Projektowanie skutecznej procedury zakupu Zawsze miej pod ręką odpowiedni zapas
W tym dokumencie podpowiadamy, jak osiągnąć
materiałów biurowych. Kupowanych na jak
cel za sprawą dobrej organizacji systemu zakupów.
najlepszych warunkach. Cóż, łatwiej powiedzieć
Znajdziesz w nim sześć wskazówek odnośnie do
niż zrobić! Tym niemniej jako nabywca będziesz
skutecznego wprowadzania takiego systemu w
mieć skuteczny ogląd sytuacji w firmie, tak aby
swojej firmie. Skuteczniej zarządzaj zakupami,
podjąć właściwą decyzję co do potrzeb swoich
oszczędzaj energię, czas i pieniądze, ułatwiając
i współpracowników.
pracę zarówno sobie, jak i swoim kolegom z działu, a także pozostałym pracownikom. W ten sposób
Kiedyś Twoim głównym obowiązkiem było pilno-
będziesz mieć więcej czasu na rozwiązywanie
wanie zaopatrzenia, monitorowanie budżetu i troska
innych problemów i pomaganie swojej firmie!
o dobry humor kolegów z pracy. Obecnie wymaga się od Ciebie znacznie więcej. Jak spełnić te oczekiwania, gdy i tak nie masz zbyt wiele czasu? Dokonywanie zakupów to tak naprawdę godziny szukania, porównywania i składania zamówień. A to jeszcze nie koniec: zarządzanie danymi zamówień, dostawami i fakturowaniem też jest pracochłonne, ponieważ każdy dostawca ma swoje procedury i własny regulamin realizacji. Oprócz tego pracownicy przychodzą do Ciebie z indywidualnymi potrzebami. Przynajmniej z tymi, o których wiesz. Może się zdarzyć, że dokonują zakupów z własnej inicjatywy! Wiesz, że musi istnieć lepszy system pracy. Ale jak do tego dojść?
Nr 1 Kierownicy działów zakupów zgadzają się, że najważniejsza jest wydajność zakupów.
1
Sześć sposobów na dobrą organizację procedury zakupów
Jak uporządkować narastające zadania i obowiązki, jednocześnie upewniając się, że spełniasz wysokie wymagania i razem z kolegami z działu zakupów przyczyniasz się do rozwoju firmy? Dobra organizacja systemu zakupów daje przedsiębiorstwom znaczną przewagę. Przejrzyste umowy i unormowane procedury przekładają się
1.
Analiza obecnej sytuacji (i wprowadzenie potencjalnych poprawek)
Bez odpowiedniej wiedzy nie ma możliwości poprawy. Pierwszy etap to zebranie informacji o procedurach zakupów. Zastanów się nad poniższymi zagadnieniami.
na klarowny ogląd sytuacji: tego, kto zamawia, jakie produkty i w jaki sposób. Możesz negocjować lepsze warunki umów i regulaminów ze stałymi dostawcami, zarówno jeśli chodzi o ceny, szybkość
Czy moi koledzy są zadowoleni z aktualnej procedury zakupów?
Kto kupuje dane produkty?
dostaw, a nawet koszty zaopatrzenia czy zwrotów. Formalizacja działań i zachęcanie kolegów do korzystania z ustalonych procedur sprawią, że będziesz mieć więcej czasu na inne wyzwania i w Jakie są ukryte koszty?
ten sposób wniesiesz swój wkład w rozwój firmy. Jednak utworzenie sprawnie funkcjonującego mechanizmu dla działu zakupów jest proste tylko w teorii. Takie działania wymagają odpowiednich
Ile czasu zajmuje zarządzanie zakupami?
przygotowań, umiejętności perswazji, a także poparcia ze strony kolegów. Poniższe czynności pozwolą wdrożyć sprawnie działający regulamin działu zakupów:
Kim są dostawcy?
Ile wynoszą wydatki ogółem?
Rozpisz wydatki z poprzedniego roku i utwórz ogólne zestawienie. Możesz rozbić koszty wg
analiza
placówki, działu lub użytkownika, aby mieć lepszy raport i poprawki
planowanie zakupów
wgląd w korzystanie z produktów. Dzięki tym danym będziesz w stanie omówić kwestię zakupów ze swoim dostawcą, który może porównać sytuację Twojej firmy z podobnymi przypadkami i wskazać źródła oszczędności.
przejście od dobrego planu do dobrych rezultatów
wybór dostawców
procedury zakupu
2
2.
Usprawnianie organizacji zakupów
To bardzo dobre powody, aby regularnie
z wykorzystaniem planu
analizować i oceniać wydajność dostawców na
Porozmawiaj z osobami z innych działów. Czego firma spodziewa się po dziale zakupów w tym roku? Jakie są plany na przyszłość? Plan zakupów pomoże Ci realizować wytyczne w uporządkowany sposób, przygotowując firmę do dalszego rozwoju. Na przykład wzrost liczby pracowników będzie oznaczał większe zapotrzebowanie na materiały. Współpraca z pozostałymi działami jest bardzo ważna, jeżeli dział zakupów chce wejść na wyższy poziom organizacji.
powinny się zawierać produkty lub usługi świadczone przez dostawcę, co pozwoli osiągnąć większą sprawność realizacji poprzez zmniejszenie częstotliwości zamówień. Aby to osiągnąć, należy ograniczyć nakładające się zamówienia lub grupować różne produkty w ramach jednego dostawcy. Czy jednak wybór nowego dostawcy nie zwiększy kosztów i nie skomplikuje dotychczasowej
Częstotliwość współpracy pomiędzy działami jest o
podstawie stałych kryteriów. W takiej analizie
21% wyższa
od średniej w firmach o najwyższym współczynniku wydajności.
procedury? Czy nie jest tak, że wszystkie procedury są dostosowane do bieżących dostawców? I tak, i nie. Takie zmiany mogą być czasochłonne i skomplikowane, ale istnieją dostawcy, którzy poniosą większą część kosztów obsługi i wdrożenia nowego systemu. Porozmawiaj z wybranymi dostawcami o swoich konkretnych wymaganiach
Zaangażuj najważniejszych pracowników swojego
i podkreśl te, które są dla Ciebie ważne.
działu w tworzenie planu zakupów. Zastanówcie się na przykład nad tym, jakie cele mają pozostałe zespoły, np. w dziale finansowym, HR czy rozwoju produktów? Jakie są ich potrzeby? Modyfikacja procedury pod kątem wytycznych i skutecznego
Kryteria oceny dostawców Zgodność ceny z trendami rynkowymi
planowania budżetu są kluczowe, jeżeli chodzi
Jakość a zasięg
o poprawę wydajności. Jeżeli dział zakupów
Jakość usług
chce mieć wkład w sukces firmy, nie może dłużej pracować w odosobnieniu.
Wiedza praktyczna i teoretyczna Perspektywa rozwoju
3.
Najlepsze oferty, najlepsi dostawcy
Długotrwałe relacje z obecnymi dostawcami nie gwarantują najlepszych warunków. Firmy, które regularnie przeprowadzają audyty dostawców, częściej korzystają z lepszych rozwiązań, niższych stawek i bardziej dogodnych warunków.
3
Zrównoważony rozwój Świetna reputacja Referencje
Jak mieć wkład w rozwój firmy, zastępując chaos porządkiem: wygodne zamawianie dla współpracowników wgląd w trendy zamówień ogólna przejrzystość wydatków
4.
Porządkowanie chaosu i ustalanie procedury zakupów
Twój cel może być bardzo konkretny, ale nie go nie osiągniesz, jeżeli nie będziesz mieć kontroli
Wyższa jakość zakupów Porządek zarządzania Czas na budowę relacji z dostawcami
40% kierowników działów zakupów twierdzi, że korzysta z klarownej, zautomatyzowanej strategii.
nad procedurami. Pamiętaj również o wytycznych, których mają się trzymać pozostali pracownicy. Przejrzyste umowy i unormowane procedury przekładają się na klarowny ogląd sytuacji, tego kto
Zapanuj nad wydatkami dzięki
zamawia, jakie produkty i w jaki sposób. Korzystasz
opcjom automatyzacji
z wewnętrznego formularza zamówień, strony dostawcy, a może ze standardowego katalogu? Pamiętaj również, że firma nie przystosuje się od razu do nowych warunków. Twój sukces zależy od świadomości problemu wśród pozostałych pracowników. Skup się na korzyściach płynących ze zmian, a także na wadach dotychczasowych rozwiązań. Jeżeli chcesz coś zmienić, musisz wykorzystać do tego kulturę pracy w firmie. Stymuluj zmiany poprzez konsekwencję działania, docenianie pozytywnych zmian i nacisk na dobre wyniki.
w
62% przypadków kierownicy
działów zakupów twierdzą, że ludzie z ich zespołu nie mają wystarczających kwalifikacji lub jest ich za mało, aby wdrożyć strategię zakupów. 4
Często dział zakupów przeznacza dużą ilość czasu na drobiazgowe zadania. Faktycznie są one czasochłonne i znacznie lepiej sprawdzają się w postaci zadań zautomatyzowanych. Zamówienia internetowe: automatyzacja zakupów pozwala obniżać koszty poprzez bardziej wydajną pracę. Uproszczona procedura pozwala znacznie wygodniej tworzyć umowy, dokonywać płatności i realizować faktury cyfrowe. Szczegółowy wgląd w wydatki, umowy i dostawców umożliwia skuteczniejsze ustalanie obszarów usprawnień. System zamówień internetowych to najlepszy wybór z myślą o przyszłości Twojej firmy.
5.
Od dobrego planu do dobrych rezultatów
Sprawnie funkcjonujący system zakupów to coś więcej niż projekt – to zmiana na poziomie całej firmy. Umowy długoterminowe zaczynają wyglądać nieco inaczej, przywileje tracą ważność, system pracy zostaje gruntownie przekształcony, zmienia się punkt skupienia. Nowe podejście oznacza większe wymagania w stosunku do współpracowników w kwestii ich czasu, elastyczności, umiejętności dostosowania. Jak przejść od dobrego planu do dobrych wyników?
6.
Sporządzaj raporty i wprowadzaj poprawki
Przejrzysta procedura zakupów to kopalnia istotnych informacji dla Twojej firmy. Udostępniaj
Poniżej podajemy kilka czynności, które pozytywnie nastawią współpracowników do zmian.
wyniki wszystkim pracownikom, nie tylko przełożonemu. Niech wszyscy wiedzą, gdzie i jak wydawane są pieniądze firmy. W ten sposób zakres pozytywnych zmian w sferze zakupów
Podaj konkretne wytyczne
będzie większy. Firma oszczędza dzięki temu
Jeżeli pracownicy nie zrozumieją przyczyn, nie zajdą żadne zmiany. Wyjaśnij cel zmian, zarówno klientom, bo w końcu to dla nich je wprowadzasz, a także swoim kolegom (tj. co to oznacza dla nich w praktyce).
pieniądze, zwiększa wydajność i stymuluje rozwój.
Uwzględnij wszystkie osoby decyzyjne Aby uzyskać solidną podstawę do osiągania dobrych wyników w całej firmie, zaangażuj osoby decyzyjne już na wczesnym etapie, dzięki czemu zaskarbisz sobie ich poparcie.
Pamiętaj o prostocie komunikacji Wyjaśnij, dlaczego regulamin zakupów jest konieczny, jakie są zalety jego wprowadzenia (i wady dotychczasowej sytuacji). Upewnij się, że osoby decyzyjne rozumieją, co masz na myśli.
Kładź nacisk na wyniki Przyglądaj się wynikom pozostałych działów i nagłaśniaj je, jeżeli są dobre. Pamiętaj, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, w jaki sposób mogą wyrazić swoją opinię o projekcie i co to daje.
Konsekwencja ponad wszystko Skup się na konsekwentnym przestrzeganiu procedur, a wyjątki ograniczaj do minimum. Wykaż inicjatywę: działaj, jeżeli koledzy nie stosują się do procedur. Umowa zobowiązuje.
5
Koncentracja na zakupach przeszła zmiany, od doraźnych działań taktycznych do strategicznej inicjatywy. Które wyniki należy udostępnić pozostałym pracownikom? – Wydatki ogółem – Główne składniki kosztów – Oszczędność środków finansowych – Oszczędność czasu – Poprawa jakości – Satysfakcja pracowników lub liczba skarg Pomyśl o tym, w jaki sposób mierzyć wyznaczone cele, przekształć je na wskaźniki KPI (główne wskaźniki wydajności). Wskaźniki KPI pozwalają określić, w jakim stopniu realizujesz swoje wytyczne. Dzięki nim zademonstrujesz swoje postępy na drodze do osiągnięcia zamierzonych celów. Wskaźniki KPI pełnią rolę warunków osiągnięcia sukcesu i pomagają skupić się na większej skuteczności i wydajności.
Wyniki
Przeanalizuj aktualną sytuację, zaplanuj zakupy, dobierz odpowiednich dostawców, pamiętaj o przejrzystości procedur, przekształć dobry plan w wyniki i nie zapomnij o raportach i poprawkach. W ten sposób zobaczysz, że za sprawą powyższych działań Twoja praca stanie się bardziej regularna, a koledzy zyskają większą autonomię dzięki przejrzystym procedurom. W efekcie będziesz mieć więcej czasu na inne wyzwania. Dlaczego warto pytać aktualnych dostawców o poradę? Ponieważ są do tego przyzwyczajeni i chętnie wskażą Ci rozwiązanie lub skontaktują z odpowiednimi osobami. Twoja firma nie jest pierwszą, która ma tego typu problem! Skuteczna organizacja procedur zakupu wymaga gruntownego przygotowania. To jednak nic w porównaniu z rezultatami, które będą korzystne zarówno dla Twojego zespołu i kolegów z pozostałych działów, jak i całej firmy.
Źródło: – The Deloitte Global CPO Survey 2016: Procurement, at a digital tipping point? – 2015-2016 Global Chief Procurement Officer Survey from Capgemini Consulting – Aberdeen Group’s research
Pytania prosimy kierować do pracowników Staples Business Advantage! Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej.
6
Staples Business Advantage