No strings attached fi

EROON LANGOISTA IT-ammattilaiset ottivat mobiilitulostuksen käyttöön kiireisissä ympäristöissä

F

orrester Researchin luokituksen mukaan lähes kolmasosa maailman työvoimasta on tietotyöläisiä, joiden toimenkuva ei ole sidottu aikaan ja paikkaan. He käyttävät vähintään kolmea laitetta, vaihtavat sijaintiaan ja käyttävät useita sovelluksia. Forresterin ennusteen mukaan työ- ja kotikäytössä tulee olemaan maailmanlaajuisesti 905 miljoonaa taulutietokonetta vuoteen 2017 mennessä.1 Taulutietokoneet ja älypuhelimet antavat työntekijöille mahdollisuuden valita toimintaympäristönsä joustavasti tilanteen mukaan ja pysyä silti yhteydessä toimistoon, tärkeisiin tiedostoihin ja tiedonsiirtovälineisiin.

Langattomien laitteiden ansiosta työntekijät voivat periaatteessa liikkua vapaammin ja tehdä työtä entistä tehokkaammin. Paperiasiakirjojen tulostamiseen liittyy kuitenkin edelleen haasteita.

Monet laitteet eivät tue mobiilitulostusta, ja tietoturvavaatimusten vuoksi yritykset eivät voi antaa työntekijöille vapaita käsiä asiakirjojen tulostamiseen. Tulostamiseen on siis edelleen käytettävä omia PC-koneita, mikä heikentää mobiilin toimistotyön käytännöllisyyttä ja tehokkuutta.

Yhä useampi tulostin kuitenkin mahdollistaa tulostamisen mobiililaitteilta langattoman yhteyden kuten langattoman vertaisverkon kautta. Siirtyminen liikkuvampaan työskentelytapaan on muuttamassa työpaikkojen toimintamekanismeja. Ketterämpi organisaatio pystyy toimimaan tapahtumien keskipisteessä – ja samaa vaaditaan toimiston välineiltä.

Kolme IT-osaajaa kertoo, miten mobiilitulostusta voidaan hyödyntää eri toimialoilla. Kertomukset koskevat seuraavia aloja:

KOULUTUS Aikaansa seuraava yliopisto päivitti tulostuskapasiteettinsa yhteensopivaksi opiskelijoidensa älypuhelinten, taulutietokoneiden ja kannettavien kanssa.

VALMISTUS Lääkintälaitevalmistaja vapautti mobiilitulostustoimintojen avulla henkilöstöään sinne, missä sitä milloinkin tarvitaan.

TERVEYDENHUOLTO Terveydenhuollon organisaatio otti mobiilitulostuksen käyttöön välttääkseen jonoutumista kiireisellä päivystyspoliklinikallaan ja antaakseen lääkäriasemiensa lääkäreille enemmän liikkumavapautta.

JOHDANTO

KOULUTUS MARK MESZAR johtava sovellusanalyytikko

ORGANISAATIO Kentin osavaltionyliopisto

HENKILÖSTÖ Yli 25 000 opiskelijaa ja 2 000 tiedekuntien jäsentä, mukaan lukien noin 200 tietopalvelualan ammattilaista.

Viisi vuotta sitten Kentin osavaltionyliopiston opiskelijat kuljettivat mukanaan kirjoja, kansioita ja matkapuhelimia. Puhelinta käytettiin lähinnä tekstiviestien lähettämiseen ja puheluihin. Nykyään puhelimet ovat pienoistietokoneita, joiden avulla opiskelijat lähettävät viestejä, vaihtavat muistiinpanoja, käyttävät sähköpostia ja sosiaalista mediaa, tekevät tutkimusta ja hakevat asiakirjoja pilvipalvelimilta.

Lisäksi he pitävät mukanaan taulutietokoneita tai kannettavia, joita käytetään edellä mainittujen lisäksi asiakirjojen kirjoittamiseen. Tällä hetkellä kullakin yliopisto-opiskelijalla on keskimäärin 2,5 langatonta mobiililaitetta. Näin arvioi Mark Meszar, Kentin yliopiston IT-osaston johtava sovellusanalyytikko.

Selvää on, että yliopisto on joutunut kehittymään opiskelijoiden muuttuvien tarpeiden mukana.

Tietokoneluokat ja tulostimeen kaapeleilla kytketyt tietokoneet eivät vastaa enää tarkoitustaan – opiskelijat haluavat tulostaa asiakirjat mobiililaitteiltaan. ”Matkapuhelimista on tullut mobiilitietokoneita. Niitä käytetään yhä monipuolisemmin. Taulutietokoneita käytetään erittäin paljon luokissa muistiinpanojen tekemiseen, ja kannettavistakin on tullut entistä käytännöllisempiä,” Meszar kertoo. ”Omien laitteiden käyttö yliopistolla on lisääntynyt valtavasti, ja on ilman muuta vaikeaa asentaa tulostinajureita puhelimeen tai taulutietokoneeseen, jollei kampuksen kaikkia tulostimia päivitetä kokonaan uusiin, mobiililaitteita tukeviin malleihin.”

Kun yliopiston tulostimien hallintajärjestelmä julkaisi tulostimien etäkäytön mahdollistavan sovelluksen, yliopiston IT-väki oli innoissaan. Tämän sovelluksen avulla käyttäjät pystyivät lataamaan asiakirjan suoraan verkkoselaimelta tai lähettämään sen sähköpostitse tulostinpalvelimelle. Nyt opiskelijat lataavat asiakirjat tulostinpalvelimelle, johon on yhdistetty 135 eri puolilla kampusta olevaa tulostinta, maksavat pyyhkäisemällä opiskelijakortillaan tulostinta ja aloittavat tulostuksen.

Yliopisto on mukauttanut ohjelmistojaan vastaamaan paremmin sen tarpeita. Jokaisella opiskelijoilla on muun muassa oma tulostusjononsa, jota kulkee hänen mukanaan, ja jokainen opiskelija näkee vain omat työnsä. Tämä parantaa yksityisyydensuojaa, koska tulostimen lokeroihin ei jää lojumaan papereita, jotka kuka tahansa voi nähdä.

Vaikka uusi mobiili tulostusjärjestelmä ei ole lyhentänyt tulostusjonoja,

3

KENTIN OSAVALTIONYLIOPISTO

”Innostuimme heti

mobiilitulostuksesta, koska opiskelijoiden omien laitteiden määrä on viime aikoina kasvanut huimasti.

—Mark Meszar,

”

Johtava sovellus- analyytikko

se on keventänyt luokkatietokoneiden kuormitusta. Aiemmin opiskelijat varasivat luokkatietokoneita vain tulostamista varten – ja nämä tulosteet olivat usein monisivuisia. Nyt he voivat käyttää omia laitteitaan tutkimukseen ja kirjoittamiseen ja lähettää asiakirjan sen jälkeen suoraan tulostimeen.

Meszarin mukaan mobiilitulostuksen käyttöönotto oli helppoa.

Ohjelmisto oli intuitiivinen ja helppo asentaa ja ottaa käyttöön. Se tuki yleisimpiä tiedostomuotoja, mutta ei kuitenkaan luovilla aloilla ja korkeakouluissa käytettäviä muotoja kuten AutoCADia tai Adobe Illustratoria. Näiden tulostamiseen on edelleen käytettävä perinteisiä menetelmiä.

Kaikki eivät heti ihastuneet uuteen mobiilitulostukseen. Osa opiskelijoista ei pitänyt salasanasuojauksesta – he olisivat halunneet edelleen tulostaa helposti yhdellä napin painalluksella. ”Totesimme, että joukossa on aina niitäkin, jotka eivät pidä muutoksesta”, vastaa Meszar. ”Kun muutos toteutettiin, se sai voimakasta vastustusta opiskelijoita, jotka eivät olleet tottuneet suojaamaan tietojaan käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tämä oli meistä hieman yllättävää, mutta vastasimme, että muutos olisi joka tapauksessa kaikkien parhaaksi. Ymmärsimme heidän huolensa, mutta lyhyt vastauksemme oli, että he tottuisivat siihen nopeasti. Ja niin siinä kävikin.”

Noin puolen lukukauden kuluttua uusi tulostusratkaisu oli tullut tutuksi opiskelijoille, ja sen kätevyys ja turvallisuus oli käynyt kaikille selväksi.

Tämän jälkeen sen arvo on huomattu: Ensimmäisen vuoden aikana mobiilitulosteiden määrä kasvoi yli kolminkertaiseksi.

MOBIILITULOSTUSVINKKEJÄ Varmistakaa, että mobiilitulostusportaalinne käyttämä palvelin on vakaa ja turvallinen. Jos organisaationne on suuri, mobiilitulostusratkaisut kannattaa myös ottaa käyttöön asteittain eikä yhdellä kertaa koko yritykseen.

4

KENT STATE UNIVERSITY

VALMISTUS SERGIO AVILA IT-asiantuntija

YRITYS A&M Biomedical Inc.

HENKILÖSTÖ 20–40

A&M Biomedical Inc. on pieni kalifornialainen lääkintälaitteita valmistava yritys, jonka työskentely-ympäristön on oltava puhdas ja kontrolloitu. Laitteiden kehitystyö tapahtuu steriileissä tiloissa, joita sanotaan ”puhtaiksi huoneiksi”. ”Aina kun esimies tai projektipäällikkö poistuu tällaisesta huoneesta yhtiöltä saamansa kannettavan kanssa tulostaakseen asiakirjan, heidän on pyyhittävä kone puhtaaksi ennen kuin voivat palata huoneeseen. Tämä vie aikaa ja on tehotonta.

Kun yhtiö oli uusimassa tulostintaan vuonna 2014, se varmisti, että tulostimessa oli mobiilitulostusominaisuudet”, kertoo Sergio Avila, joka on toinen yhtiön kahdesta IT-asiantuntijasta. Yhtiö päätyi sisäänrakennetulla Wi-Fi-liitännällä varustettuun ja Apple AirPrint -sertifioituun tulostimeen. ”Puhtaissa huoneissa säilytetyt iPadit, joita käytettiin ympäristön tilasta kertovien automaattisten raporttien luomiseen, paikantavat tulostimen automaattisesti etätulostusta varten. Kannettavat tietokoneet oli silti edelleen kytkettävä verkkoon manuaalisesti.

Nyt nämä 10 työntekijää käyttävät yksinomaan mobiilitulostusta”, Avila jatkaa. Tulostin on liitetty myös pöytätietokoneeseen Ethernetkaapelilla, mutta yli 60 prosenttia sen kautta tulostetuista asiakirjoista lähetetään mobiililaitteilta. ”Mahdollisuudet ovat rajattomat – mitä tahansa työhön liittyvää voidaan tulostaa.

Ohjelmisto oli käyttövalmis heti, kun se kytkettiin päälle”, Avila kertoo. Avilan tehtäväksi jäi määrittää tulostimen verkkoasetukset ja konfiguroida muutama portti. Wi-Fi-käyttöliittymä on käyttäjäystävällinen, ja sen avulla Avila voi määrittää tulostimen käyttöoikeudet. Käyttöoikeudet sisältyivät valmiiksi yhtiön jo käytössä olevaan omaan verkkoon, jonka isäntäpalvelin on yhtiön tiloissa ja valmiiksi suojattu. Mitään erityisiä tietoturvatoimia ei siksi tarvittu.

5

A&M BIOMEDICAL INC.

“ Mobiilitulostus oli

yksi ominaisuus, jota vaadimme, kun päivitimme tulostimiamme uusiin. Se tekee työstä paljon sujuvampaa, sillä osa henkilöstöstämme tekee liikkuvaa työtä.

Avila kertoo tuottavuuden parantuneen, kun ihmiset voivat tulostaa suoraan sieltä, missä he milloinkin työskentelevät. ”Osa henkilöstöstämme tekee liikkuva työtä, joka ei ole sidottu yhteen työasemaan. Nyt he ovat vapaampia valitsemaan työskentelypaikkansa oman tarpeensa mukaan. Tämä on käytännöllistä. Tuotannon esimieskin pystyy edelleen valvomaan linjaa ja saamaan käyttöönsä kaiken tarvitsemansa joutumatta keskeyttämään työtään asiakirjojen tulostamisen vuoksi. Tämä on todellakin paljon toimivampi ratkaisu.”

”

—Sergio Avila, IT-asiantuntija

MOBIILITULOSTUSVINKKEJÄ Kun ajatellaan loppukäyttäjää, on hyvä ajatus luoda ja jakaa visuaalisia apuvälineitä, joissa nykyiseen tulostusprosessiin tulevat muutokset näytetään vaihe vaiheelta. Kaikki, mikä helpottaa uuden omaksumista, auttaa tekemään muutoksesta sujuvampaa.

6

A&M BIOMEDICAL INC.

TERVEYDENHUOLTO JIM MCNEIL verkkosuunnittelu-

YRITYS Claxton-Hepburn Medical Center

HENKILÖSTÖ 500–800

Kun Ogdensburgissa New Yorkin osavaltiossa toimiva yksityissairaala Claxton-Hepburn Medical Center päivitti tulostusratkaisunsa, sillä oli kaksi tavoitetta: 1) tukea ”vierailijatulostusta”, jota ensihoitohenkilöstö tarvitsee tuodessaan potilaita päivystyspoliklinikalle. ja 2) lisätä työn joustavuutta etäisemmillä lääkäriasemilla, joissa on vähän henkilökuntaa.

Vierailijatulostus Vierailijatulostus palvelee koko ensihoitohenkilöstöä, joka kuljettaa potilaita sairaalaan. Heidän tehtävänään on jättää potilasta koskevat tiedot sairaalaan. Vuosien ajan nämä tiedot annettiin suullisesti, mutta viime aikoina New Yorkin osavaltio on ryhtynyt vaatimaan raporttien antamista kirjallisessa muodossa. Raportoinnin sujuvoittamiseksi ja päivystyspoliklinikan ruuhkautumisen vähentämiseksi paikallinen ensihoitopalvelun tarjoaja kysyi, voisiko heidän henkilöstönsä tulostaa raportit sairaalan tulostimeen omilta iPadeiltaan. Koska lomakkeet oli jo määritetty valmiiksi iPadeihin, niihin tarvitsi vain lisätä potilaan tiedot.

Claxton-Hepburnissa oli jo valmiiksi langaton verkko lääkäreiden ja muun henkilökunnan käytössä, mutta sitä ei ollut käytetty mobiilitulostukseen. He asensivat päivystyspoliklinikalle kaksi tulostinta, joita käytettiin langattoman verkon kautta. Sairaalan verkkosuunnittelija Jim McNeil syötti sairaalan SSID-tiedot ensihoitohenkilöstön taulutietokoneisiin niin, että ne sairaalan kuuluvuusalueelle tullessaan kytkeytyvät automaattisesti sairaalan verkkoon. iPadit tunnistavat automaattisesti tulostimet, joissa on mobiilitulostustoiminto, joten sairaalaan saapuvan ensihoitohenkilöstön tarvitsi vain painaa tulostuspainiketta ja asiakirjat tulostuivat päivystyspoliklinikan tulostimiin. ”Käyttöönotto oli yllättävän helppoa”, McNeil kertoo. ”Kuvittelin, että siitä koituisi paljon ongelmia ja että se aiheuttaisi hirveästi vaivaa.

Tulostimet toimivat kuitenkin hienosti. Mitään vikoja ei ilmaantunut. Ei todellakaan mitään ongelmia.”

Yksityisyydensuojakin on riittävä, koska sairaalan henkilökunta syötti SSID-tiedot suoraan taulutietokoneisiin. ”Vaara, että joku asiaton pääsisi tietoihin käsiksi, on lähes olematon”, jatkaa McNeil.

Ainut haaste oli sen varmistaminen, että ensihoitohenkilöstö tiesi

7

CLAXTON-HEPBURN MEDICAL CENTER

“ Kaikki haluavat

liikkumisvapautta.

Kukaan ei halua olla sidottuna yhteen työpisteeseen.

Mobiilitulostus on siis yksinkertaisesti kätevämpää

”

— Jim McNeil, verkkosuunnittelija

käyttää oikeita tulostimia. He eivät halunneet, että luottamuksellisia, Yhdysvaltain HIPAA-lainsäädännön (Health Insurance Portability and Accountability Act) alaisia asiakirjoja suollettaisiin ulos monen kerroksen päässä, vaikka henkilökunta onkin varmasti hienotunteista ja noudattaa toiminnassaan HIPAA-lain määräyksiä.

Joustavaa tulostamista pienten lääkäriasemien tarpeisiin Vaikka sairaalassa on langaton verkko, sen pienemmissä yksiköissä, joissa on usein paikalla vain yksi hoitaja, yksi vastaanottovirkailija ja yksi lääkäri tai apulaislääkäri, ei ollut langatonta verkkoa. Tähän on viime aikoina tullut muutos. Nyt lääkärit voivat siirtyä yritykseltä saamallaan kannettavalla tietokoneella verkkoon ja tulostaa langattoman verkon kautta verkkotulostimeen.

Sairaala on myös äskettäin päivittänyt IT-järjestelmänsä enemmän mobiilitoimintoja tarjoavaan järjestelmään. Kun etäkäyttömahdollisuudet ovat lisääntyneet, myös potilashuoneiden käyttömahdollisuudet ovat parantuneet. Kun lääkärit pystyvät helposti kuljettamaan laitteitaan huoneesta toiseen, jokaiseen huoneeseen ei tarvitse hankkia erikseen tietokonetta.

Kaikki eivät kuitenkaan ole valmiita muutokseen. Jopa yksi innokkaimmista etäkäytön kannattajista vaatii, että jokaisessa potilashuoneessa on edelleen oltava langallinen tietokone. McNeil vastaa: ”Mobiilitekniikkaa käytetään meillä välillä enemmän, välillä vähemmän... mutta pikkuhiljaa siihen totutaan täälläkin.”

MOBIILITULOSTUS Nykyisillä sovelluksilla on helppo määrittää mobiilitulostusasetukset vaatimukset täyttäviin tulostimiin ja taulutietokoneisiin. Jos tulostin ja mobiililaite ovat samassa verkossa (tai voidaan liittää vertaisverkkoon Wi-Fi-yhteyden kautta), mobiilitulostuksen käyttöönotto on yleensä helppoa ja ongelmatonta.

8

CLAXTON-HEPBURN MEDICAL CENTER

LOPUKSI Mobiilitulostus tarkoittaa tulostuksen uusia menetelmiä ja mahdollisuuksia – ja siitä on tulossa välttämättömyys työpaikoilla.

Onneksi nykyteknologia ja -sovellukset tekevät käyttöönotosta helppoa. Forrester uskoo, että omien laitteiden käytöstä tulee väistämättä osa yritysten henkilöstöstrategiaa ja yritysten on oltava valmiita niiden käyttöön koko organisaatiossaan.1 Tämä strategia ei toimi kunnolla ilman mobiilitulostusta, sillä vasta mobiilitulostusmahdollisuus vapauttaa henkilöstön käyttämään mobiililaitteitaan täysipainoisesti.

Lähde IT-ammattilaisten haastattelut toteutti HP:n puolesta Spiceworks huhtikuussa 2015.

1

Ted Schadler, ”2013 Mobile Workforce Adoption Trends,” Forrester Research, Inc, 4.2.2013. http://www.vmware.com/files/pdf/Forrester_2013_Mobile_Workforce_Adoption_Trends_Feb2013.pdf

LOPUKSI