UNIDAD TEMATICA No. IV
LEONOR SANDOVAL GÓMEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
INTRODUCCION AL ANALISIS I ARMENIA ABRIL 03 DE 2016
DICCIONARIO DE DATOS
LEONOR SANDOVAL GÓMEZ
ANDRY JOHAN MORENO GARZON DOCENTE
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA INTRODUCCION AL ANALISIS I ABRIL 03 DE 2016
INTRODUCCION
La elaboración del trabajo de la unidad IV Diccionario de Datos, consistió en apersonarnos de un proceso de flujo de datos de nuestro ambiente laboral, y plasmar el proceso vivencial en el desarrollo cognitivo de la temática de la Unidad IV. Construir el Diccionario de Datos a partir de una vivencia real, fue muy experiencia muy fructífera para alcanzar los objetos propuesto en la unidad temática. El desarrollo del trabajo que a continuación se despliega, nos va allanando el camino, para ser unos profesionales íntegros, con gran capacidad de análisis, para visualizar en un problemática, un potencial de posibilidades, para así contribuir a la innovación que se requiere de un Profesional en Ciencias de la Información
UNIDAD TEMÁTICA No. 4 DICCIONARIO DE DATOS 1. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información, utilice técnicas de las vistas en la Unidad II como las entrevistas y/o cuestionarios para identificar el sistema de información existente, y realice cada uno de los siguientes puntos: Área de trabajo: Capital Humano, oficina de contrataciones a. Identifique los procesos que se realizan en el área (flujo de información). ESTUDIO DE MODA S.A. Dirección Administrativa y Financiera
Dirección Capital Humano
Oficina: Contrataciones
Responsable: Ángela María Morales
Proceso elaboración de contrato Descripción del procedimiento No. 1 Elaborar y tramitar contrato de personal administrativo Dependencia
Responsable
Sub-proceso
Actividad
Dependencia
Jefe de dependencia
01
Diligencia formato “solicitud de contrato” justificando la necesidad y el tipo de contrato: laboral o prestación de servicios
Planeación
Analista de Planeación
02
Si se trata de un cargo nuevo en la planta de personal, estudio la viabilidad de la solicitud
Financiera
Director
03
Analiza disponibilidad presupuestal y carga presupuesto
Financiero Capital Humano
Oficina de Contrataciones
Coordinadora de Afiliaciones
Dirección Capital Humano
Coordinadora de oficina de contrataciones Analista de Afiliaciones
04
Aprueba la solicitud
05
Incorpora el cargo a la planta de personal
06
Realiza el proceso de selección
07
Envía hoja de vida de la persona seleccionada la oficina de contrataciones
08
Elabora el contrato con dos copias y la transfiere a la Coordinación de Afiliaciones con la hoja de vida
09
Hace firmar el contrato, y las afiliaciones a Seguridad Social y al Sistema de Compensación
10
Envía expediente laboral a archivo, y copia de hoja de vida, a Trabajo Social, para proceso de Inducción laboral
b. Identifique cual es la finalidad de cada una de las actividades: Asegurar viabilidad del cargo, la correcta selección, y contratación con las garantías de ley. c. Qué pasos se siguen para llevarla a cabo. 1.- Solicitud del contrato, justificación del cargo, y tipo de contrato 2.- Viabilidad de la solicitud 3.- Disponibilidad presupuestal 4.- Aprobación solicitud
5.- Incorporación del cargo a la planta de personal 6.- Proceso de selección 7.- Proceso de contratación 8.- Proceso de Afiliación al Sistema de Seguridad Social y Compensación Familiar 9.- Proceso de Inducción laboral d. Donde se realizan estos pasos. Oficina de Planeación, Dirección Financiera, Dirección de Capital Humano, Oficina de Contrataciones, Oficina de Afiliaciones.
e. Cuanto tiempo tardan en efectuarlos. Proceso
Tiempo respuesta
A partir de
Responsable
Necesidad de cargo
5 días
Recibo la solicitud del contrato
Analista de Planeación
Disponibilidad presupuestal
5 días
Aprobación solicitud del Contrato
Director Financiero
Selección
5 días
Aprobación disponibilidad presupuestal
Dirección Capital Humano
Contratación
2 días
Selección
Coordinación de
candidato
Contrataciones Coordinadora de Afiliaciones
Afiliación
2 días
Firma de Contrato
Inducción
5 días
Afiliación Sistema Oficina Trabajo Seguridad Social Social y Compensación
f. Con qué frecuencia la realizan Cada vez que se requiera g. Quienes emplean, donde se realizan estos pasos (información). Dirección Capital Humano, Coordinación de Contrataciones, Afiliaciones, Oficina de Trabajo Social, Archivo. La Dirección de Capital Humano, extrae información personal, laboral del nuevo empleado, la Coordinación de Contrataciones, sobre la historia laboral, la Coordinación de Afiliaciones, sobre historial de vinculación al Sistema de Seguridad Social y Compensación Familiar, Oficina de Trabajo Social, extrae información cualitativa del nuevo empleado, y la oficina de Archivo, custodia la información condensada en el expediente laboral. h. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente, así como los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones.
a.- Beneficios Garantía de contratación efectiva y requerida de acuerdo a los objetivos que traza la Gerencia General. b.- Utilidad Selección de personal idóneo que garantiza la correcta ejecución del manual de funciones c.- Fallas Ninguna, porque el proceso es integral, lo que permite selección efectiva y el proceso de contratación, selección, afiliaciones, cuenta con permanente revisiones de continuas mejoras. i. Especifique qué técnica se utilizó y adjunte soportes. Técnica utilizada cuestionario aplicado aleatoriamente a personal vinculado 1.- ¿El proceso de contratación se realizó en los dos días que tiene estipulado la Empresa? SI______ NO_______ 2.- ¿El proceso de afiliación al Sistema de Seguridad y Compensación, se efectuó en los dos días que tiene previsto la empresa? SI___ NO_____ 3.- ¿El proceso de inducción, tuvo el permanente apoyo de la Oficina de Trabajo Social? SI______ NO_______ 4.- ¿Recibió apoyo de las áreas con las que interactúo durante el proceso de inducción? SI______ NO_______ 5.- ¿Se debe disminuir el tiempo del proceso de inducción? SI____ NO_____
3. Realice un diccionario de datos basรกndose en el Diagrama de Flujo de Datos realizado en el punto anterior, en el diccionario de datos se debe identificar: a. Descripciรณn de flujo de datos (Describir uno). Nombre del flujo de datos: Solicitud contrato Descripciรณn: Detalla la necesidad del cargo para la empresa, y el tipo de contrataciรณn requerida Proviene del proceso: Para el proceso:
1.- Justificar necesidad del cargo 2.- Elaborar contrato de trabajo
b. Descripciรณn de estructuras de datos (Describir uno). Formato solicitud contrato c. Descripciรณn de elementos de datos (Describir uno). Formato solicitud contrato Elementos Fecha de solicitud Requerimiento del cargo Tipo de contrataciรณn Remuneraciรณn salarial Nivel de dependencia d. Descripciรณn de almacenes de datos (Describir uno). Almacรฉn de datos: Directorio de EPS Descripciรณn: Solicitud del trabajador de afiliarse a la Empresa Promotora de Salud, a la que ha estado afiliado. Anexa documentaciรณn de su grupo familiar. Flujo de datos recibidos: Selecciรณn Firma contrato
e. Descripción de procesos (Describir uno). Nombre del proceso: Elaboración del Contrato de Trabajo Descripción: Elaborar del contrato de trabajo después que el aspirante ha superado todas las pruebas requeridas para el ingreso a la empresa. Entrada:
Aprobación vinculación Aprobación selección
Salida:
Vinculación Sistema Seguridad Social y Compensación Expediente laboral
Resumen de la lógica 1.- Determinada área de la empresa requiere para su equipo de trabajo un nuevo integrante. Diligencia el formato solicitud de contrato. 2.- Se analiza viabilidad de la contratación por parte del área financiera 3.- Se revisa disponibilidad presupuestal por parte del área financiera 4.- Se aprueba el nuevo cargo por parte del área financiera 5.- Se selecciona el personal, por parte del área de capital humano 6.- Se elabora contrato de trabajo 7.- Se vincula al nuevo trabajador al sistema de seguridad social y compensación 8.- El nuevo trabajador pasa a proceso de inducción 9.- Se archiva expediente laboral
BIBLIOGRAFIA
GarcĂa, Jorge. Diccionario de Datos. Disponible en la web en: http://es.slideshare.net/jorgemgr94/diccionario-de-datos-25151513