Manual de gestión por competencias del Talento Humano by valeriabazante

MANUAL DE GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

Contenido  COMPETENCIAS …………………………………………...……… pag 4 o Caracteristicas de una persona competente………………….....pag 5 o Tipos de competencias laborales…………………………….…pag 6 o Entrevista por competencias …………………………………...pag 7  Posibles areas a evaluar durante de la entrevista ………..pag 8  Tipos de preguntas ……………………………………... pag 9  MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DE CARGOS……..pag 10 o ¿ Que es un MFPC ? ………………………………………….. pag 10 o ¿ Porque elaborar un MFPC……………………………………pag 10 o ¿Cómo elaborar un MFPC?.........................................................pag 11 o ¿Quiénes deben usar el MFPC ?................................................ pag 11  DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO ……………………..pag 12 o ¿Cómo analizar o describir un puesto de trabajo?.......................pag 12 o ¿para que una descripcion de perfil de cargos? …………...….. pag 13  ANALISIS DE PUESTO DE TRABAJO MODELO DE ENTREVISTA .pag 14  FICHA TECNICA: DESCRIPCION DE CARGOS ……………….. Pag 15  CONCLUSIONES ………………………………………………….. pag 16  GLOSARIO…………………………………….........……………… pag 17  BIBLIOGRAFIA …………………………...…………………….. pag 18-19

Competencias Las competencias representan un rasgo de unión entre las características individuales y las cualidades requeridas para conducir las misiones profesionales descritas en el manual de funciones El objetivo primordial de este manual es generar un instrumento detallado e integral que contenga información en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la misma. De esta manera, evitar funciones y responsabilidades compartidas. El manual de funciones hace que los procesos en la organización sean más productivos y eficientes.

¿Qué es competencia? El concepto de competencia es multidimensional e incluye distintos niveles como saber (datos, conceptos, conocimientos), saber hacer (habilidades, destrezas, métodos de actuación), saber ser (actitudes y valores que guían el comportamiento) y saber estar (capacidades relacionada con la comunicación interpersonal y el trabajo cooperativo). En otras palabras, la competencia es la capacidad de un buen desempeño en contextos complejos y auténticos. Se basa en la integración y activación de conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y valores. Anónimo. Enfoques educativos / Modelo centrado en el desempeño. recuperado de http://hadoc.azc.uam.mx/enfoques/competencia.htm

¿Quién es una persona competente?

Una persona competente es quien sabe cómo se hace algo, sabe hacerlo y le gusta hacerlo o al menos lo hace con ética. Es decir, no basta con saber cosas sino con saber para qué son, para qué sirven, en qué se usan. Una persona competente se ha preparado para dominar el desempeño de una tarea y en su ejecución pasa por el tamiz de sus valores personales. Anónimo.“Una persona competente, sabe, puede y quiere”. recuperado de http://mx.unoi.com/2014/09/30/una-persona-competentesabe-puede-y-quiere

Características de una persona competente

Competencias básicas:

Competencias específicas:

Son las capacidades fundamentales que una persona necesita para el aprendizaje constante a lo largo de la vida.

Las competencias específicas son comportamientos y actitudes en relación a las diferentes áreas de producción

Habilidad en la comunicación oral y escrita

Instrumentales

Logica matematica

Sistematica

alfabetización digital

Interpersonal

TIPOS DE COMPETENCIAS LABORALES

 INTERPERSONALES: Son necesarias para adaptarse a los ambientes laborales y para saber interactuar coordinadamente con otros, como la comunicación, trabajo en equipo, liderazgo, manejo de conflictos, capacidad de adaptación y pro actividad  INTELECTUALES Comprende aquellos procesos de pensamiento que el estudiante debe usar con un fin determinado, esta ayuda a desarrollar las condiciones asociadas con la atención, memoria, solución de problemas. 

EMPRESARIALES Y PARA EL EMPRENDIMIENTO Desarrolla Capacidad para crear, liderar y sostener unidades de negocio por cuenta propia  ORGANIZACIONAL Desarrolla la habilidad para aprender de las experiencias de los otros y para aplicar el pensamiento estratégico en diferentes situaciones de la empresa, como gestionar recursos e información.  PERSONAL Condición del individuo que le permite actuar en un espacio productivo desarrolla sus potencias  TECNOLOGICO Permite a los jóvenes identificar, transformar e innovar procedimientos, métodos y artefactos, y usar herramientas informáticas al alcance. Anónimo. Tipos de competencias laborales generales. recupero de http://rosalcedo.blogspot.com.co/2008/09/tipos-de-competencias-laborales.htm

Entrevista por competencias Las entrevistas por competencia, cuentan con preguntas diseñadas para medir la capacidad para manejar el trabajo y situaciones específicas A continuación, se presenta un cuadro base en el cual se definieron algunas competencias que deberían tener los candidatos para entrar en una organización, es importante resaltar que dependiendo de la organización las competencias pueden variar. En la parte de los niveles se define que en lo que se busca de un candidato en nivel jerárquico, esto debe ser llenado por cada empresa. COMPETENCIAS

DEFINICION

Apego a las políticas y normatividad

Capacidad de entender la estructura, métodos de trabajo y normas de la org.

Solución creativa de problemas

Habilidad para resolver problemas e identificar oportunidades.

Espíritu de Servicio

Es el deseo y convicción de ayudar a otra persona.

Eficiencia

Preocupación por el trabajo bien realizado, superando estándares y objetivos.

Autoconfianza

Capacidad para presentar sus ideas a los demás con seguridad.

Orden y Organización

Habilidad para asegurar la precisión y la calidad del trabajo.

Habilidad en las relaciones interpersonales

Habilidad para comunicarse con los demás.

Trabajo en Equipo

Habilidad de colaborar con los demás en equipo.

Empatía

Capacidad de escuchar, entender y reaccionar correctamente.

Persistencia

Habilidad para tomar acción en respuesta a oportunidades presentes y futuras.

Honradez, honestidad y lealtad.

Demostrar una fuerte creencia hacia la institución o empresa.

Adaptabilidad

Habilidad para adaptar pensamientos, acciones y conductas.

Capacidad de aprendizaje.

Habilidad de fomentar el aprendizaje y desarrollo.

NIVELES 2 3

Las posibles áreas de investigar durante la entrevista:

Área Laboral: Es el área en donde se puede comenzar a averiguar sus competencias, hablando de sus logros y desempeño laboral.

Área Escolar: Es donde se verifica si el candidato cuenta con los conocimientos teóricos de acuerdo con los requerimientos del puesto.

Área Personal: Esta área se busca confirmar los datos anotados en la solicitud o en los que existe contradicción. Ejemplo: Nombre completo, domicilio, edad, estado civil, No. de afiliación al seguro social, fecha de nacimiento, etc.,

Área Familiar: Es donde se investiga sobre el estatus económico, cultural, grupo social al que pertenece, el área urbana, costumbres, integración, comunicación, convivencia, etc., además de investigar el núcleo social de origen: la familia, salud física, metas.

Área Pasatiempos y proyectos: Aquí se sabe sobre el candidato cómo utiliza su tiempo libre, cuáles son sus pasatiempos, si tiende a la socialización, actividad grupal o individual.

Tipos de preguntas Tipo de preguntas:

1.Preguntas cerradas, estas provocan respuestas que satisfacen la información en pocas palabras.

2.Preguntas abiertas, se caracterizan por ser indefinidas, es decir, se deja al entrevistado la función de señalar cuales son los aspectos que más le interesan.

Preguntas cerradas de identificación, son las que buscan saber qué, cuánto, cómo, dónde y cuál.

Preguntas situacionales, aquí el entrevistador pone al candidato en una situación real descrita detalladamente.

Preguntas de selección, se le da a elegir entre dos o más opciones.

Preguntas proyectivas, se le pide al candidato que diga lo que otras personas piensan o dicen.

Preguntas de si o no.

Preguntas de opinión, el entrevistador le solicita su punto de vista de algún tema al candidato.

Preguntas sugerentes, son las que el entrevistador le sugiere la respuesta al candidato. Anónimo. Posibles áreas de investigar durante la entrevista. Recupero de http://snetel.empleo.gob.mx/acercade/Practicas/Manual_GRO.pdf

MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DE CARGOS ¿Qué es un manual de funciones? Es un elemento del Sistema de Control Interno, que se convierte en un documento instrumental de información detallado e integral. Contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios. (Rodríguez, 2002). Requiere identificar y señalar el ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Con quién? y ¿Para qué? de cada uno de los cargos.

¿Por qué elaborar el MFPC? Con el levantamiento del MFPC se espera que los empleados alcancen los siguientes objetivos:  Implementar métodos y procedimientos del Sistema de Control Interno de la empresa.  Identificar los trámites de cada operación y su funcionario responsable.  Identificar las responsabilidades del personal en cada actividad.  Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del procedimiento.  Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de esfuerzos, por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo.  Fomentar la modernización y simplificación de los trámites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados.  Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos.  Establecer indicadores, estándares, índices o razones válidos para evaluar la gestión.

¿Cómo elaborar un MFPC? La elaboración de un manual de funciones consta de siete pasos: 1. Visita a la empresa y entrevista con los responsables para la obtención de información sobre: la organización de la empresa, el objetivo que tiene y las características de las diferentes áreas y puestos de trabajo. 2. Análisis del estado de la organización de la empresa.

3. Documentación y racionalización del estado actual de la organización.

4. Elaboración de un anteproyecto de manual de funciones.

5. Contrastar el contenido del anteproyecto con el personal de la empresa.

6.Modificación, correcciones y/o ampliaciones del anteproyecto si las hubiera.

7. Presentación del manual de funciones de la empresa.

¿Quiénes deben usar el MFPC?

Todos los empleados de la organización deberán consultar permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado y ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos. o

Jefes de las diferentes áreas, porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa, para analizar resultados en las distintas operaciones. Well (1976).

o Los organismos de control a nivel interno y externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de las funciones establecidas para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus áreas y operaciones.

DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO ¿Cómo analizar o describir un puesto de trabajo? Existen cinco métodos básicos muy utilizados para conseguir esta descripción. Algunos son relativamente rápidos y otros necesitan de más tiempo pero que a cambio nos puede dar una descripción más completa. OBSERVACIÓN DIRECTA Es a priori el método más "sencillo, es bueno que sea realizado por un analista objetivo e informando a los empleados de los objetivos del estudio: simplemente definir las tareas realizadas pero nunca juzgarlas EL DIARIO Esto supone que ciertos trabajadores claves, registren sus actividades diarias en un documento para obtener un listado de tareas. Centrar todo el registro en un único profesional puede darnos datos insuficientes así que el diario podría ser confeccionado por varios a la vez para aumentar su fiabilidad.

ENTREVISTAS Una de las maneras más habituales para reducir los tiempos necesarios y hacer un buen análisis de puestos es realizar entrevistas individuales o grupales en las que descubrir las destrezas necesarias y las tareas desarrolladas en cada puesto. CUESTIONARIO Realizar un cuestionario estructurado puede ayudar a los empleados a informar de las características del puesto sin la presión de una entrevista ni cortas limitaciones temporales.

LO QUE DIGA EL EXPERTO acudir a expertos supone obtener una descripción genérica del puesto. Es un método rápido, seguramente menos costoso pero también menos fiable. Anónimo. Cinco técnicas básicas para analizar puestos de trabajo. Recuperado de https://www.pymesyautonomos.com/management/cinco-tecnicas-basicas-para-analizar-puestosde-trabajo

¿Qué es un puesto de trabajo? Puesto de trabajo se define como el lugar o área ocupado por una persona dentro de una organización, empresa o entidad donde se desarrollan una serie de actividades las cuales satisfacen expectativas, que tienen como objetivo, garantizar productos, servicios y bienes en un marco social. Anonimo.Definicion de puestos de trabajo. Recuperado de http://conceptodefinicion.de/puestode-trabajo/

¿Para que una Descripción de Perfil de cargo? El proceso consiste en hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo, de sus deberes y de las responsabilidades. Se hace una descripción detallada del objetivo del cargo, de las actividades, sus tiempos de ejecución y la forma como se deben realizar. La DPC traza el mapa de ruta que facilita el desempeño laboral, ya que establece los lineamientos que la organización espera de quien ejecute un cargo, haciendo énfasis en las competencias y responsabilidades del puesto de trabajo. Esta descripción contiene aspectos extrínsecos que contemplan aspectos intelectuales, Además factores intrínsecos tales como: nombre del puesto, posición del puesto en el organigrama y contenido de las funciones del cargo.

Los siguientes son los elementos que debe contener la Descripción y Perfil del Cargo, DPC.  Ambiente físico y condiciones relacionadas con el mismo.  Equipo, maquinaria o herramientas que se han de usar.  Nivel de complejidad y alcance de responsabilidad y autoridad.  Grado de contacto con el público o con los clientes.  Acceso a información confidencial o competitiva.

Analisis de Puestos de trabajo: Modelo de Entrevista 1. 2. 3. 4.

¿Qué cargo ocupa? ¿Qué actividades realiza en su cargo? ¿Cómo realiza estas actividades? ¿Cuáles son las caracteristicas de sus actividades? 5. ¿Cuáles son los procesos? 6. ¿Para que realiza estas actividades? 7. ¿A quien le debe reportas, Indique si en este cargo tiene o no personal subordinado, cuántos son y cuál es el nivel del cargo de los subordinados 8. ¿A quien debe supervisar y dirigir? 9. Elabore una relación de las Principales Tareas que corresponden a este cargo y el tiempo laboral que dedica en cada una de ellas 10. Cuáles son las responsabilidades que usted emplea en el cargo asignado y cuales son de mayor importancia Uso de materiales y equipos Supervisión del trabajo de otras personas Manejo de dinero, títulos o documentos afines Responsabilidad de manejo de información Responsabilidad en relaciones públicas Responsabilidad en la confidencialidad de la información Responsabilidad académica Responsabilidad administrativa

FICHA TECNICA DESCRIPCION DE CARGOS Ficha Técnica

¿Cómo estructurar la ficha técnica? i.

ii. iii. iv.

IDENTIFICACION DEL CARGO - Nombre del cargo: denominación otorgada al cargo - Dependencia: se determina teniendo en cuenta la estructura organizacional de la organización - Numero de cargo: corresponde al número de cargos por nombre y nivel asignados en cada dependencia - Reporta a: hacer referencia al jefe inmediato OBJETIVO PRINCIPAL: resume la razón de ser del cargo dentro de la organización y las funciones generales DESCRIPCION FUNCIONES: son las actividades y tares generales y especificas realizadas por el ocupante del puesto de trabajo PERFIL REQUERIDO - Educación: nivel de escolaridad y especificidad requerida para desempeñar el cargo - Experiencia: tiempo laborado requerido - Competencia: condiciones que debe poseer el individuo para el desempeño eficiente en un determinado contexto labora

CONCLUSIONES

El MFPC es un instrumento valioso y clave para toda la organización. Es la ruta que traza el logro de las metas que permiten tanto la productividad, como la innovación. Hay que recordar que las descripciones deben ser revisadas periódicamente para dar respuesta a las necesidades de todos los grupos de interés. Es responsabilidad, tanto del líder de Gestión Humana, como del líder de línea, velar por su seguimiento y mejoramiento continuo. De ello depende que los demás procesos de gestión del talento humano, tengan objetividad.

GLOSARIO: Desempeño laboral: es el rendimiento y la actuación que manifiesta el trabajador al efectuar las funciones y tareas principales que exige su cargo en el contexto laboral. Ética profesional: principios, valores y creencias morales que las personas utilizan para guiarse en sus decisiones y formas de actuar. Liderazgo: conjunto de habilidades que debe poseer determinada persona para influir en la manera de pensar o de actuar de las personas. Jefe: Persona que tiene autoridad o poder sobre un grupo para dirigir su trabajo o sus actividades. Objetivo: es el fin último al que se dirige una acción u operación. Responsabilidad: La conciencia acerca de las consecuencias que tiene todo lo que hacemos o dejamos de hacer sobre nosotros mismos o sobre los demás. Documentación: ciencia que consiste en documentar, ésta se encuentra identificada por el procesamiento de información. Anteproyecto: es la primera versión que se desarrolla de un programa o de una norma. Clima Organizacional: Son las percepciones que el trabajador tiene de las estructuras y procesos que ocurren en un medio laboral. Subordinación: Dependencia de una persona o una cosa respecto de otra o de otras, por las que está regida o a las que está sometida. Supervisión: Vigilancia o dirección de la realización de una actividad determinada por parte de una persona con autoridad o capacidad para ello. Política organizacional: Es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los miembros de la

organización, en ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada área de la organización. Problemas: son asuntos que implican algún tipo de inconveniente o trastorno y que exigen una solución. Eficiencia: Capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función. Autoconfianza: es el convencimiento íntimo de que uno es capaz de realizar con éxito una determinada tarea o misión, o bien elegir la mejor alternativa cuando se presenta un problema, es decir tomar la mejor decisión. Relación interpersonal: es una interacción recíproca entre dos o más personas. Se trata de relaciones sociales que, como tales, se encuentran reguladas por las leyes e instituciones de la interacción social. Trabajo en equipo: es el trabajo hecho por varios individuos donde cada uno hace una parte pero todos con un objetivo común. Empatía: Participación afectiva de una persona en una realidad ajena a ella, generalmente en los sentimientos de otra persona. Persistencia: Duración o existencia de una cosa por largo tiempo. Adaptabilidad: Capacidad de acomodarse o ajustarse una cosa a otra. Capacidad de aprendizaje: es la agilidad, voluntad y capacidad de una persona para aprender de la experiencia y luego aplicar estas lecciones y conocimientos para tener éxito en las nuevas situaciones.

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