Gateway April 2009

Gateway Work Less, Achieve More

SUCCES

dankzij ICT Op maat van uw bedrijf

Toekomstgericht automatiseren in de bouwsector

the HOME project: interieur- en decoratiezaak kiest voor Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-Box

Van Roey Automation en Catena: een sterke ketting bestaat uit de juiste schakels

Waarom waarom uw uw betalingen betalingen twee twee keer keer ingeven ingeven??

Isabel en Microsoft Dynamics werken perfect samen.

Een indrukwekkende tijdwinst in uw dagelijks beheer wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen.

Haal meer uit uw dag met Isabel

Work Less, Achieve More

ICT en Succes ICT maakt bedrijfsvoering eenvoudiger. Althans, dat is de bedoeling. In praktijk zien wij vaak dat verkeerde beslissingen net het omgekeerde tot gevolg hebben. Vrij logisch, gezien de complexiteit van de materie en de mate van planning vereist om een optimale infrastructuur op te bouwen.

Daarenboven moet alles binnen budget en zonder tijdelijk productiviteitsverlies gerealiseerd worden.

Trap nooit in de val ICT te beschouwen als een noodzakelijk kwaad. ICT is veel meer dan een aantal programma’s en/of toestellen aangekocht om een welbepaalde functie uit te oefenen. Dergelijke redenering kan enkel resulteren in een omgeving waarin verschillende vaak té dure programma’s en apparaten naast elkaar draaien, zonder onderling te communiceren en zonder nuttige kennis en capaciteiten uit te wisselen.

In een dergelijke situatie worden onvermijdelijk bijkomende applicaties en/ of hardware aangekocht niet wetende dat de huidige ICT deze functies reeds voorziet. Een duur en inefficiënt grapje, als u bedenkt dat ICT eigenlijk geld zou moeten besparen en een strategisch voordeel dient op te leveren ten opzichte van de concurrentie.

Om weloverwogen selecties met het oog op de toekomst te maken heeft u een leidraad nodig, een plan waar u niet van afwijkt. Op basis van een uitgebreid onderzoek, werken wij voor u een groeiplan op maat uit, dat uitvoerig in gaat op 4 thema’s: kerninfrastructuur, communicatie en samenwerking, bedrijfsbeheersoftware en ICT-management en -service. Dit plan zal u gedurende langere tijd begeleiden in het uitbouwen van een optimale, dynamische omgeving (www.ictoptimalisatie.be).

In deze Gateway ligt de focus op bedrijfsbeheersoftware, communicatie en samenwerking. Wij tonen hoe bedrijven baat hebben bij een optimale afstemming van hun ICT-omgeving. U zal merken dat voor elk bedrijf, onafhankelijk van grootte of sector, de juiste oplossing bestaat voor een gepast budget.

INHOUD

Toekomstgericht automatiseren in de bouwseCtor Pagina 4

APS Road: De weg naar succes

Pagina 7

the HOME project Interieur- en decoratiezaak kiest voor Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-box Pagina 8

Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-Box Pagina 10

Van Roey Automation en Catena: een sterke ketting bestaat uit de juiste schakels Pagina 11

Samenwerken voor sociale woningen Pagina 13

Wij wensen u alvast veel leesgenot!

Roel Grieten, Software Division Manager, Van Roey Automation nv

Een uitgave van Van Roey Automation nv - DevTeam Van Roey Automation nv Steenweg Op Antwerpen 101 2300 Turnhout solutions@vanroey.be +32 (0) 14 47 06 20 www.vanroey.be Page 3

Gateway

Toekomstgericht automatiseren in de bouwsector

Bouwen zit de Belg in het bloed. Vooral de Kempenaar is geboren met een baksteen in de maag. Met de automatisering van de bouwsector als doel sloegen drie typisch Kempense organisaties de handen in elkaar. Het partnership wil er voor zorgen dat ICT luistert naar, en beantwoordt aan, de noden in de sector en niet andersom. Hier kneep in het verleden wel vaker het schoentje.

Op 19 februari 2009 zaten de verschillende partijen rond de tafel bij Confederatie Bouw Kempen. Etienne Roos (Gedelegeerd Bestuurder, Ambaro nv), Jan Aerts (Directeur, Confederatie Bouw Kempen) en Roel Grieten (Software Division Manager, Van Roey Automation nv (VRA)) tekenden present. Roel Grieten stelt de vragen.

Waarvoor Kempen?

staat

Confederatie

Bouw

Mhr Aerts: “Confederatie Bouw Kempen is de beroepsorganisatie voor de Kempense bouwsector en bijgevolg ook haar spreekbuis. Tot haar voornaamste opdrachten behoren zowel de belangenverdediging van de sector en de bouwbedrijven als de informering van de leden.”

“Een team medewerkers staat klaar om de leden bij te staan op juridisch, sociaal en administratief vlak. De confederatie biedt

Page 4

Work Less, Achieve More

gespecialiseerde diensten aan, zoals een erkend sociaal secretariaat, een ondernemingsloket, opleidingen, een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, … Voor technische ondersteuning is zij tussenpersoon voor het WTCB (Wetenschappelijk en Technisch Centrum voor het Bouwbedrijf).”

“Verder biedt de Confederatie een platform om te netwerken. Ze probeert haar leden dichter bij elkaar te brengen. Uitwisseling van ideeën en informatie is immers cruciaal.

Zo worden leden geïnformeerd over wetgevingen, sectoraangelegenheden, producten en materialen en dit via diverse kanalen (tijdschriften, mailings, infovergaderingen, beurzen, persoonlijke contacten).”

Waarom ondersteunt de Confederatie Bouw Kempen Van Roey Automation (VRA)?

Mhr Aerts: “ Indien een firma zoals VRA oplossing ontwikkelt die interessant zijn voor bouwbedrijven omdat ze oa de workload terugdringen, dan kunnen wij als beroepsorganisatie niet aan de zijlijn blijven staan. Daarnaast is het zo dat VRA in de Kempen een goede naam heeft als ICT-partner, ook in de bouwsector.”

“Het is belangrijk dat de Kempense bouwbedrijven bijblijven in een zich steeds sneller ontwikkelende bedrijfsomgeving.

Toen we het aanbod van VRA leerden kennen vonden we meteen dat we de Kempense bouwbedrijven de gelegenheid moesten bieden om ook op de hoogte te geraken. Daarom sloegen we met plezier de handen in elkaar om de bedrijven in groep kennis te laten maken met een naar onze mening interessante en volledige oplossing: Advanced Project Solution (APS).”

Mijnheer Roos, wat zijn de troeven van APS voor Ambaro?

Mhr. Roos: “De grootste troef van APS is dat alle gegevens centraal bewaard worden.

We moeten niet voortdurend de telefoon nemen om de status van een project na te vragen. Als een werfleider wil weten

Vlnr : Roel Grieten (Van Roey Automation nv), Jan Aerts (Directeur, Confederatie Bouw Kempen), Etienne Roos (Ambaro nv)

wanneer de door hem bestelde goederen binnenkomen, zoekt hij gewoon de order in kwestie op.

Een ander voordeel is het gebruiksgemak.

Bijna alles gebeurt op de projectkaart. We moeten niet voortdurend in andere menu’s op zoek gaan naar gegevens. Van aanbesteding tot nacalculatie, werkelijk alles kan vanuit hetzelfde scherm worden geraadpleegd en worden bijgestuurd.”

Wat is er veranderd tov vroeger?

Mhr. Roos: “Onze vroegere oplossing beantwoordde initieel wel aan onze functionele eisen maar was in DOS geschreven.

Die kon dus niet mee blijven evolueren met het bedrijf. Nu zijn we zeker van het tegengestelde. APS evolueert voortdurend en de mensen van VRA staan steeds paraat om oplossingsgericht mee te denken.

De meerwaarde van APS is ook het feit dat er heel wat minder tijd verloren gaat aan administratieve taken. Gegevens moeten slechts eenmaal ingegeven worden, eens de aanbesteding werd opgemaakt, moeten we enkel op een knop duwen en het inschrijvingsformulier rolt eruit. Het gaat om vrij eenvoudige zaken, maar samen maken ze het werk toch aanzienlijk aangenamer.

Bovendien worden er nu veel minder fouten gemaakt dan vroeger.”

Is hetgeen VRA voorstelt geloofwaardig voor Confederatie Bouw?

Mhr Aerts: “Zoals reeds gezegd heeft VRA al één en ander bewezen en geniet ze het vertrouwen van haar bestaande klanten.

Enerzijds zullen de bouwbedrijven zelf oordelen of het programma goed is, gebruiksvriendelijk,… het product waarop ze jaren hebben gewacht. Anderzijds kan VRA ook leren uit de samenwerking met Confederatie Bouw Kempen om het programma – waar nodig – te verfijnen door het samensterk-principe. Confederatie Bouw Kempen heeft bijna 100 jaar ervaring en via haar leden wordt de nodige praktijkervaring ingebracht. Toen VRA contact opnam om een partnership te initiëren werd getoond wat APS kan. Nu kan ik in alle eerlijkheid zeggen dat hetgeen VRA voorstelt niet alleen geloofwaardig is maar ook een meerwaarde kan betekenen voor veel bouwbedrijven.

Hoe kwamen jullie bij VRA terecht?

Mhr. Roos: “We waren reeds klant bij VRA voor de hardware en we wisten dat ze ook software leverden. Ik had sowieso de voorkeur voor een totaaloplossing. Als er zich morgen een probleem voordoet met het systeem heb ik geen zin in een pingpongspel tussen de hard- en software leverancier. Nu helpt VRA me. Zij bepalen waar het probleem zit en lossen het op ongeacht wat de oorzaak is.”

Page 5

Gateway

afhankelijk van zijn/haar rol binnen de organisatie. Het is een soort van document management oplossing die de administratie nog verder zal vereenvoudigen. Het leuke is dat ze volledig kan geïntegreerd worden met APS.”

“Bovendien was ik snel overtuigd dat ze Ambaro verder konden helpen. De consultants spreken de taal van de bouw. We hadden meteen het gevoel dat ze onze noden begrepen en dat ze een geloofwaardige oplossing hadden die gegarandeerd kon meegroeien met het bedrijf.”

Hoe verloopt de samenwerking?

Mhr. Roos:“De samenwerking verloopt heel vlot. Het leuke is dat we geen nummer zijn voor de mensen van VRA. De implementatie is reeds lang achter de rug, maar toch komen onze contactpersonen nog steeds langs om te vragen hoe het gaat met de oplossing. Ook als wij vragen hebben, kunnen we steeds bij hen terecht en wordt er onmiddellijk aan gewerkt. Zij bouwen bijna letterlijk mee aan onze toekomst

Page 6

en komen regelmatig met nieuwe ideeën, maar ze staan ook open voor suggesties van ons. Die persoonlijke en directe aanpak appreciëren wij ten zeerste.”

Staan er dan projecten op stapel?

Mhr. Roos: “Zeker, er gaat een koppeling gelegd worden met een Track-&-Trace-systeem. Zo kunnen de uren van onze werknemers automatisch worden bijgehouden.

Het is bijna onvoorstelbaar wat de tijdsbesparing voor de mensen van de administratie zal zijn. We kijken er al naar uit.”

“Voorts gaan we ook SharePoint implementeren. Dit is een platform dat onze gebruikers in staat stelt vanuit eender welke locatie gegevens zoals planning, verslagen, statussen, … op te vragen en aan te passen,

Mhr Aerts: “Ook bij Confederatie Bouw staan er nog zaken op stapel. Om nog meer bouwbedrijven het systeem te leren kennen zullen er kennismakingssessies georganiseerd worden voor algemene bouwbedrijven, installatiebedrijven, alsook voor de vrouw in de bouw. Dit laatste is een – in de schoot van de Confederatie Bouw Kempen opgerichte – groep van enthousiaste dames, actief in een bouwbedrijf of echtgenote van een aannemer. De vrouw is nu eenmaal een sleutelfiguur in de administratie van het bouwbedrijf. Daarnaast kan Confederatie Bouw Kempen, samen met VRA, de bedrijven aanleren om op een zo efficiënt mogelijke manier met het programma te werken. Wanneer dit in bedrijfsoverschrijdende groepssessies kan gebeuren, kunnen de best practices aangeleerd worden.”

Work Less, Achieve More

APS Road: De weg naar succes Geschikt voor: Wegenbouw

Situering

Klinkt u dit bekend in de oren?

Wegenbouwbedrijven weten het maar al te goed. Het tijdig indienen van offertes voor een aanbesteding is een omslachtig karwei dat vaak tegen een behoorlijke tijdsdruk uitgevoerd dient te worden.

Weet dat er een oplossing bestaat die administratie vereenvoudigt en centraliseert. Hierdoor is de nacalculatie veel sneller opgemaakt en kunt u de winstgevendheid post per post nagaan.

Bovendien kan de statistiek van een project met een simpele klik opgevraagd worden. In één oogopslag ziet u wat nog moet worden gefactureerd én of u binnen het vooropgestelde budget presteert.

Eenmaal de aanbesteding gegund is, komt er nog een hoop administratief werk bij zoals het inplannen van medewerkers en machines, het inkopen of huren van werkmaterialen, enzovoort. Daarnaast moeten gepresteerde werken gefactureerd worden.

Dit administratieve kluwen maakt het niet eenvoudig om de winstgevendheid van een project na te gaan. Bovendien: des te meer detail, des te tijdrovender de nacalculatie.

Daarom zoeken mensen vaak naar een compromis.

Page 7

Gateway

the HOME project Interieur- en decoratiezaak kiest voor Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-box Na een jarenlange samenwerking met de gerenommeerde ontwerper Gommaire Cleyberg, startte Barbara Hansenne begin 2007 haar eigen interieuren decoratiezaak the HOME project.

Deze groeide al snel uit tot een officiële Cleybergh Concept Store, waar de gehele tot de verbeelding sprekende collectie verkrijgbaar is. “ “Naast advies rond interieur en tuin biedt the HOME project, een totaalpakket van diensten aan, gaande van renovaties, schilderwerken, of de totale herinrichting van woningen, tot tuinen zwembadaanleg. Verder staat het bedrijf bekend voor de zeer exclusieve en unieke decoratie-objecten, die Barbara van haar overzeese zakenreizen meebrengt.

Groei brengt nood aan structuur Door de sterke groei van the HOME project ontstond zeer snel na de oprichting de nood aan meer structuur en vastgestelde processen. De dagdagelijkse administratie van klanten, de kassaverrichtingen en het voorraadbeheer gebeurden in verschillende niet-gekoppelde werkbladen met beperkte mogelijkheden. “Het was geen sinecure om deze zaken te overzien en te beheren”, vertelt Barbara Hansenne. “De administratie nam veel tijd in beslag en gebeurde op onoverzichtelijk wijze. Daarenboven werd de kans op fouten steeds groter naarmate ons bedrijf groeide en de administratie, het voorraadbeheer, de kassawerking en dergelijke meer, nog steeds werden onderPage 8

Work Less, Achieve More

steund door basispakketten die er eigenlijk niet meer geschikt voor waren. Ook bij het keurig opvolgen van projecten konden mijn ICT-hulpmiddelen me niet bijstaan. Met het oog op de toekomst moesten we dus op zoek naar een betere werkwijze.”

zaken toch al te implementeren. Wanneer deze uiteindelijk relevant worden, kan immers blijken dat ze een totaal andere installatiewijze vereisen”, vertelt Roel Grieten, Software Division Manager bij Van Roey Automation. “

Hulp van een oude bekende

Integratie van alle werkprocessen

“Tijdens mijn carrière bij Gommaire Cleyberg werkte ik met een handige oplossing, geïmplementeerd en ondersteund door Van Roey Automation. Ik nam dan ook meteen contact met hen op om de mogelijkheden voor mijn eigen bedrijf te bekijken. Het DevTeam van Van Roey Automation stelde vast dat al mijn noden ingevuld konden worden door Microsoft Dynamics NAV. Omdat the HOME project een jonge onderneming in volle groei is, hadden we niet meteen nood aan alle aspecten die NAV te bieden heeft. Bovendien kunnen we niet voor de volle 100% zeker weten hoe het bedrijf er over vijf jaar zal uitzien.”

“Bedrijven als the Home project raden wij onze oplossing Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-Box aan. Deze nieuwe vereenvoudigde NAV-versie integreert de werkprocessen van alle afdelingen en aspecten van het bedrijf zoals financiën, inkoop, voorraad en verkoop. Gegevens moeten slechts één maal worden ingegeven en aangepast. Via een bestaande offerte kan men bijvoorbeeld een order aanmaken en deze kan uiteindelijk als factuur geboekt worden. Zowel de voorraad als de administratieve gegevens stromen automatisch door naar de boekhouding waar ze op de juiste rekening komen te staan. Daarenboven verhoogt de integratie met MS Office de efficiëntie van deze oplossing drastisch: ieder veld in NAV kan naar Word, Excel of Outlook worden geëxporteerd.”

Thinking Out Of The Box “Barbara stelde zich terecht vragen omtrent de uitgebreidheid van Microsoft Dynamics NAV. Het zou voorbarig zijn om onnodige

Systeem groeit mee met de noden van het bedrijf “De grootste kracht van Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-box schuilt onder andere in de gefaseerde implementatiemogelijkheden: Aanvankelijk installeren we een beperkte en dus ook voordelig geprijsde versie van Microsoft Dynamics NAV. Dankzij het out-of-the-box-principe kan deze meegroeien met uw bedrijf. In plaats van na 5 jaar te moeten investeren in een nieuw ERP-pakket, kan de onderneming stelselmatig de bestaande NAV-functionaliteiten uitbreiden. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om te starten met 1 gebruiker en wanneer de tijd er rijp voor is verder door te groeien naar meerdere gebruikers.”

De vruchten worden nu al geplukt “Niet enkel plukken we nu de vruchten van de integratie van al onze bedrijfsprocessen.

Ik heb ook de garantie dat ik de nodige basis in huis heb om the Home project te blijven ondersteunen, hoe het bedrijf ook zal evolueren in de toekomst”, besluit Barbara Hansenne.

Page 9

Gateway

Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-Box Think Out of the Box

Situering

Klinkt u dit bekend in de oren?

Groeien vormt voor de overgrote meerderheid van de bedrijven een belangrijke doelstelling. Helaas is geen enkele onderneming immuun voor groeipijnen. De administratie wordt omvangrijker, onoverzichtelijker, foutgevoeliger en kost meer tijd en geld dan bedrijven zelf inschatten.

Vele ondernemers trachten zich in eerste instantie te behelpen met MS-Excel en kleinere boekhoudpakketten. Hoewel dit dubbele invoer en kansen op fouten met zich meebrengt, vinden velen onder hen het te vroeg om over te stappen naar een allesomvattende bedrijfsoplossing. Bedrijven weten immers niet waar ze binnen 5 jaar zullen staan en of de gekozen oplossing dan nog bij hun wensen zal aansluiten.

Microsoft Dynamics NAV Out-of-theBox geeft een volledig overzicht van uw bedrijf. Deze oplossing maakt het mogelijk om administratieve processen, of reeksen van handelingen, automatisch te laten verlopen.

Het Out-of-the-Box-principe laat toe om enkel de voor Ăş belangrijke aspecten van de quasi grenzeloze oplossing Microsoft Dynamics NAV te installeren. Naarmate de tijd vordert, kan u de mogelijkheden ste selmatig uitbreiden.

U groeit op eigen tempo, spendeert een verrassend beperkt budget en weet dat u in al uw evolutiefases de optimale oplossing in huis heeft voor Ăşw bedrijf.

Page 10

Work Less, Achieve More

Een sterke ketting bestaat uit de juiste schakels Van Roey Automation en Catena Company, specialist in de creatieve sector, bieden onder één dak unieke oplossingscombinaties aan.

Sinds Catena Company in 2006 werd opgericht, verwierf deze creatieve specialist aanzienlijke naamsbekendheid en waardering bij reclamebureaus, drukkerijen, productiehuizen en andere creatieve bedrijven.

Door de krachten te bundelen kunnen Catena Company en Van Roey Automation nu ook knappe totaaloplossingen uitwerken, implementeren en ondersteunen voor de zogenaamde brand owners, niet-creatieve bedrijven die hun marketing en communicatie binnenshuis organiseren.

Documentenchaos Heeft u al eens nagegaan hoeveel verschillende versies er bestaan van uw bedrijfsdocumenten? Weten uw medewerkers welke de recentste of de juiste zijn?

Kan u bovendien nog achterhalen waar alle foutieve en verouderde documenten bewaard worden?

Eens incorrecte documenten in roulatie komen, kan deze situatie al snel uitzichtloos lijken. De gevolgen van een slecht versiebeheer zijn daarnaast niet van de minste: ▪ Foutieve contracten worden doorgegeven en ondertekend.

▪ De verkeerde informatie verschijnt op technische fiches van mogelijk gevaarlijke producten.

▪ De huisstijl wordt niet uniform de buitenwereld ingestuurd. Hierdoor gaan alle tijd en investeringen om deze huisstijl uit te werken verloren.

Deze situatie is nefast voor de werking en het imago van het bedrijf. Met behulp van de juiste ICT-oplossingen, kan snel een duurzame orde in de chaos geschept worden. Alles begint met een infrastructuur (netwerken, beveiliging, servers ...) geschikt voor uw bedrijf. Op deze infrastructuur moet vervolgens de juiste software geïnstalleerd worden om uw documenten te beheren. Hiervoor heeft Van Roey Automation de juiste adviseurs en technische specialisten in huis. Voor de brand owners is deze tweeledig: 1. Administratieve documenten: “Op administratieve files zoals facturen, bonnen en contracten, moet steeds een correct versiebeheer gebeuren. Dit is de enige garantie dat niet enkel de juiste lay-out maar ook de juiste informatie naar buiten gaat”, verklaart Hans Hofkens, Solution Advisor bij Van Roey Automation.

“Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) is een zeer uitgebreide oplossing die onder

andere erg sterk is op vlak van documentenbeheer. MOSS laat bijvoorbeeld toe om te bepalen waar welke documenten worden gearchiveerd, beheerd en geopend.

Daarnaast kunnen verschillende versies bewaard worden die enkel voor welbepaalde personen toegankelijk zijn.”

2. Creatieve huisstijldocumenten: “Foutieve banners, foto’s, kleuren, enzovoort uit roulatie krijgen, vormt voor veel ondernemingen een enorm heikelpunt. Om hier het hoofd aan te bieden, kunnen Van Roey Automation en Catena Company de handen in elkaar slaan”, vertelt Wim Becker, Account Manager bij Catena Company.

“Wij raden aan om voor het beheer van zaken zoals beelden en video een gespecialiseerde database te gebruiken. Een Digitale Asset Management (DAM) oplossing, laat bijvoorbeeld toe om visuals te archiveren en eenvoudig terug te vinden aan de hand van metadata (trefwoorden die je eraan toewijst, alsook eigenschappen van de file Page 11

Gateway

zoals aanmaakdatum, grootte, resolutie, …). Daarnaast is het mogelijk om slechts één correct beeld per product of dienst toegankelijk te maken. Eventueel krijgen zij een status met zich mee en worden de files via een goedkeuringsworkflow langs verschillende afdelingen gestuurd vooraleer ze gebruikt kunnen worden. Het is ook mogelijk om verschillende versies (bv qua taal, moeilijkheidsgraad, ouderdom, …) van files bij te houden en te bepalen wie toegang heeft tot welke versie.”

“Als kers op de taart kan SharePoint naadloos integreren met het hierboven beschreven systeem. Door in te loggen op SharePoint kunnen medewerkers eveneens rechtstreeks in dit systeem naar grafische documenten zoeken en de voordelen van de twee oplossingen combineren. Ook de bedrijfsbeheersoftware Microsoft Dynamics NAV kan in de totaaloplossing opgenomen worden. Dit creëert oneindige mogelijkheden: Verkopers op de baan krijgen bijvoorbeeld via een web browser toegang tot gegevens uit de bedrijfsdatabase en kunnen zelfs centraal orders ingeven. Ook KPI’s, kritieke bedrijfswaarden zoals omzet en marge, kan iedereen, die er recht toe heeft, via een eenvoudige weergave bekijken.”

Automatische creatie van marketingdocumenten “De creatie van marketingdocumenten zoals technische sheets, catalogi, folders, advertenties en dergelijke meer, neemt erg veel tijd in beslag. Bovendien beschikken bedrijven vaak over verschillende beelden en bronmaterialen waarvan de overgrote meerderheid moeilijk terug te vinden, verouderd of gewoon fout is”, aldus Wim Becker. “Deze ondernemingen kunnen wij, door samen te werken met Van Roey Automation, een mooie totaaloplossing bieden”.

De ontwerper creëert marketingdocumenten in Adobe Indesign waar hij/zij de mogelijkheid krijgt om met templates te werken.

Dit betekent dat vooraf vast ligt waarvoor bepaalde ruimtes worden gebruikt en hoe Page 12

deze er uit moeten zien. Zo bepaalt een template waar bijvoorbeeld het titelveld op het document staat en in welk lettertype het ingevuld moet worden. Het is mogelijk om met Adobe Indesign en bijbehorende plug-ins, gegevens rechtstreeks uit een database te halen en correct in een templatedocument te verwerken. Als Indesign visuals uit het DAM systeem wil ophalen, zal deze database vragen waarvoor het beeld aangewend moet worden en meteen de juiste resolutie doorgeven (bv: een lage resolutie voor een presentatie en een hoge voor een drukwerk).

Product- of diensteninformatie kan dan weer optimaal gearchiveerd worden in een ERP-programma zoals Microsoft Dynamics NAV. Ook laat deze oplossing toe om via XML bijvoorbeeld de prijzen en productspecificaties die in een catalogus worden opgenomen rechtstreeks te koppelen met Indesign-templates. De implementatie van, en het maatwerk op, Micrsoft Dynamics NAV wordt uitgevoerd door het ervaren en gespecialiseerde softwareteam van Van Roey Automation.

Diverse proven technologies, slechts één aanspreekpunt In deze markt zijn er leveranciers die binnen één pakket een oplossing aanbieden voor gans de bovenstaande problematiek, dikwijls ontstaan als een op maat gemaakt pakket voor één klant of beperkte doelgroep en dan verder gecommercialiseerd voor een bredere markt.

“Wij weten uit ervaring dat deze keuze een zeer groot budget vereist voor de klant en dat de kosten erg onvoorspelbaar zijn

vanwege het extra maatwerk dat er steeds aan te pas komt.” vertelt Wim Becker. “Wij gaan op zoek naar technologie die haar waarde al heeft bewezen in de praktijk.

Technologie met een degelijke reputatie en een voorspelbare continuïteit op vlak van productontwikkeling en support. Deze technologieën moeten wel gebaseerd zijn op open standaarden.”

“Op deze manier kunnen we ook een geautomatiseerde totaaloplossing aanbieden met als voordeel van in stappen te werken en gradueel te automatiseren. De gefaseerde manier van werken komt ook het budget ten goede. Zo kan met de rendementswinst van de uitgevoerde fasen, telkens de volgende fase worden aangepakt.”

“De samenwerking tussen Van Roey Automation en Catena Company gaat zelfs nog verder dan dat. Van Roey Automation is immers ook leverancier van hardware en netwerkoplossingen. De servers en het gehele netwerk waarop bovenstaande technologieën draaien kunnen door ons geleverd, geïnstalleerd en onderhouden worden”, aldus Hans Hofkens.

“Aangezien wij letterlijk onder één dak opereren zullen klanten minimaal geconfronteerd worden met de complexiteit van dergelijke projecten. Intern definiëren wij deelprojecten met hun eigen specialistverantwoordelijke. De deelacties worden optimaal op elkaar afgestemd en indien mogelijk gelijktijdig uitgevoerd. De klant krijgt slechts één aanspreekpunt, iemand die het overzicht behoudt over het geheel.”

Onze samenwerking biedt dus een waaier aan creatieve mogelijkheden.

Work Less, Achieve More

Kleine Landeigendom – Turnhout

Samenwerken voor sociale woningen

Kleine Landeigendom – Turnhout (KLE) ontwikkelt, bouwt en verkoopt sociale woningen in de Noorderkempen. Daarnaast biedt de sterke, professionele woonorganisatie ook voordelige sociale leningen aan. De laatste jaren haalde KLE meermaals de krantenkoppen met recordbrekende prestatiecijfers.

Meer collega’s, meer nood aan samenwerking “Aanvankelijk was ikzelf, bijgestaan door 2 administratieve medewerkers, verantwoordelijk voor alle technische zaken”, vertelt Geert Schoofs, directeur van KLE. “Naar aanleiding van de vele nieuwe bouwprojecten wierven we in de loop van 2007 een werfleider aan. Daardoor ontstond de nood om projectinformatie centraal te beheren en te delen met verschillende gebruikers. Hiervoor werd een Microsoft Small Business Server opgezet.”

“Onze sterke groei zette ons ertoe aan om in 2008 wederom bijkomende medewerkers aan te trekken. Uiteindelijk kozen we ervoor

om samen met de Turnhoutse Maatschappij voor de Huisvesting (TMH), onze collega’s uit de sociale huursector, twee projectmanagers tewerk te stellen. Deze medewerkers pendelen tussen beide kantoren en hun respectievelijke projectlocaties. Ook zij zochten naar een efficiënte wijze om hun projectdocumenten te delen met collega’s uit de twee organisaties.”

“In de eerste helft van 2008 kwam KLE bij ons ten rade”, vertelt Hans Hofkens, Solution Advisor bij Van Roey Automation.

“De verlanglijst van Kleine Landeigendom leidde ons al snel naar Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Deze oplossing was immers het perfecte antwoord op hun wensen in verband met het delen van doPage 13

Gateway

administratie is een totaal ander verhaal.

Wij raadden aan om de oplossing op een afzonderlijke server te implementeren zodat KLE stapsgewijs alle organisatorische verbeteringen in voege kon brengen. Eerst stelden we het delen van documenten op punt en zorgden we dat iedereen met de tools kon werken. Daarna begonnen we eenvoudige werkstromen op te zetten en in de toekomst zal Kleine Landeigendom MS Office Excel-werkbladen koppelen aan indicatoren en doelstellingen.”

Bedrijvenfusie Geert Schoofs, directeur van KLE

cumenten, het opvolgen van de documentenstromen en goedkeuringsprocessen, het reduceren van rekenbladen tot kengetallen zoals simulaties van verkoopprijzen, opleveringsdata, enzovoort.”

“De samenwerking tussen de projectmanagers, de werfleiding en de technische directie bevorderen was één zaak. Deze gegevens laten doorsijpelen en op een begrijpelijke wijze beschikbaar maken voor de

Page 14

“Eenmaal alles rond is, komt ook de fusie tussen TMH en KLE om het hoekje kijken”, voegt Geert Schoofs toe. “We hebben dan ook een intranetsite opgezet met alle gegevens, documenten en vergaderdata omtrent de fusie. Al onze inkomende briefwisseling wordt ingescand en via een eenvoudige e-mail in de documentendatabase op de home-pagina geplaatst. Alle werkgroepen krijgen binnen deze intranetsite hun eigen deelsite. Indien een werkgroep een bepaald document uit de database op de bovenliggende site nodig heeft, wordt dit automatisch naar de deelsite doorge-

stuurd. Zo wordt de inkomende post netjes verdeeld onder de teamleden.”

De administratieve medewerkers van TMH en KLE willen eveneens beter samenwerken. Zo plannen ze om op termijn hun info over contactpersonen delen. Ook alle verschillende agenda’s samen leggen en deze reduceren tot een algemene bedrijfsoverschrijdende planningstool, staat op het verlanglijstje.

“De verschillende afdelingen van beide bedrijven kunnen nu beter dan ooit op een eenvoudige manier samenwerken.

Microsoft Office Sharepoint Server geeft ons de mogelijkheid om deze samenwerking in de toekomst verder te versterken zodat we nog meer sociale woningen kunnen bouwen en ter beschikking stellen van diegenen die er behoefte aan hebben.”

BEHEERS DE

“realtime cijfers, realtime inzicht”

DYNAMIEK.

Ondernemen kent ontelbare soorten dynamiek.

Beheers ze allemaal. Met Microsoft Dynamics.

TM

Microsoft Dynamics : bijzonder gebruiksvriendelijke bedrijfsoplossingen voor financieel en logistiek beheer en voor customer relationship management.

Makkelijk om te leren, makkelijk om te gebruiken. Microsoft Dynamics lijkt helemaal op de Microsoft toepassingen waar uw mensen dagelijks mee werken. Ontdek meer op www.microsoftdynamics.be.

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Microsoft Dynamics, the Microsoft Dynamics logo, and “Your potential. Our passion.” are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.