02/2009
ED 01 / 2008
QNEWS
PROFESSIONAL ICT SERVICES
Verantw. uitg.: Pat Vanroey, Steenweg Op Antwerpen 101, 2300 Turnhout.
STEENWEG OP ANTWERPEN 101 • B-2300 TURNHOUT • B2B@VANROEY.BE • WWW.VANROEY.BE • +32 (0) 14 47 06 05
Een strategische en kostenbesparende ICT-omgeving dankzij het
ICT-optimalisatieplan
Een schitterende prijzenkast als beloning voor een knap 2008 Meer info pagina 4
Uw medewerkers hebben geen PC meer nodig Meer info pagina 6
Weg met papieren facturen Meer info pagina 11
Meer info pagina 2
Infoseminaries 2009: wij helpen u gratis en vrijblijvend op weg Meer info pagina 12
Expert
Partner
001_VRA_P0902.indd 1
23-02-2009 11:07:22
EDITORIAAL
2
Inhoudstafel Bespaar door uw ICT anders te bekijken.
3
Qcom Awards 2008-2009 4 Besparen dankzij een optimale communicatieomgeving! 4-5 Niet-geregulariseerde software kost Belgische bedrijven gemiddeld 66.000 euro ... 5 Remote Client Oplosssingen. 6 ICT-infrastructuur wordt onzichtbaar bij Callens & EMK. 7 Uw bedrijfssoftware veilig toegankelijk via internet. 8 Reële beveiliging voor uw virtuele omgeving. 8 5 tips om drastisch te besparen:
Neem uw printgedrag onder de loep
10 Actief printerbeheer Vaarwel papieren facturen Van Roey Automation - Optimalisatieseminaries
11 11 12
Samen bouwen aan een optimale, kostenbesparende, ICT-omgeving. ICT maakt uw bedrijfwerking gemakkelijker. Althans, dat is de bedoeling. In praktijk zien wij vaak dat verkeerde beslissingen net het omgekeerde tot gevolg hebben. Dit is vrij logisch gezien de complexiteit van de materie en de mate van planning vereist om een optimale infrastructuur op te bouwen, binnen budget en zonder tijdelijk productiviteitsverlies. Om onze relaties hierbij verder te helpen stellen wij 2 zaken centraal: • •
Het aanbieden van een zo volledig mogelijk gamma aan ICT-oplossingen Het uitwerken van een optimalisatieplan op maat
Een volledig gamma aan ICT-mogelijkheden Door een volledig gamma aan ICT-mogelijkheden aan te bieden, kunnen wij onze relaties geven wat zij nodig hebben. Al onze adviseurs en technici zijn gespecialiseerd in één of meerdere vakgebieden. Zij verdiepen zich constant in de materie en blijven up-to-date. Zo kunnen wij garanderen dat u bij ons altijd diepgaande informatie kan verkrijgen over een enorm breed scala aan ICT-oplossingen. Onze specialisaties zijn te talrijk om hier te vermelden maar vallen op te delen in onderstaande thema’s: 1. Kerninfrastructuur Net zoals het gebouw waar uw organisatie in gehuisvest is, moet uw ICT infrastructuur over solide fundamenten beschikken. Onder kerninfrastructuur verstaan wij de basiselementen die elke ICTinfrastructuur zal hebben. De absolute prioriteit voor elke organisatie is een weldoordachte en goed uitgevoerde basisinfrastructuur, die de andere pijlers kan ondersteunen. Enkele voorbeelden: Server- en client hardware, operating systemen , netwerken, printing, security, etc… 2. Communicatie en samenwerking Een optimale communicatie, en samenwerking tussen collega’s is dan weer de absolute vereiste voor een succesvolle organisatie. Uw ICT-infrastructuur heeft een groot potentieel om hierin bij te dragen, zolang deze steunt op een solide basis, en het geheel op een weldoordachte manier geïmplementeerd wordt. Op deze manier kunnen communicatiestromen optimaal verlopen, zonder de eindgebruiker te overweldigen. De basisboodschap: Gemakkelijk toegang mogelijk maken tot de juiste informatie, resources en mensen, anywhere, anytime. 3. Bedrijfsbeheersoftware Kort samengevat vormt een goede beheersoftware het gestructureerde brein van uw onderneming dat het overzicht bewaart over uw processen, projecten, voorraden, personeel en dergelijke meer. Hiervoor bestaan zowel instapmogelijkheden als uitgebreide oplossingen. 4. ICT Management en services Elke ICT-infrastructuur zal voortdurende opvolging, support , en aanpassingen nodig hebben. Als dit beheer dynamisch aangepakt wordt, en even flexibel en solide is als de basisinfrastructuur zelf, kan ook het beheer van de infrastructuur aangewend worden als strategische meerwaarde. Dit begint bij een goede opvolging en documentatie, en groeit door naar een automatische support waarin alles vlot verloopt en u enkel de rapporten te zien krijgt.
Optimalisatieplan ICT mag nooit beschouwd worden als een aantal programma’s en of toestellen aangekocht om een welbepaalde functie uit te oefenen. Dergelijke redenering kan enkel resulteren in een ICT-omgeving waarin verschillende vaak té dure programma’s en apparaten naast elkaar draaien, zonder onderling te communiceren en nuttige kennis/capaciteiten uit te wisselen. ICT-elementen worden in dergelijke situatie onvermijdelijk aangewend voor functies die andere, reeds aanwezige, software of hardware eenvoudiger kan uitvoeren. Een duur en onefficiënt grapje, als u bedenkt dat ICT eigenlijk geld zou moeten besparen en een strategisch voordeel zou moeten opleveren ten opzichte van de concurrentie.
Alle processen zijn er geautomatiseerd. Middelen worden optimaal en dynamisch aangewend. Het bedrijf heeft akkoorden afgesloten omtrent ondersteuning die volledig afgestemd zijn op de noden van de onderneming. Kennis gaat nooit verloren, is overal terug te vinden en wordt door alle collega’s gebruikt. Een perfect dynamische ICT-omgeving kan net als alle andere perfecte zaken nooit bestaan. Dit betekent daarentegen niet dat uw bedrijf niet in de buurt kan komen.
Grosso modo kunnen bedrijven ingedeeld worden in 4 maturiteitsfasen waarbij de eerste fase ondernemingen omvat die ICT beschouwen als een aantal losse elementen. Voor bedrijven in de laatste maturiteitsfase levert ICT kostenbesparingen op en vormt deze een belangrijk strategisch voordeel (Zie schema onderaan pagina 3):
Het is dus niet meer dan logisch dat u keuzes maakt die u in staat stellen om een dynamische omgeving op te bouwen. Om weloverwogen selecties met het oog op de toekomst te - blijven - maken heeft u een lijdraad nodig, een plan waar u niet van afwijkt. Op basis van een uitgebreid onderzoek, aan de hand van het optimalisatiemodel, werken wij voor u een groeiplan op maat uit dat uitvoerig in gaat op onze 4 thema’s: Kerninfrastructuur, communicatie en samenwerking, bedrijfsbeheersoftware, ICT-management en service. Dit plan zal u gedurende langere tijd begeleiden in het uitbouwen van een optimale, dynamische omgeving.
Basisfase: De ICT mogelijkheden van beginnende bedrijven zijn steeds zeer beperkt. Middelen worden ad hoc aangekocht en zijn niet op elkaar afgestemd. Alles gebeurt manueel en aanpassingen nemen tijd in beslag. Kennis bewaren gebeurt niet consequent. Deze gaat dus vaak verloren. Hoewel dit systeem duidelijk minpunten bevat, kan het voor sommige bedrijven wel een noodzakelijke oplossing zijn, vaak om budgettaire redenen. Ondernemingen die aangewezen zijn op een basisomgeving moeten begeleid worden om hierbinnen de optimale mogelijkheden te vinden. Gestandaardiseerde fase: Groeibedrijven of ondernemingen met een stijgende ICT-nood zullen hinder ondervinden als hun infrastructuur en software in de basisfase blijft hangen. Het beheersbaar maken van de ICT infrastructuur wordt een noodzaak net als de automatisering van bepaalde processen. Het bijhouden en gebruiken van kennis wordt eveneens erg belangrijk. In een gestandaardiseerde ICT-fase ligt hierop de klemtoon. Gerationaliseerde fase: Een volgende stap is de overgang naar een gerationaliseerde ICT infrastructuur. Deze wordt goed beheerd en versterkt. Veel bedrijfsprocessen lopen automatisch en vergen geen bijkomende inspanningen meer. Kennis bewaren en optimaal aanwenden is een noodzaak. Dynamische fase: Bedrijven aan de top van hun markt kunnen enkel functioneren met een dynamische ICT-infrastructuur.
Basis
Standaard
Gerationaliseerd
U beslist om uw ICT-beslissingen voortaan te stroomlijnen? Contacteer dan onze specialisten via B2B@vanroey.be (met vermelding QNews) of vul de enquête in op www.ictoptimalisatie.be. Deze vragenlijst voorziet ons van de nodige informatie om een onderzoek uit te werken afgestemd op uw situatie. Vooraleer de studie uit te tekenen zal één van onze solution advisors u contacteren om een afspraak te maken. Op deze meeting leert onze medewerker uw bedrijf kennen en wordt er een diepte-interview uitgevoerd. De resultaten krijgt u in de vorm van een document dat op eenvoudige wijze weergeeft: • • • • •
Waar de sterke punten liggen Welke de zwakke schakels van uw ICT-omgeving vormen Welke aanpassingen op korte en lange termijn vereist zijn Voor welke mogelijke valkuilen u best oplet …
Dynamisch
Nog niet overtuigd? Contacteer ons of woon de Optimalisatieseminaries bij (zie achterpagina voor meer info)
002_VRA_P0902.indd 1
20-02-2009 14:36:20
3
Hieraan bent u het voorbije jaar gegarandeerd geld verloren! Een optimale ICT-infrastructuur mag uiteindelijk slechts één doel beogen: het bewerkstelligen van strategisch succes door besparing en productiviteitsbevordering. In praktijk wordt ICT meestal bekeken als een ad hoc oplossing voor een probleem of stijgende behoefte.
Door ICT als kostenbesparend hulpmiddel te beschouwen, opent zich een wereld aan mogelijkheden. 1. Gebrek aan standaardisatie van hardware
De gemiddelde ICT-kost per werkplek bedraagt maar liefst € 9.000 per jaar. Dit blijkt uit onderzoek van Gartner. De aanschaf van hardware en software slokt 26% van dit budget op. Uit een HP-enquête bij honderden ICT-beslissingsnemers bleek dat slechts één op vijfentwintig zich realiseert dat het leeuwendeel van de ICT-kosten pas na de aanschaf ontstaat. Door uw hardware te standaardiseren – m.a.w., zoveel mogelijk dezelfde types en merken aan te schaffen – kan u deze uitgaven merkbaar verlagen. Toestellen zijn perfect op elkaar afgestemd, werknemers hebben minder tijd nodig om ermee te leren werken, ICT-mensen spenderen minder aan onderhoud, ...
2. Gebrek aan standaardisatie van software
Zich beperken tot software van één enkele leverancier brengt enorm veel voordelen met zich mee. Neem de
Microsoft-oplossingen als voorbeeld: Het aanleren van nieuwe softwarepakketten vormt voor velen een erg grote en tijdsrovende aangelegenheid. Momenteel is zo goed als iedereen vertrouwd met de MS Officepakketten. Omdat alle programma’s volgens hetzelfde principe werken kunnen de meeste mensen puur intuïtief perfect met nieuwe software aan de slag met een minimum aan productiviteitsverlies. Dit geldt ook voor het aanleren van uitgebreide bedrijfsbeheersoftware. Bovendien garandeert gestandaardiseerde software dat deze niet uit roulatie zal geraken en veroudert zodat u weer moet overschakelen op andere platformen.
3. Onvolledige benutting en tijdsrovend beheer van servers Klassieke serveropstellingen zijn ontworpen om slechts één operating system (bv Windows Server, Linux, ...) te ondersteunen.
Daardoor laten zij maar liefst 90% van de totale hardwarecapaciteit onbenut. Een gevirtualiseerde server kan verschillende besturingssystemen en toepassingen tegelijkertijd draaien. Zo wordt een groot deel van de 90% onbenutte capaciteit eveneens aangesproken. Het beheren van deze servers is eenvoudiger en neemt minder tijd in beslag. Daarnaast moet er niet steeds nieuwe hardware aangekocht worden wanneer er toepassingen bij komen of meer capaciteit vereist wordt.
4. Schaarse of onbestaande documentatie
Documenteert u de samenstelling van uw ICT-park en de werkzaamheden die werden uitgevoerd of betrapt u zichzelf er vaak op het warm water opnieuw uit te moeten vinden? Komt het misschien zo ver dat u meermaals dezelfde fouten maakt en verkeerde zaken aanschaft? Een gedetailleerd naslagwerk kan u enorm veel tijd besparen. Dat staat als een paal boven water!
5. Onoverwogen printgedrag
Verspilling wordt besparing dankzij optimalisatie
Bovenstaande opsomming is verre van allesomvattend. Toch is het niet moeilijk om onnodige budgetstijgingen te elimineren en uw ICT-infrastrucuur aan te wenden als besparings- en productiviteitsbevorderend mechanisme. Hoe verder uw ICT-infrastructuur naar een dynamische omgeving evolueert, hoe meer u bespaart en hoe hoger uw productiviteit ligt. Onze specialisten zijn perfect in staat om via een uitgebreide studie uw bedrijf naar gelang thema’s in deze fasen te situeren. Vervolgens formuleren zij aanbevelingen om op de meest eenvoudige wijze verder te evolueren in het maturiteitsmodel. Bedrijven kunnen ingedeeld worden in 4 maturiteitsfasen zoals weergegeven in het schema hieronder:
ICT is een kost
ICT werkt kostenverlagend
ICT verbetert het resultaat
ICT is een strategisch hulpmiddel
Ongecoördineerd Manuele infrastructuur Kennis wordt niet bewaard
Beheerde IT infrastructuur met beperkte automatisering en gelimiteerd kennismanagement
Beheerde en geconsolideerde IT infrastructuur met uitvoerige automatisering. Kennis wordt bewaard en hergebruikt.
Volledig geautomatiseerd beheer Dynamisch gebruik van resources Ondersteuningsovereenkomsten op maat van het bedrijf Geautomatiseerde kennisopslag en -aanwending
Basis
Standaard
Gerationaliseerd
Dynamisch
Zelden of nooit staan ondernemingen stil bij hun printgedrag. Toch lopen de jaarlijkse kosten binnen dit kader sterker op dan de meeste bedrijven verwachten. Door enkele eenvoudige zaken aan te passen kunnen reële besparingen gerealiseerd worden. Het gaat hier bijvoorbeeld over het elimineren van bannerdocumenten, het vereisen van identificatie van opdrachtgevers, … Op pagina 10 bespreken wij 5 tips om te besparen op printing. Contacteer onze specialisten voor meer informatie.
Schematische voorstelling van het optimalisatiemodel dat ons in staat stelt om te schetsen hoe u kan geraken waar u naartoe wil. Een perfect dynamische ICT-omgeving kan net als alle andere perfecte zaken nooit bestaan. Dit betekent daarentegen niet dat uw bedrijf niet in de buurt kan komen.
003_Qcom_P0902.indd 1
23-02-2009 10:44:30
4
QCOM AWARDS
Een schitterende prijzenkast als beloning voor een knap 2008
De aankoop- en marketinggroepering QCom, waar wij één van de negen leden van zijn, is goed bezig. Dat wisten we zeker. Het aantal officiële erkenningen dat we hiervoor van gerenommeerde namen uit de sector kregen doet ons toch een beetje stil worden. Langs deze weg bedanken wij graag al onze klanten, leveranciers en relaties die bijdroegen tot een 2008 om nooit te vergeten.
QCom ontving zowel ICT-gerichte awards als algemene bedrijfserkenningen van werkgeversorganisaties. Opvallend is vooral de prestatie om 2 maal op rij HP Preferred Partner of the Year te worden.
Qcom Awards 2008-2009
De uitreiking van de HP Partner of the Year Award is gebaseerd op vier criteria:
•
1 Jaarlijkse omzetgroei, gebaseerd op absolute cijfers 2 Jaarlijkse omzetgroei, uitgedrukt als percentage 3 Het HP- assortiment behandeld door de partner 4 Het percentage van verkochte "Attached Care Packs"
• • • • •
• •
• • • • • •
HP Preferred Partner of the Year 2007 InterAct Reseller award Best SMB-Partner 2007 Limburgs Jonge Ondernemer van het Jaar President's Club Status Milieu & Energie Award Unizo Limburg Unizo Pluim Kempen KMO Laureaat 2008 Unizo Antwerpen InterAct Reseller award Best Marketing 2008 InterAct Reseller award Best SMB-Partner 2008 Best Benelux VAR 2008 Top VAR Sales Rep. 2008 Best VMware SMB partner 2008 Best SMB-Reseller 2008 Channel World Awards HP Preferred Partner of the Year 2008
een face-to-face vergadering beschikken zonder zich fysiek in dezelfde ruimte te bevinden. Zowel functionele meetings als workshops en trainingen lenen zich tot deze werkwijze.
Besparen dankzij een optimale communicatieomgeving! Unified Communications (UC) is ongetwijfeld de breedste ICT-evolutie van de laatste jaren. De oplossing werd ontwikkeld om de barrières tussen telefoon, email, Instant Messaging en conferences op te heffen in welke vorm dan ook. UC integreert uiteenlopende systemen, media, apparaten en applicaties wat resulteert in een volledige, eenvoudige en efficiënte communicatieomgeving.
004_Qcom_P0902.indd 2
Besparen Microsoft Unified Communications kan na de implementatie zo goed als meteen kostenbesparingen opleveren. Enkele voorbeelden: 1. Beperking van reis- en trainingsonkosten Unified Communications biedt verschillende mogelijkheden voor web- en videoconferencing. De speelruimte is zo uitgebreid dat meetingparticipanten over alle mogelijkheden van
2. Daling van faciliteitsonkosten Met behulp van de samenwerkingsmodaliteiten binnen UC (aanwezigheidsnotificatie, telefonie, videoconferencing, …) kunnen organisaties hun werkgebied en geografische spreiding vergroten zonder geconfronteerd te worden met extra infrastructuurkosten. De kantoorruimte per werknemers daalt en de bestaande ruimte wordt efficiënter gebruikt. 3. Eliminatie van providerkosten Traditionele conference calls zijn zeer duur. Door deze inbelmeetings via telecomproviders te vervangen door IP-netwerkgebaseerde conferences kunnen deze uitgaven volledig geschrapt worden.
20-02-2009 17:42:34
MICROSOFT VOLUME LICENTIES
5
Niet-geregulariseerd softwaregebruik kost Belgische bedrijven gemiddeld 66.000 euro en zet domper op een belangrijke economische groeimogelijkheid!
De Business Software Alliance (BSA), spreekbuis van de wereldwijde commerciële software-industrie, onderneemt steeds meer gerechtelijke stappen tegen bedrijven die, al dan niet bewust, illegale software gebruiken. Vele ondernemingen vinden het een moeilijke en vooral tijdrovende uitdaging om het overzicht te behouden over de verschillende softwareprogramma’s die hun medewerkers gebruiken. Een situatie waarin een bedrijf over minder licenties beschikt dan softwaregebruikers, is dus niet ondenkbaar. Hoe eerlijk hun bedoelingen ook zijn, het blijft illegaal softwaregebruik.
Tussen 15 juli 2007 en 15 juli 2008 betaalden overtreders gemiddeld 66.000 euro voor het illegaal gebruik van software in hun bedrijf. Bij elke gerechtelijke stap werd de schade geraamd op basis van het aantal gevonden illegale softwarekopieën en de wil van het bedrijf om zich in regel te stellen. Uit een onderzoek dat ICT-analyst IDC publiceerde in januari 2008, blijkt dat een verlaging van PC-softwarepiraterij met tien punten 1.500 extra jobs, 233 miljoen euro belastinginkomsten en 688 miljoen euro economische groei in België zou opleveren.
Kortom: Indien bedrijven zich massaal in de regel stellen kunnen zij zichzelf niet enkel grote boetebedragen besparen maar ook het economisch klimaat positief beïnvloeden. In deze tijden tellen immers alle beetjes.
4. Besparing door efficiëntieverhoging In een UC-omgeving zien collega’s steeds wie aanwezig is. Ze verliezen geen tijd door onbereikbare mensen te contacteren. Daarnaast kan vanuit elk programma contactinformatie geraadpleegd worden en komen voicemails aan in de e-mailbox. De efficiëntiebevorderende mogelijkheden van UC zijn oneindig. Stapsgewijze implementatie Door de uitgebreide mogelijkheden en facetten kan Microsoft Unified Communication nogal overweldigend overkomen. De gefaseerde implementatiemogelijkheden staan toe om de overgang zeer geleidelijk te laten gebeuren, gebruik makend van kleinere budgetten en met een minimum aan adaptatie van uw medewerkers. UC kan geïmplementeerd worden aan de hand van de vier fasen van het optimalisatiemodel.
005_Qcom_P0902.indd 3
Gezien de hoeveelheid softwareoplossingen die Microsoft uitbrengt en het gigantische aantal bedrijfsgebruikers ervan kon ’s werelds grootste softwaregigant niet passief blijven toekijken. Microsoft ontwikkelde Open Value programma’s die licentiebeheer vereenvoudigen en een betere controle op zowel de gelicentieerde software als de bijhorende investeringen mogelijk maakt. Kortweg centraliseert Open Value alle Microsoftoplossingen onder één enkele flexibele licentieovereenkomt. Voordelen • Eenvoud Al uw licenties beheert u door één enkele account te onderhouden. Indien u een nieuwe licentie nodig heeft kan u dankzij een flexibel pay-as-you-go systeem meteen na de bestelling gebruik beginnen maken van de software. • Flexibiliteit Als u extra licenties nodig heeft kan u er zeer snel gebruik van beginnen maken. Nieuwe Microsoftprogramma’s zijn vanaf de publicatiedatum voor u beschikbaar. • Optimale beheerbaarheid Tracking tools laten toe om uw licentiebestellingen online te beheren, uw historiek te raadplegen, volume licentie keys te downloaden, … • Betaalbaarheid Profiteer van prijssettings afgestemd op uw bedrijfseigenschappen en betaal software wanneer u deze nodig heeft.
Tot 25 mei 2009 gelden er belangrijke tijdelijke prijspromoties op verschillende Microsoft producten, voor maximum 250 licenties. Contacteer ons dus vrijblijvend voor meer informatie over de verschillende Open Value programma’s en de huidige promoties.
Weet u niet of u in de regel bent? Wij voeren bij u een betrouwbaar assessment uit om dit na te gaan.
ICT is een kost
ICT werkt kostenverlagend
ICT verbetert het resultaat
ICT is een strategisch hulpmiddel
Mensen werken met e-mail, contacten en agenda’s. Ze beschikken eventueel over een gemeenschappelijk platform voor het aanmaken van documenten. Deze zaken staan volledig los van elkaar.
Door Instant Messaging, Aanwezigheidsinformatie en samenwerkingsplatformen voor de ontwikkeling van documenten verhoogt u de productiviteit van werknemers.
De brug wordt gemaakt tussen de telecominfrastructuur en het datanetwerk.
Acces, anywhere, anytime. Communicatie wordt gestroomlijnd doorheen het gehele bedrijf. Het kantoor is volledig toegankelijk voor mobiele gebruikers.
Basis
Standaard
Gerationaliseerd
Dynamisch
23-02-2009 10:42:17
6
Medewerkers hebben zelden nog een echte PC nodig!
Het zakelijk klimaat verandert. • • • •
De regelgeving en beveiligingseisen van overheidswege nemen toe Mogelijk werkt uw bedrijf met outsourced en offshore medewerkers U moet voorbereid zijn op rampen, plannen opstellen voor disaster-recovery en bedrijfscontinuïteit garanderen Lange werkdagen en telewerkers - mensen op de baan of thuiswerkers - maken het ICT-beheer nog complexer HP Thin Client en combinatie Blade PC’s.
Indien u sterk geconfronteerd wordt met deze problematiek kan de variëteit aan remote client toepassingen van HP een oplossing bieden.
Remote Client Oplossingen elimineren de nood aan gewone PC’s en laten medewerkers gebruik maken van een systeem dat centraal in uw datacenter gehost wordt. Op hun bureau staat enkel nog een thin client, een uitgedunde computer zonder harde schijf, lokaal opslagsysteem of operating system. Deze toestellen zijn energiezuinig, vergen een beperkt beheer, belasten het netwerk minimaal en zijn minder diefstalgevoelig.
• De centrale server vergt een pak minder energiekosten dan de totaliteit van de normaal gebruikte PC’s • Thin Clients zijn niet erg diefstalgevoelig • Data wordt opgeslagen, onderhouden en beveiligd op een centrale plaats • Inloggen op de eigen desktop kan vanaf eender welke thin client die verbonden is aan het netwerk, waar dan ook • …
Via de thin client wordt verbinding gemaakt met een virtuele desktop op een server, een blade PC of een blade workstation. De keuze tussen deze drie mogelijkheden resulteert uit de eisen van uw bedrijf en medewerkers.
Virtuele desktops bieden enorm veel voordelen voor medewerkers die geen al te hoge eisen stellen aan hun PC en geen zeldzame programma’s gebruiken.
HP Virtual Desktop Infrastructure: Basisproductiviteit
HP Blade PC: Veeleisende gebruikers
HP Virtual Desktop Infrastructure biedt kort samengevat volwaardige en gepersonaliseerde desktops aan via het netwerk. Verschillende clientdesktops worden gehost op virtuele machines die op hun beurt op een doodgewone centrale server draaien. Gebruikers loggen met een paswoord in op de server en hun thin client begint zich te gedragen als een traditionele dekstop. Dit alles resulteert in een minimum aan beheer- en hardwarekosten: • Voor mensen die weinig gebruik maken van hun computer moet geen duur toestel besteld worden • Beheerders kunnen desktops in een mum van tijd op een centrale plaats creëren en installeren
006_Qcom_P0902.indd 1
gebruikers met een krachtig en geoptimaliseerd centraal beheerd werkstation. Dit stelt medewerkers in staat on-demand de rekenkracht en grafische power van het werkstation te benaderen vanaf clientapparatuur. Deze apparatuur werd geoptimaliseerd voor veiligheid, is geluidsarm en kent weinig warmteuitstoot: een radicale omwenteling in de werkbeleving dus. Deze werkwijze maakt het mogelijk geavanceerde graphics op afstand te delen en te presenteren, in 2D of 3D, in filmkwaliteit en full-motionvideo.
Medewerkers die met veel verschillende programma’s werken en hoge prestaties van hun desktop verwachten baten vooral bij het gebruik van een blade PC. Ook deze gebruiker werkt via een thin client. Deze maakt geen verbinding met een gemeenschappelijke server maar wel met een volwaardige PC die fysiek in het datacentrum staat. Blade PC’s bieden dus de voordelen van een virtuele desktop en combineert deze met de verwerkings- en opslagkracht van een traditionele computer. HP Blade Workstation: Grafische kracht De HP blade werkstationoplossing gaat nog verder. Het thin client principe blijft behouden maar nu connecteren
23-02-2009 10:14:18
TESTIMONIAL CALLENS & EMK | TOTAALINFRASTRUCTUUR
7
ICT-infrastructuur wordt onzichtbaar bij Callens & EMK
Callens & EMK uit Waregem ontwerpt, installeert en onderhoudt stoomsystemen, thermische oliesystemen, leidingsystemen en industriële verwarming. De laatste 24 maanden groeide de onderneming van 87 naar 113 medewerkers, wat een extra belasting voor de verouderde ICT-infrastructuur betekende. Ook softwarematig zat er een haar in de boter. Licenties waren niet meer geldig of ontbraken. Bovendien ging men verhuizen naar een nieuwbouw langs de E17. Dit alles was de ideale aanleiding om de gehele ICT-infrastructuur onder de loep te nemen.
ICT-partner voor onbepaalde duur Callens & EMK ging niet zomaar op zoek naar een ICTleverancier, maar wel naar een ICT-partner. Die moet niet enkel instaan voor de juiste configuratie en installatie, maar dient de firma ook in de toekomst te ondersteunen. “Wij zochten een partner die ons kon helpen van A tot Z en boden een contract van onbepaalde duur...”, vertelden Roger Beirnaert en Nicolas Nottebaere van Callens & EMK op de Let’s Shake IT-roadshow van 18 november. Oplossingen QCOM installeerde een nieuwe backoffice met HP Blade servers, SAN en virtualisatiesoftware van VMware. Er werd ook gekozen voor HP Procurve Gigabit Manageable Switches, Symantec multi-tier + antispam, een Microsoft Open Value Contract voor Servers & Clients en GFI Faxmaker. Voordelen Als gevolg van deze investeringen kan Callens & EMK genieten van een hogere performantie, grotere bedrijfs-
007_Qcom_P0902.indd 1
zekerheid, betere beveiliging en een lagere Total Cost of Ownership. De hardware is afgestemd op de reële noden en is bovendien redundant. Door het centraliseren van alle beheertaken en software op een afzonderlijke “management-server” kan men nu proactief reageren op mogelijke problemen en krijgen beheerders een comfortabel overzicht van gebeurtenissen. Dankzij de centralisatie van data op de SAN wordt down time voor uitbreidingen vermeden en is er een flexibele groei mogelijk. “Onze nieuwe ICTinfrastructuur is quasi onzichtbaar geworden, omdat ze niet langer voor problemen zorgt.”
20-02-2009 10:26:26
8
SECURITY
Nu trends als globalisatie, mobiliteit, off-shoring, en thuiswerken het mooie weer maken, bevinden gebruikers zich steeds minder in de nabijheid van het bedrijfsdatacenter. Daarnaast worden ondernemingen gedwongen om hun uitgaven te rationaliseren en vormen de hoge kosten die bedrijfssoftware met zich mee brengen (onderhoud, licenties, installatie, …) een doorn in het oog. Applicatievirtualisatie zoals Citrix XenApp zorgt ervoor dat er slechts één versie van een softwarepakket op een centrale server draait. Deze kan via het internet aangesproken worden door alle medewerkers. De resultaten zijn vanzelfsprekend: optimale mobiliteit, minimale onderhouds- en installatiekosten. De vraag die zich daarentegen meteen opwerpt ook: Is dat alles wel veilig?
Softwarematige versus hardwarematige beveiliging Citrix biedt een software- en hardwarematige beveiliging aan voor applicatievirtualisatie. Bedrijven die reeds over XenApp beschikken gebruiken vaak de softwarefeature Citrix Secure Gateway om hun medewerkers veilige toegang tot de applicatieserver te bieden. Een migratie naar de hardwareoplossing Citrix Acces Gateway brengt niet enkel een stijgende beveiliging met zich mee, maar ook dalende kosten en complexiteit. Veilig applicaties delen over internet Hoe werkt dit alles nu concreet? De geïntegreerde endpoint-scanning controleert of de gebruikte apparatuur voldoet aan de criteria die de systeembeheerder heeft vastgelegd. Pas dan wordt de verbinding met het bedrijfs-
Met Backup Exec 12.5 biedt Symantec betrouwbare security afgestemd op servervirtualisatie. Bedrijven op zoek naar een betrouwbare en gerenommeerde Windows-gegevensbeveiliging voor zowel fysieke als virtuele systemen doen er goed aan om de mogelijkheden van Symantec Backup Exec 12.5 voor Windows Servers onder de loep te nemen.
Voldoen aan strikte doelstellingen De oplossing biedt een uitgebreide ondersteuning voor back-up en herstel op disk- en tapebasis in Windows-omgevingen, inclusief de nieuwste Windows Server 2008-portfolio. Door de continue gegevensbescherming wordt het back-upwindow voor bestandsservers, werkstations, Microsoft Exchange en SQL-servers overbodig, waardoor bedrijven kunnen voldoen aan strikte doelstellingen voor herstelpunten. Eenvoudig en snel Backup Exec 12.5 biedt de mogelijkheid om gedetailleerde gegevens voor kritieke Windows-applicaties in slechts enkele seconden te herstellen. Afzonderlijke Exchange-mails, SharePoint-items of -documenten en gebruikersprofielen van Active Directory kunnen met de Granular Recovery Technology (patent aangevraagd) eenvoudig vanaf een enkele back-up worden hersteld. Virtuele VMWare- en Microsoft-bestanden en serverimages kunnen ook eenvoudig vanaf een enkele back-up worden hersteld. Via één console is een uitgebreide bescherming mogelijk van gegevens op
008_Qcom_P0902.indd 1
Uw bedrijfssoftware veilig toegankelijk via internet, altijd en overal. netwerk gemaakt. End-point-scanning werkt nauw samen met Citrix® SmartAccess™, dat met zijn sense-andrespond-functies niet alleen de toegang tot de applicaties toestaat of afwijst, maar ook bepaalt wat de gebruiker met de desbetreffende informatie kan doen. Op basis van het type apparaat, de locatie in het netwerk, de status van het eindpunt en de rechten van de gebruiker kan een organisatie bijvoorbeeld bepalen of de gebruiker informatie mag bekijken, afdrukken, wijzigen of opslaan. Contacteer vrijblijvend onze specialisten voor meer informatie over applicatievirtualisatie en de verschillen tussen softwarematige en hardwarematige beveiliging.
Reële beveiliging voor uw virtuele omgeving. fysieke en virtuele servers. De kosten voor opslag en benodigde beheermiddelen voor reduceren vereist zo van u geen enkele inspanning meer. Het gebeurt automatisch als u deze oplossing correct gebruikt. Flexibel Backup Exec 12.5 biedt ook platformonafhankelijke integratie met andere toonaangevende oplossingen van Symantec. Hierdoor kunnen bedrijven hun kritieke gegevens in back-ups en archieven veiligstellen en bestaande of nieuwe investeringen in Symantec benutten. De ondersteuning van verschillende platformen maakt een uitgebreide gegevensbescherming mogelijk voor heterogene servers, waaronder UNIX, Linux, Mac en NetWare. Nieuw zijn de ondersteuning van externe mediaservers onder Linux en een uitgebreide bescherming voor NAS-apparaten met NDMP. Hiermee beschikt u over nog flexibelere opslagmogelijkheden. Met de nieuwe functies voor licentie-inventarisatie en patchbeheer kunnen gebruikers zorgen dat altijd de nieuwste strategie voor gegevensback-ups wordt toegepast, en dit alles vanaf één console.
Virtualisatie Backup Exec 12.5 biedt vanuit één enkele console gegevensbescherming voor zowel fysieke systemen als virtuele infrastructuren die gebouwd zijn met de virtualisatiesoftware van VMware of Microsoft. Binnen een VMware- of Hyper-V-hostomgeving moet het ook mogelijk zijn om vanaf één enkele agent een onbeperkt aantal gastmachines te back-uppen op tape of schijf. Een licentie wordt dan ook afgesloten per hypervisor en niet langer per VM. De oplossing maakt daarnaast gebruik van de voordelen van virtualisatie voor naadloze conversie van fysiek naar virtueel medium (P2V) en andersom (V2P). Broertje Backup Exec System Recovery 8.5 biedt daarnaast nieuwe uitgebreide functies voor virtuele conversie, het omzetten van fysieke omgevingen naar een virtueel landschap (P2V).
20-02-2009 10:28:14
ICT-INFRASTRUCTUUR
9
Volledige ICT-infrastructuur geïnstalleerd binnen drie werkdagen…
Qcom redder in nood na bedrijfsbrand Brabo
Nadat een hevige brand de burelen van Parket Brabo in Opglabbeek in de as legde, installeerde Qcom op enkele dagen tijd een volledig nieuwe IT-infrastructuur in een noodkantoor. “De brand smeulde nog na wanneer een medewerker van Qcom de schade al kwam opmeten”, getuigt zaakvoerder Etienne Roels over de razendsnelle service van Qcom. “Pas in tijden van rampspoed leert een mens z’n betrouwbare partners kennen.”
Zaterdag 8 november 2008. Een zware brand vernielt een groot gedeelte van de productiehallen van parketproducent en -verdeler Gebo Parket. Het kantoorgebouw aan de voorzijde van de bedrijfssite gaat mee in de vlammen op. Ook het grootste deel van de administratie van zusterbedrijf Parket Brabo - met vijf vestigingen specialist in het plaatsen van parketvloeren - vindt hier onderdak en is mee getroffen. Etienne Roels, bedrijfsleider van beide ondernemingen, organiseert nog tijdens de brand een eerste crisisvergadering. Alle aanwezige medewerkers delen de vastberadenheid om de bedrijfsactiviteiten zo snel mogelijk opnieuw op te starten. “Gelukkig beschikten we nog over recente back-ups van alle bestanden”, vertelt Roels. “Verder had de brand onze volledige computerinfrastructuur van de kaart geveegd, en zonder computers ligt een hedendaags bedrijf compleet lam. Onze vijf vestigingen van Parket Brabo draaien bijna volledig op de centrale administratie in Opglabbeek.” Noodkantoor Al snel valt de beslissing om een noodkantoor te installeren in een van de brand gevrijwaarde showroom achteraan de
009_Qcom_P0902.indd 1
bedrijfssite. Gelukkig kon Parket Brabo voor een nieuwe computerinfrastructuur betrouwen op de snelle en flexibele dienstverlening van IT-partner Qcom. “Nog dezelfde dag - de brand was amper gedoofd - kwam een medewerker van Qcom ter plaatse om de schade op te meten”, vertelt de bedrijfsleider. “Ook het verlengde weekend met een brugdag en Wapenstilstand op dinsdag 11 november, stond een snelle oplossing niet in de weg. Al voor de start van de eerste werkdag op woensdag had ik een gedetailleerde offerte ontvangen voor een volledig nieuwe IT-infrastructuur in het geplande noodkantoor.”
Ik wil me van het hele ICT-gebeuren zo weinig mogelijk aantrekken. Als de computers maar werken zoals het hoort. Dat is het enige wat ik verlang én dat is wat Qcom mij levert .” Parket Brabo rekende niet alleen tijdens de installatie op de diensten van Qcom. Via een centraal beheersysteem observeren en bewaken de specialisten van Qcom de ICT-infastructuur van op afstand. “Vooraleer we hier op een probleem stoten, heeft Qcom al zelf ingegrepen”, beaamt Albert Westhovens, administratief medewerker bij Gebo Parket. “Ook de upgrades en het frequente onderhoud verlopen rechtstreeks zonder onze tussenkomst.”
Recordtempo Na enkele besprekingen bereiken Qcom en de getroffen bedrijfsleider een akkoord, waarna de installatie meteen start. Dankzij de ruime stock aan hardware en een klein leger aan bekwame IT-specialisten klaart Qcom de klus in een recordtempo. “Woensdagochtend gaf ik groen licht, in de namiddag stonden ze hier al met het bestelde materiaal”, bevestigt Etienne Roels. De technici starten vanaf nul. Ze leggen allereerst de nieuwe bekabeling aan en nemen contact op met de telecommaatschappijen. “Terwijl ik voordien vruchteloos op antwoordapparaten en anonieme telefoonoperatoren stootte, wist Qcom precies waar ze moesten zijn om de telefoon- en internetaansluitingen te regelen.” Tegelijkertijd start de configuratie van de nieuwe HP servers en de installatie van de nodige software zoals Microsoft Windows Server, Microsoft Windows en Microsoft Office 2007. Al op vrijdagmiddag beschikken de medewerkers van Parket Brabo en Gebo Parket over een volledig vernieuwde en tot in de puntjes afgestelde IT-infrastructuur: twee servers, acht computers, enkele notebooks en de nodige printers. “Alle vroegere bestanden stonden netjes op hun plaats, waarna we tot onze grote opluchting meteen terug aan de slag konden”, vertelt Roels.
Toekomst Bedrijfsleider Etienne Roels hoopt tegen eind 2009 zijn intrek te nemen in de heropgebouwde kantoren. “Dan doen we uiteraard opnieuw beroep op Qcom om het hele netwerk te verhuizen. Na onze geslaagde ervaringen met het noodkantoor, heb ik daar het allergrootste vertrouwen in”, besluit de bedrijfsleider.
Weinig van aantrekken De bedrijfsleider waardeert de puike prestaties van Qcom. “Eigenlijk interesseert het me maar matig hoe ze het deden”, vertelt hij. “Van computers weet ik weinig tot niets af, parket is mijn stiel.
23-02-2009 10:39:17
10
PRINTING
5 Tips om drastisch te besparen: Neem uw printgedrag onder de loep! In het kader van de vertragende economie aarzelt niemand om besparende maatregelen te treffen. Omdat het printgedrag van bedrijven zelden aandacht krijgt vormt deze problematiek een gemakkelijke manier om snel en eenvoudig te besparen. Op basis van een uitgebreide studie schuift Gartner 5 initiatieven naar voor om printkosten drastisch te beperken. Deze willen we u natuurlijk niet onthouden.
TIP 1
Elimineer bannerpagina’s
Kantoordocumenten zoals facturen, bestelformulieren en dergelijke meer worden veelal opgefleurd met grote, kleurrijke huisstijlbanners. Beperk het gebruik van deze versieringen tot belangrijke voorstellings- en imagodocumenten.
Maximale besparing
20%
op alle geprinte kantoordocumenten Maximale besparing
Voer gebruikersidentificatie in
Medewerkers sturen vaak minder belangrijke taken op printers af die ze uiteindelijk niet gebruiken. Daarnaast nemen collega’s geregeld per vergissing documenten mee die ze zelf niet afgedrukt hebben. Zij gooien deze weg en de originele opdrachtgever is genoodzaakt om een dubbeltje te printen. De meeste recente netwerkprinters bevatten een feature die ervoor zorgt dat mensen zich op het apparaat zelf moeten identificeren voordat de opdracht wordt uitgevoerd. Dit kan via het ingeven van een pincode of paswoord of zelfs via het scannen van een toegangsbadge of vingerafdruk. Afdrukken worden gemaakt als de opdrachtgever naast het toestel staat. Deze krijgt zelfs de mogelijkheid om op het apparaat te selecteren wat hij/zij wil afdrukken en wat verwijderd moet worden.
TIP 3
Bijna alle recente professionele printers bevatten instellingen voor tonerbesparing. Meestal past men de fabrieksinstellingen niet aan wat betekent dat het toestel standaard hoge-kwaliteitsprints blijft uitvoeren. De bespaarfunctie reduceert inkt- of tonerdichtheid met 10 tot 20%. Check dus zeker of uw printers over deze functie beschikken.
Maximale besparing
TIP 2
Gebruik de instellingen voor tonerbesparing TIP 4
Spoor dubbelzijdig printen aan TIP 5
Voer actief printbeheer in
010_Qcom_P0902.indd 1
10%
op alle ad hoc printopdrachten
10%
per pagina (meer voor kleurenafdrukken) Voor toestellen die duplexprinten ondersteunen wordt zelden de dubbelzijdige afdrukfunctie als standaard ingesteld. Indien medewerkers verplicht worden om zelf de duplexfunctie uit te schakelen kan papiergebruik drastisch dalen. Deze aanpak is het efficiëntst in bedrijven met eenvoudige printnoden.
Maximale besparing
30%
op papierkosten
Het aantal bedrijven dat over een echt printmanagement beschikken is miniem. Het invoeren van een goed beheer is een aanpassing op langere termijn dan de hierboven beschreven tips maar verdient toch de nodige aandacht. Een goed beheer kan u enkel opstarten door uw printnoden in kaart te brengen en te onderzoeken welke merken, toestellen en eventueel software of leasingpakketten het meest geschikt zijn voor uw bedrijf. Onze specialisten zijn in staat om een volledig plan uit te werken dat toelaat om uw printinfrastructuur te optimaliseren en de kosten verder in te perken. Contacteer hen vrijblijvend.
Maximale besparing
30%
op alle printkosten
20-02-2009 14:27:20
PRINTING
Actief printerbeheer: HP en Van Roey Automation slaan de handen in elkaar.
Na al het voorgaande beseft u dat de laatste tip, het uitbouwen van een actief printbeheer, de grootste besparingen met zich kan meebrengen, maar eveneens een hele uitdaging vormt. Daarom kan u best bij ervaren specialisten aankloppen om u hierin te ondersteunen. Van Roey Automation stelt graag met u een optmialisatieplan op. Voorbeeld Als één van de weinige HP Office Printing Specialisten kunnen wij u bijvoorbeeld ons all-incontract, verkrijgbaar op alle HP printers en multifunctionals aanbieden. Hiermee wordt printen net zo eenvoudig als water uit de kraan halen. U betaalt maandelijks een vast bedrag en kunt daarna altijd met een gerust hart op ‘print’ drukken. Dankzij de nieuwste HP software wordt uw verbruik zelfs automatisch opgevolgd. Toners en onderhoud worden besteld en just in time geleverd, zonder dat u er actie voor moet ondernemen. Een unieke formule, want u betaalt nooit voor prints die u niet hebt gemaakt. Als u na een jaar minder hebt verbruikt dan wij hadden geschat, wordt het resterende saldo overgedragen naar het volgende jaar. En omdat HP over een ruim gamma aan multifunctionals beschikt, kunt u deze formule ook gebruiken voor de kopieën die u maakt.
MIROSOFT DYNAMICS NAV
11
Gooi uw papieren facturen overboord! Eenvoudig besparen en bijdragen tot een beter milieu.
Factureren brengt niet enkel geld in het laatje. Ogenschijnlijk banale kosten zoals postzegels, enveloppen, papier en de handling van het geheeld worden maar al te vaak over het hoofd gezien. Daarnaast blijkt uit een studie van Certipost dat in België jaarlijks 900 miljoen papieren facturen de deur uit gaan. Als al die facturen worden vervangen door elektronische exemplaren, zou dit voor 0,7 procent bijdragen tot het realiseren van de Kyoto-doelstellingen.
Van Roey Automation wil zich inspannen voor een beter milieu en zal voortaan gratis elektronisch factureren. U ontvangt weldra meer informatie over de werkwijze die we hier zullen hanteren. Ga nog verder: Synergie tussen uw online betaalplatform en MS Dynamics NAV Ook het ontvangen van een betaling neemt vaak meer tijd, en dus ook budget, in beslag dan gedacht. Hierdoor loopt het openstaande saldo van bedrijven vaak op. Vermijd dat klanten een betaling uitstellen en druk de kost van de openstaande bedragen!
“De facturatiekosten bij Van Roey Automation nv (VRA) lagen erg hoog en bleven steeds maar stijgen”, vertelt Pat Van Roey, zaakvoerder van de firma. “Zo nam het openstaande saldo op 3 jaar tijd met 150% toe. Openstaande klantenbedragen vereisten verassend veel inspanningen en slorpten bijgevolg ook veel werkuren op.” Deze kosten konden worden gedrukt als de drempel om te betalen zou worden verlaagd. Op deze manier ontstond het idee om klanten met één klik te laten betalen en ontwikkelde VRA de Isabel Connector. Het concept van de Isabel Connector is eenvoudig. Isabel is de instantie die instaat voor de officialisering van het elektronisch bankieren en biedt hiervoor verschillende platformen aan, waaronder Zoomit, Isabel 5 en Isabel 6. VRA ontwikkelde een link tussen Isabel en de ERP-oplossing Microsoft Dynamics NAV. Hierdoor betalen klanten met één simpele muisklik en wordt het bedrag meteen op de juiste rekening weggeschreven. De boekhouding moet de betaling achteraf dus niet meer registreren. Meteen valt er een grote kost van de facturatie weg. Klanten beslissen zelf hoe ze de facturen aangeleverd willen zien. Via de functie van Zoomit moeten ze klikken op ‘Nu Betalen’ en de betaling wordt uitgevoerd, geen gedoe meer met overschrijvingen en het registreren van de betaalde facturen. Bovendien zorgt Van Roey Automation ervoor dat de facturen gedurende 7 jaar worden bijgehouden.
Eenmaal een factuur is opgemaakt en doorgestuurd, moet de klant deze nog betalen. Om die betaling uit te voeren moet hij een overschrijving aanmaken en die stap is vaak te groot. Hij stelt zijn betalingen uit met het idee dat hij op het einde van de maand alle betalingen in één keer zal verrichten. Die betaling moet op zijn beurt door de mensen van de administratie geboekt worden.
011_VRA_P0902.indd 1
19-02-2009 14:34:55