Raak #4/2012 - Dechesne & Boertje.

alle tips, tricks & tools om de impact van uw event te vergroten Een special van Dechesne & Boertje

I’m eating a donut I like donuts This is where I eat donuts Here’s a vintage photo of my donut Here I am eating a donut My skills include donut eating

Een event is net als social media een sociale gebeurtenis; een kans om contact te maken met gelijkgestemden en te praten over gemeenschappelijke interesses. Dat maakt social media een natuurlijk verlengstuk van events.

Volg deze stappen en je bouwt eenvoudig een betrokken community rond je event en je organisatie. Het resultaat: het verhaal van je event gaat voorbij vergaderkamers. En dat zie je terug in de gastenlijst van je volgende event. door Eric Olson, Active Network/marketingtechblog.com

Stap 1

~Identificeer Stap 1 is weten wie je gewenste publiek is. Wie is het en waar bevindt het zich? Vind online de groep mensen die zich bezighoudt met jouw eventthema. Bijvoorbeeld door je gastenlijst te screenen, Twitter chats te hosten over het onderwerp of een LinkedIn groep te starten.

Beschouw dit social sub-netwerk als een groep potentiĂŤle ‘brand ambassadors’: dus benader ze met online respect.

Stap 2 ~Luister

Online respect kun je vergelijken met de etiquette van een feestje: je stapt niet zomaar op een groepje af om ze je plannen toe te schreeuwen. Luister eerst naar je online netwerk en begrijp de interesses. Laat dan zien dat je ze gehoord hebt door je eventinhoud te laten aansluiten bij de wensen en behoeften van je gastenlijst. Het delen van content om rumoer rond je event te creĂŤren werkt alleen als je publiek geĂŻnteresseerd is: altijd eerst luisteren en dan posten.

Stap 4 ~Laat los

De harde waarheid is dat je bezoekers hun eigen contacten meer vertrouwen dan jouw organisatie. Accepteer dat het verliezen van controle over de discussies rond je event positief is.

Jouw doel is ambassadeurs kweken die fan zijn van je bedrijf! Zorg dat ze toegang hebben tot al het materiaal dat je wilt dat ze delen. Check van tevoren dat alle content alleen positief gelezen kan worden. Gaat dit goed, dan zal dit leger van gelovigen voor meer aandacht zorgen dan welke advertentie ook.

Stap 3

~Plan content en platform Content - Wat vertel je over je event waar, wanneer, hoe en aan wie, zijn de vragen voor je contentplan. Koppel deze social media strategie altijd aan doelstellingen. Zo heb je houvast bij je keuzes of het meten van je inzet.

Een contentplan verheldert wat de langetermijn redenen zijn voor het in contact willen blijven met je eventbezoekers en welke content daarvoor nodig is.

Platform - Heb je je contentplan af, zorg dan dat je een platform hebt klaarstaan waar je mensen voor kunt uitnodigen om in gesprek te gaan over je event. LinkedIn of Twitter zijn mogelijke platforms, maar denk ook eens aan gesloten onafhankelijke communities waar je lid van moet worden. Uitgangspunt hierbij: kies kritisch, niet cool.

Voor eventorganisator Ruud Janssen is Twitter het eventmedium bij uitstek.

De auteur van het online boek ‘The Tweeting Meeting’ vertelt over de valkuilen en de toekomst van een Twitter-event. door Jaap Bartelds

Events en social media is een vanzelfsprekende combinatie voor Ruud Janssen. Het is dé manier om je event naar een hoger niveau te tillen. “Je krijgt drie keer zoveel ogen en oren en kunt daardoor veel meer bereiken. Je bevordert de communicatie tussen de aanwezigen, maar ook met de mensen daarbuiten.

Daardoor wordt je uit te dragen boodschap versterkt.” Inmiddels voelt iedere eventorganisator aan dat er ‘iets moet met social media’.

Maar gebrek aan kennis over wat wel en niet werkt voedt de heersende onzekerheid. Janssen stelt gerust. “Social media is net zoiets als schaatsen of een vreemde taal leren. Je moet het ondergaan. Pas wanneer je het uitvoerig hebt geprobeerd, zie je de voordelen ervan.”

Nederland loopt wat betreft social media gebruik voorop. Meer dan één op de vier internetgebruikers zit op LinkedIn of Twitter: het grootste bereik ter wereld. Nederlanders zijn zelfs de grootste twitteraars van Europa! “Het geven van een mening zit in onze cultuur verankerd. Tel daar onze nieuwsgierigheid bij op en je begrijpt dat Nederland met Twitteren op kop loopt.”

“Social media is net zoiets als schaatsen of een vreemde taal leren.

Je moet het ondergaan”

Zesde zintuig Liveshows als The Voice of Holland zetten de toon in social media gebruik. Dat schept een verwachtingspatroon voor events in het algemeen; men wil reageren. Ruud Janssen ziet Twitter-stromen dan ook als barometer voor een event. Er is echter een aantal valkuilen die vragen om een alerte houding van de organisatie. “Een individu denkt anders dan een groep.

Bij Twitter kan één individu een groep beïnvloeden,” legt Janssen uit. Dit vraagt om meer oplettendheid bij organisatoren. Ruud Janssen noemt het het zesde zintuig. “Kijk hoe mensen je event ervaren en wat ze erover loslaten.

En pas je programma waar nodig aan.”

Een proactieve organisator met een hoog servicegevoel is nodig voor een positief effect van de social media stromen tijdens een event.

“Besteed zorg aan de juiste issues en filter de personen die rottigheid uithalen eruit.” Zuiver houden van de ‘streams’ is een ander punt van aandacht. Vervuiling door loze of negatieve berichten als ‘Wat een vieze koffie’ of ‘Ik kan nergens parkeren’, moet je voorkomen. “Je kunt iemand aanwijzen als verantwoordelijke voor de locatie. Laat die persoon direct reageren op alle tweets die te maken hebben met de faciliteiten.”

Live versus virtueel In de toekomst zal er meer gebruik worden gemaakt van subevents, verwacht Janssen.

Tijdens grote events kun je door social media op afstand directe conversaties aangaan met gelijkgestemden. “Als je met vijftien man over één subonderwerp praat, ben je meer gefocust en kun je eerder de diepte in.” Zo is Ruud Janssen een online community gestart die met elkaar converseert via de hashtag eventprofs.

“Het is niet eenvoudig deze vaardigheden te ontwikkelen. Nu, twee jaar later, organiseren we overal ter wereld evenementen om kennis en inspiratie uit te wisselen.”

Is het in de nabije toekomst nodig fysiek bij een evenement aanwezig te zijn? “Ja, live is er minder afleiding en meer aandacht. Hoewel het steeds eenvoudiger wordt een event via Twitter of een liveblog te volgen, moet je mensen blijven interesseren fysiek aanwezig te zijn.

Dat zal in de toekomst zo blijven. Een goed event bedient mensen waar ze bereikbaar zijn.

Dus vooral ook live.”

Ruud Janssen is oprichter van TNOC dat live, hybride en virtuele events organiseert en faciliteert. Zijn boek ‘The Tweeting Meeting’ heeft een online gedaante.

Bekijk het via http://bit.ly/tnocbook

- Benjamin Franklin

Bezoekers komen je event binnen met hun mobiel in de hand of aan het oor. Ze willen e-mail checken, tweets versturen of contact houden met de buitenwereld via Facebook. Hoe laat je smartphones slim voor je werken?

RAAK vroeg het Bob Vaez, de man achter ’s werelds eerste eventapp, EventMobi. door Jenise Fryatt

Waarom zou ik een app inzetten op mijn event?

Bob: “Omdat iedereen het doet? Nee. Vraag jezelf af ‘waarom bied ik deze mogelijkheid?’.

Kies niet voor de ‘cool’-factor, maar besluit op mogelijke voordelen van een mobiel platform: zichtbaarheid bieden aan sponsors, papierreductie, de eventervaring van je bezoekers vergroten en een tool hebben die je event de 21ste eeuw in lanceert. Slechts een paar jaar terug werd het gebruiken van je telefoon tijdens besprekingen als onbeschoft beschouwd en irriteerde het de mensen eromheen. Tegenwoordig zijn smartphones en tablets niet weg te denken apparaten waarmee we informatie vergaren, vastleggen en delen. Als eventorganisator zou je dit gebruik moeten omarmen en stimuleren door de voordelen ervan te zien.”

Wat zijn de ingrediënten voor een mobiele strategie?

Bob: “Onthoud dat mobile apps niet meer zijn dan een stukje technologie dat je kunt gebruiken om je doelen te bereiken. Dus begin bij de doelstelling van je event en de ervaring die het moet bieden voordat je duikt in een app-selectie.

Een juiste mobiele strategie houdt rekening met de tijdslijn, sponsoren en het budget aan de ene kant en de verwachtingen van je gasten en hun handigheid in smartphonegebruik aan de andere kant. Door deze voorwaarden te

“Een juiste mobiele strategie houdt rekening met de handigheid van je gasten in smartphonegebruik”

combineren met je doelstellingen, kun je bepalen welke features wenselijk zijn en op welke manier deze de eventervaring verhogen.”

Hoe voorkom je een miskleun?

Bob: “Visualiseer de dag na het event en stel jezelf de volgende vragen. Hoeveel mensen hebben gebruik gemaakt van het mobiele platform? Wat waren de voordelen en hoe heb je het gebruik ervan gestimuleerd? Waren de sponsoren tevreden over de exposure? Tot slot: was het de tijd en investering waard?

Door achteruit te denken en te beginnen bij het einde, bied je je bezoekers, sponsors en medewerkers een realistisch beeld van wat de tool gaat brengen. Iedereen weet dan welke mogelijke aanpassingen het gebruik van de tool vraagt op het gebied van budget, planning en logistiek.”

Heb je nog een tip?

Bob: “Veel organisatoren hebben hun mobiele strategie zien stuklopen op een slechte internetverbinding. Check dat van tevoren. Je kunt nog zo’n fraaie app hebben, maar als WiFi hapert of 3G niet werkt, sta je nergens.”

Over Bob Vaez Bij een beursbezoek in 2009 vielen Bob Vaez twee dingen op: programmaboekjes werken niet en iedereen is in de weer met een smartphone. Vaez combineerde die twee en ontwikkelde de eerste mobile eventapp.

EventMobi is nu de meest gebruikte eventapp die zowel voor bezoekers als organisatoren en sponsoren, meerwaarde creëert. www.eventmobi.com Over Jenise Fryatt Jenise Fryatt omschrijft zichzelf als ‘event industry cheerleader’ en maakt trends & topics inzichtelijk met haar blog Sound n’ Sight.

Jenise is eigenaar van Icon Presentations Audio Visual for Events.

Bron www.eventcamptwincities.com/2011/08/22/ the-ingredients-of-a-successful-mobilestrategy/

1

Eventgids De basisapp voor de mobiele telefoon met het programma, een interactieve plattegrond en integratie met de bekende sociale netwerken… is gratis. Maar upgraden naar ‘Advanced’ voor een app in je huisstijl, loont. TedX A’dam en het Bevrijdingsfestival gingen je voor. www.twoppy.com

2

Tweet redacteur Een speciale redacteur die de highlights van jouw event op social media zet: stuurt en monitort de Twitterstreams, verzamelt vragen en houdt de buitenwereld op de hoogte van wat er binnen gebeurt. www.live-online-events.nl

3

Online registreren Van het digitaal registreren van bezoekers tot het vindbaar maken van events in Google.

Handig is ook de dienst ‘aanofafmelden.nl’.

Daarnaast verzorgt HMVP het digitale uitnodigingstraject, van safe the date’s tot aan thank you notes. www.hmvp.nl

4

Stemmen Een PowerPoint plug-in die zorgt voor interactie met je publiek. Direct vragen stellen of stemmen via sms, internet en Twitter tijdens presentaties; je bezoeker praat mee via mobiel, iPad of laptop. www.sendsteps.com

5

Mobiel netwerken Gericht zoeken naar gelijkgestemde congresbezoekers, elkaar vragen stellen of direct een afspraak maken kan met deze eventapp. Daarnaast biedt de app de organisator inzicht in wat de bezoekers, voor, tijdens en na met elkaar delen. www.Inscenecompany.com

6

Alles-in-één Met What’s On ben je in één keer social. Realtime programma-informatie, Twitter feeds, branded narrowcasting over je event, het programma en de sponsors, plus gepersonaliseerde sms-berichten. Als extra: een social media helpdesk op locatie. www.info.triqle.eu

7

Techniek én workshops How Can I Be Social levert slimme scenario’s om social networks effectief in te zetten voor je event. Niet alleen de techniek, maar ook workshops. Over hoe social media Return On Investment (ROI) op kan leveren bijvoorbeeld. www.how-can-i-be-social.com

8

Visitekaartje van nu

9

Een nieuwe manier om mensen, plaatsen en thema’s aan elkaar te koppelen. Denk aan het vertrouwde visitekaartje, maar dan als app die veel meer kan.

Een gratis app die Twitter-hashtags koppelt aan fototool Flickr, waardoor je ook ziet wat de thema’s van je event zijn.

www.poken.nl

Tweets in beeld www.twitterfountain.com

De ergste misdaad die je kunt begaan als Twitteraar, is te luidruchtig zijn.

Schreeuwerige tweets zijn maar even leuk.

Taalfouten maken kost je volgers.

Kom op! Het zijn maar 140 tekens!

Re-tweeten gaat snel vervelen.

Wees origineel.

Teveel zelfpromotie staat op de tweede plaats. Schaamteloos en narcistisch over je eigen persoontje tweeten, zorgt voor een druk op ‘unfollow’.

Beledigend taalgebruik is een no-go.

Bedreigingen ronduit treurig.

Gewoon niet interessant genoeg materiaal en het is ‘tot ziens’.

Hoe zet u social media in voor uw events?

Wij zijn erg benieuwd.

Mail het antwoord naar info@db-online.nl

Deze social media special is samengesteld door Ellen Roggeveen m.m.v.

Jaap Bartelds.

Met dank aan Jenise Fryatt en Eric Olsen. Š Dechesne & Boertje, 2012