Hållbarhetsredovisning_2018_LR by Staples

When your space works, everything works.

Hållbarhetsredovisning Staples i Norden 2018

Lösningar för en hållbar framtid

www.staplesadvantage.dk

www.staplesadvantage.fi

www.staplesadvantage.no www.staplesadvantage.se

Hållbarhetsåret 2018

HÅLLBARHETSÅRET

2018

Mycket har hänt med hållbarhetsarbetet i Staples Norden under 2018. Här visar vi några exempel på projekt och händelser från det gångna året.

Vår sammanlagda bedömning är att Staples har ett ambitiöst, väletablerat, integrerat och transparent hållbarhetsarbete. Intervjuade chefer och medarbetare var positiva och visade engagemang och kompetens i hållbarhetsarbetet vilket bekräftade att övergripande intentioner är implementerade i organisationen. Revisionsledare LKAB

131

TIMMAR Vi klimatkompenserar för våra interna utsläpp genom vår samarbetspartner Plant-for-Planet Detta sker i form av trädplantering i Yucatán, Mexico

ENGAGEMANG

Staples förbättrar resultatet i våra medarbetarundersökningar. i vår senaste undersökning ”Say it Like it is” ligger Sverige på 64%, och Danmark på 62% positiva svar. 2

Volontärdagar Våra medarbetare har gett 131 persontimmar av sin tid till samhället, i form av olika volontäraktiviter.

Varje gång kunden köper av de noggrant utvalda Easy Tree produkterna, planterar vi träd.

Easy on the Planet Andel försäljning av vårt sortiment: Sverige 38% Danmark 31%

Staples i Europa planterade totalt 200.000 träd 2018 Där Staples Norden stod för en stor del

NORDEN 73526 ÖVR LÄNDER 126474

PURE-sortimentet består av engångsartiklar, gjorda av palmblad, där vi redan från start ser en positiv trend i försäljningen. PURE-sortimentet ingår givetvis i vårt Easy on the Planet- sortiment, Staples miljökoncept för att lyfta produkter som lever upp till våra miljökriterier.

Information om rapporten Staples Sweden AB, Staples Denmark ApS , Staples Norway AS, Staples Finland Oy och Staples Connect AB har länge arbetat målinriktat med kvalitets- och hållbarhetsfrågor, där miljö är en naturlig del av hållbarhetsbegreppet. Denna rapport ämnar att ge en sammanfattning och inblick över det arbete som bedrivits inom dessa områden under 2018. Hållbarhetsredovisningen utgör en del av förvaltningsberättelsen för Staples Sweden AB och Staples Connect ABs årsredovisning. Staples Denmark ApS, Staples Norway AS samt Staples Finland Oy ingår I redovisningen. Räkenskapsåret omfattas av samma period som årsredovisningen, 2018-02-01 - 2019-0131. Rapporten är utarbetad efter GRI standards, Global Reporting Initiative riktlinjer där hållbarhetsredovisningen omfattar Staples sociala, miljömässiga och ekonomiska ansvarsområden och beskriver vår vision för vårt hållbarhetsarbete. Rapporten skall vara av praktiskt värde för våra kunder, leverantörer och andra intressenter; för jämförelse och välbalanserad presentation av prestanda, konkreta resultat och våra mål. Detta är den tredje gemensamma hållbarhetsredovisningen för Staples Nordics (den sjunde för Sverige och Norge, femte för Danmark och första för Finland), vilken ingår i ett led av rapporter för Staples internationellt, som årligen har rapporterat om sitt samhällsansvar sedan 2005.

INNEHÅLL Introduktion

Globala Målen

Miljö

Etik

Kvalitet

Mångfald

Samhälle

GRI Index

Rapporten ämnar jämföra data för 2017/2018. Rapporten skall vara enkel att följa från år till år och ämnar därför följa samma struktur och jämför, där det är relevant, samma data från tidigare år. Staples tidigare europeiska hållbarhetsredovisningar finns tillgängliga på: https://www.staplesadvantage.se/certifieringar-ochstandarder/ där det går att finna historiska data för hela koncernen. Denna rapport gäller för Staples Sweden AB, Staples Danmark ApS, Staples Norway AS, Staples Finland Oy och Staples Connect AB samt täcker alla enheter i organisationen; Staples Contract, Staples Online, Staples Retail (dock inte Retail i Norge), EMO och Staples Connect. Information om de olika delarna finns på: www.staplesadvantage.se www.staplesadvantage.dk www.staplesadvantage.no www.staplesadvantage.fi Rapporten syftar till de nordiska länderna om inget annat anges i texten. Vid frågor om rapporten eller ytterligare information om Staples hållbarhetsarbete, vänligen kontakta vår Head of CR & Quality för Staples i Norden: Johanna Jigmo-Linde johanna.jigmolinde@staples-solutions.com

Förord

FÖRORD Under 2018 påbörjades Staples stora förändringsresa. Målsättningen är att stärka länderna genom tydlig och fokuserad lokal kraft, där länderna tar ansvar för många av de tidigare centralt hanterade processerna. Vi vill med detta säkerställa att vi har ett starkt lokalt kundfokus och att besluten fattas så nära kunden som möjligt. Vi fortsätter att ta ett gemensamt ansvar för våra globala kunder, dela på infrastruktur och resurser där det är effektivt samt värna om vårt varumärke Staples. Mitt under denna förändring klev jag in som ny VD. Då känns det extra viktigt för mig att vi stärker vår position inom det som gör oss unika. Därför arbetade vi under 2018 fram en plan där vår hållbarhetsvision – ”Vi ska bli ledande inom hållbarhet i vår bransch” – blir än mer tydlig, och där varje medarbetares engagemang räknas. Som grund ligger vårt arbete med de globala hållbarhetsmålen där vi fokuserar på: n Mål n Mål n Mål n Mål

4 – 12 – 13 – 17 –

God utbildning för alla Hållbar konsumtion och produktion Bekämpa klimatförändringarna Genomförande och globalt partnerskap

Tillsammans ger detta oss en långsiktig plan med tydliga ambitioner. Vi har enats om att vi skall: n Minimera våra koldioxidutsläpp och hjälpa våra kunder till detsamma. n Minimera avfall från vår verksamhet och hjälpa våra kunder till detsamma. n Erbjuda fler kundorienterade och hållbara lösningar. n Engagera våra medarbetare och ge tillbaka till samhället.

I vår hållbarhetsredovisning finner du mål som knyter an till dessa ambitioner. Vi är medvetna om att det är högt satta mål och vi ser också att vi har utmaningar kopplat till dem. Vi fortsätter kämpa med att få ner andelen små beställningar och tror på det arbete som präglat stor del av vårt fokus under 2018 genom Easy on the Planet-programmet. Ett program där vi erbjuder våra kunder att klimatkompensera med oss, för att minska vår gemensamma miljöpåverkan. Och vilket gensvar vi fått! Tack vare kundernas respons, kunde Staples i Norden plantera över 73 000 träd totalt, 2018. En ökning med 1000 träd mot föregående år, och vi ser ingen avmattning 2019. Under 2018 fortsatte vi med arbetet för klimatet och uppdaterade vår bilpolicy med tydliga miljöambitioner där vi genom transparens av bilarnas utsläppsvärden önskar bidra till mer hållbara val av våra bilberättigade medarbetare. Vi påbörjade även en översyn av vår resepolicy generellt. Jag känner mig trygg i att vårt arbete är i en riktning för en mer hållbar framtid där vår verifiering av egendeklarationen för ISO 26000 koordinerad av RISE, ger oss just denna bekräftelse. Hållbarhetsredovisningen 2018 omfattar likt 2017 Norge, Danmark och Sverige. Nytt för i år är att den även omfattar Finland, vilket ingår i vår globala ambition att transparent visa vår utveckling och engagemang inom hållbarhetsområdet. Vi fortsätter att redovisa i enlighet med GRI Standards, Global reporting Initiatives senaste riktlinjer samt i enlighet med den Årsredovisningslagens krav på tillhandahållande av ickefinansiell information. Hållbarhetsredovisningen avges av vår styrelse. Vi vill tacka våra medarbetare, kunder, samarbetspartners, leverantörer och andra intressenter för ett bra samarbete under 2018. Vi ser fram emot ett nytt år med nya framsteg inom hållbarhetsområdet, vi tillsammans!

Patrik Schedvin VD, Staples Solutions Sweden / Denmark

Lösningar

Staples lösningar Marknadens ledande leverantör av arbetsplatsprodukter, tjänster och lösningar för dagens och morgondagens arbetsplatser. Våra kunder finns i alla storlekar, från offentliga verksamheter, stora privata företag och organisationer till småföretag och privatpersoner - alla kan handla hos oss. För en hållbar framtid.

Dina Spaces Med rätt förutsättningar presterar du som bäst. Vi fokuserar på fyra av din arbetsplats spaces: - WorkSpace, MeetSpace, WashSpace och BreakSpace. För vi är övertygade om att; ”When your space works, everything works”.

Våra Solutions Vi har produkter, tjänster och lösningar, för dagens och morgondagens arbetsplatser. - Office Supplies, Facility, Technology, Furniture och Branding Solutions.

Brett sortiment till alla arbetsplatser Marknadens bredaste sortiment av kontormaterial, städ & hygien, kök & servering, möbler, förpackningsmaterial, sjukvård & omsorg, kontorsmaskiner, toner & bläck, teknikprodukter & IT-lösningar, produktmedia samt förbrukning inom skola.

Alla kundsegment

Leverans & Service

Våra produkter och lösningar passar alla arbetsplatser och kundgrupper, från stora offentliga verksamheter, privata företag och organisationer till mindre företag och privatpersoner.

Vi skickar alla order på lagerhållna artiklar inom 24 timmar. Snabba och smarta leveranser når hela Sverige och Danmark inom 1-2 dagar.

Till din tjänst Handla enkelt Hos oss handlar du på det sätt som passar dig bäst - via ett eget avtal och en personlig säljare, i butik, via vår kundtjänst eller handla direkt dygnet runt online.

En hållbar affär För oss är det viktigt att bidra till en hållbar affär. Via vårt miljöprogram Easy on the Planet kan våra kunder följa och påverka sin miljöprestanda samt få tips och förslag på miljövänligare produkter och inköpsrutiner för ständig förbättring.

Vi finns här för att hjälpa dig, med produktråd och tips. Vår kundtjänst finns på telefon och chat, vardagar 8-17.

Om Oss Vi ägs av Amerikanska investmentbolaget Cerberus Capital Management sedan 2017. Med lång erfarenhet i vår bransch sedan 1888 har vi en stark lokal förankring med lager i Växjö och huvudkontor i Borås. Idag är vi 524 anställda i vår verksamhet i Sverige & Danmark.

Bolagsstyrning

Bolagsstyrning Huvudägare till Staples rörelsedrivande bolag i Norden är det amerikanska investmentbolaget Cerberus Capital Management. I respektive bolag sitter den lokala VDn i styrelsen tillsammans med övriga representanter från verksamheten.

Ekonomiska resultat Sverige Nedan resultat visar på utvecklingen från 2016-2018 (i tSEK) för Staples Sweden AB SEK

2018/19

2017/18

2016/17

Nettoomsättning

kkr

1 626 307

1 532 190

Resultat efter finansiella poster

kkr

25 745

117 303

Balansomslutning

kkr

901 428

775 099

Medeltalet anställda

Antal

387

334

Soliditet

27,1

31,6

Nedan resultat visar på utvecklingen från 2016-2018 (i tSEK) för Staples Connect AB SEK Nettoomsättning

kkr

2018/19

2017/18

2016/17

240 239

243 482

Resultat efter finansiella poster

kkr

-16 417

-503

Balansomslutning

kkr

168 125

173 721

Medeltalet anställda

Antal

118

148

Soliditet

70,0

64,0

Danmark Nedan resultat visar på utvecklingen från 2016-2018 (i tDKK) för Staples Denmark ApS 2018/19

2017/18

2016/17

Nettoomsättning

DKK kkr

118 719

164 493

Resultat efter finansiella poster

kkr

-15 879

645

Balansomslutning

kkr

39 082

52 825

Medeltalet anställda

Antal

Soliditet

69,5

80,5

Norge Nedan resultat visar på utvecklingen från 2016-2018 (i tNOK) för Staples Norge AS (Delivery). NOK

2018/19

2017/18

2016/17

Nettoomsättning

tnok

1 473 868

1 546 095

Resultat efter finansiella poster

tnok

-22 332

136 864

Balansomslutning

tnok

787 434

776 313

Medeltalet anställda

Antal

287

299

Soliditet

46,0

45,4

Finland Nedan resultat visar på utvecklingen från 2016-2018 (€ tEuro) för Staples Finland Oy 2018/19

2016/17

Nettoomsättning

tEUR

50 795

54 555

Resultat efter finansiella poster

tEUR

-2 443

-49

Balansomslutning

tEUR

21 917

21 089

Medeltalet anställda

Antal

130

128

Soliditet

51,2

64,8

*) Siffrorna för 2018/19 års finansiella resultat redovisas vid årsredovisningarnas resp. offentliggörande.

2017/18

Intressenter

Våra intressenter och intressentdialog I samband med vår revision för ISO 26000 intervjuar vår revisor kunder, medarbetare och fackliga representanter i syfte att säkerställa hur väl vi lever upp till egendeklarationens och därmed ISO 26000 krav på ett hållbarhetsarbete. Våra intressenter delas in i 12 grupper, där vi nedan visar de 6 största intressentgrupperna, hur vi under 2018 förde dialog med dem samt syftet och vad det i praktiken innebar med respektive dialog.

1. Kunder

2. Medarbetare

3. Leverantörer/Partner

SYFTE & MÅLSÄTTNING

Leverera kvalitetsprodukter, med god kundservice och samarbete för en hållbar utveckling

Säkerställa ett tryggt och berikande arbetsliv med engagerade medarbetare

Säkerställa en hållbar utveckling gemensamt, betalningsvillkor, schysst konkurrens och goda anbudsprocesser

HUR genomfördes dialogen

Tillgänglighet, konkurrenskraft, kvalitet, kundservice, produktsäkerhet, miljösortiment, Small Orders, Easy on the Planet-programmet, retur- och reklamationsrutiner, leveranssäkerhet och villkor

Hälsa, miljö, säkerhet, bra arbetsförhållanden, karriärsmöjligheter och kurser, lönesättning och bonus, mångfaldsarbete, motivation

Leverantörskontroll, resurseffektivitet, etik, miljö och företagsansvar

VAD gör vi i praktiken

Möten, kundundersökning, presentationer, enkäter, redovisningar, samarbeten, workshop

Medarbetarsamtal, informationsmöten, undersökningar, rapporter, nyhetsbrev, intranät, sociala medier, utbildning och kurser, avdelningsmöten, kick-off, volontärarbeten

Leverantörsbedömning, möten, presentationer, utvärdering, redovisningar, revisioner, samarbete, workshop

8. Investerare

9. Moderbolag

11. Miljö & natur

SYFTE & MÅLSÄTTNING

Generera en hållbar tillväxt med avkastning till aktieägare som tar hänsyn till vårt företags ansvar

Skapa tillväxt med minimal miljöpåverkan

HUR genomfördes dialogen

Ägarstyrning, etik, korruption, hälsa och säkerhet, strategier

Ägarstyrning, företagsledning, policies, strategier, etik, anti-korruption, hälsa och säkerhet

Hållbar tillväxt, resurstillgång, hälsa, återhämtning

VAD gör vi i praktiken

Rapporter, pressmeddelande, index, CR-utvärderingar

Rapporter, pressmeddelande, index, CR-utvärderingar, medarbetarundersökningar

Miljökonsekvensbeskrivningar, ISO 14001-certifiering

Globala Målen

Introduktion till vårt hållbarhetsarbete FNs globala hållbarhetsmål sätter vårt företagsansvar i ett större perspektiv, där vår vision sätter ambitionsnivån: ”Vi ska bli ledande inom hållbarhet i vår bransch” – en vision som förpliktar.

De viktigaste målen

Staples har genomfört en kartläggning av Sustainable Development Goals (SDG-mappning), för att hitta de mål som är relevanta för vår verksamhet, och som skall vara strategiskt prioriterade i vårt hållbarhetsarbete.

Mål 4

Vi har en naturlig koppling till målet genom vårt produktutbud och där vårt engagemang är tydligt med våra riktlinjer för de samhällsinsatser vi gör. Mål 4 sammanfattar väl våra ståndpunkter för våra samhällsinitiativ.

Mål 12

Vårt fundament för vårt hållbarhetsarbete. De kundprogram som tagits fram och mycket av de arbete som bedrivs inom ramen för våra ISO-certifieringar och verifiering syftar till att nå en hållbar konsumtion och produktion.

Från ord till handling

Det arbete vi gör för att nå FNs globala mål, och som utgör vårt företagsansvar (CR) har vi byggt upp kring fyra pelare: n Miljö n Mångfald n Samhälle n Etik

Klimatfrågan anser vi vara en del av vår tids enskilt viktigaste fråga. Det är bland annat därför vi har valt att bjuda in våra kunder till att bidra i arbetet mot klimatförändringarna.

Mål 17

En förutsättning för att nå våra målsättningar. Vi tror på samarbeten över gränser där vi tillsammans med våra intressenter – medarbetare, kunder, leverantörer, NGO´s m.fl. – bidrar till ett hållbarare samhälle.

Som stomme för våra fyra pelare finner man kvalitet där ledningsgruppen har kontinuerlig målutvärdering och tydliga handlingsplaner för alla delar av verksamheten. Vi tror att genom att ta ett aktivt ansvar för vår gemensamma framtid blir vi en attraktiv arbetsgivare, samarbetspartner och samhällsaktör och skapar möjligheter för oss att växa lönsamt och ansvarsfullt.

Ta Ansvar För Miljön

Verka För Mångfald

Bidra Till Samhället

Praktisera God Affärsetik

Miljö

Mångfald

Samhälle

Etik

Vi förpliktigar oss att minimera och förebygga miljörisker och annan negativ miljöpåverkan från vår verksamhet. Vi koncentrerar oss inte enbart på miljöpåverkan från våra egna aktiviteter utan arbetar för att göra det enklare för våra kunder, medarbetare och leverantörer att värna om miljön.

Mål 13

Vi värdesätter mångfald i medarbetarens bakgrund, ideér och tankar. Allas lika värde är en självklarhet som genomsyrar rekryteringsprocess såväl som belöningsystem.

Vi ska verka för en positiv påverkan på de samhällen där våra medarbetare lever och arbetar. Detta gör vi genom att skapa arbete, volontärarbete och donationer.

Vi ska alltid agera etiskt korrekt. Vi värdesätter ärlighet, rättframhet och integritet högt och agerar om problemställningar uppstår. Vår Etikkod skapar ett tydligt förhållningssätt för våra anställda och vår uppförandekod skapar tydliga för väntningar på våra leverantörer.

Vision & Värdekedja

Vår vision: ”Staples ska bli erkänt ledande inom hållbarhet i vår bransch” Värdekedja Vårt hållbarhetsarbete omfattar hela värdekedjan som sammanfattas i illustrationen. Policies och ytterligare information om vårt hållbarhetsarbete, hittar du på: www.staplesadvantage.se www.staplesadvantage.fi

www.staplesadvantage.dk www.staplesadvantage.no

Utveckling sortiment Vi utvecklar ständigt sortimentet tillsammans med våra leverantörer där övriga intressenters krav och behov tas i beaktning. Genom Easy on the Planet ställer vi miljökrav på våra produkter.

Användning & Återvinning

Produktion Staples har ingen egen produktion men har ett nära samarbete med våra leverantörer. Genom vår uppförandekod ställer vi krav på på miljö och sociala förhållanden i produktion. Uppföljning utifrån vår Uppförandekod görs på regelbunden basis.

Staples ser det som en del av vårt ansvar att påverka våra kunder till en mer hållbar vardag. Genom att stötta och guida dem i användningsfasen, guida till mer hållbara produktval samt stötta med återvinningstjänster, realiserar vi detta ansvar.

Försäljning

Logistik

Staples försäljning sker i olika i olika kanaler, bl.a. via avtal där vi tillsammans med kunden försöker nå ett mer hållbart inköpsbeteende. I vår webbshop samt i våra butiker arbetar vi för att underlätta för kunden att göra ett mer hållbart val.

Vi arbetar med ständig procesoptimering av flödet utifrån ett kvalitets- och miljöperspektiv samt arbetar nära våra distributörer för att säkra en så optimerad transport som möjligt ut till kund.

Socialt ansvarstagande

Vårt arbete mot att bli ledande inom hållbarhet Att vara ledande inom hållbarhet innebär att för oss att hela tiden försöka ligga i framkant. Staples Sweden AB var först i branschen med att bli miljöcertifierade för ISO 14001, redan 1997. 2015 var Staples i Sverige, Norge och Danmark först i branschen att verifierade mot ISO 26000 via Egendeklaration ”Svensk specifikation SIS-SP 2: 2015 Socialt ansvarstagande – Systematisk egendeklaration” av RISE (fd SP).

De 7 principerna för socialt ansvarstagande

Egendeklarationen, SIS-SP 2:2015 består av 77 frågor som utgår från huvudområdena och principerna i ISO 26000:2010. Huvudområdena nedan är en naturlig del av vårt dagliga arbete: n Verksamhetsstyrning

Ansvarighet

n De mänskliga rättigheterna n Arbetsförhållanden n Miljö

Transparens

n Goda verksamhetsmetoder n Konsumentfrågor n Samhällsengagemang och utveckling Där de sju principerna genomsyrar våra processer, rutiner och ambitioner. Hållbarhetsredovisningen är ett exempel på vår strävan att vara transparenta i vår utveckling inom socialt ansvarstagande, miljö och kvalitet. Även årsredovisningslagens krav om icke-finansiell information har implementerats i vårt hållbarhetsarbete och vår rapportering. Områden som täcks in är: n Miljö n Sociala förhållanden och personal n Mänskliga rättigheter n Motverkande av korruption Vid den årliga revisionen verifierar revisorerna vårt hållbarhetsarbete, samtliga svar på de 77 frågorna, genom dokumentsgranskning och intervjuer med olika intressentgrupper såsom medarbetare, leverantörer, kunder med fler.

Etiskt uppförande

Respekt för intressenternas intressen

Respekt för rättstatens principer

Respekt för internationella uppförandenormer

Respekt för de mänskliga rättigheterna

Miljö

MILJÖ Ta Ansvar För Miljön Staples vill skapa goda affärs- och miljömässiga fördelar – för oss själva, våra kunder och våra samhällen – genom att visa vägen när det gäller hållbara affärsmetoder. Vi arbetar för detta med vår vision som ledstjärna med fokus på: n Hållbart inköpssamarbete n Processoptimering n Kontinuerlig omvärldsanalys Staples i Norden är certifierade mot ISO 14001:2015. Samtliga enheter i Sverige och Danmark samt merparten av våra enheter i Norge (ej butiker) ingår i ett gemensamt certifikat. Finland har ett eget certifikat där samtliga enheter ingår. 2015 fick vi ytterligare ett kvitto på vårt arbete inom miljö; verifieringen mot ISO 26000 via RISE innehåller även miljökrav som ska uppfyllas. Vi har ett integrerat ledningssystem som omfattar både miljö, socialt ansvarstagande och kvalitet. Genom ledningssystemet kan vi observera, kontrollera och förbättra vår miljöprestanda, samtidigt som det hjälper oss att hålla oss ajour med rådande lagstiftning. n n n n

Staples Staples Staples Staples

i Sverige ISO 14001-certifierade sedan 1997 i Finland ISO 14001-certifierade sedan 2002 i Danmark ISO 14001-certifierade sedan 2008 Delivery i Norge ISO 14001-certifierade sedan 2011

Vår miljöpolicy visar vägen till att bli ledande inom hållbarhet där vi, med samarbete och transparens, skall: n Erbjuda fler kundorienterade och hållbara lösningar n Minimera våra koldioxidutsläpp n Eliminera avfall

Erbjuda fler kundorienterade och hållbara lösningar För att nå vår vision och gå från ord till handling med vår policy arbetar vi med långsiktiga mål som bryts ner i årliga delmål. I vårt arbete med att kunna erbjuda fler kundorienterade och hållbara lösningar är dialogen med våra intressenter, i ljuset av omvärldsanalys, grunden för arbetet. En del av förutsättningarna är täta leverantörsdialoger för att finna nästa generations miljöprodukter. Under 2018 tog vi in PURE-sortimentet som ett alternativ till engångsartiklar i plast. PURE-sortimentet består av engångsartiklar gjorda av bl.a. palmblad där vi redan från start ser en positiv trend i försäljningen. PURE-sortimentet ingår givetvis i vårt Easy on the Planet-sortiment – Staples miljökoncept för att lyfta produkter som lever upp till våra miljökriterier.

Miljö

Easy on the Planet Produktsortiment Easy on the Planet-konceptet rymmer produkter som innehar en eller flera tredjepartscertifieringar men lyfter även fram produkter som lever upp till satta produktgruppsspecifika miljökriterier, såsom andel återvunnet material, solcellsdrivna etc. Staples använder tillgängliga standarder, riktlinjer och certifieringar för att identifiera produkter som uppfyller kraven för Easy on the Planet. Easy on the Planet -ikonen i sig skall inte ses som en miljöcertifiering eller att den uppfyller en viss tredjepartsstandard. Som företag fortsätter vi att utvärderar och utveckla de kriterier som används för att identifiera dessa produkter.

2018 målsatte Staples i Sverige att öka andelen produkter inom Easy on the Planet-sortimentet till 4500 artiklar, ett mål som dessvärre ej nåddes. I slutet av året genomfördes ett större projekt som syftade till att ta bort produkter från lagret som ej sålts under en längre period. Dessvärre var detta en andel Easy on the Planet produkter varvid den positiva trend vi sett under en tid i antalet produkter stagnerade. För Staples i Danmark målsattes 2018 att öka till 3000 Easy on the Planet artiklar, en målsättning som överträffades. Efterfrågan på ett mer miljövänligare sortiment ökar i Danmark och efterfrågan i bredd är tydlig.

Antal Easy on the Planet produkter st

5000 4500 4500

4000 3500 3533

3000 2500

4257

4258

4500

3600 3157

2999

2732

2625

2666

2000 1500 1000 500 0

MÅL 2017 2018 2019 Danmark

MÅL 2017 2018 2019 Finland

MÅL 2017 2018 2019 Norge

MÅL 2017 2018 2019 Sverige

Staples Europe totala Easy on the Planet försäljning: 2018 26,2% 2017 22,6% Sök på Easy on the Planet

Små Order reducering

I vår Netshop går det enkelt att sortera på Easy on the Planet-produkterna, vilket medför att enbart artiklar som lever upp till kraven synliggörs vid sökning. Under 2019 kommer fokus vara att göra det än mer enklare att hitta till produkterna. Det är för 2019 även inbokat en intressentdialog med studenter för att se hur vi kan attrahera nästa generations beslutsfattare där kommunikationen kring vårt Easy on the Planet sortiment kommer att vara en del av diskussionen.

Vi har en oroväckande trend med små order som går iväg från vårt lager. Dagens samhälle förväntar sig omgående leveranser, om det så enbart rör sig om ett block eller ett paket pennor. Resultatet blir många små order som går iväg från vårt lager med en onödigt stor negativ miljöpåverkan och hög processkostnad. Vi har genomfört åtgärder i syfte att stävja trenden med små order; vi har satt in avgifter för order med låga värden, informerat kunder, utbildat säljare, implementerat Easy on the Planet-programmet. Under 2018 skedde för Sverige en minskning av andelen små order men ej enligt satt målsättning och Danmark ökade samtidigt andelen marginellt. För Staples i Finland är andelen små order på 24%, vilket även det är en marginell förbättring medan vi för Staples Norway ser att insatserna visat resultat och ser en fin trend med minskade småorder.

Miljö

2019 Fortsatt fokus på att minska andelen små order

Små Ordrar 2016 - 2018

50% 45% 44%

40% 35%

36%

30%

Under 2018 analyserades orsaken till differensen mellan länderna i syfte att dela med sig av “best practice”. Vi har konstaterat att vi har olika kundstrukturer och därmed inköpsmönster – något som är svårt att ta vidare över länderna.

40% 33%

25%

26%

20%

25%

33%

35%

23%

15%

10%

13%

15%

5% 0%

x1000

2016 2017 2018

Danmark

2016 2017 2018

Finland

Norge

Sverige

Antal levererade paket till kunder (1000 tal)

3500 3 316

3000

3 244 2 910

2500 2 284

2 249

2000

2 019

1500 1000 500 0

147

244

253

193

306

324

2016

2017

2018

2016

2017

2018

Danmark

Finland

2016

2017

Norge

2018

2016

2017

Sverige

2018

Easy on the Planet – programmet

Plant-for-the-Planet

För att stärka incitamenten hos våra kunder, skapades programmet, som syftar till hållbarhetsprestanda. Som när kunderna:

Easy on the Planet-programmet genomförs tillsammans med Plant-for-the-Planet, en NGO som tog över UNEPS’s 1 billion tree campaign, som arbetar för att bekämpa klimatförändringarna genom trädplantering och utbildning av barn och ungdomar i att bli klimatambassadörer. Vi har under samarbetsåren utbildat ett antal ungdomar i Sverige och Norge genom Plant-for-the-Planets utbildningsakademi och vi planerar för ytterligare utbildningstillfällen under 2019. Arbetet med Easy on the Planet-programmet är ett fokusområde för våra säljare där målsättningen är att fortsätta den positiva trend vi ser i antalet planterade träd över tid.

för mer hållbara lösningar 2015 Easy on the Planetatt förbättra våra kunders en bonus planterar vi träd

Reducerar andelen av små order Ökar inköp av Easy on the Planet produkter Handlar produkter med Easy tree symbolen Utgångspunkten är Ett träd binder i kundens inköpsmönster genomsnitt 10 kg från föregående år rörande CO2 per levnadsår andelen små order samt inköp av Easy on the Planet produkter. Men även köp av våra Easy tree-produkter – de utvalda, högpresterande Easy on the Planetprodukter, ger kunden en direkt klimatkompensering (trädplantering) vid köp av produkten. Varje kvartal kommuniceras kundens status i programmet, det vill säga förväntat antal träd som kommer att planteras vid slutet av året om kunden fortsätter enligt inköpsmönstret. Efter årets slut får kunden ett certifikat som visar på antal träd som planterats i dennes namn tack vare mer miljömedvetna inköp.

NORDEN

73 526

Ökning från 2017 med 1 631 ÖVR LÄNDER

126 474

Miljö

Eliminera avfall För att ständigt förbättra vår verksamhet försöker vi hela tiden öka andelen återvunnet material som genereras av vår verksamhet, såsom tekniska produkter och annat avfall. Staples är anslutna till El-Kretsen i Sverige, El-Retur i Danmark, ICT i Finland och NORSIRK i Norge, vilket innebär att vi följer förordningen om producentansvar för elektriska och elektroniska produkter, enligt WEEE (Waste Electrical and Electronic Equipment Directive). Vi är även anslutna till FTI (Förpacknings- och Tidningsinsamlingen) i Sverige, Rinki i Finland samt betalar till SKAT i Danmark för vårt producentansvar av förpackningar.

ton

Avfallsmängd återvunnet material Staples Norden

Total mängd avfall Staples Norden

1400 1200

1 246

1000 900

1 058

1 124

955

800 700

796

799

2017

2018

600 500 400 300 200 100 0

2016

Vi har under 2018 följt utvecklingen av NORSIRK’s tillstånd att bedriva avfallshantering i Norge. Under den överklagansperiod som NORSIRK befinner sig i, kvarstår samarbetet. Staples i Finland målsatte under 2018 att öka återvinningen av wellådor och plast. Ett arbete med att säkra högre återvinning vid lagret samt byte av återvinningsleverantör under 2018 medförde en bättre återvinningsgrad än tidigare år.

2016

ton

2017

2018

Totalvikt fyllnadsmterial och kartonger ut mot kund Staples Norden

5500 5000 4500

4 956

4000 3500

Återvinning av kunders avfall Vi har flera kompletta lösningar för hantering av kontorsavfall. En av dessa lösningar är anpassad för återvinning av förbrukade tonerkassetter, bläckpatroner och batterier, som bland annat går att finna i våra butiker. Staples har avtal med Rectel för återvinning av tonerkassetter och bläckpatroner. Återvinning och återfyllnad av de tomma kassetterna sker sedan enligt de kriterier som miljömärkningen Svanen har fastställt i kriterier för Svanenmärkning av tonerkassetter. Återvinning av toner kg Staples Norden

3000 2500

2 495

2000

2 487

1500 1000 500 0

2016

2017

2018

Återvunnen elektronik Staples Norden

4500 25000

4000

20000

3500

21 513

4 218 3 895 3 428

3000

18 156 15000

2500 2000

10000

11 958

1500 1000

5000

500 0

2016

2017

2018

2016

2017

2018

Miljö

Minimera koldioxidutsläpp Genom fokus på effektiva processer med minimal miljöpåverkan över tid försöker vi vända på synsättet från att minimera det negativa, till att maximera den positiva effekten.

För att maximera effekten av vår klimatkompensering samarbetar vi med Plant-for-the-Planet som inte enkom hanterar vår klimatkompensering – i form av trädplantering – utan även genomför Akademier för vår räkning, det vill säga utbildar barn och ungdomar i att bli Klimatambassadörer.

Vi mäter våra egna direkta klimatpåverkan från vår verksamhet, scope 1, samt den indirekta, scope 2 och delar av scope 3. Efter många års mätningar och effektiviseringar valde Staples att klimatkompensera för delar av vår verksamhets utsläpp 2017 vilket vi även gör för 2018.

kg/Co e 2

Staples i Sverige har under 2018 arbetat igenom sin bilpolicy där miljöfokuset blir än tydligare. Både eloch hybridbilar finns att tillgå för våra bilberättigade anställda och utsläppsvärdena är tydligt specificerade för att medvetengöra miljöskillnaderna mellan de olika bilmodellerna.

Koldioxidutsläpp Staples Norden

7000

1 000 000 800 000

Vattenförbrukning Staples Norden

6000

905 000 801 553

5629

5000 730 719

600 000

6104

4000 3000

400 000

3378

2000 200 000 0

1000

2016

2018*

2017

2016

kWh

2017

2018* *) Minskningen beror på nytt effektivare lager i Norge.

*) 2018 adderades hela Staples Finlands scope 1 och 2 vilket bidrar till ökningen. Ytterligare orsak är uppdatering av utsläppsfaktorer.

Total Elförbrukning

6 000 000 5 396 816

5 000 000

4 897 010

4 000 000 3 000 000 2 000 000 1 000 000 0

2 071 098

327 319

367 288

584 106

2016 2017 2018 Finland

2 164 524 2 039 538 2 033 743

2016 2017 2018* Norge

2016 2017 2018 Sverige / Danmark

* Minskningen beror på nytt effektivare lager i Norge. )

Miljö

Utbildning Varje år genomförs utbildning med fokus på de fyra pelare som utgör grunden för vårt hållbarhetsarbete: etik, mångfald, miljö och samhälle – Staples Care Training. Under en halvdag utbildas anställda i vårt hållbarhetsarbete, samt deltar i diskussioner kring dessa viktiga ämnen.

Utöver Staples Care Training genomförs årligen utbildningar och workshops med medarbetare. Under 2018 genomfördes bland annat säljträningar för Easy on the Planet programmet i syfte att stärka säljarna ytterligare i sin dialog med kunderna för hållbarare inköpsmönster.

Under 2018 genomfördes ett sådant tillfälle där våra medarbetare engagerades till att förstå utmaningarna och bli en del av lösningen. Många goda utvecklande idéer kommer fram vid dessa utbildningstillfällen medan det för vissa sår ett frö till idé som kommer fram senare. Detta utbildningstillfälle är obligatoriskt för alla nyanställda, men personer som är anställda sedan tidigare är också varmt välkomna att delta.

Utöver samarbetet med Plant-for-the-Planet är vi aktiva medlemmar i CSR Väst, CSR Väst Inköpsklubb, Nätverket för Hållbart Näringsliv (NMC) och SOfEA (Sustainable Office European Assocation). Staples nordiska hållbarhetschef sitter även i styrelsen för NMC samt har agerat mentor inom ramen för NMC’s mentorskapsprogram. Dialogen inom dessa organisationer och mellan företagen bidrar till vår egna utveckling och ger oss möjlighet att dela med oss av våra erfarenheter till andra. Vi ser medlemskapen som plattformar för innovation för nästa generations lösningar.

Etik

ETIK Praktisera God Affärsetik Att vara ledande inom hållbarhet innebär även att praktisera god affärsetik. Som bolag är ett etiskt korrekt agerande en förutsättning för långsiktig framgång. Varje individ i företaget har tydliga ansvar och förväntningar kopplat till sin roll och vi utbildar samtliga att agera på ett korrekt sätt när etiska frågor eller funderingar uppstår. Vi värderar ärlighet, rättvisa och integritet högt och litar på att individer med grund i våra värderingar blir bra beslutsfattare. Genom våra interna utbildningar för chefer och anställda – Staples Etikkod, Antikorruptionsutbildning, och Etik för Chefer – erbjuder vi våra medarbetare verktyg för att kunna arbeta på ett etiskt korrekt vis. Utöver detta finns även Staples Solutions Hotline, dit man kan vända sig om man vill ha råd och stöd eller vill lämna anonyma tips. Vi är övertygade om att vårt grundliga arbete med etik gör att förtroendet hos våra intressenter byggs upp och utgör en god grund vilken partnerskap och samarbeten kan vila på.

Bygga förtroende Vi ska bygga upp förtroendet hos våra kunder, investerare och andra intressenter. För att försäkra oss om att våra värderingar och mål genomsyrar organisationen är det viktigt med en engagerad och transparent företagsledning. Hos Staples har hållbarhetschefen en given plats i ledningen, vilket resulterar i en ledning som är högst engagerad i hållbarhetsfrågor. Ledningen ser årligen över och uppdaterar våra policies, identifierar viktiga hållbarhetsaspekter, formulerar hållbarhetsmål samt handlingsplaner för dessa, utvärderar ledningssystemet och går igenom vilka projekt som pågår eller skall påbörjas. Ledningen följer sedan upp satta mål, handlingsplaner, projekt och hållbarhetsaspekter löpande, där vissa delar följs upp på veckobasis. All information finns tillgänglig för medarbetarna via vårt intranät och vårt ledningssystem.

Vår Etikkod syftar till att:

Antikorruption

n Stärka vår ledningsstruktur n Bygga förtroende n Ansvarsfull produktion

Hos Staples åtar vi oss att driva vår verksamhet med integritet, vilket står beskrivet i våra riktlinjer för antikorruption. Dessa riktlinjer är en del av vår etiska kod och beskriver hur vi tillsammans motverkar och förhindrar korruption samt främjar efterlevnad av lagar och regler. Staples tar våra antikorruptionsriktlinjer på största allvar och förväntar oss, utan undantag, fullständig efterlevnad av densamma. Vi har antagit dessa riktlinjer för att göra det enklare för våra anställda och andra som agerar för vår räkning att identifiera korrekt respektive oacceptabelt beteende samt de potentiella gråzoner som kan sätta våra affärsintressen och samarbeten i risk. I våra antikorruptionsriktlinjer står det tydligt att Staples förbjuder alla former av mutor – oavsett om de erbjuds eller tas emot direkt av våra medarbetare eller indirekt via en tredje part. Riktlinjerna kommuniceras ut till alla medarbetare vid anställning och följs upp genom kontinuerlig utbildning under hela anställningen.

Stärka vår ledningsstruktur Vi ska stärka vår ledningsstruktur för att säkerställa en sund praxis för att skydda investerare, medarbetare och leverantörer Vi anser att det är lika viktigt att göra det rätta som att göra något på ett bra sätt. Vi värdesätter och respekterar skillnaderna mellan de unika kulturer som vi arbetar inom. Vi håller fast vid samma höga etik- och integritetsnivå och ser till att lagen följs vart vi än bedriver vår verksamhet. Vi tillämpar samma förhållningssätt inom vår egen organisation som inom hela vår leverantörskedja. Styrkan med vårt sätt att påverka demonstreras inom följande nyckelområden:

Etiskt uppförande

Vi förväntar oss att våra anställda alltid uppträder som representanter för företaget och har, i vår Etikkod och genom utbildning av personalen, tydligt förmedlat den lägsta acceptabla etiknivå som vi förväntar oss att de ska hålla sig till.

Rapportering

Vi ser till att våra anställda har möjlighet att fritt uttrycka sina åsikter och agerar på alla etiska problem på ett lämpligt sätt.

Leverantörsetik

Tillsammans med leverantörer ser vi till att de håller vår höga etiska standard när det gäller nolltolerans mot barnarbete, löner, hälsa och säkerhet samt andra olämpliga risker på arbetsplatsen.

Etik

Ansvarsfull produktion Säkerställa ansvarsfullt producerade produkter

Vi ska erbjuda våra kunder produkter som inte bara överensstämmer med eller överträffar förväntad prestanda, utan också är producerade på ett ansvarsfullt sätt. Staples vill enkom samarbeta med leverantörer som delar vår syn för hållbar produktion. Genom vår uppförandekod låter vi våra leverantörer bekräfta att de tar ansvar för en hållbar utveckling och driver ansvarsfull produktion eller import. För att säkra att samtliga leverantörer tar del av vår uppförandekod är den en del av avtalsmallen som samtliga leverantörer skall gå igenom och signera. Utöver detta genomför vi årliga tredjepartsrevisoner vid de fabriker som producerar Staples®-märkta varor, för att säkerställa en egen ansvarsfull produktion och att vi agerar på ett etiskt korrekt sätt mot leverantörer över hela världen. Vår Uppförandekod I vår uppförandekod för leverantörer och producenter beskriver vi våra krav för ansvarsfull verksamhet. Uppförandekoden utgår från SA8000-standarden och används som underlag för de revisioner och granskningar vi årligen utför hos våra leverantörer. Staples Uppförandekod ställer krav på att gällande internationell och nationell lagstiftning samt branschpraxis, i de länder där leverantören är verksam, efterlevs. Uppförandekoden utvärderas och uppdateras regelbundet. Uppförandekod för Staples Nordic Staples uppförandekod omfattar 11 områden: 1. Tvångsarbete 2. Barnarbete 3. Kränkning och övergrepp 4. Icke diskriminerande 5. Hälsa och säkerhet 6. Föreningsfrihet och kollektivförhandlingar 7. Löner och förmåner 8. Arbetstider 9. Övertidsersättning 10. Etiska standarder 11. Miljöpåverkan Läs mer om vår uppförandekod på vår hemsida. Många av våra samarbetspartners är stora och välkända organisationer, vilket medför att Staples inte själva genomför någon tredjepartsrevision hos dessa 18

leverantörer eller deras producenter – såvida de inte tillverkar Staples ®-märkta produkter i riskländer. Staples nyttjar för dessa övriga leverantörer Factlines, ett webbaserat verktyg för leverantörsuppföljning. Genom verktyget får vi en ytterligare dimension på vår kommunikation och uppföljning av vår uppförandekod till våra leverantörer. Uppföljningen ligger som grund för en kontinuerlig riskanalys av vår leverantörskedja. De processer som vi använder för att säkerställa att uppförandekoden följs utvecklas kontinuerligt utifrån intressentdialog och omvärldsanalys. Under åren av uppföljning av leverantörer och fabriker har vi utvecklat hur vi ser på risker som fabriker står inför, hur man minskar dessa på bästa sätt och vilka korrigerande åtgärder som är mest effektiva. Som ett resultat av detta har de årliga leverantörsrevisionerna minskat i vissa avseenden, och ökat i vissa. Numera revideras endast de fabriker som producerar Staples®-märkta varor och som ligger i bedömda ”risk-zoner” (dvs. delar av Asien och Sydamerika, samt Afrika). Ungefär en tredjedel av alla fabriker för Staples ®-märkta varor befinner sig i riskzoner (56 av totalt 147). Två fabriker i Kina är under uppföljning då det vid revisionstillfället uppdagades att de inte levde upp till våra ställda krav rörande arbetstid och ersättning. Handlingsplan är framtagen och följs upp. Genomförda leverantörsrevisioner 2018

Uppföljningsprogram/ enheter ej fullt ut godkända 2018

177

Av totalt 147 fabriker befann sig 91 i lågriskområden Genomförda leverantörsrevisioner 2017

Uppföljningsprogram/ enheter ej fullt ut godkända 2017

171

Av totalt 143 fabriker befann sig 90 i lågriskområden För att leverera Staples ®-märkta varor ingår vi samarbete med fabriker som uppfyller Staples krav gällande säkerhet, miljö, arbetsmiljö likväl som produktkrav gällande bland annat kvalitet. Staples systematik för fabriksuppföljning är baserat på riskanalyser av produktionsområde och typ av produktion. Innan produktionsstart utvärderas varje fabrik efter ett poängbaserat kvalitetssystem, där enbart de fabrikerna med godkänd kvalitetsnivå blir kvalificerade till att starta produktion. Baserat på kvalificeringen anpassas risknivån, där antalet uppföljande revisioner beror på hur stor eller liten risknivån bedöms vara för varje fabrik. Efter den inledande kvalificeringen graderas också fabrikerna efter de områden de producerar i, efter en statistikbaserad riskskala. Oavsett om en fabrik befinner sig i ett riskområde eller inte, förbehåller Staples sig rätten att när som helst kunna kontrollera fabriken – på eget initiativ eller på begäran av en kund.

Etik

Egna produkter & pappersinköp Textilkollektion

Under 2018 påbörjade vi arbetet med en egen textilkollektion under ett nytt varumärke, Staples Brandpartner. Fabrikerna, tre stycken, befinner sig i Kina och Bangladesh och är samtliga med i amfori BSCI (Business Social Compliance Initative). Uppstarten av produktion föregicks av fabriksbesök samt granskning av BSCI-rapporter. Kollektionen kommer att lanseras under 2019.

Hösten 2018 genomfördes en andrapartsrevision av Staples samt en leverantör/fabrik av vår kund LKAB. Revisionens syfte var att säkra att de socialt ansvarstagande kraven som ställts i upphandlingen efterlevs. Slutsatsen från revisionen blev: Vår sammanlagda bedömning är att Staples har ett ambitiöst, väletablerat, integrerat och transparent hållbarhetsarbete. Intervjuade chefer och medarbetare var positiva och visade engagemang och kompetens i hållbarhetsarbetet vilket bekräftade att övergripande intentioner är implementerade i organisationen. Revisionsledare LKAB Som bolag är vi positiva till denna typ av uppföljning och uppmanar fler kunder att följa upp de krav som ställs vid upphandlingar.

Pappersinköp – Hållbart skogsbruk

Illegal skogsskövling och avverkning är stora risker vid inköp av papper, något som alla importörer och tillverkare av skogsråvara produkter måste ta ansvar för. Staples arbetar för att kvalitetssäkra inköp och produktion genom vår “Sustainable Timber Procurement Policy”. Kraven om ansvarsfullt producerade pappersprodukter tydliggörs i policyn och förpliktar oss till att:

Staples Kaffe

Utöver den egna klädkollektionen påbörjades även produktion av Staples egna kaffe. Inköp sker via svensk kafferosteri där samtliga Staples artiklar kommer att vara UTZ-certifierade och en artikel kommer att inneha Fairtrade-certifiering samt Europalövet. Kaffesorterna kommer att lanseras under våren 2019.

n n n

Skydda skogsresurser och dess samhällen. Enbart köpa papper från bruk som tar ansvar för miljön. Rapportera hur arbetet fortskrider.

Staples har åtagit sig att arbeta nära våra leverantörer för att säkerställa att deras processer och rutiner lever upp till satta lagar och regler samt våra kunders förväntningar. Under 2018 följdes policyn upp utifrån EU’s timmerförordning och under slutet 2018 påbörjades en översyn av policyn att reflektera vår företags strategi framåt rörande pappersprodukter. Exempelvis ser vi en ökad andel innovativa artiklar med skogsursprung med anledning av plastdebatten. I slutet av 2018 genomförde Staples tillsammans med vår externa revisionsbyrå en platsrevision hos en av våra leverantörers pappersbruk efter alarmerande rapporter om potentiell risk av illegalt timmer i försörjningskedjan. Vi reviderade leverantörens processer och rutiner och tillhörande riskbedömning för att säkra att inget illegalt timmer skulle förekomma. Vi kunde konstatera att leverantören och bruket följde satta policies och rutiner samt hade agerat korrekt och skyndsamt med att stoppa allt inköp från den ifrågasatta källan när problemet uppdagades. Vi kunde således inte finna några brister i deras rutiner.

Kvalitet

KVALITET Vi vill göra det bästa möjliga för våra kunder, medarbetare och intressenter. Därför är kvalitetsarbete extra viktigt. Det är inte bara viktigt med produktkvalitet, utan även kvalitén på våra processer och inte minst för våra medarbetare. Vi uppmuntrar våra anställda att skicka in förbättringsförslag och avvikelserapporteringar, så att vi kan arbeta mot ständiga förbättringar. Dessutom behandlas alla förslag och avvikelser i ledningsgruppen. I alla våra projekt och åtaganden strävar vi efter att sätta kunden i centrum, men naturligtvis också ta hänsyn till övriga intressenter. Vår kvalitetspolicy beskriver vad vi vill uppnå med vårt kvalitetsarbete i syfte att nå vår hållbarhetsvision: n n n n

Bibehålla styrning Långsiktiga leverantörssamarbeten Kunden i fokus Motivera våra medarbetare

Hela kvalitetspolicyn hittar du på vår hemsida.

Bibehålla styrning

För Staples Connect AB mäts leveranskvalitet genom bland annat uppfyllda servicenivåer. Under 2018 målsattes denna till 85%, ett mål som överträffades med fem procentenheter (90%). Utöver målsättningen kring leverans mäts även svarstid och kvalitet vid kontakt med vår kundtjänst. Målsättningen har varit att ha 97% svarsfrekvens, det vill säga att 97% av de samtal som inkommer skall vi få en möjlighet att hjälpa kunden genom att besvara samtalet. Att kunden lägger på innan vi har fått möjlighet att hjälpa dem är något vi vill undvika. Orsaken till att kunden lägger på innan hen kommer fram kan bero på många faktorer men oftast är det på grund utav lång kötid. Kvalitén i samtalet mäts även den utifrån att kunden får den hjälp som önskades inom en förväntad tid. Detta mäts via medlyssning av seniora medarbetare och chefer och ligger som grund för ständiga förbättringar. Kvalitetsmålet var att nå 80%, ett mål som uppnåddes för Sverige, Finland och Danmark men ej för Norge. Svarsfrekvensen nåddes inte heller för något av länderna. Utmaningen har delvis varit en utsourcad del av kundtjänst som ej levererade enligt satt plan, trots löpande åtgärder under 2018 för att komma tillrätta med kvalitetsbristerna.För 2019 fortsätter fokuset på samtalskvalitén.

Staples är ISO 9001 certifierade sedan: 1998 – Sverige 2002 – Finland 2008 – Danmark 2011 – Norge

En perfekt order En perfekt order är en order som går felfritt från beställning till leverans; rätt produkt, i tid, på rätt plats, till rätt mängd och till förväntad kvalitet = 100% Perfect Order. Detta är något Staples följer på daglig basis och målsätter.

% 100% 90% 80%

90%

95% 89%

89%

88%

70%

93%

84%

89%

92%

90%

72%

60% 50% 40% 30% 20% 10% 10%

Perfekta Ordrar 2016 - 2018

2016 2017 2018

Danmark

2016 2017 2018

Finland

2016 2017 2018

Norge

2016 2017 2018

Sverige

Kvalitet

Långsiktiga leverantörssamarbeten Som bolag är vi övertygade om att långsiktiga leverantörsrelationer är en förutsättning för innovation och utveckling för kvalitet i våra produkter och tjänster till kund. Vi är noga med att de produkter som vi säljer skall nå upp till en viss kvalitet, oavsett prisnivå. Därför har vi bl.a. skapat egna Staples®-produkter, där vi kombinerar god kvalitet med bästa pris. Innan våra Staples ®-märkta produkter når marknaden granskar och validerar vi prestanda, säkerhet och lagefterlevnad. Produktkvalificeringen sker i ett, av Staples oberoende testlabb. Staples ®-märkta produkter testar även årligen, så att vi är säkra på att de fortsätter att uppfylla de krav vi ställer. På Staples gör vi allt i vår makt för att säkerställa att vi levererar kvalitet i våra produkter men eftersom inget system är perfekt har vi en etablerad process för återkallning av produkter.

I Sverige är det många kunder efterfrågar produkter som inte innehåller farliga kemikalier, som arbetet kring ”Giftfri förskola” har tagit vara på – ett arbete som sker i ständig och löpande dialog med kunder och leverantörer.

Processen centraliserar kommunikationen inom företaget för återkallning av produkter som säljs av Staples via någon kanal. Processen ger också en snabb utredning av problem med Staples ®märkesvaror. Lyckligtvis behövde vi inte återkalla någon av våra Staples ®-märkta produkter för 2018. Däremot fick vi återkalla tre produkter ur vårt övriga sortiment under 2018 efter initiativ och information från leverantörer. Återkallningarna rörde två artiklar ur Medicalsortiment, vilka inte var förenade med hälsofara för individen, den tredje var en artikel ur vårt skol/ pysselsortiment där det uppdagades en förhöjd nivå av ftalater. Samtliga artiklar återkallades från våra kunder och ersattes.

Produktansvar För att våra kunder skall veta vad de produkter som de köper av oss innehåller, publicerar vi relevanta produktdatablad samt säkerhetsdatablad på vår hemsida, eller skickar dem direkt till kund om de efterfrågas. CE-märkningen är en märkning vilken sätts på produkter som lever upp till de krav på bland annat säkerhet som EU ställer för en specifik produktgrupp. Det är upp till tillverkaren att se till att rätt produkter förses med CE-märkningen innan de släpps på marknaden. Därför är vi noga med att sätta krav på detta till våra leverantörer. Som distributör är det vårt ansvar att säkerställa att de produkter vi distribuerar är CE-märkta, enligt gällande lagstiftning. Produkter som märks med CE-märket är till exempel leksaker, samt elektronisk och medicinsk utrustning. För leksaker borgar även märkningen att produkterna l ever upp till stränga kemikaliekrav.

Kunden i fokus Utöver mätningar av en perfekt order genomför vi även löpande kundundersökningar, CSAT (Customer Satisfaction Survey). Beroende på vilken kanal hos Staples som kunden handlar i, varierar uppföljningen. Slutet 2018 lanserade vi ECHO, en uppföljning som sker direkt efter samtal med kund. För 2018 har vi inte tillräckligt med underlag för att kunna dra några övergripande slutsatser men vi kan konstatera att merparten av den feedback vi har fått från våra kunder är positiv. Samtliga undersökningar sammanställs och kommuniceras ut till berörda delar, som sedan arbetar för att förbättra de parametrar som mäts i undersökningen.

Leksaker av bioplast tillverkat av sockerrör.

Kvalitet

Motivera våra medarbetare På Staples prioriteras medarbetarnas välmående och hälsa högt. När våra medarbetare mår bra och känner sig engagerade, mår hela organisationen bra. Vi har under många år, i olika former, mätt medarbetarnas engagemang. För 2018 målsattes arbetet kring engagemang, med syfte att nå 71% mycket positiva svar i vår engagemangsundersökning. Endast odelat positiva svar, räknades som positiva. Neutrala och delvis positiva svar exkluderades från slutresultatet. Samtliga avdelningar följdes upp enligt utarbetade handlingsplaner. En av orsakerna till att resultatet inte nådde uppsatt mål, kan vara de organisatoriska förändringar som var aktuella vid tiden för undersökningen. Målet i sig var ambitiöst och kvarstår för 2019 i Sverige, Danmark och Norge. I tillägg till detta är målet att 80% av medarbetarna skall delta i undersökningen.

“Say it like it is” Engagemanget utgörs av andelen positiva svar Sverige 64% Finland 51% Danmark 62% Norge 51%

Vi är mycket engagerade när det gäller friskvård och försöker förenkla och uppmuntra våra medarbetare till att sätta sin hälsa i fokus. Detta gör vi genom; n Eget gym i huvudkontorets byggnad där diverse redskap finns att tillgå (Sverige) n Träningsanläggning i anslutning till huvudkontorets byggnad (Norge, Finland) n Bidrag för fysisk, regelbunden träning på träningsanläggning n Betald startavgift till de Fitness Fundraiser-lopp som Staples väljer att delta i n Goda möjligheter till anpassning av arbetstider och lokation n Uppmuntra anställda till att delta i diverse aktiviteter via engagerade friskvårdsambassadörer där fokus ligger på kost, hälsa och friskvård, såsom olika träningsaktiviteter, föreläsningar och gemensamma frukostar n Anpassningsbara arbetsytor och kontinuerliga arbetsmiljöronder Det är viktigt för oss att möjliggöra för våra medarbetare interna karriärvägar genom kontinuerlig kompetensutveckling och utvecklingssamtal. Vi ser alltid till den interna kompetensen och möjligheter vid rekrytering först innan vi söker externa kandidater. Av 52 rekryteringar under 2018 rekryterades 42% internt (22 stycken), vilket vi ser som en lyckosam satsning.

Vi har även genomfört undersökningar inom delar av vår organisation där eventuella förslitningsskador skulle kunna uppstå, för att minimera denna risk och säkerställa att våra medarbetare arbetar på ett ergonomiskt och skonsamt sätt. Ibland annat i Danmark har vi erbjudit samtliga medarbetare kostoch hälsorådgivning. Utöver medarbetarnas hälsa sätts också kompetens i fokus. Vi på Staples vill försäkra oss om att våra medarbetare känner att de har möjlighet att utveckla sina styrkor och kompetenser hos oss – det är då vi som företag har chans att utvecklas. Genom ledarskapsutbildningar stärker vi våra medarbetares trygghet i sin roll i företaget och skapar möjlighet för dem att vässa sina kunskaper och få feedback på sina prestationer. Under 2018 genomfördes ledarskapsutbildningar både lokalt initierade och centralt. Våra ledare målsätts och följs kontinuerligt upp på sitt ledarskap och vi är tydliga med att en ledares roll på Staples är att ständigt utveckla sina medarbetare samt att ge positiv och konstruktiv återkoppling på prestation.

Mångfald

MÅNGFALD Verka För Mångfald Staples är ett internationellt företag med kontor över hela världen, och vi sätter högt värde på visad respekt för mänsklig mångfald.

Medarbetaren i fokus

Vi värdesätter mångfald i alla dess former; etnisk bakgrund, kön, åsikt och erfarenhet, samt en arbetsplats där människor med olika behov och förutsättningar skall kunna trivas. Det är genom mångfald och oliktänkande som vi växer och utvecklas som företag och vi tror också att mångfald bidrar till ett bättre affärsresultat.

Vi är måna om och fokuserade på att attrahera och behålla medarbetare med olika bakgrund inom vår globala verksamhet. Särskilt avseende på mångfald inom de högre nivåerna i vår företagsstruktur.

Våra åtaganden gällande mångfald: n Värdesätta mångfald n Medarbetaren i fokus Utöver mångfaldsfokus inom bolaget strävar vi efter att utveckla vårt mångskiftande nätverk av leverantörer för att stärka relationen med våra kunder.

Värdesätta mångfald En förståelse för hur mångfald och vår organisations framgång hänger ihop är viktig. Vi försöker alltid att ta hänsyn till mångfaldsaspekten till exempel vid rekrytering av ny personal, eller vid val av ny leverantör. För rekrytering använder vi oss enkom av leverantörer som delar vår syn på mångfald. Mångfald är något som uppmuntras och uppskattas på vår arbetsplats – alla skall känna sig välkomna på Staples. Under 2018 samarbetade Staples i Sverige med Borås Stad i deras koncept ”Språklunch”. Språkluncherna är en del av Borås Stads integrationsprojekt där nyanlända får möjlighet att under några månader regelbundet träffa en fadder för att utveckla det svenska språket samt få kontakt med arbetslivet.

Likabehandlingsplan

Samtliga medarbetare inom Staples ska ha samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Alla människor har lika värde och ska behandlas utifrån sina individuella förutsättningar och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsvariation, sexuell läggning eller ålder. Staples arbetar för att alla medarbetare ska ha lika rättigheter och möjligheter på arbetsplatsen i fråga om arbetsförhållanden, anställningsvillkor och utveckling genom fortbildning och kompetensutveckling och befordran i arbetet. Vi accepterar inte att medarbetare utsätts för någon form av trakasserier, alla dessa former av kränkningar är förbjudna på arbetsplatsen. För Staples är det viktigt att våra medarbetare har en möjlighet att förena föräldraskap och arbete och Staples arbetar för en diskrimineringsfri rekryteringsprocess så att personer med rätt kompetens ges möjlighet att söka lediga befattningar.

Mångfald

Fördelning av mångfald Antal roller/befattningar inom Staples: n Sverige/Danmark 90 roller / 524 anställda n Norge

83 roller / 248 anställda

n Finland

50 roller / 122 anställda

Fördelning män och kvinnor inom bolaget generellt: Kvinnor

Män

Total

Staples Sweden AB

44%

56%

387

Staples Denmark ApS

21%

79%

Staples Norway A/S

40%

60%

248

Staples Connect AB

13%

87%

137

Staples Finland Oy

52%

48%

122

Kvinnor

Män

Total

Staples Sweden AB

30%

70%

Staples Denmark ApS

50%

Staples Norway A/S

20%

80%

Staples Connect AB

92%

Staples Finland Oy

29%

71%

Kvinnor

Män

Total

13%

87%

Staples Norway A/S

36%

64%

Staples Connect AB

20%

80%

Staples Finland Oy

33%

67%

Kvinnor

Män

Total

Staples Sweden AB

100%

Staples Denmark ApS

100%

Fördelning ledande positioner

Fördelning ledningsgrupp Staples Sweden AB Staples Denmark ApS*

*gemensam ledningsgrupp för Sverige och Danmark

Fördelning styrelse

Staples Norway A/S

20%

80%

Staples Connect AB

100%

Staples Finland Oy

100%

Tillsvidare (inkl. prov)

Visstid

Total

Staples Sweden AB

365

387

Staples Denmark ApS

Staples Norway A/S

244

248

Staples Connect AB

132

137

Staples Finland Oy

116

122

Fördelning anställningsform

Samhälle

SAMHÄLLE Bidra Till Samhället Vi vill ge tillbaka till de samhällen i vilka våra kunder och medarbetare lever och arbetar. Detta gör vi genom att skapa arbetstillfällen, både direkt i vårt egna bolag och indirekt via vår leverantörskedja, samt genom donationer i form av ekonomiska bidrag, och form av material och produkter. Vi ger även tillbaka genom att ge tillbaka av vår tid – volontärarbete.

Vårt samhällsansvar n Engagera medarbetare n Främja samhället

Engagera medarbetare Vi vill engagera våra medarbetare i våra lokala samhällen för att stärka relationer med våra intressenter. Därför uppmuntrar vi våra medarbetare att engagera sig i olika välgörande ändamål, både under arbetstid och på sin fritid. De resurser som vi avsätter är pengar och material – men framförallt vår tid. Några av de initiativ vi har tagit för att verka i våra samhällen, finns att läsa om här; s.k. Community Days och Fitness Fundraiser. Community days Varje år håller Staples en Community Day, där våra medarbetare får en chans att få ge tillbaka till sina lokala samhällen och engagera sig i organisationer, som speglar deras intressen eller andra samhälleliga behov. Det är viktigt att aktiviteterna för vår Community Day speglar ett behov i samhället och intresse hos våra medarbetare.

Under 2018 genomfördes volontärdagar (Community Days) i Sverige, Danmark och i Finland men på grund av flytt av vårt huvudkontor och lager i Norge kunde inte detta prioriteras. I Sverige befann sig Staples-volontärer på Drottning Silvias Barnsjukhus i Göteborg där de julpysslade med de inlagda barnen och deras syskon. Materialet som blev över skänktes sedan till Lekterapin. 2018 blev årets julklapp i Sverige det återvunna plagget. Efterfrågan på second hand kläder blev enormt och organisationerna som tar in begagnade kläder för att sälja dem vidare var i skriande behov av hjälp. Därför valde vi att inför jul, skicka ett antal Staples-volontärer till Stockholms Stadsmissions sorteringsanläggning och hjälpa dem med deras arbete för att säkra att de skulle få in så mycket pengar som möjligt till deras goda arbete. Båda volontärdagarna togs emot med stor glädje, tacksamhet och engagemang från både våra medarbetare och de organisationer vi hjälpte. I Finland ordnade man en livsviktig volontärdag där medarbetarna, under arbetstid fick möjlighet att donera blod via Röda Korsets blodgivningstjänst. En insats som räddar liv! Engagemanget värmer och ger oss självförtroende i att vi ska göra ännu mer! Vår plan framåt är att utöka antalet tillfällen för volontärdagar och för Sverige och Danmark 2019 har vi målsatt en volontärdag per större ort (där Staples har kontor), vilket skall ge 30 minuters volontärtid per anställd. Detta är i tid en fördubbling mot 2018.

Samhälle

Främja samhället Fitness Fundraiser Vi vill ge tillbaka till våra samhällen för att främja goda initiativ, utbildning och kvalificerade yrkesutbildningar. Utöver utbildningarna som sker genom Plant-for-the-Planets klimatakademier donerar vi pengar och produkter som främjar organsiationer som arbetar för barn och ungdomar. Fitness Fundraiser’s är utformade för att främja god hälsa och team building bland våra medarbetare, samtidigt som vi ger tillbaka till våra samhällen genom att samla in pengar för att stödja olika välgörande ändamål. Varje år brukar medarbetarna i Sverige delta i Kretsloppet, som är ett milslångt lopp genom Borås. Medarbetarna bildar lag och deltagarintresset är stort. 2018 deltog 34 personer från Staples där vi som bolag står för anmälningsavgiften. Utöver det skänker vi en

summa som motsvarar halva anmälningsavgiften per medarbetare, till ett välgörande ändamål. 2018 gick pengarna till Barncancerfonden.

Donationer Engagemanget runtom i bolaget för välgörenhetsarbete är stort – exempelvis har vår nordiska kundtjänstorganisation olika teman under året att samla in pengar till välgörande ändamål, exempelvis barncancerfonden och samtidigt stärka teamkänslan på avdelningen. Personalen i Finland köpte egna julklappar och skänkte till organisationen Hope – en oberoende volontärorganisation som hjälper/stöttar familjer och barn i utsatta situationer. I Norge bidrog vi med produkter till den stora TV-Aksjonen vars donationer 2018 gick till Kirkens Bymisjons viktiga arbete för utsatta familjer, barn och vuxna i Norge.

Donationer Land

Mottagare

Beskrivning

Sverige

Svenska Downföreningen

”Rocka Sockorna” Fundraiser

Sverige

Barncancerfonden

Sverige

Värde

Valuta

650

SEK

Sommarbasar: Team Rynkeby (Customer Service)

4 300

SEK

Svenska Kyrkan

Kretsloppet-kampanj

1 000

SEK

Sverige

Barncancerfonden

Fitness Fundraiser: Kretsloppet

6 700

SEK

Sverige

Cancerfonden

Halloween Fundraiser (Kundservice)

3 000

SEK

Sverige

Stockholms Stadsmission

Julpaket / Community Day-aktivitet

10 000

SEK

Sverige

Human Bridges

Produktdonation

519 000

SEK

Sverige

Gnosjö Hjälper

Försäljning,(transportskadat, utgångna artiklar mm)

97 000

SEK

Sverige

Lions Mariestad

500 Papperspåsar med Staples logo

1 000

SEK

Sverige

UF, Drip & Drain

Bärkasse papper 16L brun 200/FP

226

SEK

Sverige

Lions Mariestad

Folder & Affischer

5 225

SEK

Sverige

Friends

Försäljning av Friends produkter

556 253

SEK

10 000

DKK

300 000

NOK

3 735

NOK

Danmark Red Barnet

Partnerskap

Norge

Gatebarnas Far

Produktdonation

Norge

TV-aksjon Kirkens Bymisjon

Pengadonation

Samhälle

Samarbeten vi är stolta över BRIS

Staples i Sverige samarbetar med BRIS (Barnens Rätt i Samhället). BRIS är en ideell organisation, som genom donationer och stöd från organisationer och privatpersoner står upp för barns rättigheter i samhället. Hit kan barn upp till 18 år höra av sig kostnadsfritt, för råd, stöd och hjälp. För varje såld skriv- eller räknehäfte från Svan-serie i Sverige, skänks en summa till BRIS och 2018 skänktes ca. 31 000 SEK.

Friends

Staples i Sverige samarbetar även med Friends. Friends är en ideell organisation som genom donationer och stöd från organisationer och privatpersoner arbetar för att förebygga och förhindra mobbning i skolor och på arbetsplatser. Tillsammans med FaberCastell säljer vi deras GRIP-serie i pennor till förmån för Friends. Under 2018 gav GRIP-försäljningen 60 000 kr till Friends viktiga arbete.

Sjöräddningssällskapet

Vi hjälper Sjöräddningssällskapet att generera intäkter genom att driva deras butik för sjösäkerhet och medlemsprodukter, där alla intäkter tillfaller Sjöräddningssällskapet.

Red Barnet

Staples i Danmark stöttar Red Barnet i deras viktiga arbete för alla barns självklara rätt att överleva, utvecklas och växa upp i trygghet. Staples donerade 10 000 DKK under 2018 till Red Barnet.

Gatebarnas far

Staples i Norge stöttar den ideella organisationen Gatebarnas far i deras arbete med att hjälpa dem som ingenting har, det vill säga skapa en dräglig tillvaro för hemlösa i Norge. 2018 donerade Staples produkter till ett värde av 300 000 NOK till Gatebarnas far.

GRI index

GRI & Struktur för rapporten Denna rapport är skriven med utgångspunkt från ramverket för GRI -Standards, nivå Core. Detta är den sjunde svenska och norska rapporten och den femte danska rapporten och den första finska rapporten, med ambition att årligen fortsätta rapporteringen på ett omfattande och ansvarsfullt sätt.

Staples europeiska hållbarhetsredovisning finns tillgänglig på: www.staplesadvantage.se/certifieringar-och-standarder/ www.staplesadvantage.no/vaart-iso-arbeid/ www.staplesadvantage.dk/certifieringar-och-standarder/ www.staplesadvantage.fi/laatu/

STANDARDUPPLYSNINGAR GRI 102: GENERAL DISCLOSURES 2016 Upplysning

Kommentar (inkl utelämnande av information)

1. ORGANISATIONSPROFIL 102-1 Organisationens namn

Staples Sweden AB, Staples Connect AB, Staples Denmark ApS, Staples Norway AS och Staples Finland Oy.

102-2 Viktigaste varumärken, produkter, tjänster

Staples Contract, Staples Online, Staples Retail, Staples Connect och Staples Brandpartner. Försäljning av produkter, tjänster och lösningar - Office Supplies, Facility, Technology, Furniture och Branding Solutions

102-3 Lokalisering av organisationens huvudkontor

Denmark: Korskildelund 6, DK-2670 Greve Finland: Valimotie 21, FI-00380 Helsinki Norge: Solheimveien 6-8, NO-1473 Lørenskog Sverige: Humlegatan 15, SE-504 51 Borås

102-4 Danmark, Finland, Norge och Sverige. Ingår i europeisk koncern. Länder organisationen har verksamhet i 102-5 Ägarstruktur och företagsform

Staples Denmark ApS Staples Finland Oy Staples Norway AS Staples Sweden AB Staples Connect AB

102-6 Marknader där organisationen är verksam

Se sida 5 "Staples lösningar"

102-7 Organisationens storlek

Se sida 6 "Ekomoniska resultat" för respektive land, antal anställda samt årsresultat.

Helägt av Staples International B.V. Staples International B.V. äger Emo Finland Oy till 100% Emo Finland Oy äger Staples Finland Oy till 100% Helägt dotterbolag till Emo Wholesales AS, vilket ägs av Staples International B.V. som har sitt säte i Holland. Sedan 28 feb. 2017 är det amerikanska företaget Cerberus Capital Management huvudägare. Helägt dotterbolag till Staples Sweden Holdings II AB, vilket i sin tur ägs av Staples Sweden Holdings AB, vilken ägs av Staples International B.V. som har sitt säte i Holland. Sedan 28 februari 2017 är det amerikanska företaget Cerberus Capital Management huvudägare. Ägs av Staples Sweden AB

102-8 Total personalstyrka, uppdelat på Se sida 24 "Fördelning av mångfald anställningsform, kön och region. 102-9 Organisationens leverantörskedja

Staples är en grossist med stort antal leverantörer. Värdekedjan ser olika ut beroende på produktkategori och längs förädlingsprocessen sker ett antal transporter. Hållbarhetsarbetet är relevant för hela värdekedjan och vi arbetar med det på olika sätt. Vi genomför besök hos leverantörer och i fabrik i syfte att säkerställa hållbaretsarbetet. Läs mer på sida18 "Ansvarsfull produktion".

102-10 Väsentliga förändringar under Se sida 4 "Förord" redovisningsperioden avséende storlek, struktur, ägande eller leverantörskedjan 102-11 Tillämpning av Försiktighetsprincipen

Försiktighetsprincipen är reglerad i svensk miljölagstiftning i Miljöbalken, denna tillämpar vi i samtliga nordiska länder. Vi följer försiktighetsprincipen genom vårt systematiska arbete med produktsäkerhet framförallt inom produktkategorier såsom hobby- och lekmaterial. Vi bevakar nya rön genom bland annat Notisum, Medlemskapet NMC, Svanens inköpsnätverk både i Sverige och Norge. Försiktighetsprincipen är även en viktig faktor i vår återkallningsprocess.

102-12 ISO 9001, ISO 14001 samt ISO 26000 se även kap. "Globala Målen" samt kap. "Etik", Externa regelverk, standarder, principer vår uppförandekod baseras på ILO-konventionen. som organisationen omfattas av/ stödjer 102-13 Aktiva medlemskap i organisationer, såsom branschsammanslutningar och påverkansorganisationer”

Branschorganisationen KEPA, Svanens Nätverk Sverige samt Norge, Nätverket för Hållbart Näringsliv (NMC), Lek- och Babybraschen, CSR Västsverige, CSR Västsverige Hållbara Inköp, SOfEA - Sustainable Office Europeans Association

2. STRATEGI 102-14 Uttalande från VD

Se sida 4 "Förord"

GRI index

3. ETIK OCH INTEGRITET 102-16 Värderingar, principer, standarder och uppförandekoder

Vår uppförandekod kommuniceras till våra leverantörer och finns på lokala språk. Samtliga medarbetare omfattas av vår etikkod där riktlinjer för antikorruption finns. Samtliga medarbetare genomgår även en Staples Care-utbildning där bl.a. antikorruption och whistleblower-systemet ingår. Läs mer i kap."Etik"

4. STYRNING 102-18 Bolagsstyrning, inkl. kommittéer samt styrelseansvar för ekonomisk, miljömässig och social påverkan.

Head of Corporate Responsibility & Quality Nordic Region sitter i ledningsgruppen. Styrelsen är involverad i arbetet med Hållbarhetsredovisningen. Läs mer på sida 6 "Bolagsstyrning"

5. INTRESSENTENGAGEMANG 102-40 Intressentgrupper som organisationen har kontakt med

Se sida 7 "Våra intressenter och intressentdialog"

102-41 Procent av arbetsstyrkan med kollektivavtal

Samtliga anställda omfattas av kollektivavtal

102-42 Grund för Identifiering och urval av intressenter

Se sida 7 "Våra intressenter och intressentdialog"

102-43 Metod för intressentdialoger uppdelat på typ av dialog, intressentgrupp och frekvens

Se sida 7 "Våra intressenter och intressentdialog"

102-44 Viktiga områden och frågor som lyfts i kommunikationen med intressenter och hur organisationen hanterat dessa frågor

Se sida 7 "Våra intressenter och intressentdialog"

6. REDOVISNINGSMETODIK 102-45 Enheter som inkluderas i den finansiella redovisningen samt om några av dessa inte ingår i hållbarhetsredovisningen

De finansiella rapporterna är uppdelade per land. Hållbarhetsredovisningen avser merparten av Staples verksamhet i Sverige, Finland, Norge och Danmark. Se sida3 "Information om rapporten"

102-46 Process för att definiera redovis- Vår väsentligehetsanalys är invävd i vårt Hållbarhetsaspektregister från vilken ledningsgruppen ningens innehåll samt var påverkan sker sätter de årliga hållbarhetsmålen. Se även sida 7 "Våra intressenter och intressentdialog" 102-47 Väsentliga aspekter identifierade Väsentlighetsanalysen stöttar i arbetet med att prioritera bland hållbarhetsapekterna som arbetats i processen för att definiera innehåll fram i enlighet med principerna i ISO 14001, ISO 9001 och ISO 26000. De målprioriterade aspekterna är Talent Acquisition, Påverka kunder, Varutransporter till kund, Sourcing - Produktsortiment, Medvetenhet och engagemang personal, Extern kommunikation och Volontärarbete 102-48 Effekten av och orsaken till omräkning av data/information som lämnats i tidigare redovisningar

Ev. omräkning av data redovisar vi i anslutning till nyckeltal.

102-49 Väsentliga förändringar som gjorts sedan föregående redovisningsperiod gällande väsentliga aspekter och avgränsningar

Inga väsentliga förändringar har skett.

102-50 Redovisningsperiod

Redovisningsperioden avser verksamhetsåret 2018, dvs. 2018-02-01 till 2019-01-31

102-51 Datum för förra redovisningens publicering

Maj 2019

102-52 Redovisningscykel

Årligen

102-53 Kontaktperson för redovisningen och dess innehåll

Johanna Jigmo-Linde Head of Corporate Responsibility & Quality Nordic Region johanna.jigmolinde@staples-solutions.com

102-54 Val av rapporteringsnivå

Denna redovisning har upprättats i enlighet med GRI Standards, nivå Core.

102-55 GRI index

Från sida 28

102-56 Extern granskning

Redovisningen är inte granskad av extern part med undantag för det ekonomiska resultatet. Däremot har redovisningen genomgåtts av våra revisorer för bedömning hur väl den lever upp till Årsredovisningslagens krav om icke-finansiell information.

GRI index GRI Standards Upplysning Kommentar inkl utelämnande av information 201 EKONOMISK PRESTANDA 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 201-1 Skapat och levererat direkt ekonomiskt värde 205 Antikorruption 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 205-2 Andel anställda som genomgått utbildning i organisationens policyer och rutiner avséende motverkan mot korruption. 205-3 Bekräftade korruptionsincidenter och vidtagna åtgärder 302 Energi

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 302-1 Energianvändning i den egna organisationen 305 Utsläpp

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 305-1 Totala direkta usläpp av växthusgaser (scope 1) 305-2 Totala indirekta utsläpp av växthusgaser (scope 2) 305-5 Reducering av växthusgaser 306 Vattenanvändning

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 306-1 Totalt utsläpp av vatten

I enlighet med finansiella rapporteringsregler är vårt resultat avgränsat till vår verksamhet. Vårt ekonomiska resultat påverkas av olika intressenter bl.a. våra leverantörer (betalning för produkter/tjänster), medarbetare (lön) samt våra ägare (avkastning) Prognoser på vecko-, månads- och kvartalsbasisida Prognoser på vecko-, månads- och kvartalsbasisida Utvärderingen resulterar i justerade framtidsprognoser, vilka presenteras för ledning och styrelse. Se sida 6 ""Ekonomiskt resultat"" samt respektive bolags finansiella årsredovisning

Genom vår Etikkod, Uppförandekod med tillhörande rutiner, processer och utbildning motverkar vi korruptionsrisker i värdekedjan. Etikkod, Uppförandekod. Vi arbetar utifran gällande lagstiftning och IMMs näringslivskod för att motverka korruption och för att främja sund konkkurensida Uppföljning sker genom whistleblower-system där oegentligheter kan rapporteras in anonymt. Samtliga medarbetare har tagit del av Staples etikkod samt genomgått Staples Care-utbildning där antikorruption är en del.

Inga fall av korruptionsincidenter har inrapporterasida

Avser den direkta energiförbrukningen för vår verksamhet. Vi arbetar aktivt för att minska våra transporter ut til kund genom ett premierande kundprogram. Mål och rutiner i enlighet med ISO 14001 & ISO 26000 Löpande avstämningar mot gällade rutiner samt miljömål där åtgärder sätts in utifrån utfall. Se sidan 15 "Minimera koldioxidutsläpp"

Avgränsningen är samma scoop som för rådande ISO 14001-certifikat samt ISO 26000-verifiering I enlighet med processer och rutiner för ISO 14001-certifiering samt ISO 26000-verifiering Sker löpande enligt satt cykel för ISO 14001-certifiering samt ISO 26000-verifiering Se sida 15 "Minimera koldioxidutsläpp" Se sida 15 "Minimera koldioxidutsläpp" Se sida 15 "Minimera koldioxidutsläpp"

Globalt mål

GRI index Upplysning Kommentar inkl utelämnande av information 307 Efterlevnad av miljölagstiftning

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 307-1 Efterlevnad av miljölagstiftning och tillhörande regelverk 308 Miljöpåverkan hos leverantörer

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 308-1 Utvärdering av nya leverantörers miljöprestanda 308-2 Negativ miljöpåverkan i leverantörsledet och åtgärder som vidtagits. 401 Anställning

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 401-1 Nyanställda och personalomsättning, per åldersgrupp, kön och region

Globalt mål

Avgränsningen är samma scoop som för rådande ISO 14001-, ISO 9001-certifikat, samt ISO 26000-verifiering I enlighet med processer och rutiner för ISO 14001-, ISO 9001-certifiering samt ISO 26000-verifiering. Notisum används som verktyg i rutinen för lagefterlevnad. Sker löpande enligt satt cykel för ISO 14001-, ISO 9001-certifiering samt ISO 26000-verifiering Inga incidenter inrapporterade.

Avgränsningen är samma scoop som för rådande ISO 14001-, ISO 9001-certifikat, samt ISO 26000-verifiering I enlighet med processer och rutiner för ISO 14001-, ISO 9001-certifiering samt ISO 26000-verifiering. Sker löpande enligt satt cykel för ISO 14001-, ISO 9001-certifiering samt ISO 26000-verifiering I enlighet med gällande krav för certifiering av ISO 14001, ISO 9001 samt ISO 26000-verifiering utvärderas våra leverantörer löpande. Uppföljning sker av respektive ansvarig produktchef. Genom vårt kravställande inom Easy on the Planet ställer vi långtgående krav på minskning negativ miljöpåverkan.

I enlighet med krav ställda för kollektivanslutning i repektive land.

Gällande kollektivavtal. Utvärdering sker vid årsgenomgång. Finland Nyanställda: 9 Köns- & åldersfördelning, nyanställda: Kvinnor 44%, Män 56% Ålder – under 30: 4 30-50: 5 över 50: 0 Personalomsättning: 20% Köns- & åldersfördelning, personalomsättning: Kvinnor: 41% Män: 59% Ålder, under 30: 3, 30-50: 6 , över 50: 8 Norge Nyanställda: 17 Köns- & åldersfördelning, nyanställda: Kvinnor: 64,7% Män: 35,3% Ålder, under 30: 2, 30-50: 13, över 50: 2 Personalomsättning: 11% Köns- & åldersfördelning, personalomsättning: Kvinnor: 42,4% Män: 57,6% Ålder, under 30: 15, 30-50: 37, över 50: 14

Danmark Nyanställda: 2 Köns- & åldersfördelning, nyanställda: Kvinnor: 100% Ålder, under 30: 1, 30-50: 1, över 50: 0 Personalomsättning: 5% Sverige Nyanställda: 55 Köns- & åldersfördelning, nyanställda: Kvinnor: 35 % Män: 65 % Ålder, under 30: 27%, 30-50: 58%, över 50: 15% Personalomsättning: 11% Köns- & åldersfördelning, personalomsättning: Kvinnor: 55% Män: 45% Ålder, under 30: 24%, 30-50: 57%, över 50: 19%”

402 Medarbetar/ledningsrelationer

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning

I enlighet med krav ställda för kollektivanslutning i repektive land.

Gällande kollektivavtal. Utvärdering sker vid årsgenomgång.

GRI index Upplysning 402-1 Notifieringsperiod rörande operativa förändringar 403 Hälsa och säkerhet i arbetet

Kommentar inkl utelämnande av information Staples är kollektivanslutna.

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 403-2 Typ av skador och skadefrekvens, arbetsrelaterade sjukdomar, frånvaro, arbetsrelaterade dödsfall

I enlighet med krav ställda för det systematiska arbetsmiljöarbetet samt dess skyddskommitté I enlighet med arbetsmiljölagstiftning och genom systematiskt arbetsmiljöarbete. Årligen som en del i det systematiskt arbetsmiljöarbetet. Finland 5 Olyckstillbud (inga olyckor har orsakat arbetsoförmåga, inga arbetsrelaterade sjukdomar och inga arbetsrelaterade dödsfall). Sjukfrånvaron 1.2.2018-31.1.2019: 2172 dagar Danmark Inga rapporterade fall. Data för frånvaro finns ej pga. systembyte. Norge 4 tillbud, 3 olycksfall, 0 dödsfall. Sjukfrånvaron 1.2.2018-31.1.2019: 5,30% Sverige 9 tillbud, 2 olycksfall, 0 dödsfall. Data för frånvaro finns ej pga. systembyte.

404 Utbildning 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 404-3 Andel medarbetare som erhåller regelbunden utvärderingsoch karriärsutvecklingssamtal. 405 Mångfald och jämställdhet

I enlighet med gällande kravställning i ISO 9001-certifiering samt kollektivavtal.

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Mångfald, jämställdhet samt anti-diskriminering är djupt rotade i Staples värderingar. Mångfald är en av fyra pelare i Staples hållbarhetsarbete. Staples värdesätter mångfald i medarbetares bakgrund, idéer och tankar. Allas lika värde är en självklarhet som genomsyrar rekryteringsprocess såväl som belöningssystem. Likabehandlingsplan, lönekartläggning, mångfaldsplan vid rekrytering samt vid val av leverantör. Utvärdering sker på årsbasis vid ledningens genomgång. Finland Danmark Åldersfördelning ledningsgrupp: Åldersfördelning ledningsgrupp: Under 30: Inga, 30-50: 67%, över 50: 33% Se Sverige Åldersfördelning alla: Könsfördelning ledningsgrupp: Se Sverige Under 30: 11%, 30-50: 49%, Könsfördelning styrelse, Män: 100% Åldersfördelning styrelse, 30-50: 25%, över 50: 40% Könsfördelning ledningsgrupp, över 50: 75% Kvinnor: 33% Män: 67% Könsfördelning styrelse, Män: 100% Sverige Åldersfördelning ledningsgrupp: Åldersfördelning styrelse, 30-50: 100% Under 30: Inga, 30-50: 82%, över 50: 18% Åldersfördelning alla: Norge Åldersfördelning ledningsgrupp: Under 30: 13%, 30-50: 56%, Under 30: Inga, 30-50: 80%, över 50: 20% över 50: 31% Könsfördelning ledningsgrupp, Åldersfördelning alla: Under 30: 9%, 30-50: 47%, över 50: 44% Kvinnor: 13% Män: 87% Könsfördelning styrelse, Könsfördelning ledningsgrupp, Kvinnor: 36% Män: 64% Kvinnor: 0% Män: 100% Åldersfördelning styrelse, 30-50: 80%, Könsfördelning styrelse, över 50: 20% Kvinnor: 20% Män: 80% Åldersfördelning styrelse, 30-50: 60%, Staples Connect över 50: 40% Könsfördelning ledningsgrupp, Kvinnor: 20% Män: 80% Könsfördelning styrelse, Män: 100% Åldersfördelning styrelse, 30-50: 100%”

103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 405-1 Mångfald redovisat för ledande befattningar och övriga anställda

Utvärdering och uppföljning sker halvårsvis, enligt satta Staples-rutiner Utvärdering och uppföljning sker halvårsvis, enligt satta Staples-rutiner Samtliga medarbetare har "Perfomance reviews" halvårsvis

Globalt mål

GRI index Upplysning 406 Antidiskriminering

Kommentar inkl utelämnande av information

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 406-1 Antal fall av diskriminering samt vidtagna åtgärder

Likabehandlingsplan, lönekartläggning, mångfaldsplan vid rekrytering samt vid val av leverantör, inrapportering av missförhållanden rapporteras in via whistleblower-system

Globalt mål

Inrapportering av missförhållanden rapporteras in via whistleblower-system Sker på årlig basisida Finland Inga inrapporterade incidenter. Danmark Inga inrapporterade incidenter. Norge 2 inrapporterade incidenter - Åtgärdade enligt rutin med de enskilda medarbetarnas välbefinnande i fokusida Sverige Inga inrapporterade incidenter. Staples Connect Inga inrapporterade incidenter.

408 Barnarbete 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 408-1 Verksamheter och leverantörer för vilka man uppmärksammat att det finns väsentlig risk för fall av barnarbete, och åtgärder som vidtagits för att bidra till avskaffande av barnarbete 409 Tvångsarbete 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 409-1 Verksamheter och leverantörer för vilka man uppmärksammat att det finns väsentlig risk för tvångsarbete eller obligatoriskt arbete, och åtgärder som vidtagits för att bidra till avskaffande av alla former av tvångsarbete eller obligatoriskt arbete 413 Samhällsengagemang

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 413-1 Verksamheter med lokalt samhällsengagemang, påverkan och utvecklingsprogram

Risken för barnarbete är förhöjd i vissa utvecklningsländer samt nedströms i leverantörskedjan. Vi arbetar nära våra leverantörer för att säkra medvetenhet samt följa upp riskerna. "Uppförandekod, ""Social Accountability Audit and Requirements"", Factlines" Löpande utvärdering och uppföljning, vid påträffande av barnarbete så upprättas enligt rutin, tidsbestämd handlingsplan som ser till barns bästa. Staples har nolltolerans mot barnarbete vilket synliggörs i vår uppförandekod, vi är medvetna om den förhöjda risken av barnarbete som finns nedströms i värdekedjan. Uppföljning av våra leverantörers uppförandekodsarbete är därför en del av vår egen uppföljning.

Risken för tvångsarbete är förhöjd i vissa utvecklningsländer samt nedströms i leverantörskedjan. Vi arbetar nära våra leverantörer för att säkra medvetenhet samt följa upp riskerna. "Uppförandekod, ""Social Accountability Audit and Requirements"", Factlines" Löpande utvärdering och uppföljning, vid påträffande av tvångsarbete så upprättas enligt rutin, tidsbestämd handlingsplan som ser till individens bästa. Staples har nolltolerans mot tvångsarbete vilket synliggörs i våra styrande dokument.

I Staples hållbarhetsarbete är samhällsengagemang en av fyra pelare. Staples ska verka för en positiv påverkan på de samhällen där våra medarbetare lever och arbetar. Detta gör vi genom att skapa arbete, volontärarbete och donationer. Ramverk för ISO 26000, Corporate Responsibility-policy, Etikkod Årlig utvärdering och uppföljning Läs mer på sida 25 "Samhälle"

GRI index Upplysning 414 Sociala förhållanden hos leverantörer 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 414-1 Andel nya leverantörer som bedömts utifrån sociala kriterier 414-2 Negativa konsekvenser för sociala förhållanden i leveranskedjan och åtgärder som vidtagits

Kommentar inkl utelämnande av information

Sociala förhållande i leverantörskedjan är en utmaning för ossida Läs med på sida 18 "Ansvarsfull produktion"

Ramverk för ISO 26000, Uppförandekod Löpande upp uppföljning och utvärdering Samtliga leverantörer till Staples erkänner vår uppförandekod som en del i avtalsprocessen. Uppföljning sker efter satta rutiner och processer. Se sida 18 för genomförda leverantörsrevisioner

416 Produktansvar 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning 416-1 Andel av betydande produkt- och tjänstekategorier där påverkan på kunders hälsa och säkerhet har undersökts. 416-2 Antal rapporterade produkter/tjänster med hälsooch säkerhetsbrister 417 Marknadsföring och märkning

Som en del av vårt ISO 9001-certifikat följer vi upp kvalitetsbrister i processer, rutiner och på produktnivå.

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning 103-3 Utvärdering av styrning

Inom ramen för vårt ISO 14001-certifikat vill vi guida våra kunder till ett mer hållbart inköpsbeteende med hjälp av vår Easy on the Planet-koncept. Läs mer på sida 12 "Easy on the Planet" samt sida21 "Långsiktiga leverantörssamarbeten"

417-1 Märkningskrav för produkter och tjänster

ISO 9001, Perfect order, återkallningsprocess, reklamationsrutinen. Uppföljning av repektive avvikelse sker löpande med berörda funktioner samt parter. Staples samtliga produkter följs upp utifrån tillämpbara kvalitets- och säkerhetsaspekter. För produkter som berörs av Leksaksdirektivet, mat samt medicinskt förbrukningsmateriel är prioriterade produktkategorier för ossida

Se sida21 "Långsiktiga leverantörssamarbeten"

ISO 14001, ISO 14021 samt Easy on the Planet-kriterier Löpande utvärdering av Easy on the Planet-kriterier samt löpande utvärdering av kommunikationen. Läs mer på sida 12 "Easy on the Planet" samt sida 21 "Långsiktiga leverantörssamarbeten"

Globalt mål

Hållbarhetsredovisningen för Staples i Sverige, Norge, Danmark och Finland avges av respektive lands styrelse: Staples Sweden AB

Staples Norway AS

Patrik Schedvin Christiaan van Waalwijk van Doorn Mathias Nilsson Sören Pedersen (arbetstagarrepresentant) Marcus Malmström (arbetstagarrepresentant)

Halvor Scharning Rudolf Heming Nina Skramstad Jon Røsholm (arbetstagarrepresentant) Roy Øyvann (arbetstagarrepresentant)

Staples Denmark ApS

Staples Connect Sweden AB

Patrik Schedvin Patrick Legro Jens Brøchner Jensen Jonas Michelsen (arbetstagarrepresentant)

Patrik Schedvin Christiaan van Waalwijk van Doorn

Staples Finland Oy Patrick Legro Mikko Hämäläinen Poul Lindqvist

Hållbarhetsredovisning Staples i Norden 2018

Lösningar för en hållbar framtid

Staples Finland Oy

www.staplesadvantage.fi puh. (+358) 010 681 681

Staples Norway AS

www.staplesadvantage.no tel. (+47) 02272

Uppgifterna i broschyren är korrekta vid produktionen, maj 2019. Vi reserverar oss för korrekturfel.

Staples Sweden AB

www.staplesadvantage.se tel. (+46) 033 17 17 00 Tryckt på FSC-märkt papper på miljöcertifierat tryckeri.