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SANS ATTACHES Des professionnels de l'informatique implémentent l'impression mobile dans des environnements à forte activité

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orrester Research considère que près du tiers des employés au niveau mondial sont des travailleurs utilisant l'informatique en permanence, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Ce sont des personnes qui disposent de trois appareils ou plus, travaillent en différents endroits et utilisent de nombreuses applications. Forrester prédit qu'on comptera à travers le monde 905 millions de tablettes destinées aux usages professionnels et domestiques à l'horizon 2017.1 Ces tablettes et smartphones offrent aux employés la flexibilité d'être sur la ligne de front tout en restant connectés à leur bureau, aux fichiers importants et à leurs outils de communication.

Mais bien que ces appareils permettent aux travailleurs de couper le cordon qui les attache à leur bureau, ils peuvent représenter un frein lorsqu'il est nécessaire d'imprimer des documents papier.

Souvent, l'impression mobile n'est tout simplement pas prise en charge. En outre, pour des raisons de sécurité, les entreprises ne peuvent pas donner carte blanche aux travailleurs en matière d'accès, ce qui oblige ces derniers à rapatrier les fichiers sur leurs PC pour pouvoir imprimer. Cela limite grandement la commodité et l'efficacité du mouvement mobile.

Mais de plus en plus, les imprimantes permettent d'imprimer depuis différents appareils mobiles via des connexions sans fil, y compris en utilisant la connectivité sans fil en mode pair à pair. Le mouvement engagé pour une force de travail plus mobile change le mode de fonctionnement en milieu professionnel et rend les employés plus agiles en leur permettant de travailler là où l'action a lieu. Les fonctions de bureau doivent suivre ce mouvement.

Pour vous permettre de mieux comprendre comment l'impression mobile peut améliorer l'environnement de travail dans de nombreux secteurs d'activité, trois professionnels de l'informatique partagent leurs expériences dans la mise en place et l'utilisation de cette fonctionnalité dans leurs milieux professionnels respectifs. Les domaines concernés sont :

L'ÉDUCATION Une université qui a su évoluer dans le temps en adaptant ses capacités d'impression à l'utilisation croissante de smartphones, tablettes et ordinateurs portables par les étudiants

LA FABICATION Un fabricant de matériel médical qui utilise des options d'impression mobile pour permettre à ses employés d'être présents à l'endroit où ils doivent se trouver sur le site de production

LA SANTÉ Une organisation de santé qui utilise l'impression mobile pour empêcher la saturation d'un service des urgences déjà surchargé et pour offrir plus de liberté aux médecins dans ses cliniques

INTRODUCTION

ÉDUCATION MARK MESZAR Analyste d'application sénior

ORGANISATION Université d'État de Kent

EMPLOYÉS Plus de 25 000 étudiants et 2 000 professeurs et employés, parmi lesquels environ 200 employés des services d'information

Il y a cinq ans, les étudiants de l'Université d'État de Kent se rendaient en cours avec des livres et des classeurs. Ils apportaient également leurs téléphones mobiles, qu'ils utilisaient principalement pour les SMS et les appels téléphoniques. Aujourd'hui, leurs téléphones sont de véritables ordinateurs miniatures, qui leur permettent de communiquer par messages texte, mais aussi d'échanger des notes, d'envoyer et recevoir des e-mails, de publier sur les médias sociaux, d'effectuer des recherches et de récupérer des documents stockés dans le cloud. Ils emmènent également des tablettes ou des ordinateurs portables pour effectuer toutes ces actions et pour rédiger des documents. Selon Mark Meszar, analyste d'applications sénior au service informatique de l'université, les étudiants possèdent en moyenne 2,5 appareils mobiles sans fil.

Il va sans dire que l'université se devait d'évoluer pour répondre aux besoins de ses étudiants.

Les laboratoires d'informatique équipés d'ordinateurs avec connexions filaires ne sont plus suffisants. Les étudiants souhaitent imprimer des documents directement depuis leurs appareils mobiles. « Les téléphones portables sont désormais des ordinateurs mobiles. On fait de plus en plus de choses avec. Les tablettes sont très certainement utilisées massivement en classe pour la prise de notes. Quant aux ordinateurs portables, ils sont de plus en plus pratiques », déclare M. Meszar. « Nous assistons à une prolifération massive du phénomène BYOD. Bien évidemment, il est difficile d'installer des pilotes d'impression sur un téléphone ou une tablette sans procéder au préalable au remplacement de l'ensemble des imprimantes du campus par de nouveaux modèles qui prennent en charge ces appareils. » Alors, lorsque la structure qui s'occupe du système de gestion des impressions de l'université a publié une application permettant d'imprimer à distance, les membres du service informatique interne se sont montrés particulièrement enthousiastes. Par le biais de cette application, les utilisateurs peuvent envoyer directement un document au serveur d'impression depuis un navigateur Web ou en pièce jointe d'un e-mail. Désormais, les étudiants envoient leurs fichiers au serveur d'impression, qui est connecté à 135 imprimantes réparties sur le campus. Il leur suffit ensuite de badger leur carte d'étudiant sur n'importe quelle imprimante connectée au réseau pour payer et lancer l'impression.

L'université a adapté ce logiciel à ses besoins spécifiques ; par exemple, les étudiants disposent de leur propre file d'attente, qui les suit partout et dans laquelle ils ne retrouvent que leurs propres tâches d'impression. La confidentialité des informations est ainsi préservée. Comme aucune page ne reste dans le bac de sortie des imprimantes, personne ne peut récupérer ou consulter les documents imprimés.

Même si le nouveau système d'impression mobile n'a pas fait diminuer les

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UNIVERSITÉ D'ÉTAT DE KENT

« Nous avons

immédiatement été séduits par la notion d'impression mobile car nous constations une augmentation importante du nombre d'appareils que les étudiants emmenaient sur le campus.

»

—Mark Meszar, Analyste d'applications sénior

files d'attente, il a tout de même permis de décharger les ordinateurs des laboratoires d'informatique. Auparavant, les étudiants devaient réserver des ordinateurs simplement pour imprimer des documents, qui parfois pouvaient contenir de nombreuses pages. Ils ont désormais la possibilité d'utiliser leurs propres appareils pour effectuer des recherches et rédiger leurs travaux.

Ensuite, il leur suffit d'envoyer les documents directement à l'imprimante.

M. Meszar considère que la mise en œuvre de l'impression mobile n'a présenté aucune difficulté. Le logiciel était intuitif, simple à configurer et à utiliser.

Petit bémol toutefois... Alors que la plupart des formats courants sont pris en charge, certains types de fichiers spécifiques aux domaines créatifs tels que les fichiers AutoCAD ou Adobe Illustrator ne peuvent pas encore être imprimés par ce biais. Pour ces types de fichiers, les étudiants doivent encore imprimer par la voie classique.

L'impression mobile n'a pas été immédiatement adoptée par tout le monde.

Certains étudiants n'appréciaient pas de devoir saisir un nom d'utilisateur et un mot de passe. Ils souhaitaient pouvoir imprimer simplement en appuyant sur un bouton.

Mais M. Meszar dit : « Nous avons appris qu'il existe toujours une partie de la population réfractaire au changement. Lorsque nous avons effectué cette modification, certains étudiants - qui n'étaient pas habitués à utiliser des noms d'utilisateurs et mots de passe pour se protéger - ont montré de fortes réticences. Cela nous a un peu pris par surprise, mais nous leur avons assuré que ce système était mis en place dans l'intérêt de tous. Nous leur avons dit que nous comprenions leur inquiétude, mais que pour faire court...ils allaient rapidement s'adapter à ce système. Et c'est ce qui s'est passé ! » Il a fallu environ un demi-semestre aux étudiants pour s'habituer à la nouvelle solution d'impression et pour reconnaître ses avantages en matière de commodité et de sécurité. Ensuite, ils ont découvert son intérêt : Au cours de la première année, les impressions depuis des appareils mobiles ont plus que triplé.

CONSEILS POUR L'IMPRESSION MOBILE Assurez-vous que votre portail d'impression mobile est installé sur un serveur robuste. En outre, si la taille de votre organisation est importante, il est conseillé de mettre en œuvre les nouveaux processus d'impression mobile graduellement plutôt que de les déployer en une fois sur l'ensemble de l'entreprise.

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UNIVERSITÉ D'ÉTAT DE KENT

FABRICATION SERGIO AVILA Spécialiste informatique

SOCIÉTÉ A&M Biomedical Inc.

EMPLOYÉS 20 à 40

A&M Biomedical Inc., une petite société de fabrication californienne, conçoit des dispositifs médicaux qui doivent fonctionner dans des environnements sains et contrôlés. Le développement des dispositifs est effectué dans des « salles saines » stériles. À chaque fois qu'un superviseur, un assistant superviseur ou un responsable de projet quitte la salle saine avec son ordinateur portable professionnel pour imprimer un document, il doit le nettoyer avant de pouvoir revenir dans la salle. Cette contrainte peut être chronophage et diminue l'efficacité de l'entreprise. « Alors, lorsque la société s'est mise en quête d'une nouvelle imprimante en 2014, elle s'est assurée que le modèle retenu disposait de capacités d'impression mobile », explique Sergio Avila, l'un des deux membres du service informatique de l'entreprise. Leur choix s'est porté sur une imprimante qui disposait d'un module Wi-Fi intégré et était certifiée Apple AirPrint. Les iPads conservés dans les « salles saines » - pour générer des rapports automatiques sur les états environnementaux - ont automatiquement localisé l'imprimante pour l'impression distante ; mais il a fallu connecter manuellement les ordinateurs portables au réseau. « Désormais, ces 10 employés utilisent l'impression mobile exclusivement », déclare Avila. L'imprimante est également connectée à un ordinateur de bureau par câble Ethernet, mais plus de 60 % des tâches d'impression proviennent des appareils mobiles. « Il n'y a vraiment aucune limite, elle peut imprimer tout ce qui concerne notre activité. » Selon Avila, le déploiement du logiciel a été un jeu d'enfant. Il a installé l'imprimante sur le réseau et configuré quelques ports. L'interface Wi-Fi conviviale lui permet de définir les droits d'accès à l'imprimante. Et comme l'accès est restreint au réseau existant de la société, qui est géré par un serveur local, il n'a pas été nécessaire de prendre des mesures de sécurité supplémentaires.

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A&M BIOMEDICAL INC.

« L'impression mobile était une des fonctionnalités que nous recherchions lorsque nous avons renouvelé nos imprimantes. C'est un point essentiel pour nous, parce que certains de nos employés ont un réel besoin de mobilité.

M. Avila explique que l'impression mobile - qui permet d'imprimer depuis n'importe quel lieu dans l'entreprise - a contribué à augmenter la productivité des employés. « Certains employés ont besoin de mobilité, ils ne peuvent pas simplement rester face à une station de travail. Désormais, quel que soit l'endroit où ils doivent se trouver, ils peuvent poursuivre leur travail. C'est pratique. Si l'on prend l'exemple d'un superviseur, il peut surveiller une ligne de production tout en ayant la possibilité d'accéder à ce dont il a besoin. Il n'a pas besoin d'arrêter ses tâches en cours juste pour sortir imprimer un document. Cette fonctionnalité est vraiment très pratique. »

»

—Sergio Avila, Spécialiste informatique

CONSEILS POUR L'IMPRESSION MOBILE Pour aider l'utilisateur final, il est judicieux de créer et de distribuer des aides visuelles répertoriant toutes les différences entre l'impression mobile et vos processus d'impression existants. Tout ce que vous pouvez faire pour faciliter la courbe d'apprentissage de vos utilisateurs vous aidera à effectuer la transition en douceur.

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A&M BIOMEDICAL INC.

SANTÉ JIM MCNEIL Ingénieur réseau

SOCIÉTÉ Claxton-Hepburn Centre médical

EMPLOYÉS 500 à 800

Lorsque le centre médical Claxton-Hepburn de Ogdensburg à New York a mis à niveau son système d'impression, deux objectifs étaient recherchés : 1) La prise en charge de « l'impression pour invité » pour les employés des services médicaux d'urgence qui emmènent les patients au service des urgences ; et 2) Une plus grande flexibilité pour les cliniques distantes disposant de peu de personnel.

Impression pour invité L'impression pour invité peut être très utile pour les ambulanciers qui emmènent des patients à l'hôpital. En effet, ces employés doivent communiquer à l'hôpital certaines informations concernant le patient.

Pendant des années,ces informations étaient échangées verbalement, mais récemment, l'État de New York a imposé des rapports écrits. Pour accélérer la démarche et éviter l'engorgement du service des urgences de l'hôpital, une société locale de services médicaux d'urgence a demandé que ses employés puissent imprimer sur les imprimantes du centre médical depuis leurs iPads. Les iPads contiennent des formulaires pré-formatés, ce qui facilite et accélère la saisie des informations concernant les patients.

Claxton-Hepburn disposait déjà d'un réseau sans fil accessible aux médecins et au corps médical, mais celui-ci n'était pas utilisé pour l'impression mobile. Deux imprimantes dédiées à l'impression mobile ont été installées sur le réseau sans fil du service des urgences.

Jim McNeil, ingénieur réseau de l'hôpital, a entré les informations SSID du réseau de l'hôpital sur les iPad des ambulanciers. Ainsi, lorsqu'ils se trouvent dans la zone de couverture du réseau, ils sont automatiquement connectés à ce dernier. Les iPad détectent automatiquement les imprimantes compatibles avec l'impression mobile. Lorsque les ambulanciers se trouvent dans le périmètre couvert par le réseau, il leur suffit d'appuyer sur un bouton pour imprimer leurs documents sur les imprimantes du service des urgences.

M. McNeil considère que la mise en œuvre de cette solution a été étonnamment simple. « Je pensais que ce serait un chemin de croix...

Que ce serait vraiment difficile... Mais les imprimantes ont parfaitement fonctionné. Aucune défaillance à signaler. Nous n'avons eu aucun problème...vraiment. » « De plus, comme le service informatique de l'hôpital a directement créé l'accès au SSID sur chaque tablette, le risque de voir une personne non autorisée obtenir un accès au système est négligeable », déclare M. McNeil.

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CENTRE MÉDICAL CLAXTON-HEPBURN

« Tout le monde veut

pouvoir se déplacer.

Plus personne ne souhaite s'asseoir et utiliser une connexion filaire. L'utilisation d'une solution d'impression mobile est vraiment plus pratique.

»

— Jim McNeil, Ingénieur réseau

La seule contrainte pour l'hôpital était de pouvoir s'assurer que les ambulanciers impriment sur la bonne imprimante. Les responsables ne voulaient pas qu'un document confidentiel couvert par la loi HIPAA puisse sortir sur une imprimante située au mauvais endroit, même s'ils savaient qu'ils pouvaient compter sur le respect de cette loi par tous les employés et sur leur absolue discrétion.

Impression flexible dans les petites cliniques Alors que l'hôpital dispose d'un réseau sans fil, les six petites cliniques satellites – dont le personnel est composé uniquement d'une infirmière, d'un réceptionniste et d'un médecin ou d'un médecin assistant – ne disposaient pas jusqu'ici de ce type de réseau. Cela a changé récemment. Désormais, les médecins peuvent se connecter au réseau réseau sans fil et imprimer directement sur les imprimantes réseau depuis leurs ordinateurs portables professionnels En outre, l'hôpital a récemment remplacé son système d'information par une solution qui dispose d'options mobiles plus nombreuses. La disponibilité accrue de l'accès distant présente plus d'options pour les chambres des patients. Comme les médecins peuvent simplement emmener leurs appareils de chambre en chambre, il n'est plus nécessaire de disposer d'un ordinateur par chambre. Les coûts sont par conséquent réduits.

Cependant, tout le monde n'est pas disposé à changer. Même l'un des champions de l'accès distant réclame qu'un ordinateur connecté par Ethernet soit présent dans chaque chambre. M. McNeil déclare : « Le monde mobile est pour nous une évidence...mais les gens s'y mettent lentement. »

CONSEILS POUR L'IMPRESSION MOBILE Les applications modernes et les imprimantes et tablettes dernier cri facilitent la mise en place d'une solution d'impression mobile. Si l'imprimante et l'appareil mobile sont connectés au même réseau (ou connectés en mode Wi-Fi pair à pair), il est simple d'assurer le déploiement de l'impression mobile.

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CENTRE MÉDICAL CLAXTON-HEPBURN

CONCLUSION L'impression mobile offre de nouveaux usages et permet d'imprimer depuis n'importe quel endroit. Cela devient essentiel en environnement professionnel. Fort heureusement, la technologie et les applications modernes facilitent la mise en œuvre de cette fonctionnalité. Forrester considère le phénomène BYOD comme un élément crucial de toute stratégie liée aux employés. De plus, ses analystes pensent que les sociétés devraient se préparer à la diffusion de cette révolution dans tous les secteurs de leur organisation.1 Enfin, le cabinet suggère qu'une stratégie BYOD ne peut être considérée comme aboutie si l'impression mobile n'est pas mise en œuvre, faute de quoi il restera toujours des câbles qui attachent les employés à leur bureau malgré l'utilisation de technologies mobiles pratiques.

Source Interviews de professionnels de l'informatique menées par Spiceworks pour le compte de HP, avril 2015.

1

Ted Schadler, “2013 Mobile Workforce Adoption Trends,” Forrester Research, Inc., 4 février 2013. http://www.vmware.com/files/pdf/Forrester_2013_Mobile_Workforce_Adoption_Trends_Feb2013.pdf

CONCLUSION