Vantage Point 3 FI by Staples

NUMERO 3

OIVALLUKSIA TIETOISEMPIIN HANKINTOIHIN

Tervetuloa, muutoksen tuulet Erilaista dynamiikkaa etsimässä · Määrätietoisesti kehityksessä mukana

sisältö

Muutos on väistämätöntä. Siitä selviytyminen on menestyksen mitta. Vantage Pointin kolmannessa numerossa käsitellään merkittäviä muutoksia, jotka panevat yritysten toimintatavat uusiksi.

Erilaista 4 dynamiikkaa etsimässä

Eroon aikatauluista

Millenniaalit tulevat

Kestävän kehityksen edut

Mukana tekniikan kehityksessä

Voivatko etätyö ja liukuva työaika parantaa tuottavuutta?

Tutustu uusiin tulokkaisiin, jotka muovaavat yritysten tulevaisuutta

Kestävä kehitys voi parantaa myös taloudellista tuottavuutta

Mitä tapahtuu, kun ihmiset käyttävät työntekoon omia laitteitaan?

sivut 2–13

Sukupolvien sopeuttaminen

Paperin mahti

Liikaa viestintää

Mitä hyötyä yrityksille on ikäjakaumaltaan laajasta henkilöstöstä

Miksi paperin asema on vahva digitaalisessakin maailmassa

Sähköpostikäytäntöjen hiominen voi parantaa tuottavuutta

Määrätietoisesti kehityksessä mukana sivut 14–28

Maailmat Jatkuvuuden törmäyskurssilla ehdot Työpaikan erilaisten vaatimusten yhteensovittaminen onnistuu innovaatioiden avulla

Järjestelmällisyys edistää tehokkuutta

tervetuloa Tervetuloa, muutoksen tuulet

Liike-elämä muuttuu koko ajan. Kaikenlaisten organisaatioiden on arvioitava asemaansa jatkuvasti, jotta ne pysyisivät mukana tekniikan kehityksessä, työvoiman muuttuvissa vaatimuksissa ja kestävän kehityksen edistämisessä. Uudet haasteet ja mahdollisuudet käyvät usein käsi kädessä. Menestys riippuu siitä, pystyykö yritys hyödyntämään muutosten positiivisia puolia. Esimerkiksi työntekijöitä miellyttävien uusien työtapojen tarjoaminen sen sijaan, että pidettäisiin jääräpäisesti kiinni vanhoista käytännöistä, voi hyödyttää kaikkia osapuolia. Lisäksi kestävä kehitys, muutosten moottori, houkuttelee aivan uudella tavalla, kun keskitytään sen tarjoamiin pitkän aikavälin etuihin sen sijaan, että se nähtäisiin pelkkänä kustannustekijänä. Staples Advantage tarjoaa tuotteita ja palveluja, jotka vastaavat sekä millenniaalisukupolven että kaikkien liikkuvampaa työskentelyä kaipaavien muuttuviin vaatimuksiin. Työnantajat, joilla on tarjota tällaisia työkaluja, pystyvät paremmin houkuttelemaan monenlaisia osaajia, ja tästä on hyötyä koko yritykselle. Tässä Vantage Pointin numerossa tarkastellaan sitä, miten nykyisen – ja tulevan – työvoiman parhaat puolet voidaan hyödyntää harkituilla muutoksilla, joita tukevat tietoon perustuvat hankintapäätökset.

Hyviä lukuhetkiä Hervé Liboureau Senior Vice President Staples Advantage Europen johtaja

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

2015 Staples Workplace Index -tutkimus Staples Advantage tilasi tässä Vantage Pointin numerossa ahkerasti siteeratun tutkimuksen selvittääkseen, mitkä tekijät motivoivat nykypäivän työntekijöitä ja mitkä puolestaan heikentävät motivaatiota. Dan Schawbelin kanssa suunnitellussa ja Redshift Researchin toukokuussa 2015 toteuttamassa tutkimuksessa kyseltiin 2 603 toimistotyöntekijän näkemyksiä Yhdysvalloissa ja Kanadassa.

Muutos parempaan 2015 Staples Workplace Index -tutkimuksen perusteella tehokkaan työpaikkakulttuurin saavuttamiseen suositellaan neljää päästrategiaa: Työuupumuksen ehkäiseminen Varmistetaan, ettei ylitöitä tehdä jatkuvasti. Viestintäkuorman pienentämisestä voi olla iso apu. Luottamuksen luominen Tarjotaan joustavia työtapoja ja varmistetaan, että henkilöstö uskaltaa pitää taukoja tarpeen mukaan. Lojaaliuden kehittäminen Investoidaan laadukkaisiin ja nykyaikaisiin työkaluihin sekä teknologiaan. Ollaan halukkaita tarjoamaan työntekoon parhaat mahdolliset työkalut. Hyvä tilankäyttö Tarjotaan erilaisia työtiloja eri tehtäviin. Annetaan työntekijöiden työskennellä tiloissa, joissa työnteko tuntuu mukavalta.

Erilaista dynamiikkaa etsimässä Resurssit, jotka pitävät liiketoiminnan moottorit käynnissä, muuttuvat jatkuvasti. Henkilöstö haluaa erilaisia työtapoja. Teknologia tarjoaa yritykselle koko ajan uusia mahdollisuuksia. Kestävyys on nykyisin avaintekijä melkein kaikissa liiketoimintapäätöksissä. Yhteiskunnalliset ja lainsäädännölliset voimat mullistavat yritysten toimintaympäristöä. Tuleva menestys riippuu siitä, ymmärrämmekö ympärillämme tapahtuvat muutokset ja uskallammeko tarttua niiden tuomiin mahdollisuuksiin.

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

ERILAISTA DYNAMIIKKAA ETSIMÄSSÄ

Voisiko joustavampi asenne työskentelypaikkoihin ja työaikoihin parantaa laatua ja tuottavuutta? Asiakkaiden muuttuvat odotukset, kansainvälisen yhteistyön tiivistyminen ja työvoimaan kohdistuvien paineiden lisääntyminen tarkoittavat, että perinteinen toimistoaika menettää nopeasti merkitystään optimaalisesti tuottavassa toiminnassa. Lisäksi henkilöstöresurssien on oltava yhä useammin käytettävissä muinakin kuin perinteisinä toimistoaikoina. Joustavammat työskentelykäytännöt pitävät työntekijät tyytyväisinä ja varmistavat optimaalisen työajan käytön. Nykyisessä kiivastahtisessa maailmassa monenlaisine haasteineen perinteinen toimistoon sidottu kahdeksan tunnin työpäivä ei pysty enää kilpailemaan asiakkaiden, yhteistyökumppanien ja työntekijöiden elämänrytmien kanssa. Lapsiperheissä työ ja

Eroon aikatauluista vapaa-aika on voitava sovittaa yhteen. Asuntojen hintojen nousu pakottaa ihmiset muuttamaan yhä kauemmas työpaikoista, joten työmatkoihin kuluva aika (ja kustannukset) on voitava minimoida. Jokainen tarvitsee myös välillä vapaa-aikaa sosiaalisia ja perhetapahtumia, kotitöitä, asioiden hoitamista tai vaikkapa lääkärikäyntejä varten. Elämä ei jakaudu tasaisesti kahdeksan tunnin pätkiin, ja työn ja henkilökohtaisen elämän ristiriidat voivat häiritä ja heikentää työsuoritusta. Työaika voidaan hyödyntää parhaimmin silloin, kun se on järjestetty fiksusti. Avaintekijä on se, että työntekijät voivat valita työajan ja työskentelypaikan joustavasti. Jos he voivat työskennellä oman päivärytminsä mukaan, he todennäköisesti keskittyvät

paremmin ja heidän työnsä on tuloksellisempaa. Sama joustavuus voi myös olla luonnollinen ratkaisu, jolla resurssit saadaan käyttöön muinakin kuin toimistoaikoina. Liukuva työaika ja etätyö ovat kaksi ratkaisua, joilla voidaan optimoida tuottavuus, edistää työtyytyväisyyttä ja pidentää yrityksen aukioloaikoja. Monissa yrityksissä näihin kuitenkin suhtaudutaan epäröiden. Esteitä on monenlaisia – niin haluttomuus perinteisten käytäntöjen muuttamiseen ja epäluottamus työntekijöiden rehellisyyteen kuin tietoturvahuolet, IT-investointikustannukset sekä teknologian tuntemuksen puute. Jos nämä tai muut syyt estävät yritystä irtautumasta perinteisen työajan kahleista, kannattaa miettiä, mitä pelissä on panoksena.

Aika hyötykäyttöön Ajan ja energian säästäminen Miten paljon aikaa ja energiaa työntekijäsi tuhlaavat työmatkaan, vaikka he voisivat työskennellä senkin ajan kotona tai muualla? Pitkät työmatkat kuormittavat työntekijän suorituskykyä (ja pankkitiliä) ja todennäköisesti myös lisäävät osaltaan merkittävästi hiilidioksidipäästöjä. Työmatkaan voi kulua useita tunteja, jotka voisi käyttää tuottavammin työhön, lepoon ja harrastuksiin. Pitkät työmatkat vaikeuttavat työn ja vapaa-ajan yhteensovittamista, mikä on välttämätöntä terveyden kannalta ja millenniaalisukupolvelle itsestäänselvyys (lue myös tämän numeron artikkeli Millenniaalit tulevat). Vihreitä arvoja vaalivissa yrityksissä työskentelevät saattavat lisäksi pitää työmatkoista aiheutuvaa polttoaineen kulutusta ympäristöperiaatteiden vastaisena, ja he saattavat myös kertoa tästä julkisilla foorumeilla.

Laadukasta tuottavuutta Jos työntekijä istuu työpöytänsä ääressä tavalliset kahdeksan tuntia, se ei välttämättä tarkoita sitä, että hän työskentelee tuottavasti koko tuon ajan. Yksityiselämän huolet ja hoidettavat asiat voivat saada keskittymiskyvyn herpaantumaan. Ja kuten Vantage Pointin toisessa numerossa todettiin, tauot ja fyysinen aktiivisuus ovat ehdottomia edellytyksiä älyllisen suorituskyvyn optimoinnille. Silti liian usein keskitytään ”näyttämään ahkeralta”, eikä ajatusta siitä, että työajan voisi hyödyntää muuallakin kuin työpaikalla, katsota hyvällä. Tällainen työkulttuuri luo jännitteitä ja murentaa henkilöstön ja johdon välistä luottamusta. Negatiivinen suhtautuminen puolin ja toisin vähentää sitoutumista työhön ja yritykseen, heikentää tuottavuutta ja aiheuttaa henkilöstön vaihtuvuutta, mikä taas tietää kalliita rekrytointiprosesseja ja uusien työntekijöiden perehdyttämiskustannuksia. Työt on toki edelleen tehtävä, ja jokaisen on kannettava oma kortensa kekoon. Voitaisiinko työntekijöiden työpanos kuitenkin optimoida antamalla heidän määritellä omat aikataulunsa? Jos työntekijät saisivat määritellä viikkotyötuntinsa itselleen sopivimmalla tavalla, voisiko työn laatu itse asiassa parantua ja työntekijät saada enemmän aikaan? Jos työntekijöille annettaisiin enemmän vastuuta omasta työpanoksestaan, saisiko se heidät sitoutumaan työhönsä vahvemmin?

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

Kannettavan teknologian, nopeiden Internetyhteyksien ja tietoturvaohjelmistojen ansiosta suuri osa työstä voidaan tehdä aivan hyvin muualla kuin toimistossa. Ja koska erilaisia verkkokokouspalveluja on tarjolla, yhteistyötä voidaan tehdä, vaikka kaikki eivät olisikaan samassa paikassa samaan aikaan. On siis syytä kysyä, täytyykö työntekijöitä todella vahtia jatkuvasti ja varmistaa, että he tekevät työnsä. Tarvitseeko ihmisten oikeasti kokoontua aina fyysisesti samaan tilaan, vaikka kokouksen voisi helposti järjestää verkossa näytönjakamistoimintojen avulla?

Molemminpuolinen luottamus Jos olet tottunut tarkkailemaan, missä työntekijät ovat ja mitä he tekevät työajallaan, tästä luopuminen voi tuntua epämukavalta. Liukuva työaika ja etätyö edellyttävät luottamusta. Luottamus on kuitenkin hyvän työpaikkakulttuurin a ja o. Se on sitoutumisen, omistautumisen ja yhteishengen lähtökohta. Ja se toimii molempiin suuntiin. Työntekijät toimivat vastuullisemmin, jos työnantaja antaa heidän osoittaa, mihin he pystyvät. Työnantajan on kuitenkin otettava ensimmäinen askel ja määritettävä odotukset selkeästi. Työsuoritus on määriteltävä jokaisen kohdalla siten, että kumpikin osapuoli on tyytyväinen järjestelyyn. Joustava työympäristö voi tarkoittaa sitä, että ihmisiä tulee ja menee koko ajan. Tällöin toimitilojen valvonta on entistä tärkeämpää.

Joustavat työjärjestelyt ja riittävien taukojen salliminen antavat työnantajille monenlaisia mahdollisuuksia sitoutumisen, tuottavuuden ja laadun parantamiseen. Kun jokaisen työntekijän paras työaika voidaan hyödyntää, yritys voi tarjota palveluja myös perinteisten toimistoaikojen ulkopuolella ja eri aikavyöhykkeillä.

70 % työhönsä tyytyväisistä työntekijöistä kertoi voivansa hyödyntää joustavia työjärjestelyjä, esimerkiksi etätyötä tai liukuvaa työaikaa.

Vain puolella niistä, jotka ilmoittivat olevansa tyytymättömiä työhönsä, oli mahdollisuus joustaviin työjärjestelyihin. Lähes 40 % heistä mainitsi, että nimenomaan joustavuus parantaisi heidän työtyytyväisyyttään. Kun otetaan huomioon, että työtyytyväisyys parantaa tuottavuutta ja asiakastyytyväisyyttä ja auttaa säilyttämään hyvät työntekijät, on selvää, että joustavat työkäytännöt ovat yrityksen kannattavuudelle olennaisen tärkeitä. Lähde: Staples Workplace Index 2015

ERILAISTA DYNAMIIKKAA ETSIMÄSSÄ

Kanna turvallisesti: 5 cm

Repun korkeuden pitäisi olla noin 5 cm lapaluiden alapuolelta vyötärölle tai hieman sen alle.

Take your laptop bag Ota tietokonereppu pois off if standing for a selästä, joudut long period ofjos time. Extended carrying time seisomaan pitkän aikaa. increases pressure on the spine. kantaminen Pitkään

kuormittaa selkärankaa.

Always wear a reppua aina Kannattele backpack on both molemmilla shoulders so that olkapäillä the weight evenly niin, isettä sen paino distributed.

jakautuu tasaisesti.

Kun pakkaat tietokonereppua, asettele painavimmat esineet lähimmäs kehoa, jotta paino jakautuu tasaisesti.

Turvallista työskentelyä myös toimiston ulkopuolella Toimisto on yleensä suojattu tila, jossa työterveydestä ja turvallisuudesta on huolehdittu. Vastuunsa tuntevien työnantajien on otettava nämä seikat huomioon myös etätyössä, jotta työt hoituvat tehokkaasti, miellyttävästi ja turvallisesti. Huomiota on kiinnitettävä niin ergonomisiin varusteisiin, teknologian luotettavuuteen kuin tietoturvaan.

Henkilöstön suojaaminen Ergonomisiksi suunnitellut tietokonelaukut vähentävät huonon ryhdin aiheuttamaa kuormitusta. Kensingtonilla on hyvä valikoima reppuja, vetolaukkuja, olkalaukkuja ja salkkuja, jotka on kehitetty erityisesti liikkuvien työntekijöiden tarpeisiin.

Laitteiden suojaaminen Kannettavat tietokoneet ovat mieluisa saalis varkaille, mutta jos lukitus on kunnossa, asiattomien on hyvin hankala napata tietokone mukaansa. Kensingtonilla on yli 30 vuoden kokemus alalta ja johtava asema kannettavia tietokoneita suojaavien lukkojen markkinoilla.

Tietojen suojaaminen Tietoturva on olennaisen tärkeää sekä työnantajille että mobiilityöntekijöille. Turvallinen mobiiliympäristö perustuu ennen kaikkea asianmukaisiin tietoturvaohjelmiin ja -käytäntöihin, mutta myös fyysiset lisävarusteet, kuten näytönsuojat ja kannettavien tietokoneiden lukot, tuovat lisäsuojaa. Leitzin suojakuoret ja 3M:n näytönsuojat rajoittavat näytön katselukulmaa ja suojaavat urkkivilta katseilta.

Toimitilojen suojaaminen Joustava työympäristö voi tarkoittaa sitä, että ihmisiä tulee ja menee koko ajan. Tällöin toimitilojen valvonta on entistä tärkeämpää. Duracard ID 300 -muovikorttitulostimella laadukkaita tunniste- ja kulkukortteja on helppo tulostaa suoraan vastaanottotiskillä.

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

ERILAISTA DYNAMIIKKAA ETSIMÄSSÄ

Millenniaalit tulevat Jokainen uusi sukupolvi tuo nuoruuden energian ja tuoreuden lisäksi uusia ideoita ja ihanteita. Kun millenniaalit haastavat edeltäjiensä työskentelytavat, erot ovat suurempia kuin koskaan aikaisemmin.

Millenniaalit ovat aikuistuneet diginatiiveina talouskriisin muokkaamassa maailmassa. He ovat ensimmäinen työelämään astuva sukupolvi, joka hallitsee liiketoiminnan tärkeimmän työkalun – teknologian – vanhempia kollegoitaan paremmin. Ja koska he tietävät, että heille perinnöksi jäävässä maailmassa varmoja työpaikkoja ja niiden muodostamaa turvaverkkoa ei ole olemassakaan, he ovat myös ensimmäinen sukupolvi, joka asettaa omat vaatimuksensa työnantajan vaatimusten edelle.

Omat tarpeet etusijalla Millenniaalit ovat varttuneet yhteiskunnassa, jossa perhe-elämä on usein uhrattu työlle ja ahkeratkin ihmiset ovat taantuman vuoksi silti menettäneet työpaikkansa. Niinpä sosiaaliset tarpeet ovat heille tärkeämpiä. Heille työn ja vapaa-ajan yhteensovittaminen on erittäin tärkeää ja ansioluettelon jatkuva päivittyminen paljon hyödyllisempää kuin lojaalisuus yksittäiselle yritykselle. Kehittyneen itsesuojeluvaistonsa ansiosta millenniaalit haluavat kehittää yksilöllisen osaamisensa niin arvokkaaksi, että työnantajat eivät pysty sanelemaan heille ehtoja. He rakentavat omaa brändiään, jonka avulla he voivat vaihtaa työpaikkaa silloin kun siltä tuntuu. Niinpä kyvykkäimmillä ja lahjakkaimmilla heistä on työelämässä varsin vahva valta-asema.

Palkitseva investointi Millenniaalien lojaaliutta on vaikea saavuttaa, mutta työnantajat, jotka pystyvät tarjoamaan tälle sukupolvelle sen, mitä se todella haluaa, saavat millenniaaleihin tekemilleen investoinneille parhaan tuoton. Vaikka positiiviset suhteet ja kokemukset ovatkin ne tekijät, jotka eniten houkuttelevat millenniaaleja pysymään työpaikoissaan, he ovat silti aivan yhtä persoja työn taloudelliselle palkitsevuudelle, turvallisuudelle ja monipuolisuudelle kuin edeltäjänsä.

Vallan siirtyminen

Työpaikan dynamiikka

Jos työelämään astuville koulutetuille millenniaaleille ei ole riittävästi työtilaisuuksia, hyvin monet lahjakkaat yksilöt – lähes kolme neljäsosaa äskettäiseen PwC:n tutkimukseen vastanneista – oli mielestään joutunut tekemään kompromisseja työpaikan saadakseen. Kun taloustilanne kohenee, nämä ihmiset hakeutuvat erittäin todennäköisesti mieluisampiin työpaikkoihin. Osaaville ja lahjakkaille työntekijöille on silloin paljon kysyntää, joten heitä ei houkutella yritykseen eikä pidetä siellä kovin helposti.

Millenniaalit ovat varttuneet sosiaalisen median ja pelien aikakaudella, joten he ovat tottuneita tasaveroisiin vaikuttamismahdollisuuksiin. He haluavat toimia missä tahansa ja siihen kellonaikaan kuin heille sopii. Heidät saa kukoistamaan johtamistyylillä, joka vastaa heidän tarpeisiinsa, ei sanelulla. Millenniaalit eivät kaipaa pomoa vaan valmentajan tai mentorin. He pallottelevat ideoita oman vertaisryhmänsä kesken ja ylläpitävät avointa ja estotonta keskustelua, mutta he haluavat myös pitää ylimpään johtoon suoraa yhteyttä, kertoa mielipiteensä ja saada palautetta saman tien.

Työnantajien on jo nyt mietittävä, miten he voivat tarjota työympäristön, jossa millenniaalit viihtyvät. Tärkeysjärjestyksessä korkealla ovat esimerkiksi joustavat työtavat, osallistavat asenteet, yhteistyötä suosivat käytännöt, rennot johtamisjärjestelmät ja kattava tietojen saanti.

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

Kehittymisen nälkä Millenniaalit ovat tottuneita jatkuvaan tietotulvaan ja siihen, että heidän panoksensa saa aikaan välittömän reaktion. Niinpä heillä on jatkuva oppimisen ja tunnustuksen nälkä. He kyllästyvät helposti, ja usein heille on annettava uusia haasteita koko ajan. Työnantajat, jotka tarjoavat millenniaaleille riittävästi huomiota säännöllisen palautteen muodossa sekä mahdollisuuksia nopeaan etenemiseen sekä monipuoliseen ja kiinnostavaan uraan, hyötyvät optimistisista ja sitoutuneista tiimipelaajista, joilla riittää intoa ja jotka ovat hämmästyttävän monitaitoisia.

Stellium Communicationsin sukupolvien välisen dynamiikan asiantuntija ja johtaja Jessie NewBurn Marylandin Columbiasta Yhdysvalloista toteaa: ”Millenniaalit ovat erittäin lojaaleja yrityksille, mutta vain silloin, kun yritykset ovat lojaaleja heille. Millenniaalit haluavat sopimuksen – he antavat yrityksen käyttöön älynsä, aikansa, sitoutumisensa ja kykynsä vain, jos yritys sitoutuu hänen kehittämiseensä ja oppimiseensa.” Millenniaalit ovat yrityksille hyödyllisiä siksikin, että he kertovat mielipiteensä kärkkäästi. Jos he ovat tyytyväisiä saamaansa kohteluun, he panevat sanan kiertämään. Näin yritys pystyy houkuttelemaan lisää uusia kykyjä. Suusta suuhun -rekrytointimenetelmä on arvossaan tämän sukupolven parissa, jonka nuoruudessa mainoksia on tullut joka tuutista. Niinpä se suhtautuu luonnostaan kriittisesti kaikenlaiseen markkinointiin. Millenniaalit kuuntelevat mieluummin ystäviään kuin uskovat markkinointi- tai asiakassuhdemateriaaleja, olipa kyse tuotteiden ja palveluiden ostamisesta tai työpaikan hakemisesta.

ERILAISTA DYNAMIIKKAA ETSIMÄSSÄ Pritt ECOmfort Roller

Kestävän kehityksen edut

-korjausrolleri ja BIC/WiteOut® Ecolutions® -korjausteippi Entistä ympäristöystävällisempi ja valmistettu pääosin kierrätetyistä ja uusiutuvista raaka-aineista.

Kestävyys on käsite, joka on nykyisin kaikkien huulilla. Mutta mitä se tarkoittaa yrityksen kannalta? Onko kestävyys taakka vai etu?

Kestävä kehitys on voitu integroida yrityksen toimintamalleihin monista eri syistä. Se saattaa olla yrityksen koko olemassaolon perusta tai pelkästään lainsäädännöllinen pakko. Se voi olla yritysjohdon vilpitön hanke tai vain osa julkisuuskuvan rakentamista. Olipa alkuperäinen vaikutin mikä tahansa, lainsäädännön kiristymisen ja julkisen mielipiteen nopean muuttumisen myötä kestävyys ei ole enää pelkkä makuasia tai velvoite. Se on tekijä, joka ratkaisee yrityksen kaupallisen elinkelpoisuuden. Kun panoksena ovat niin kuluttajien näkemykset, henkilöstön motivaatio kuin sijoittajien luottamus, yritysten tuleva menestys riippuu väistämättä siitä, miten fiksusti ne sopeutuvat tähän uuteen maailmanjärjestykseen ja hyödyntävät sen tarjoamia mahdollisuuksia.

Mitä seuraavaksi? Kestävyysperiaatteiden noudattaminen kaikessa toiminnassa voi olla yritykselle helppoa tai hankalaa sen mukaan, mihin saakka siinä on edetty. Näkyvistä hankkeista, kuten jätteiden määrän vähentämisestä, kierrättämisestä ja energian säästämisestä on tullut normi. Kestävä tulevaisuus tarkoittaa sitä, että kestävyysperiaatteet on integroitu yrityksen liiketoiminnan jokaiseen osatekijään. Kyse voi olla niin päivittäisten toimistotarvikkeiden valinnasta kuin energiatehokkaista laitteista, sisustuksesta, siivouskemikaaleista ja jopa rakennusmateriaaleista.

Hyvä uutinen on se, että näillä alueilla tehdään jatkuvasti uusia innovaatioita, joten kestävyyden integrointi yrityksen toimintatapoihin onnistuu entistä halvemmalla ja helpommin. Uusien ratkaisujen laatu ja suorituskyky vastaavat vaadittavia standardeja ja jopa ylittävät ne. Oivallisia esimerkkejä päivittäistavaroista, jotka vastaavat kestävyyden haasteisiin, ovat Energizerin EcoAdvanced-paristot, jotka ovat ensimmäiset kierrätysmateriaalia sisältävät AA-paristot koko maailmassa, ja Scotch® Magic™ -teippi, jonka materiaaleista 53 % on biopohjaisia ja joka on siten maailman vihrein teippi. BIC:n ja Prittin ECOlutions- ja ECOmfort Roller -korjausteipit ovat biomuovikoteloissa, ja ikonisen Pritt-liimapuikon pitävyyttä on parannettu vaihtamalla petrolipohjainen PVP perunoista saatavaan luonnolliseen tärkkelykseen ja sokeriin. Myös Edding, joka aloitti täytettävien merkintäkynien valmistuksen jo yli 50 vuotta sitten, käyttää nykyisin vähintään 90 % uusiutuvia raaka-aineita Ecoline-merkintä- ja korostuskyniensä valmistuksessa. Jos näitä jo vuosikymmenten takaa tuttuja toimistojen apuvälineitä pystytään kehittämään onnistuneesti ja intuitiivisesti entistä kestävämmiksi, myös yritysten pitäisi pystyä samaan. Siivous- ja puhtaanapitoalallakin on saavutettu myönteistä kehitystä. Saatavilla on yhä enemmän ympäristöystävällisiä siivouskemikaaleja, esimerkiksi Diverseyn

SURE™-tuotesarja, joka on kasvipohjainen ja täysin biohajoava. Nämä tuotteet ovat esimerkkejä kestävyysperiaatteiden yrityksille tarjoamista hyödyistä – ne eivät sisällä haitallisia keinotekoisia kemikaaleja, joten ne eivät myöskään vaaranna käyttäjiensä terveyttä. Tyytyväiset ja terveet siivoojat arvostavat ja kunnioittavat työnantajaansa ja haluavat tehdä työnsä entistä paremmin. Tämä puolestaan tekee vaikutuksen kaikkiin, jotka tulevat käymään yrityksesi toimitiloissa.

Kestävyydestä on tullut tekijä, joka ratkaisee yrityksen kaupallisen elinkelpoisuuden Nämä esimerkit jokapäiväisestä elämästä osoittavat, että se, mitä vielä eilen pidettiin mahdottomana, on jo nyt kiinteä osa tulevaisuutta. Riippumatta siitä, miten pitkälle yrityksesi on päässyt kestävyysasioissa ja mitkä ovat sen vaikuttimet, on syytä arvioida, miten ympäristötietoisempi lähestymistapa vaikuttaa sen tulevaisuuteen. Eri tutkimuksissa on havaittu monenlaisia hyödyllisiä seurauksia, jotka viittaavat siihen, että kestävä toiminta ei ole hyväksi pelkästään maapallolle vaan myös liiketoiminnalle monilla tasoilla.

Energizer EcoAdvanced AA- ja AAA-paristot Maailman ensimmäiset tehoparistot, jotka sisältävät 4 % vanhoista paristoista kierrätettyjä materiaaleja. Niihin tarvitaan vähemmän neitseellisiä raaka-aineita ja ne ovat myös Energizerin pisimpään kestävät alkaliparistot, eli ne tukevat kestävää kehitystä kaksin verroin.

Scotch® Magic™ -teippi Tämä uudistettu vanha tuttu on saanut biopohjaisille tuotteille myönnettävän Vinçotte OK -ympäristömerkinnän. Kasvipohjainen liima on levitetty sellusta valmistettavalle selluloosa-asetaatille. Tuotteen sisällöstä 53 % on biopohjaista, mikä on teippimarkkinoilla ainutlaatuinen saavutus.

SURE™-puhdistuskemikaalit SURE™-puhdistuskemikaalit on kehitetty elintarviketeollisuuden sivutuotteista. Ne todistavat, että ammattilaistason puhdistustulos voidaan saada aikaan ihmisille turvallisilla ja ympäristölle ystävällisillä tuotteilla. Tuotteiden ainesosat ovat peräisin sokerijuurikkaasta, maissista, oljista, vehnänleseistä ja kookoksesta, eivätkä tuotteet sisällä keinotekoisia väriaineita, hajusteita, ammoniakkia, klooria, fosfaatteja tai oksidiyhdisteitä.

Edding Ecoline -merkintä- ja korostuskynät EcoLine-sarjan kaikissa tuotteissa on jatkuvan tuotekehityksen ansiosta korkit ja säiliöt, joiden materiaalista vähintään 90 % on kierrätettyä tai peräisin uusiutuvista lähteistä.

Pritt-liimapuikko Sisältää nykyisin 90 % luontaisia raaka-aineita (kuten vettä) eikä lainkaan liuottimia.

Miten yritykset hyötyvät kestävästä toiminnasta Parempi brändi-imago ja kilpailuasema

Enemmän taloudellista hyötyä ja investointimahdollisuuksia

Tehokas rekrytointi ja hyvien työntekijöiden säilyttäminen

Natural Marketing Instituten tekemässä kuluttajatutkimuksessa selvisi, että kuluttajat ostavat 58 % todennäköisemmin sellaisen yrityksen tuotteita tai palveluja, joiden tiedetään huolehtivan ympäristövaikutuksistaan ja yritysvastuustaan. Tutkimuksen mukaan kuluttajat ovat myös halukkaita maksamaan 20 % enemmän ympäristöystävällisistä tuotteista ja palveluista.

Talous- ja sijoitusanalyytikot ovat paljastaneet, että energiatehokkuutta ja ympäristövaikutusten pienentämistä painottavat kestävyyssuunnitelmat ovat tärkeä kriteeri yrityksiä arvioitaessa. Kuutta toimialaa tarkastelevassa Goldman Sachsin tutkimuksessa havaittiin, että ympäristöasioiden, yritysvastuun ja hallinnoinnin alalla johtavina toimijoina pidettyjen yritysten osake menestyi keskitasoa paremmin. Toisessa, CFO Researchin tekemässä tutkimuksessa haastateltiin 175:tä merkittävää rahoitusjohtajaa, joista yli puolet oli sitä mieltä, että kestävyyshankkeet kasvattavat heidän yrityksensä liikevaihtoa.

Yhä useammat haluavat työskennellä yrityksissä, jotka huolehtivat ympäristö- ja yritysvastuustaan. Kansainvälisen henkilöstöpalveluyritys Adeccon selvityksen mukaan 52 % täysi-ikäisistä työntekijöistä oli sitä mieltä, että yritysten pitäisi huolehtia ympäristöstä paremmin. Yritysten on otettava nykyisin työvoiman vaatimukset entistä tarkemmin huomioon, jos ne mielivät säilyttää hyvät työntekijät. Niinpä kestävyysperiaatteet ja -käytännöt ovat nousseet alleviivaavaksi tekijäksi määriteltäessä, millaisista ihmisistä yritys koostuu, miten lojaaleja he ovat yritykselle ja miten eettisesti he toimivat. American Management Associationin tekemän maailmanlaajuisen liiketoiminnan eettisyyttä käsittelevän tutkimuksen mukaan yksi viidestä tärkeimmästä yrityksen sisäisistä toimenpiteistä eettisen yrityskulttuurin luomiseksi on yritysvastuuohjelman laatiminen.

Natural Marketing Institute on strateginen konsulttikumppani, joka toimii 30 maassa.

Parantunut tuottavuus ja kustannussäästöt Kestävämpien liiketoimintakäytäntöjen käyttöönotto tehostaa myös yrityksen toimintaa. Luonnonvarojen tehokkaampi suojelu ja käyttö järkevöittävät liiketoimintaa ja säästävät kustannuksia.

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

Tulevaan lainsäädäntöön ja kustannuksiin varautuminen Ernst and Youngin raportissa The Top 10 Business Risks for Business korostetaan, miten tärkeää yritysten on varautua ympäristösäädösten kiristymiseen ja energiakustannusten nousuun. Arvioidaan, että yritykset joutuvat lainsäädännön vuoksi vähentämään hiilipäästöjään 25 % jo vuoteen 2020 mennessä. Luku saattaa vuoteen 2050 mennessä nousta jo 50–80 prosenttiin. Tämä vaikuttaa niin energian saatavuuteen kuin energiakustannuksiinkin, joiden arvioidaan kaksinkertaistuvan seuraavien 10 vuoden kuluessa.

ERILAISTA DYNAMIIKKAA ETSIMÄSSÄ

Mukana tekniikan kehityksessä Omien laitteiden käytön (Bring-Your-Own-Device, BYOD) yleistyminen haastaa yritysten mobiililaitteiden käyttöä koskevat asenteet. Staples Advantage keskusteli riippumattoman IT-konsultin Paul Macdonaldin kanssa siitä, miten yritys voi edistää omien laitteiden käyttöä kaikkien hyödyksi. Nykyisin on pikemminkin normi kuin poikkeus, että kuluttajilla on uusimmat ja teknisesti edistyneimmät laitteet. Niinpä yritysten omistamat IT-laitteet alkavat olla jo jälkijunassa. Bring-Your-own-Device(BYOD) -hankkeet, joissa työntekijät käyttävät työssä mieluummin omia kannettaviaan, tablettejaan ja älypuhelimiaan, yleistyvät koko ajan. Tällaisten käytäntöjen salliminen voi osoittautua kaksiteräiseksi miekaksi. Kustannussäästöt ovat yritykselle ilmiselvä etu, mutta tietoturvaa koskevat huolet voivat painaa vaakakupissa enemmän. Tietoturvaongelmat voidaan kuitenkin helposti minimoida asentamalla työntekijöiden laitteisiin asianmukaiset tietoturvaohjelmat. ”Virtuaaliset työpöytäratkaisut, kuten VMware Horizon Air, joka tarjoaa pilvessä isännöityjä sovelluksia ilman oman ITinfrastruktuurin hallintakustannuksia, luovat kannettavaan tietokoneeseen eristetyn ympäristön. Yhteys yritysverkkoon voidaan muodostaa vain kyseisestä ympäristöstä. Näin työntekijän laitteessa olevat mahdolliset virukset tai haittaohjelmat eivät pääse siirtymään yrityksen järjestelmään. Käyttäjän oma kannettava voi siis olla yhtä turvallinen kuin yrityksen omistama, eikä suojausominaisuuksilla ole vaikutusta käyttäjän itse asentamiin muihin ohjelmistoihin.”

Tietoja Paul Macdonaldista Paul Macdonald on ITinnovaatioarkkitehti, joka opastaa yrityksiä IT-infrastruktuuria koskevissa valinnoissa ja suunnittelee Beautiful Technology -yrityksessään räätälöityjä ratkaisuja, jotka tarjoavat yrityksille konkreettisia hyötyjä.

Kysyntä riippuu työntekijöistä Jotkut voivat ihmetellä, miksi työntekijät käyttävät töissä mieluummin omia laitteita kuin työnantajan ilmaiseksi käyttöön tarjoamia. Yleensä sitä haluavatkin vain ne, joiden omat laitteet ovat edistyneempiä kuin yrityksen omistamat. He eivät tietenkään halua tinkiä tasosta, johon he ovat omilla laitteillaan tottuneet. Ilmiö yleistyy koko ajan, ja työnantajien on otettava se huomioon. ”Markkinoille tulee koko ajan uusia ja entistä nopeampia malleja, joissa on enemmän jännittäviä ominaisuuksia. Ne ovat myös entistä edullisempia. Millenniaaleille ja aiempien sukupolvien teknisesti orientoituneille jäsenille tekniikan huippua edustavien laitteiden hankkiminen on kuin toinen luonto. He vaihtavat laitemallia uudempaan samaan tapaan kuin jotkut vaihtavat autoa. ”Yritykset taas investoivat laitteiden päivittämiseen yleensä harvemmin, joten

työntekijät saavat etumatkaa. Jos heidät pakotetaan käyttämään työssään huonompia laitteita, heidän työmoraalinsa voi rapistua ja he saattavat kokonaan menettää kunnioituksensa työnantajaa kohtaan.” 2015 Staples Workplace Index -tutkimus vahvistaa viimeisen kohdan. Sen mukaan riittämättömällä ja vanhanaikaisella teknologialla on yhteys työtyytymättömyyteen, motivaation puutteeseen ja henkilöstön vaihtuvuuteen. Oman laitteen käyttö voi vaikuttaa merkittävästi myös tuottavuuteen. ”Fiksu työnantaja sallii omien laitteiden käytön, sillä työntekijät saavat enemmän aikaan tutuilla laitteilla ja nauttivat työstään, etenkin jos heillä on vahva näkemys Windows- tai Apple-käyttöjärjestelmän paremmuudesta. Ja tietysti mitä uudenaikaisempi laite, sitä nopeammin ja tehokkaammin työskentely sillä sujuu.”

Kompaktia yhdistettävyyttä Monet kannettavat tietokoneet ja yhdistelmälaitteet ovat ohuita ja kompakteja, joten niissä ei ole paljon tilaa yhteysliitännöille. Kensingtonin yleiskäyttöinen USBtelakointiasema muuttaa yhden USB-liitännän kuudeksi, joten useita oheislaitteita voidaan kytkeä samalla kertaa.

Tulostus mobiililaitteilla

Tasapuolisesti kaikille Omien laitteiden käyttö herättää tietysti kysymyksen siitä, mitä tehdä niille työntekijöille, jotka edelleen tarvitsevat tai käyttävät mieluummin yrityksen omistamia laitteita. Toinen kysymys on, mitä yritys voi tehdä, jos omien laitteiden salliminen ei tunnu hyvältä ajatukselta. Yrityksen on tärkeää luoda ympäristö, jossa kumpaakaan koulukuntaa ei syrjitä. Yrityksen vanhempien laitteiden käyttöpakko voi harmittaa niitä, joilla on itsellään paremmat laitteet. Ne, jotka tarvitsevat yrityksen tarjoamia IT-laitteita, eivät puolestaan halua tuntea itseään toisen luokan kansalaisiksi omia huipputason laitteitaan käyttävien kollegojen rinnalla. ”Mitä houkuttelevampia yrityksen omistamat laitteet ovat, sitä halukkaammin niitä käytetään. Tekniikkaan intohimoisesti suhtautuvia työntekijöitä voi käyttää tässä apuna kysymällä heiltä suosituksia.”

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

Jos toimistossa on käytössä monenlaisia laitteita, moni saattaa ihmetellä, miten tulostustarpeet hoidetaan. Voidaanko kaikki laitteet yhdistää helposti tulostusverkkoon? Vastaus on kyllä, ja ratkaisuja on tarjolla yritysten erilaisiin käyttöskenaarioihin. Suurissa yhtiöissä, joilla on suuret toimitilat ja jopa useita toimipaikkoja, Follow You -tulostus mahdollistaa tulostamisen kannettavista, tableteista tai puhelimista millä tahansa yritysverkkoon liitetyllä tulostimella. ”Esimerkiksi Nuance Equitrackin tarjoama ratkaisu toimii siten, että jokaisen käyttäjän laitteeseen asennetaan yleinen tulostusohjain. Tämä on tehokkaampaa kuin tehdä erillinen asennus kullekin tulostimelle. Kun käyttäjän tarvitsee tulostaa jotakin, hän voi valita lähimpänä olevan tulostimen. Follow You -tulostuksessa käyttäjän on käytettävä tunnuskortti tulostimessa tai syötettävä salasana tulostustyön vapauttamiseksi. Näin asiakirjat eivät jää lojumaan tulostimeen unohdettuina tai siksi, että käyttäjä ei löydä tulostinta, johon asiakirja lähetettiin. Tämä tukee sekä tietoturvaa että kestävyyttä.”

Pienille ja keskikokoisille yrityksille esimerkiksi HP:n OfficeJet Pro X-Series -sarjan laitteet ovat oiva valinta, sillä niissä on ePrint-järjestelmä, joka pystyy muodostamaan yhteyden suoraan mihin tahansa kannettavaan, tablettiin tai puhelimeen ilman reititintä. HP OfficeJet Pro X-Series -sarja sopii toimistotulostukseen erinomaisesti senkin vuoksi, että sen uuden sukupolven mustesuihkutekniikka on nopeampi, laadukkaampi ja kustannustehokkaampi kuin perinteiset laserpohjaiset ratkaisut, joilla on ollut hallitseva asema yrityskäytössä jo pitkään. Ja koska ne käyttävät jopa 50 % vähemmän energiaa kuin yritysluokan lasertulostimet, ne ovat kannattava hankinta myös kestävyyden näkökulmasta.

Määrätietoisesti kehityksessä mukana Ajassa mukana pysyminen tarkoittaa oikeanlaista vanhan ja uuden sekoitusta. Uusia käytäntöjä, laitteita ja tuotteita tulisi aina pohtia yrityksen nykytilanteen valossa. Muutoksen ei tarvitse tarkoittaa kaiken muuttamista. Yrityksen on sen sijaan mietittävä, olisiko vanhassa jotakin säilyttämisen arvoista ja miten tehdyt valinnat voitaisiin yhdistää harmonisesti toisiinsa. Tuttuihin tuotteisiin tehdyt innovaatiot osoittavat, ettei kehitys välttämättä merkitse kaiken vanhan tuhoamista, vaan se voidaan saavuttaa määrätietoisen yhteensovittamisen kautta.

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

MÄÄRÄTIETOISESTI KEHITYKSESSÄ MUKANA

Sukupolvien sopeuttaminen Työura kestää parhaimmillaan jopa 50 vuotta. Niinpä yrityksissä työskentelee todennäköisesti kolmen eri sukupolven edustajia. Tämä tarkoittaa monenlaisten ominaisuuksien ja näkemysten ymmärtämistä, hyödyntämistä ja tehokasta yhdistämistä. Työelämässä on tällä hetkellä suurten ikäluokkien (syntyneet 1946–1964) ja X-sukupolven (syntyneet 1960-luvun alusta 1980-luvun alkuun) edustajia sekä millenniaaleja, joita aiemmin kutsuttiin Y-sukupolveksi (syntyneet yleensä 1980-luvun alusta 2000-luvun alkuun ulottuvalla ajalla). Tarkkoja rajapyykkejä ei ole, mutta tätä luokitusta käytetään usein erilaisten vaikuttimien ja asenteiden määrittelyssä. Kolmikosta nuorimmat eli millenniaalit (katso kohta Millenniaalit tulevat) ovat vielä tulossa työelämään, ja pian he ovat siinä enemmistönä. He ovat iältään noin 12–32-vuotiaita ja toimivat niin työelämään tutustujina kuin nuorina yritysjohtajina. Koska tällä sukupolvella on vaikutusvaltaa huomisen työpaikkojen toimintaan, yrityksen sujuva ja onnistunut evoluutio tarkoittaa sitä, että heidän näkemyksensä on otettava huomioon nykyisessä työympäristössä. Muiden sukupolvien tarpeita ei kuitenkaan saa jättää samalla huomiotta. Millenniaalit edustavat porttia tulevaisuuteen, mutta tasapainoinen organisaatio on silti riippuvainen myös X-sukupolven ja suurten ikäluokkien edustajien kokemuksista ja mielipiteistä. Institute of Leadership & Management (ILM) julkaisi äskettäin raportin, jonka otsikkona oli Untapped talent: Can over-50s bridge the leadership skills gap?. Raportti paljastaa, että monia yrityksiä uhkaa osaamisvaje, sillä niissä ei ole osattu tunnistaa suurten ikäluokkien arvoa ja vastata niiden tarpeisiin.

Teknologian vauhdikas kehitys lietsoo yltiöpäisiä tulevaisuudennäkymiä, ja samalla yli 50-vuotiaita on alettu syyllistää siitä, etteivät he osaa tai halua pysytellä ajassa mukana. Joillekuille suurten ikäluokkien ja X-sukupolven vanhemmille edustajille uusiin käytäntöihin sopeutuminen voi olla hieman hankalaa, mutta he tuovat yritykseen tietoa, kokemusta ja malttia, jota kertyy vasta iän myötä. He myös haluavat edelleen kehittyä ja edetä urallaan siinä kuin kaikki muutkin. Silti monet yritykset riistävät heiltä tällaiset mahdollisuudet, vaikka heillä on nuorempiin kollegoihinsa verrattuna parempi ammattitietämyksen ja -osaamisen taso (85 %) ja he ymmärtävät asiakkaita paremmin (78 %).

Korvaamattoman kokemuksen säilyttäminen Jos suuret ikäluokat ja vanhemmat X-sukupolven edustajat työnnetään sivuraiteelle, samalla heitetään tehokkaasti hukkaan vuosien arvosta korvaamatonta kokemusta. Miten yritys voi säilyttää kokeneet työntekijät, joilla on paljon niin sanottua hiljaista tietoa? Kouluttamalla heitä jatkuvasti, ottamalla heidät huomioon sisäisissä ylennyksissä ja tarjoamalla heille joustavia työjärjestelyjä. Työntekijöiden siirtymistä eläkkeelle voidaan pitkittää kehittämällä siirtymävaiheen käytäntöjä, joiden avulla vanhempien työtekijöiden kokemus saadaan jaettua yrityksessä. Apuna voivat toimia joustavat työkäytännöt (joita on kuvattu kohdassa Eroon aikatauluista), yli 50-vuotiaille suunnatut harjoittelupaikat ja muut järjestelyt alihankkijoille ja henkilöille, joilla on takanaan kirjava työura.

”Kokemus on hyvin usein näkymätöntä, kunnes yritys menettää sen, kun työntekijä jää eläkkeelle, lähtee tai hänen työpanostaan ei enää tarvita. Monista yrityksistä on lähtenyt paljon kokeneita vanhempia työntekijöitä. Samalla on menetetty valtava määrä yrityksen yhteistä muistia ja tietoa.” — " Attract Grow Engage. Optimising the Talents of an Age-diverse Workforce" An Institute of Leadership & Management (ILM) ja Ashridge Business School Guide

Tasapainoa etsimässä

Työtilaa koskevat odotukset

Yrityksen onnistunut evoluutio perustuu kolmen sukupolven väliseen tehokkaaseen vuorovaikutukseen ja tietojen jakamiseen. Näin kaikkien taidot ja näkemykset voidaan yhdistää tasapainoisesti. EY:n (aiemmin Ernst & Young) vuonna 2013 tekemän tutkimuksen mukaan millenniaalit hallitsevat uuden tekniikan, mutta he eivät ole kovin hyviä tiimipelaajia. X-sukupolven edustajat ovat yrittäjähenkisiä, mutta heissä ei ole oikein johtaja-ainesta. Suurten ikäluokkien edustajat ovat lojaaleja tiimipelaajia, mutta eivät yhtä sopeutumiskykyisiä. Monissa suurissa yrityksissä tarkastellaan millenniaalien (katso kohta Millenniaalit tulevat) sosiaalista elämää ja käyttäytymismalleja ja pyritään laatimaan ohjelmia, joilla heidät saadaan onnistuneeseen vuorovaikutukseen vanhempien sukupolvien kanssa. Tavoitteena on saavuttaa yhteisymmärrys ja tarjota ympäristö, jossa jokainen tuntee olonsa mukavaksi.

Kenellekään ei liene yllätys, että nuoremmat työntekijät pitävät avokonttoreista enemmän kuin heidän vanhemmat kollegansa, jotka harjoittavat ammattiaan mieluummin virallisemmassa ja suljetummassa ympäristössä. Kyse on kuitenkin ennen kaikkea yksilöllisistä mieltymyksistä, ja Staples Workplace Index 2015 -tutkimuksen mukaan ei voida yleistää, että eri sukupolvet tarvitsisivat erilaista työympäristöä. Kaikki pystyvät työskentelemään tuottavasti, kun tarjolla on sekä suljettuja että avoimia tiloja. Tämä voidaan saavuttaa esimerkiksi muunneltavilla tilaratkaisuilla.

Teknologiakuilun ylittäminen Staples Workplace Index 2015 -tutkimus paljasti joitakin kiinnostavia eroja eri sukupolvien asenteissa teknologiaan. Millenniaalit olivat vähemmän huolissaan teknologiainfrastruktuurista kuin suuret ikäluokat. Millenniaaleista 71 % piti kiinteää/ luotettavaa Internet-yhteyttä tärkeänä tai erittäin tärkeänä (arvosana 8+...10), suurista ikäluokista 85 %. Syynä voi olla se, että millenniaalit pitävät teknologian toimivuutta itsestään selvänä, kun taas suuret ikäluokat muistavat hyvin ajan, jolloin tekniikkaan ei ollut välttämättä luottamista, ja pelkäävät siksi enemmän sen pettämistä. Vastaavasti vain 50 % millenniaaleista piti tärkeänä tai erittäin tärkeänä (8+...10) sitä, että heille tarjottiin käyttöön uudenaikainen puhelin, suurista ikäluokista 66 %. Tämä voi johtua siitä, että millenniaaleilla on todennäköisemmin itsellään uusimmat älypuhelimet, joten he pitävät sitä normina eivätkä ole yhtä riippuvaisia työnantajan tarjoamista puhelimista.

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

Mielipiteet erottuvat jonkin verran selvemmin luovuuskysymyksessä – sukupolvien välillä on aste-ero siinä, edellyttääkö luova työ heidän mielestään perinteistä vai ei-perinteistä työympäristöä. Tutkimuksen mukaan 48 % millenniaaleista työskenteli mielestään luovimmin julkisilla paikoilla, kuten kahviloissa, aulatiloissa tai ulkona. X-sukupolvella luku oli 38 % ja suurilla ikäluokilla 27 %. Vaikka nuoret pystyvätkin helpommin luovaan työhön julkisilla paikolla ja vanhemmat työntekijät suosivat perinteistä työympäristöä, on selvästi hyödyllistä sallia molemmat vaihtoehdot. Millenniaalit olivat kiinnostuneimpia lepohuoneista ja harrastusmahdollisuuksista (esim. pingispöydästä). Suuret ikäluokat taas arvostivat eniten mukavuutta, kuten puhtaita ja hyvin varusteltuja WC-tiloja sekä mukavia kalusteita. Missään esimerkissä erot eivät olleet ratkaisevia puoleen tai toiseen. Vaikuttaa siltä, että jotkin sukupolvien väliset erot eivät olekaan kovin merkittäviä.

Makuasioista ei voi kiistellä Siistit WC-tilat eivät ole tärkeitä pelkästään suurille ikäluokille. Niillä on merkitystä kaikille. Puhtaat, siistit ja asianmukaiset WC-tilat osoittavat, miten paljon yritys kiinnittää huomiota hyvinvointiin ja kestävyyteen. Se näkyy kaikille yrityksessä työskenteleville ja myös sen toimitiloissa vieraileville. Katrinin WC-tuotteita ovat esimerkiksi WC-paperi, käsisaippua ja käsipyyhkeet sekä innovatiiviset Katrin Inclusive -annosteluratkaisut. Selvästi erottuvien väriensä ja sokeankirjoituksensa ansiosta Katrin Inclusive -annostelijat on helppo löytää, ja suuret painopinnat tekevät niiden käytöstä vaivatonta. Ne ovat toimivia ja luotettavia ja pitävät kulutuksen mahdollisimman pienenä. Erittäin imukykyistä WC-paperia tarvitaan vähemmän, joten se on taloudellinen ja hygieeninen vaihtoehto. Paperinkulutuksen väheneminen pienentää myös ympäristövaikutuksia. Kleenex® Airflex* -paperipyyhkeet ovat kestäviä ja imukykyisiä, joten niitä tarvitaan vähemmän kerralla. Niiden salaisuus on erityinen kuiturakenne, joka imee paljon vettä. Käsipyyhkeet ovat erittäin toimivia, ja lisäksi niiden valmistukseen kuluu vähemmän raaka-ainetta. Ne ovat kestävyyden kannalta nappivalinta! Käsipyyhkeitä on saatavana pino- ja rullapakkauksina, ja ne sopivat käytettäviksi Kimberly-Clark Aquarius -annostelijoissa.

MÄÄRÄTIETOISESTI KEHITYKSESSÄ MUKANA

Tekstin sisältö on helpompi omaksua, kun se luetaan paperilta tietokonenäytön sijaan.

Paperin mahti

Mielestäni näytöltä on nopeampi hakea tietoja kuin paperilta.

Teen mieluummin korjaukset ja lisäykset kynällä paperille kuin tietokonenäytöllä.

Digitalisaation ennustettiin merkitsevän paperiaikakauden loppua. Perinteisellä paperilla on kuitenkin edelleen niin monta tärkeää roolia, ettei se ole katoamassa vielä aikoihin. Paperi auttaa ajattelemaan Paperittoman toimiston ajatus nousi esille ensimmäisen kerran vuonna 1975 Vincent E. Giulianon Business Week -lehdessä julkaisemassa artikkelissa The Office of the Future, jossa Giuliano ennusti, että suurin osa tietojenkäsittelystä tapahtuisi sähköisesti vuoteen 1990 mennessä. Ajatus on kantanut hedelmää, vaikka ehkä hieman myöhemmin kuin Giuliano arveli, mutta paperiton toimisto on silti vielä kaukana todellisuudesta.

Leitzin äskettäin tilaama Work Smart, Work Mobile -tutkimus osoitti, että keskivertotyöntekijä Yhdysvalloissa, Euroopassa ja Australiassa tuottaa yhä noin 10 000 arkkia A4-paperia vuodessa. Euroopassa kyselyyn osallistui 800 mobiilityöntekijää, joista 94 % kertoi tekevänsä muistiinpanoja muistilehtiöön. Vain 6 % sanoi, ettei käytä paperia lainkaan. Myös Oxford Notebooksin äskettäin tekemän tutkimuksen mukaan, jossa haastateltiin 14 000:ta kuluttajaa viidessä Euroopan maassa, muistilehtiöt ovat edelleen tärkein väline muistiinpanojen tekemisessä, ideoinnissa ja ajanhallinnassa. 86 % toimistotyöntekijöistä kertoi käyttävänsä vähintään yhtä paperipohjaista tuotetta työssään päivittäin. Tähän on lukuisia syitä, joista kaikki juontavat juurensa siihen, että olemme ihmisiä emmekä koneita. Tekstiä on helpompi lukea paperilta kuin tietokonenäytöltä, ja paperilla olevat tiedot on helpompi hahmottaa. Kun teksti kirjoitetaan paperille kynällä, se painuu paremmin mieleen. Kynällä on muutenkin helpompi kirjoittaa kiireen keskellä, samoin piirtää kuvia ja kaavioita. Näyttää siis siltä, että muistilehtiöt ovat täällä jäädäkseen eivätkä tulostimet ole muuttumassa tarpeettomiksi ihan lähitulevaisuudessa.

Monet käyttävät mielellään kynää ja paperia ensisijaisena ajattelun työkaluna, ja syystäkin. Monien kohderyhmien, kuten pienten peruskoululaisten, yliopisto-opiskelijoiden ja suurten ikäluokkien, parissa tehdyt tutkimukset osoittavat, että kynällä kirjoittaminen tuottaa syvällisempää ja yhtenäisempää tekstiä ja helpottaa informaation painumista mieleen näppäimistöllä kirjoittamiseen verrattuna. Digitaaliset näytöt ovat käteviä nopeassa selailussa ja nopeassa omaksumisessa, mutta paperimuotoinen teksti on parempi, kun tarvitaan syvällistä ymmärtämistä ja keskittymistä. Jos haluat ihmisten hahmottavan pitkien asiakirjojen ydinsisällön, on parempi tulostaa ne. Digitaalisten välineiden käyttö ajattelutoiminnan apuna tosin lisääntynee tulevaisuudessa, kun niiden käyttöön koulussa tottuneet sukupolvet astuvat työelämään.

ERI MIELTÄ

SAMAA MIELTÄ

”VANHA” TEKNOLOGIA MOBIILIMAAILMASSA Wired-aikakauslehdessä todettiin vuonna 2014: ”Olisi ehkä aika alkaa ajatella paperia ja tietokonenäyttöjä uudella tavalla – ei vanhana teknologiana ja sen väistämättömänä korvaajana, vaan erilaisina ja toisiaan täydentävinä rajapintoina, joista kumpikin stimuloi tietynlaisia ajattelutilanteita.” Leitzin yritysihmisistä koostuva tutkimuspaneeli vahvistaa tämän. Tämänhetkisten havaintojen mukaan asiassa vallitsee tasapaino – 52 %:n mukaan sisältö on helpompi omaksua, kun se luetaan näytön sijaan paperilta. Vastaavasti 54 % korjailee ja lisäilee tekstiä mieluummin kynällä paperille. Ainakin toistaiseksi sekä paperilla että näytöillä on oma roolinsa, ja henkilökohtaiset mieltymykset vaihtelevat. Ei siis kannata olettaa, että äly- tai mobiililaitteita työssään käyttävät haluaisivat kokonaan eroon paperista, vaan on parempi pohtia, miten paperi voidaan välineenä mukauttaa heidän tarpeisiinsa.

Paperi sopii kiireiselle Kynällä on helppo raapustaa paperille muistiinpanoja missä tahansa, kun taas digitaalinen laite täytyy ensin käynnistää, asiakirja avata ja myöhemmin tallentaa jonnekin. Niinpä kynä ja paperi ovat digitaalista teknologiaa kätevämpiä äkillisissä tilanteissa. Vielä selvemmin tämä käy ilmi kuvien ja kaavioiden piirtämisessä. Sitä varten on toki kehitetty intuitiivista teknologiaa, mutta sen tehokas käyttö vaatii yhä vaivannäköä ja harjoittelua.

Paperi tukee tietoturvaa Kukaan ei toki halua syyllistyä tietovuotoon jättämällä arkaluonteisia asiakirjoja lojumaan julkisille paikoille. Paperiasiakirjat kuitenkin rajaavat tietovuodon pelkästään asiakirjan sisältöön. Jos kannettava tietokone katoaa, paljon suurempi määrä tietoja voi päätyä luvattomaan käyttöön. Sähköiset tietovarkaudet ovat paljon kannattavampi bisnes kuin paperiasiakirjojen anastaminen, joten paperit eivät juuri kiinnosta varkaita. Itse asiassa aletaan olla jo siinä pisteessä, että salasanat on turvallisempaa kirjoittaa paperille kuin tallentaa sähköisesti. Lisäksi digitaalisella laitteella on yleensä jälleenmyyntiarvoa toisin kuin paperinivaskalla, jonka varastaminen ei juuri houkuttele tavallisia rikollisia. VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

Paperi tukee liikkumista ja terveyttä Tulostettujen asiakirjojen avulla yritys voi kannustaa työntekijöitä liikkumaan ja terveisiin elämäntapoihin. Tietokonenäyttöä on hankala lukea raikkaassa ulkoilmassa, jossa saa samalla D-vitamiinia, tai esimerkiksi julkisessa liikennevälineessä, jossa auringonvalo voi porottaa ikkunoista. Paperiasiakirjan lukeminen onnistuu sen sijaan mainosti näissäkin olosuhteissa. Eikä paperiasiakirjasta lopu ikinä akku.

Muistiinpanojen tekeminen tietokoneella tai tabletilla voi antaa kuvan siitä, ettei keskity kokoukseen.

Paperi on paljon ympäristöystävällisempää kuin ennen Paperin käyttöä on pitkään pidetty ympäristöystävällisen toimiston vihollisena. Papereissa, kynissä ja jopa mustesäiliöissä on kuitenkin tehty mittavia innovaatioita, joiden ansiosta tulostukseen ja kirjoittamiseen on nykyisin saatavilla laaja valikoima kestävän kehityksen mukaisia tuotteita. Ja koska monet materiaalit voidaan kierrättää, niiden käytön ei enää tarvitse päättyä toimistolle.

Paperi on hellävarainen silmille ja keholle Taustavalaistut tietokonenäytöt rasittavat helposti silmiä. Tämä johtuu valokontrasteista ja siitä, että ihmisillä on tietokonenäyttöä tuijottaessaan taipumus räpytellä silmiään harvemmin. Tietokonenäytön tuijottaminen tuntikaupalla ei ole hyväksi silmille. Lisäksi näytön ääressä istutaan yleensä staattisessa asennossa, mikä voi ajan mittaan kuormittaa kehoa, ellei oikeaa ergonomista asentoa tahdo löytyä. Paperiasiakirjaa luettaessa asentoa on helppo vaihdella luonnollisesti.

MÄÄRÄTIETOISESTI KEHITYKSESSÄ MUKANA

Toimii aina ja kaikkialla Nykyaikainen ulkoasu, parannettu toimivuus ja entistä monipuolisempi kestävien vaihtoehtojen valikoima pitävät muistilehtiöt ja kynät nykypäivän trendien tasalla.

Leitzin WOW-muistikirjat Kirkkaan positiiviset värit sopivat energisille ja määrätietoisille kuluttajille. Laminated-, Polypropylene (PP)-, Get Organisedja Be Mobile -tuotteilla on monia käytännöllisiä ominaisuuksia. Ne voidaan yhdistää monipuolisen WOW-sarjan muihin tuotteisiin, jolloin lopputuloksena on inspiroiva ja houkutteleva työpiste. Oxford Office Essentials -muistikirjat EU-ympäristömerkin (FR/046/001)

Pilot V5/ V7 HiTecpoint -täytekynät Näiden laadukkaiden täytekynien valmistusmateriaaleista 71 % on kierrätyspohjaisia, ja ne voidaan täyttää jopa 10 kertaa.

BIC® ECOlutions -kirjoitusvälineet BIC on ylpeä käytännöllisistä tuotteistaan, joiden valmistuksessa käytetään mahdollisimman vähän raaka-aineita. ECOlutions-valikoima on entistä ympäristöystävällisempi. Kierrätysmateriaalien osuus on kuulakärkikynissä 50 %, Evolution™lyijykynissä 57 % ja mekaanisissa BIC® Matic -kynissä 65 %.

Pilot B2P Gel- BallGrip-kynät Ympäristövastuustaan näkyvästi huolehtiva Pilot valmistaa laadukkaita kyniä kierrätetyistä muovipulloista. B2P Gel -kuulakärkikynän valmistusmateriaaleista 89 % on kierrätysmuovia. B2P BallGrip -kynä on puolestaan valmistettu 86-prosenttisesti kierrätysmateriaaleista. Näistä täytettävistä kynistä on saatavana kolme värivaihtoehtoa, ja molemmat kuuluvat Begreen-tuotesarjaan, jotka ovat sekä ISO 14001 -standardin mukaisia että EMAS-sertifioituja.

saaneet muistikirjat ovat oiva valinta ympäristöstä välittävälle.

Papermate Inkjoy -kynät Matalaviskositeettisten musteiden ja optimoitujen kärkien ansiosta kirjoittaminen on sujuvaa ja miellyttävää. Ohut muotoilu on tyylikkään nykyaikainen, ja musteita on saatavana eri väreissä.

Paperin sankarit Nykyajan ympäristöystävällinen paperi on yhtä laadukasta kuin entinenkin paperi. Muun hyvän lisäksi se tehdään kestävistä lähteistä pienemmillä CO₂-päästöillä.

HP Colour Laser -paperi Tämä erityisesti värilasertulostimiin suunniteltu paperi tuottaa vahvat ja eloisat värit sekä syvät mustan sävyt. Paperi on FSC-sertifioitu, ja 100 % puuraaka-aineesta on peräisin valvotuista lähteistä ja kestävästi hoidetuista metsistä, jotka sijaitsevat 128 km:n säteellä paperitehtaasta. HP Office -paperi Laadukas ja luotettava paperi sopii erinomaisesti suuriin tulostustarpeisiin ja yrityksissä päivittäin käsiteltävien asiakirjojen tulostukseen. HP Office -paperin puuraaka-aine on peräisin yksinomaan valvotuista lähteistä, ja se on FSC- tai PEFC-sertifioitu.

MultiCopy Original Eco -paperi Yleiskäyttöön tarkoitettu ympäristöystävällisyyden mestari, joka kulkee sujuvasti tulostimessa ja on upean valkoista. Sen tuotannosta ei aiheudu CO₂-päästöjä, sen puuraakaaine on peräisin kestävistä ja jäljitettävistä lähteistä ja sen valkaisumenetelmässä ei käytetä lainkaan klooria.

Toimiva metsäprosessi Staples Advantage tekee yhteistyötä sellaisten paperinvalmistajien kanssa, jotka toimivat aktiivisesti vastuullisen metsänhoidon edistämiseksi. Niiden toiminta luo arvoa maanomistajille, yhteisöille, asiakkaille ja ekosysteemeille maailmanlaajuisesti. MANAGEMENT

PLANTING

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

HARVESTING

PRODUCTS

RECYCLING RECOVERY AND REUSE

MÄÄRÄTIETOISESTI KEHITYKSESSÄ MUKANA

261

”Sähköpostitulva tarkoittaa jokapäiväistä taistelua olennaisen sisällön löytämiseksi loputtomalta vaikuttavasta saapuvien viestien paljoudesta.” — Christina Cavanagh, Professor of Management Communications, University of Western Ontario (USA)

Vähemmän työaikaa kokouksissa Vantage Pointin toisessa numerossa olevassa Tapaamisista tehokkaita -artikkelissa on vinkkejä kokousten aiheuttaman ajanhukan minimointiin.

Liikaa viestintää Tietojen, ideoiden ja ohjeiden jakaminen työpaikalla on jo niin helppoa, ettei enää jää aikaa varsinaiselle työn tekemiselle. Työntekijöiden mielestä sähköpostitulva ja kokouksissa kuluva aika haittaavat merkittävästi työntekoa. Monet tutkimukset kertovat näiden ongelmien aiheuttamasta on tuottavuuden heikkenemisestä ja sen rahallisesta arvosta, joten niihin kannattaa todellakin puuttua. Avuksi on saatavilla lukemattomia vihjeitä ja vinkkejä aina oman ajankäytön hallinnan oppaista räätälöityjen ohjelmistojen käyttöön. Mitään yleispäteviä ja täysin varmoja

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

ratkaisuja ei kuitenkaan tunnu löytyvän. Syynä voi olla se, että ongelmien vakavuus vaihtelee eri yrityksissä monenlaisten tekijöiden vuoksi. Yrityksen kannattaakin lähteä pohtimaan itselleen sopivimpia ratkaisuja selvittämällä ensin ongelman perussyyt. Ongelmien laajuutta voidaan selvittää sisäisillä tutkimuksilla, ja tulosten perusteella voidaan määrittää tarvittavat toimenpiteet.

MÄÄRÄTIETOISESTI KEHITYKSESSÄ MUKANA

Sähköpostin käyttösäännöt

Vastuuttoman sähköpostikäyttäytymisen syy ja vaikutus Sähköpostiviesti on helppo lähettää yhtä painiketta napsauttamalla, eikä vastaanottajan reaktiota tarvitse itse nähdä. Siksi turhaakin tietoa jaetaan aivan liian usein. Sähköpostissa lähetellään sekavia pyyntöjä, muiden lähettämiä viestejä ja linkkejä asiakirjoihin sekä verkkosivuille, joiden hyödyllisyyttä ei ole vaivauduttu harkitsemaan. Jos hyödyttömiä tietoja kerrotaan kasvotusten, vastaanottaja antaa negatiivista palautetta saman tien ilmein, sanoin tai molemmilla. Niinpä vältämme sitä vaistomaisesti, mutta emme silti pääse tavasta kokonaan eroon. Lisäksi vastaanottajan reaktio lyö tavallaan pisteen asialle, joten molemmat voivat siirtyä eteenpäin. Sähköpostiviestien kanssa tilanne on toinen. Viestintäprosessin koneellistuminen tarkoittaa sitä, että lähettäjät voivat huoletta jakaa turhaa tietoa, kun taas vastuu mahdollisista toimenpiteistä siirtyy vastaanottajalle. Negatiivissävytteisen vastausviestin lähettämistä ei pidetä sosiaalisesti hyväksyttävänä, ja viestin jättäminen huomiotta tai sen poistaminen noin vain tuntuu vastuuttomalta. Lähettäjä jää usein miettimään, miten hänen viestinsä otettiin vastaan ja milloin hän saa vastauksen, mutta vastaanottajalla on toisenlaiset ongelmat. Jos vastaanottaja ei tiedä, mitä tällaisille viesteille pitäisi tehdä, ne jäävät usein lojumaan saapuneiden viestien kansioon. Joskus vastaanottajat siirtävät ne muihin kansioihin, jolloin sotku vain siirtyy paikasta toiseen. Kummassakin tapauksessa ratkaisemattomat asiat aiheuttavat epämukavuutta ja stressiä. Lisäksi viestien seuraaminen vie aina aikaa. Kun sähköpostiviesti keskeyttää työnteon, sen lukemisen sekä tarvittavien päätösten ja toimenpiteiden jälkeen kestää vielä yli 60 sekuntia, ennen kuin keskittyminen työhön onnistuu jälleen. Turhille viesteille altistuminen kannattaa siis minimoida.

Vastaanottajat voivat ottaa käyttöön monenlaisia saapuvien viestien hallintatekniikoita. Lähtevien viestien hallinta on kuitenkin vähintään yhtä suotavaa. Yhden henkilön lähettämä viesti voi vaikuttaa satoihin vastaanottajiin, joten yrityksessä kannattaa ottaa käyttöön turhia sähköpostiviestejä ehkäisevä käytäntö, jotta niiden selvittelemiseen hukattu työaika voidaan minimoida. Christina Cavanagh, johdon viestinnän professori University of Western Ontariosta Yhdysvalloista, on määritellyt vastaanottajia hämmentävien ja ärsyttävien sähköpostiviestien ominaisuuksia. Viisi ärsyttävintä viestityyppiä ovat hänen tutkimuksensa mukaan seuraavat: 1) Jaarittelevat tai epäselvät viestit 2) Turhat viestit 3) Välitä-, Kopio- ja Vastaa kaikille -toimintojen väärinkäyttö 4) Epäselvät viestiotsikot 5) Keskusteluiksi paremmin sopivat viestit ASIAN YTIMESSÄ Yleinen tekniikka, jolla lähettäjä voi hioa viestinsä sisältöä, on varmistaa, että viestin alussa ilmaistaan aina sen tarkoitus (ja se, keitä viesti koskee) ja lopussa selvä toimintaohje. Joissakin yrityksissä sähköpostiviestien tiivistämiseen kannustetaan rajoittamalla sisäisten viestien sanamääriä. Selvästi erottuvien ja merkityksellisten viestiotsikoiden ansiosta vastaanottajat tietävät, mitä odottaa, ja löytävät viestin helposti muun postin joukosta myöhemmin. TAVOITTEIDEN VALINTA Tiivistettykin sisältö on kohdistettava oikeille henkilöille. Vastaanottajaryhmien avulla viestit voidaan lähettää niille henkilöille, joita ne koskevat. Näin ei myöskään turhaan tuhlata niiden aikaa, jotka eivät viestiä tarvitse. MUUT KANAVAT Vaikka viestit olisivatkin tärkeitä, kannattaa silti miettiä, lähetetäänkö niitä liikaa. Tärkeät mutta kiireettömät yrityksen uutiset ja hallinnolliset tiedot voidaan koota uutiskirjeiksi, jotta jokaista uutista ei tarvitse lähettää omina viesteinään. Ehkäpä tällaisia viestejä ei edes kannata lähettää sähköpostitse – ne voi kiinnittää tulosteina vaikkapa taukotilojen ilmoitustaululle. Näin saadaan lisäksi aikaan vuorovaikutusta, eivätkä sähköpostilaatikot kuormitu turhaan.

Sinun yrityksesi. Sinun sääntösi. Sähköpostista ja muista digitaalisen viestinnän muodoista on tullut normi niin nopeasti, ettemme ole ehtineet saada siihen asianmukaista opastusta. Järjestelmät kehittyvät jatkuvasti, samoin niiden käyttöetiketti. Niinpä jokaisella on oma tapansa toimia, ja jotkut ovat digitaalisessa viestinnässä tehokkaampia kuin toiset. Yritysten kannattaakin laatia omat ohjeet. Ne tuovat viestintään kurinalaisuutta, yhtenäisyyttä ja neutraaliutta ja edistävät yhteisymmärrystä, erityisesti eri sukupolvia edustavien työntekijöiden välillä, jotka saattavat pitää toistensa tyyliä epäkunnioittavana tai liian virallisena. Tietyt perussäännöt voivat jopa pönkittää niiden itseluottamusta, jotka kaipaavat ohjeita (mutta eivät ikinä kehtaisi kysyä niitä).

Sähköposti ei ole ainoa ratkaisu Niissäkin yrityksissä, joissa turhat sähköpostiviestit on saatu eliminoitua, sähköpostia saatetaan käyttää haitallisen paljon. Sähköpostissa on helppo lähettää pikakysymyksiä, tietoja, ohjeita, kohteliaisuuksia ja toimenpidekehotuksia, joten sitä käytetään kaikissa mahdollisissa yhteyksissä. Sähköpostia ei tulisi pitää yrityksen oletusarvoisena sisäisenä viestintävälineenä vaan yhtenä vaihtoehtona eri keinojen valikoimassa. Kun sisäinen viestintä hoidetaan eri kanavissa, kukin vuorovaikutustilanne voidaan käsitellä tehokkaammin. Sopivien kanavien perustaminen ja niiden käyttöohjeiden laatiminen voivat auttaa lievittämään viestitulvaa.

Sähköposti: Sähköposti tulisi varata kahdenkeskiseen viestintään, kun tiedot on tarpeen säilyttää ja työ tehdään viestissä olevan pyynnön tai ohjeiden perusteella.

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

Sosiaalinen media: Monet yritykset käyttävät yrityksille tarkoitettuja sosiaalisen median ympäristöjä, joissa voidaan käydä sisäisiä keskusteluja suuremman käyttäjäryhmän kesken. Tämä on tehokkaampaa kuin Vastaa kaikille -keskustelut sähköpostissa.

Tekstiviestit: Tekstiviesteillä voidaan kätevästi lähettää lyhyitä ja ytimekkäitä kysymyksiä ja vastauksia, eikä kummankaan osapuolen tarvitse istua tietokoneen ääressä.

Pikaviestit: Hyvä kahdenkeskinen ratkaisu lyhyille ja ytimekkäille kysymyksille sekä keskustelulle.

Näytönsäästäjät: Häiriötön tapa lähettää yrityksen uutisia ja tapahtumatietoja suuremmalle käyttäjäjoukolle.

Kasvotusten ja puhelimitse: Puhelu tai henkilökohtainen käynti kollegan luona voi joskus vaatia vähemmän aikaa ja haitata työntekoa vähemmän kuin sähköpostikeskustelu. Tämä voi myös parantaa kollegoiden välisiä suhteita, kunhan keskeytykset pysyvät kohtuudessa.

Yleiset tilat: Kun yrityksen uutisia ja tietoja jaellaan paperimuodossa yleisiin tiloihin, kuten taukohuoneisiin, ne erottuvat työ- tai tehtäväkohtaisista ohjeista ja voivat auttaa parantamaan yhteishenkeä ja yhteenkuuluvuuden tunnetta.

MÄÄRÄTIETOISESTI KEHITYKSESSÄ MUKANA

Maailmat törmäyskurssilla Perinteinen vastaan digitaalinen

Kynä ja paperi ovat monissa tilanteissa ylivoimaisia, mutta digitaaliset laitteet ovat valta-asemassa kaikkialla. Valtataistelu on kuitenkin turhaa, sillä innovatiiviset tuotteet edistävät näiden kahden välistä sopusointua.

Oxfordin International Notebook Connectja Smart Chart -työkaluilla käsinkirjoitettujen muistiinpanojen muuntaminen helppokäyttöisiksi digitaalisiksi tiedostoiksi onnistuu yhtä helposti kuin valokuvan ottaminen. Patentoidun sivunskannaustekniikan ansiosta kuvat voidaan ottaa joko älypuhelimeen tai tablettiin asennettavalla sovelluksella. Kuvat tallentuvat saman tien perspektiivikorjatuiksi PDF-tiedostoiksi, jotka voidaan ladata automaattisesti Dropboxiin tai OneDriveen ja jakaa vaikka heti. Tieto kulkee siis saumattomasti kynästäsi kollegoiden tietokonenäytöille!

Skannaa, tallenna, jaa InConnect- ja Powerchart-sovelluksilla paperiasiakirjan voi muuntaa pikseleiksi kolmella napsautuksella.

Kokoustila pystyyn saman tien

Kokoushuoneet eivät ole aina vapaina silloin, kun niitä tarvitaan. Oikeiden työkalujen avulla yhteisiä esityksiä, aivoriihiä ja ongelmanratkaisukokouksia voidaan kuitenkin järjestää kaikkialla, missä vain on seinä tai ikkuna käytettävissä. Legamaster Magic-Chart ► on tehty kierrätettävästä sähköstaattisesta kalvosta, joka on helppo kiinnittää melkein mille tahansa pinnalle (puuhun, betoniin, lasiin, tapettiin) luonnoslehtiöksi, kirjoitustauluksi tai esityksen taustaksi. Kalvoon voi piirtää pyyhittävillä Legamastermerkintäkynillä. Kierrätysmateriaalista valmistetut ◄

Post-it®-kokouslehtiöt toimivat kuin jättikokoiset Post-it®tarralaput: fläppitaulun kokoiset arkit kiinnittyvät useimmille seinäpinnoille ja irtoavat jälkiä jättämättä. Läpäisemättömät arkit sisältävät vähintään 30 % uusiomateriaaleja, ja ne ovat yhtä toimivia kuin telineelle asetettu kirjoitustaulu, mutta niitä voi käyttää monipuolisesti missä tahansa.

Yhteistyö vastaan keskittyminen

Avokonttorit sopivat hyvin yhteistyöhön, mutta taustahäly, kuten keskustelu ja jopa toimistolaitteiden hurina, voi haitata keskittymistä. ◄ Plantronicsin kuulokkeet vaimentavat

ympäristön äänet ja auttavat keskittymään puheluihin sekä muihin tehtäviin.

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

MÄÄRÄTIETOISESTI KEHITYKSESSÄ MUKANA

Jatkuvuuden ehdot Kun asiakirjat ja muut tärkeät paperit on järjestetty loogisesti ja merkitty selvästi, jokaisen on helppo löytää etsimänsä. Tämä koskee myös uusia työntekijöitä. Hyvä järjestys säästää aikaa ja vaivaa työpaikalla ja kokouksissa.

Kerää

Leitz Re:cycle -arkistomapit Todiste siitä, että houkutteleva muotoilu ja kestävyys ovat yhdistettävissä. Jokainen osa on valmistettu ympäristöystävällisistä ja täysin kierrätettävistä materiaaleista, myös mekanismit!

Tallenna

Tunnista

Dymo Label Manager 280 Tällä pienellä ja näppärällä laitteella on helppo luoda selkeitä ja helppolukuisia tarroja kansioihin ja mappeihin, hyllyihin, kaappeihin ja laitteisiin. Laitteella voi tehdä erilevyisiä ja -värisiä D1-tarroja oman maun mukaan. Tarrojen luonti näytöllä onnistuu nopeasti, ja tietokoneella voi lisätä erilaisia tehosteita ja kuvia.

Matkalle mukaan Exacomptan Exactive®-arkistointituotteet Exactive-valikoima sisältää tukevia ja kestäviä tuotteita arkistointiin, esityksiin, muistiinpanojen tekemiseen ja sisällön järjestämiseen.

ELBA-arkistointijärjestelmät Tämä fiksu modulaarinen järjestelmä voidaan koota omien tarpeiden ja tilankäyttövaatimusten mukaan. Kestävä ja hapoton kartonki suojaa asiakirjoja valolta, kosteudelta ja saasteilta, joten järjestelmä sopii pitkäaikaiseenkin arkistointiin.

Hyvin järjestetty toimisto on stressittömän ja tehokkaan työskentelyn avaintekijä nyt ja tulevaisuudessa.

Post-it® Recycled -muistilaput Vihreämpi vaihtoehto muistilappujen ikonilta. Tehty sataprosenttisesta kierrätyspaperista. Blue Angel -sertifioitu.

Älykäs ja langaton Leitz Icon -tarratulostin Tällä monipuolisella ja helposti mukana kulkevalla laitteella voi valmistaa kaikenmuotoisia ja -kokoisia paperi- ja muovitarroja. Se sopii myös jopa 2,7 m:n pituisten nauhojen tulostamiseen. Tarrat sopivat mappeihin, hyllyihin, kaappeihin ja laitteisiin, kaapelien merkitsemiseen ja varoituskylteiksi (muoviteipin taustaliima tarttuu tukevasti alustaan). Laitteella on helppo tehdä lähetystarroja, nimikylttejä, käyntikortteja ja paljon muuta. Tarrat on helppo suunnitella älypuhelimeen, tablettiin, kannettavaan ja pöytäkoneeseen asennettavassa sovelluksessa.

Tervetuloa, muutoksen tuulet Tässä Vantage Pointin numerossa esitellyt työpaikan muutostekijät ovat polttavia keskustelunaiheita monissa yrityksissä. Olemme jo tottuneet ajatukseen siitä, että teknologia muuttaa toimintatapoja, mutta nyt meneillään on uusi, työntekijöistä johtuva muutoksen aalto. Elämme suurten mahdollisuuksien aikaa, jos vain osaamme sovittaa käytäntömme muuttuviin vaatimuksiin.

Staples Advantage toimii yrityksesi

Meillä on oma ympäristöohjelma,

Olipa kyse puhtausratkaisuista tai

yhteistyökumppanina

joten Staples Advantagen kautta

teknisistä tuotteista,

hankintatavoitteiden

tehtävät hankinnat täydentävät

taukohuonevarusteista tai

saavuttamisessa. Etsimme

erinomaisesti yrityksesi muuta

toimitilojen sisustuksesta,

työpaikalla ilmeneviin trendeihin

kestävyystoimintaa.

toimistotarvikkeista tai

sopivat tuoteratkaisut ja tarjoamme

tulostuksenhallinnasta, Staples

luokkansa parasta toimittajien

Advantage on aina luotettava

rationalisointia ja hankintojen

yhden lähteen ratkaisu yrityksen

keskittämisratkaisuja, jotta

kulutustarvikkeiden hankintaan.

yrityksesi voi minimoida laite- ja ohjelmistokustannukset.

Jos haluat keskustella kanssamme yrityksesi hankintatarpeista, ota yhteyttä omaan Staples Advantage -edustajaasi jo tänään. Verkossa StaplesAdvantage. fi

Sähköpostitse asiakaspalvelu@ staples.fi Puhelimitse +358 (0)10 681 681

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

Ihmiset ja ympäristö sopusoinnussa. Sustainable Earth by Staples™ Sustainable Earth™ on Staplesin ympäristöystävällinen tuotesarja, joka tarjoaa tarvitsemasi suorituskyvyn hyödyntäen ympäristön resursseja tehokkaasti. Tuotesarjaan sisältyy laaja valikoima yrityksesi tarpeisiin vastaavia, ympäristön kannalta parempia ratkaisuja, jotka edustavat samaa luotettavaa laatua, johon olet jo tottunut Staplesin asiakkaana. Sustainable Earth™ -tuotteilla varustat ja siivoat toimiston, taukohuoneen ja muut tilat tietäen, että et aiheuta ympäristölle tarpeetonta haittaa. Uusiutuvien luonnonvarojen, kierrätysmateriaalien ja sertifioitujen ympäristöystävällisten valmistusprosessien käyttö takaavat mahdollisimman hyvän tuottavuuden mahdollisimman pienillä ympäristövaikutuksilla.

Sustainable Earth™ -tuotteiden osiin ja pakkausmateriaaleihin, alihankkijoihin ja kaikkiin muihinkin osa-alueisiin sovelletaan tiukkoja ekologisia normeja. Koska me tiedämme, että puhtaampi ympäristö on pitkällä aikavälillä kaikkien etu. Lue lisää osoitteesta StaplesAdvantage.fi/kestava