de funcŃii pentru personalul din aparatul propriu, potrivit legii -execută lucrări privind evidenŃa şi mişcarea personalului, completează şi păstreaza cărŃile de muncă ale personalului din aparatul propriu -răspunde la orice solicitări în legătura cu resursele umane, prin corespondenŃa primită, conform Legii 544/2001 privind accesul liber la informaŃiile de interes public -întocmeşte documentele necesare la încadrarea în muncă pentru personalul nou angajat (contracte de muncă, ordine de angajare şi modificări salariale conform legislaŃiei, adrese de trasfer, etc) -organizează concursuri pentru posturile vacante, primeşte şi verifică dosarele de prezentare la concurs şi toate documentele

necesare unei bune desfăşurări a consursului conform HG nr

1209/2003 -verifică şi Ńine evidenŃa dosarelor de personal pentru întreaga instituŃie -întocmeşte ordine privind încadrarea, delegarea, detaşarea, transferarea, promovarea, sancŃionarea, pensionarea şi definitivarea personalului din cadrul aparatului propriu al ISPMN şi orice alte ordine ale preşedintelui Institutului -Ńine la zi evidenŃa sporului de vechime pentru personalul din aparatul propriu şi a concediilor medicale ale salariaŃilor -Ńine evidenŃa fişelor de post pentru personalul din Institut -întocmeşte programul de perfecŃionare pentru personalul Institutului -colaborează cu celelalte servicii, compartimente ale Institutului

(3) Juridic, Contencios Departamentul contencios este condus de către consilierul juridic, acesta se subordonează preşedintelui şi vicepreşedintelui şi are următoarele atribuŃii: -întocmeşte documentaŃii, în vederea elaborării actelor normative -elaborează şi avizează texte de acte normative, formulează expuneri de motive, îndeplineşte acŃiunile premergătoare înaintării acestora Guvernului -primeşte şi examinează cererile şi sesizările adresate de către instituŃii, organizaŃii sau persoane 7

fizice -acordă asistenŃă juridică compartimentelor din cadrul ISPMN -urmăreşte şi analizează actele normative în vigoare, publicate în Monitorul Oficial al României aducându-le la cunoştinŃa conducerii şi a serviciului interesat -vizează ordinele emise de către preşedintele ISPMN -menŃine relaŃii de colaborare cu organele de specialitate din administraŃia publică şi cu organizaŃiile specializate în problematica minoritpŃilor naŃionale

(4) Administrativul Activitatea administrativă se desfăşoară în cadrul Serviciului economic, administrativ şi contencios, iar personalul se subordonează şefului acestui serviciu. Personalului care se ocupă de problemele administrative ale ISPMN îi revin următoarele sarcini: -aprovizionare cu bunuri destinate să ajute la desfăşurarea activităŃii Institutului şi gestionarea acestor bunuri -depozitarea, administrarea, conservarea, păstrarea mijloacelor fixe, mobile şi imobile aflate în gestiunea ISPMN -participă la selectarea ofertelor împreună cu ceilalŃi membri ai comisiei la selecŃii de oferte -se ocupă de întreŃinerea mijloacelor de transport ale ISPMN -urmăreşte efectuarea şi întreŃinerea curăŃeniei în birouri

Art. 9. Centrul de documentare (1) În cadrul centrului vor funcŃiona un număr de 8 (opt) cercetători. Acesta va fi coordonat de către un şef, numit de către preşedintele instituŃiei.

(2) Personalul centrului de documentare desfăşoară munca specifică de colectare date, sondaje prin corespondenŃă, planificare şi executare anchete sociologice, cercetări bibliografice, etc. Adună şi înaintează propuneri pentru achiziŃie de cărŃi, inventariază şi gestionează biblioteca, interviurile scrise, fonoteca, videoteca şi alte documente cu regim de funcŃionare şi pentru publicul larg.

(3) Personalul centrului de documentare este responsabil pentru editarea buletinelor informative şi rapoartelor de cercetare publicate de Institutie, responsabil pentru dezvoltarea conŃinutului paginii web a instituŃiei. Este responsabil de înregistrarea şi arhivarea diferitelor documentare legate de istoria instituŃiei, elaborând în permanenŃă o cronologie instituŃională.

(4) Asistă cercetătorii în proiectele lor individuale de documentare, numai cu aprobarea scrisă a 8

preşedintelui.

(5) Asigură traducerea anumitor documente specifice.

(6) Cercetătorii angajaŃi la centrul de documentare vor avea un sistem de evaluare specific volumului muncii lor şi atribuŃiilor lor specifice.

(7) Centrul de documentare va

administra

echipamentele specifice muncii de colectare şi

diseminare a rezultatelor.

(8) Cercetătorii din centrul de documentare pot iniŃia şi cercetări individuale.

(9) Organizează evenimente specifice, simpozioane , conferinŃe, etc, contribuie la multiplicarea materialelor. Centrul de documentare va produce materiale pentru promovarea imaginii instituŃiei. Munca de teren este pregătită cu sprijinul serviciului economic, contencios şi administrativ.

Art 10. Compartimentul de studii, analiză şi cercetare (1) În cadrul acestui compartiment vor funcŃiona un număr de şaptesprezece (17) cercetători, va fi coordonat de către un şef numit de către preşedinte.

(2) Elaborează studii, cercetări, recenzii în domeniul cercetării minorităŃilor naŃionale. Elaborează proiecte de cercetare şi depune propuneri de finanŃare la diverşi finanŃatori, cu avizul preşedintelui. Păstrează şi dezvoltă legături cu organizaŃii ale minorităŃilor naŃionale, promovează schimbul de experienŃă cu alte instituŃii de cercetare. Contribuie la dezvoltarea paginii web, redactează buletine informative, şi rapoarte de cercetare pe domenii specifice, duce la îndeplinire variate sarcini specifice încredinŃate de către preşedintele institutului (interviuri, cercetare documente, participare la conferinŃe şi manifestări cultural ştiinŃifice).

(3) Cercetătorii angajaŃi ai institutului reprezintă şi promovează interesele şi imaginea Institutului, în

primul

rând.

De

la

cercetătorii

angajaŃi

permanent

se

aşteaptă

fidelitate

instituŃională(raportarea rezultatelor, producŃiei ştiinŃifice obŃinute în cadrul instutuŃiei ca şi contribuŃie ştiinŃifică instituŃională).

(4) Drepturile de autor se vor reglementa în funcŃie de fiecare caz. . Drepturile de autor pentru producŃie ştiinŃifica se reglementeaza conform legislaŃiei în vigoare, instituŃia îşi rezervă dreptul de a prelua drepturile de autor, pentru o anumită perioadă stabilită de comun acord şi pe bază de contract.

(5) Cercetătorii beneficiază de sprijin financiar pentru derularea proiectelor proprii în funcŃie de posibilităŃile instituŃiei, de priorităŃile stabilite de către conducerea instituŃiei şi în funcŃie de contractele proprii.

9

(6) PerformanŃele scăzute, lipsa de implicare şi motivaŃie, refuzul de a îndeplini sarcini specifice vor atrage sancŃionarea, putând duce la rezilierea contractului individual de muncă. AngajaŃii instituŃiei trebuie să promoveze prin munca şi atitudinea lor valorile egalităŃii, toleranŃei, transparenŃei; manifestările lor publice putând prejudicia imaginea instituŃiei.

Art 11. Consiliul ştiinŃific consultativ (1) Consiliul ştiinŃific este format dintr-un număr de cinci cercetători, angajaŃi ai Institutului.

Acesta va fi coordonat de către un secretar ştiinŃific numit de către preşedinte din cadrul membrilor consiliului.

(2) Consiliul ştiinŃific se va întâlni lunar sau ori de câte ori este nevoie. Este convocat de către preşedinte sau se poate întruni la iniŃiativa a trei membri.

(3) Cercetătorii din consiliul ştiinŃific vor fi propuşi de către cercetătorii angajaŃi ai Institutului, în cadrul unei şedinŃe comune. Se va avea în vedere reprezentarea în Consiliul ŞtiinŃific a ambelor compartimente; centrul de documentare şi compartimentul de studii.

(4) Consiliul ştiinŃific acordă asistenŃă preşedintelui în exercitarea atribuŃiilor sale.

(5) Calitatea de membru în Consiliul ştiinŃific încetează prin solicitare scrisă sau prin ordin al preşedintelui. Numirea este pentru o perioadă de 1 an, dar preşedintele poate prelungi mandatul acestora fără consultarea cercetătorilor. Cercetătorii au libertatea de a formula contestări la adresa unor membri ai acestei structuri, rămânând ca preşedintele să delibereze .

(6) Consiliul ştiinŃific contribuie la orientarea politicii de dezvoltare strategică a institutului.

(7) Şefii celor două departamente(de studii şi centrul de documentare) pot să fie cooptati în Consiliul ştiinŃific (8) Această structură funcŃionează ca juriu pentru proiectele interne de cercetare.

(9) AtribuŃii; -elaborează criteriile evaluării ştiinŃifice- în maxim două luni de la numire -evaluează standardele profesionale ale publicaŃiilor apărute în cadrul Institutului -face propuneri pentru iniŃierea unor proiecte de cercetare instituŃionale, -face propuneri de colaborare cu alte instituŃii de profil, -elaborează capitole specifice din planul strategic de dezvoltare -poate înainta propuneri pentru promovare în gradul ştiinŃific al cercetatorilor -elaboreaza rapoartelor anuale privind cercetarea stiintifica a Institutului

10

CAP. VI DispoziŃii Finale Art 21. Prevederile prezentului Regulament se completează cu dispoziŃii legale care privesc organizarea,

funcŃionarea şi reglementarea activităŃii Institutului pentru Studierea Problemelor

MinorităŃilor NaŃionale precum şi cu ordinele preşedintelui emise în acest domeniu.

Art 22. Prezentul regulament se aprobă şi se pune în aplicare prin ordin al preşedintelui Institutului pentru Studierea Problemelor MinorităŃilor NaŃionale Art 23. DispoziŃiile prezentului Regulament vor fi aduse la cunoştinŃa salariaŃilor prin grija şefilor de serviciu şi compartimente.

Art 24. Nerespectarea regulamentului de organizare şi funcŃionare atrage după sine măsurile corespunzatoare în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

11