UNIDAD 3
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION, Y LA DOCUMENTACIÒN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVÍSTICA
GESTION DOCUMENTAL I
ARMENIA MAYO 22 DE 2015
TAREA UNIDAD TRES
FORMACIÒN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
LEONOR SANDVAL GOMEZ
MARIA NANCY URIBE CUELLAR Docente
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION, Y LA DOCUMENTACIÒN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL I
ARMENIA MAYO 22 DE 2015
Este trabajo consistió en salir al exterior de nuestra formación, a la mata de del quehacer archivístico, para entrarnos en la práctica de la formación de los archivos. Se realiza la actividad en campo, para tomar consciencia conocimiento
de
la
directo
importancia de
las
y
el
fuentes
documentales y su proceso archivístico. Se justifica su elaboración, porque con la práctica
por
fuera
de
los
conceptos
académicos se profundizan en el saber.
Vista Archivo privado Entidad Estudio de Moda S.A. N.I.T. 890.926.803-1 Calle 16 No. 55-129 Medellín
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Tipo de documento Documento Contrato de Arrendamiento: Etapa pre-archivística: Este documento nace de la expectativa del objeto social de la empresa: comercio al por menor de prendas de vestir. Se reciben ofertas de locales en diferentes ciudades, centros comerciales, dentro de los centros comerciales; se tienen en cuenta ubicación, área y valor del metro cuadrado. Luego de escogida la mejor propuesta en cuanto a ubicación, número de metros cuadrados y costo total de local, se procede al nacimiento del documento llamado “Contrato de Arrendamiento”. Para la elaboración del contrato, por parte del área jurídica, el Director Ejecutivo, debe pasar los datos de la negociación consignados en el siguiente formato. (documento facilitativo) Etapa pre-archivística del documento “Contrato de Arrendamiento”
Momento de planificación: en este momento, el área jurídica hace reconocimiento de las Partes que intervendrán en la firma del contrato, con el documento “Certificado de Existencia y Representación Legal” y copia de las cédulas de los que firman en representación de las sociedades (documentos de apoyo) Momento de la tramitación: con base a los datos consignados de la negociación, se planea la información que contendrá el Contrato: Descripción del Arrendador y Arrendatario Fechas de constitución de las Sociedades (arrendador y arrendatario) Documento de identificación del arrendador y arrendatario Descripción del inmueble y/o local Valor del canon de arriendo Término del contrato Pago de servicios públicos Pagos de cuotas de administración Obligaciones de las partes Causales de terminación Clausula penal Garantías Domicilio del arrendador y arrendatario Fecha de suscripción Aceptación y firmas Toda esta información queda plasmada en soporte papel Luego de elaborado el documento, empieza el recorrido, se pasa a revisión al área financiera y simultáneamente al Arrendador, se espera aprobación de las Partes, luego se pasa a firma del Arrendatario, se envía a reconocimiento por parte de Notario, y luego el documento se envía físico en dos ejemplares al Arrendador, para que este haga el mismo procedimiento, y luego devuelva un ejemplar. Aquí termina la etapa pre-archivística e inicia la etapa archivística, porque el contrato, tiene marcada una duración de cinco años. Etapa Archivística: El documento “Contrato de Arrendamiento”, se recibe por parte del Arrendador y pasa a formar parte de la serie documental “Contratos de Arrendamiento con Terceros”. Y se constituye en fuente de derechos y deberes de las Partes, debe permanecer en el archivo de gestión por la vigencia del Contrato; cinco años. Valor del documento “Contrato de Arrendamiento” Archivo de Gestión: Con la elaboración del documento, queda plasmada la gestión del Director Ejecutivo, en dar curso al objeto social de la empresa; comercialización de prendas de vestir, y para ello se requiere de un lugar, para exhibir la prendas y lograr la comercialización. Las condiciones aceptadas por el Arrendador y Arrendatario, constituyen deber-derecho para cada uno, durante el tiempo de inicio y fin del contrato.
Archivo Central: En esta fase el documento es traslado, debido a que ha concluido su etapa inicial, pero por precaución se conserva para consulta esporádica o como prueba de la relación sostenida con el Arrendador. Archivo Histórico: De la serie documental “Contrato de Arrendamiento con Terceros”, en el archivo central se realiza un muestreo de este tipo documental y sólo se ubican en esta etapa, los contratos que hayan tenido gran relevancia. Características del documento “Contrato de Arrendamiento” Caracteres Externos Caracteres internos Clase Texto escrito Entidad Productora Estudio de Moda Tipo Listado de Cláusulas Origen funcional Uso de bien ajeno Formato Legajo Fecha y lugar Vigencia del Contrato Forma Dos originales Contenido Regula condiciones de uso del bien ajeno. La importancia del documento “Contrato de Arrendamiento”: Etapa Pre-archivística: Aquí las Partes (el arrendador y el arrendatario), están en máxima expectativa porque ambos están en pos de objeto social empresarial; el uno usufructuar del bien, y el otro la comercialización de productos. Etapa Archivística: Aquí las Partes, pueden en cualquier momento hacer uso de los deberes y derechos, que a través de las condiciones acordadas están consignadas en el documento. Dos series que se deban conservar y porqué: Contratos de Arrendamiento con Terceros Facturas de Ventas Contratos de Arrendamiento con Terceros Su conservación es importante, porque ello prueba la relación comercial sostenida con terceros por el uso de bienes ajenos, la explotación del objeto social, el cumplimiento de las obligaciones acordadas con Arrendadores Facturas de Ventas Su conservación es importante, porque con ellas se prueba los ingresos recibidos, el pago de obligaciones tributarias, son fuentes primarias de informes contables y financieros. Principio de procedencia En los archivos visitados, sí se tiene en cuenta este principio, dado que sólo existe un productor de documentos, caso concreto Estudio de Moda S.A. y el Servicio de Aprendizaje Sena. Principio de orden original En los archivos visitados, sí se cumple este principio. En Estudio de Moda S.A.
La serie Factura de ventas, se archiva en orden consecutivo, quedando el último número de primero. La serie Contrato de Arrendamiento con Terceros, los documentos se archivan en la secuencia en que se van produciendo. Tablas de Valoración Documental En Estudio de Moda S.A. La serie Factura de venta, le otorgan los siguientes valores: Valor Administrativo, se constituyen en soporte de los pedidos de los clientes, Valor Jurídico, se constituyen como prueba de reclamación de derechos Valor Legal, sirve de prueba para liquidación de impuestos Valor Fiscal, sirve de soporte de ingresos tributarios para el Estado Valor Contable, sirve de soporte para contabilizar ingresos La serie Contratos de Arrendamiento con Terceros Valor Administrativo, constituye prueba de la tramitología ejecutada para la toma de decisión de arrendar un local Valor Jurídico, constituye prueba de deberes y derechos entre Arrendador y Arrendatario Valor Legal, sirve de prueba para el pago de impuestos Valor Fiscal, sirve de soporte de ingresos tributario para el Estado, por la generación de renta al Arrendador Valor Contable, sirve de soporte para los egresos por parte del Arrendador. Tablas de Retención Documental En Estudio de Moda S.A. No existen tablas de Retención Documental Proceso de creación de un documento En Estudio de Moda S.A. Serie Contratos de Arrendamientos con Terceros Se crea la necesidad de responder aceptando oferta del arrendador del inmueble Se proyecta la comunicación por parte de la Asistente Administrativa Se utiliza la norma NTC 3393 La proyección de la comunicación es revisada por el área jurídica Se pasa a firma del Representante Legal Se pasa al área de gestión documental, para envío al destinatario Se le realiza seguimiento a respuesta por parte del destinatario Al responder el destinatario se archiva en el expediente del Contrato Se conserva todo el expediente en el archivo de gestión por el tiempo de vigencia del contrato Se traslada luego de culminada la vigencia del contrato al Archivo Seminactivo.
Norma que rige el archivo de Estudio de Moda S.A. Por ser empresa privada, no lo rige ninguna norma, ni acatan la normatividad del AGN.
Breve explicación de las etapas de formación de los archivos, según el ciclo vital de los documentos. Pasan los documentos por tres etapas vitales: Primera Edad Momento de la planificación; en este estadio, los documentos son potenciales para la mente del productor, porque tiene proyectado su nacimiento, en esta fase piensa como lo dará a luz, en que soporte lo plasmará, piensa si será convincente y si obtendrá lo que espera, de igual forma planea como hacer llegar este “recién nacido”, a la “cuna”, o sea al destinatario. Momento de la tramitación, en este estadio, considera el productor, como vende a través de la imagen y la presentación del documento su “idea”, y se lanza a distribuirlo, esperando resultados. Se reciben respuestas, se aceptan ofertas, se suscriben acuerdos, se inician términos, el documento está en su “furor”. Segunda Edad Momento de la vigencia, con base a al ofrecimiento, se constituye el documento en prueba de algo, en que debe culminar un término se cumpla, para que sucedan cosas. Así el documento tiene poder, porque brinda derechos y obligaciones en un tiempo determinado. Momento precaucional, ha concluido el tiempo que fijaba plazos para beneficio, así las cosas el documento ya no otorga derechos y deberes, pero aun así, hay que considerar los rezagos que puede emanar de los beneficios recibidos, y el documento pasa a la precaucionalidad. Tercera Edad En este estadio, el documento, puede superar toda expectativa por parte de su productor, y convertirse en único, importante para la historia, en fuente de información, cultura de las futuras generaciones. Cambios en el formato “Encuesta Estudio Unidad Documental” Demarcaron en dos secciones el formato: Nombre de la Oficina y Unidades Documentales U.D. En la primera sección denominada “ nombre de la oficina”, cambiaron: Fecha de Creación por: Fecha de última asignación de funciones. Cambiaron: Documentos que genera por Unidades documentales que tramitan En la segunda sección denominada “Documentos”, cambiaron por Unidad Documental.
Y en todo el cuerpo de esta sección, cambiaron la denominación “documento” por Unidad Documental. En síntesis, el formato actualmente está contextualizado para el evento a lo que sirve. El estudio de la unidad documental, y no como antes que se refería al documento.
ARCHIVO ENTIDAD PÚBLICA Entidad Servicio Nacional de Aprendizaje Sena Regional Antioquia Chocó COD. 920410 Complejo Norte Centro de Tecnología de la Manufactura Avanzada Barrio El Pedregal Medellín
Tipo de documento Solicitud de empleo
Este documento-formato-, es diligenciado por el futuro aspirante a ocupar un cargo en el SENA, contiene información personal, familiar, académica, referencias personales, laborales y la foto de aspirante, firma con su huella digital Etapa pre-archivística del documento “Solicitud de empleo” Momento de planificación: Se da desde el mismo momento en que se requiera llenar una vacante, por distintos medios se avisa del cargo vacante y el aspirante, diligencia el formato, el cual contiene información necesaria que retrata al aspirante, la información es plasmada en soporte físico, y su recorrido es de las manos del aspirante al puesto de un analista de recursos humanos. Momento de la tramitación: El documento Solicitud d empleo, es analizada por el Profesional de Recursos Humanos, quien evalúa al posible candidato a ocupar el cargo, en todos sus aspectos, y emite solicitud de entrevista. El candidato acude a entrevista, en la que se avalúa aspectos personales, familiares , académicos, experiencia. Luego de esto pasa a los exámenes médicos de ingreso, y se condensa la información sobre la contratación en el documento Resolución de Contratación. Aquí en este momento termina la etapa de tramitación e inicia la vigencia del documento “Resolución de Contratación”, que formará parte del expediente Historias Laborales Etapa Archivística: El documento “Resolución de Contratación”, se recibe por parte del área de Recursos Humanos y pasa a formar parte de la serie documental “Historias Laborales”. Y se constituye en fuente de derechos y deberes de las Partes, debe permanecer en el archivo de gestión por el tiempo estipulado por ley Valor del documento “Solicitud de empleo” Archivo de Gestión: Con la elaboración del documento, queda plasmada la gestión del Director de Recursos Humanos, de proveer e l recurso humano. Archivo Central: En esta fase el documento es traslado, debido a que ha concluido su etapa inicial, pero por legislación esta debe conservarse por 80 años. Archivo Histórico: Esta serie documental, es casi de conservación de por vida. Características del documento “Solicitud de Empleo” Caracteres Externos Caracteres internos Clase Texto escrito Entidad Productora Persona Natural Tipo Listado de Información Origen funcional Ofrecimiento Actitudes Formato Legajo Fecha y lugar Vigencia de la Resolución de Contratación Forma Un original Contenido Información personal.
La importancia del documento “Solicitud de Empleo”: Etapa Pre-archivística: Aquí las partes : Aspirante y Empleador están en máxima expectativa porque ambos están en pos de mutuos beneficios. Etapa Archivística: Aquí las Partes, pueden hacer uso del derecho de Contratante y empleado. Dos series que se deban conservar y porqué: Contratos de Prestación de Servicios Personales Historias Laborales
Contratos de Prestación de Servicios Personales Su conservación es importante, porque ello prueba la relación comercial sostenida con terceros por prestación de servicios, en cumplimiento de los objetivos y ejecuciones presupuestales Historias Laborales Su conservación es importe, porque esta serie contiene diversas tipologías documentales, entre ellas, la de causación de derechos, como Seguridad Social y Pensional Principio de procedencia Sí se tiene en cuenta este principio, dado que sólo existe un productor de documentos, caso El Servicio de Aprendizaje Sena. Principio de orden original Se cumple este principio. La serie Historia Laborales, está compuesta, por tres capítulos: Trayectoria Laboral, Educación-Capacitación y Vacaciones, Licencias y Permisos, se archiva cada tipología documental, en orden cronológico. La serie Contrato de Prestación de Servicios Personales, está compuesta por cuatro etapas (Preparatoria, Pre-Contractual, Contractual y Post-Contractual), y las diferentes tipologías documentales se archivan en orden cronológico En el SENA, las Historias Laborales, se componen de tres capítulos y los documentos en el expediente se archivas en orden cronológico. Los Contratos de Prestación de Servicios Personales constan de cuatro etapas (Preparatoria, Precontractual, Contractual, Pos contractual) Tablas de Valoración Documental En el SENA La serie Historias Laborales le otorgan los siguientes valores: Valor Administrativo, se constituyen en soporte de derecho-deber Valor Jurídico, se constituyen como prueba de reclamación de derechos Valor Legal, sirve de prueba para liquidación de impuestos Valor Fiscal, sirve de soporte de ingresos tributarios para el Estado
Valor Contable, sirve de soporte para contabilizar egresos La serie Contratos de Prestación de Servicios Personales Valor Administrativo, constituye prueba del trámite de Proveeduría Valor Jurídico, constituye prueba de deberes y derechos entre Contratante y Contratista Valor Legal, sirve de prueba para el pago de impuestos Valor Fiscal, sirve de soporte de ingresos tributario para el Estado, por la generación de renta al Contratista Valor Contable, sirve de soporte para los egresos por parte del Contratista. Tablas de Retención Documental El SENA, como entidad del Estado, está obligada y por ende tiene implementada las Tablas de Retención Documenta Proceso de creación de un documento En el SENA, existe manuales para producción, elaboración de documentos Norma que rige el archivo de SENA Por ser empresa del Estado, se rige por la Normatividad del Archivo General de la Nación.
BIBLIOGRAFIA Archivo General de La Nación, Mini Manual No. 1 Organización de Documentos de Archivos Archivo General de La Nación, Mini Manual No. 4 Tablas de Retención Documental Pulido Daza, Nelson Javier, Valoración Documental