Vantage Point Magazine Volume 2 FI

NUMERO 2

OIVALLUKSIA TIETOISEMPIIN HANKINTOIHIN

Työpaikan tehokkuutta ja tuottavuutta edistämässä Hyvinvoiva henkilöstö · Motivoitunut ilmapiiri · Hyvä tiimihenki

Tuottavuus ja tehokkuus ovat menestyvän liiketoiminnan kulmakivet. Vantage Point -lehden 2. numerossa kerrotaan, kuinka voit kehittää näitä olennaisia tekijöitä ja panostaa henkilöstöön.

sisältö 4

6

8

9

Hyvän olon työpaikka

Luottamusta herättämässä

Ammattimaiset pakkaustarvikkeet

Aisteja stimuloimassa

Luo työpaikalle myönteinen ilmapiiri

Anna työntekijöille tarvittavat varusteet

Aidosti tehokkaita postitusratkaisuja

Onko toimistosi viritetty tuottavaksi?

12

14

16

17

Tuottavuutta aktivoimassa

Istuvatko kaikki mukavasti?

Kuinka turvallinen työympäristösi on?

Sairauksien leviämisen estäminen

Miten liikunta edistää tuottavuutta

Hyvän ergonomian merkitys

Fyysisesti suotuisan ympäristön ylläpitäminen

Tartuntojen rajoittaminen

20

22

24

Tarkoituksenmukaiset kokoustilat

Tapaamisista tehokkaita

Yhteiset edut

Valmistaudu eri tilanteisiin

Suunnittele ryhmäkeskustelut etukäteen

Työntekijöiden hyvinvoinnilla on merkitystä kaikille tahoille

©2015 Staples Advantage. Painettu puuvapaalle paperille. Kierrätä tämä lehti.

motivoitunut ilmapiiri sivut 2–9

hyvinvoiva henkilöstö sivut 10–17

hyvä tiimihenki sivut 18–24

tervetuloa Tehokasta ja tuottavaa työympäristöä rakentamassa Sanat "tehokkuus" ja "tuottavuus" tuovat ensimmäiseksi mieleen tauotta käyvät koneet ja hiotut teknologian prosessit.

Tarkoitukseen sopivat koneet ja laitteet ovat toki tärkeä osa tuottavuutta mutta yhtä tärkeää on optimoida henkilöstön suorituskyky, sillä jokaisen menestyvän yrityksen takana on älykkäitä ja taitavia ihmisiä.

Henkilöstön hyvinvointiin sijoittaminen paitsi parantaa tuottavuutta, myös vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta.

Fellowesin* hiljattain tilaama tutkimus osoittaa, että työntekijät tekevät enemmän töitä ja ovat motivoituneempia, kun työnantaja osoittaa olevansa kiinnostunut heidän hyvinvoinnistaan. Lisäksi yli puolet tutkimukseen osallistuneista totesi, että he olisivat ylpeitä voidessaan työskennellä yrityksessä, joka suhtautuu työntekijöiden hyvinvointiin vakavasti ja toimii sen mukaisesti; 15 % ilmoitti jopa voivansa harkita työpaikan vaihtoa päästäkseen työskentelemään tällaisessa organisaatiossa.

Vantage Point -lehden tässä numerossa kerromme, miten henkilöstön tehokkuutta ja tuottavuutta voi lisätä luomalla oikeanlaisen työympäristön. Tutustumme henkisen ja fyysisen hyvinvoinnin vaikutuksiin liiketoiminnassa, kerromme hyödyllisiä vinkkejä yhteistyön parantamiseksi ja esittelemme tuotteita, jotka tehostavat työskentelyä.

Ystävällisin terveisin Christian Horn

Tiesitkö?

Henkilöstöstään huolehtivien työnantajien työntekijät tuntevat olevansa arvostettuja, mikä edistää mielenterveyttä ja suojaa työperäiseltä stressiltä.

Joka viides eurooppalainen työntekijä on joutunut olemaan poissa töistä huonoista työtavoista aiheutuneiden ongelmien vuoksi. Nämä henkilöt ovat olleet poissa keskimäärin 18,4 päivää vuodessa, mistä on aiheutunut yrityksille 42 miljardin euron kustannukset.

– Fellowesin tilaama tutkimus Dynamic Markets Research 2013*

73 % työnantajista katsoo, että työntekijöiden huono terveys on liiketoiminnallinen riski, ja on yhtä mieltä siitä, että terveellä työvoimalla on parempi tuottavuus.

– Bupa Internationalin tutkimus työpaikkojen terveellisyydestä

Senior Vice President Staples Advantage Europen johtaja * Fellowes on ergonomisten työpisteratkaisujen markkinajohtaja ja yleiseurooppalaisen "Getting the nation Working Well" -aloitteen käynnistäjä.

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

1

Motivoitunut ilmapiiri Optimaalinen tuottavuus lähtee motivoituneesta henkilöstöstä.

Motivaatioon vaikuttavat – taloudellisten kannustinten lisäksi – monet eri tekijät, kuten työtovereiden väliset suhteet tai se, miten työpäivä on jäsennelty. Näiden tekijöiden ohella myös konkreettinen toimistoympäristö vaikuttaa merkittävästi työntekijöiden viihtyvyyteen ja käyttäytymiseen.

Mukavalta näyttävä, toimiva ja asianmukaisesti varusteltu työympäristö luo myönteisen ilmapiirin, joka tehostaa työskentelyä alitajuisesti. Myös hajut ja äänet vaikuttavat mieleen ratkaisevasti. Miellyttävä työympäristö saa työntekijät tekemään parhaansa ja vähentää stressin aiheuttamien sairauksien ja poissaolojen todennäköisyyttä.

Olemme listanneet joitain helposti toteutettavia ja toimivia ratkaisuja, joilla voit parantaa työntekijöidesi viihtyvyyttä.

2

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

3

MO TIVO IT U N U T I L M A PII RI

Houkutteleva ulkonäkö

Hyvän olon työpaikka Esteettisesti miellyttävä työympäristö luo myönteistä tunnelmaa, joka parantaa työmotivaatiota. Tarjoa työntekijöille ympäristö, johon he tulevat joka päivä mielellään; he reagoivat siihen parantamalla tuottavuuttaan.

Useat tutkimukset osoittavat, että hyvin suunniteltu toimisto on yksi helpoimmista ja kustannustehokkaimmista tavoista vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta ja lisätä heidän tuottavuuttaan.

Arkkitehtitoimisto Genslerin tekemän kyselyn mukaan puolet työntekijöistä työskentelisi tunnin pidempään päivittäin, jos heillä olisi parempi työympäristö. Tohtori Craig Knightin Exeterin yliopistolla, Iso-Britanniassa, vuonna 2013 tekemä tutkimus osoitti, että työntekijöiden tuottavuus kasvaa 32 % heidän voidessaan tehdä työpisteestään oman näköisensä.

Makuja on toki monia, mutta yleisesti myönteistä ilmapiiriä voidaan luoda kiinnittämällä huomiota sisustukseen, tilankäyttöön sekä huonekalujen ja tarvikkeiden kuntoon. Kun nämä perusasiat ovat kohdallaan, työntekijät voivat antaa osaamisensa kukoistaa.

Inspiroiva sisustus Ankean näköisessä työympäristössä syntyy todennäköisesti kehnoja työsuorituksia. Mieti siis, miten voisit tehdä työpaikasta inspiroivamman näköisen. Kohenna työympäristöä lisäämällä värejä ja käyttämällä onnistuneista projekteista muistuttavia kuvia.

Voit harkita seinien maalaamista, taideteosten ripustamista, viherkasveja, huonekalujen vaihtamista ja värikkäämpiä toimistotarvikkeita.

Jos tilan värit ovat jo kohdillaan, kiinnitä huomiota sisustuksen kuntoon. Nuhjuiset seinät, ovet, matot ja huonekalut henkivät kielteistä ilmapiiriä.

On tärkeää, että kokonaisvaikutelma on puhdas ja raikas.

4

Pureskellut kynät, keikkuvat tuolit, kolhiintuneet pöydät, nuhruisiksi kuluneet kansiot tai sisäilmaa heikentävät kasvit eivät kohenna työmotivaatiota.

Kun työskentelet samojen esineiden ääressä päivästä toiseen, et välttämättä huomaa niiden vähittäistä kulumista. Rapistuvat toimistotilat ja -tarvikkeet saattavat olla varoittava merkki myös liiketoimintasi kehityssuunnasta. Hyvän tuottavuuden ylläpitäminen edellyttää työympäristön kaikkien osatekijöiden jatkuvaa huomioimista.

Miellyttävän vaikutelman vaaliminen ja huonosti toimivien laitteiden ja tarvikkeiden kunnostaminen ei ole pelkkää pinnallisuutta. Se kertoo, että arvostat työntekijöitäsi. Osoittamalla henkilöstölle, että arvostat heidän työpanostaan, lisäät merkittävällä tavalla heidän motivaatiotaan.

Auta heitä pitämään hyvää työvirettä yllä tarkistamalla säännöllisesti tarvikkeiden kunto ja huolehtimalla, että kuluneet ja rikkoontuneet tarvikkeet vaihdetaan tai korjataan ripeästi.

Värien perusmerkitykset Toimistotilan seinissä on hyvä käyttää vaaleita värejä, jotka heijastavat valoa ympäri tilaa. Voimakkaita värejä voidaan käyttää harkiten halutun käyttäytymisen tai tunnelman vahvistamiseksi. Värien havaitseminen on jossain määrin yksilöllistä ja vaihtelee kulttuurista ja kunkin elämänkokemuksista riippuen. Väreillä on kuitenkin joitain yleisesti tunnustettuja vaikutuksia:

Punainen yhdistetään elinvoimaisuuteen ja kunnianhimoon; se edistää voimakkuuden ja energian tunnetta. Liiallinen punainen väri voi kuitenkin lisätä aggressiivisuutta, joten sitä on käytettävä harkitusti.

Violetti stimuloi aivojen luovaa osaa.

Keltainen stimuloi luovuutta ja samalla edistää tarkkaavaisuutta ja selkeää ajattelua, mikä on hyväksi miettimiselle ja päätöksenteolle.

Sininen on rauhoittava, viilentävä ja tyynnyttävä väri.

Se edistää mielen hallintaa ja selkeää, luovaa ajattelua.

Oranssi edistää sosiaalista aktiivisuutta ja itsetuntoa ja luo elämäniloa. Se voi myös lievittää epämukavia tunteita.

Vihreä on silmälle virkistävä väri, joka luo levollisuutta ja tyyneyttä.

Vaaleanpunainen tuo iloa ja vähentää ärtyneisyyden, aggressiivisuuden, yksinäisyyden, masentuneisuuden ja kuormittuneisuuden tunteita.

!

Voimakkaat kirkkaat värit liitetään yleisesti parempaan keskittymiseen ja tarkkuuteen.

◄ Parkerin Urban premium -kynä

Houkuttelevat työvälineet Tavanomaiset toimistotarvikkeet, joita työntekijäsi käyttävät päivittäin, ovat tärkeä osa työpaikan viihtyisyyttä. Brändit, kuten Leitz, Parker ja Papermate, ovat todenneet tämän ja kehittäneet tuotteita, joissa yhdistyvät laadukas suorituskyky ja miellyttävä ulkonäkö. Tämän tuloksena syntyneet tuotteet innostavat tarttumaan toimistotöihin, sillä niiden käyttäminen tekee rutiinitöistäkin mukavampia.

Parkerin tunnetuista kynämalleista välittyy hienostunut ja tyylikäs vaikutelma. Papermaten Inkjoy-sarja on puolestaan yhdistelmä modernia värikkyyttä sekä tarkkaan harkittua innovaatiota, jotka takaavat miellyttävän ja laadukkaan käyttökokemuksen.

Leitz on tehnyt säilyttämisestä ja järjestyksen pitämisestä mukavaa luomalla kaksi rohkean persoonallista tuotesarjaa. Leitzin tyylikkäästi yhteensopivissa WOW- ja STYLE -tuotesarjoissa on innostava ja moneen makuun sopiva muotoilu, jossa ei ole tingitty laadusta ja toimivuudesta.

► Leitzin WOW-tuotteissa on hehkuvat, positiiviset ja energiset värit, jotka todella erottuvat massasta. Värivalikoimaan kuuluu pinkki, sininen, oranssi, turkoosi, violetti ja vihreä. ▼ Leitzin STYLE-tuotteissa on ajaton ja hienostunut muotoilu sekä harkitut yksityiskohdat. Kattava värivalikoima – arktinen valkoinen, granaatin punainen, harmaanvihreä, titaaninsininen ja satiininmusta – ja joissain tuotteissa olevat harjatut metalliyksityiskohdat tarjoavat runsaasti vaihtoehtoja persoonalliseen toimistotyyliin.

風 水

Kiinassa tuhansien vuosien ajan harjoitettu Feng Shui -filosofia, jossa pyritään ihmisen ja häntä ympäröivän tilan väliseen harmoniaan, antaa monia hyviä vinkkejä myös nykypäivän toimistotilan suunnitteluun. Tilankäytön suunnitteluun voi palkata avuksi Feng Shui -asiantuntijan mutta voit tutustua Feng Shuin perusteisiin myös itse pienellä vaivalla.

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

▲ Papermaten InkJoy-sarja

Työnkulkua tukeva tilankäyttö Huonekalujen ja tarvikkeiden sijoittelu voi vaikuttaa merkittävästi työpaikan ilmapiiriin. Työhyvinvointia tukevaa tilankäyttöä tarkasteltaessa on huomioitava kultakin työpisteeltä avautuva näkymä, työpisteitä ympäröivä melu sekä yhteys työtovereihin, tarvikkeisiin ja muihin tiloihin. Kun nämä asiat ovat kunnossa, työntekijät kokevat olonsa miellyttäväksi ja voivat keskittyä paremmin.

Näitä asioita on syytä arvioida uudelleen säännöllisesti. Työntekijöiden määrän, tehtävien ja persoonallisuuksien sekä työmenetelmien muuttuessa myös tilankäytön tarpeet voivat muuttua.

Toimistotila, joka oli ihanteellinen viisi vuotta sitten, saattaa olla nyt täysin epäkäytännöllinen.

Tilankäytön tarkistuslista Liikkuminen: Työntekijöiden tulee voida liikkua työpisteillä esteettömästi, ja laitteiden ja välineiden tulee olla helposti saatavilla. Kulkureittien tulee olla miellyttäviä ja esteettömiä.

Valo: Luonnonvalo ja näkymä ulos ovat erittäin tärkeitä mielialan kannalta. Työntekijät, jotka viettävät suurimman osan ajastaan työpisteellään, kannattaa sijoittaa lähimmäksi ikkunaa; näitä kallisarvoisia paikkoja ei pidä varata henkilöille, jotka ovat usein toisaalla tapaamisissa.

Melu: Työpisteellä, joka sijaitsee lähellä paikkaa, jossa ihmiset tavanomaisesti kokoontuvat tai kulkevat, on usein häiritsevää melua.

Melu heikentää keskittymistä ja mahdolliset toistuvat keskeytykset aiheuttavat turhautumista ja epävarmuutta.

Oma tila: Ihmiset toimivat paremmin, kun heillä on riittävästi omaa tilaa; tilan tarve on yksilöllistä.

On tärkeää selvittää, kuinka paljon tilaa kukin työntekijä tarvitsee ja luoda sopiva tasapaino yksityisyyden ja läheisyyden välille, sillä läheisyys työtovereihin myös helpottaa yhteistyön tekemistä.

Näkymä: Näkymä, joka työntekijälle avautuu työpisteeltä hänen nostaessaan katseensa, on merkittävä psykologinen tekijä.

Suora näköyhteys vessan ovelle, hätäuloskäynnille tai keittiöön herättää kielteisiä mielleyhtymiä.

Koruton käytävä tai pitkät samanlaisten työpöytien jonot koetaan painostavana ja masentavana. Näkymän pitää olla kutsuva ja innostava. Sitä on hyvä piristää mukavilla esineillä, kuten viherkasveilla tai taideteoksilla, mutta tilaa ei pidä ahtaa liian täyteen niin, että se tuntuu ahdistavalta.

5

MO TIVO IT U N U T I L M A PII RI

Luottamusta herättämässä Motivaation ylläpitämiseksi on tärkeää kokea, että osaa tehdä työn oikein.

Mitä enemmän yksilö pystyy tekemään pyytämättä muilta apua, sitä enemmän hän kokee hallitsevansa työnsä. Tämän ansiosta yksilö kokee onnistumisen elämyksiä, mikä pitää motivaation korkealla.

Helppoja ratkaisuja luovuuteen Yllättävän monet jokapäiväiset toimistotarvikkeet voivat olla turhaannuttavan hankalia käyttää. Ikävät käyttökokemukset voivat johtaa haluttomuuteen tehdä tiettyjä tehtäviä ja sitä kautta työnkulun keskeytymiseen. Hyvä uutinen on se, että valmistajat ovat alkaneet kehittää käyttäjäystävällisempiä malleja, jotka edistävät tuottavuutta.

◄ GBC Quickstep -sidontalaitteet Laitteissa on ainutlaatuinen työnkulkuohjain, jolla vältät turhauttavat sidontavaiheet ja saat moitteettoman lopputuloksen joka kerralla.

Luottamusta omaan tekemiseen lisää se, että kaikki tarvittava tieto ja tarpeelliset välineet ovat helposti saatavilla. Esimiehet ovat vastuussa tarvittavien tietojen kokoamisesta ja jakamisesta, mutta Staples voi auttaa tarpeellisten välineiden hankkimisessa.

Staplesin monipuoliset tuotteet helpottavat ja tehostavat monia tehtäviä niin, että jokainen voi työskennellä tehokkaasti ja luottaa omiin taitoihinsa.

Rapid Supreme Omnipress -nitoja ► iF Design- ja Red Dot 2015 -palkinnot saanut nitojamalli, joka tekee nitomisesta helpompaa ja toimii yhtä hyvin kädessä kuin pöydällä.

◄ GBC-laminointilaitteet Nopeasti lämpeneviä ja laminoivia, jumittumattomia laitteita, joilla laminointi sujuu puolta nopeammin.

6

Loputon muokkautuvuus Yritys ja erehdys on usein paras tapa päästä ihanteelliseen lopputulokseen. Muokkautuvat tuotteet, jotka mahdollistavat muutosten tekemisen tarpeen mukaan, ovat loistava ratkaisu itseluottamuksen ja tehokkuuden kehittämiseen.

◄ Pilot FriXion -mustekynät ja -korostuskynät Edistyksellinen valikoima kyniä ja korostuskyniä, joiden jäljen voi pyyhkiä pois yhtä helposti kuin lyijykynän jäljen. ▲S herpa Motion Display -pöytätelineet Tyylikäs ja palkittu telinesarja, joka pitää asiakirjat näkyvillä ja suojassa joustavasti. Asiakirjoja voi selata yhdellä kädellä ja katsella mistä tahansa kulmasta. BACT-O-CLEANmalleissa on antimikrobiominaisuudet, jotka vähentävät mikrobien välittymistä.

▲ 3M Post-it -muistilaput Monikäyttöinen toimistotarvikkeiden klassikko saatavilla perinteisenä ja SuperSticky-versiona, joista löytyy sopiva yhä useampiin käyttötarkoituksiin.

◄3 M Post-it -teippimerkit Helpota paperipinojen käsittelyä; voit myös irrottaa teippimerkit ja kiinnittää ne uudelleen kätevästi.

Vapauttavaa turvallisuutta Laitteiden turvallisuudesta ja tietosuojasta huolehtiminen on ehdottoman tärkeää. Laitteiden jatkuva silmällä pitäminen voi kuitenkin heikentää tuottavuutta. Tuotteet, joiden ansiosta voit poistua laitteen äärestä muihin tehtäviin ilman huolta laitteen varastamisesta, voivat sujuvoittaa työskentelyä merkittävästi. ◄ Kensington Clicksafe™ -lukot Luotettavia, järeitä ja helppokäyttöisiä lukkoja, joiden ansiosta voit jättää kannettavan tai tabletin ilman valvontaa eikä sinun tarvitse enää murehtia pitkäkyntisistä.

◄R exel Autofeed -asiakirjantuhooja Nopeat, suuren kapasiteetin jumittumattomat silppurit, joissa on lukittava syöttöalusta, takaavat luottamuksellisten asiakirjojen turvallisen tuhoamisen viemättä työntekijöiden kallisarvoista aikaa. Automaattisen syöttötoiminnon ja suojatun syöttöalustan ansiosta laitteen toimintaa ei tarvitse valvoa.

Asiakirjojen tuhoaminen vie sinulta 98 % vähemmän aikaa, sillä laitteen käydessä automaattisesti voit tehdä muita asioita.

Pinoa Sulje Valmis

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

7

MO TIVO IT U N U T I L M A PII RI

Ammattimaiset pakkaustarvikkeet

Toimivat pakkausmateriaalit on hyvä olla aina käytettävissä, oli pakettien lähettäminen sitten osa ydinliiketoimintaasi tai vain satunnaista lisätyötä.

Jokainen priimakunnossa perille pääsevä paketti merkitsee säästöä, sillä sinun ei tarvitse tuhlata aikaa ja rahaa vaurioituneiden tuotteiden korvaamiseen uusilla.

Asianmukaisten pakkaustarvikkeiden käyttäminen luo ammattimaisen vaikutelman sekä vastaanottajille, joille pakkaus on brändisi jatke, että työntekijöille, jotka pakkaavat tuotteet lähettämistä varten. Kun asianmukaiset materiaalit on saatavilla, työntekijät voivat työskennellä luottaen tekemiseensä eivätkä hukkaa aikaa etsimällä sopivia pakkausratkaisuja.

Alla on muutamia yleisimpiä pakkausmateriaaleja, joiden ansiosta helposti särkyvätkin tuotteet pääsevät ehjinä perille.

Sealed Air -KUPLAMUOVI Monikäyttöinen materiaali, jolla minkä tahansa kokoisen tuotteen voi pakata tarvittaessa moneen kerrokseen. Pakkaa pienet tuotteet pienikuplaiseen muoviin ja suuret tuotteet suurikuplaiseen muoviin.

Sealed Air toi kuplamuovin markkinoille vuonna 1960. Nyt yli 50 vuotta myöhemmin se on yhä yksi maailman tunnetuimmista ja käytetyimmistä pakkaustuotteista.

STYROFOAM-RAKEET Polystyreenistä tai Styrofoamista valmistetut rakeet ovat ihanteellisia särkyvien tuotteiden, kuten lasin tai keramiikan, pakkaamiseen.

Puristettaessa ne lukittuvat toisiinsa ja suojaavat tuotteita paineelta.

Voidaan käyttää useita kertoja suojaustehon heikentymättä.

KUPLAPUSSIT Yksinkertainen ratkaisu, joka tarjoaa hyvän suojan. Kuplapussi on yleensä vuorattu yhdellä kuplamuovikerroksella, joka on liimattu pussin sisäpuolelle.

PAPERISILPPU Poimuttain leikattu paperisilppu on hyvä ja edullinen materiaali raskaiden ja särkyvien tuotteiden suojaamiseen.

SUOJAAVAT ASIAKIRJATASKUT Laskut, toimitusasiakirjat ja muut paperit kulkevat perille asti turvallisesti sekä kosteudelta ja muilta vaurioilta suojassa.

TARRAT Osoite- ja viivakooditarrojen ja muiden tärkeitä tietoja sisältävien tarrojen on säilyttävä helposti luettavina, kestettävä kosteutta ja repeytymistä sekä pysyttävä luotettavasti paikallaan.

PAKKAUSPAPERI Särkyvien tuotteiden ulommainen suojakerros. Voidaan käyttää suorana tuotteiden käärimiseen tai rutattuna pakkauslaatikon tyhjien kohtien täyttämiseen.

KOKEILE TÄTÄ: Sealed Airin valmistamissa Mail Lite® -kuplapusseissa on huippukestävä AirCap®-ilmakuplakerros, joka takaa entistä paremman suojan tuotteillesi.

Pussin päälle on helppo kirjoittaa ja kiinnittää tarroja, joten ne ovat ihanteellinen ratkaisu tuotteiden toimittamiseen moitteettomassa kunnossa.

8

REUNA-/KULMASUOJAT Suojaavat helposti kolhiintuvat nurkat ja reunat. Materiaaleina vaahtomuovi, pahvi tai muovi.

VAHVA PAKKAUSTEIPPI Pakkauksen luotettavaan kiinnittämiseen.

KOKEILE TÄTÄ: Dymo-tarrakirjoittimet Kestäviä ja kevyitä kirjoittimia, joilla teet moitteettomat pakkaustarrat nopeasti ja helposti. Tarrat pysyvät millä tahansa pinnalla todistetusti kosteutta hylkivän teipin ansiosta.

Tiesitkö?

Tuottavuus nousuun aisteja stimuloimalla Tuottavuutta parantavien työympäristöjen luominen edellyttää huomion kiinnittämistä erityisesti aistireaktioita aiheuttaviin tekijöihin.

46 % eurooppalaisista työntekijöistä luonnehtii työpaikkansa ilmaa pahanhajuiseksi ja 69 % kuvaa toimistoympäristöään epäterveelliseksi.

– Dynamic Markets Research 2013 -tutkimus, tilaajana Fellowes

Lämpötila

Ilmanvaihto

Tuoksut

Valaistus

Liian kuuma tai kylmä ilma heikentää keskittymistä.

Riittävä hapensaanti stimuloi aivotoimintaa ja edistää siten keskittymistä ja tuottavuutta.

Tuoksut ja hajut ovat hyvin vahva alitajuinen vaikutin.

Miellyttävä tuoksu saa ihmiset kokemaan olonsa mukavaksi; epämiellyttävä haju heikentää keskittymistä ja luo alitajuisesti kielteisyyttä.

Luonnonvalo sisältää värejä, joiden aallonpituudet vaikuttavat unirytmiä sääteleviin hormoneihin. Jos luonnonvaloa ei ole saatavilla, on suositeltavaa investoida luonnonvaloa jäljittelevään valaistukseen.

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

9

Hyvinvoiva

10

Terve ja hyväkuntoinen työntekijä on tuottavampi missä tahansa tehtävässä.

henkilöstö Sairaus voi tietenkin estää suoriutumasta tehtävistä parhaalla mahdollisella tavalla. Tapaturmien tai huonojen työasentojen aiheuttamat vammat voivat kuitenkin myös heikentää tuottavuutta ja aiheuttaa poissaoloja. Sen lisäksi liiallinen istuminen on yllättävän haitallista keskittymiselle.

Työntekijöiden fyysisestä hyvinvoinnista huolehtiminen on avain tuottavuuden parantamiseen missä tahansa tehtävissä.

Terveyden edistämisessä ei ole kyse vain haittojen välttämisestä, vaan paljon myös hyödyllisten asioiden suosimisesta. Työnantajilla on monia mahdollisuuksia suojata ja edistää työntekijöiden fyysistä terveyttä omaksumalla käytäntöjä, jotka vähentävät taudinaiheuttajien leviämistä ja fyysistä rasitusta, sekä aloitteita, jotka kannustavat työntekijöitä liikkumaan koko työpäivän ajan.

Seuraavilla sivuilla kerrotaan, miten työntekijöiden fyysisen puolen huomioonottaminen työpaikalla voi auttaa jokaista tekemään työnsä paremmin toimialasta riippumatta.

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

11

H Y V I N VO IVA H E N K I LÖS TÖ

Tuottavuutta aktivo Säännöllinen liikunta on hyvän terveyden perusedellytys.

Yhtä lailla on selvää, että terve työntekijä saa aikaan enemmän ja laadukkaampaa jälkeä. Henkilöstön aktiivisuuden edistäminen koko työpäivän ajan on siksi tehokas strategia tuottavuuden lisäämiseen.

Miksi jatkuvat keskeytykset ovat hyväksi liiketoiminnalle Aktiivinen elämäntapa ei tarkoita välttämättä pelkästään ankaraa treeniä ja kilpaurheilua.

Hikiliikunta on toki monin tavoin hyödyllistä niille, jotka siitä nauttivat. Yleiselle hyvinvoinnille on kuitenkin enemmän hyötyä yksinkertaisesti säännöllisestä ylös nousemisesta ja pienestä jaloittelusta. Siihen pystyy jokainen.

Päätetyöskentelylle tyypillinen jatkuva istuminen voi itse asiassa kumota monia ahkeran treenaamisen tuottamia hyötyjä. Riippumatta siis siitä, kuinka paljon liikuntaa työntekijäsi harrastavat työajan ulkopuolella, säännöllisen liikkumisen kannustaminen osana päivittäistä työtä voi lisätä tuottavuutta ratkaisevasti.

Liikuntaa voidaan lisätä vaikkapa menemällä kopiokoneelle pidempää reittiä tai tekemällä tavallisesti istuen suoritettavia tehtäviä toisella tavalla. Esimerkiksi puheluita ja tapaamisia voi hoitaa seisten tai kävellen. Lisäksi säädettävät työpöydät tekevät istumisen ja seisomisen vaihtelemisesta päätetyöskentelyssä helppoa.

12

Työntekijöiden kannustaminen viettämään enemmän aikaa työpisteensä ulkopuolella vaikuttaisi ensikuulemalta tuottavuuden vastaiselta. Todellisuudessa asia on kuitenkin päin vastoin. Mitä pidempään ihminen istuu paikallaan, sitä hitaammaksi hänen aineenvaihduntansa käy. Tämä vähentää aivojen hapensaantia, mikä puolestaan heikentää keskittymistä. Liikkeellelähteminen tasaisin väliajoin auttaa aktivoimaan aineenvaihduntaa. Tämä johtaa lopulta aiempaa parempaan tuottavuuteen.

Paremman keskittymiskyvyn lisäksi säännöllinen liikkuminen vähentää poissaoloja parantamalla terveyttä ja hyvinvointia.

Aineenvaihdunnan aktivoiminen saa kehon polttamaan rasvaa ja auttaa ehkäisemään painonnousua ja siihen liittyviä terveysongelmia. Verenkierron pitäminen vilkkaana edistää samalla hyvänolon hormonien erittymistä aivoissa, mikä pitää apeuden poissa.

Kaikille suositeltavia tapoja Tavoitteena 10 000 askelta päivässä

oimassa

Tämä on noin 6,5 kilometriä. Keskimäärin ihmiset kävelevät puolet vähemmän.

Liikkumista on helppo mitata askelmittarilla, muilla liikkumismittareilla ja älypuhelinsovelluksilla. Sisäiset kannustinohjelmat, jotka palkitsevat saavutuksia, voivat saada aikaan leikillistä kilpailua, joka motivoi jokaista tekemään hiukan enemmän.

Veri kiertämään kaksi kertaa tunnissa

Kolme vinkkiä aktiivisen työpaikan luomiseen Kerro strategiastasi

Tee liikuntatauoista rutiini

Houkutteleva ja vaihtuva sisustus sekä huonekalujen ja tarvikkeiden harkittu sijoittelu ovat yksi askel liikkumisen edistämiseen.

Lyhyiden, ohjattujen liikuntataukojen sisällyttäminen työpäivään on loistava tapa saada kaikki liikkumaan. Aktiivisuustason kohottamisen lisäksi liikuntatauot voivat olla erinomainen tilaisuus tutustua työtovereihin, joita ei tapaa muulloin; tämä on hyväksi yrityksen hengelle ja osastojen väliselle yhteistyölle. Liikuntatauko voi olla vaikkapa kävelyretki lähialueella tai joogatunti tai mitä vain siltä väliltä. Erilaisten liikuntamuotojen kokeileminen on erinomainen tapa virkistää myös mieltä.

Aktiivisen työpaikan strategiaan voi kuulua mm. seuraavien neuvojen antaminen työntekijöille: • Käytä portaita hissin sijaan.

Huolehdi, että porraskäytävä on houkuttelevasti sisustettu.

• Keskustele työtovereiden kanssa kasvokkain puhelimessa puhumisen sijaan.

Tämä voi edistää myös työntekijöiden välisiä suhteita.

• Mene keittiöön tai vessaan pidempää reittiä.

• Pidä osa tapaamisista seisten tai kävellen.

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

Huolehdi nestetasapainosta Nestehukka voi aiheuttaa monenlaisia tuottavuutta heikentäviä ongelmia, kuten päänsärkyä, keskittymisongelmia ja jopa pahoinvointia. Huolehdi, että työntekijöiden saatavilla on riittävästi vettä ja muita vähäsokerisia juomia, ja muistuta, että niitä on hyvä nauttia pitkin päivää. Tutustu Staplesin tarjoamaan laajaan tuotevalikoimaan!

Ylös nouseminen ja käveleminen puolen tunnin välein vaikka vain parin minuutin ajan aktivoi kehon aineenvaihduntaa ja verenkiertoa erittäin hyödyllisellä tavalla.

Silmien tavoin myös muu keho tarvitsee taukoja näyttöpäätetyöskentelystä! Pieni liikuskelu ja maiseman vaihtaminen hetkeksi saa myös ajatuksen juoksemaan vilkkaammin.

Ulkoilmaan Maiseman vaihtamisen uskotaan yleisesti edistävän tunteiden hallintaa. Kävely ulkoilmassa on siihen mainio keino; samalla iho altistuu auringon valolle, mikä saa kehon tuottamaan terveydelle välttämätöntä D-vitamiinia. Sisätyötä tekevillä tulee herkästi D-vitamiinin puutetta.

Seiso mutta älä liian pitkään Seisominen on erinomainen tapa aktivoida kehoa. Seistessä tasapainon säilyttäminen edellyttää lihastyötä; sen lisäksi myös muu liikkuminen on seistessä todennäköisempää kuin istuessa. Liian pitkään seisominen ei ole kuitenkaan suositeltavaa, sillä se voi rasittaa kehon eri osia ja kehon väsyessä lisääntyy huonon asennon todennäköisyys. Useimmat asiantuntijat suosittelevat istumaan ja seisomaan yhtä paljon. Säädettävän työpöydän avulla työntekijä voi vaihdella päivän aikana istuma- ja seisoma-asennon välillä. Niveliä voi säästää käyttämällä seisonta-alustana tähän tarkoitukseen suunniteltua kumimattoa.

13

H Y V I N VO IVA H E N K I LÖS TÖ

Istuvatko kaikki mukavasti?

Ergonomiaa kaikille

Olemme kaikki erilaisia.

Miksi saman työpisteen pitäisi siis sopia kaikille?

Huono työasento aiheuttaa suuren osan poissaoloista. Tuki- ja liikuntaelinten ongelmat aiheuttavat Euroopassa vuosittain enemmän sairauspoissaoloja kuin mikään muu. Lisäksi epämukava asento lisää hermostunutta liikehdintää ja vaikeuttaa keskittymistä.

Työntekijä käyttää keskimäärin 47 minuuttia päivässä epämukavan asennon aiheuttamaan liikehdintään, mikä on lähes 4 tuntia tehotonta työaikaa viikossa.

Muista!

Staplesilla on laaja valikoima hyvinsuunniteltuja tuoleja ja työpöytiä, joista syntyy mukavan työympäristön perusta.

Onneksi saatavilla on laaja valikoima ergonomisia työpisteratkaisuja, joiden ansiosta useimmat vaivat voidaan välttää.

Monet organisaatiot ovat heräämässä tähän todellisuuteen, ja 58 % yrityksistä käyttää tällä hetkellä ergonomiatuotteisiin enemmän rahaa kuin kolme vuotta sitten.

Nämä tiedot käyvät ilmi tuoreesta riippumattomasta tutkimuksesta, jonka tilasi Fellowes – työpiste-ergonomian asiantuntija. Fellowes tarjoaa työasentoa tukevia ratkaisuja päästä varpaisiin. Fellowesin tuotevalikoima, johon sisältyy useita FIRA-akkreditoituja* tuotteita, on kehitetty erityisesti tarjoamaan holistinen lähestymistapa työpistehyvinvointiin. Tuotteet lievittävät niskaan, selkään, ranteisiin, sääriin ja jalkoihin kohdistuvaa painetta ja kipua sekä auttavat edistämään terveellisempää työskentelytapaa.

Fellowes on myös havainnut, että kehittyneiden viestintäalustojen käyttöönoton myötä joustavasta työnteosta on tullut pikemmin sääntö kuin poikkeus ja työpaikka voi olla missä tahansa. Työskentelytapojen muuttuminen on johtanut uusien ergonomisten ratkaisujen kehittämiseen henkilökohtaisia työpöytiä, jaettuja työpöytiä, kotitoimistoja, useissa paikoissa työskentelyä ja tien päällä työskentelyä varten.

*FIRA International on riippumaton ergonomian asiantuntija. Tällä logolla varustetut tuotteet ovat saaneet EU:n terveys- ja turvallisuuslainsäädännön mukaisen hyväksynnän: BS EN ISO 9241/1995/Osa 5; EY-direktiivi 90/270/ETY ja muutokset 2002.

14

4 helppoa askelta hyvään työasentoon Fellowesin laatiman 4-Zone Approach™ -arvioinnin avulla jokainen voi arvioida omaa työskentelyään ja omaksua hyvän työskentelyasennon ja uudet työtavat.

Arvioinnissa kiinnitetään erityishuomiota neljään kehon kohtaan, jotka helposti kipeytyvät tietokoneella, kannettavalla tai tabletilla työskennellessä. Arvioinnissa myös kerrotaan, miten kipeytyneitä paikkoja voi vetreyttää ja miten kipeytymisen voi välttää.

Lisäksi se sisältää ohjeita työpisteen järjestelyyn ja ergonomisiin asentoihin erilaisissa työympäristöissä.

Ennaltaehkäisy on paras hoito Useimmat niistä, jotka ovat tietoisia ergonomian tärkeydestä, ovat saaneet oppinsa kantapään kautta: kärsimällä itse väärän työasennon aiheuttamista ongelmista. Kauaskatseiset työnantajat eivät tyydy hoitamaan ongelmia, vaan estävät niiden muodostumisen.

On siis suositeltavaa pitää kaikki esimiehet ajan tasalla ergonomisen työasennon hyödyistä ja kouluttaa heidät työpisteen riskiarvioinnin tekemiseen. Näin he voivat antaa asiantuntevia neuvoja ja ehdottaa toimivia ratkaisuja miellyttävien ja tuottavien työtapojen omaksumiseksi.

Ilmainen 5 minuuttia kestävä työpisteen riskiarviointi voidaan järjestää nopeasti ja helposti verkossa osoitteessa: StaplesAdvantage.fi/terveellinen-tyoymparisto

Tiesitkö?

Työnantajilla on lakisääteinen velvollisuus huolehtia näyttöpäätetyötä tekevien työntekijöiden terveydestä ja turvallisuudesta sekä toteuttaa työpisteiden riskiarviointeja.

– EU-direktiivi 90/270/ETY

ESTÄ SELÄN JÄNNITYS

Fellowes Pro Series Ultimate -selkätuki, säädettävä Fellowes Microban -jalkatuki

VÄLTÄ PAINE RANTEESSA

Fellowes Health -V™ Crystals- ja Health -V™ Fabrik -rannetuet

HELPOTA NISKAJÄNNITYSTÄ

TERVEELLINEN TYÖYMPÄRISTÖ

Fellowes Monitor Riser Plus – Graphite, Fellowes Pro Series -teline kannettavalle

Fellowes-laatikosto, Fellowes Office Suites -keskusyksikköteline

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

Työntekijät työskentelevät keskimäärin 8 tuntia päivässä istuen tietokoneen, kannettavan tai tabletin ääressä.* Lähes 50 %:lla työntekijöistä ei ole enää omaa, henkilökohtaista työpöytää työnantajan tiloissa, joten heidän on siirryttävä jatkuvasti työpisteestä toiseen.* 17 %:lla työntekijöistä ei ole minkäänlaista omaa työpistettä, vaan he tekevät työtä eri paikoissa, kuten sohvalla tai nojatuolissa (27 %), sängyllä (19 %), keittiön pöydän ääressä (17 %), hotellissa (16 %), junassa (14 %), kahvilassa (11 %), autossa (10 %), lentokentällä (9 %), lentokoneessa (7 %) ja jopa lattialla istuen (7 %).* * Fellowesin tilaama Dynamic Markets Research 2013 -tutkimus

15

H Y V I N VO IVA H E N K I LÖS TÖ

Kuinka turvallinen työympäristösi on?

Työntekijöiden fyysisen terveyden vaaliminen ei tarkoita vain työntekijöiden käyttöön annettavia tarvikkeita ja heille suositeltuja käytäntöjä.

Työntekijöiden liikkuessa työpaikalla ja käyttäessä sen tiloja he voivat kohdata lukuisia vammoja aiheuttavia vaaroja.

Mietipä asiaa. Ajan kuluessa kiinteät kalusteet ja lisätarvikkeet kuluvat, esineitä siirretään ja tilankäyttö, henkilöstön määrä tai jopa liiketoiminnan fokus voivat muuttua. Monet näistä muutoksista tapahtuvat vähitellen, joten niiden terveys- ja turvallisuusvaikutukset kehittyvät vaivihkaa.

Jopa pääsääntöisesti näyttöpäätetyöskentelyä tekevän työntekijän tuottavuus kärsii, jos fyysinen vamma aiheuttaa hänelle kipua tai

häiritsevää tai epämukavaa oloa – riippumatta siitä, liittyykö vamma näppäimistötyöskentelyyn. Laiminlyönneistä mahdollisesti seuraavat oikeusvaateet ovat haitaksi taloudelle, maineelle ja työmoraalille.

Tästä syystä on tärkeää tarkistaa säännöllisesti, että toimiston kaikki tilat sopivat nykyiseen käyttötarkoitukseensa ja että ne eivät aiheuta työntekijöille vaaraa. Alueellasi voimassa olevat säännökset voi tarkistaa osoitteesta osha.europa.eu

Varo näitä: Kaatuminen ja liukastuminen Lattialla olevat johdot, irralliset kalusteet, vaurioituneet pinnat, märät lattiat

Epävakaat pinnat Löystyneet kaiteet

Esteet Väärin sijoitetut huonekalut, "tilapäisesti" sijoitetut toimitukset tai esineet

a kset u kaisess t s a en mu k t s r ö a n n t ölliset veys- ja turvallisuussää n n ä ä S ter tko ne delleen a ja ova ie asall a? o kaikk t ajan t en – tiedoss ly e t □ Onk ssa? t e n id e ö ij m k s o u te kunn n työn rvallisu joka on s- ja tu – myös uusie y e v untaa, r k e t ö n il o e k k t n id a e tekijö □ Ov eltua h n työn in sijoit e ik kaikkie o i t s en? riittävä aikalla ilanteita vart p o k n esti? tät □ O ? ännöllis ettu hä ä t s t lu e u kauksia s o k k astu pupak k ia r s a t n e lo pa tasaisia n jälkeen? däänkö ja ajan ia □ Teh v a t i käytö t illa ka ömäst v t t a li t ä a v a nko s täänkö niitä □O ne Täyden

16

Huonosti asennetut sähkötarvikkeet Johdot, pistorasiat, katkaisijat

WC-tilat Tukokset, puhtaus, hygienia, veden lämpötila (ei liian kuumaa hanavettä)

Keittiö-/ruokala-alue Likaiset varastoalueet, ruoanvalmistuspinnat ja astiat

Sairauksien leviämisen estäminen Tartuntataudit ovat ilmiselvä haitta tuottavuudelle. Poissaoloista aiheutuvat tunnit on helppo laskea mutta vielä enemmän kustannuksia aiheutuu siitä, että osa työntekijöistä tekee urheasti töitä puolikuntoisinakin.

Levon puutteessa heidän parantumisensa pitkittyy ja tuottavuutensa laskee siten pidemmäksi aikaa. Sen lisäksi sairaana työpaikalle tuleva työntekijä voi tartuttaa kollegansa. Tästä seuraa pitkä sairastamisjakso, jonka aikana tartunta leviää työntekijästä toiseen ja imee työvoimasta tehoja pitkän aikaa.

Tartuntatautiin sairastumista tai taudin kantajaksi muuttumista ei voi välttää, sillä olemme kotona, vapaa-ajalla, kauppakeskuksissa ja joukkoliikenteessä päivittäin suorassa tai epäsuorassa kontaktissa lukuisiin ihmisiin.

Työntekijöiden komentaminen kotiin taudin ensioireiden ilmaantuessa ei siis ole toimiva ratkaisu. Sairauksia aiheuttavien mikrobien leviämistä toimistossa voi kuitenkin rajoittaa merkittävästi muutamalla yksinkertaisella keinolla niin, että toimitilastasi ei muodostu tautipesäkettä ja että suurempi osa työntekijöistä säilyy terveinä.

Kimberly-Clarkin Healthy Workplace -hankkeessa kerrotaan, miten mikrobien leviäminen voidaan pysäyttää kolmivaiheista pese–pyyhi– desinfioi-menetelmää noudattaen. Poistamalla mikrobit käsistä ja paljon kosketeltavilta yhteisiltä pinnoilta luot puhtaamman ympäristön, jossa sairastuminen on paljon epätodennäköisempää.

Pidä nämä tuotteet saatavilla toimistossa pese– pyyhi–desinfioi-menetelmän noudattamiseksi: (vasemmalta oikealle) Kleenex-käsidesi, käsien ja pintojen Kleenex-desinfiointipyyhkeet, Kleenex-nenäliinat.

Lue lisää osoitteesta HealthyWorkplaceProject.com

PESE

PYYHI

DESINFIOI

Käsien huolellinen peseminen on edelleen paras tapa vähentää mikrobien leviämistä. Kuivaamalla kädet huolella paperipyyhkeeseen voit vähentää mikrobeja jopa 77 %.

Pyyhkimällä ongelmakohdat päivittäin poistat mikrobit niiden yleisimmistä esiintymispaikoista.

Tavallisimpia ongelmakohtia ovat työpöydät, ovenkahvat, näppäimistöt ja puhelimet.

Käyttämällä käsidesiä voit vähentää sairauspäiviä 21 %.

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

17

Hyvä tiimihenki

Tuottavuus syntyy yksilöiden yhteistyöstä.

Kun lasketaan yhteen aika ja vaiva, jonka työtiimin kaikki yksilöt uhraavat yhteiseen hankkeeseen, on selvää, että yhteistyön sujuvuudesta on tärkeää pitää huolta. Ja kun saumattomasta yhteistyöstä riippuu niin moni asia, on jokaisen esimiehen etujen mukaista edistää sen onnistumista.

Tiimityön onnistumiseen vaikuttavat monet tekijät, kuten sopivan ja mukavan työympäristön ja varusteiden valinta sekä tehokas ajankäyttö. Tiimien kaikkien jäsenten saaminen samaan tuottavaan mielentilaan vaatii oivaltavia järjestelyjä.

Seuraaville sivuille on koottu ajatuksia tiimityön tuottavuuden optimoimista varten.

18

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

19

H Y VÄ TIIMI H E N K I

Neuvottelutilan varusteopas Olemme koonneet toimiston visuaalisen viestinnän asiantuntijan, Nobon, kanssa perusoppaan yleisiä neuvottelutilojen tilanteita varten ja esitelleet siinä joitain tehokkuutta lisääviä tuotteita.

Tarkoituksenmukaiset kokoustilat

1 7 11

5 4

Neuvotteluhuone Olit sitten järjestämässä kolmen hengen neuvottelua, 10 hengen suunnittelusessiota tai 300 hengen konferenssia, sopivankokoisen ja oikein varustellun tilan valitseminen on tehokkuuden ja tuottavuuden kannalta tärkeää.

Neuvotteluhuoneessa pidetään yrityksen sisäisiä keskusteluja, aivoriihiä, suunnittelu- ja koulutussessioita mutta tavataan myös ulkopuolisia liikekumppaneita, asiakkaita, toimittajia ja mahdollisia uusia työntekijöitä, sijoittajia ja kumppaneita; neuvotteluhuoneella on keskeinen tehtävä yrityksen päivittäisessä toiminnassa. Neuvotteluhuoneen sisustus, kalustus ja varusteet kertovat paljon yrityksen ilmapiiristä ja voivat vaikuttaa suoraan siihen, miten tehokkaasti huoneessa käytetään aikaa.

9

10

Paikan valinta Hedelmällisen tapaamisen ensimmäinen edellytys on sopivan ilmapiirin luominen. Valitsemasi tapaamispaikka vaikuttaa osallistujien odotuksiin, tunteisiin ja käyttäytymiseen, joten on tärkeää huomioida, minkätyyppinen tila vastaa parhaiten tavoitteitasi. Suuri konferenssisali luo virallisen ja juhlallisen tunnelman, joka auttaa keskittymään puhujan esitykseen. Pienempi, kodikkaampi tila kutsuu tekemään yhteistyötä, ja epämuodolliset tapaamispaikat luovat rennon vaikutelman.

Tehokkuutta varusteista Kun suuren ihmisjoukon arvokas aika on sinun käsissäsi, sinun on oltava hyvin valmistautunut. Tämä tarkoittaa esimerkiksi riittävän istuinmäärän varaamista, sen varmistamista, että kaikki läsnäolijat pystyvät seuraamaan esityksiä mukavasti, tai vaikkapa laitteita, joilla saat keskustelun aiheet, muistiinpanot tai päätelmät kaikkien nähtäville.

20

6

Monikäyttöiset yhteistyötilat Huoneiden ja tilojen, joita käytetään usein erityyppisiin tapaamisiin, on oltava joustavasti varusteltuja. Laitteiden ja kalusteiden on oltava helposti siirrettäviä ja mukautuvia, kun taas tilan itsensä on oltava yrityksen imagon mukainen.

2 8

Valkokankaat

Valkotaulut ja fläppitaulu-

Nobon valkokankaat tarjoavat kirkkaan mattavalkoisen taustan, joka heijastaa terävän, yksityiskohtaisen ja kauas näkyvän kuvan. Saatavilla eri kokoisina, kaikki mallit ovat helposti rullattavissa suojakoteloonsa säilytystä varten.

telineet

1 Professional 4:3 Nobon seinään tai

kattoon kiinnitettävät kankaat, rullautuvat helposti koteloonsa säilytystä varten.

4

2 Suurikokoiset Nobon sähköiset 4

kankaat on suunniteltu suurille yleisöille ja suuriin tiloihin.

3 Todella kätevät, kevyet ja

kokoontaittuvat Nobon kannettavat kankaat voi pystyttää minne tahansa alle 5 sekunnissa, joko lattialle tai pöydälle.

Kokoustila Mitä enemmän osanottajia tapahtuma kerää, sitä enemmän korostuu sujuvan tehokkuuden ja ammattimaisen suorituskyvyn merkitys.

Seminaarin, myyntitapahtuman tai koulutuksen osallistujien ajan ja panoksen mahdollisimman hyvä hyödyntäminen tarkoittaa, että esityksissä käytetään apuna oikein mitoitettua tekniikkaa.

Projektorivaunu 4 Kätevä ja käytännöllinen ratkaisu

projektorin sijoittamiseen, säilyttämiseen ja siirtämiseen huoneesta toiseen; Nobon täysin säädettävässä multimediaprojektorin vaunussa on tilaa sekä projektorille että kannettavalle.

Osoittimet 5 Kensingtonin langaton osoitin

Helpottaa selkeän esityksen pitämistä; punainen erittäin näkyvä laserosoitin, jolla nostat esiin esityksen tärkeimmät kohdat.

3

6 Esitä, osoita, lisää huomautuksia

ja tee vaikutus Kensington Presentair™ -Bluetoothosoittimella (sis. laser- ja kosketusnäyttökynä).

12

5

Esitykset tien päällä Yrityksen ulkopuolella pidettävissä tapaamisissa joudut usein pitämään esityksiä vieraissa tiloissa. Se, että pidät esitystä muualla kuin yrityksesi tutussa neuvotteluhuoneessa, ei tarkoita, ettet voi olla hyvin valmistautunut. Kannettaviksi suunniteltujen kevyiden ja kompaktien tuotteiden ansiosta voit pitää esityksiä missä tahansa yhtä tehokkaasti ja ammattimaisesti kuin omassa toimistossasi.

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

Nämä korvaamattomat neuvotteluhuoneen varusteet auttavat kiinnittämään huomion keskustelun pääkohtiin, kirjaamaan ylös aivoriihen tuloksia, havainnollistamaan ideoita ja selkiyttämään päätelmiä. Päällysmateriaali- ja kokovalikoima on laaja; esimerkiksi magneettitaululle voi kiinnittää asiakirjoja tapaamisen aikana tehtyjen muistiinpanojen rinnalle.

7 Nobon Classic-emalivalkotaulut

Seinään kiinnitettävä taulu, jossa on emalipinnoite – erittäin kova, naarmuuntumaton ja kolhiintumaton materiaali, joka on ihanteellinen usein toistuvaan käyttöön.

8 Nobon kääntyvät Mobile-

valkotaulut Monikäyttöinen, ilman tukea pystyssä pysyvä ratkaisu, joka kulkee pyörillä huoneesta toiseen.

Kaksipuolisen taulun voi kääntää ympäri, jolloin kirjoitustilaa on enemmän tilantarpeeseen nähden.

9 Nobon Prestige™-valkotaulut

Huippulaadukas versio klassisesta valkotaulusta, tyylikäs muotoilu, erinomainen käytettävyys ja lisänä käteväPrestige Connex™ -järjestelmä. Järjestelmää voi järjestää, laajentaa, säilyttää ja muokata muuttuvien tarpeiden mukaan.

10 Nobon Diamond-

magneettilasitaulut Moderni vaihtoehto perinteisille kuivapyyhittäville tauluille.

11 Nobon Shark-teline

magneettifläppitaululle Kompakti, kokoontaittuva kaikki yhdessä -ratkaisu, johon sisältyy fläppitauluteline, magneettinen kuivapyyhittävä valkotaulu ja teleskooppivarsi fläppitaulun lisäsivuja varten.

12 Nobon Barracuda-

fläppitauluteline pöytäkäyttöön Kahdenvälisiin tapaamisiin tai pienryhmäesityksiin ihanteellinen kompakti, helposti mukana kulkeva ratkaisu, jossa on fläppitaulu ja magneettinen valkotaulu.

21

H Y VÄ TIIMI H E N K I

Tapaamisista tehokkaita Tapaamisissa kuluu merkittävä osa monien työntekijöiden viikoittaisesta työajasta. Siksi on erittäin tärkeää käyttää tapaamisaika tuottavalla tavalla.

Tutkimukset ovat kuitenkin osoittaneet tapaamisten olevan suurelta osin tehotonta työntekijöiden ajan tuhlausta.

Hyvä uutinen on se, että tapaamisten tehokkuutta voidaan lisätä, niihin kuluvaa aikaa vähentää ja tuottavuutta parantaa hyvällä suunnittelulla.

Alla on muutamia vinkkejä suunnittelun eri vaiheisiin.

1

Määrittele tarkoitus Tapaamisen onnistumisen kannalta on tärkeää määritellä, mitä tapaamisessa on tarkoitus saada aikaan.

Onko tarkoituksena… □ ratkaista ongelmia? □ tehdä päätöksiä? □ laatia suunnitelmia? □ jakaa tietoa? □ antaa palautetta?

22

2

Varmista tarpeellisuus Mieti, onko ihmisten kutsuminen paikan päälle todella tarpeellista.

Tapaamisen järjestäminen voi olla perusteltua monista hyvistä syistä.

Joissain tapauksissa tavoitteet voidaan kuitenkin saavuttaa sähköpostiviestien tai muun sellaisen viestinnän avulla, joka ei keskeytä työnkulkua. Tapaamista ei pidä järjestää vain tavan vuoksi.

3

Laadi asialista Asialistan avulla tapaaminen pysyy raiteillaan ja päästään haluttuun lopputulokseen. Selkeä kuva siitä, mitä kullakin asialistan kohdalla pyritään saavuttamaan, auttaa tekemään hedelmällisiä päätelmiä.

Käytä osallistujien arvokasta aikaa tehokkaasti ottamalla asialistalle vain asioita, jotka tosiasiassa edellyttävät osallistujien läsnäoloa. Huolehdi, että muut voivat osallistua keskusteluun järjestämällä keskustelun aiheet niin, että he voivat osallistua mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

4

Mieti kestoa Arvioi realistisesti, kuinka paljon aikaa tarvitsette päästäksenne asialistan kaikista kohdista päätelmiin. Muista, että osallistujien huomiokyky alkaa laskea 20 minuutin kuluttua. Jos tapaaminen kestää pidempään, aiheen, puhujan tai esitysmuodon pitäisi vaihtua vähintään 20 minuutin välein. Jos tapaaminen kestää yli puolitoista tuntia, pidä välillä 10–15 minuutin tauko. Muista jättää aikaa myös vessassa käynnille.

Muista myös, että Staplesilta löytyy virkistymistä varten hyvä valikoima elintarvike- ja taukotilatuotteita!

5

Valitse osallistujat Tuottavuuden kannalta on tärkeää saada paikalle kaikki oikeat ihmiset, jotta kaikki tarvittava tieto on käytettävissä ja jotta päätöksiä voidaan tehdä. Mieti, kenen läsnäolo on tarpeen tapaamisen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Arvioi kunkin henkilön osallistumisen tarpeellisuus ja ilmoita osallistujille etukäteen siitä, mitä odotat heidän tekevän ja miten he voivat hyötyä tapaamisesta.

Kysy osallistujilta, pitäisikö heidän mielestään joku muu kutsua.

Vältä tarpeettomien osallistujien kutsumista, jotta heidän aikansa ei mene hukkaan ja jotta heidän läsnäolonsa ei pitkitä tapaamista tarpeettomasti tai johda sitä aiheen ohi.

6

Päätä sijainti ja muoto Varaa sopiva ja mukava tila, jossa on hyvä valaistus, riittävä ilmanvaihto/ happi ja sopiva lämpötila ja jossa jokainen voi seurata esityksiä ja pyytää puheenjohtajalta puheenvuoroa tarvittaessa.

Muista, että osallistujien ei ole pakko istua. Lyhyitä tapaamisia pidetään entistä enemmän seisaallaan, mikä luo energistä ja dynaamista tunnelmaa.

Kävelytapaamiset (enintään 3 henkeä) voivat vapauttaa ajattelua ja luoda tunnetta tiiviimmästä yhteistyöstä.

Kaukana asuvien osallistujien tarpeetonta matkustamista voidaan vähentää harkitsemalla puhelin- tai videoneuvottelua.

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

7

Pyydä valmistautumaan Toimita taustatiedot kaikille osallistujille etukäteen niin, että he saapuvat paikalle valmiina toimimaan. Näin sinun ei tarvitse käyttää tapaamisen ensimmäistä 20 minuuttia (tapaamisen arvokkainta aikaa) osallistujien briiffaamiseen.

8

Ole täsmällinen Aloita tapaaminen sovittuna aikana ja noudata asialistaa ja aikataulua. Jos tapaaminen venyy liian pitkäksi, osallistujien huomio siirtyy muualle, koska heillä on muita velvoitteita tai yksinkertaisesti koska he haluavat päästä päivän päätteeksi kotiin. Jos keskustelu alkaa poiketa asialistasta, palauta se takaisin oikeaan aiheeseen. Muista kuitenkin varata toinen tilaisuus esiin nousevien tärkeiden asioiden käsittelemiseen. Jos keskustelut on merkittävä pöytäkirjaan, nimeä pöytäkirjasta vastaava henkilö.

9

Muistuta huomaavaisesta IT-etiketistä Ilmoita etukäteen, että tapaamisessa ei pidä käyttää laitteita, jotka eivät ole välttämättömiä tapaamisen kannalta.

Osallistujien on tarkoitus keskittyä käsiteltävään asiaan. Omaan puhelimeen, tablettiin tai kannettavaan keskittyminen on epäkunnioittavaa toisia osallistujia kohtaan.

10

Suunnittele seuraava vaihe Varmista tuottavuus päättämällä tapaaminen myönteiseen tunnelmaan ja suunnittelemalla päätelmien täytäntöönpano. Kaikkien osallistujien tulee tietää, mitä heidän odotetaan tekevän ja mihin mennessä. Toimita pöytäkirja osallistujille 24 tunnin kuluessa.

23

H Y VÄ TIIMI H E N K I

Yhteiset edut TERVEYS JA TURVALLISUUS

HR

JOHTAJA

Hankin ja sitoutan Vähennän parhaat työpaikan riskejä työntekijät

Työntekijöiden terveydestä, motivaatiosta ja tuottavuudesta huolehtiminen on tärkeää kaikille organisaation jäsenille: liiketoiminnan kannattavuudesta kiinnostuneelle johtajalle, kustannuksista huolehtivalle talousosastolle sekä esimiehelle, joka tarvitsee motivoitunutta tiimiä tavoitteidensa saavuttamiseksi.

Vastaan suorituskyvystä

TALOUS

ESIMIES

Vähennän sairaus- Huolehdin tiimistä poissaolojen ja tavoitteiden kustannuksia saavuttamisesta

Henkilöstön hyvinvointia pidetään yleensä HR-osaston tai terveydestä ja turvallisuudesta vastaavan osaston vastuualueena.

Käytännössä suurin osa työntekijöistä kääntyy työympäristöön liittyvissä asioissa kuitenkin lähimmän esimiehensä puoleen.

Tästä syystä on tärkeää, että kaikki esimiehet ja osaston päälliköt ovat perillä työntekijöiden hyvinvointiin liittyvistä parhaista käytännöistä.

Jakamalla tämän Vantage Point -numeron tietoja ja ohjeita koko esimiestiimisi käyttöön autat organisaatiotasi edistämään tehokkaita ja tuottavia työolosuhteita.

Tiesitkö?

Vain 35 % työntekijöistä, jotka kärsivät kivusta työssä, ilmoittavat asiasta esimiehelleen; 62 % työntekijöistä ei kerro vaivastaan.

Dynamic Markets Research 2013 -tutkimus, tilaajana Fellowes

24

Yhteenveto Tässä Vantage Point -lehden toisessa numerossa tarkastellaan, miten tehokkuutta ja tuottavuutta voidaan lisätä tarjoamalla henkilöstölle ihanteelliset olosuhteet, välineet ja tietämys. Aivan kuten koneet tarvitsevat oikeanlaista huoltoa toimiakseen tehokkaasti, myös työntekijöiden hyvinvointi vaatii huomiota.

Lyhyesti sanottuna optimaalisen tehokkuuden ja tuottavuuden saavuttaminen edellyttää panostusta erilaisiin osatekijöihin:

Hyviä työntekijöitä on vaikea löytää. Siksi haluat heidän voivan tehdä parhaansa ja pysyvän palveluksessasi mahdollisimman pitkään. Hyvien työntekijöiden säilyttäminen panostamalla tässä numerossa käsiteltyihin asioihin on ajan, rahan ja resurssien käytön kannalta tehokkaampaa kuin uuden henkilöstön rekrytoiminen.

Anna työntekijöille se, mitä he tarvitsevat onnistuakseen, niin tuottavuus kasvaa.

vaalimalla ja edistämällä hyvää terveyttä edistät toimivaa ajattelutyötä

MOTIVOITUNUT ILMAPIIRI

tarjoamalla oikeanlaisia virikkeitä motivoit työntekijöitä erinomaisiin suorituksiin

HYVINVOIVA HENKILÖSTÖ

HYVÄ TIIMIHENKI

valmistautumalla ryhmätilanteisiin hyödynnät yhteisen ajan mahdollisimman hyvin.

Kuinka hyvin toimistosi suoriutuu tehokkuuden ja tuottavuuden edistämisestä? Tutustu tuotteisiin ja ratkaisuihin, jotka auttavat työntekijöitäsi antamaan parhaansa osoitteessa StaplesAdvantage.fi tai ota yhteyttä edustajiimme Euroopassa.

Voit ottaa meihin yhteyttä kuten haluat: Verkossa staplesadvantage.fi

Va n tag e P o i n t • N u m e ro 2

Puhelimitse +358 (0)10 681 651

Kirjeitse Staples Finland Oy Heikkiläntie 7 00210 Helsinki Finland asiakaspalvelu@staples.fi

Ihmiset ja ympäristö sopusoinnussa.

Sustainable Earth by Staples™ Sustainable Earth™ on Staplesin ympäristöystävällinen tuotesarja, joka tarjoaa tarvitsemasi suorituskyvyn hyödyntäen ympäristön resursseja tehokkaasti. Tuotesarjaan sisältyy laaja valikoima yrityksesi tarpeisiin vastaavia, ympäristön kannalta parempia ratkaisuja, jotka edustavat samaa luotettavaa laatua, johon olet jo tottunut Staplesin asiakkaana.

Sustainable Earth™ -tuotteilla varustat ja siivoat toimiston, taukohuoneen ja muut tilat tietäen, että et aiheuta ympäristölle tarpeetonta haittaa.

Uusiutuvien luonnonvarojen, kierrätysmateriaalien ja sertifioitujen ympäristöystävällisten valmistusprosessien käyttö takaavat mahdollisimman hyvän tuottavuuden mahdollisimman pienillä ympäristövaikutuksilla.

Sustainable Earth™ -tuotteiden osiin ja pakkausmateriaaleihin, alihankkijoihin ja kaikkiin muihinkin osa-alueisiin sovelletaan tiukkoja ekologisia normeja.

Koska me tiedämme, että puhtaampi ympäristö on pitkällä aikavälillä kaikkien etu.

Lue lisää osoitteesta StaplesAdvantage.fi/kestava