Verificatieverklaring

Staples Nederland B.V. (hierna Staples Solutions) heeft opdracht gegeven aan FIRA Sustainability B.V. (hierna FIRA) voor externe verificatie van de betrouwbaarheid van haar informatie over Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, zoals weergegeven in het MVO-Register. Deze verklaring is gebaseerd op onze

beoordeling van de inhoud, inclusief onderliggende systemen en beschikbare bewijslast, zoals weergegeven in het Complete MVO-rapport (Complete CSR Report) en de MVO-scorecard (CSR Scorecard) van Staples Solutions. Deze verklaring is bedoeld voor klanten en andere belanghebbenden, die (beroepsmatige) interesse hebben in de duurzaamheidsprestaties van Staples Solutions.

Scope

Alle activiteiten behorende bij de levering van business-to-business kantoorbenodigdheden door Staples Nederland B.V. (KvK 33272529) in Nederland, handelend onder de naam Staples Solutions. Moederconcern Staples Solutions B.V., en activiteiten van diens andere (buitenlandse) dochterondernemingen zijn niet in scope.

MVO-rapport: Compleet

Staples Solutions onderschrijft de principes van maatschappelijk verantwoord ondernemen en geeft inzicht in haar ambities inzake materiële MVO-onderwerpen zoals geselecteerd door Staples Solutions, stakeholders en door het MVO-Register, inclusief management aanpak, beleid, maatregelen en plannen.

Methodologie & Uitgevoerde Werkzaamheden

Organisaties verwerken hun duurzaamheidsinformatie in het MVO-Register. FIRA verifieert alle claims en informatie conform de standaard behorende bij het Complete MVO-rapport (zie het MVO-Register Protocol voor details) op basis van beperkte zekerheid. Claims en daaraan gerelateerde informatie in het MVORegister worden beoordeeld op basis van de bewijslast zoals deze door Staples Solutions beschikbaar is gesteld aan FIRA om de betrouwbaarheid van de informatie vast te stellen. FIRA waarborgt dat het verificatieteam de hiervoor benodigde competenties bezit en handelt in lijn met auditprincipes inzake ethisch gedrag, professionele integriteit, en onafhankelijkheid.

Conclusie

Staples Solutions rapporteert over MVO-initiatieven en prestaties. Gebaseerd op de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat de claims en informatie in het Complete MVO-rapport in het MVORegister betrouwbaar zijn.

Samenvatting FIRA-bevindingen

We complimenteren Staples Solutions met de getoonde initiatieven. Een volledig overzicht van onze bevindingen is gepubliceerd in het MVO-Register. Hieronder een samenvatting van onze belangrijkste bevindingen:

Balans & Volledigheid: Voor de meeste onderwerpen is een beleidsaanpak geformuleerd. We moedigen Staples Solutions aan om de beleidsaanpak volledig te maken, inclusief duidelijke doelstellingen voor alle materiële MVO-aspecten. We complimenteren Staples Solutions met nieuwe maatregelen, die samen met de bestaande maatregelen nu alle materiële MVO-aspecten omvatten. De nieuwe maatregelen tonen prestaties inzake beloning en arbeidsvoorwaarden, sociale dialoog, gezondheid en veiligheid, personeelsontwikkeling, distributie met elektrische bakfiets, de introductie van gerecycled papier, klanttevredenheid en maatschappelijke investeringen. De bestaande maatregelen omvatten CO2-reductie, duurzaam product assortiment, inzameling van cartridges, duurzaam inkopen en social return. Ethische gedragscode: Er is een ethische gedragscode voor medewerkers. MVO-commitment: Staples Solutions commiteert zich aan de standaard MVO-verklaring, inclusief onderschrijving van alle MVO-principes en de belofte om materiële onderwerpen uit te werken. We moedigen Staples Solutions aan om een bedrijfseigen verklaring op te stellen, gebaseerd op deze materiële MVO onderwerpen. Governance: MVO-verantwoordelijkheid is in verschillende lagen van de organisatie belegd. Management systeem: We moedigen Staples Solutions aan om voor alle materiële MVO-aspecten KPI's te formuleren. Waardeketen: Er is weinig informatie over de herkomst van producten (terug in de keten). We moedigen Staples Solutions aan om aanvullende informatie inzake herkomst te tonen voor productgerelateerde leveranciers.

Inclusiviteit van belanghebbenden: Er is geen nieuwe stakeholder-informatie getoond. De stakeholder engagement-informatie is deels gebaseerd op interne bronnen. We moedigen Staples Solutions aan om het stakeholder-engagement uit te breiden door actief de dialoog te zoeken over MVO met externe stakeholders. Dialoog met Belanghebbenden: De stakeholder-engagement dekt niet alle MVO-onderwerpen. We moedigen Staples Solutions aan om stakeholder-management te laten groeien door de scope van het engagement uit te breiden naar alle relevante MVO-onderwerpen. Verbetering van het stakeholder engagement kan van invloed zijn op de materialiteitsanalyse.

Datum van uitgifte: 17 juni 2019 (MVO-informatie van dit bedrijf wordt jaarlijks getoetst) Namens FIRA,

Mw. J. Chatelain Director Reporting and Assurance

Dit rapport is opgesteld op basis van de MVO-informatie van Staples Solutions in het MVO-Register. De informatie in dit rapport is door FIRA Sustainability geverifieerd. Een verificatieverklaring is opgenomen in dit rapport.

Staples Solutions Nederland

Staples Solutions België Rondebeltweg 102, 1329 BH Almere Ringlaan 39, B-1853 Strombeek-Bever Postbus 1522, 1300 BM Almere 0800 38560

088 45 45 000 customerservice@info.staples.nl www.staplesadvantage.nl customerservicebe@staples-solutions.com www.staplesadvantage.be