UTAN Fร RPLIKTELSER IT-proffs implementerar mobila utskrifter i miljรถer med hรถg arbetsbelastning
F
orrester Research har fastställt att nästan en tredjedel av den globala arbetsstyrkan jobbar med information var som helst, när som helst – de använder tre eller fler enheter, arbetar från flera platser och använder många appar. Forrester uppskattar att det kommer att finnas 905 miljoner plattor världen över som används på jobbet och i hemmet före 2017.1 Med plattorna och smarttelefonerna kan medarbetare vara flexibla. De kan jobba ute på fältet samtidigt som de är anslutna till kontoret och har åtkomst till viktiga filer och kommunikationsverktyg. Trots att medarbetarna kan vara trådlöst uppkopplade så kan det innebära utmaningar när de behöver skriva ut dokument på papper. Mobila utskrifter stöds inte alltid och på grund av säkerhetsrisker kan företagen inte utlova obegränsad åtkomst. Medarbetarna måste därför öppna och skriva ut innehållet på sina datorer, vilket begränsar bekvämligheten med och effektiviteten hos det mobila arbetssättet. Skrivare tillåter dock i allt större utsträckning utskrifter från en rad olika mobila enheter via trådlösa anslutningar, inklusive trådlös P2P-anslutning. I takt med att personalstyrkan blir allt mer mobil förändras sättet arbetsplatsen fungerar. Det frambringar en snabb personalstyrka som kan finnas i händelsernas centrum – och kontorsfunktionerna måste hänga med i utvecklingen. För att förstå hur mobila utskrifter kan förbättra arbetsplatsen inom en rad branscher delar tre IT-proffs sina erfarenheter kring att konfigurera och använda mobila utskrifter i sina miljöer. Deras berättelser innefattar:
UTBILDNING Ett universitet som följde utvecklingen och tillhandahöll utskriftsegenskaper som var kompatibla med studenternas ökade användning av smarttelefoner, plattor och bärbara datorer.
PRODUKTION En tillverkare av medicinsk utrustning som använder alternativ för mobila utskrifter för att medarbetarna ska finnas där de behövs i produktionen.
HÄLSOVÅRD En hälsovårdsorganisation som tillämpar mobila utskrifter för att undvika stopp på akutavdelningen och ge läkarna mer frihet på sina mottagningar.
INLEDNING
UTBILDNING MARK MESZAR Senior Applications Analyst
ORGANISATION Kent State University
MEDARBETARE Över 25 000 studenter och 2 000 fakultetsmedlemmar och personal varav cirka 200 medarbetare inom informationstjänster.
För fem år sedan bar studenterna på Kent State University omkring på böcker, pärmar och mobiltelefoner som de främst använde till att skicka sms och ringa. Idag är deras telefoner små datorer som används till att skicka sms, dela anteckningar, skicka e-post, engagera sig på sociala medier, göra efterforskningar och hämta dokument med från molnlagring. Dessutom har de med sig plattor eller bärbara datorer som de kan göra samma sak på och dessutom använda för att skriva uppsatser. Enligt Mark Meszar, som är Senior Applications Analyst på universitetets IT-avdelning, har varje student på universitetet idag i snitt 2,5 trådlösa mobila enheter. Universitetet har förstås fått utvecklas efter studenternas behov. Det räcker helt enkelt inte med datorsalar med trådbundna datorer som är anslutna till skrivare. Studenterna förväntar sig att de ska kunna skriva ut dokument från sina mobila enheter. ”Mobiltelefoner är mobila datorer. Folk gör allt mer på dem. Plattor används flitigt på lektionerna till att skriva anteckningar med och de bärbara datorerna har också blivit bekvämare”, berättar Meszar. ”Vi har sett en stor ökning av BYOD-enheter och det är såklart svårt att installera skrivardrivrutiner på en telefon eller platta utan att modernisera alla skrivare på campus till en nyare modell som har stöd för enheterna.” När universitetets administrationssystem för utskrifter lanserade en app som möjliggjorde fjärrutskrift blev universitetets IT-personal entusiastisk. Via appen kunde användarna ladda upp ett dokument direkt från en webbläsare eller skicka dokumentet per e-post som bilaga till utskriftsservern. Nu laddar studenterna upp dokument på utskriftsservern som är ansluten till 135 skrivare på campus och drar sedan sitt studentkort vid en nätverksansluten skrivare för att betala och påbörja utskriften. Universitetet har anpassat programvaran så den lämpar sig bättre för deras behov. Till exempel har studenterna individuella köer som följer dem och de kan bara se sina egna jobb. Det hjälper oss att värna om sekretessen eftersom det inte finns sidor i skrivarfacket som kan hämtas och läsas av vem som helst. Det nya mobila utskriftssystemet har visserligen inte fått utskriftsköerna
3
KENT STATE UNIVERSITY
”Vi fastnade direkt
för idén om mobila utskrifter, eftersom vi har sett en stor ökning av antalet bärbara enheter på campus. – Mark Meszar, Senior Applications Analyst
”
att bli kortare, men arbetsbördan på labbdatorerna har minskat. Tidigare brukade studenterna boka labbdatorer bara för att skriva ut dokument som ibland var ganska omfattande. Nu kan de använda sina egna enheter till att göra efterforskningar och skriva, innan de sedan skickar dokumentet direkt till skrivaren. Meszar berättar att det var enkelt att implementera mobila utskrifter. Programvaran var intuitiv och enkel att konfigurera och använda. Fastän vanliga format stöds finns det vissa filtyper inom kreativa branscher och skolor som inte stöds, till exempel AutoCAD och Adobe Illustrator. I de fallen måste studenterna fortfarande skriva ut på traditionell väg. Alla började inte använda det nya mobila utskriftssystemet på en gång. Vissa studenter tyckte inte om att de var tvungna att ange användarnamn och lösenord. De tyckte det var enklare att skriva ut med en enkel knapptryckning. ”Vi insåg att det alltid är en viss andel av befolkningen som ogillar förändring”, säger Meszar. När vi införde ändringen kom det invändningar från studenter som inte var vana vid att bli skyddade av användarnamn och lösenord. Det var vi inte förberedda på, men svaret var att det är den bästa översiktliga lösningen. Vi förstår vad ni menar, men det korta svaret är att ni kommer att anpassa er. Och det gjorde de”. Det tog ungefär en halv termin innan studenterna hade vant sig vid den nya utskriftslösningen och förstod hur enkel och säker den var. Sedan upptäckte de dess värde. Antalet utskrifter ökade mer än tredubbelt under första året.
TIPS FÖR MOBILA UTSKRIFTER Se till att den mobila utskriftsportalen körs på en stabil server. Om det handlar om en stor organisation är det dessutom bra att stegvis lansera en ny mobil utskriftsprocess istället för att implementera den i hela företaget på en gång.
4
KENT STATE UNIVERSITY
PRODUKTION SERGIO AVILA IT-specialist
FÖRETAG A&M Biomedical Inc.
MEDARBETARE 20–40
A&M Biomedical Inc. är ett litet produktionsföretag i Kalifornien som bygger medicinska enheter för rena och kontrollerade miljöer. Enhetsutvecklingen sker i sterila ”rena rum”. Varje gång arbetsledare, assisterande arbetsledare eller projektledare lämnar rummet med företagets bärbara datorer för att skriva ut ett dokument måste de torka av datorn innan de kommer tillbaka. Det kan vara tidskrävande och ineffektivt. När företaget letade efter en ny skrivare 2014 såg de till att den hade mobil utskriftsfunktion, berättar Sergio Avila som är ena halvan av företagets IT-team. Företaget bestämde sig för en skrivare med inbyggd Wi-Fi med Apple AirPrint-certifiering. De iPad-enheter som finns de rena rummen för att generera automatiska rapporter om omgivningen, hittar automatiskt skrivaren med fjärrutskrift men de bärbara datorerna anslöts manuellt till nätverket. Idag använder de 10 medarbetarna bara mobila utskrifter, berättar Avila. Skrivaren är också ansluten till en stationär dator med ethernetkabel, men över 60 procent av jobben kommer från mobila enheter. ”Det finns inga begränsningar – den kan skriva ut allt som är jobbrelaterat”. Distribueringen av programvaran var ett enkelt Plug and Play-uppdrag, säger Avila. Han anslöt skrivaren till nätverket och konfigurerade några portar. Wi-Fi-gränssnittet är användarvänligt och Avila kan välja vem som har åtkomst till skrivaren. Eftersom åtkomsten är begränsad till företagets etablerade nätverk på en server på platsen krävdes inga säkerhetsåtgärder utöver de som redan hade upprättats.
Avila menar att mobila utskrifter har ökat produktiviteten eftersom personerna kan skriva ut där de sitter och arbetar. ”En
5
A&M BIOMEDICAL INC.
”Mobila utskrifter var
en av de funktioner vi ville ha när vi uppgraderade våra skrivare. Det gör det mycket bekvämare eftersom våra medarbetare behövde vara mobila. – Sergio Avila,
del av medarbetarna behöver vara mobila och kan inte sitta vid en arbetsstation. Nu kan de i princip arbeta från alla ställen där de behöver vara. Det gör det bekvämt. Om det gäller produktionschefer kan de fortfarande övervaka en linje och ha åtkomst till det de behöver. De behöver inte sluta jobba på det de har framför sig när de ska skriva ut. Det blir definitivt mycket bekvämare”.
”
IT-specialist
TIPS FÖR MOBILA UTSKRIFTER Ur slutanvändarens perspektiv är det bra att skapa och distribuera visuella hjälpmedel som illustrerar varje steg som skiljer sig från de befintliga utskriftsprocesserna. Allt du kan göra för att underlätta inlärningskurvan är till hjälp i övergångsprocessen.
6
A&M BIOMEDICAL INC.
HÄLSOVÅRD JIM MCNEIL Nätverksingenjör
FÖRETAG Claxton-Hepburn Medical Center
MEDARBETARE 500–800
När Claxton-Hepburn Medical Center i Ogdensburg, New York uppgraderade sina utskriftsalternativ hade de två mål: 1) Stöd för ”gästutskrifter” för ambulanspersonal som tog patienter till akutavdelningen. 2) Möjliggöra personalflexibilitet på systemets fjärrkliniker med liten personalstyrka.
Gästutskrifter Gästutskrifterna skulle tillgodose ambulanspersonalen som förflyttar patienter till sjukhuset eftersom de måste uppge patientuppgifter till sjukhuset. I flera år gav personalen muntliga rapporter, men staten New York har nyligen infört krav på skriftliga rapporter. För att motverka överbelastning på akuten och få saker att rulla på undrade en ambulansleverantör om deras personal kunde använda sina iPad till att skriva ut på sjukhusets skrivare. Eftersom de redan har de färdiga formulären på iPad går det snabbt och enkelt att ange specifika patientuppgifter. Claxton-Hepburn hade redan ett trådlöst nätverk som läkare och annan personal kunde använda, men de hade inte använt sig av mobila utskrifter. De konfigurerade två skrivare på akuten i det trådlösa nätverket för mobila utskrifter. Jim McNeil som är nätverksingenjör på sjukhuset skrev in sjukhusets SSID-uppgifter på ambulanspersonalens plattor. När plattorna hade rätt räckvidd anslöts de automatiskt till sjukhusets trådlösa nätverk. iPad identifierar automatiskt skrivare med mobila utskriftsegenskaper. När personalen befinner sig inom räckvidden kan de enkelt trycka på utskriftsknappen och skriva ut dokument på akutavdelningens skrivare. Implementeringen var enklare än jag hade trott, berättar McNeil. ”Jag trodde att det skulle vara väldigt krångligt. Jag trodde det skulle vara väldigt svårt. Men skrivarna fungerade bra. Det fanns inga brister. Vi har inte haft några problem alls”. Eftersom sjukhuspersonalen tilldelade SSID-åtkomst direkt i plattorna är risken mycket liten för att någon annan ska få åtkomst, berättar McNeil.
Det enda hindret sjukhuset påträffade var att säkerställa att
7
CLAXTON-HEPBURN MEDICAL CENTER
”Alla vill vara mobila. Ingen vill sätta sig ner för att koppla upp sig. Därför är mobila utskrifter mycket bekvämare. – Jim McNeil, Nätverksingenjör
”
ambulanspersonalen skrev ut på rätt skrivare. De ville inte att ett konfidentiellt dokument skulle skrivas ut på någon annan våning, fastän de vet att alla i personalen är diskreta och följer bestämmelserna.
Flexibla utskrifter på små mottagningar Fastän själva sjukhuset hade ett trådlöst nätverk saknades det däremot på deras sex små mottagningar. De här mottagningarna är ofta bara bemannade av en sjuksköterska, en receptionist och en läkare eller läkarassistent. Det ändrades nyligen. Numera kan läkarna logga in på nätverket och skriva ut på den nätverksinstallerade skrivaren från sin företagsdator via det trådlösa nätverket. Sjukhuset bytte också ut sina IT-system mot ett system med flera mobila alternativ. Den ökade tillgängligheten till fjärråtkomst ger fler alternativ för patientrum. Om läkarna bär runt sina enheter från rum till rum skär man ner på kostnaderna som det skulle innebära att ha en dator i varje rum. Men alla är inte beredda att göra ändringen. Till och med en av förespråkarna för fjärråtkomst insisterar att det ska finnas en trådbunden dator i varje patientrum. ”Den mobila världen blir ut och in för oss... Men folk börjar så smått vänja sig vid tanken”.
TIPS FÖR MOBILA UTSKRIFTER Med dagens program och ledande skrivare och plattor är det enkelt att ställa in mobila utskrifter. Om både skrivaren och den mobila enheten finns i samma nätverk (eller kan anslutas med en P2Pfunktion via Wi-Fi) bör distributionen av mobila utskrifter vara enkel och problemfri.
8
CLAXTON-HEPBURN MEDICAL CENTER
SAMMANFATTNING Mobila utskrifter handlar om att skriva ut på nya sätt på nya platser och det är snart nödvändigt på arbetsplatsen. Lyckligtvis är det enkelt att implementera med dagens teknik och program. Forrester anser att BYOD är en ofrånkomlig del av företagets strategi för personalstyrkan och att företagen bör förbereda sig på dess utbredning i sina organisationer.1 Strategin är inte komplett så länge den inte innefattar mobila utskrifter. Annars finns det fortfarande sådant som binder medarbetarna till kontoret trots tillämpningen av bekväm mobil teknik.
Källa Intervjuerna med IT-proffs genomfördes av Spiceworks för HPs räkning, april 2015. 1
Ted Schadler, ”2013 Mobile Workforce Adoption Trends,” Forrester Research, Inc., 4 februari 2013. http://www.vmware.com/files/pdf/Forrester_2013_Mobile_Workforce_Adoption_Trends_Feb2013.pdf
SAMMANFATTNING