En guide till att organisera en lyckad inköpsprocess Ha alltid tillräckligt med kontorsmaterial.
Det här faktabladet visar dig hur du kan få saker
Och få bästa möjliga villkor. Det är lättare
gjort med en välorganiserad inköpsorganisation.
sagt än gjort! Men som inköpare har du en bra
Faktabladet innehåller sex tips på hur du lyckas
översikt över vad som händer i företaget och är
med att införa det i din verksamhet. Få bättre
bäst rustad för att säkerställa att kollegorna har
koll på inköpen och spara tid, pengar och energi
allt de behöver.
genom att göra saker enklare för ditt team och dina kollegor. Det ger dig mer tid att ta itu med de
En gång i tiden var ditt primära ansvar att
utmaningar som driver organisationen framåt!
säkerställa att lagernivåerna var tillräckliga, övervaka budgeten och göra dina kollegor nöjda. I dag förväntas mer och mer av dig. Men hur kan du uppfylla dessa förväntningar när du knappt har tillräckligt med tid som det är? I praktiken består inköpen av timmar av sökning, jämförelser och beställningar varje månad. Och det slutar inte där: att hantera beställningsinformation, leverans och fakturering är en bedrift, eftersom alla leverantörer har sina egna processer och villkor. Och naturligtvis kommer dina kollegor till dig med mycket specifika önskemål. Det vill säga, åtminstone om du är inblandad i det, för du kan trots allt upptäcka att de använder sina helt egna inköpspolicyer! Du är övertygad om att det måste finnas ett mer effektivt sätt att få saker gjorda. Men hur?
1
Nr. 1 Enligt inköpschefer har mätning av inköpsresultat högsta prioritet.
Sex steg till en välorganiserad inköpsprocess
Hur organiserar du ett växande antal uppgifter och ansvarsområden och samtidigt se till att du uppfyller högt ställda förväntningar så att ni, som ett inköpsteam, kan bidra till verksamhetens framgångar?
1.
Analysera den aktuella situationen (och potentiella förbättringar).
Det finns inga möjligheter till förbättring utan kunskap. Det första steget är att samla in information om aktuella inköpsprocesser.
En välorganiserad inköpsprocess kan ge din
Ställ dig själv följande frågor:
verksamhet stora fördelar. Tydliga överenskommelser och standardprocesser ger dig klarhet i vem som kan beställa var och hur. Du kan komma överens om bättre villkor med fasta leverantörer när
Vem köper vad?
Är mina kollegor nöjda med inköpsprocessen?
det gäller pris, leveranstider och även inköp och kostnader för returer. Om du driver igenom rutiner och uppmuntrar dina kollegor att anamma vissa procedurer får du mer tid att tackla de utmaningar som bidrar till att driva organisationen framåt.
Vilka är de dolda kostnaderna?
Däremot är det lättare sagt än gjort att upprätta en välorganiserad inköpsprocess. Det kräver Hur mycket tid ägnas åt att hantera inköp?
förberedelser, övertalningskonst och stöd från dina kollegor. I följande steg får du se en välorganiserad inköpspolicy som fungerar:
Vilka är leverantörerna?
Vad är de totala utgifterna?
Kartlägg utgifterna för det gångna året och skapa en översikt. Du kan bestämma dig för att bryta ned
Analysera
kostnaderna efter filial, avdelning eller användare Rapportera och förbättra
Planera inköp
så att du får mer insyn i konsumtionen. Använd informationen för att diskutera situationen med din leverantör som kan jämföra den med liknande verksamheter och visa var du kan spara pengar.
Från en bra plan till ett bra resultat
Välj leverantörer
Inköpsprocesser
2
2.
Förbättra din inköpsorganisation med
Det är en ännu större anledning att regelbundet
hjälp av en inköpsplan.
granska din leverantörsvärdering, vilket ger dig
Prata med andra avdelningar: Vad förväntas av ditt inköpsteam i år? Så hur ser framtiden ut? Använd inköpsplanen för att arbeta mot målen på ett strukturerat sätt och förbereda för framtida utvecklingar. En ökning av antalet anställda, till exempel, innebär en ökning av material som krävs. Det är viktigt att arbeta tillsammans med andra avdelningar för att ta inköpsteamet till en högre nivå.
möjlighet att mäta och bedöma resultatet för dina nuvarande leverantörer utifrån fasta kriterier. Detta bör omfatta de produkter eller tjänster som de kan leverera och att uppnå högre effektivitet genom att minska frekvensen för beställningar. Du kan uppnå detta genom att begränsa överlappning eller gruppera olika produkter under en leverantör. Men innebär inte övergången till en ny leverantör höga kostnader och en hög grad av komplexitet? Är inte alla processer skräddarsydda utifrån dina nuvarande leverantörer? Ja och nej. En övergång
Förekomsten av tvärfunktionellt samarbete är
21% högre i de
organisationer som presterar bäst
kan vara komplex och tidsödande, men det finns leverantörer som tar hand om en stor del av kostnaderna för support och implementering. Prata med de leverantörer du har valt om era krav och diskutera vad de kan innebära för dig.
Involvera din verksamhets nyckelpersoner i inköpsplanen. Vilka mål har andra team som hanterar ekonomi, HR och produktutveckling till exempel? Vilka är deras behov? Det är viktigt att skräddarsy processen för inköpsmål och ha bra budgetplanering för att få förbättrad effektivitet.
Kriterier för leverantörsvärdering Priset matchar marknadspriset
Och om inköpsavdelningen vill bidra till en
Kvaliteten på utbudet
verksamhets framgång kan den inte längre
Servicekvalitet
arbeta isolerat.
Praktisk kunskap och expertis Tillväxtmöjligheter
3.
Välj det bästa erbjudandet, välj rätt leverantörer.
Ett mångårigt samarbete med din nuvarande leverantör är ingen garanti för att du får de bästa villkoren. Verksamheter som regelbundet utför leverantörsgranskningar hittar ofta bättre lösningar med lägre pris och mer fördelaktiga villkor.
3
Hållbarhet Gott rykte Referenser
Hur du kan hjälpa organisationen framåt genom att skapa ordning i kaoset:
4.
Smidiga beställningsprocesser för kollegor Insikt i beställningsbeteende
Bättre kvalitet på inköp
En tydlig översikt av utgifterna
Tid för leverantörsrelationer
Ordnad administration
Skapa ordning i kaoset och tillhandahålla inköpsprocesser
Du kan ha ett mycket tydligt mål, men du kan bara behålla kontrollen om du inför riktlinjer som alla följer.
40 % av inköpscheferna säger att de har anammat en tydlig, automatiserad strategi
Tydliga överenskommelser med standardprocesser ger dig klarhet i vem som kan beställa var och hur. Vill du beställa via ett (internt) beställningsformulär, via leverantörens webbplats eller kanske till och med via en vanlig katalog? Och sedan måste du tänka på att verksamheten inte bara kommer att anpassa sig utan vidare. För att en metod ska lyckas måste kollegorna känna till den. Hänvisa till fördelarna med förändringen och nackdelarna med att inte fullfölja den. Om du vill att något ska förändras måste du se till att den aktuella kontorskulturen är på din sida. Du kan stimulera förändring genom att vara konsekvent, värdesätta gott uppförande och främja resultat.
62 %
av inköpscheferna säger att de har otillräcklig kapacitet och färdigheter i sitt team för att implementera en strategi för inköp 4
Ta kontroll över dina inköp med alternativ för automatisering Inköpsteamet lägger ofta mycket tid på en liten del av ett jobb. Sådana tidskrävande uppgifter fungerar ofta oerhört bra med automatisering. Med e-handel – automatisera inköpsprocessen – kan du sänka kostnader genom att arbeta mer effektivt. En strömlinjeformad process gör det enklare än någonsin att skapa kontrakt, betala och digitalisera fakturering. Och en detaljerad inblick i dina utgifter, kontrakt och leverantörer gör det lättare att upptäcka ställen som kan förbättras. Gör de bästa valen för din verksamhet i framtiden med e-handel!
5.
Omvandla en bra plan till ett bra resultat
Ett välorganiserat inköpssystem är mer än ett projekt: det är en förändring i organisationen. Långvariga avtal ser plötsligt lite annorlunda ut, privilegier gäller inte längre, arbetssätt ses över och fokus skiftar. Ett nytt förhållningssätt kräver mycket från kollegor vad gäller tid, flexibilitet och anpassningsbarhet. Hur omsätter du en bra plan till ett bra resultat?
6.
Rapportera och förbättra
En tydlig inköpsprocess ger en mängd information som är viktig för din verksamhet. Dela resultaten Här följer ett antal åtgärder du kan implementera för att övertyga dina kollegor:
med hela organisationen, inte bara med din chef. Förse hela organisationen med information om var och hur pengar spenderas. Detta kommer att bredda omfattningen för att förbättra
Särskilda mål
inköpsbeteenden. Att dela information kommer
Alla förändringar måste förklaras med ett tydligt "varför". Förklara varför du gjort ändringarna för kunden (i slutändan är det för dem som förändringen genomförs) och för dina kollegor (vad betyder det för dem?).
därför att bidra till besparingar, att effektiviteten
Involvera alla berörda parter Det är viktigt att lägga grunden för bra resultat i hela organisationen för att involvera intressenter på ett tidigt stadium, så att du kan räkna med deras stöd.
förbättras och att tillväxten stimuleras. Fokus på inköp här är nu ett strategiskt initiativ istället för en taktisk åtgärd.
Förklara varför en inköpspolicy är nödvändig, vilka fördelar det finns och nackdelarna med att inte införa en, och se till att alla intressenter kan förmedla det här.
Vilka resultat bör du dela? – Totala utgifter – Huvudsakliga utgiftsposter – Kostnadsbesparingar – Tidsbesparande – Bättre kvalitet – Anställdas tillfredsställelse eller antal klagomål
Markera resultaten
Tänk på hur du gör dina mål mätbara och
Känna igen och främja resultaten för olika avdelningar. Se till att alla kolleger vet hur de kan ge återkoppling och vad man kan göra med den.
omvandlar dem till KPI:er (nyckeltal). KPI:er är
Var konsekvent
kan använda de här riktmärkena för att illustrera
Håll dig till processen och minimera undantagen. Ingrip om kollegor avviker från processen: ett avtal är ett avtal.
förloppet när ni rör er mot målen. KPI:er fungerar
Enkel kommunikation
prestandatest som du kan använda för att mäta i vilken utsträckning du har uppfyllt dina mål. Du
som förutsättningar att lyckas och du kan använda de för att bli bättre genom att fokusera på ökad effektivitet och produktivitet.
5
Slutsats
Analysera din nuvarande situation, planera inköp, välj bra leverantörer, se till att du har tydliga processer, omvandla en bra plan till goda resultat och rapportera och förbättra. Du kommer att märka att de här sex stegen ger dig bättre rutiner för dina aktiviteter, ger dina kollegor större självständighet genom att säkerställa en tydlig process och att du får mer tid att ta dig an nya utmaningar. Och varför inte be din nuvarande leverantör om råd? De är mycket vana om att få sådana frågor och kommer att kunna styra dig i rätt riktning eller se till att du får kontakt med andra som är i samma situation. Du är inte den första som tar itu med det här problemet! En välorganiserad inköpsprocess kräver noggranna förberedelser. Men en sådan investering står sig slätt jämfört med de framsteg du kan göra för ditt företag, teamet och dina kollegor.
Källor: - The Deloitte Global CPO Survey 2016: Procurement, at a digital tipping point? - 2015-2016 Global Chief Procurement Officer Survey från Capgemini Consulting - Forskning av Aberdeen Group
Om du har några frågor, kontakta Staples Advantageteamet! Klicka här om du vill veta mer.
6
Staples Business Advantage