Vantage Point 3 PL

Numer 3

Czas na zmiany Nowa dynamika · Rozwój oparty na zaufaniu

ŚWIADOME ZAKUPY

Spis treści Odkryj inny rodzaj dynamiki strony 2–13

16

18

Zmiany są nieuchronne.

To jak sobie z nimi radzimy decyduje o naszym sukcesie.

W trzecim numerze Vantage Point omawiamy najważniejsze zmiany, które zmusiły firmy do zmiany sposobu funkcjonowania.

4

8

Dzielony czas pracy

Inwazja pokolenia Y

Czy praca zdalna i elastyczny wymiar godzin mogą poprawić produktywność?

Młodzi pracownicy firm, którzy wyznaczą ich przyszłość

22

Integracja pokoleniowa

Niesłabnąca siła papieru

Za dużo korespondencji

Jak pracownicy w różnym wieku mogą być mocną stroną firmy

Dlaczego papier pozostaje na pierwszym miejscu nawet w erze cyfryzacji

Lepiej zagospodarowany czas dzięki zasadom pisania wiadomości e-mail

10 Korzyści zrównoważonego rozwoju Wpływ zrównoważonego rozwoju na funkcjonowanie firm

12 Na czasie z technologią Co się dzieje, gdy pracownicy korzystają z własnych urządzeń do pracy?

Rozwój oparty na zaufaniu strony 14-28

26

28

Na pograniczu światów

Ciągłość biznesu

Innowacje, które łączą odmienne wymogi biznesowe

Organizacja mobilnej pracy

©2016 Staples Advantage. Wydrukowano na papierze bezdrzewnym. Prosimy oddać ten numer do recyklingu.

Witamy Czas na zmiany

Zmiany od zawsze towarzyszą środowisku biznesowemu. Organizacje każdego rodzaju muszą stale weryfikować swoje działania, żeby radzić sobie z rozwojem technologii, zmieniającymi się potrzebami pracowników i rosnącym znaczeniem zrównoważonego rozwoju.

Nowe możliwości najczęściej wiążą się z nowymi wyzwaniami. Sukces natomiast osiąga się, otwierając się na dobrodziejstwa, które te zmiany mogą przynieść. Przykładem może być dopuszczenie nowych zasad dotyczących godzin pracy zamiast upartego obstawiania przy starych.

Nowe zasady spełnią oczekiwania pracowników, ale może zyskać na nich nawet sam pracodawca. Jednocześnie zrównoważony rozwój, który jest katalizatorem zmian, może zyskać na atrakcyjności, jeżeli spojrzy się na niego z perspektywy korzyści długoterminowych, a nie obciążenia budżetu.

Staples Advantage oferuje produkty i usługi, o które dopominają się pokolenia millenialsów i pracowników chcących zwiększyć mobilność swojego stylu pracy. Posiadanie tych narzędzi do dyspozycji stawia pracodawców na lepszej pozycji w porównaniu do konkurencji pod względem przyciągania zainteresowania tak potrzebnej różnorodności pracowników.

W tym wydaniu Vantage Point analizujemy, co firmy mogą zrobić, aby najlepiej wykorzystać możliwości aktualnych i przyszłych pracowników, dzięki wprowadzaniu przemyślanych zmian i podejmowaniu świadomych decyzji.

Życzę miłej lektury, Hervé Liboureau Starszy wiceprezes Kierownik europejskiego oddziału Staples Advantage

Ankieta Staples dotycząca korzyści w miejscu pracy 2015 Ankieta cytowana w tym numerze Vantage Point została przeprowadzona na zlecenie firmy Staples Advantage w celu poznania czynników motywujących i zniechęcających dzisiejsze kadry. Została opracowana we współpracy z Danem Schawbelem, a odpowiedzi zebrała w maju 2015 r. firma Redshift Research. Badaniu poddano 2603 pracowników biurowych w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie.

VANTAGE POINT • NUMER 3

Zmiana na lepsze Ankieta Staples dotycząca korzyści w miejscu pracy 2015 wskazuje cztery strategie, które mogą pomóc w osiągnięciu wydajnej kultury pracy: Zapobieganie wypaleniu zawodowemu Nadgodziny nie mogą być rutyną.

Ograniczenie nadmiernej korespondencji pomaga.

Budowanie zaufania Elastyczne godziny pracy mają znaczenie, podobnie jak prawo do nieskrępowanego robienia sobie przerw w pracy, kiedy tylko potrzeba.

Budowanie lojalności Inwestycja w wysoką jakość, najnowsze narzędzia i technologie popłaca. Chęć zapewnienia pracownikom najlepszych narzędzi do ich pracy jest zawsze doceniania.

Dobre wykorzystanie przestrzeni Do różnych zadań potrzeba różnych przestrzeni pracy. Ludzie pracują najwydajniej w przestrzeni, w której czują się najlepiej.

1

2

Nowa dynamika Zasoby napędzające firmę zmieniają się cały czas.

Pracownicy oczekują różnych możliwości pracy. Wykorzystywana technologia nie ma granic skalowalności. Zrównoważony rozwój stał się czynnikiem decyzyjnym podczas podejmowania niemal każdego wyboru. Dotychczas funkcjonujące normy pracy zostały poddane sile perswazji społecznej i nowym uwarunkowaniom prawnym. Kluczem do sukcesu jest zrozumienie otaczających nas zmian i wyciągnięcie ręki po korzyści, które te zmiany ze sobą niosą.

VANTAGE POINT • NUMER 3

3

NOWA DYNAMIKA

Czy zwiększenie elastyczności dotyczącej godzin i miejsca pracy może podnieść jakość i wydajność kadry?

Zmieniające się oczekiwania klientów, bliższa współpraca międzynarodowa i większa presja wywierana na pracownikach powodują, że tradycyjny model pracy w godzinach od 9 do 17 szybko traci na wydajności. Jednocześnie od organizacji oczekuje się, aby narzędzia pracy były dostępne poza standardowymi godzinami otwarcia biura.

Zapewnienie pracownikom większej swobody wyboru metody, godzin i miejsca pracy daje im satysfakcję i pozwala lepiej zagospodarować ich czas.

Dzisiejsze społeczności funkcjonują na wysokich obrotach i mają szereg potrzeb, do których standardowe, 8-godzinne zmiany są w coraz mniejszym stopniu dopasowane, podobnie jak do stylu życia klientów biznesowych, parterów i pracowników. Rodzice potrzebują pracy, która współgra z ich potrzebami opieki nad dziećmi.

Pracownicy dojeżdżający do pracy stają przed faktem

4

Dzielony czas pracy rosnących cen nieruchomości, co zmusza ich do zakupu mieszkań i domów w większej odległości od pracy oraz zminimalizowania czasu i kosztów podróży.

Każdy w pewnym momencie musi spotkać się z rodziną lub przyjaciółmi, poświęcić czas na obowiązki domowe, zająć się sprawami administracyjnymi lub udać do lekarza. Życia nie polega na pokonywaniu 8-godzinnych odstępów czasu. Praca i sprawy osobiste stają sobie na drodze, rozpraszają uwagę pracownika i odbijają się na jego wydajności. W celu najlepszego wykorzystania czasu pracownika, należy spojrzeć na tę kwestię z innej strony: jak pracownik korzysta z czasu.

Najważniejsza pod tym względem jest elastyczność dotycząca miejsca i czasu wykonywania pracy. Jeżeli pozwoli się pracownikom pracować zgodnie z ich codziennym rytmem, prawdopodobnie lepiej się

skupią na pracy i zapewnią większe zyski. Ta sama elastyczność może w naturalny sposób rozwiązać problem firmy polegający na zabezpieczeniu osób do pracy w firmie po jej normalnych godzinach otwarcia.

Praca zdalna i elastyczny wymiar godzin są dwoma rozwiązaniami, które mogą zoptymalizować wydajność, zapewnić kadrze większą satysfakcję i wydłużyć godziny otwarcia firmy. Mimo wszystko wiele organizacji waha się przed ich wprowadzeniem.

Barierę stanowi niepokój przed zmianą tradycyjnego modelu pracy, brak zaufania do pracowników, obawa o bezpieczeństwo danych, koszt związanych z tym inwestycji w IT oraz niewystarczająca wiedza do prawidłowego wprowadzenia zmian. Jeżeli żadne powody nie przekonują do rozluźnienia warunków pracy, warto bliżej przyjrzeć się wynikającym z tego korzyściom.

Więcej czasu na potrzeby firmy Oszczędność czasu i energii Ile czasu i energii marnują pracownicy firm na dojazd do pracy, kiedy w rzeczywistości mogliby wykonywać swoje obowiązki z domu lub dowolnego innego miejsca? Długie dojazdy do pracy są wyczerpujące dla pracowników (i ich kont w bankach) oraz najpewniej w dużym stopniu przyczyniają się do emisji dwutlenku węgla. Zajmują długie godziny, które przecież można poświęcić na pracę, odpoczynek i rozrywkę. Godziny spędzone na dojazdach zaburzają równowagę pracy i życia osobistego, która jest niezbędna do zachowania dobrego stanu zdrowia, i jest podstawowym oczekiwaniem ze strony millenialsów (przeczytaj artykuł "Inwazja pokolenia Y").

Co więcej, pracownicy proekologicznych firm mogą potraktować te paliwożerne dojazdy do pracy jako niezgodne z wartościami firmy. Potencjalnie mogą także podzielić się tą myślą na forum publicznym.

Przenośne technologie, szybkie łącza internetowe i zabezpieczenia programowe sprawiają, że dużą część pracy można wykonać poza biurem tak samo dobrze jak w nim. Natomiast dzięki różnorodności usług telekonferencji ludzie mogą skutecznie współpracować bez potrzeby przebywania w tym samym miejscu i czasie.

Wydajna praca Pracownicy siedzący przy biurku przez zwyczajowe 8 godzin niekoniecznie spędzają je wydajnie. Potrzeba zajęcia się sprawami prywatnymi skutecznie rozprasza ich uwagę. Ponadto, tak jak opisaliśmy to w drugim numerze Vantage Point, częste przerwy i ćwiczenia fizyczne są niezbędne do skutecznego silenia szarych komórek.

Wciąż panuje przekonanie, że sprawianie wrażenia bycia zajętym jest ważne, a spędzanie w pracy mniej niż 8 godzin wiąże się z krzywymi spojrzeniami.

Funkcjonujące w ten sposób kultury pracownicze prowadzą do załamania zaufania między kadrą a kierownikami. Po obu stronach konfliktu zbierają się negatywne emocje zmniejszające zaangażowanie w wykonywaną pracę i obniżają utożsamianie się z firmą. Wydajność pracy spada, a ludzie odchodzą, wywołując potrzebę rozpoczęcia kosztownych procesów rekrutacji i szkoleń nowych pracowników.

Oczywiście praca nie wykona się sama, a każdy musi zająć się swoim obowiązkami. Tylko czy pozwolenie pracownikom na wyznaczenie własnych godzin pracy podniesie wartość ich pracy? Czy zaufanie pracownikom na tyle, aby samodzielnie wyznaczyli swój czas pracy, tak jak im to pasuje najlepiej, przyniesie lepszą jakość pracy i więcej wykonanych zadań? Czy powierzenie im większej odpowiedzialności za efekt własnej pracy skłoni ich do większego zaangażowania?

VANTAGE POINT • NUMER 3

Warto sobie zatem zadać pytanie, czy naprawdę trzeba spoglądać każdemu przez ramię, aby upewnić się, że pracuje? Czy spotykanie się twarzą w twarz jest zawsze naprawdę konieczne, skoro można się tak łatwo połączyć przez Internet i wyświetlić obraz z kamery?

Wzajemne zaufanie Właściciele firm mogą mieć trudność z porzuceniem dotychczasowego komfortu bezpośredniego nadzorowania pracowników w trakcie ich czasu pracy.

Wprowadzenie pracy zdalnej i elastycznych godzin wymaga zaufania. Tylko, że zaufanie jest podstawowym elementem składającym się na dobrą kulturę pracy. Zaufanie odpowiada za zaangażowanie i pracę zespołową.

No i działa w dwie strony. Pracownicy są bardziej odpowiedzialni, gdy ich pracodawcy dają im możliwość wykazania się. Pierwszy ruch pozostaje w kwestii pracodawcy, podobnie jak wyznaczenie jasnych oczekiwań. Efekty pracy muszą zostać wyraźnie sprecyzowane, aby obie strony czuły się dobrze w tym układzie.

Bardziej elastyczne środowisko pracy oznacza także większą liczbę osób wchodzących do i wychodzących z biura. To wzmaga konieczność zastosowania procedur kontroli wstępu.

Dzięki dopuszczeniu elastycznych godzin pracy i pozwoleniu pracownikom na robienie sobie przerw, kiedy tego potrzebują, pracodawcy zyskują szereg okazji na zwiększenie zaangażowania swoich pracowników, ich produktywności i jakości pracy. Kolejną korzyścią z pozwolenia pracownikom na pracę w najbardziej odpowiadających im na to godzinach jest możliwość zapewnienia dostępności usług w późniejszych porach i współpraca z klientami z innych stref czasowych.

Siedemdziesiąt procent pracowników, którzy uznali, że są „zadowoleni ze swojej pracy”, odpowiedziało, że może w jakimś stopniu korzystać z form pracy zdalnej lub elastycznego wymiaru godzin.

Tylko połowa z respondentów, którzy byli niezadowoleni ze swojej pracy, miała możliwość skorzystania z jakiejkolwiek formy elastyczności. Blisko 40% z nich stwierdziło, że wprowadzenie elastycznych form zatrudnienia poprawiłoby ich satysfakcję z pracy.

Zważywszy na to, że zadowoleni pracownicy pracują wydajniej, lepiej dbają o klientów i rzadziej zmieniają pracę, zrozumiałe jest to, że elastyczne formy pracy korzystnie wpływają na rentowność firm. Źródło: Ankieta Staples dotycząca korzyści w miejscu pracy 2015

5

NOWA DYNAMIKA

Bezpieczne noszenie: 5 cm

Plecak powinien sięgać od ok. 5 cm poniżej ramion do pasa lub trochę niżej.

Take your laptop bag Podczas dłuższego stania w off if standing for a miejscu ściągnij torbę z long period of time.

Extended carrying time laptopem.

Długotrwałe increases pressure on noszenie ciężarów zwiększa the spine.

obciążenie kręgosłupa.

Always wear a na obu Noś plecak backpack on both ramionach.

Dzięki shoulders so that the temu weight is evenly jego waga jest równo distributed.

rozłożona.

Podczas pakowania torby z laptopem wkładaj do niej przedmioty w takiej kolejności, aby podczas noszenia najcięższe z nich znajdowały się najbliżej ciała, aby równomiernie rozłożyć ich wagę.

6

Rozszerzanie obszaru bezpieczeństwa pracy poza biuro Otoczenie biurowe jest z reguły przyjazne dla zdrowia, zoptymalizowane do pracy i bezpieczne.

Odpowiedzialni pracodawcy muszą rozszerzyć tę strefę bezpieczeństwa także o osoby pracujące zdalnie, aby mogły one skutecznie, wygodnie i bezpiecznie wykonywać swoje zadania. Pracodawcy muszą zachować wzgląd na wszystko, co może mieć znaczenie, np. ergonomiczne akcesoria, niezawodną technologię czy bezpieczeństwo danych.

Chronienie ludzi Ergonomiczne torby na laptopy zmniejszają nadwyrężenia spowodowane niewłaściwą postawą ciała. Produkty firmy Kensington , takie jak plecaki, torby na kółkach, torby otwierane od góry czy podręczne torby biznesowe zostały specjalnie zaprojektowane z myślą o mobilnych pracownikach.

Ochrona sprzętu Laptopy są łakomym kąskiem dla złodziei, ale dobra blokada jest w stanie skutecznie utrudnić kradzież, pozwalając właścicielowi oddalić się z urządzeniem.

Dzięki ponad 30-letniemu doświadczeniu firma Kensington jest liderem pod względem blokad do laptopów, które chronią sprzęt i dane.

Ochrona danych Ochrona danych stanowi spore wyzwanie zarówno dla pracodawców, jak i mobilnych pracowników. O ile instalacja odpowiedniego oprogramowania i wdrożenie właściwych praktyk jest fundamentem zapewnienia bezpiecznego środowiska mobilnego, o tyle niezbędne są jeszcze fizyczne akcesoria, takie jak filtry prywatyzujące czy blokady do laptopów zapewniające dodatkową ochronę.

Etui z filtrem prywatyzującym firmy Leitz i filtry prywatyzujące na ekrany firmy 3M ograniczają kąt widzenia, utrudniając chytrym oczom dojrzenie poufnych danych.

Bezpieczeństwo biura Bardziej elastyczne środowisko pracy oznacza także większą liczbę osób wchodzących do i wychodzących z biura. To wzmaga konieczność zastosowania procedur kontroli wstępu.

Urządzenie Duracard ID 300 umożliwia łatwe tworzenie kart wstępu z tworzyw sztucznych bezpośrednio na recepcji.

VANTAGE POINT • NUMER 3

7

NOWA DYNAMIKA

Inwazja pokolenia Y Nowe pokolenie nie tylko jest pełne pasji i energii, ale także wnosi zupełnie nowe pomysły i idee.

Zatrudnieni millenialsi kwestionują metody pracy starszych kolegów, a różnice dzielące te pokolenia są większe niż kiedykolwiek wcześniej.

Millenialsi narodzili się już w erze wszechobecnej cyfryzacji i realiach świata ogarniętego kryzysem finansowym. Są pierwszym pokoleniem podejmującym prace, które znacznie lepiej od pracowników z dłuższym stażem włada kluczowym narzędziem biznesowym, jakim jest technologia.

Zdają sobie także sprawę, że posiadanie pracy nie stanowi siatki bezpieczeństwa w świecie, na który przyszli, i z tego względu stawiają swoje potrzeby ponad wymogami pracodawców.

Poszukiwanie najlepszych pracowników Millenialsi dorastali w rodzinach rozdartych między życiem prywatnym a zawodowym, w których rodzice pomimo ciężkiej pracy tracili swoje zatrudnienie z powodu recesji, przez co młodzi wchodzący na rynek pracy skupiają się na zaspokajaniu swoich potrzeb społecznych. Bardzo wysoce cenią sobie równowagę pracy i życia osobistego, a możliwość zmiany zatrudnienia traktują jako coś ważniejszego od budowania trwałego stosunku pracy z jednym pracodawcą.

Instynkt przetrwania podpowiada im, że muszą zbudować własną, indywidualną wartość, co da im broń w walce z pracodawcami arbitralnie podejmującymi pewne decyzje. Sami są sobie marką, co w razie konieczności (lub chęci) ułatwia im zmianę pracy. Stawia to najbardziej zdolnych i utalentowanych z nich na silnej pozycji względem pracodawcy.

8

Inwestycja, która się zwraca Nawet pomimo tego, że zyskanie zaufania i lojalności millenialsów jest niezwykle trudne, pracodawcy, którzy dadzą im to, czego millenialsi naprawdę chcą, mogą liczyć na lepszy zwrot z inwestycji w te młode kadry. Jakkolwiek najsilniejszymi czynnikami skłaniającymi millenialsów do utrzymywania stałego stosunku pracy z jednym pracodawcą są przyjazne relacje i dobra atmosfera w pracy, priorytety starszego pokolenia, takie jak nagrody finansowe, bezpieczeństwo czy zróżnicowanie obowiązków są dla nich równie ważne.

Wahadło władzy

Dynamika w miejscu pracy

Brak perspektyw zawodowych dla wykształconych millenialsów wchodzących na rynek pracy powoduje, że wielu utalentowanych z nich – blisko trzy czwarte, które wzięły udział w ankiecie PwC musiało obniżyć swoje oczekiwania, aby dostać pracę. W przypadku poprawy warunków ekonomicznych, osoby te są bardzo skłonne do poszukania lepszej pracy. Na rynku będzie panowało wysokie zapotrzebowanie na millenialsów z właściwymi umiejętnościami, a coraz trudniej będzie ich przyciągnąć i utrzymać przy sobie.

Millenialsi wychowali się w czasach mediów społecznościowych i gier komputerowych, przez co przywykli do stawiania czoła trudnościom na równi ze starszymi pracownikami. Miejsce i czas nie gra dla nich roli. Oczekują stylu zarządzania, który odpowiada ich potrzebom, a nie takiego, który dyktuje im zasady postępowania. Nie chcą szefa. Wolą, aby przewodził im trener lub mentor. Lubią wymieniać się pomysłami ze swoimi rówieśnikami, co sprzyja otwartym i swobodnym dyskusjom, ale przy tym chcą utrzymywać bezpośredni kontakt z przełożonymi najwyższego szczebla, aby samodzielnie przekazywać im swoje opinie i natychmiast poznawać zdanie na ich temat.

Z tego względu pracodawcy już teraz muszą się zastanowić, jak zapewnić im środowisko pracy, które ich zadowoli. Najlepszymi sposobami dokonania tego jest wprowadzenie elastycznych godzin pracy, tolerancyjnej postawy, atmosfery współpracy, luźniejszych struktur zarządzania i zapewnienie im pełnego dostępu do informacji.

VANTAGE POINT • NUMER 3

Dr Jessie Newburn, ekspert w zakresie dynamiki pokoleniowej i prezes kolumbijskiego Stellium Communications wyjaśnia: „Millenialsi są bardzo lojalni wobec firm, ale te muszą być lojalne wobec nich. Millenialsi oczekują uczciwej wymiany. Są gotowi wynająć swoją inteligencję, poświęcić czas, zaangażować się i użyć znanych im sposobów w zamian za rozwój i poszerzanie wiedzy”.

Warto kultywować zachowania millenialsów także z powodu ich otwartości do dzielenia się opinią. Jeżeli zatrudniająca ich firma zrobi na nich wrażenie, szybko zyska uznanie w ich oczach, a to może ostatecznie przyciągnąć więcej poszukiwanych talentów. Ten sposób ustnego polecania pracodawcy jest szczególnie cenny i skuteczny wśród millenialsów, którzy wyrośli w ogniu krzyżowym reklam i są sceptycznie nastawieni do wszelkich form promocji.

W ich przypadku bardziej liczy się opinia przyjaciół niż jakiekolwiek materiały prasowe czy marketingowe bez różnicy, czy dotyczy to zakupu produktów, czy ofert pracy.

Apetyt na więcej Millenialsi przywykli do bycia bombardowanymi licznymi informacjami i nauczyli się natychmiast na nie reagować, co czyni ich głodnymi wiedzy i uznania. Łatwo popadają w nudę i muszą stale podejmować wyzwania. Pracodawcy, którzy poświęcą millenialsom wystarczająco dużo uwagi, będą regularnie przekazywać swoją opinię i zapewnią możliwość szybkiego rozwoju, a także zróżnicowaną i interesującą karierą, zyskają optymistycznych i pełnych entuzjazmu pracowników potrafiących pracować w zespole i zajmować się wieloma zadaniami jednocześnie.

9

NOWA DYNAMIKA Korektory Pritt ECOmfort Roller oraz BIC/Wite-Out® Ecolutions® Większa ekologiczność oraz skupienie na wykorzystaniu materiałów z recyklingu i surowców odnawialnych.

Korzyści zrównoważonego rozwoju Zrównoważony rozwój to wyjątkowo modne pojęcie w ostatnim czasie.

Tylko co ono właściwie oznacza dla organizacji? Czy jest to kolejna przeszkoda na drodze do celu, czy może przewaga nad innymi firmami?

Temat zrównoważonego rozwoju przeniknął do firm z wielu różnych powodów. Dla niektórych jest esencją istnienia, natomiast dla innych zaledwie kolejnym wymogiem formalnym, który trzeba spełnić. Może to być zapalona inicjatywa ze strony kierownictwa, które dopina jej realizacji, lub też podkolorowana historia, które dobrze się wpisuje w wizerunek firmy. Bez względu na przesłanki, przewidywane zmiany w prawie w połączeniu z szybko ewoluującą opinią publiczną oznaczają, że zrównoważony rozwój przestanie być kwestią preferencji, a stanie się obowiązkiem. Stał się on już czynnikiem decydującym o komercyjnej opłacalności firm.

Stawką jest wszystko, począwszy od postrzegania marki przez klientów, przez motywację pracowników, na zaufaniu inwestorów skończywszy. Przyszły sukces firm będzie nierozerwalnie związany z podejmowanymi przez nie decyzjami dotyczącymi adaptacji do nowego porządku i umiejętnością wygenerowania nowych, wynikających z tego źródeł przychodów.

Co dalej?

W zależności od umiejętności przystosowania się, wdrożenie holistycznej strategii zrównoważonego rozwoju może od niektórych firm wymagać więcej wysiłku niż od innych. Popularne inicjatywy, jak ograniczenie ilości odpadów, recykling materiałów czy oszczędność energii stały się już normą. W przyszłości zrównoważony rozwój będzie wymagał przemyślanego wdrożenia tej koncepcji do każdego najmniejszego aspektu funkcjonowania przedsiębiorstwa. Będzie dotyczył wyboru codziennych materiałów biurowych, energooszczędnych urządzeń, uchwytów, złączek, środków czystości, a nawet materiałów budowlanych.

10

Na szczęście postępujący rozwój każdej z tych dziedzin oznacza również obniżenie kosztów wdrożenia koncepcji zrównoważonego rozwoju w tych obszarach. Podobnie ostatecznie przyniesie podniesienie ich standardów jakości i wydajności oraz przekroczenie bieżących oczekiwań.

Sztandarowymi przykładami transformacji podstawowych codziennych przedmiotów w zgodne z koncepcją zrównoważonego rozwoju są baterie Energizer EcoAdvanced — pierwsze na świecie „paluszki” wykorzystujące materiał pochodzący z recyklingu oraz taśma Scotch® Magic™, która składa się w 53% z biodegradowalnych surowców, co czyni ją najbardziej proekologiczną biurową taśmą klejącą na świecie. Firmy BIC i Pritt wykonują obudowy swoich korektorów o nazwach odpowiednio ECOlutions i ECOmfort Roller z powłok biotworzyw sztucznych, a kultowy klej w sztyfcie Pritt Stick zyskał na mocy klejenia dzięki zastąpieniu PVP opartego na benzynie skrobią i cukrem pozyskanymi z ziemniaków. Podobnie ma się sprawa z firmą Edding, która już ponad 50 lat temu wyprodukowała pierwsze markery do ponownego napełniania. Teraz do produkcji zakreślaczy i markerów z serii Ecoline używa w aż 90% surowce odnawialne.

Jeśli te firmy od dekad prężnie funkcjonujące na rynku artykułów biurowych mogą skutecznie przejść ewolucję, aby utrzymać swoją silną pozycję w coraz bardziej zrównoważonym świecie, to nasze firmy tym bardziej powinny.

Zaplecze firm również się nie uchowało przed zmianami. Rynkiem środków chemicznych wstrząsnęły zmiany na lepsze. Przykładem tego są ekologiczne środki czystości z linii SURE™ oferowane przez firmę Diversey, które są w 100% biodegradowalne, a w ich składzie można znaleźć

substancje pochodzenia roślinnego. Takie produkty dowodzą, że postępowanie zgodne z naturą może nieść ze sobą korzyści biznesowe. Brak niebezpiecznych substancji chemicznych w składzie oznacza znacznie mniejsze ryzyko pogorszenia zdrowia osób korzystających z tych produktów. W efekcie personel jest zdrowszy i szczęśliwszy, nabiera większego szacunku do organizacji i prawdopodobnie będzie pracować lepiej. Natomiast lepiej utrzymane biuro robi niebagatelne wrażenie na gościach i pracownikach.

Zrównoważony rozwój stał się już czynnikiem decydującym o komercyjnej opłacalności firm.

Te życiowe przykłady wyraźnie świadczą o tym, że to co do niedawna jeszcze było niemożliwe, stało się już częścią przyszłości. Firmy na każdym etapie drogi do zrównoważenia, niezależnie od tego co je do tego skłoniło, powinny przeanalizować korzyści z przyjęcia zielonego punktu widzenia i jego następstw w przyszłości. Potwierdzają to wyniki badań, których przedmiotowa analiza wykazała, że zrównoważony rozwój działa dobrze nie tylko na naszą planetę, ale także na samą firmę i to na wielu jej płaszczyznach.

Baterie AA oraz AAA z serii Energizer EcoAdvanced Pierwsze wydajne baterie na świecie wykonane z użyciem 4% materiałów odzyskanych ze starych baterii. Nie dość, że wymagają mniej materiałów pierwotnych, są najbardziej wydajnymi bateriami alkalicznymi firmy Energizer, za co zyskują podwójne uznanie.

Taśma klejąca Scotch® Magic™ Nagrodzona oznaczeniem Vinçotte OK w dowód uznania wysoce proekologicznej metody produkcji na składnikach naturalnych. Ta na nowo opracowana taśma przylepna charakteryzuje się klejem pozyskanym ze składników roślinnych naniesionym na podkład z octanu celulozy, który powstaje na bazie masy drzewnej. W efekcie taśma zawiera 53% biodegradowalnych materiałów, co jest niespotykane na całym rynku taśm przylepnych.

Gama chemicznych środków czyszczących SURE™ Dowodzą, że profesjonalne wyniki można osiągnąć z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa ludzi i bez negatywnego wpływu na środowisko. Linia produktów SURE™ powstaje z produktów ubocznych sektora rolno-spożywczego.

Jej składnikami są burak cukrowy, kukurydza, otręby pszenne i innych zbóż oraz kokos. Nie zawiera barwników, substancji zapachowych, czwartorzędowych związków amonowych, chloru, fosforanów ani tlenków.

Zakreślacze i markery Edding Ecoline Dzięki nieprzerwanym badaniom wszystkie produkty z serii EcoLine mają korpusy i skuwki wykonane w minimum 90% z surowców odnawialnych lub materiałów z recyklingu.

Klej w sztyfcie Pritt Teraz wykonany w 90% z naturalnych składników (w tym wody) i bez rozpuszczalników.

Korzyści dla firm ze zrównoważonego rozwoju Lepszy wizerunek marki oraz przewaga nad konkurencją

Nowe źródła dochodów i lepsza kondycja finansowa

Łatwiejsza rekrutacja pracowników i ich większe przywiązanie

Badanie przeprowadzone wśród konsumentów przez The Natural Marketing Institute dowiodło, że ludzie są o 58% bardziej skłonni kupić produkt określonej firmy, jeżeli wiedzą, że funkcjonuje ona z poszanowaniem dla środowiska i społeczności. To samo badanie wskazało również, że nabywcy mogą zapłacić nawet 20% więcej za ekologiczne produkty i usługi.

Analitycy finansowi i inwestycyjni ujawnili, że plany uzyskania oszczędności energii i ograniczenia wpływu na środowisko stanowią bardzo ważne kryterium oceny firm. W analizie przeprowadzonej przez firmę Goldman Sachs ustalono, że liderzy polityki ekologicznej, społecznej i prawnej z sześciu różnych branży prześcignęli resztę stawki. W jeszcze innym badaniu opartym na CFO Research poddano sondażowi 175 dyrektorów finansowych, a więcej niż połowa z nich była zdania, że ich firma zwiększy zyski, podejmując zauważalne inicjatywy zrównoważonego rozwoju.

Pracownicy w coraz bardziej rosnącym stopniu chcą pracować dla firm, które „postępują właściwie” względem społeczności i środowiska naturalnego.

Adecco, międzynarodowa firma specjalizująca się w zapewnianiu zasobów ludzkich, ustaliła, że 52% zatrudnionych dorosłych jest przekonanych, że ich firma powinna zrobić coś dla środowiska. W czasach kiedy potrzeby i zdanie pracowników liczą się bardziej i stanowią argument do zbudowania ich lojalności, temat zrównoważonego rozwoju weryfikuje faktyczną lojalność i etykę osób tworzących organizację.

Według badania Global Study of Business Ethics przeprowadzonego przez American Management Association jedną z pięciu najskuteczniejszych praktyk tworzenia etycznej kultury korporacyjnej jest wdrożenie programów odpowiedzialności społecznej.

The Natural Marketing Institute jest strategicznym partnerem konsultingowym, który działa na terenie 30 krajów.

Mniejsze koszty i większa wydajność Wdrożenie praktyk zrównoważonego rozwoju prowadzi do zwiększenia wydajności operacyjnej. Za lepszym użytkowaniem mediów i surowców kryją się uproszczone schematy operacyjne, które pomagają poczynić oszczędności.

VANTAGE POINT • NUMER 3

Przygotowanie do przyszłych kosztów i uwarunkowań prawnych W raporcie firmy Ernst and Young The Top 10 Business Risks for Business podkreślono potrzebę przygotowań do zaostrzenia regulacji prawnych dotyczących środowiska oraz do wzrostu cen energii. Ponadto sądzi się, że w 2020 roku zostanie nałożony na firmy przepis nakazujący im obniżenie emisji dwutlenku węgla o 25%. A wartość ta wzrośnie do przedziału od 50% do 80% najpóźniej w 2050 roku. Nie obędzie się to bez wpływu na dostępność i cenę energii, która w przeciągu najbliższych 10 lat może ulec podwojeniu.

11

NOWA DYNAMIKA

Na bieżąco z technologią Przybierający na popularności trend przynoszenia do pracy swoich prywatnych urządzeń rzuca wyzwanie organizacjom, które muszą przemyśleć zasady mobilności IT. Staples Advantage pyta Paula Macdonalda, konsultanta IT, jak sprawić, by wszyscy skorzystali na korzystaniu w pracy z prywatnych urządzeń.

Informacje o Paulu Macdonaldzie Paul Macdonald jest architektem innowacji IT prowadzącym firmę Beautiful Technology, który pomaga firmom podejmować decyzje informatyczne, opracowując dostosowane do ich potrzeb rozwiązania przynoszące im rzeczywiste korzyści biznesowe.

Posiadanie przez konsumentów najnowszych i najlepszych urządzeń szybko staje się normą. W efekcie służbowy sprzęt komputerowy nieraz jest wolniejszy od tego należącego do pracowników. To główna siła napędowa inicjatywy przynoszenia do pracy swoich urządzeń, polegającej na wykorzystywaniu własnych laptopów, tabletów i telefonów do wykonywania obowiązków służbowych.

Zezwalanie na takie praktyki można przyrównać do kija, który ma dwa końce. Firma niepodważalnie poczyni w ten sposób oszczędności, ale dla niektórych nie są one warte zagrożeń bezpieczeństwa, na które równocześnie może się wystawić. Z drugiej strony, celem ograniczenia tego ryzyka instaluje się specjalne oprogramowanie na urządzeniach pracowników. „Rozwiązania pulpitu wirtualnego takie jak VMware Horizon Air udostępniają aplikacje w chmurze, dzięki czemu nie ma potrzeby zarządzania własną infrastrukturą IT, jednocześnie zapewniając w laptopie pracownika oddzielne środowisko pracy chronione skuteczną zaporą, które jest jedynym obszarem interakcji z siecią firmową. Takie rozwiązanie uniemożliwia przedostanie się jakichkolwiek wirusów czy złośliwego oprogramowania, które może się potencjalnie znajdować na urządzeniu lub w systemie pracownika.

Zatem laptop pracownika może być równie bezpieczny co ten zapewniony przez organizację i to bez wpływu na inne zainstalowane oprogramowanie”.

12

Potrzeba ze strony pracowników Niektórzy mogą zadawać sobie pytanie, dlaczego pracownicy chcieliby korzystać z własnych urządzeń zamiast tych bezpłatnie im zapewnionych przez pracodawcę. Zazwyczaj robią to osoby, które są już w posiadaniu urządzeń nowszych lub szybszych od tych w firmie. Naturalnie są już przyzwyczajeni do pewnych standardów i nie chcą pogarszać swoich warunków pracy, korzystając z komputera przydzielonego im przez dział IT. To zjawisko staje się bardziej zauważalne i pracodawcy muszą zdać sobie z niego sprawę. „Na rynku ciągle pojawiają się nowe modele coraz szybszych komputerów z jeszcze ciekawszymi funkcjami, a ich cena spada. Millenialsi i starsi entuzjaści nowych technologii wręcz czują potrzebę posiadania najnowszych nowinek technicznych. Często wymieniają je na nowe, podobnie jak inni wymieniają samochody.

„Jednocześnie firmom nie śpieszy się tak bardzo do modernizacji komputerów, przez co liczba pracowników z mocniejszym sprzętem stale rośnie. Gdyby zmusić te osoby do korzystania z gorszego sprzętu do wykonywania swojej pracy, utraciliby motywację i stracili szacunek do swojego pracodawcy”.

Ankieta Staples dotycząca korzyści w miejscu pracy potwierdza ostatni fakt. Nieodpowiednia i przestarzała technologia obniża satysfakcję z pracy, obniża motywację i powoduje frustrację.

Preferencja względem urządzeń również może w znacznym stopniu wpłynąć na wydajność pracy. „Pracodawcy mądrze pozwalają na przynoszenie do pracy własnych urządzeń, ponieważ te są pracownikom lepiej znane i dają radość, zwłaszcza jeżeli ktoś wykazuje silną preferencję w stronę systemów Windows lub Apple.

Ponadto, im urządzenie jest bardziej zaawansowane, tym pracownik szybciej wykonuje pracę i jest produktywniejszy”.

Kompaktowa łączność Smukłe konstrukcje wielu laptopów i konwertowanych urządzeń 2w1 nie pozostawiają wiele miejsca na porty łączności. Uniwersalna stacja dokująca firmy Kensington przywraca możliwość jednoczesnego podłączenia wielu urządzeń peryferyjnych, zamieniając jeden port USB w sześć.

Drukowanie mobilne

Równe zasady wobec wszystkich Nurt przynoszenia swoich urządzeń do pracy nasuwa na myśl pytanie, co jeżeli pracownicy muszą lub chcą korzystać z urządzeń służbowych.

A tym bardziej, jak rozwiązać problem przynoszenia swojego sprzętu, jeżeli pracodawca nie jest skory do zaakceptowania tego rozwiązania.

Najważniejsze to nie ustanawiać zasad, które w jakikolwiek sposób będą dyskryminować którąkolwiek ze stron. Pracownicy w posiadaniu lepszego urządzenia nie chcą być spowalniani przez używanie starego, służbowego. Natomiast pracownicy potrzebujący do pracy sprzętu firmowego nie chcą się poczuć jak pracownicy drugiej kategorii. „Im bardziej atrakcyjny jest przydzielony sprzęt służbowy, tym więcej pracowników będzie chętnie z niego korzystać. Pewnym sposobem rozwiązania tego problemu będzie wykorzystanie pasji entuzjastów komputerowych i poproszenie ich o polecenie czegoś”.

VANTAGE POINT • NUMER 3

Obecność wielu różnych urządzeń w biurze sprowadza pytanie, co się stanie, jeżeli ktoś zechce coś wydrukować. Czy każde z tych urządzeń z łatwością połączy się z drukarką?

Odpowiedź brzmi „tak”. W tym celu można wykorzystać różne rozwiązania przeznaczone do określonych sytuacji.

Duże organizacje zajmujące kolejne piętra i biurowce mogą wykorzystać śledzące rozwiązanie drukowania „Follow you”, które pozwala na wydruk z laptopów, tabletów i smartfonów na dowolnej drukarce w sieci firmowej. „Rozwiązania oferowane przez firmę Nuance Equitrac polegają na instalacji uniwersalnego sterownika druku na wszystkich urządzeniach użytkowników, co jest wydajniejsze od pojedynczego dodawania drukarek na każdym urządzeniu. A gdy zachodzi potrzeba drukowania, użytkownik wybiera najbliższą drukarkę. Follow You wymaga użycia karty identyfikacyjnej przy drukarce lub wpisania hasła przed wydrukowaniem zadania, dlatego nie dochodzi do sytuacji, w których dokumenty zalegają na drukarce bez końca, bo ktoś o nich zapomniał lub nie był w stanie znaleźć drukarki. Nie dość, że takie rozwiązanie jest bezpieczne, to jeszcze zgodne z zasadami zrównoważonego rozwoju”.

Małe i średnie firmy, które nie cieszą się tak dobrą infrastrukturą sieci bezprzewodowej, docenią drukarki z serii HP OfficeJet Pro X, które stanowią doskonałą alternatywę dzięki systemowi drukowania ePrint, który może się połączyć z każdym rodzajem laptopa, tabletu i telefonu bez pośrednictwa routera. Drukarki HP OfficeJet Pro X wprowadzają również na rynku małe zamieszanie pod względem druku biurowego, ponieważ są szybsze, oszczędniejsze i zapewniają wyższą jakość od tradycyjnych drukarek laserowych, które dawno zdominowały środowiska zawodowe. Co więcej, są 50% bardziej energooszczędne niż profesjonalne drukarki laserowe, co czyni je bliższymi do zrównoważonego rozwoju.

13

Rozwój oparty na zaufaniu Pomyślne przyzwyczajanie się do zmian wymaga znalezienia złotego środka między starym a nowym.

Wdrażanie nowych praktyk, wymiana sprzętu i produktów powinna zawsze odbywać się z poszanowaniem dla jeszcze funkcjonujących. Zmiana nie zawsze musi być diametralna. Polega ona na prawidłowym ocenieniu, co może się jeszcze przysłużyć, a co trzeba wymienić na nowe, oraz znalezieniu sposobu na bezkonfliktowe połączenie tych wyborów. Innowacje w znanych produktach nie muszą powodować problemów, a można je osiągnąć dzięki skupieniu na adaptacji.

14

VANTAGE POINT • NUMER 3

15

ROZWÓJ OPARTY NA ZAUFANIU

Integracja pokoleniowa Zważywszy na to, że człowiek w ciągu życia może przepracować nawet 50 lat, w firmach mogą być zatrudnieni przedstawiciele trzech pokoleń. To oznacza konieczność wykazania zrozumienia dla każdego i korzystnego połączenia związanych z tym zróżnicowanych charakterystyk pracy.

Dzisiejsza kadra pracowników składa się z pokolenia powojennego (narodzonego w latach 1946–1964), pokolenia X (lata 1960–1980) oraz millenialsów, wcześniej zwanych pokoleniem Y (którzy przyszli na świat między 1980 początkiem XXI wieku). Granice pozostają luźne, ale kategorie te sprowadzają się do preferencji i czynników motywujących przedstawicieli tych pokoleń.

Najmłodsza z tych trzech części – millenialsi (czytaj „Inwazja pokolenia Y”) wciąż rozpoczyna swoje kariery i niebawem zacznie stanowić większość. Mają obecnie od 12 do 32 lat, a w firmach zajmują stanowiska od zupełnie początkujących po młodszej kadry zarządzającej. Są pokoleniem, które wpłynie na przyszłe funkcjonowanie zakładów pracy, zatem firmy muszą gładko i sukcesywnie przyjmować ich punkt widzenia w dzisiejszym środowisku biurowym.

Nie może to się jednak odbywać niczyim innym kosztem. Jakkolwiek millenialsi stanowią bilet do przyszłości, zrównoważone firmy nadal ufają doświadczeniu i wiedzy pokolenia X i powojennego.

The Institute of Leadership & Management niedawno opublikował raport o nazwie „Niewykorzystany talent: Czy pracownicy po pięćdziesiątce są w stanie wypełnić lukę w umiejętnościach przywódczych?”, w którym ujawnił niepodważalny brak umiejętności na stanowiskach ekspertów i wśród kadry kierowniczej, spowodowany brakiem umiejętności docenienia pokolenia powojennego i spełnienia jego potrzeb.

Pomimo całej tej ekscytacji związanej z napędzaniem przyszłości szybko rozwijającymi się technologiami,

16

sposób myślenia o 50 latkach, że nie zechcą lub nie dadzą rady nadążyć za zmianami, uległ zmianie.

Niektórym przyzwyczajanie się do zmian może przysparzać trudności, ale przedstawiciele pokolenia powojennego i pokolenia X posiadają wiedzę, doświadczenie i roztropność, jakie przychodzą tylko z wiekiem. Ponadto, bardziej niż ktokolwiek inny pragną się rozwijać i zajmować wyższe stanowiska kierownicze. Mimo to wiele organizacji odmawia im takich możliwości, nawet jeśli firmy te lepiej oceniają ich wiedzę merytoryczną (85%) czy zrozumienie klientów (78%) w porównaniu do ich młodszych współpracowników.

Zachowywanie niezastąpionego doświadczenia Odstawienie na drugi tor pracowników z pokolenia powojennego i pokolenia X jest równoznaczne z porzuceniem bezcennego doświadczenia. Jak w takim razie organizacja może utrzymać przy sobie tak doświadczonych pracowników z dużymi pokładami wiedzy? Powinna organizować dla nich szkolenia, nie zapominać o nich podczas awansów oraz zapewniać im okazje do zaangażowania się. Nie powinna ograniczać ich roli, a wręcz opracować strategię wykorzystania ich doświadczenia, aby służyło dobru całej organizacji. Można to osiągnąć, pozwalając im na elastyczne godziny pracy (jak to opisano w artykule „Dzielony czas pracy”), prowadząc warsztaty dedykowane dla osób po pięćdziesiątce i na inne sposoby dla wyróżniających się pracowników i ludzi, którzy mają na swoim koncie wiele sukcesów.

„Doświadczenie często jest niedostrzegane do momentu, kiedy organizacja je utraci. Ktoś przejdzie na emeryturę, odejdzie albo jakieś stanowisko stanie się zbędne. Wiele organizacji zapłaciło cenę za utratę na dużą skalę doświadczonych i starszych pracowników, którzy zabrali ze sobą swoją zbiorczą pamięć i wiedzę” — cytat z wyników badania „Attract Grow Engage. Optimising the Talents of an Age-diverse Workforce” (Przyciągaj Rozwijaj Angażuj. Optymalizacja talentów wśród zróżnicowanej wielowo kadry) Institute of Leadership & Management (ILM) oraz Ashridge Business School Guide

Poszukiwania równowagi Transformacja firmy czerpie siłę z pomyślnego przechodzenia zmian i współudziału wszystkich trzech pokoleń, które razem w równym stopniu dają z siebie to, co najlepsze. Ankieta przeprowadzona w 2013 r. przez firmę EY (dawniej Ernst & Young) daje powody, by wierzyć, że millenialsi doskonale znają się na technologii, ale niekoniecznie potrafią pracować w zespole. Z drugiej strony pracownicy z pokolenia X wykazują się przedsiębiorczym myśleniem z brakiem umiejętności wprowadzania go w życie. Z kolei reprezentanci pokolenia powojennego są bardzo lojalni i świetnie pracują w zespole, ale nie najlepiej radzą sobie ze zmianami. Wiele dużych firm zgłębia aktualnie wzorce społeczne i zachowań millenialsów (patrz „Inwazja pokolenia Y”), starając się opracować programy, które pomogą w ich integracji ze starszymi pokoleniami. Celem jest ich wzajemne rozumienie się i zapewnienie im komfortowego środowiska pracy.

Zapełnianie technologicznej luki Ankieta Staples dotycząca korzyści w miejscu pracy 2015 ujawniła interesujące fakty w kwestii stosunku różnych generacji do technologii.

Okazuje się, że millenialsi są mniej zaniepokojeni o infrastrukturę technologiczną niż pokolenie powojenne. Ponadto, 71% millenialsów ocenia szybkie i niezawodne połączenie internetowe za ważne na 8 lub więcej punktów na 10 w porównaniu do pokolenia powojennego, z którego aż 85% badanych ocenia je z takim wynikiem. Może to wynikać z tego, że millenialsi po prostu uznają, że technologia jest sprawna, podczas gdy pokolenie powojenne pamięta czasy, w których była ona o wiele bardziej zawodna, przez co obawiają się awarii.

Podobnie sprawa ma się z telefonami. Tylko 50% millenialsów jest zdania, że zapewnienie przez pracodawcę nowoczesnych telefonów jest ważne na 8 punktów lub więcej na 10, gdy wynik ten u osób narodzonych po wojnie wynosi 66%.

Prawdopodobnie przyczyną tego jest to, że millenialsi już mają nowoczesne smartfony i ich posiadanie traktują jako normę, w związku z czym nie są pod ich względem uzależnieni od pracodawcy.

VANTAGE POINT • NUMER 3

Preferencje dotyczące przestrzeni biurowej Nie jest chyba zaskoczeniem, że młodsi pracownicy bardziej wolą pracować na otwartej przestrzeni niż starsi koledzy, którzy są przyzwyczajeni do formalnych, wydzielonych miejsc pracy. Niemniej jest to nadal kwestia indywidualna. Zgodnie z wynikami ankiety Staples dotyczącej korzyści w miejscu pracy 2015 różnice te nie są na tyle wyraźnie zarysowane, aby należało doszukiwać się szczegółowych powiązań w sprawie miejsca pracy z określonym pokoleniem.

Aby zapewnić pracownikom środowisko pracy, które wyzwoli w nich maksimum wydajności, należy wydzielić zarówno zamknięte pomieszczenia, jak i otwarte przestrzenie, np. poprzez środowisko hybrydowe.

W przypadku pracy, w której liczy się kreatywność, różnice są nieco bardziej zauważalne. Im pokolenie jest starsze, tym bardziej preferuje tradycyjne biura.

Z ankiety wynika, że 48% millenialsów odczuwa szczyt kreatywności, przebywając w miejscach publicznych, takich jak kawiarnie, hole/foyer czy na świeżym powietrzu. Podobne uczucia zadeklarowało 38% respondentów z pokolenia X i 27% osób z pokolenia powojennego. Wniosek jest taki, że skoro młodsi pracownicy lepiej czują się w miejscach publicznych, a starsi wolą formalne otoczenie biurowe, to najlepiej jednym i drugim pozwolić na własny wybór.

Millenialsi wyrazili największe zainteresowanie możliwością skorzystania z pokojów do drzemek i sprzętu rekreacyjnego (takiego jak osprzęt do tenisa stołowego). Najstarsi pracownicy natomiast najbardziej życzyli sobie czystej i dobrze utrzymanej toalety oraz wygodnych mebli. W żadnym z tych przykładów nie odnotowano przeważającej preferencji którejkolwiek z grup. Zdaje się, że różnice między pokoleniami jednak nie są tak wielkie, jak to się wydawało.

Osobiste preferencje Nie tylko dla najstarszych pracowników liczy się czystość w toalecie. Jest ważna dla wszystkich. Czysta, schludna i dobrze zaopatrzona toaleta świadczy o trosce organizacji o zadowolenie pracowników i zrównoważony rozwój. To coś nie tylko dla pracowników, ale także gości.

Wyposażenie toalet marki Katrin, w tym chusteczki toaletowe, mydło oraz ręczniki do rąk z innowacyjnymi podajnikami Katrin Inclusive. Kontrastujące kolory i opisy w języku Braille'a ułatwiają znalezienie podajników z serii Katrin Inclusive, a lekki nacisk na obudowę pozwala na ich prostą obsługę.

Jednocześnie wydajne i niezawodne funkcje ograniczają zużycie do minimum. Chusteczki o wysokim stopniu pochłaniania nie powodują potrzeby sięgania po kolejne. To oznacza oszczędności i wyższy poziom higieny.

Ponadto, mniejsze zużycie papieru równa się mniejszemu wpływowi na środowisko.

Ręczniki papierowe Airflex* marki Kleenex® są super wytrzymałe i chłonne, dlatego nie trzeba ich tyle, co innych. Ich sekret polega na rozłożystych włóknach, które mają dużą powierzchnię wiązania wody. Są praktyczniejsze od innych, a do wytworzenia każdego listka potrzeba mniej materiału. To zgodność z zasadami zrównoważonego rozwoju, która popłaca! Dostępne w rolkach oraz składane. Odpowiednie do użytku z podajnikami Kimberly-Clark Aquarius.

17

ROZWÓJ OPARTY NA ZAUFANIU

Szczegółowe czytanie tekstu jest łatwiejsze na papierze niż na ekranie.

B

Niesłabnąca siła papieru

Tekst na ekranie można szybciej przeszukać niż na papierze.

Wolę wprowadzać zmiany na papierze niż na ekranie.

C

Świat zdominowany przez cyfryzacje wróżył całkowite wyparcie papieru z użytku. Mimo to ten tradycyjny nośnik informacji odgrywa tak wiele ważnych ról, że jest zbyt wcześnie, by dopatrywać się jego kresu.

Wizję biura, w którym w ogóle się nie korzysta z papieru jako pierwszy przedstawił Vincent E. Giuliano w roku 1975 w tygodniku Business Week pod nazwą „The Office of the Future” (Biuro przyszłości), gdzie przewidywał, że większość danych będzie zapisywana w formie elektronicznej przed nastaniem 1990 roku.

Jego teza na temat elektronicznego zapisu danych się sprawdziła nieco później niż się tego spodziewał, ale wizja biura, w którym w ogóle się nie korzysta z papieru, jest nadal odległa od rzeczywistości.

18

Ankieta Work Smart, Work Mobile (Pracuj mądrze, pracuj mobilnie) niedawno przeprowadzona na zlecenie firmy Leitz wykazała, że przeciętny pracownik w Stanach Zjednoczonych, Europie i Australii rocznie zużywa około 10 tys. arkuszy A4. Na 800 pracowników mobilnych przepytanych w Europie aż 94% odpowiedziało, że sporządza notatki w notesie. Tylko 6% powiedziało, że w ogóle nie korzysta z papieru. Podobne wyniki płyną z badania, w którym udział wzięło 14 tys. konsumentów z 5 europejskich krajów. Badanie zlecone przez firmę Oxford Notebooks ujawniło, że papierowe notatki nadal są kluczowym narzędziem do spisywania notatek, opracowywania koncepcji i zarządzania czasem, przy czym 86% z pracowników biurowych każdego dnia korzysta z jakiegoś produktu papierowego do wykonania swoich obowiązków.

Papier pomaga w myśleniu

Powodów jest wiele, ale wszystko sprowadza się do tego, że jesteśmy ludźmi, a nie maszynami. Wydruki są mniej męczące dla wzroku od ekranu komputera, a przedstawione w ten sposób informacje łatwiejsze do przyswojenia przez mózg. Odręczne notowanie długopisem na papierze różni się od pisania na klawiaturze. Wywołuje silniejszy związek między umysłem a słowami. Co więcej, pisanie jest wygodniejszą formą gromadzenia informacji, szczególnie w podróży i sytuacjach, gdy trzeba coś narysować lub naszkicować schemat. Wygląda na to, że notatniki jeszcze długo nam posłużą, a drukarki nieprędko odejdą w zapomnienie.

Niemniej, trend wykorzystywania nośników cyfrowych w procesie myślenia będzie przybierać na sile w przyszłości z uwagi na całe cyfrowo wykształcone pokolenie, które właśnie rozpoczyna swoją karierę.

Dużo ludzi woli korzystać z długopisu i papieru jako podstawowych narzędzi do wyrażania myśli — i jest ku temu dobry powód. Badania prowadzone wśród zróżnicowanych grup wiekowych, począwszy od dzieci uczęszczających do szkoły, przez studentów akademickich po reprezentantów pokolenia powojennego dowodzą, że odręczne pisanie bardziej od pisania na klawiaturze przyczynia się do budowania przemyślanych i spójnych tekstów, a ponadto powoduje dłuższe zapamiętanie informacji.

Ekrany sprawdzają się do szybkiego wyszukiwania informacji i pobieżnego przejrzenia tekstu, natomiast wydruki pozwalają na lepsze skupienie i zrozumienie informacji. Jeżeli komuś zależy na dogłębnym zapoznaniu się z treścią długiego dokumentu, powinien go wydrukować.

A

NIE ZGADZAM SIĘ

ZGADZAM SIĘ STARA TECHNOLOGIA W MOBILNYM ŚWIECIE W numerze magazynu Wired z 2014 roku napisano „Może należy zacząć myśleć o papierze i ekranie w nowy sposób. Nie jako o starej technologii i jej nieuchronnym następcy, lecz raczej o uzupełniających się interfejsach pobudzających odmienne tryby myślenia”.

Panel badaczy biznesowych z firmy Leitz to potwierdza.

Aktualne badania wskazują, że 52% osób jest zdania, że lepiej się szczegółowo czyta tekst, kiedy jest wydrukowany. Podobnie 54% badanych woli wprowadzać zmiany na papierze.

Na chwilę obecną papier i ekran odgrywają swoje role, a osobiste preferencje są zróżnicowane. Zamiast sądzić, że inteligentni lub mobilni pracownicy całkowicie wyprą papier ze swojego życia, lepiej zastanowić się, jak go dostosować do ich potrzeb.

D

Papier lepszy na szybko

Papier dobry dla zdrowia i w podróży

Możliwość natychmiastowego robienia notatek w każdym miejscu jest niepodważalną przewagą papieru. Nie trzeba czekać aż urządzenie się uruchomi, utworzy dokument, a następnie zapisze go w odpowiednim miejscu. W nagłych sytuacjach papier jest niedościgniony.

Drukowane dokumenty odgrywają rolę w zwiększaniu mobilności pracowników oraz zachęcaniu ich do zachowań prozdrowotnych. Praca poza biurem, np. na powietrzu podczas przyjmowania witaminy D czy w niekontrolowanym otoczeniu jak środki transportu publicznego ze światłem co chwilę błyskającym na ekran przez okno nie sprzyja zdrowiu naszego wzroku. Natomiast wydrukowane dokumenty doskonale odnajdują się w tych warunkach. No i nigdy nie kończy im się zasilanie.

Uwydatnia się to jeszcze bardziej podczas rysowania obrazków i schematów. W rzeczywistości istnieje już technologia, która jest intuicyjna pod tym względem, ale do jej wydajnej obsługi wymaga wprawy.

Papier pomaga zadbać o bezpieczeństwo danych Oczywiście nikt nie chce doprowadzić do ujawnienia ważnych danych przez pozostawienie poufnych dokumentów w miejscu publicznym. Z drugiej strony, wydrukowany dokument jest mniej podatny na ujawnienie zawartych w nim informacji. Utrata laptopa może skończyć się nieplanowanym upublicznieniem więcej niż jednego dokumentu. Żyjemy w czasach, w których kradzież cyfrowych danych jest bardziej opłacalna od kradzieży fizycznych przedmiotów, dlatego wydrukowane dokumenty są mniej zagrożone. Także zapisywanie haseł na papierze staje się bezpieczniejsze od przechowywania ich w innych plikach. Trzeba też pamiętać, że urządzenia elektroniczne stanowią smakowity kąsek dla drobnych przestępców, których celem wcale nie są dokumenty. W przypadku wydruków takie zagrożenie praktycznie nie istnieje.

VANTAGE POINT • NUMER 3

Sporządzanie notatek na tablecie lub komputerze podczas spotkania może być odbierane jako brak poświęcania uwagi.

Papier jest bardziej ekologiczny niż wcześniej Papier był uważany za wroga numer jeden biur przyjaznych środowisku. Daleko posunięte innowacje w zakresie papieru, długopisów, a nawet pojemników z tuszem do drukarek sprawiły, że dokumenty mogą powstawać z pomocą najróżniejszych produktów zgodnych z ideą zrównoważonego rozwoju. Ponadto, wiele materiałów podlega recyklingowi, co oznacza, że ich przydatność nie kończy się w biurze.

Papier przyjaźniejszy dla ciała i wzroku Ekrany z tylnym podświetleniem łatwo męczą wzrok zarówno z powodu różnicy w kontraście światła, jak i ludzkiej skłonności do rzadszego mrugania podczas patrzenia na ekran. Spędzanie wielu godzin w ciągu dnia, czytając tekst z ekranu wpływa negatywnie na komfort oczu.

Jednocześnie czytanie z monitora oznacza siedzenie ciągle w tej samej pozycji, co może doprowadzić do napięć mięśni różnych partii ciała, o ile przyjęta pozycja nie była ergonomiczna. Inaczej ma się sprawa przy wydrukach. Je można czytać w każdej pozycji, która na dodatek będzie bardziej naturalna.

19

Narzędzia do natychmiastowej pracy

ROZWÓJ OPARTY NA ZAUFANIU

Nowoczesne notatniki i długopisy charakteryzują się nowym, modnym wyglądem, większą funkcjonalnością i zrównoważonymi metodami produkcji.

Notatniki Leitz z serii WOW Żywe i optymistyczne kolory łączą energię z ich przeznaczenie. Można wybrać produkty w twardej oprawie, z okładką z polipropylenu (PP), serii Get Organised oraz Be Mobile, aby zyskać wiele praktycznych zastosowań. Dzięki połączeniu z szeroką ofertą linii WOW można uzyskać spasowane i inspirująco atrakcyjne narzędzia pracy.

Notatniki Oxford Office Essentials Notatniki odznaczone zielonym certyfikatem EU ecolabel (FR/046/001), które zapewniają wysoką wartość użyteczną bez szkodliwego wpływu na środowisko naturalne.

20

Pióra kulkowe Pilot V5/ V7 HiTecpoint z płynnym tuszem Pióra te są wykonane w 71% z materiałów pochodzących z recyklingu i można je ponownie napełniać do 10 razy, dzięki czemu przekształcają teorię zrównoważonego rozwoju w precyzyjne pismo.

Artykuły piśmienne ECOlutions firmy BIC® Firma BIC od zawsze szczyci się umiejętnością wytwarzania praktycznych produktów z wykorzystaniem minimalnej ilości materiałów. Asortyment produktów ECOlutions jest jeszcze przyjaźniejszy dla naszej planety. Surowce pochodzące z recyklingu stanowią w długopisach 50% całości użytych materiałów, 57% w ołówkach grafitowych z serii Evolution™ i aż 65% w ołówkach mechanicznych BIC® Matic.

Długopisy Pilot B2P Gel i BallGrip Firma Pilot działa w myśl zasady ochrony środowiska, co znajduje swoje odbicie w doskonałości wykorzystywania zużytych butelek i wykonywania z odzyskanego z nich materiału korpusów długopisów.

Automatyczne długopisy żelowe B2P Gel są wykonane w 89% z tworzyw sztucznych pozyskanych z recyklingu. Do produkcji długopisów B2P BallGrip wykorzystano 86% surowców z odzysku. Są na wkłady wymienne i dostępne w 3 kolorach.

Co więcej, oba modele należą do serii Begreen, spełniają wymogi standardu ISO 14001 i uzyskały certyfikat EMAS. Długopisy Papermate Inkjoy Gładkie pisanie bez wysiłku jest możliwe dzięki zastosowaniu tuszy o niskiej zawartości wiskozy oraz optymalizacji konstrukcji długopisów. Charakteryzują się smukłym kształtem, nowoczesnym wyglądem i można je dostać w bogatej palecie żywych kolorów.

Bohaterzy wydruków Dzisiejszy papier przyjazny środowisku nie dość, że zapewnia jakość, którą znamy, to jeszcze powstaje na bazie ekologicznych surowców, a przy jego produkcji powstaje mniej dwutlenku węgla.

Papier HP Colour Laser Zaprojektowany specjalnie do pracy ze wszystkimi kolorowymi drukarkami laserowymi. Odzwierciedla wyraźne i żywe kolory z głęboką czernią.

Posiada certyfikat FSC, a drewno do jego produkcji pochodzi w 100% z kontrolowanych lasów oddalonych nie więcej niż 128 km od fabryki papieru.

Papier HP Office Jakość, niezawodność i przystępna cena.

Doskonały do obszernych wydruków i kopiowania dokumentów w ciągu normalnego dnia pracy. Drewno użyte do produkcji papieru HP Office pochodzi wyłącznie z kontrolowanych źródeł surowców, a papier otrzymał certyfikaty FSC lub PEFC.

Kontrolowane lasy Firma Staples Advantage współpracuje z producentami papieru, którzy podejmują odpowiedzialne działania w zakresie kontroli lasów. Ich działania tworzą wartość na globalną skalę dla właścicieli gruntów, społeczności i klientów.

Oryginalny papier ekologiczny MultiCopy Ekologiczny wzorzec do naśladowania pod każdym względem, który doskonale nadaje się do dużych wydruków i zapewnia niespotykaną biel. Przy jego produkcji w ogóle nie jest emitowany dwutlenek węgla, a drewno pochodzi z lasów ekologicznych i zweryfikowanych źródeł. Do jego wybielania nie używa się chloru.

MANAGEMENT

PLANTING

VANTAGE POINT • NUMER 3

HARVESTING

PRODUCTS

RECYCLING RECOVERY AND REUSE

21

ROZWÓJ OPARTY NA ZAUFANIU

261

„Przesycenie komunikacją e-mail objawia się trudnością wyłonienia ważnych informacji z niekończącego się potoku przychodzących wiadomości” — Christina Cavanagh, profesor wykładająca zarządzanie komunikacją na Uniwersytecie Zachodniego Ontario (USA)

22

Ograniczenie konieczności spotkań Przeczytaj artykuł „Spraw, aby czas spędzony na spotkaniach nie poszedł na marne” opublikowany w drugim numerze Vantage Point, aby poznać metody ograniczenia czasu zmarnowanego na spotkaniach.

Za dużo korespondencji Dzielenie się informacjami, pomysłami i instrukcjami stało się tak proste między pracownikami, że właściwie nie pozostawia czasu na zasadnicze wykonywanie pracy. „Za dużo korespondencji” i „za dużo czasu spędzonego na spotkaniach” są najczęściej powtarzanymi przez pracowników przyczynami utrudnień w wykonywaniu swojej pracy. W trakcie wielu badań dokonano obliczeń straconego czasu i oszacowano jego wartość finansową, co pozwoliło wyciągnąć wnioski przekonujące do podjęcia działań zaradczych.

Powstały liczne wskazówki i strategie zarządzania własnym czasem, a nawet oprogramowanie specjalnie opracowane na te potrzeby. Jak się okazało,

VANTAGE POINT • NUMER 3

rozwiązania mające umożliwić monitorowanie całości korespondencji się nie sprawdzają. Może wynika to z faktu, że każda organizacja w innym stopniu jest poddana temu szkodliwemu efektowi ze względu na cechujący ją niepowtarzalny zestaw wielu czynników.

Aby znaleźć rozwiązanie, które okaże się skuteczne w określonym przypadku, należy najpierw zrozumieć powody występowania tego zjawiska. Następnym krokiem jest przeprowadzenie wewnętrznych badań, które pozwolą określić stopień zagrożenia nadmierną komunikacją i pozwolą zidentyfikować obszary, gdzie ten wpływ można zminimalizować.

23

ROZWÓJ OPARTY NA ZAUFANIU

Przyczyny i rezultaty nieodpowiedzialnego wysyłania wiadomości e-mail Łatwość wysyłania wiadomości e-maili bez świadomości efektu, który wywołują one u odbiorców sprawia, że dzielenie się zbędnymi informacjami jest zbyt powszechne. Wysyłanie ambitnych żądań, przesyłanie dalej czyichś wiadomości czy linków do dokumentów lub stron internetowych, które nie zostały wcześniej wystarczająco dobrze przejrzane pod kątem zasadności, odbywa się bez głębszego przemyślenia.

Ustne przekazywanie bezużytecznych informacji zwykle wiąże się z natychmiastową negatywną reakcją drugiej strony, która może być widoczna, werbalna lub zawierać oba te elementy. Nasze instynkty podpowiadają nam zatem, aby ograniczyć takie zachowanie (jakkolwiek wcale go nie wyeliminować). Jednocześnie uwaga odbiorcy skupia się na przemyśleniu informacji i wyzwoleniu reakcji, która uwalnia go od podjętego tematu i pozwala skupić się na czymś innym. W przypadku przekazania wiadomości drogą e-mail sprawa ma się inaczej.

Wyłączenie czynnika ludzkiego z procesu komunikacji powoduje, że nadawcy zbędnych wiadomości pozostają bezkarni, podczas gdy odbiorcy tych wiadomości muszą podjąć świadomą decyzję, co z tym zrobić.

Wysyłanie odpowiedzi, że dana informacja w ogóle nie dotyczy tego odbiorcy, jest społecznie nieakceptowalne, a zwykłe zignorowanie czy usunięcie tej wiadomości wydaje się nieodpowiedzialne. Z drugiej strony nadawca wiadomości często zastanawia się, co odbiorca o niej myśli. A jeśli nadawca otrzyma odpowiedź, to pierwotnego odbiorcę wiadomości czekają kolejne problemy. Brak pomysłu na dalsze postępowanie z takimi wiadomości często oznacza, że zaczynają się namnażać w skrzynce odbiorczej, powodując zauważalny bałagan. Czasem odbiorcy przenoszą je od innych folderów, gdzie samoistnie powstaje inny rodzaj nieporządku. Tak czy inaczej, nierozwiązane tematy nie dają spokoju i powodują stres.

W każdym wypadku przygotowanie odpowiedzi też wymaga czasu. Nie dość, że przeczytanie wiadomości, podjęcie decyzji, co z nią zrobić, i podjęcie działań zajmuje chwilę, to ponowne skupienie się na poprzednio wykonywanej czynności wymaga dodatkowych 60 sekund. Minimalizowanie prawdopodobieństwa otrzymywania nieprzydatnych wiadomości jest bardzo przydatnym ćwiczeniem.

24

3

Wdrażanie prawidłowej etykiety wysyłania wiadomości e-mail Odbiorcy wiadomości wykorzystują zróżnicowane metody zarządzania korespondencją przychodzącą, ale równie ważne jeśli nie bardziej, jest stosowanie się do zasad wysyłania wiadomości. Zważywszy na to, że jedna wiadomość może wpłynąć na pracę setek odbiorców, wdrożenie firmowej strategii wysyłania wiadomości e-mail celem wyeliminowania u samego źródła tych nieprzydatnych może równać się oszczędności wielu roboczogodzin.

Christina Cavanagh, profesor wykładająca zarządzanie komunikacją na Uniwersytecie Zachodniego Ontario (USA), zidentyfikowała cechy wiadomości e-mail, które denerwują odbiorców i wprawiają ich w zakłopotanie. Pięć najwyższych miejsc zajęły w jej badaniu: 1) Niejasne lub chaotyczne wiadomości 2) Wiadomości trywialne 3) Nieprawidłowe używanie funkcji listy dystrybucyjnej, ukrytej kopii, odpowiedzi do wszystkich 4) Niejasne tematy wiadomości 5) Wiadomości, które lepiej nadają się do dyskusji KONCENTRACJA NA PRACY Często wykorzystywaną techniką poprawiającą przekaz informacji zawartych w wiadomości jest upewnienie się, że wiadomość zaczyna się od opisu jej celu (i kogo dotyczy), a kończy na łatwym do zrozumienia przedstawieniu oczekiwanych działań.

Niektóre organizacje posuwają się nawet do ograniczenia liczby słów, jaką można wysłać w wewnętrznej wiadomości e-mail, aby wymusić jej zwięzłość i skupienie na temacie. Ważne jest posługiwanie się zróżnicowanymi i znaczącymi tematami wiadomości, gdyż ułatwiają one odbiorcom zrozumienie oczekiwań oraz późniejszy powrót do tej wiadomości.

WYBÓR ODBIORCÓW Zwięzłe napisanie wiadomości to nie wszystko. Musi ona jeszcze być zaadresowana do właściwych odbiorców. Możliwe jest podzielnie odbiorców na grupy i kierowanie informacji tylko do osób, których ona dotyczy, oszczędzając czas tych, którym jest ona niepotrzebna.

NIE TAK CZĘSTO Kolejną rzeczą, nad którą należy się zastanowić to, czy wiadomości nie są wysyłane zbyt często. Ważne informacje administracyjne lub dotyczące firmy, które nie są pilne, można zbierać i wysyłać w postaci cotygodniowego biuletynu zamiast oddzielnych wiadomości. Niektórzy wysuwają nawet argumenty, że takich informacji nie powinno się wysyłać wiadomościami e-mail, a zamiast tego rozwieszać je na ścianach korytarzy czy kantyny. Taka strategia zachęca do większej interakcji społecznej bez zaśmiecania skrzynek odbiorczych.

Twoja organizacja.

Twoje zasady.

Wiadomości e-mail i inne formy cyfrowej komunikacji tak szybko stały się normą, że tak naprawdę nikt nigdy nie nauczył nas formalnie z nich korzystać. I tak jak platformy komunikacji ciągle są rozwijane, tak etykieta ich obsługi ulega niekończącym się zmianom. W rezultacie każdy ma swój własny sposób komunikacji, przez co jedni ludzie skutecznej przekazują informacje drogą cyfrową od innych.

Organizacje mogą natomiast zyskać na wdrożeniu swoich własnych wytycznych. Może to zwiększyć dyscyplinę, zgodność i neutralność wiadomości, dzięki czemu poprawią one wzajemne zrozumienie nadawcy i odbiorcy wiadomości wysyłanych szczególnie między przedstawicielami różnych pokoleń, którzy mogą odebrać wiadomości za zbyt formalne lub pozbawione właściwego im szacunku.

Kilka prostych zasad może nawet zwiększyć pewność siebie osób, które lepiej czują się, mając takie wytyczne (ale same nigdy by o nie nie poprosiły).

Wiadomości e-mail nie są jedynym rozwiązaniem Nawet w organizacjach, które już rozwiązały problem wysyłania niepotrzebnych wiadomości, komunikacja drogą mailową jest nadal nadużywana ze szkodliwym efektem. Mieszanina szybko wysyłanych pytań, rozprowadzania informacji, instrukcji, wymiany uprzejmości i oczekiwanych czynności powodują, że wiadomości e-mail wykorzystywane są do zbyt wielu różnych celów. Wiadomości e-mail powinny być tylko jedną z opcji do wyboru zamiast dominującej formy komunikacji wewnętrznej.

Wykorzystywanie różnych metod komunikacji z różnym przeznaczeniem może zwiększyć wydajność każdej interakcji. Ustalenie zasad dotyczących wyboru właściwej metody komunikacji i nakreślenie panujących przy jej użyciu reguł może pomóc rozwiązać problem z licznością wiadomości.

Wiadomości e–mail: Powinno się ich używać do komunikacji dwóch osób, gdzie przekazana informacja musi zostać zachowana na potrzeby wykonania określonego zadania.

VANTAGE POINT • NUMER 3

Media społecznościowe: Wiele organizacji skłania się ku specjalnie opracowanym biznesowym platformom mediów społecznościowych przeznaczonym do dyskusji wielu osób. Jest to skuteczniejsza forma wymiany zdań niż mailowe odpowiadanie do wszystkich.

Wiadomość SMS: Praktyczna podczas komunikacji dwóch osób, zadawania prostych pytań czy prowadzenia prostego dialogu bez konieczności znajdowania się obu zainteresowanych stron przed ekranem komputera.

Komunikatory: Dobre rozwiązanie do prowadzenia krótkiego i prostego dialogu lub zadania nieskomplikowanych pytań.

Wygaszacze ekranu: Nienatarczywa forma dostarczania ważnych informacji firmowych i o wydarzeniach.

Komunikacja bezpośrednia i telefoniczna: Rozmowy przez telefon czy podejście do zainteresowanej osoby bywają czasem mniej czasochłonne i powodują mniej kłopotu niż wymiana korespondencji e-mail. Tak długo, jak nie powoduje to przerywania pracy drugiej osoby, może doprowadzić do zacieśnienia relacji między współpracownikami.

Ściany wspólnych pomieszczeń: Rozwieszanie wiadomości i informacji o firmie na ścianach pomieszczeń wspólnych i korytarzy odróżnia przekaz od poleceń i instrukcji do zadań.

Ponadto, pomaga zwiększyć poczucie przynależności do społeczności.

25

ROZWÓJ OPARTY NA ZAUFANIU

Na pograniczu światów Tradycja i technologie cyfrowe

Kartka i długopis mają niepodważalne zalety w określonych okolicznościach, ale to technologie cyfrowe są dominującą siłą. Nie ma tam jednak walki o władzę, ponieważ nowoczesne produkty współgrają w harmonii.

Notesy Oxford International Notebook Connect oraz Smart Charts ułatwiają przenoszenie odręcznie zapisanych informacji do środowiska cyfrowego, a czynność ta jest tak prosta jak zrobienie zdjęcia.

Opatentowana technologia skanowania stron umożliwia sczytywanie obrazów za pomocą smartfonu lub tabletu z wykorzystaniem specjalnie zaprojektowanych aplikacji. Obrazy można natychmiastowo zapisywać jako pliki PDF o poprawionej perspektywie, które można następnie przesyłać do usług takich, jak Dropbox czy OneDrive w celu szybkiego udostępniania. To dopiero jest płynny przepływ informacji z długopisu na ekrany współpracowników!

Skanowanie, zapisywanie i udostępnianie Aplikacje InConnect i Powerchart wymagają tylko trzech kliknięć, aby przenieść obraz z papieru na ekran.

26

Mobilne przestrzenie spotkań

Dedykowane pokoje konferencyjne nie zawsze są wolne, kiedy są potrzebne.

Dzięki właściwym narzędziom można przedstawiać prezentacje, prowadzić burzę mózgów i rozwiązywać problemy w dowolnym miejscu, na oknie lub ścianie.

Legamaster Magic-Charts ► są wykonane z folii elektrostatycznej, która ulega recyklingowi i łatwo przywiera do niemal każdej powierzchni (drewna, betonu, szkła czy tapety), tworząc tablice z białym, czarnym lub przezroczystym tłem. Markery suchościeralne Legamaster umożliwiają natychmiastowe nanoszenie poprawek i wielokrotne wykorzystywanie tablic.

Ekologiczne arkusze konferencyjne Post-it® ◄ sprawdzają się jako duże karteczki Post-it® czyli duże flipcharty, które łatwo przyklejają się do prawie każdej powierzchni i odklejają bez pozostawiania śladów. Wykonane są w minimum 30% z materiałów z odzysku, nieprzebijające arkusze sprawdzają się jako flipchart z nieograniczoną możliwością mobilności.

Współpraca i koncentracja

Otwarte przestrzenie pracy mogą napędzać współpracę wśród pracowników, ale towarzyszący im ciągły hałas rozmów i urządzeń biurowych znacząco utrudnia skupienie się. ◄ Zestawy słuchawkowe’ Plantronics eliminują hałas płynący z otoczenia, co pomaga użytkownikom skupić się na rozmowach telefonicznych i innych zadaniach.

VANTAGE POINT • NUMER 3

27

ROZWÓJ OPARTY NA ZAUFANIU

Ciągłość biznesu Gdy dokumentacja i inne przedmioty niezbędne do pracy są logicznie uporządkowane i dobrze oznaczone, każdy może łatwo znaleźć to, czego szuka. Podobnie będą mogli pracownicy, którzy dopiero zostaną zatrudnieni. Wdrożenie dobrej organizacji biura pozwala oszczędzić czas i wysiłek przy zmieniających się pracownikach oraz między pracą w biurze a uczęszczaniem na spotkania.

Gromadzenie

Segregator z mechanizmem Leitz Re:cycle Dowód na to, że atrakcyjny wygląd może iść w parze z założeniami zrównoważonego rozwoju. Każda jego część jest wykonana z materiałów przyjaznych środowisku, które w 100% ulegają recyklingowi, mechanizm dźwigni również!

Przechowywanie

Łatwe rozpoznanie

Dymo Label Manager 280 Niezastąpione urządzenie do tworzenia czytelnych etykiet do identyfikacji folderów i dokumentów, półek, szafek czy sprzętu. Drukuje na etykietach D1 w różnych szerokościach i kolorach, które można dowolnie dostosować. Etykiety szybko powstają na ekranie i łatwo je udoskonalić przy pomocy obrazów i funkcji projektowania dostępnych za pośrednictwem dowolnego komputera.

W podróży Produkty do przechowywania dokumentów z serii Exactive® firmy Exacompta Do produktów z asortymentu Exactive zaliczają się solidne i trwałe akcesoria pomagające w dostarczaniu prezentacji, przechowywaniu dokumentów, sporządzaniu notatek i organizacji swojej pracy.

Systemy ELBA zarządzania dokumentami i ich archiwizacji Ten doskonale przemyślany system modułowy można podzielić na części tak, aby dopasować go do każdych potrzeb prywatnych lub organizacji w przechowywaniu dokumentów i optymalnie wykorzystać przestrzeń. Tektura wolna od kwasu i charakteryzująca się dużą odpornością jest odpowiednia do długotrwałego przechowywania dokumentów i uchronienia ich od światła, wilgoci oraz zanieczyszczeń.

28

Dobra organizacja biura jest kluczowa dla jego bezstresowej pracy teraz i w przyszłości.

Karteczki ekologiczne Post-it® Zielone rozwiązanie przeznaczone do użytku w podróży. Wykonane w 100% z papieru z odzysku z odpadów konsumenckich. Posiadają certyfikat Blue Angel.

Inteligentna bezprzewodowa drukarka etykiet Leitz Icon To wszechstronne i w pełni przenośne urządzenie drukuje etykiety papierowe i plastikowe o wielu kształtach i wymiarach. Nawet banery o długości nieprzekraczającej 2,7 m. Można go używać do druku etykiet do oznaczania dokumentów, półek, szafek, sprzętu, opasek kabli, a także znaków ostrzegawczych (trwały klej na taśmie plastikowej zapewnia wystarczające trzymanie). Pozwala również na drukowanie etykiet wysyłkowych, imiennych identyfikatorów, kart spotkań i innych.

Etykiety można łatwo projektować w aplikacji na smartfony, tablety, laptopy i komputery stacjonarne.

Czas na zmiany Zmieniające się czynniki środowiska pracy stanowią główny temat tego numeru Vantage Point. Omawiają niektóre z aktualnie najważniejszych tematów dyskusji w wielu dzisiejszych firmach.

Zaczęliśmy się przyzwyczajać do myśli, że technologia stale odmienia nasze sposoby pracy, a teraz doświadczamy kolejnych zmian, tym razem zapoczątkowanych przez ludzi. Są to czasy, które przynoszą duże możliwości, pod warunkiem, że odpowiednio szybko podejmie się działania adaptacyjne i spełni zmieniające się oczekiwania.

Firma Staples Advantage pomaga

Dzięki naszemu programowi

Możesz polegać na Staples

proaktywnie Twojej firmie, spełniając jej

preferencji produktów przyjaznych dla

Advantage jako jednemu dostawcy

potrzeby zaopatrzeniowe. Analizuje

środowiska Staples Advantage jest

zaopatrzenia firm we wszystko, czego

trendy i zmiany zachodzące w

ogniwem łańcucha dostaw

firma może potrzebować, od

miejscach pracy oraz dostarcza

doskonale uzupełniającym

wyposażenia pomieszczeń

produkty i rozwiązania na miarę ich

pozostałe działania zmierzające do

pracowniczych, przez produkty

potrzeb, zapewniając najlepszą w

zrównoważonego rozwoju Twojej

technologiczne, ogólne produkty

klasie racjonalizację potrzeb i

firmy.

biurowe, wyposażenie firmowych

konsolidację kategorii, które

wnętrz, aż po biurowe rozwiązania do

pomagają skutecznie obniżać koszty

zarządzania drukowaniem.

pośrednie i bezpośrednie.

Skontaktuj się z przedstawicielem Staples Advantage już dziś, aby szczegółowo przedyskutować swoje potrzeby zaopatrzeniowe.

Internet StaplesAdvantage.pl

E-mail info@staples.pl Infolinia +48 801 161 454

VANTAGE POINT • NUMER 3

Pomoc dla Ciebie. Pomoc dla nas.

Pomoc dla Ziemi.

Wiemy, że nasi klienci, składając zamówienia w naszej firmie, chcą podejmować świadome, zrównoważone wybory.

Wprowadziliśmy program Easy on the Planet, aby pomóc w realizacji tych celów.

Jeśli zredukujesz liczbę małych zamówień, będziesz wybierać produkty ekologiczne i skonsolidujesz z nami swoje kategorie; nie tylko wyeliminujemy zbędne opakowania oraz emisję zanieczyszczeń związaną z transportem, lecz także posadzimy Twoim imieniu nowe drzewa.

Każde nowe drzewo absorbuje z powietrza 10 kg CO² rocznie – możemy razem współpracować w budowie bardziej zrównoważonej przyszłości.

Z korzyścią dla każdego, w szczególności dla Ciebie.

• Miej możliwość łatwego monitorowania postępów na polu certyfikatów ekologicznych dzięki naszym regularnym, zindywidualizowanym raportom • Osiągaj cele firmy związane z ekologią • Łatwo rozpoznaj produkty ekologiczne • Obniżaj koszty administracyjne, redukując liczbę małych zamówień

Aby dowiedzieć się więcej na temat korzyści płynących z niniejszego programu oraz sposobu sadzenia przez nas drzew w Twoim imieniu, odwiedź naszą stronę internetową pod adresem: StaplesAdvantage.eu/easy-on-the-planet