No strings attached DK

DEN LEDNINGSFRIE ARBEJDSPLADS IT-professionelle implementerer mobil udskrivning i travle miljøer

F

orrester Research har betegnet næsten en tredjedel af den globale arbejdsstyrke som informationsarbejdere, der kan arbejde når som helst og hvor som helst – det er dem, som bruger tre eller flere enheder, arbejder fra flere steder og bruger mange apps. Forrester forudser, at der vil være 905 millioner tablets i brug på arbejde og i hjemmet globalt i 2017.1

Disse tablets og smartphones giver medarbejderne fleksibiliteten til at være med helt fremme og stadig være sluttet til kontoret, vigtige filer og kommunikationsværktøjer.

Men selvom de giver medarbejderne mulighed for at fjerne de bånd, der binder dem til deres skriveborde, kan de vise sig at være en udfordring, når medarbejderne skal udskrive på papir. Ofte understøttes mobil udskrivning ikke, og af sikkerhedshensyn kan virksomheder ikke bare uden videre give fri adgang, hvilket tvinger de ansatte til at gå tilbage til at lægge indhold op på og udskrive fra deres PC'er, hvilket gør, at bekvemmeligheden ved og effektiviteten af den mobile udvikling begrænses.

Men printere giver i stigende grad mulighed for at udskrive fra en række mobilenheder via trådløse forbindelser, herunder peer-to-peer trådløse forbindelser. Udviklingen hen imod en mere mobil arbejdsstyrke ændrer den måde, hvorpå arbejdspladsen fungerer, og skaber en mere fleksibel arbejdsstyrke, som kan arbejde der, hvor tingene sker – og kontorfunktionerne skal derfor kunne følge med.

For bedre at forstå, hvordan mobil udskrivning kan optimere arbejdspladsen i en lang række brancher, deler tre IT-professionelle deres erfaringer med opsætning og drift af mobil udskrivning i deres miljøer.

Deres historier omfatter:

UDDANNELSE Et universitet, som fulgte med tiden og matchede deres udskrivningsmuligheder med de studerendes stigende brug af smartphones, tablets og bærbare computere

PRODUKTION

SUNDHEDSVÆSEN

En producent af medicinsk udstyr, som bruger muligheder for mobil udskrivning til at frigøre medarbejdere, så de kan være der, hvor de skal være i produktionskæden

En sundhedsorganisation, som bruger mobil udskrivning til at undgå trængsel på dens travle skadestue og til at give lægerne mere frihed i ambulatorierne

INDLEDNING

UDDANNELSE MARK MESZAR Ledende programanalytiker

ORGANISATION Kent State University

MEDARBEJDERE Mere end 25.000 studerende og 2.000 lærere og personale, herunder ca.

200 ansatte inden for informationstjenester

For fem år siden medbragte de studerende på Kent State University bøger, ringbind og mobiltelefoner, som de primært brugte til at skrive sms'er og foretage opkald med. I dag er deres telefoner små computere, som giver dem mulighed for at skrive beskeder, dele noter, sende e-mails, være på de sociale medier, foretage søgninger og hente dokumenter fra skylageret. Og de går rundt med tablets og bærbare computere, som de bruger til at gøre alt dette samt at skrive opgaver.

Ifølge Mark Meszar, som er ledende programanalytiker i universitetets IT-afdeling, har hver studerende på universitetet på nuværende tidspunkt i gennemsnit ca. 2,5 trådløse mobilenheder.

Det siger sig selv, at universitetet har været nødt til at udvikle sig i forhold til de studerendes behov.

Computerrum med ledningstilsluttede computere, der er tilsluttet printere, er bare ikke længere nok – de studerende forventer, at de kan udskrive dokumenter fra deres mobilenheder.

“Mobiltelefoner er nu mobile computere. Folk foretager sig flere og flere ting på dem. De studerende bruger i udstrakt grad tablets i undervisningen til at tage noter, og deres bærbare computere er også blevet mere praktisk anvendelige,” siger Meszar. “Vi har set en hastig stigning i antallet af medbragte enheder, og det er selvsagt svært at installere printerdrivere på en telefon eller tablet, uden at enhver printer på campus udskiftes med en ny model, der understøtter disse enheder.”

Da universitetets udskrivningsstyringssystem lancerede et program, som gav brugerne mulighed for at fjernudskrive, var de ansatte i universitetets IT-afdeling begejstrede. Via appen kunne brugerne uploade et dokument direkte fra en webbrowser eller sende dokumentet som en vedhæftning i en e-mail til printerserveren. Nu kan de studerende uploade til en printerserver, som er tilsluttet 135 printere på campus, derefter køre deres studiekort igennem på en af de netværkstilsluttede printere for at betale og udskrive.

Universitetet har ændret softwaren, så den passer bedre til deres behov.

Eksempelvis har de studerende deres egne udskriftskøer, som følger dem rundt omkring, og de ser kun deres egne udskriftsjobs. Dette hjælper med at opretholde beskyttelsen af personlige oplysninger, da der ikke ligger sider og venter i printerbakken, som kan tages og ses af alle.

Selvom det nye system til mobil udskrivning ikke har reduceret printerkøerne, har det aflastet computerrummene. Tidligere reserverede de studerende en computer i et computerrum udelukkende for at udskrive dokumenter, der nogle gange omfattede

3

KENT STATE UNIVERSITY

“ Vi var med det

samme begejstrede for idéen om mobil udskrivning, da vi har set en fremgang i antallet af enheder, som de studerende medbringer på campus.

”

—Mark Meszar, Ledende programanalytiker

mange sider. Nu kan de bruge deres egne enheder til søgninger og opgaveskrivning og derefter sende dokumentet direkte til printeren.

Meszar siger, at det var let at implementere mobil udskrivning.

Softwaren var intuitiv og let at sætte op og bruge. Selvom almindelige formater understøttes, er der imidlertid nogle filtyper, som bruges i de kreative brancher og læreanstalter, der ikke understøttes, såsom AutoCAD og Adobe Illustrator. Ved disse filtyper skal de studerende stadig udskrive på den traditionelle måde.

Det var ikke alle, der tog den nye mulighed for mobil udskrivning til sig med det samme. Nogle studerende brød sig ikke om at skulle indtaste deres brugernavn og adgangskode – de ønskede bekvemmeligheden ved bare at trykke på udskrivningsknappen.

Men Meszar udtaler: “Vi fandt ud af, at der altid vil være en vis andel af befolkningen, som ikke bryder sig om forandringer. Da vi foretog den ændring, var der meget modvilje og modstand fra studerende, som ikke var vant til at bruge brugernavne og adgangskoder til at beskytte sig selv. Det kom lidt bag på os, men vores svar var, at det er til alles bedste. Vi forstår dine bekymringer, men det korte svar er, at du hurtigt vænner dig til det. Og det gjorde de.”

Det tog ca. et halvt semester for de studerende at vænne sig til den nye udskrivningsløsning og påskønne bekvemmeligheden og sikkerhedsfordelene. Og derefter opdagede de, hvor anvendelig denne løsning var: Inden for det første år er udskrifter fra mobil-appen mere end tredoblet.

TIPS TIL MOBIL UDSKRIVNING Sørg for, at din portal til mobil udskrivning kører på en robust server. Derudover er det en god idé, hvis din virksomhed er stor, at introducere en ny mobil udskrivningsproces gradvist i stedet for at gøre det på én gang i hele virksomheden.

4

KENT STATE UNIVERSITY

PRODUKTION SERGIO AVILA IT-specialist

VIRKSOMHED A&M Biomedical Inc.

MEDARBEJDERE 20-40

A&M Biomedical Inc., som er en lille produktionsvirksomhed i Californien, producerer medicinsk udstyr til brug i rene, kontrollerede miljøer. Udviklingen af udstyr finder sted i sterile "renrum". Hver gang en tilsynsførende, en assisterende tilsynsførende eller en projektleder forlader rummet for at udskrive et dokument med deres bærbare computer, som er stillet til rådighed af virksomheden, skal de tørre deres bærbare computer grundigt af, før de går ind i rummet igen.

Dette tager tid og er ineffektivt.

Så da virksomheden var på udkig efter en ny printer i 2014, sørgede de for, at printeren var udstyret med mulighed for mobil udskrivning, siger Sergio Avila, som er den ene halvdel af virksomhedens IT-team.

Virksomheden besluttede sig for en printer, der havde indbygget Wi-Fi og var Apple AirPrint-certificeret. De iPads, som befinder sig i renrummene til oprettelse af automatiske rapporter om miljømæssige tilstande, finder automatisk printeren til fjernudskrivning. Men deres bærbare computere skulle stadig tilsluttes manuelt til netværket.

Nu bruger de 10 ansatte udelukkende mobil udskrivning, siger Avila.

Printeren er også tilsluttet en stationær computer med et Ethernetkabel, men mere end 60 % af udskriftsjobbene gennem den sker fra mobilenheder. “Der er egentlig ingen begrænsninger – den kan udskrive alle arbejdsrelaterede dokumenter.”

Det var en nem Plug and Play-opgave at tage softwaren i brug, siger Avila. Han satte printeren op på netværket og konfigurerede et par porte. Wi-Fi-brugergrænsefladen er brugervenlig og giver Avila mulighed for at vælge, hvem der har adgang til printeren. Og da adgangen begrænses til virksomhedens allerede etablerede netværk, som hostes på en server i virksomheden, krævede det ikke nogen yderligere sikkerhedsforanstaltninger, udover dem, der allerede var på plads.

5

A&M BIOMEDICAL INC.

“ Mobil udskrivning

var en af de funktioner, som vi var på udkig efter, da vi opgraderede vores printere. Det gør det meget mere bekvemt, da nogle af vores medarbejdere skal kunne være mobile.

Avila forklarer, at ved at lade medarbejderne udskrive fra der, hvor de arbejder, har mobil udskrivning øget produktiviteten. “Nogle medarbejdere skal være mobile og ikke kun sidde ved deres arbejdsstation. Nu kan de sådan set arbejde hvor som helst, hvor der er behov for, at de er. Det gør det bekvemt, og hvis det er en produktionstilsynsførende kan han eller hun stadig føre tilsyn med en produktionslinje og have adgang til det, som de har brug for, så de ikke behøver at stoppe med det, som de er i gang med, for at udskrive noget.

Det gør helt sikkert alting meget mere bekvemt.”

”

—Sergio Avila, IT-specialist

TIPS TIL MOBIL UDSKRIVNING Fra en slutbrugers synspunkt er det en god idé at udarbejde og uddele visuelle hjælpemidler, der viser hvert trin, som ændres i forhold til dine eksisterende udskrivningsprocesser. Alt det, som du kan gøre for at lette læringskurven, vil hjælpe med at gøre omstillingsprocessen problemfri.

6

A&M BIOMEDICAL INC.

SUNDHEDSVÆSEN JIM MCNEIL Netværksingeniør

VIRKSOMHED Claxton-Hepburn Medical Center

MEDARBEJDERE 500-800

Da Claxton-Hepburn Medical Center i Ogdensburg, New York, opgraderede deres udskrivningsmuligheder, havde de to mål: 1) At understøtte "gæsteudskrivning" til ambulancepersonale, som bragte patienter til skadestuen, og 2) at give personalet mere fleksibilitet i systemets fjerne ambulatorier med få medarbejdere.

Gæsteudskrivning Gæsteudskrivning ville kunne hjælpe det ambulancepersonale, som kører patienter på hospitalet. Dette personale skal efterlade oplysninger om patienten på hospitalet. I mange år gav ambulancepersonalet mundtlige rapporter, men for nylig har staten New York indført, at der skal aflægges skriftlige rapporter. For at hjælpe med at fremskynde proceduren og hjælpe med at nedbringe trængslen på skadestuen spurgte en lokal udbyder af ambulancetjenester, om deres personale kunne udskrive til hospitalets printere fra ambulancepersonalets iPads.

Disse iPads indeholder allerede de formaterede formularer, hvilket gør det ganske let at indtaste de specifikke patientoplysninger hurtigt.

Claxton-Hepburn havde allerede et trådløst netværk, som læger og andet personale kunne logge ind på, men de brugte det ikke til mobil udskrivning. De satte to printere på skadestuen op på det trådløse netværk til mobil udskrivning. Jim McNeil, som er hospitalets netværksingeniør, indtastede hospitalets SSID-oplysninger på ambulancepersonalets tablets, så når de var inden for rækkevidde, oprettede disse tablets automatisk forbindelse til hospitalets trådløse netværk. Disse iPads finder automatisk printere med mulighed for mobil udskrivning, så når personalet var inden for rækkevidde, kunne de ganske enkelt trykke på udskrivningsknappen, og så blev deres dokumenter udskrevet på skadestuens printere.

Implementeringen var overraskende let, siger McNeil. “Jeg troede, at det ville blive en meget besværlig opgave. Jeg troede, at det ville blive virkelig svært. Men printerne virkede helt problemfrit. Der var ingen fejl.

Vi har egentlig ikke oplevet nogen problemer.”

Og fordi hospitalets personale indtastede SSID-adgangsoplysningerne direkte på ambulancepersonalets tablets, er risikoen for, at andre får adgang, ubetydelig, siger McNeil.

7

CLAXTON-HEPBURN MEDICAL CENTER

“ Alle ønsker at være på farten. Ingen ønsker at sætte sig ned og koble sig på en computer.

Så derfor er mobil udskrivning bare mere bekvemt

”

— Jim McNeil, Netværksingeniør

Den eneste forhindring, som hospitalet stødte på, var, at de skulle sikre, at ambulancepersonalet udskrev til de rigtige printere. De ønskede ikke, at fortrolige sygesikringsdokumenter blev udskrevet på andre etager, selvom de er sikre på, at alt personale er diskrete og overholder kravene i sygesikringsloven.

Fleksibel udskrivning på små ambulatorier Selvom hospitalet har et trådløst netværk, havde hospitalets seks små ambulatorier, som ofte kun er bemandet med en sygeplejerske, en receptionist og en læge eller lægeassistent, ikke trådløst netværk.

Dette blev ændret for nyligt. Nu kan læger gå på netværket og udskrive direkte til den netværksinstallerede printer fra deres firmaejede bærbare computer via det trådløse netværk.

Hospitalet har også for nylig ændret deres it-systemer til et system, som har flere muligheder for mobil udskrivning. Den øgede tilgængelighed i fjernadgang giver flere muligheder for patientrummene. Hvis læger bare kan tage deres enheder med fra et rum til et andet, reducerer dette omkostningerne ved at skulle have en computer i hvert rum.

Men det er dog ikke alle, som er klar til dette skifte. Selv en af forkæmperne for fjernadgang insisterer på, at der stadig skal være en fasttilsluttet computer i hvert patientrum. McNeil siger: “Den mobile verden er på en måde både dømt inde og ude hos os ... men folk er langsomt ved at ændre holdning til det.”

TIPS TIL MOBIL UDSKRIVNING Nutidens programmer og avancerede printere og tablets kan gøre det let at sætte mobil udskrivning op. Hvis både printeren og mobilenheden er på det samme netværk (eller kan tilsluttes via en peer-to-peer Wi-Fi-funktion), bør det være nemt og problemfrit at tage mobil udskrivning i brug.

8

CLAXTON-HEPBURN MEDICAL CENTER

KONKLUSION Mobil udskrivning handler om at udskrive på nye måder og nye steder – og det bliver uundværligt på arbejdspladsen. Heldigvis gør den teknologi og de programmer, der er tilgængelige i dag, det let at implementere. Forrester mener, at BYOD er en uundgåelig del af enhver virksomhedsstrategi, og at virksomheder skal være klar til, at det udbredes i deres virksomheder.1 Og den strategi er ikke fuldstændig, medmindre mobil udskrivning er inkluderet. Ellers vil der stadig være bånd, der binder medarbejdere til deres kontorplads på trods af brugen af bekvemme mobile teknologier.

Kilde Interviews med IT-professionelle udført af Spiceworks på vegne af HP, april 2015.

1

Ted Schadler, “2013 Mobile Workforce Adoption Trends,” Forrester Research, Inc., 4. februar 2013. http://www.vmware.com/files/pdf/Forrester_2013_Mobile_Workforce_Adoption_Trends_Feb2013.pdf

KONKLUSION