Vantage Point 3 FR by Staples

NUMÉRO 3 APPRENDRE À FAIRE LES BONS CHOIX

Faire place au changement Adopter des dynamiques différentes · Évoluer en toute confiance

sommaire Adopter des 4 dynamiques différentes pages 2 à 13

Le changement est inévitable. Notre approche vis-à-vis de ce changement détermine notre réussite. Le Numéro 3 de Vantage Point aborde certaines des grandes évolutions qui concernent le fonctionnement des entreprises.

L'adieu aux horaires fixes

La génération Y en marche

Bénéfices durables

Contrôler la technologie

Le télétravail et les horaires flexibles peuvent-ils favoriser la productivité ?

À la rencontre des jeunes qui façonnent l’avenir de votre entreprise

Les effets du développement durable sur la viabilité commerciale

Que se passe-t-il lorsque les appareils personnels sont utilisés à des fins professionnelles ?

L'intégration des générations

Le pouvoir Trop de tenace du papier communication

L'atout d'un personnel d'âges variés pour l'environnement de travail

Pourquoi le papier occupe-t-il une place déterminante, même dans le monde numérique

22 Améliorer les règles d'usage des e-mails pour augmenter la productivité

Évoluer en toute confiance pages 14 à 28

Le choc de deux mondes

Créer une continuité

Les innovations qui concilient des exigences de travail différentes

Organisez-vous pour profiter d’une efficacité constante

bienvenue Faire place au changement

Le changement fait partie intégrante de la vie d'entreprise. Les organisations en tout genre doivent constamment réévaluer leur position pour gérer l’évolution des technologies, des demandes des collaborateurs et l’importance croissante d'un développement durable. Nouveaux défis et nouvelles opportunités vont souvent de pair. La réussite provient d’une adhésion positive aux apports du changement. Par exemple, autoriser de nouvelles pratiques professionnelles qui répondent aux attentes des collaborateurs, plutôt que d’imposer des règles dépassées de manière aveugle, peut profiter à tous. Par ailleurs, le développement durable, cet omniprésent catalyseur du changement, assume une nouvelle dimension si l’on accorde plus d’importance à ses bénéfices commerciaux à long terme qu’au poids qu’il représente pour les budgets.

Le Workplace Index 2015 de Staples recommandait quatre stratégies clés pour développer une culture efficace en milieu professionnel : Prévenir le burnout Vérifier que les collaborateurs n'assurent pas un nombre excessif d’heures de manière habituelle. Réduire la surcharge de communication peut être d’une grande aide.

Chez Staples Advantage, nous offrons des produits et services qui répondent à l’évolution de la demande de la génération Y ainsi qu'aux besoins de tous ceux qui aspirent à un mode de vie professionnel plus flexible. En mettant ces outils à la disposition de leurs équipes, les employeurs sont mieux à même d'attirer des collaborateurs de tous horizons, favorisant ainsi une diversité positive au sein de l'entreprise.

Établir la confiance Proposer des méthodes de travail flexibles et vérifier que les collaborateurs n’hésitent pas à prendre une pause dès qu’ils en ont besoin.

Ce numéro de Vantage Point se penche sur nos moyens de tirer le meilleur parti de nos collaborateurs actuels et futurs, à travers un changement réfléchi s’appuyant sur des décisions éclairées en matière d’approvisionnement.

Assurer la fidélité Investir dans des outils et technologies de bonne qualité et récents. Démontrer la volonté d’équiper les collaborateurs avec les meilleurs outils pour accomplir leur mission.

Bonne lecture, Hervé Liboureau Vice-Président Directeur de Staples Advantage Europe Le Workplace Index de Staples 2015 Citée dans ce numéro de Vantage Point, cette enquête a été commandée par Staples Advantage pour savoir ce qui motive et démotive les employés de bureau d’aujourd’hui. Conçue en coopération avec Dan Schawbel et menée par Redshift Research en mai 2015, elle a interrogé 2 603 collaborateurs aux États-Unis et au Canada. VANTAGE POINT • NUMÉRO TROIS

Changer en mieux

Bien utiliser l’espace Proposer différents types d’espaces pour les différentes tâches. Permettre aux personnes de travailler dans le type d’espace où ils se sentent le mieux. 1

Découvrir des dynamiques différentes Les ressources qui font tourner le moteur de votre activité ne cessent d'évoluer. Vos effectifs demandent des méthodes de travail différentes. La technologie que vous utilisez offre des possibilités illimitées. Le développement durable est devenu un facteur déterminant dans chacun de vos choix. Le cadre même du fonctionnement de nos activités est influencé par les forces sociales et législatives. Nos succès futurs dépendent de notre compréhension des changements qui nous entourent et de notre capacité à saisir les opportunités qu’ils offrent.

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Une attitude plus flexible quant au lieu et au moment où vous effectuez votre mission pourrait-elle aboutir à une meilleure qualité et à une productivité plus élevée ? L'évolution constante des attentes des clients, une coopération internationale renforcée et des pressions croissantes sur le personnel grignotent de plus en plus la productivité de la journée de travail traditionnelle de 9h à 17h. Dans le même temps, les organisations ont de plus en plus besoin de ressources disponibles en dehors des heures de bureau habituelles. Pour la satisfaction de tous et pour une utilisation optimale du temps, il est essentiel d’assurer une plus grande flexibilité dans la manière, le moment et le lieu où les collaborateurs travaillent. Dans la société effrénée qui est la nôtre, avec sa multitude d’exigences, les huit heures de bureau traditionnelles sont de moins en moins compatibles avec la vie des clients, associés et salariés de l'entreprise. Les parents doivent adapter leur travail aux besoins de leurs enfants. Les habitants de banlieue, forcés par les prix de

L'adieu aux horaires fixes l’immobilier de s’éloigner de leur lieu de travail, voudraient voir la durée (et le coût) de leurs trajets diminuer. Sans compter que nous avons tous besoin de pauses pour passer des soirées entre amis, participer aux réunions familiales et gérer le quotidien du foyer, les tâches administratives ou notre santé. La vie s’étend au-delà de ces huit heures et les exigences contradictoires entre le travail et la vie personnelle nous distraient et nuisent à nos performances professionnelles. Tirer parti du temps de chacun implique d’adopter une approche plus intelligente de son utilisation. La flexibilité en matière de temps et de lieu que l'on offre aux collaborateurs est la clé. S’ils ont la possibilité et la capacité de travailler au quotidien à leur propre rythme, il est probable que leur concentration et leurs performances s’en trouveront améliorées. Cette flexibilité

permet également de répondre au besoin de votre organisation en ressources hors des horaires de bureau. Les horaires flexibles et le télétravail sont deux solutions susceptibles d’optimiser la productivité, de susciter l’enthousiasme de vos équipes et d’allonger les heures opérationnelles. De nombreuses organisations y restent cependant réticentes. Ce qui les arrête : tout, de l’inconfort dû à la modification des pratiques traditionnelles au manque de confiance envers les collaborateurs, en passant par les préoccupations concernant la sécurité des données, le coût des investissements informatiques et la possession des connaissances permettant de les utiliser. Si ces raisons ou d’autres empêchent votre entreprise de se débarrasser des chaînes du travail de 9h à 17h, cela vaut peut-être la peine de vous attarder sur les enjeux.

Ménager le temps et l’énergie Combien de temps et d’énergie votre personnel passe-t-il dans les transports alors qu’il pourrait tout aussi bien accomplir sa mission depuis chez lui, ou ailleurs ? Les longs trajets entre le domicile et le travail grèvent les performances des collaborateurs (et leur compte en banque) et, surtout, contribuent largement aux émissions de carbone. Ils mobilisent des heures qui pourraient être utilisées de manière plus productive pour le travail, le repos et les loisirs. Un temps de travail excessif entrave l’équilibre salutaire entre vie privée et vie professionnelle, qui est un besoin fondamental pour la génération Y (voir « La génération Y en marche » dans ce numéro). Les employés des entreprises qui défendent des valeurs écologiques considèrent même parfois ces trajets énergivores comme contraires à cette éthique. Et c'est aussi un point de vue qu'ils risquent de partager publiquement. La technologie portable, l’Internet rapide et les logiciels de sécurité permettent de réaliser de nombreuses tâches hors du cadre du bureau. Et grâce à une myriade de services de réunion en ligne, vous pouvez collaborer sans devoir vous trouver au même endroit au même moment.

Une productivité qualitative La productivité d'un collaborateur assis à son bureau pendant les huit heures de sa journée de travail n’est pas nécessairement qualitative. L’esprit est généralement distrait par les problèmes personnels à régler. Comme nous l’avons abordé dans le numéro 2 de Vantage Point, des pauses fréquentes et une activité physique sont indispensables pour utiliser l’intelligence à bon escient. Malheureusement, trop souvent encore, l’essentiel est de « donner l’impression d’être occupé » et l’on fustige le défaut de présence à temps plein. Cette culture crée une pression et brise la confiance entre le personnel et la direction. Les sentiments négatifs des deux côtés mènent à se désengager du poste et de l’entreprise, la productivité s’affaiblit et l’on finit par démissionner, ce qui coûte cher en matière de recrutement et de formation de personnel. Évidemment, les missions doivent être menées à terme et chacun doit fournir sa part d’efforts. Mais est-il possible d’atteindre une meilleure valeur par collaborateur en leur permettant de définir leurs propres horaires ? Faire confiance aux collaborateurs pour diviser et répartir leurs horaires hebdomadaires à leur convenance permettrait-il d’améliorer la qualité et le volume de travail abattu ? Leur confier de plus grandes responsabilités dans leur travail nourrirait-il un plus fort engagement ?

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Il est donc utile de poser la question suivante : avez-vous réellement besoin de regarder pardessus leur épaule pour savoir que vos collaborateurs font leur travail ? Est-il toujours nécessaire de se voir physiquement alors que les réunions peuvent facilement avoir lieu en ligne, avec un simple utilitaire de partage d’écran ?

Confiance mutuelle Si vous avez l’habitude de savoir exactement où sont vos collaborateurs et ce qu’ils font pendant leurs heures de travail, cette transition peut vous paraître dérangeante. Il faut de la confiance pour accepter le concept de flexibilité des horaires et le télétravail. Mais la confiance est indissociable d’une bonne culture sur le lieu de travail. La confiance est le ciment de l’engagement, de l’implication et du travail d'équipe. Et cela fonctionne dans les deux sens. Les collaborateurs sont plus enclins à agir de manière responsable si leur employeur les laisse libres de montrer ce dont ils sont capables. Mais il revient à l’employeur de faire le premier pas et de définir clairement les paramètres en tenant compte des attentes. Les objectifs doivent être définis de sorte que les deux parties parviennent à un accord. Un environnement de travail flexible peut impliquer davantage d’allées et venues, d’où l’importance de toujours savoir qui se trouve dans vos locaux.

Le temps joue en votre faveur En proposant des options flexibles et en vous assurant que vos collaborateurs se sentent libres de prendre autant de pauses que nécessaire, les employeurs saisissent autant d'opportunités de renforcer l’engagement, la productivité et la qualité des prestations. Capitaliser sur les meilleures « heures » de chaque personne permet également de proposer des services en dehors des horaires habituels et selon d’autres fuseaux horaires. Par ailleurs, 70 % des employés qui se définissent comme « heureux au travail » ont indiqué qu’ils bénéficiaient d’une certaine flexibilité sous la forme du télétravail ou d’horaires flexibles. Parmi les personnes interrogées, seule la moitié de celles qui se sont déclarées insatisfaites avait accès à une certaine forme de flexibilité. Près de 40 % ont identifié spécifiquement cette flexibilité comme un facteur potentiel d’amélioration de leur satisfaction au travail. Si l’on considère qu’un collaborateur heureux dégage une meilleure productivité, une meilleure satisfaction client et une meilleure fidélisation du personnel, il est évident que la flexibilité au travail est essentielle pour la rentabilité. Source : Workplace Index 2015 de Staples

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Le transport en toute sécurité : La hauteur d’un sac à dos doit aller d’environ 5 cm sous les omoplates jusqu’au niveau de la 5 taille, ou légèrement en dessous.

Une extension sûre et protégée du bureau L’environnement physique du bureau est en général un espace protégé en termes de santé et de sécurité.

Retirez votre sac pour ordinateur portable si vous restez debout trop Take your laptop bag longtemps. La pression off if standing for a surperiod la colonne long of time. vertébrale Extended carrying time le temps augmente avec increases pressure on passé the spine. à porter le sac sur le dos. Portez toujours votre sac à dos sur les deux épaules afin de répartir Always wearuniformément. a le poids backpack on both shoulders so that the weight is evenly distributed.

Lorsque vous remplissez votre sac à dos, placez les objets les plus lourds près du corps, pour assurer une répartition égale du poids.

Les employeurs responsables doivent étendre cette protection aux télétravailleurs pour qu’ils puissent remplir leurs missions de manière efficace, confortable et en toute sécurité. Il convient donc de tout prendre en compte, de l’ergonomie des outils à la fiabilité de la technologie, en passant par la sécurité des données.

La protection des personnes Le design ergonomique des sacs pour ordinateur portable réduit les tensions liées à une mauvaise posture. Kensington propose un large choix de sacs à dos, de sacs à roulettes, mallettes et autres sacs à main de travail, développés spécialement pour répondre aux besoins des travailleurs mobiles.

La protection du matériel Les ordinateurs portables sont la cible privilégiée des voleurs, mais avec un bon cadenas il est difficile de s’en emparer et de l'arracher à son propriétaire. Avec ses trois décennies d’expérience, Kensington est leader mondial sur le marché des cadenas pour ordinateur portable qui protègent votre précieux matériel.

Protection des données La sécurité des données représente une préoccupation majeure pour les employeurs comme pour les travailleurs mobiles. Si la mise en œuvre de logiciels et pratiques fiables constitue la base d’un environnement mobile sécurisé, les accessoires matériels tels que les panneaux de séparation et les cadenas pour ordinateur portable fournissent une protection supplémentaire efficace. Les coques de confidentialité de Leitz et les filtres de confidentialité de 3M limitent l’angle de vue de l’écran, et donc les regards indiscrets.

La protection des locaux Un environnement de travail flexible peut impliquer davantage d’allées et venues, d’où l’importance de toujours savoir qui se trouve dans vos locaux. Duracard ID 300 permet de créer facilement des cartes d’identité professionnelles et des cartes d’accès en plastique de qualité, directement depuis le bureau d’accueil.

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La génération Y en marche Chaque nouvelle génération, poussée par son énergie et sa fraîcheur, est porteuse d'idées et d'idéaux nouveaux. Cependant, si la génération Y n'échappe pas à la règle en se détournant des méthodes de travail de ses prédécesseurs, les différences n’ont jamais été aussi marquées.

Cette nouvelle génération a grandi avec Internet dans un monde marqué par la crise financière. C’est la première à entrer dans le monde du travail avec une meilleure prise sur un outil essentiel, la technologie, par rapport à son aînée. Conscients que la sécurité de l’emploi n'existe plus dans le monde dont ils héritent, les jeunes de la génération Y sont les premiers à placer leurs exigences personnelles avant celles de leur employeur.

À la recherche du numéro 1 La génération Y, qui a grandi dans une société où les parents privilégient leur carrière au détriment de la vie de famille, et où, à cause de la récession, travailler dur ne suffit plus à conserver son emploi, a tendance à se concentrer sur les besoins sociaux. Pour ces jeunes, l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle est essentiel et il est bien plus intéressant d’avoir un CV varié que de rester fidèle à une seule et unique entreprise. Poussés par leur instinct de survie, les enfants du Millénaire mettent en valeur leurs atouts personnels afin d’empêcher les employeurs de faire la loi. Chacun développe sa touche personnelle pour passer d’un job à l’autre, quand il le désire. Ainsi, les plus compétents et doués d’entre eux sont en position de force sur le marché du travail.

Un investissement gratifiant Il est certes difficile de fidéliser les enfants du Millénaire, mais les employeurs qui choisissent de leur offrir ce qu’ils veulent vraiment seront récompensés par un excellent retour sur investissement. Ils ont tendance à conserver leur poste quand ils vivent des relations et expériences positives, mais ils ont en commun avec les générations précédentes le besoin de rétribution financière, de sécurité et de diversité.

Des rapports de force qui changent

La dynamique du lieu de travail

Les offres d’emploi étant insuffisantes pour les jeunes diplômés arrivant sur le marché, un grand nombre de talents (presque les trois quarts des répondants à une récente enquête PwC) considèrent qu’ils ont dû accepter des compromis pour trouver du travail. Ils attendent le retour de meilleures conditions économiques pour trouver un emploi plus intéressant. Ceux dont les compétences et le savoir-faire seront très demandés seront plus difficiles à attirer et retenir.

La génération Y a grandi à l’ère des médias sociaux et des jeux en réseau et est habituée à se placer sur un pied d’égalité avec les autres, où qu'elle soit, quand elle veut. Ce qui la motive, c’est un style de management qui répond à ses besoins, sans imposer de dictats. La génération Y n’aime pas les patrons, elle veut des coaches, des mentors. Tout en débattant avec leurs pairs de manière ouverte et désinhibée pour dégager des idées, les enfants du Millénaire veulent avoir un contact direct avec la direction pour exprimer leur point de vue et avoir un retour immédiat.

Les employeurs doivent donc dès aujourd’hui réfléchir à un environnement qui satisfera les enfants du Millénaire. De la souplesse dans le travail, des comportements inclusifs, des pratiques collaboratives, des structures de gestion flexibles et un accès à l’ensemble des informations sont indispensables pour relever ce défi.

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Le goût du progrès Habitués à être mitraillés d’informations et à y réagir instantanément, ils ont aiguisé leur appétit pour l’apprentissage et la reconnaissance. Ils s’ennuient facilement et doivent être stimulés en permanence. Les employeurs attentifs à leur fournir des retours réguliers et à leur offrir la possibilité d’une progression rapide et d’une carrière diversifiée et intéressante, profiteront de collaborateurs optimistes et engagés, dotés d’un bon esprit d’équipe, pleins d’enthousiasme et d’une capacité à la polyvalence inouïe.

Selon Jessie Newburn, spécialiste des dynamiques générationnelles et présidente de Stellium Communications à Columbia (Maryland, États-Unis), « la génération Y est très fidèle aux entreprises, mais uniquement avec les entreprises qui le sont avec elle. Ils négocient : « Je vous offre mon intelligence, mon temps, mon engagement, mes capacités, mais vous devez vous engager à favoriser mon développement et mon apprentissage. » Les enfants du Millénaire méritent également qu'on encourage leur propension à donner leur avis. S’ils se sentent considérés par l’entreprise, ils ne tarderont pas à en faire part autour d’eux, ce qui attirera d’autres talents pertinents. Le bouche-à-oreille dans le recrutement convient particulièrement à cette génération qui, ayant grandi au milieu des publicités, n’est pas toujours encline à faire de la promotion. Qu’il s’agisse d’acheter des produits et services ou de chercher du travail, ils écoutent davantage leurs amis qu’ils ne se laissent influencer par le marketing ou les relations publiques.

DÉCOUVRIR DES DYNAMIQUES DIFFÉRENTES Le roller Pritt ECOmfort et le ruban correcteur BIC/WiteOut® Ecolutions® Plus de respect pour l’environnement, avec plus de matériaux recyclés et renouvelables.

Bénéfices durables Le développement durable est sur toutes les lèvres. Mais quel sens revêt-il pour votre organisation ? Le considère-t-on comme un poids ou un avantage ? Chaque société intègre le développement durable à sa manière. Il peut être au cœur de l’existence même de l’entreprise, ou servir uniquement à se conformer à la loi. Il peut s'agir d'une initiative de gestion sincère ou d'un programme qui sera simplement vanté dans le cadre des relations publiques. Quelle que soit la raison première, le renforcement des législations et une opinion publique de plus en plus attentive à ces questions font aujourd'hui du développement durable une obligation et non plus un choix préférentiel. Il est devenu un facteur déterminant dans la viabilité commerciale d’une entreprise. Tout est mis en jeu, de la perception du consommateur à la motivation du personnel en passant par la confiance des investisseurs. C'est pourquoi les succès futurs sont inextricablement liés à la manière dont les entreprises s’adaptent à ce nouvel ordre mondial et misent sur les opportunités qu’il apporte.

Et la suite ? Selon les niveaux d'adoption existants, la transition vers un fonctionnement davantage conforme au développement durable peut être plus complexe pour certaines activités que pour d’autres. Les initiatives visibles telles que la réduction des déchets, le recyclage et la préservation énergétique sont devenues la norme. À l’avenir, il faudra intégrer le développement durable à tous les aspects d’une organisation : du choix des fournitures de bureau aux machines peu énergivores, en passant par les équipements, les produits de nettoyage, voire les matériaux de construction.

La bonne nouvelle, c’est que grâce aux constantes innovations dans chacun de ces domaines, les coûts de l’intégration durable diminuent et leur faisabilité augmente. La qualité et les performances finissent par satisfaire, voire dépasser les normes exigées. Parmi les exemples concrets de consommables basiques qui ont évolué pour relever le défi du développement durable, on trouve les piles EcoAdvanced d’Energizer (les toutes premières piles AA contenant des matériaux recyclés) ou le ruban adhésif transparent Scotch® Magic™ qui, contenant 53 % de composants naturels, est le papier adhésif le plus écologique au monde. BIC et Pritt emballent respectivement leurs rollers de correction ECOlutions et ECOmfort dans des coques en plastique recyclé, et l’emblématique bâton de colle Pritt a amélioré son pouvoir collant en remplaçant le PVP à base de pétrole par une combinaison d’amidon naturel et de sucre obtenue à partir de pommes de terre. De même, Edding, qui fabriquait ses premiers marqueurs rechargeables il y a plus de 50 ans, utilise désormais au moins 90 % de ressources renouvelables pour fabriquer sa gamme Ecoline de surligneurs et de marqueurs. Si ces produits phares dans le secteur des fournitures de bureau, présents depuis plusieurs décennies, réussissent à évoluer de manière intuitive pour équiper notre monde plus durable, nos organisations devraient également être capables de le faire. L’entretien des locaux évolue aussi positivement, avec davantage de produits de nettoyage écologiques tels que ceux de la gamme SURE™ de Diversey, à base de plantes et 100 %

biodégradables. Ces produits illustrent bien les avantages d’opter pour le développement durable, car l’absence de produits chimiques dangereux les rend largement moins nocifs pour la santé de ceux qui les utilisent. Le personnel de nettoyage en sera d’autant plus satisfait et en bonne santé, appréciera et respectera votre organisation pour ce choix et la qualité de son travail sera par conséquent meilleure, ce qui fera impression sur quiconque entrera dans vos locaux.

Le développement durable est devenu un facteur déterminant dans la viabilité commerciale d’une entreprise Ces exemples du quotidien sont la preuve que ce que nous pensions impossible hier est maintenant ancré dans notre futur. Où que se trouve votre organisation sur le chemin de son fonctionnement durable, et quelle que soit la raison pour laquelle elle le fait, il est important de faire le point sur ce qu’une approche plus écoresponsable apportera à l'avenir. Il est rassurant de voir que plusieurs études attestent d'une foule d’effets bénéfiques prouvant qu’agir de manière durable n’est pas seulement bon pour la planète, mais que cela profite aux entreprises, sur de nombreux plans.

Les piles AA et AAA Energizer EcoAdvanced Les premières piles haute performance avec 4 % de composants recyclés provenant de piles usagées. En plus de nécessiter moins de matière vierge, ce sont les meilleures piles alcalines longue durée d’Energizer, soit un double avantage pour l’écologie.

Le ruban adhésif Scotch® Magic™ Ce pilier revisité, qui a reçu l’Écolabel OK Biobased de Vinçotte pour ses solides caractéristiques écologiques, contient un ruban adhésif à base de plantes sur un support en acétate de cellulose, fabriqué à partir de pâte de bois. Le résultat est un produit contenant 53 % de composants biologiques, une exception sur le marché des rubans adhésifs.

La gamme de produits de nettoyage SURE™ Prouvant que des résultats professionnels sont compatibles avec la sécurité des personnes et le respect de l’environnement, SURE™ a créé des produits nettoyants à partir de sous-produits de l’industrie agroalimentaire. À base de betterave sucrière, de maïs, de paille de son, de son de blé et de noix de coco, ils ne contiennent ni colorant artificiel, ni parfum, ni produits à base de quat, chlore, phosphates ou oxydes.

Les marqueurs et surligneurs Edding Ecoline Grâce à une R&D continue, tous les produits de la gamme EcoLine sont équipés de capuchons et corps composés d’au moins 90 % de produits renouvelables ou de matières recyclées.

Le tube de colle Pritt Désormais fabriqué à partir de 90 % d'ingrédients naturels (y compris l’eau), sans solvant.

Comment les entreprises gagnent à respecter l’environnement Une meilleure image de marque et un avantage concurrentiel certain

Des opportunités en matière de finances et d’investissement

Un recrutement plus efficace pour retenir les collaborateurs de qualité

Une étude de consommation menée par The Natural Marketing Institute a déterminé que les consommateurs sont à 58 % plus susceptibles d’acheter les produits ou services d’une entreprise lorsqu'ils savent qu’elle est consciente de son impact sur l’environnement et la société. Elle montre également que les consommateurs sont prêts à dépenser jusqu’à 20 % de plus pour des produits et services écologiques.

Les analystes en finance et investissement reconnaissent que les plans de développement durable visant l’efficacité énergétique et la diminution des impacts sur l’environnement sont un critère non négligeable d’évaluation des entreprises. Une étude menée par Goldman Sachs a révélé que les entreprises de six secteurs différents considérées comme leaders en matière de politique et de gouvernance sociales environnementales ont dépassé les performances de leurs concurrents. Une autre étude menée par CFO Research auprès de 175 cadres de la finance montre que plus de la moitié pense que leur société peut augmenter ses bénéfices en prenant des initiatives durables fortes.

Les collaborateurs veulent travailler avec des entreprises qui « font les bons choix » environnementaux et sociaux. Adecco, société internationale de ressources humaines, a montré que 52 % des adultes employés pensent que leur entreprise devrait faire plus pour l’environnement. À l’heure où les exigences des employés sont reines et déterminent la capacité à attirer et conserver un personnel de qualité, les valeurs et pratiques écologiques deviennent un facteur qui façonne la composition du personnel de l’entreprise, ainsi que la loyauté et l’éthique de ces personnes à son égard. Selon une étude mondiale sur l’éthique professionnelle menée par l’American Management Association, l’une des cinq premières pratiques favorisant une culture éthique au travail consiste à élaborer des programmes de responsabilité sociale d'entreprise.

The Natural Marketing Institute est un partenaire en conseil stratégique actif dans 30 pays.

Une rentabilité supérieure et des coûts réduits La mise en œuvre de pratiques d’entreprise plus durables renforce l’efficacité opérationnelle. Des ressources mieux conservées et utilisées permettent de simplifier le fonctionnement et de diminuer les coûts.

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Se préparer à la législation et aux coûts futurs Le rapport d’Ernst and Young intitulé The Top 10 Business Risks for Business souligne la nécessité de se préparer à des réglementations plus sévères en matière d’environnement et à des coûts énergétiques supérieurs. On estime que d’ici 2020, les entreprises devront réduire leurs émissions de carbone de 25 %. Ce chiffre devrait atteindre 50 à 80 % d’ici 2050. Cela affectera la disponibilité et les coûts de l’énergie, qui pourraient doubler dans les dix prochaines années.

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Contrôler la technologie La tendance Bring-Your-Own-Device (BYOD) remet en cause la manière dont les organisations envisagent l’informatique mobile. Staples Advantage s’est entretenue avec le consultant Paul Macdonald à propos de la vague BYOD et de ses avantages pour tous.

Auparavant, les appareils technologiques dernier cri étaient réservés à un petit nombre, aujourd'hui, ils sont la norme. Il s'en suit que les technologies informatiques détenues par les entreprises prennent du retard par rapport à leurs collaborateurs. Cela alimente les initiatives BYOD, où les collaborateurs choisissent d’utiliser leur propre ordinateur portable, tablette et téléphone au travail. Cette pratique peut toutefois être à double tranchant. Si les économies semblent être un avantage évident pour l’entreprise, certains ont l’intuition que cela met la sécurité en péril. Ces problèmes de sécurité peuvent toutefois être facilement surmontés en installant des logiciels sur les appareils des collaborateurs. « Les solutions de bureau virtuel telles que VMware Horizon Air, qui fournit des applications basées sur le cloud sans générer de coûts de gestion d'infrastructure informatique, créent un environnement protégé au sein de l'ordinateur portable afin de garantir un espace d'interaction sûr avec le réseau de l’organisation. Cela empêche la transmission de virus et de logiciels malveillants de la machine du collaborateur vers le système de l’entreprise. L’ordinateur portable d’un utilisateur peut donc être aussi sécurisé qu’un appareil fourni par l’organisation, sans impact sur les autres logiciels installés. »

À propos de Paul Macdonald Paul Macdonald est architecte de l'innovation IT. Via son entreprise, Beautiful Technology, il conseille les organisations dans leurs choix d’infrastructure informatique et imagine les solutions adéquates pour obtenir des bénéfices tangibles.

Une demande stimulée par les collaborateurs Vous vous demandez peut-être pourquoi collaborateurs choisissent d’utiliser leurs propres appareils pour le travail, plutôt que d’utiliser gratuitement ceux de l’employeur. En général, seuls ceux qui disposent déjà d’appareils plus avancés que ceux de l’entreprise font ce choix. Tout simplement, ils ne souhaitent pas revenir à un niveau de sophistication informatique inférieur. Ce phénomène est de plus en plus répandu et les employeurs doivent en tenir compte. « De nouveaux modèles plus rapides et aux capacités impressionnantes arrivent sur le marché en permanence, à des prix de plus en plus abordables. Pour la génération Y et les technophiles des générations précédentes, posséder des appareils dernier cri est comme une seconde nature. Ils échangent souvent leur matériel pour une version supérieure, comme d’autres le font avec les voitures.

Parallèlement, les entreprises tardent souvent à investir dans la mise à niveau de leuréquipement, et les collaborateurs conservent leur longueur d’avance. S’ils sont contraints d'utiliser des machines moins performantes pour leur travail, ils ont tendance à être démotivés et à ne plus respecter leur employeur. » Le Workplace Index 2015 de Staples confirme ce dernier point : une technologie inadéquate et obsolète est liée à une moindre satisfaction du personnel, à sa démotivation et à davantage de départs. La productivité peut également être fortement influencée par les choix en matière d’équipements. « Les employeurs ont intérêt à faciliter le BYOD, car on travaille mieux sur un équipement avec lequel on est familier et que l’on apprécie, notamment en cas de préférence pour un système d’exploitation plutôt qu'un autre, à savoir Windows ou Apple. Et bien sûr, plus la machine est sophistiquée, plus rapide et efficace sera le travail. »

Une connectivité compacte La conception élégante et compacte de nombreux ordinateurs portables et hybrides 2-en-1 laisse souvent peu de place aux ports de connexion. Avec la station d'accueil universelle de Kensington, vous pouvez brancher plusieurs périphériques en même temps en transformant un port USB en six ports.

L’optimisation de l’impression En présence de nombreux types d’appareils, il convient d’organiser les impressions. Est-il possible d'intégrer facilement toutes ces machines au sein d'un réseau d'impression ? La réponse est oui, tant que l’on utilise les solutions en fonction des scénarios opérationnels pour lesquelles elles sont prévues.

Des règles du jeu équitables Que faut-il faire pour les employés qui doivent, ou préfèrent travailler avec le matériel de l’entreprise ? Et comment faire si le BYOD génère de l’inconfort ? Il est important de ne pas créer un environnement discriminatoire. Ceux qui possèdent un meilleur équipement que celui de l’entreprise ne doivent pas être tirés vers le bas. De la même manière, ceux à qui il faut fournir des équipements informatiques ne doivent pas se sentir tels des citoyens de seconde zone par rapport à leurs collègues BYOD. « Plus l’équipement d’une entreprise est attrayant, plus les employés seront disposés à l’utiliser. À cet égard, pourquoi ne pas demander conseil aux technophiles passionnés de l’entreprise ? »

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Pour les grandes organisations installées dans de vastes locaux et différents lieux, les solutions d’impression « Follow You » permettent d’imprimer depuis des ordinateurs portables, tablettes ou téléphones vers n’importe quelle imprimante du réseau de l’entreprise. « Les solutions telles que celle proposée par Nuance Equitrac installent un pilote d’imprimante universel sur chaque appareil des utilisateurs, ce qui est plus efficace qu’une installation distincte pour chaque imprimante. Au moment d’imprimer, l’utilisateur peut choisir l’imprimante qui lui convient le mieux. Avec « Follow You », ils doivent utiliser une carte les identifiant ou saisir un mot de passe sur l’imprimante pour effectuer la tâche d’impression, il est donc impossible que des documents soient abandonnés, oubliés là ou envoyés vers une imprimante que l’utilisateur ne trouve pas. Cela favorise à la fois la sécurité et le développement durable. »

Pour les petites et moyennes entreprises dont le réseau est moins vaste, les imprimantes de la gamme OfficeJet Pro X-Series de HP sont un excellent choix en raison du système ePrint qui se connecte sans routeur à tous les types d’ordinateur portable, de tablette ou de téléphone. La gamme HP OfficeJet Pro X-Series de HP présente également un intérêt pour l’impression de bureau avec sa technologie de jet d’encre de dernière génération plus rapide, de meilleure qualité et plus économique que les solutions laser traditionnelles qui dominent le marché professionnel depuis longtemps. Capables d’atteindre 50 % d’économie d’énergie par rapport aux imprimantes laser professionnelles, elles représentent également un atout durable.

Évoluer en toute confiance Vivre avec son temps implique de trouver le bon équilibre entre l’ancien et le nouveau. L’introduction de nouvelles pratiques, de nouveaux équipements et de nouveaux produits doit toujours tenir compte de ce qui existe déjà. Changer ne signifie pas nécessairement tout bouleverser. Il s’agit plutôt de trier ce qu’il faut garder et de se débarrasser du matériel obsolète, ainsi que d'intégrer vos choix harmonieusement. Les innovations possibles sur des produits populaires montrent que l’amélioration ne doit pas nécessairement créer une rupture, mais qu’elle peut passer par une adaptation ciblée.

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ÉVOLUER EN TOUTE CONFIANCE

L'intégration des générations Sachant que la vie professionnelle d’une personne peut s'étendre sur 50 ans, les organisations peuvent accueillir trois générations de collaborateurs. Cela implique de comprendre, capitaliser et intégrer de manière efficace une grande variété de facteurs sous-jacents. Aujourd’hui, la population active comprend les enfants du baby-boom (nés entre 1946 et 1964), la génération X (née entre le début des années 1960 et le début des années 1980) et la génération Y ou les enfants du Millénaire (nés entre le début des années 1980 et le début des années 2000). S’il n’existe pas vraiment de limites définies, ces catégories permettent d’identifier des moteurs et préférences. La plus jeune de ces générations, celle du Millénaire (voir « La génération Y en marche »), continue à affluer sur le marché du travail et y sera bientôt majoritaire. Âgés actuellement de 12 à 32 ans, ils occupent tous les postes, de simple stagiaire à jeune directeur. Puisque cette génération influencera le milieu professionnel de demain, l’entreprise doit intégrer dès aujourd’hui cette nouvelle manière d’aborder le monde de l'entreprise, afin d'assurer une transition tout en douceur et réussie. Cependant, elle doit également tenir compte des autres. Si la génération Y représente un pont vers le futur, une organisation équilibrée repose toujours sur l’expérience et la variété d'opinions qu’apportent la génération X et les enfants du baby-boom. L’Institute of Leadership & Management (ILM) a récemment publié un rapport intitulé Untapped talent: Can over-50s bridge the leadership skills gap? (Talents inexploités : les plus de 50 ans peuvent-il remédier aux lacunes en matière de leadership ?), qui met au jour des lacunes en matière de compétences aux postes seniors et de direction, dues à l’incapacité de nombreuses organisations à reconnaître la valeur des enfants du baby-boom et à répondre à leurs besoins.

Entraînée par l'engouement pour le futur et les progrès technologiques rapides, une culture consistant à penser que les plus de 50 ans ne peuvent ou ne souhaitent pas suivre a émergé. Or, si certains s’adaptent difficilement aux nouvelles pratiques, les employés issus du baby-boom et de la génération X, plus âgés, apportent un savoir, une expérience et la sérénité qui ne viennent qu’à la faveur de l’âge. Tout autant que les autres, ils souhaitent continuer à se développer et progresser dans des postes à responsabilité. Pourtant, de nombreuses organisations freinent leur évolution, même lorsqu’ils obtiennent de meilleurs résultats que leurs cadets en matière de connaissances et compétences propres à leur activité (85 %) et de compréhension des clients (78 %).

Conserver une expérience irremplaçable Écarter les enfants du baby-boom et de la génération X revient à jeter aux orties des années d'expérience inestimable. Comment une organisation peut-elle conserver ce personnel hautement expérimenté ? En continuant à le former, sans l'écarter des promotions en interne et en imaginant des moyens de le faire participer. Plutôt que laisser ces employés attendre la retraite, il convient de développer une approche transitoire qui permettra de profiter de leur expérience et de la partager au sein de l’organisation. Cela passe par des pratiques de travail souples (décrites dans la partie « L’adieu aux horaires fixes »), des formations pour les plus de 50 ans et d'autres initiatives pour certains sous-traitants et les personnes ayant développé un portefeuille d’activités.

« L’expérience passe souvent inaperçue jusqu’à ce qu’elle quitte l’organisation, par exemple, quand l’employé part à la retraite, qu’il démissionne ou lorsqu’un poste est supprimé parce qu'il est redondant. Nombre d’organisations ont souffert du départ massif de leurs aînés, ce qui s’est traduit par une perte importante de la mémoire et des connaissances collectives de l’entreprise. » — « Attract Grow Engage. Optimising the Talents of an Age-diverse Workforce » (Attirer, Développer, Impliquer. Optimiser les talents d’un effectif d’âges variés » Guide de l’Institute of Leadership & Management (ILM) et de l’Ashridge Business School

L’équilibre Une entreprise s’équilibre en favorisant les échanges et partages entre les trois générations, et en tirant parti de la fusion équilibrée de ce que chacune apporte. Une enquête de 2013 menée par EY (ex Ernst & Young) souligne que les enfants du Millénaire sont technophiles, mais qu'ils ne sont pas de bons coéquipiers. La génération X a l’esprit d’entreprise, mais ne fait pas de bons cadres. Enfin, les enfants du baby-boom sont loyaux, ils font de bons coéquipiers, mais rencontrent des difficultés d’adaptation. Nombre de grandes entreprises étudient actuellement les structures sociales et comportementales des enfants du Millénaire (voir « La génération Y en marche ») en vue de concevoir des programmes qui les intègrent aux générations précédentes. L’objectif est d’atteindre une compréhension réciproque et de proposer un environnement dans lequel tous se sentent à l’aise.

Combler le fossé technologique L’enquête Workplace Index 2015 de Staples a révélé des différences intéressantes entre les générations quant à leurs attitudes à l’égard de la technologie. Les enfants du Millénaire se montrent moins inquiets des infrastructures informatiques que les enfants du baby-boom : 71 % d’entre eux accordent une importance de 8 à 10 à une connexion Internet rapide/fiable, contre 85 % chez les baby-boomers. Cela tient peut-être à ce que « l’efficacité » de la technologie est un acquis pour les plus jeunes, tandis que leurs aînés se souviennent d’un temps où elle était beaucoup moins fiable et craignent donc davantage les pannes. De même, seuls 50 % des enfants de la génération Y trouvent important (note de 8 à 10) que l’employeur leur fournisse un téléphone dernier cri, pour 66 % de leurs aînés du babyboom. Cela est peut-être lié au fait que, généralement, les jeunes possèdent déjà un smartphone de ce genre ; cela représente donc pour eux la norme et ils ne comptent pas sur leur employeur pour en être équipés.

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Préférences sur le lieu de travail Il n’est certainement pas surprenant que les jeunes travailleurs soient plus enclins aux espaces de travail ouverts que leurs collègues plus âgés, qui perfectionnaient leurs talents dans des environnements plus formels et clos. Mais cela reste propre à chacun et l’enquête Workplace Index 2015 de Staples ne montre pas de différence nette entre les préférences d'agencement de l'espace des différentes générations. Pour que chacun soit le plus productif possible, il convient d'associer bureaux fermés et espaces ouverts, éventuellement dans un environnement hybride. Les préférences sont légèrement plus marquées en ce qui concerne la créativité : les différences intergénérationnelles augmentent sur la question des environnements de travail traditionnels et non traditionnels. L’enquête révèle que 48 % des enfants du Millénaire se sentent plus créatifs dans les lieux publics tels que les cafés, les salons, voire à l'extérieur, pour 38 % chez la génération X et 27 % chez les baby-boomers. Si les jeunes sont plus à l’aise et créatifs en public et que leurs aînés préfèrent nettement les environnements de travail plus formels, il est clairement conseillé de prévoir les deux. Les enfants du Millénaire se montrent très intéressés par les salles de sieste et les espaces dédiés aux loisirs (comme le ping-pong). Les baby-boomers, quant à eux, accordent plus d’importance au confort, notamment aux toilettes propres et bien équipées et à du mobilier confortable. Aucune préférence nette ne s’est toutefois dessinée pour les groupes. Finalement, il semblerait que certaines différences générationnelles ne soient pas si marquées.

Préférences personnelles Une bonne hygiène dans les toilettes ne compte pas uniquement pour les baby-boomers. C’est important pour tout le monde. Des sanitaires propres, rangés, bien équipés reflètent l’attention que votre organisation accorde au bien-être et au développement durable. Pour quiconque y travaille et y passe. Les produits d’hygiène Katrin comprennent du papier toilette, du savon et des essuie-mains équipés des solutions innovantes de distribution Katrin Inclusive. Des couleurs vives et le texte en braille facilitent le repérage des distributeurs Katrin Inclusive et leurs surfaces à pousser facilitent leur utilisation. Cette fonctionnalité efficace et fiable maintient la consommation à son minimum. Le papier haute absorption permet d’utiliser moins de feuilles, un atout en termes d’économies et d’hygiène. La consommation limitée de papier diminue également les impacts sur l’environnement. Les essuie-mains en papier Airflex* de Kleenex®, plus résistants et absorbants, permettent d’utiliser moins de feuilles. Leur secret réside dans leurs fibres diffuses, ce qui crée de l’espace pour laisser passer l’eau. Tout en améliorant leurs caractéristiques, cette conception nécessite moins de matière pour fabriquer chaque feuille. Un développement durable gagnantgagnant ! Disponible en serviettes à plis multiples et rouleaux, convient aux distributeurs Kimberly-Clark Aquarius. 17

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Il est plus facile de lire sur papier que sur écran.

Le pouvoir tenace du papier

Je fais des recherches plus facilement sur écran que sur papier.

Je préfère faire des modifications sur papier que sur écran.

Notre monde dominé par le digital était supposé porter un coup fatal au papier. Pourtant ce support traditionnel joue tant de rôles essentiels qu’il n’est pas prêt de disparaître. Le papier au service de la pensée La notion de bureau sans papier est apparue en 1975 dans un article de Vincent E. Giuliano dans Business Week intitulé « The Office of the Future » (Le bureau du futur), où il prédisait que la majeure partie du traitement des dossiers deviendrait électronique d’ici 1990. Si cela s’est concrétisé, bien qu’un peu plus tard que ce qu’il avait imaginé, le bureau sans papier en soi reste de l’ordre de la science-fiction.

Une récente enquête, Work Smart, Work Mobile, commandée par Leitz montrait que le travailleur moyen aux États-Unis, en Europe et en Australie continue à consommer environ 10 000 feuilles A4 chaque année. Sur les 800 travailleurs mobiles interrogés dans toute l’Europe, 94 % déclarent utiliser des blocs-notes. Seuls 6 % n’utilisent jamais de papier. De même, une récente enquête menée par Oxford Notebooks auprès de 14 000 consommateurs dans cinq pays européens a montré que les blocs-notes restent l’outil privilégié pour la prise de notes, la conceptualisation et la gestion du temps : 86 % des employés de bureau déclarent utiliser au moins un produit de papeterie pour l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes.

Nous sommes nombreux à préférer le stylo et le papier comme outil de réflexion, et à juste titre. Les études menées sur des publics aussi différents que des écoliers, des étudiants et des babyboomers vieillissants montrent qu’écrire génère des résultats plus réfléchis et structurés par rapport aux frappes sur un clavier, et que cela permet de mieux retenir les informations.

Différentes raisons expliquent ce phénomène, mais nous avons tous en commun d’être des humains, et non des machines. Il est plus facile de lire sur papier que sur écran, et notre cerveau intègre mieux les informations présentées sur papier. Écrire sur papier avec un stylo implique un lien plus étroit entre le cerveau et les mots que d’utiliser un clavier. De plus, il est généralement plus pratique d’écrire quand on est pressé, et cela vaut également pour les dessins et schémas. Il semblerait que les calepins et imprimantes aient encore de beaux jours devant eux.

Cela dit, la préférence et les aptitudes pour les médias numériques devraient augmenter avec le temps, quand les générations scolarisées uniquement sur écran entreront sur le marché du travail.

Si les écrans numériques sont les meilleurs outils pour une navigation et une assimilation rapides, le papier convient mieux lorsqu’il s’agit de se concentrer sur la compréhension d’un texte. Pour que votre personnel prenne connaissance du contenu de documents longs, il vaut mieux les imprimer.

PAS D’ACCORD

D’ACCOR D

« UNE TECHNOLOGIE ANCIENNE » DANS UN MONDE MOBILE Comme l’affirmait un article du magazine Wired en 2014, « il est peut-être temps de penser le papier et les écrans différemment : non plus le premier comme une technologie ancienne qui sera inévitablement remplacée, mais chacun comme des interfaces différentes et complémentaires, chacune stimulant des modes de pensée particuliers ». Un panel de recherche d’entrepreneurs créé par Leitz le confirme. À l’heure actuelle, les opinions sont très partagées : 52 % pensent qu’il est plus facile d’assimiler les détails sur papier. De même, 54 % préfèrent apporter des modifications sur papier. Les deux supports jouent clairement leur rôle et les préférences personnelles varient. Au lieu de partir du principe que les travailleurs modernes ou mobiles feront disparaître le papier, il vaut peut-être mieux penser comment adapter son format à leurs besoins.

Le papier pour les pressés La possibilité de prendre des notes au vol, où que vous soyez, sans avoir à allumer un appareil et ouvrir un document, puis l’enregistrer à un emplacement qui convient, fait que le papier et le stylo sont bien plus pratiques que les technologies numériques pour les imprévus. C’est d’autant plus vrai pour les dessins et les schémas. Si des technologies plus intuitives existent, il faut toujours de la pratique pour les utiliser efficacement.

Le papier pour protéger les données Bien sûr, personne ne souhaite être responsable d’une fuite de données par ce qu'il a laissé des documents sensibles dans un lieu public. Cependant, un document imprimé limite l’exposition indésirable de son contenu, tandis que la perte d’un ordinateur portable peut se traduire par le partage involontaire de bien plus d’informations.

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Prendre des notes sur ordinateur ou tablette en réunion peut passer pour un manque d’attention.

Le papier, plus doux pour les yeux et le corps À une époque où le vol de données électroniques rapporte plus que celui de documents papier, les voleurs sont moins susceptibles de viser des documents physiques. Aujourd’hui, il vaut mieux noter ses mots de passe sur un morceau de papier que les stocker électroniquement. De plus, le fait qu'il soit possible de revendre un appareil électronique, contrairement à un dossier de papiers, attire beaucoup plus les criminels ordinaires.

Le papier au service de la mobilité et de la santé Les documents imprimés ont un rôle à jouer dans la mobilisation de vos employés et pour encourager des pratiques saines. Travailler en extérieur pour changer d’environnement et prendre une dose de vitamine D, ou dans des environnements non contrôlés tels que les transports publics où la lumière du jour peut percer, n’est pas propice à la lecture sur écran. Les documents imprimés, par contre, se prêtent parfaitement à ces conditions. Et bien sûr, leur batterie ne se décharge jamais.

Les écrans d’ordinateur rétro-éclairés peuvent facilement créer une pression sur les yeux en raison des contrastes de la lumière et du fait que l’on a tendance à moins cligner des yeux devant un écran. Passer plusieurs heures par jour devant un écran ne favorise pas le confort des yeux. En outre, lire sur un écran implique d’être assis dans une position immobile, ce qui, faute d'une posture ergonomique, peut créer d’autres tensions corporelles. Avec un document imprimé, vous pouvez lire en choisissant une position naturelle.

Un papier bien plus écologique aujourd’hui Le papier est considéré depuis longtemps comme l’ennemi d’un bureau soucieux de l’environnement. Mais grâce à l’innovation qu’ont connue les papiers, les stylos et même les cartouches d’encre, il existe désormais un grand choix de produits durables pour chaque aspect de la création sur papier. Parallèlement, grâce au recyclage de nombreux matériaux désormais possible, leur parcours ne s’arrête pas dans votre bureau.

Travailler à la volée

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Une apparence revue, de meilleures fonctionnalités et un plus grand choix d’options durables remettent les carnets de notes et stylos au goût du jour. Cahiers WOW de Leitz Des couleurs vives et positives qui associent énergie et objectif. Choisissez parmi les gammes laminées, en polypropylène (PP) Get Organised et Be Mobile et profitez de nombreuses fonctions pratiques. Combinez des éléments de la vaste gamme WOW pour vous constituer un bureau inspirant et agréable. Cahiers Oxford Office Essentials Certifiés label écologique européen (FR/046/001), ils garantissent performances et écologie.

Stylos à cartouche V5/ V7 HiTecpoint de Pilot Avec 71 % de matériaux recyclés et rechargeables jusqu’à 10 fois, ces stylos de qualité font entrer l’écriture de précision à l’ère du durable.

Produits pour l’écriture ECOlutions de BIC® BIC a toujours réussi à fabriquer des produits à partir de peu de matériaux. La gamme ECOlutions est encore moins nocive pour la planète avec 50 % de matériaux recyclés dans les stylos, 57 % dans les crayons graphite Evolution™ et 65 % dans les portemines BIC® Matic.

Stylos B2P Gel et BallGrip de Pilot Célébrant visiblement ses valeurs environnementales, Pilot a perfectionné l’art de transformer des bouteilles en stylos en fabriquant leurs corps à partir de bouteilles en plastique recyclé. Le stylo rétractable B2P Gel est fabriqué avec 89 % de plastique recyclé. Le B2P BallGrip est fabriqué avec 86 % de contenu recyclé. Rechargeables et disponibles en trois couleurs, les deux font partie de la gamme Begreen certifiée ISO 14001 et EMAS. Stylos Papermate Inkjoy Les encres à faible viscosité combinées à des pointes optimisées rendent l’écriture particulièrement fluide. Leur design élégant et moderne dévoile une riche palette de couleurs vives.

Les héros du papier Le papier écologique d’aujourd’hui est de la même qualité qu’auparavant, mais avec des avantages supplémentaires tels que des matières premières durables et moins d'émissions de CO₂.

Papier HP Colour Laser Conçu pour être compatible avec toutes les imprimantes couleur laser, ce papier offre des couleurs vives et des noirs riches. Il est certifié FSC et 100 % du bois provient de sources contrôlées issues de forêts durables situées à 128 km de l’usine à papier.

Papier HP Office Qualité, fiabilité et valeur, convient aux impressions de grands volumes et aux copies de documents de travail au quotidien. Le bois utilisé pour produire le papier HP Office provient exclusivement de sources contrôlées et est certifié FSC ou PEFC.

Papier MultiCopy Original Eco Le champion de l’environnement toutes catégories au superbe rendu et à la blancheur éclatante. Fabriqué sans aucune émission de CO₂, à partir de bois issu de sources durables et traçables, intégralement blanchi sans chlore.

Gestion des forêts Staples Advantage travaille avec des fabricants de papier qui jouent un rôle actif dans la gestion responsable des forêts. Leurs actions créent de la valeur pour les propriétaires fonciers, les communautés, les clients et les écosystèmes à l’échelle mondiale.

MANAGEMENT

PLANTING

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HARVESTING

PRODUCTS

RECYCLING RECOVERY AND REUSE

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« La surcharge d’e-mails implique une lutte de tous les jours pour débusquer et gérer les mails pertinents dans l’avalanche des messages entrants. » — Christina Cavanagh, Professeure de Communication managériale, Université de Western Ontario (États-Unis)

Limiter les réunions Voir « Des réunions utiles » dans le numéro 2 de Vantage Point pour découvrir comment perdre moins de temps en réunion.

Trop de communication Le partage des informations, idées et instructions au sein du personnel est devenu si facile qu’il n’est plus nécessaire de quitter la pièce pour que les choses soient faites. La « surcharge d’e-mails » et la « réunionite » sont souvent pointées du doigt par les employés car elles nuisent à leur efficacité. Nombre d’études ont traduit ces problèmes de perte de productivité en valeur monétaire, fournissant de solides arguments pour agir. Il existe de nombreux trucs et astuces pour y pallier, des stratégies de gestion personnelles à l’adoption de logiciels spécialement développés. Pourtant, les solutions

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définitives et totales s'avèrent difficiles à mettre en œuvre. C’est peut-être parce que chaque organisation rencontre ses propres problématiques. Pour découvrir les options qui pourraient convenir à votre organisation, vous devez comprendre les causes sous-jacentes. Vous devez mener des études en interne pour mesurer votre exposition à ce problème et identifier les domaines où il peut être atténué.

ÉVOLUER EN TOUTE CONFIANCE Pour une discipline de l’e-mail

Causes et conséquences d’un comportement irresponsable vis-à-vis des e-mails La facilité avec laquelle on peut cliquer sur un bouton pour envoyer un e-mail, sans réfléchir aux conséquences sur ses destinataires a rendu le partage d’informations inutiles bien trop habituel. Sans y réfléchir, nous formulons des demandes ambiguës, et nous transférons des messages et des liens vers des documents et pages Web dont la pertinence n’a pas été analysée. Dire à quelqu’un, en personne, quelque chose qui ne va pas lui servir se traduit immédiatement par une réaction négative, qu’elle soit visible, verbale ou les deux. Notre instinct réfrène donc (sans pour autant l’éliminer) notre tendance à le faire. D’autre part, la réponse instantanée du destinataire clôt le sujet, ce qui permet d’avancer. Ce n’est pas le cas lorsque l’information est envoyée par e-mail. La déshumanisation du processus de communication implique que les expéditeurs envoient impunément des informations inutiles, tandis que les destinataires doivent réfléchir à ce qu’ils vont en faire. Répondre pour dire à l’expéditeur que son message n'était pas pertinent est socialement inacceptable, et simplement le renvoyer ou le supprimer semble irresponsable. Souvent, l’expéditeur ne sait pas comment son message a été interprété, et quand il recevra une réponse, car il est possible que le destinataire soit occupé à autre chose. Quand on ne sait pas quoi faire de ces messages, ils ont tendance à rester dans la boîte de réception, provoquant un désordre visible. Parfois, les destinataires les déplacent vers d’autres dossiers, où ils créent un autre désordre moins visible. Quoi qu’il en soit, ces questions en suspens créent un malaise et alimentent le sentiment de stress. S’atteler à la communication prend toujours du temps. Outre sa lecture, la décision de son sort et l’action, chaque interruption par un e-mail exige plus de 60 secondes pour se concentrer à nouveau sur la tâche que l’on effectuait avant. Limiter l’exposition aux messages inutiles est un exercice bénéfique.

Si les destinataires peuvent adopter toutes sortes de techniques de gestion de la boîte de réception, la discipline de la boîte d’envoi est tout aussi importante, sinon plus. Sachant que le message d’un expéditeur peut concerner des centaines de destinataires, mettre en place une stratégie d’entreprise visant à éliminer les e-mails inutiles à la source permet de perdre beaucoup moins d'heures travaillées. Christina Cavanagh, Professeure de communications managériales à l’Université de Western Ontario (États-Unis), a identifié les types d’e-mails perturbateurs qui ennuient leurs destinataires. Les cinq grandes « bêtes noires » de son étude sont les suivantes : 1) Les messages décousus ou peu clairs 2) Les messages triviaux 3) L’abus des fonctions envoi/cc/répondre à tous 4) Les objets peu clairs 5) Les e-mails qui devraient prendre la forme d’une conversation RESTER CONCENTRÉ

Parmi les techniques visant à sensibiliser les expéditeurs sur le contenu de leurs e-mails, la plus commune consiste à commencer le message par son objectif (en désignant la personne visée) et à le clore sur un appel à l’action sans ambiguïté. Certaines organisations forcent même l'exercice en plafonnant le nombre de mots dans les e-mails en interne. De même, utiliser des lignes d'objet distinctes et qui ont du sens permet d'attirer l’attention des destinataires et les aide à retrouver le message plus tard. CHOISIR VOTRE CIBLE

Même si le contenu est concis, il doit viser juste. La création de groupes de destinataires permet d’envoyer les communications uniquement aux personnes concernées, ce qui évite de faire perdre leur temps aux autres.

Votre organisation. Vos règles. L'e-mail et les autres formes de communication digitale sont si vite devenus la norme que nous n’avons jamais bien appris à les gérer. Et à mesure que les plateformes continuent à se développer, l’habitude de les utiliser suit le même chemin. Il s'en suit que chacun a adopté un fonctionnement qui lui est propre, certains communicants digitaux étant plus efficaces que d’autres.

GARDER SON AVIS POUR SOI

Il convient également de réfléchir au volume trop important d’e-mails pertinents. Les informations importantes mais pas urgentes relatives à l’entreprise et à son administration peuvent être réunies dans des newsletters hebdomadaires, plutôt que d'être envoyées dans des messages individuels. Certains pensent même qu’il faudrait placarder ces informations sur les murs des espaces communs comme les salles de pause, plutôt que d’envoyer des e-mails. Cela encourage l’interaction sociale et désencombre les boîtes de réception.

Il peut être intéressant pour les organisations de mettre en place leurs propres directives, pour apporter discipline, conformité et neutralité à la communication favorisant la compréhension mutuelle, surtout entre des personnes issues de générations différentes qui pourraient considérer le style de leur interlocuteur comme irrespectueux ou trop formel. Une série de règles peut même améliorer la confiance de ceux qui se sentent plus à l’aise avec un cadre (mais qui n’oseraient jamais le demander).

L’e-mail n’est pas la seule solution Même pour les organisations qui réussissent à éliminer l’envoi de messages inutiles, l’e-mail en tant que support est trop largement utilisé et nuisible. Utilisé pour poser des questions en rafale, partager des informations, des instructions ou bien des mondanités, ou encore des requêtes d’actions, l’e-mail a un rôle fourre-tout et sert à trop de choses différentes. Plutôt que le considérer comme la méthode de communication interne par défaut, l’e-mail devrait être un outil parmi d'autres. Différencier les modes de communications peut améliorer le traitement de chaque interaction. Définir les canaux appropriés et les directives relatives à l’utilisation des e-mails peut permettre d’alléger la surcharge.

L’e-mail : Idéalement à réserver aux communications entre deux personnes lorsque les informations doivent être conservées et qu’une mesure doit être prise.

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Les médias sociaux : Nombre d’organisations se tournent vers des plateformes de médias sociaux orientées dans leur secteur pour mener des discussions internes avec plusieurs personnes. Cette méthode est plus efficace que les conversations par e-mail où l’on répond à tous.

Le texte : Pratique pour la communication entre deux personnes, il implique des questions et un dialogue courts et simples, qui n’exigent pas que les deux interlocuteurs soient derrière leur écran.

La messagerie instantanée : Une bonne solution pour les questions et dialogues courts et simples entre deux personnes.

Les écrans de veille : Une manière non-intrusive de diffuser des informations et événements relatifs à l’entreprise à plusieurs personnes.

Face à face, téléphone : Téléphoner ou se déplacer pour aller parler à la personne en question est parfois plus rapide et moins intrusif qu’un dialogue par e-mail suivi. Tant que l’on n’interrompt pas la personne de manière inappropriée, cela peut renforcer la relation entre les collègues.

Les espaces communs : Placarder des informations générales relatives à l’entreprise sur papier dans les salles de pause, par exemple, permet de distinguer ces informations des instructions spécifiques aux missions et peut aider à créer un véritable sens d’appartenance à une communauté.

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Le choc de deux mondes Quand la tradition rencontre le numérique

Si le stylo et le papier sont encore rois, le numérique est désormais le prétendant au trône. Mais nul besoin de lutte de pouvoir lorsque des produits innovants encouragent l’harmonie entre les deux.

Avec International Notebook Connect d'Oxford et Smart Charts, la conversion des notes prises à la main en fichiers numériques est aussi facile que de prendre une photo. Cette technologie de numérisation brevetée permet de scanner des images via un smartphone ou une tablette à l’aide d’applications dédiées. Les notes sont instantanément sauvegardées en tant que fichiers PDF avec une perspective corrigée, et prêtes à être téléchargées automatiquement dans Dropbox ou OneDrive pour un partage immédiat. Les informations passent instantanément de votre stylo à l’écran de vos collègues !

Scannez, Sauvegardez, Partagez Avec les applications InConnect et Powerchart, passez du papier aux pixels en 3 clics.

Espaces de réunion éphémères

Les salles de réunion dédiées ne sont pas toujours disponibles quand vous en avez besoin. Mais avec les outils adéquats, les présentations, les sessions de brainstorming et les séances de résolution des problèmes peuvent avoir lieu partout où il y a un mur ou une fenêtre. Les Legamaster Magic-Charts ► consistent en une pellicule électrostatique recyclable qui se colle facilement à presque toutes les surfaces (bois, béton, verre, papier peint), créant instantanément un tableau blanc, un tableau noir ou un tableau transparent. Les marqueurs effaçables Legamaster permettent des changements à la volée et de multiples utilisations. Les tableaux de réunion recyclés de Post-it® ◄

fonctionnent tels de grands Post-it®, avec leurs feuilles de la taille d’un tableau de réunion qui collent à la plupart des surfaces murales et se détachent proprement. Fabriquées à partir d'au moins 30 % de matières recyclées après consommation, ces feuilles résistantes sont aussi efficaces qu’un tableau sur chevalet, tout en étant plus mobiles.

Collaboration et concentration

Les bureaux ouverts profitent certes à la collaboration, mais le bruit de fond venant des conversations ou des équipements peut perturber la concentration. ◄ Avec le casque Plantronics, supprimez les bruits environnants pour mieux vous concentrer sur vos conversations téléphoniques ou sur vos autres tâches.

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Créer une continuité Lorsque la documentation et le matériel sont rangés de manière logique et correctement étiquetés, tout le monde s’y retrouve, y compris les nouvelles recrues. La mise en place d’une bonne organisation fait gagner du temps et limite les efforts consacrés à la transmission entre les collaborateurs et entre le bureau et les réunions.

Rassembler

Classeurs à levier recyclés de Leitz La preuve que l’on peut être tendance et durable à la fois. Chaque composant est fabriqué à partir de matériaux écologiques 100 % recyclables, y compris les anneaux !

Stocker

Identifier

Dymo Label Manager 280 Cet appareil portatif indispensable destiné à créer des étiquettes clairement lisibles peut être utilisé pour identifier tous types de supports : des dossiers et fichiers aux étagères, en passant par les placards et équipements. Produisez des étiquettes D1 de différentes largeurs et couleurs pour la personnalisation qui vous convient. Créez rapidement les étiquettes à l’écran et améliorez leur apparence sur n’importe quel ordinateur.

À la volée Gamme d’archivage Exactive® d’Exacompta La gamme Exactive propose des produits solides et durables qui permettent d’archiver, de présenter, de prendre des notes et d’organiser.

Systèmes d’archivage ELBA Ce système modulaire intelligent peut être agencé selon les besoins de chaque personne ou organisation pour une utilisation optimale de l’espace. Le carton sans acide convient à l’archivage à long terme lorsque les documents doivent être protégés de la lumière, de l’humidité et de la pollution.

Un bureau bien organisé est la clé d’une efficacité sans stress pour aujourd’hui et pour demain.

Notes adhésives recyclées Post-it® Une option plus écologique pour cette icône de la prise de note. Composées à 100 % de matières recyclées après consommation. Certification Ange bleu.

Imprimante d’étiquettes sans fil Icon de Leitz Cette machine portative et polyvalente produit des étiquettes en papier et en plastique de toutes les formes et tailles, et même des banderoles jusqu’à 2,7 m de long. Étiquetez tout ce que vous souhaitez : dossiers, étagères, armoires et équipements ; organisez les câbles et créez des signaux d'alerte (l’adhésif permanent sur le ruban plastique possède un pouvoir collant suffisant). Vous pouvez également créer des étiquettes d’expédition, des badges nominatifs, des cartes de rendezvous, etc. Créez facilement vos étiquettes via une application sur smartphone, tablette, ordinateur portable et ordinateur de bureau.

Faire place au changement Les évolutions du lieu de travail que nous avons abordées dans ce numéro de Vantage Point font partie des sujets les plus débattus aujourd’hui. Nous étions jusqu'ici habitués à ce que la technologie modifie nos comportements, désormais, nous sommes en présence d’un changement motivé par les personnes. C’est une période riche en opportunités, à condition de déterminer comment adapter nos pratiques aux nouvelles exigences.

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Pour vous. Pour nous. Pour la planète. Nous savons que vous, nos clients, souhaitez faire des choix informés et durables lorsque vous passez commande chez nous. Pour nous, Easy on the Planet est l'occasion de vous aider à atteindre ces objectifs. Si vous passez moins de petites commandes, que vous choisissez des produits respectueux de l'environnement et commandez chez Staples des produits de la même catégorie, non seulement nous réduisons les excès d'emballage et les émissions dues au transport, mais nous plantons des arbres en votre nom. Tous les ans, chaque nouvel arbre planté absorbe l’équivalent de 10 kg de CO² dans l’atmosphère. Grâce à ce projet, nous pouvons agir ensemble pour un avenir plus durable.

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