No strings attached nl

MEER VRIJHEID ZONDER KABELS IT-professionals implementeren mobiel printen in drukke omgevingen

F

orrester Research kenmerkt bijna een derde van de wereldwijde beroepsbevolking als informatiewerkers die altijd en overal informatie nodig hebben: mensen die drie of meer devices bezitten, die op verschillende locaties werken en veel apps gebruiken. Forrester voorspelt dat er in 2017 wereldwijd thuis en op het werk 905 miljoen tablets in gebruik zullen zijn.1 Die tablets en smartphones bieden werknemers de flexibiliteit om ook onderweg contact te houden met hun kantoor en over belangrijke bestanden en communicatiemiddelen te beschikken.

Weliswaar zijn werknemers dan niet meer door kabels aan hun bureau geketend, maar als zij documenten moeten printen hebben ze soms een probleem. Mobiel printen wordt lang niet altijd ondersteund en zij krijgen omwille de veiligheid geen volledige toegang. Ze zijn gedwongen informatie op te halen en te printen vanaf hun pc en dat maakt hun mobiele bestaan minder eenvoudig en effectief.

Steeds meer printers bieden de mogelijkheid om via draadloze verbindingen en peer-to-peer draadloze connectiviteit vanaf verschillende mobiele devices te printen. Doordat werknemers steeds mobieler worden, verandert de werkplek en ontstaat een flexibeler personeelsbestand dat overal kan werken waar dat nodig is. Kantoren moet met die ontwikkeling meegaan.

Drie IT-professionals vertellen over hun ervaringen met het opzetten en gebruiken van een mobiele printomgeving, om u inzicht geven in de voordelen van mobiel printen in verschillende bedrijfstakken.

Hun verhalen gaan over:

ONDERWIJS Een universiteit die zich aanpaste aan de moderne tijd en zijn printfunctionaliteit afstemde op het toenemend gebruik van smartphones, tablets en laptops onder studenten

PRODUCTIE

GEZONDHEIDSZORG

Een fabrikant van medische apparatuur die mobiele printopties gebruikt om werknemers de vrijheid bieden om op de werkvloer te gaan en staan waar dat nodig is

Een gezondheidszorginstelling die mobiel printen gebruikt om vertraging op de drukke afdeling voor spoedeisende hulp te voorkomen en artsen in de klinieken meer vrijheid te geven

INLEIDING

ONDERWIJS MARK MESZAR Senior Applications Analyst

INSTELLING Kent State University

WERKNEMERS Meer dan 25.000 studenten en 2000 stafleden en andere medewerkers, waaronder ongeveer 200 werknemers in informatieservices

Vijf jaar geleden liepen studenten op Kent State University met boeken en mappen onder de arm. Daarnaast hadden ze een mobiele telefoon die ze hoofdzakelijk gebruikten om te teksten en te bellen.

Tegenwoordig zijn hun telefoons minicomputers, waarmee ze tekstberichten sturen, notities uitwisselen, e-mailen, communiceren via social media, onderzoek doen en documenten ophalen uit de cloud.

Verder hebben ze een tablet of een laptop waarop ze dat alles doen en hun papers schrijven. Momenteel heeft elke student op de universiteit volgens Mark Meszar, senior applicatie-analist bij de IT-afdeling van de universiteit, gemiddeld 2,5 draadloos mobiel device.

Dit betekent dat de universiteit zich moest aanpassen aan de behoeften van de studenten.

Computerlaboratoria met bekabelde computers die aangesloten zijn op printers zijn niet meer voldoende – studenten verwachten dat zij documenten kunnen printen vanaf hun mobile devices.

"Mobiele telefoons zijn inmiddels mobiele computers geworden.

Mensen doen er steeds meer op. Tablets worden intensief gebruikt om notities te maken tijdens de lessen en laptops worden steeds veelzijdiger", zegt Meszar. "We zien een enorme verspreiding van het gebruik van eigen apparaten en het is lastig om printerdrivers op een telefoon of tablet te installeren zonder elke printer op de campus te vervangen door een nieuw model dat die apparaten ondersteunt."

Toen het printmanagementsysteem een applicatie beschikbaar stelde waarmee gebruikers op afstand konden printen, waren de IT-medewerkers van de universiteit enthousiast. Via de app konden gebruikers een document rechtstreeks vanuit een webbrowser uploaden of het als bijlage bij een e-mail naar de printerserver sturen.

Nu kunnen studenten uploaden naar een printerserver, die verbinding heeft met 135 printers overal op de campus, en hun studentenkaart door een op het netwerk aangesloten printer halen om te betalen en te printen.

De universiteit heeft de software aangepast aan de eigen behoeften; de studenten hebben bijvoorbeeld een eigen wachtrij die hen volgt en ze zien alleen hun eigen printopdrachten. De privacy is gewaarborgd omdat er geen pagina's in de printerlade blijven liggen die door iedereen bekeken en meegenomen kunnen worden.

3

KENT STATE UNIVERSITY

" Wij waren direct

enthousiast over het idee van mobiel printen, omdat het aantal devices dat studenten meebrengen naar de campus exponentieel toeneent.

"

—Mark Meszar, Senior applicatie- analist

Het nieuwe mobiele printsysteem heeft geen einde gemaakt aan de printerwachtrijen, maar zorgt wel voor een minder zware belasting van de labcomputers. Vroeger reserveerden studenten computers in het lab om, soms heel lange, documenten te printen. Nu kunnen zij hun eigen apparaten gebruiken om onderzoek te doen en te schrijven en vervolgens het document rechtstreeks naar de printers sturen.

Meszar vertelt dat het implementeren van mobiele printondersteuning eenvoudig was. De software is gemakkelijk te installeren en te gebruiken. Alle gangbare formaten worden ondersteund, maar dat geldt niet voor bepaalde bestandstypen die in de creatieve sector en creatieve opleidingen worden gebruikt, zoals AutoCAD en Adobe Illustrator. Die moeten de studenten nog printen via traditionele routes.

Niet iedereen was onmiddellijk gewonnen voor de nieuwe mobiele printmogelijkheid. Sommige studenten vonden het vervelend om hun gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren, terwijl ze voorheen alleen op de printknop hoefden te drukken.

Meszar legt uit: "Wij weten al lang dat er altijd mensen zijn die niet van verandering houden. Toen wij begonnen was er veel tegenstand van studenten die niet gewend waren zichzelf te beschermen met een gebruikersnaam en wachtwoord. We hadden dat niet verwacht, maar wij hebben duidelijk gemaakt dat het een hoger doel diende. Wij begrijpen jullie tegenzin, maar er is niets aan te doen en jullie zullen er snel aan gewend zijn. En dat was inderdaad het geval."

Het duurde ongeveer een half semester voordat de studenten vertrouwd waren met de nieuwe printoplossing en begrepen hoe handig en veilig die is. Toen ontdekten ze de meerwaarde: in het eerste jaar verdriedubbelde de hoeveelheid prints via de mobiele app.

TIPS VOOR MOBIEL PRINTEN Zorg dat uw mobiele printportal op een krachtige server draait.

Als uw instelling groot is, verdient het aanbeveling om het nieuwe mobiele printprocedĂŠ stapsgewijs uit te rollen in plaats van het in de hele organisatie tegelijk in te voeren.

4

KENT STATE UNIVERSITY

PRODUCTIE SERGIO AVILA IT-specialist

BEDRIJF A&M Biomedical Inc.

WERKNEMERS 20-40

A&M Biomedical Inc. is een klein productiebedrijf in Californië dat medische apparaten bouwt die een schone, gecontroleerde omgevingen moeten werken. De apparaten worden ontwikkeld in steriele, schone ruimtes. Telkens wanneer chefs, assistentopzichters of projectleiders met hun bedrijfslaptop de ruimte verlaten om een document printen, moeten ze de laptop voordat ze terugkeren eerst schoonmaken. Dat is tijdrovend en niet efficiënt.

Dus toen het bedrijf in 2014 een nieuwe printer moest aanschaffen, zocht het een printer met mobiele printfunctionaliteit, vertelt Sergio Avila, een van de twee leden van het IT-team bij het bedrijf. Men koos voor een printer met ingebouwd Wi-Fi die bovendien gecertificeerd was voor Apple AirPrint. De iPads die in de schone ruimtes worden bewaard (om automatisch rapporten te genereren over de omgevingsstatus) zoeken automatisch de printer om op afstand te printen; de laptops moesten echter nog handmatig verbinding maken met het netwerk.

Nu printen deze 10 werknemers uitsluitend mobiel, zegt Avila. De printer is ook via een Ethernet-kabel met een desktop-pc verbonden, maar ruim 60% van de printopdrachten is afkomstig van mobiele devices. "Er zijn geen beperkingen – alle werkgerelateerde documenten kunnen worden geprint."

Het installeren van de software was een simpele plug-en-play taak, aldus Avila. Hij hoefde alleen de printer te installeren in het netwerk en een paar poorten te configureren. De Wi-Fi-interface is gebruiksvriendelijk en Avila kan instellen wie er toegang heeft tot de printer. Omdat de toegang beperkt is tot het bestaande bedrijfsnetwerk dat op een interne server wordt gehost, waren er naast de bestaande geen nieuwe beveiligingsmaatregelen nodig.

5

A&M BIOMEDICAL INC.

" Mobiele

printfunctionaliteit was een van de dingen die we wilden toen we nieuwe printers zochten. Omdat sommige van onze werknemers mobiel moeten zijn, is dat veel handiger.

Avila vertelt dat de productiviteit is toegenomen sinds de medewerkers overal waar ze werken mobiel kunnen printen. "Sommige werknemers zijn ambulant en zitten niet de hele dag voor een workstation.

Nu kunnen ze vrijwel overal werken. Dat is heel praktisch. Een productiesupervisor kan toezicht houden op een productielijn en tegelijkertijd over alle noodzakelijke informatie beschikken zonder het werk te onderbreken om iets te gaan printen. De processen zijn beslist een stuk efficiĂŤnter geworden."

"

—Sergio Avila, IT-specialist

TIPS VOOR MOBIEL PRINTEN Het verdient aanbeveling om voor de eindgebruikers visuele instructies te maken en te verspreiden waarin elke stap wordt beschreven die anders is dan bij de bestaande printprocessen. Alles wat je kunt doen om het leerproces te vereenvoudigen maakt de overstap gemakkelijker.

6

A&M BIOMEDICAL INC.

GEZONDHEIDSZORG JIM MCNEIL Netwerktechnicus

BEDRIJF Claxton-Hepburn Medisch Centrum

WERKNEMERS 500-800

Toe het Claxton-Hepburn Medisch Centrum in Ogdensburg, New York zijn printopties moest upgraden, had het twee doelstellingen: 1) Ondersteuning van 'gastprinten' voor ambulancepersoneel dat patiënten op de Spoedeisende hulp aflevert; 2) Meer flexibiliteit voor stafleden in de externe klinieken met weinig medewerkers.

Printen door gasten Gastprinten was speciaal bedoeld voor ambulancepersoneel dat patiënten naar het ziekenhuis vervoert. Zij zijn verplicht om patiëntgegevens te verstrekken aan het ziekenhuis. Jarenlang gebeurde dat mondeling, maar onlangs stelde de staat New York schriftelijke rapportage verplicht. Om oponthoud en vertragingen op de afdeling Spoedeisende hulp te voorkomen, vroeg een lokale ambulancedienst of zijn personeel vanaf hun iPads op de printers van het Medisch Centrum mocht printen. De opgemaakte formulieren bevinden zich al op de iPads, dus ze hoeven alleen nog de gegevens van de betreffende patiënt in te voeren.

Claxton-Hepburn had al een draadloos netwerk waarmee artsen en andere medewerkers verbinding konden maken, maar dat werd nog niet gebruikt voor mobiel printen. Ze configureerden twee printers op de afdeling Spoedeisende hulp op het draadloze netwerk voor mobiel printen. Jim McNeil, de netwerktechnicus van het ziekenhuis, voerde de SSID-gegevens van het ziekenhuis in op de tablets van het ambulancepersoneel. Daardoor maken de tablets wanneer ze binnen het bereik van het draadloze ziekenhuisnetwerk komen automatisch verbinding. De iPads detecteren automatisch printers met mobiele printfunctionaliteit. Wanneer het ambulancepersoneel binnen het bereik komt, hoeven zij alleen op de printknop te drukken en worden hun documenten direct op de printers van de Spoedeisende hulp geprint.

De installatie was verrassend eenvoudig, zegt McNeil. "Ik dacht dat het heel lastig zou zijn. En ik verwachtte nogal wat problemen. Maar de printers werkten uitstekend. Er ging niets mis. Eigenlijk hebben we helemaal geen problemen gehad."

Omdat de ziekenhuisstaf de SSID-toegang rechtstreeks op de tablets heeft geplaatst, is er nauwelijks een risico dat iemand anders toegang krijgt, legt McNeil uit.

7

CLAXTON-HEPBURN MEDICAL CENTER

" Iedereen wil mobiel zijn. Niemand wil gaan zitten en een kabel aansluiten. Mobiele printfunctionaliteit is gewoon veel praktischer.

"

— Jim McNeil, Netwerktechnicus

Het enige probleem dat het ziekenhuis had was zorgen dat het ambulancepersoneel op de juiste printers kon printen. Het is niet de bedoeling dat een vertrouwelijk document dat onder de HIPAAregels valt op de verkeerde afdeling wordt geprint, hoewel men erop vertrouwt dat alle medewerkers discreet zijn en zich aan de HIPAA houden.

Flexibel printen in kleine klinieken Het ziekenhuis heeft weliswaar een draadloos netwerk, maar de zes kleine klinieken, waar vaak slechts een verpleegkundige, een receptionist en een arts of artsassistent werken, hadden dat niet. Dat is onlangs veranderd. Nu kunnen artsen het netwerk opgaan en vanaf hun bedrijfslaptop via het draadloze netwerk rechtstreeks op een netwerkprinter printen.

Het ziekenhuis heeft recent zijn IT-systemen vervangen door een systeem met meer mobiele mogelijkheden. Daardoor is meer remote toegang beschikbaar en dat biedt nieuwe mogelijkheden aan het bed. Als artsen hun devices van de ene kamer naar de andere kunnen meenemen, is niet in elke ruimte een vaste computer nodig. Daardoor wordt fors bespaard op de kosten.

Niet iedereen is enthousiast om de overstap te maken. Zelfs een van de voorvechters van remote toegang vindt dat in alle kamers voor patiënten nog een bekabelde computer moet staan. McNeil vertelt "De mobiele wereld is ideaal voor ons, maar de mensen accepteren die slechts geleidelijk."

TIPS VOOR MOBIEL PRINTEN Met de moderne applicaties en geavanceerde printers en tablets is het gemakkelijk om mobiele printondersteuning in te stellen.

Als de printer en het mobiele mobile device op hetzelfde netwerk zitten (of verbonden kunnen worden via een peer-to-peer Wi-Fiaansluiting) kan mobiel printen eenvoudig en probleemloos worden geïmplementeerd.

8

CLAXTON-HEPBURN MEDICAL CENTER

CONCLUSIE Mobiel printen maakt het mogelijk op nieuwe manieren op meer plaatsen te printen. Dat wordt onmisbaar op de werkplek. Gelukkig is het met de tegenwoordige technologie en applicaties gemakkelijk te realiseren. Forrester meent dat BYOD een onontkoombaar element is in elk personeelsbeleid en dat bedrijven voorbereid moeten zijn op doorvoering in hun hele onderneming1. Die strategie is pas compleet als ook mobiel printen eronder valt. Anders blijven werknemers, zelfs wanneer zij over handige mobiele technologie beschikken, door kabels aan hun werkplek gekluisterd.

Bron EnquĂŞte onder IT-professionals die in april 2015 namens HP gehouden is door Spiceworks.

1

Ted Schadler, "2013 Mobile Workforce Adoption Trends", Forrester Research, Inc., 4 februari 2013. http://www.vmware.com/files/pdf/Forrester_2013_Mobile_Workforce_Adoption_Trends_Feb2013.pdf

CONCLUSION