NUMÉRO 2
Apprendre à faire les bons choix
Optimiser l'efficacité et la productivité sur le lieu de travail Des collaborateurs motivés · Un personnel en bonne santé Des équipes soudées
sommaire
Efficacité et productivité sont les deux principaux atouts de la réussite des entreprises. Le numéro 2 du magazine Vantage Point explique comment optimiser ces capacités vitales et inciter vos collaborateurs à donner le meilleur d'eux-mêmes.
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Des lieux de travail où l'on se sent bien
Inspirer confiance
Paré pour réussir
Stimuler les sens
Comment créer une atmosphère positive
Donner à tous les Solutions de messamoyens de bien travail- gerie et d'expédition ler dans les meilleures vraiment efficaces conditions possibles
Votre bureau est-il conçu pour être productif ?
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Stimuler la productivité
Tout le monde est-il bien assis ?
Votre lieu de travail est-il sécurisé ?
Empêcher la propagation des maladies
L'impact de l'exercice physique sur le résultat
L'importance d'une bonne ergonomie
Maintenir un environnement physique adapté
Minimiser l'impact des infections
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Des espaces de réunion étudiés
Des réunions utiles
Des intérêts particuliers
Anticiper les différents scénarios
Planifier les discussions de groupe
Le bien-être des employés est important pour chaque service
Des collaborateurs motivés pages 2 à 9
Un personnel en bonne santé pages 10 à 17
Des équipes soudées pages 18 à 24
©2015 Staples Advantage. Imprimé sur du papier sans bois. Merci de recycler ce magazine.
bienvenue
Le saviezvous ?
Créer un environnement de travail efficace et productif
Les mots « efficacité » et « productivité » font souvent référence à une machinerie lourde et à des processus technologiques bien huilés. Bien qu'il soit toujours essentiel d'avoir le matériel adéquat, il est tout aussi indispensable de permettre à vos salariés de donner le meilleur d'eux-mêmes. La réussite des entreprises repose avant tout sur une réflexion à la fois efficace et intelligente. Investir dans le bien-être de vos employés s'avère payant, tant au niveau des résultats que de la fidélisation du personnel. Une récente enquête commanditée par Fellowes* a révélé que les employés travaillaient davantage et étaient plus motivés lorsque leur employeur se préoccupait de leur bien-être. Alors que plus de la moitié des personnes interrogées déclaraient être fières de travailler pour une entreprise ayant à cœur le bien-être de ses employés et agissant comme tel, 15 % ont reconnu qu'elles seraient prêtes à changer d'emploi pour travailler au sein d'une organisation de ce type. L'édition 2 du magazine « Vantage Point » explique comment améliorer l'efficacité et la productivité en offrant à vos employés un environnement de travail qui les incite à donner le meilleur d'eux-mêmes. Dans ce numéro, nous évoquons les effets positifs du bien-être physique et psychique sur l'entreprise et proposons des conseils pratiques pour assurer un travail d'équipe efficace, ainsi que des produits susceptibles d'améliorer le travail de chacun.
Cordialement, Christian Horn Vice-Président, Directeur de Staples Advantage Europe
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Les collaborateurs dont les employeurs sont attentionnés se sentent plus valorisés, ce qui est très bénéfique pour leur santé mentale et représente un facteur important dans la lutte contre le stress au travail. 1 Européen sur 5 s'est absenté de son travail suite à de mauvaises conditions de travail. En moyenne, les personnes concernées ont été absentes de leur lieu de travail 18,4 jours par an, ce qui représente un coût de 42 milliards d'euros pour les entreprises. – Enquête 2013 sur les marchés dynamiques, commanditée par Fellowes*
73 % des employeurs reconnaissent que les problèmes de santé de leurs salariés représentent un risque pour leur entreprise et admettent qu'un personnel en bonne santé est synonyme de meilleure productivité. – Enquête internationale Bupa sur la santé au travail * Fellowes est le leader du marché en matière d'ergonomie des postes de travail et œuvre pour l'initiative européenne « Aider les nations à bien travailler »
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Des collaborateurs motivés Atteindre une productivité optimale grâce à des employés motivés. Toute compensation financière mise à part, la motivation s'appuie sur différents facteurs, de l'entente avec ses collègues à la façon dont la journée de travail est structurée. Entre les deux, l'atmosphère des bureaux influence grandement ce que les personnes éprouvent et la manière dont elles se comportent. Un lieu de travail agréable, fonctionnel et bien équipé crée une atmosphère positive qui motive inconsciemment vos employés. Même les sons et les odeurs ont une influence profonde sur le psychisme. Un environnement dans lequel on se sent psychologiquement bien permet à la fois d'obtenir le meilleur de chacun et de réduire l'éventualité de maladies et d'absences liées au stress. Nous avons identifié plusieurs méthodes très simples à mettre en œuvre pour obtenir le facteur bien-être adapté à votre entreprise.
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Une apparence attrayante
Des lieux de travail où l'on se sent bien Un lieu de travail à l'esthétique agréable crée une atmosphère positive, qui renforce la motivation. Offrez à vos salariés un environnement dans lequel ils se sentent bien pour leur permettre d'être plus productifs. Un certain nombre d'études montrent qu'un bureau bien conçu est l'une des manières les plus simples et les plus économiques de fidéliser son personnel et de le rendre plus productif. Une étude menée par la société d'architecture d'entreprise Gensler a démontré que la moitié de l'ensemble des employés seraient prêts à travailler une heure de plus si leur lieu de travail était plus agréable. Par ailleurs, une étude menée en 2013 par le Docteur Craig Knight de l'Université d'Exeter (Royaume-Uni) a souligné une augmentation de 32 % de la productivité parmi les employés autorisés à personnaliser leur espace de travail. Toutes préférences personnelles mises à part, il est possible de créer une atmosphère générale positive en prenant soin de la décoration, des configurations et de l'état du mobilier et des équipements. Si ces éléments fondamentaux sont correctement exploités, ils permettront à vos employés de s'épanouir.
Un environnement visuel stimulant Une décoration terne sera plus susceptible d'aboutir à des performances médiocres. Observez votre environnement et faites en un espace motivant. Donnez-lui du style en y ajoutant de la couleur et en affichant des images liées aux projets les plus réussis. Pensez à repeindre éventuellement les murs, à mettre des tableaux, à ajouter des plantes, à remplacer le mobilier et à choisir des articles de bureau plus colorés. Si la couleur de votre décoration actuelle vous plaît, vérifiez tout de même son état. Les murs, portes, moquettes et mobiliers défraîchis renvoient une image négative. Il est important que tout soit propre et en bon état. 4
Des stylos mâchouillés, des chaises bancales, des bureaux endommagés, des dossiers usés, des plantes mal entretenues... Tous ces éléments ont une influence négative sur le moral. Lorsque l'on travaille chaque jour avec les mêmes outils, il est difficile de se rendre compte de leur usure au fur et à mesure. La détérioration de l'état de votre équipement peut être un signal d'alerte en ce qui concerne les performances de votre entreprise. Pour maintenir une bonne productivité, il faut être attentif à tous les aspects de la vie au bureau. L'entretien des apparences et la réparation des défauts est bien plus qu'une simple question de fierté. C'est une véritable preuve de respect envers vos collaborateurs. En montrant à vos employés que leurs efforts sont appréciés, vous participez directement à leur motivation. Encouragez-les donc à poursuivre leurs efforts en effectuant des vérifications régulières de l'état du matériel et veillez à ce qu'il soit remplacé ou réparé, le cas échéant.
Associations de couleurs les plus courantes Bien que les teintes dominantes des murs devraient être plus claires pour refléter la lumière dans l'espace, des couleurs plus foncées peuvent être utilisées stratégiquement pour encourager les comportements et les sentiments attendus. Même si les perceptions individuelles varient en fonction de la culture et des expériences de chacun, voici quelques réflexions universellement reconnues au sujet de l'influence des couleurs :
Le rouge est associé à la vitalité et à l'ambition, et renforce ainsi le sentiment de puissance et d'énergie. Veillez à ce que cela ne se transforme pas en agressivité, à utiliser donc avec parcimonie.
Le violet tend à stimuler la zone créative du cerveau.
Le jaune stimule la créativité tout en favorisant l'attention et la lucidité, ce qui est bénéfique à la réflexion et à la prise de décision.
Le bleu calme, apaise et détend. Cette couleur permet de contrôler le mental et d'avoir des pensées à la fois claires et créatives.
L'orange est un moteur de l'activité sociale, qui renforce la confiance en soi et encourage l'enthousiasme. Cette couleur peut également aider à apaiser les émotions négatives.
Le vert est rafraichissant à l'œil et évoque la tranquillité et le sang-froid.
Le rose diffuse la bonne humeur et apaise la sensation d'irritation, d'agressivité, de solitude, de découragement et de stress.
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Les couleurs vives et lumineuses sont généralement associées au renforcement de la concentration et de la précision dans l'exécution des tâches.
◄ Stylo Parker Urban haut de gamme
Des outils séduisants Les principales fournitures de bureau que vos collaborateurs utilisent au quotidien jouent un rôle essentiel dans le développement d'un lieu de travail où l'on se sent bien. Des marques telles que Leitz, Parker et Papermate en ont pris conscience en imaginant des produits associant performances qualitatives et lignes attrayantes. Les produits issus de ces recherches incitent les personnes à s'en servir, car ils rendent les différentes tâches administratives bien plus agréables. Alors que les célèbres stylos Parker véhiculent une image de raffinement et de style, la gamme Inkjoy de Papermate associe la modernité colorée à l'innovation bien pensée pour offrir des performances à la fois agréables et de qualité.
De son côté, Leitz fait preuve d'excellence en matière de stockage et d'organisation, avec deux gammes distinctes qui expriment toute leur personnalité. Leurs gammes à la fois élégantes et harmonieuses WOW et STYLE offrent une qualité et une fonctionnalité optimales grâce à des lignes inspirantes parfaitement adaptées aux personnalités de chacun. ► Les produits Leitz wow sont disponibles dans une large palette de couleurs intenses, positives et énergiques qui sortent vraiment du lot : rose, bleu, orange, bleu givre, violet ou vert, vous avez l'embarras du choix. ▼ Les produits de la gamme Leitz style présentent des lignes sophistiquées et intemporelles et se caractérisent par une attention particulière au moindre détail. Grâce aux couleurs blanc arctique, rouge grenat, vert céladon, bleu titane et satin noir, parfois rehaussées d'éléments en métal brossé, vous avez la possibilité de choisir parmi une grande variété d'accessoires de bureau tous aussi élégants les uns que les autres.
風 水
La philosophie chinoise du Feng Shui, qui vise à trouver la meilleure harmonie entre les personnes et leur environnement, définit des principes intéressants adaptés aussi bien aux bureaux actuels qu'aux professionnels d'il y a mille ans. Certes, vous pouvez faire appel à des experts du Feng Shui pour obtenir des conseils sur les configurations de bureau, mais en vous y intéressant d'un peu plus près, vous pouvez être en mesure d'y arriver vous-même.
▲ Gamme InkJoy de Papermate
Des configurations en adéquation avec le flux de travail L'emplacement du mobilier et des équipements peut grandement influencer la psychologie du lieu de travail. La création de bureaux accueillants sous-entend de prendre en compte la perspective depuis le poste de travail, le bruit ambiant et l'accessibilité par rapport aux collègues, à l'équipement et aux installations. Si tous ces critères sont appliqués correctement, les employés se sentiront à l'aise et auront la possibilité de se concentrer. Il convient également de réévaluer régulièrement ces différents éléments. Le nombre d'employés, leur fonction, leur personnalité et les pratiques de travail évoluant au cours du temps, la configuration optimale doit également être suffisamment flexible pour pouvoir s'adapter à vos besoins. Une configuration de bureau idéale cinq ans plus tôt ne l'est peut-être plus à l'heure actuelle.
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Points de contrôle de la configuration des bureaux ouvement : les employés ne doivent M pas se sentir prisonniers de leur poste de travail ni limités lorsqu'ils doivent accéder aux équipements ou aux installations. Le chemin de circulation doit être accueillant et dégagé. Lumière : la lumière naturelle et la vue sur l'extérieur ont un impact très positif sur la bonne humeur. Il est judicieux de positionner les employés qui passent le plus clair de leur temps à leur bureau près des fenêtres, plutôt que de réserver ces places à des personnes souvent en réunion. Bruit : un poste de travail placé à proximité d'une zone de regroupement ou de passage sera perturbé par des nuisances sonores. Parallèlement au fait qu'une telle configuration ne soit pas propice à la concentration, les (possibles) interruptions répétées sont frustrantes pour l'employé et lui font perdre confiance en lui.
Espace personnel : chacun réagit différemment en fonction de l'évolution de son espace personnel. Il est important de trouver ce qui convient le mieux à chaque individu et de créer un juste équilibre entre isolement et foule pour permettre, par ailleurs, de simplifier la collaboration entre collègues. Vue : la vue que l'on a depuis son poste de travail a un impact psychologique majeur. Faire face à la porte des toilettes, à la sortie de secours ou à la cuisine entraîne inconsciemment des associations désagréables. Fixer du regard des couloirs austères ou des lignes monotones de bureaux identiques est à la fois intimidant et déprimant. La vue doit être attrayante et inspirer les collaborateurs, être ponctuée d'objets agréables, tels que des plantes ou des tableaux et dégagée de façon à ne jamais être oppressante. 5
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Inspirer confiance Il est important de vous sentir capable d'effectuer une mission correctement pour rester motivé.
Créativité instantanée Un nombre surprenant d'outils du quotidien sont désespérément difficiles à utiliser. Une expérience négative dans ce domaine peut entraîner une réticence à effectuer certaines tâches et occasionner ainsi une perturbation au niveau du flux de travail. Heureusement, les fabricants commencent à développer des modèles plus simples d'utilisation, qui encourage la productivité.
Plus un individu peut effectuer de tâches sans aide extérieure, plus il se sent en confiance. Cette situation conduit à un sentiment d'accomplissement, qui alimente ainsi le cycle de motivation.
◄ Machine à relier GBC Quickstep Équipée d'un guide unique, qui évite les désagréments liés au processus de reliure et permet à chacun d'obtenir des résultats parfaits, à tous les coups.
Avoir à disposition les connaissances appropriées et les outils nécessaires inspire confiance. Alors que les connaissances et les informations doivent être compilées et communiquées par la direction, Staples est en mesure de fournir une large gamme de produits, qui garantissent la simplicité et l'efficacité des tâches afin que tout le monde puisse travailler de manière plus agréable et plus productive. Agrafeuse Rapid Supreme Omnipress ► Gagnante des « iF Design and Red Dot 2015 Awards » pour sa capacité à faciliter l'agrafage, tout en fonctionnant aussi bien dans la main que sur le bureau.
◄ Plastifieuse GBC Cette plastifieuse équipé d'un temps de chauffe très court, à capacité de traitement rapide et résistante aux bourrages plastifie vos documents deux fois plus rapidement.
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Une adaptabilité illimitée Les essais et les erreurs sont souvent la meilleure façon d'arriver à des solutions adaptées. Les produits suffisamment flexibles pour pouvoir s'adapter au fur et à mesure sont essentiels pour améliorer la confiance en soi et simplifier l'efficacité.
◄ Stylos et surligneurs Pilot FriXion Une gamme révolutionnaire de stylos et de surligneurs qui s'effacent aussi facilement qu'un crayon à papier !
▲ Porte-documents Sherpa Motion Display Des outils élégants pour l'affichage réglable et protège documents pouvant être parcourus avec une seule main et consultés quel que soit l'angle. Les modèles BACT-O-CLEAN disposent de panneaux à propriétés antimicrobiennes réduisant la transmission des bactéries.
▲ Notes autocollantes 3M Post-it Un classique du bureau désormais disponible en versions standard et SuperSticky pour s'adapter à une gamme encore plus large d'applications
◄O nglets 3M Post-it Mettez instantanément de l'ordre dans vos dossiers en décollant et recollant ces onglets en toute flexibilité, quand vous le voulez.
Une sécurité en toute liberté Il est essentiel d'éviter de perdre le matériel et de veiller à la confidentialité des données. Ces précautions peuvent néanmoins entraver la productivité si vous devez sans arrêt faire attention au matériel. Les produits qui vous permettent de vous éloigner et de vaquer à d'autres occupations sans vous inquiéter d'un éventuel vol peuvent faire toute la différence. ◄ Cadenas Kensington™ Clicksafe Cadenas fiable, robuste, simple d'utilisation qui vous permet de vous éloigner de vos ordinateurs portables et tablettes sans crainte qu'ils soient volés.
◄D estructeur à alimentation automatique Rexel Le destructeur de documents rapide à grande capacité, anti-bourrage avec plateau d'introduction verrouillable garantit la destruction des documents sensibles en toute sécurité tout en vous faisant gagner un temps précieux. La fonctionnalité d'alimentation automatique et la protection de l'introduction des documents vous permet d'éviter d'avoir à superviser la destruction. Vous passez donc 98 % moins de temps à attendre près du destructeur de documents, ce qui vous permet d'effectuer d'autres tâches.
Empilé Fermé Terminé Va n tag e P o i n t • N u m é ro D E U X
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Que l'expédition de colis soit votre cœur de métier ou que vous deviez le faire de temps à autre, il est toujours intéressant de disposer de matériaux d'emballage adaptés
Êtes-vous paré pour réussir ?
Après tout, vous souhaitez que chaque livraison arrive en parfait état et cherchez à ne pas perdre de temps ni d'argent à envoyer de nouveaux colis pour remplacer le contenu endommagé. L'utilisation d'un emballage adéquat renvoie une image professionnelle. Non seulement aux destinataires qui y voient un simple prolongement de votre marque, mais également à tous ceux qui préparent les colis à expédier. Disposer des bons matériaux permet à votre personnel de se sentir en confiance et lui fait gagner un temps précieux en matière de recherche de solutions adaptées. Voici une sélection d'emballages de protection les plus courants permettant de protéger les articles fragiles durant leur transport.
PAPIER BULLE Sealed Air Une solution polyvalente que vous pouvez enrouler autant de fois que vous le voulez autour des articles de toute taille. Utilisez un papier à petites bulles pour les objets compacts et un papier à plus grosses bulles pour les articles plus volumineux. Le papier bulle a été créé par Sealed Air en 1960. Plus de 50 ans plus tard, il reste l'un des produits les plus emblématiques au monde et l'une des solutions d'emballage les plus utilisées.
« CACAHUÈTES » STYROFOAM Généralement fabriqués en polystyrène ou Styrofoam, ces « cacahuètes », « nouilles » ou « popcorn » sont parfaits pour envelopper les objets fragiles, tels que le verre ou la céramique. Lorsqu'ils sont comprimés, ils s'imbriquent pour protéger les objets de la pression. Ils peuvent être utilisés de nombreuses fois sans perdre de leur efficacité.
ENVELOPPES MATELASSÉES Une solution simple pour un niveau de protection essentiel. Elles contiennent généralement une seule couche de papier bulle fixée à l'intérieur de l'enveloppe.
PAPIER DÉCHIQUETÉ Le papier déchiqueté ondulé offre une bonne protection à moindre coût pour les objets lourds et fragiles.
PORTE-DOCUMENTS DE PROTECTION Assurez-vous que vos factures, bons de livraison et tout autre document accompagnant le colis arrivent à bon port, secs et non endommagés. ÉTIQUETTES Les étiquettes portant des adresses, des codes-barres ou toute autre information vitale doivent être clairement lisibles, résistantes à l'eau et aux dégradations et collées fermement sur le colis.
PAPIER D'EMBALLAGE La première couche de protection pour articles fragiles. Il peut être utilisé pour emballer les articles ou en boule pour combler les espaces vides dans l'emballage.
À TESTER : Les enveloppes de protection Mail Lite® de Sealed Air proposent un niveau de rembourrage supérieur grâce à leur barrière de rétention d'air AirCap® Bubble extrêmement résistante. Il est possible d'écrire dessus facilement et d'y coller des étiquettes, ce qui les rend idéales pour garantir le bon état de votre livraison.
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PROTECTEURS DE COINS Essentiels pour la protection des angles ou des coins fragiles. Disponibles en mousse, carton ou plastique.
RUBAN ADHÉSIF D'EMBALLAGE SOLIDE Permet de sceller fermement votre colis.
À TESTER : étiqueteuse Dymo Légère et durable, cette imprimante permet de créer rapidement et facilement des étiquettes d'emballage, qui collent et restent collées sur n'importe quelle surface grâce à des adhésifs éprouvés résistants à l'humidité.
Le saviezvous ?
Stimuler les sens pour une productivité optimale La création d'environnements de travail qui incitent les employés à donner le meilleur d'eux-mêmes implique d'être attentif aux aspects environnants qui déclenchent les réactions sensorielles.
46 % des employés européens trouvent l'air de leur environnement de travail nauséabond et 69 % décrivent leur environnement de travail comme étant malsain. – Enquête 2013 sur les marchés dynamiques commanditée par Fellowes
Température :
Ventilation :
Odeur :
Éclairage :
Un environnement trop chaud ou trop froid diminue la concentration.
Une quantité suffisante d'oxygène stimulant le cerveau est essentielle pour se concentrer et rester productif.
Les odeurs influencent grandement notre subconscient. Alors que les effluves agréables mettent les personnes à l'aise, les mauvaises odeurs sont à la fois perturbantes et influent de façon négative sur notre subconscient.
La lumière naturelle du jour contient des couleurs dont les longueurs d'onde stimulent les hormones qui contrôlent le rythme de sommeil. Si celle-ci n'est pas disponible, il est judicieux d'investir dans un éclairage simulant la lumière naturelle.
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Un personnel
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Les employés en bonne santé sont plus productifs, quel que soit le type de travail concerné.
en bonne santé Alors que la maladie est un obstacle évident aux performances élevées, les blessures causées par des accidents ou les mauvaises postures au bureau sont également très embarrassantes et représentent une cause majeure d'absentéisme. Dans le même temps, un comportement sédentaire est mauvais pour la concentration. Il est essentiel de prendre soin du bien-être physique des employés pour optimiser la productivité de chaque service. Veiller à la bonne santé du personnel ne se limite pas à éviter les aspects négatifs, cela consiste surtout à encourager les comportements positifs. Les employeurs ont de nombreuses occasions de protéger leurs employés et d'améliorer leur santé en adoptant des pratiques qui limitent la propagation des bactéries et les risques de pression physique et en prenant des initiatives visant à encourager le personnel à se déplacer au cours de la journée. Quel que soit le secteur de votre entreprise, voilà comment offrir un lieu de travail physiquement adapté à vos employés et susceptible de leur permettre d'être plus efficace dans leur travail...
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U N PE RS O N N E L E N B O N N E SA N T É
Stimuler la product Tout le monde sait qu'une activité physique régulière est indispensable pour rester en bonne santé. Et que les employés en bonne santé travaillent mieux et davantage. En encourageant vos employés à rester actifs tout au long de la journée de travail, vous avez la possibilité d'améliorer efficacement leur productivité.
Mener une vie active ne consiste pas nécessairement à effectuer des exercices physiques épuisants et du sport en compétition. Même si une telle hygiène de vie est bénéfique à de nombreux niveaux pour tous ceux qui en ont envie, le simple fait de se lever et de bouger à intervalles réguliers s'avère en réalité plus bénéfique de manière générale. C'est d'ailleurs quelque chose que tout le monde peut faire. En fait, les nombreux avantages apportés par des exercices physiques intenses sont contrebalancés par des journées entières à rester assis, comme c'est le cas notamment pour les collaborateurs travaillant devant un
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écran d'ordinateur. Ainsi, que vos employés soient actifs ou non en-dehors du bureau, il est indispensable de les encourager à effectuer des mouvements réguliers tout au long de la journée pour accroître leur productivité. Il existe de nombreuses possibilités dans ce domaine : prendre le chemin le plus long pour se rendre jusqu'au photocopieur ou réaliser différemment des tâches habituellement effectuées en position assise. Par exemple, les appels téléphoniques et les réunions peuvent être effectués debout ou en mouvement. Grâce aux bureaux réglables, il est aujourd'hui facile d'alterner les positions assise et debout lorsque l'on utilise un ordinateur.
Les avantages des interruptions régulières pour l'entreprise L'idée d'un personnel passant plus de temps loin de son bureau peut sembler contreproductive. Néanmoins, c'est bel et bien le contraire. Plus une personne reste assise longtemps, plus son métabolisme se ralentit. Cette position réduit le flux du sang alimentant le cerveau en oxygène, ce qui entraîne une concentration moindre. L'interruption de l'inactivité physique à intervalles réguliers permet de réactiver le système. Tout bien considéré, cela permet plutôt d'augmenter généralement la productivité. Outre le fait de relancer la concentration, une activité régulière réduit le taux d'absentéisme tout en améliorant la santé et le bien-être. Le maintien d'un métabolisme plus élevé encourage le corps à brûler les graisses et permet d'éviter les prises de poids excessives ainsi que l'ensemble des problèmes de santé qui en découlent. Par ailleurs, la circulation du sang libère les hormones du bien-être, ce qui permet d'éviter les dépressions.
Les pratiques recommandées à mettre en application par chacun d'entre nous Essayer de faire 10 000 pas par jour Cela correspond à environ 6,5 km. En moyenne, les gens parcourent la moitié de cette distance. Il est facile de mesurer les déplacements à l'aide de podomètres, d'autres moniteurs d'activité et d'applications pour smartphones. Les programmes d'encouragement internes récompensant les performances peuvent favoriser le développement d'une concurrence amicale susceptible de motiver l'ensemble du personnel à en faire un peu plus.
tivité
Faire circuler le sang toutes les demi-heures
Comment créer un lieu de travail dynamique ? Présentez votre stratégie Une décoration attrayante et qui évolue régulièrement, ainsi qu'un positionnement réfléchi du mobilier et des équipements encouragent les déplacements. Une stratégie visant à rendre le lieu de travail plus dynamique peut impliquer les conseils suivants : • Préférer les escaliers à l'ascenseur. Assurez-vous que les escaliers sont suffisamment agréables pour que vos employés s'y sentent bien accueillis. • Parler aux collègues en personne plutôt qu'au téléphone. Ce type de comportement peut également aider à renforcer les relations de travail. • Prendre le chemin le plus long pour se rendre à la cuisine ou aux toilettes. • Organiser certains types de réunion debout ou en marchant.
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Proposer régulièrement des exercices physiques lors des pauses L'intégration de courtes pauses sportives tout au long de la journée est le moyen idéal d'impliquer l'ensemble du personnel. Elles permettent non seulement d'augmenter le niveau d'activité, mais donnent également à tous l'occasion d'apprendre à connaître des collègues qu'ils ne fréquenteraient peut-être pas dans un autre contexte. Résultat : l'esprit d'entreprise en général s'en trouve renforcé et les services se comprennent davantage. Vous pouvez tester tous les types d'activités, des promenades aux alentours aux courtes séances de yoga. En invitant les employés à essayer différentes activités, vous leur donnez également les moyens de stimuler leur esprit.
Encouragez les personnes à s'hydrater La déshydratation peut causer un grand nombre de problèmes susceptibles de freiner la productivité, tels que maux de tête, manque de concentration voire maladies. Veillez à ce que votre personnel ait accès à une quantité suffisante d'eau et de boissons diverses et variées sans sucre ajouté et encouragez-le à consommer ces produits tout au long de la journée. Consultez la vaste gamme de produits adaptés proposée par Staples !
Même s'il ne s'agit que quelques minutes, le simple fait de se lever et de marcher toutes les 30 minutes environ réactive les fonctions métabolique et circulatoire du corps pour un effet très positif. Tout comme vos yeux vis-à-vis de l'écran, votre corps tout entier a besoin de pauses régulières ! Ces exercices associés à un bref changement de cadre permet de s'aérer l'esprit.
Prendre l'air Il est bien connu que le fait de changer d'air aide à rééquilibrer les émotions. Quelques pas à l'extérieur permettent à la fois d'atteindre cet équilibre et d'exposer la peau à la lumière du soleil, ce qui garantit la production de vitamine D bénéfique pour la santé. Les employés qui travaillent à l'intérieur toute la journée peuvent très facilement en manquer.
Se tenir debout quelques instants La position debout permet de stimuler efficacement votre corps. Non seulement parce qu'elle fait travailler tous vos muscles pour maintenir son équilibre, mais également car elle vous pousse à effectuer d'autres mouvements une fois sur vos jambes. Il n'est toutefois pas recommandé de rester debout trop longtemps, car cela risque d'entraîner une pression sur diverses parties du corps et de provoquer plus facilement une mauvaise posture si celui-ci venait à se fatiguer. La plupart des experts recommandent un ratio de 50/50 pour la position assise/debout. Les bureaux réglables permettent d'alterner entre position debout et position assise tout au long de la journée. Des tapis en caoutchouc spécialement conçus permettent de se tenir debout tout en prenant soin de ses articulations. 13
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Tout le monde est-il bien assis ? Nous sommes tous différents. Pourquoi donc partir du principe qu'un même poste de travail convient à tout le monde ? Les mauvaises positions sont en grande partie responsables du taux d'absentéisme, qui, chaque année, est à l'origine d'une perte d'un grand nombre de jours de travail en Europe. Les troubles musculo-squelettiques représentent d'ailleurs une cause plus importante que tout autre motif. En outre, les personnes dont la position n'est pas confortable sont plus susceptibles de s'agiter et de se déconcentrer. En moyenne, 47 minutes de travail par jour sont passées à remuer, ce qui équivaut à quasiment 4 heures non productives par semaine.
N'oubliez pas ! Staples propose un large choix de fauteuils et de bureaux conçus de façon appropriée pour offrir aux employés un environnement de travail confortable.
L'ergonomie pour tous Heureusement, les solutions ergonomiques pour le lieu de travail permettent d'éviter facilement un grand nombre de ces problèmes. De nombreuses organisations en sont désormais conscientes : 58 % d'entre elles dépensent d'ailleurs actuellement davantage en produits ergonomiques qu'il y a trois ans. Ces statistiques sont issues d'une récente enquête indépendante commanditée par Fellowes, le spécialiste de l'ergonomie des postes de travail qui propose des solutions adaptées pour toutes les postures, de la tête aux pieds. Sa gamme de produits, qui inclut de nombreux articles certifiés FIRA*, a été spécialement développée pour offrir une approche globale du bien-être sur le lieu de travail en soulageant la pression et l'inconfort au niveau de la nuque, du dos, des poignets, des jambes et des pieds. Autant de facteurs permettant de promouvoir une manière plus saine de travailler. Fellowes a également découvert qu'avec l'avènement de plateformes de communication avancées, la tendance est aujourd'hui au travail flexible, si bien qu'il est possible de travailler n'importe où. Cette modification des habitudes professionnelles a permis le développement de nouvelles solutions ergonomiques adaptées aux bureaux personnels, aux espaces de bureau partagés, aux bureaux à domicile, au travail sur plusieurs sites et au travail en déplacement. *FIRA International est un organisme indépendant de conseil en ergonomie. Les produits signalés par ce logo sont conformes à la législation européenne en matière d'hygiène et de sécurité : BS EN ISO9241/1995/partie 5 ; directive CE 90/270 EEC et amendements 2002.
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4 étapes très simples pour une position saine à son poste de travail L'approche de Fellowes en 4 Zones™ permet à tous d'adopter facilement une bonne posture et des pratiques de travail adaptées. Elle se concentre sur 4 zones clés du corps humain susceptibles de poser des problèmes lorsque l'on travaille sur tablette, sur ordinateur de bureau ou portable, et propose les solutions les plus efficaces possibles pour éliminer les sensations d'inconfort et aider à éviter les blessures. Ce programme propose également des conseils concernant les meilleurs aménagements de bureau et les postures les plus saines dans différents environnements de travail.
Mieux vaut prévenir que guérir La majorité des personnes aujourd'hui familières avec les principes de l'ergonomie s'y sont réellement intéressées après avoir souffert par le passé des conséquences d'une mauvaise position. Les employeurs visionnaires ne se contentent pas de remédier aux problèmes, ils les devancent. C'est pourquoi il est important d'informer tous les responsables hiérarchiques des avantages des méthodes de travail ergonomiques et de les former à l'évaluation des risques liés au poste de travail. Ils disposeront ainsi des connaissances nécessaires permettant de proposer des conseils avisés et de recommander les meilleures solutions pour travailler de manière productive et confortable. Des évaluations gratuites des risques liés au poste de travail, d'une durée de 5 minutes, peuvent être organisées rapidement et facilement en ligne sur le site de Staples Advantage à l'adresse suivante : StaplesAdvantage.fr/un-lieu-de-travail-sain
Le saviezvous ? Les employeurs sont légalement obligés de veiller à l'hygiène et à la sécurité des collaborateurs qui travaillent sur écran et doivent évaluer les risques liés aux différents postes de travail. ÉVITER LES TENSIONS DORSALES
SOULAGER LA PRESSION DU POIGNET
– Directive CE 90/270/EEC
En moyenne, les employés passent 8 heures par jour assis à travailler sur un ordinateur fixe, un ordinateur portable ou une tablette.*
Support dorsal Fellowes Pro Series Ultimate, repose-pieds réglable Fellowes Microban
SOULAGER LA PRESSION DE LA NUQUE
Repose-poignets Fellowes Health -V™ Crystals et Health -V™ Fabrik
MAINTENIR UN ENVIRONNEMENT SAIN
Près de 50 % des employés ne disposent plus d'un bureau personnel dans les locaux de l'entreprise et doivent donc constamment changer de poste de travail.* 17 % des employés ne disposent pas d'un espace de travail personnel qui leur est propre et adoptent un style de travail nomade qui les amène à travailler un peu n'importe où : sur un canapé/fauteuil confortable (27 %), dans leur lit (19 %), sur la table de la cuisine (17 %), dans un hôtel (16 %), dans les trains (14 %), dans les cafés (11 %), en voiture (10 %), dans les aéroports (9 %), dans les avions (7 %) et même par terre (7 %).* * Enquête 2013 sur les marchés dynamiques, commanditée par Fellowes*
Support pour écran Fellowes Plus – Graphite, station de travail pour ordinateur portable Fellowes Pro Series
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Support pour imprimante multi-rangement Fellowes, support pour unité centrale Fellowes Office Suites
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U N PE RS O N N E L E N B O N N E SA N T É
Votre lieu de travail est-il sécurisé ? La préoccupation de la santé physique de vos employés va bien au-delà de la mise à disposition d'outils spécifiques et de la recommandation de pratiques à suivre. Quand ils se déplacent sur leur lieu de travail et utilisent les installations qui s'y trouvent, ils sont confrontés à toutes sortes de dangers susceptibles de provoquer des maladies. Pensez-y. Au fil du temps, l'aménagement intérieur se dégrade, les objets sont déplacés, les configurations, les effectifs voire la surface des locaux de votre entreprise peuvent évoluer. Un grand nombre de ces scénarios interviennent petit à petit et leur impact sur l'hygiène et la sécurité surgit souvent de manière inattendue. Même les performances de vos employés qui passent le plus de temps à leur bureau seront entravées en cas de douleur, d'inconfort ou de
perturbation suite à une blessure physique. Que celle-ci concerne directement ou non les doigts qui utilisent le clavier. Parallèlement, toute réclamation portée devant les tribunaux pour négligence risque de porter préjudice à votre entreprise en affaiblissant ses résultats financiers, en ternissant son image et en sapant le moral des collaborateurs. Il est donc essentiel d'effectuer régulièrement des vérifications afin de contrôler que l'ensemble de l'environnement de bureau est adapté à son utilisation actuelle et qu'il ne présente aucun danger. Vous pouvez consulter les règlementations locales sur osha.europa.eu
Soyez attentif aux points suivants : Risques de trébuchement ou de glissade Câbles qui trainent, équipements mal vissés, surfaces abîmées, sols mouillés
Stabilité douteuse Rampes mal fixées
Obstructions Mobilier mal positionné, livraisons ou objets placés « provisoirement »
s ntation gleme é r s le vec mité a confor n e s r u t toujo é ? r et les s à jou tout es et à la sécurit e e ll u e q t e c tes ? son □ Est- es à l'hygiène s récen curité lu é s p s e d le t e t en me relativ ygiène es, mê uemen 'h t iq d u g o s t é e t r s ra cédu ent-il nnel st es pro les connaiss □L e perso gence ? d t s n é e y m emplo ns d'ur ent ? ffisam lièrem u s de su er les situatio u g é o r v s z é ose r gér effectu □ Disp t formé pou tes et ont-ils s e ie d e c n omplè c e c s pla r in u é o t des urit sec média emier de séc r im s p t t s n e e e d t m es □ Des trouss mplace s au re ous de u v o z v e z s o le □ Disp rimées ? Veil é p n o ? n és s utilis produit
guliers é r s e l Contrô
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Composants électroniques visibles Câbles, prises, interrupteurs, commandes d'ascenseur
Assainissement Évacuation bouchée, propreté, hygiène, température de l'eau (pas trop chaude à la sortie du robinet)
Cuisine/salle de cantine Zones de stockage, surfaces de préparation et couverts sales
Empêcher la propagation des maladies Les maladies infectieuses sont incontestablement un frein à la productivité. Alors qu'il est facile de calculer les heures de travail perdues en raison de l'absentéisme, le coût caché relatif aux personnes travaillant de manière courageuse et déterminée tout en souffrant représente un véritable problème, et non des moindres.
À la maison, au cours d'un loisir, en faisant les courses ou lors de nos trajets quotidiens... Nous sommes tous en contact direct ou indirect avec ce type de personnes chaque jour si bien qu'il est inévitable de contracter une maladie ou d'en être porteur. Il n'est donc pas envisageable de demander systématiquement aux personnes pensant être malades de ne pas venir travailler. Il existe cependant quelques étapes très simples à mettre en œuvre pour réduire de manière significative la propagation des bactéries responsables des maladies au sein de vos bureaux, d'empêcher votre propre bâtiment d'être un foyer de propagation et de conserver ainsi une proportion plus importante de collaborateurs en bonne santé.
contact, vous créez un environnement plus propre beaucoup moins propice à la contagion. Pour en savoir plus, consultez le site HealthyWorkplaceProject.com
Si ces personnes, qui viennent travailler en étant malades, restent moins productives en raison du manque de repos, elles sont également très susceptibles de transmettre leur infection à leurs collègues. Une telle situation multiplie les propagations des maladies auprès du personnel en affaiblissant vos ressources humaines sur des périodes prolongées.
Le projet « Healthy Workplace Project » imaginé par Kimberly-Clark explique comment interrompre très facilement la chaîne de transmission des bactéries à partir d'un protocole en 3 étapes : laver, essuyer et assainir. En éliminant la présence des bactéries sur les mains et toutes les surfaces communes avec lesquelles elles entrent en
Gardez ces produits à disposition dans les bureaux pour simplifier l'application de la stratégie Laver, Essuyer, Assainir : (De gauche à droite) lotion hygiénique pour les mains Kleenex, lingettes désinfectantes mains et surfaces Kleenex, cube de mouchoirs Kleenex.
LAVER
ESSUYER
ASSAINIR
Un lavage efficace des mains reste la meilleure manière de réduire la propagation des bactéries. Un séchage minutieux avec des serviettes en papier permet de réduire de 77 % les bactéries.
Essuyer quotidiennement les surfaces à risques peut permettre de tuer les bactéries là où elles se cachent. Parmi les surfaces à risques les plus courantes figurent les bureaux, les boutons de porte, les claviers et les téléphones.
Utiliser un désinfectant pour les mains permet de réduire de 21 % les jours d'absence pour maladie.
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Des équipes soudées La force de votre productivité repose avant tout sur la collaboration entre les individus. En mettant bout à bout le temps et les efforts déployés par chacun dans le cadre d'activités communes, il est facile de prendre conscience des enjeux élevés d'une coopération simplifiée. Compte tenu des avantages que représentent les équipes soudées, il est dans l'intérêt de tous les responsables de s'impliquer dans ce domaine afin d'en assurer la réussite. De la mise à disposition d'environnements confortables et adaptés ainsi que d'équipements appropriés à la gestion efficace du temps, nombreux sont les facteurs susceptibles de faire toute la différence. Il convient de s'appuyer sur une organisation minutieuse pour parvenir à rassembler tous les employés autour d'un même objectif de productivité. Nous avons compilé quelques pistes de réflexion pour aider chaque employé à jouer un rôle dans l'optimisation de la productivité collective.
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D E S É Q U I PE S S O U D É E S
Guide pour l'équipement des espaces de réunion En association avec Nobo, le spécialiste de la communication visuelle au bureau, nous avons compilé un guide très simple présentant les scénarios les plus courants en matière d'organisation des espaces de réunion ainsi que les produits qui permettent de gagner en efficacité.
Des espaces de réunion étudiés Que vous dirigiez une discussion de 3 personnes, une séance de planification de 10 personnes ou une conférence de 300 représentants, il est essentiel de choisir un espace de taille appropriée et correctement équipé pour garantir l'efficacité et la productivité de vos interventions.
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Des salles de réunion dédiées Utilisées régulièrement pour tout type d'activités, qu'il s'agisse de rencontres, de discussions, de séances de réflexion, de planification, de formation internes ou de réunions avec des représentants d'entreprises externes, des clients, des fournisseurs, de nouveaux employés potentiels, des investisseurs et des partenaires, les salles de réunion dédiées jouent un rôle essentiel dans l'organisation de votre entreprise au quotidien. La manière dont vous les décorez, les meublez et les équipez en dit long sur l'attitude de votre société et peut directement influencer la productivité du temps qui y est passé.
Planter le décor Pour garantir l'efficacité de vos réunions, il convient avant tout d'encourager les participants à adopter un état d'esprit approprié. La salle que vous choisissez influence les attentes, les émotions et le comportement. Il est donc important de considérer quel type d'espace est le plus adapté à vos objectifs. Les grandes salles de conférence sont plutôt solennelles et formelles, ce qui permet aux personnes de s'installer pour assister à des présentations. Au contraire, les espaces plus petits et plus intimes invitent davantage à la collaboration tandis que les zones de rassemblement informel offrent un cadre moins sujet à la pression.
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Cap sur l'efficacité Lorsque le temps précieux d'un grand nombre de personnes est en jeu, il convient de ne pas le gaspiller en n'étant pas préparé. De telles préoccupations concernent aussi bien le nombre de chaises nécessaires que la configuration idéale pour permettre aux personnes présentes dans la salle de visualiser et d'entendre correctement les présentations. Sans oublier les installations permettant de partager visuellement les points de discussion, les notes et les conclusions au fur et à mesure des interventions.
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Zones de collaboration multifonction Les salles et les espaces accueillant fréquemment différents types de réunions doivent être agencées de façon à pouvoir offrir une certaine flexibilité. Cela implique, par exemple, de prévoir des équipements et un mobilier pouvant être facilement déplacés et adaptés au type de réunion tout en prenant soin de conserver le caractère professionnel de l'espace.
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Écrans de projection
Tableaux blancs et
Les écrans de projection Nobo offrent une surface blanche, à la fois mate et lumineuse, qui reproduit les images de façon précise et détaillée pour une visualisation claire dans une grande salle. Disponibles en différents formats, ils se rétractent facilement dans leur boîtier de protection pour un rangement des plus pratiques.
chevalets à feuilles mobiles
1 Les écrans professionnels 4:3
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Nobo à fixer au mur ou au plafond se rétractent facilement dans leur boîtier lorsqu'ils ne sont pas utilisés. 2 Les écrans Nobo Electric grand
format conviennent parfaitement aux grands espaces occupés par un auditoire important.
Salles de conférence
3 Les écrans portables pliables,
Les rassemblements de personnes plus conséquents amplifient le besoin d'efficacité optimale et de performances professionnelles. Il est possible d'exploiter au mieux le temps et les efforts de chacun en impressionnant son auditoire à l'aide d'un équipement adapté qui permet d'organiser, de manière pratique et confortable, des présentations dans le cadre de séminaires, de réunions commerciales et de sessions de formation.
légers et très pratiques Nobo peuvent être installés n'importe où en moins de 5 secondes, sur le sol ou sur une table.
Support pour projecteur 4 Solution pratique pour
positionner, ranger et déplacer les projecteurs d'une salle à une autre, le support pour projecteur multimédia entièrement réglable de Nobo est conçu pour accueillir à la fois les ordinateurs portables et les projecteurs.
Pointeurs lasers 3
5 Kensington Wireless Presenter
vous aide à réaliser des présentations parfaites grâce à un pointeur laser rouge très visible, idéal pour mettre en évidence vos messages clés. 6 Présentez, pointez, annotez et 12
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Présentations prêtes à l'emploi Dans le cadre de réunions hors site, vous êtes souvent amenés à effectuer votre présentation dans un espace qui ne vous est pas familier. Pour autant, une telle situation ne doit pas vous dispenser d'un travail préparatoire. Grâce à la grande disponibilité de produits compacts et légers conçus pour être déplacés facilement, vous pouvez effectuer vos présentations n'importe où aussi efficacement et professionnellement que dans vos propres bureaux.
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impressionnez grâce au pointeur laser Bluetooth Kensington Presentair™ et à son stylet.
Ces équipements de salle de réunion sont inestimables et vous permettent d'attirer l'attention sur les points de discussion, de jeter les bases d'une session de réflexion collective, d'illustrer des idées et d'apporter de la clarté aux conclusions. Ils sont disponibles en différentes tailles et matières de surface, y compris une surface magnétique qui permet l'affichage de documents papier et de notes manuscrites. 7 Tableaux blancs en émail
Nobo Classic Tableaux fixés au mur avec surface en émail : très solides, matière résistante aux éraflures et à l'écaillement, idéale pour un usage fréquent. 8 Tableaux blancs mobiles
pivotants Nobo Solution polyvalente autoportante pouvant être déplacée entre les différentes salles grâce à son système de roues. Les tableaux double face peuvent être rabattus et offrir ainsi plus de place pour l'écriture sans pour autant occuper davantage d'espace dans la salle. 9 Tableaux blancs Nobo Prestige™
Une version haut de gamme du tableau blanc classique associant des lignes élégantes et des performances supérieures grâce au système Prestige Connex™. Ils vous permettent d'organiser, d'étendre, de mettre à jour et de personnaliser votre matériel en fonction de l'évolution de vos besoins. 10 Tableaux magnétiques en
verre Nobo Diamond Ils offrent une alternative contemporaine aux tableaux effaçables à sec conventionnels. 11 Chevalet magnétique à feuilles
mobiles Nobo Shark Une solution tout-en-un à la fois compacte et pliable, qui associe un chevalet à feuilles mobiles, un tableau blanc magnétique effaçable à sec et un bras extensible pour ajouter des pages supplémentaires au chevalet. 12 Chevalet de bureau à feuilles
mobiles Nobo Barracuda Une solution compacte pour les déplacements, équipée d'un tableau à feuilles et d'un tableau blanc magnétique, idéale pour les réunions en tête-à-tête ou les présentations en petits comités. 21
D E S É Q U I PE S S O U D É E S
Des réunions utiles Le temps passé en réunion équivaut à plusieurs semaines de travail d'un grand nombre de personnes. Il est donc extrêmement important d'optimiser au mieux ce temps. Pourtant, de nombreuses études ont montré que les réunions étaient plutôt inefficaces et faisaient perdre aux employés un temps précieux qu'ils pourraient utiliser de manière bien plus productive. Il est néanmoins possible de renforcer l'efficacité des réunions, de réduire leur durée et d'augmenter leur productivité grâce à une planification appropriée. Voici quelques conseils pour vous guider tout au long des différentes étapes.
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Définir l'objectif Il convient avant tout de définir l'objectif de la réunion pour avoir l'assurance de rassembler les bons intervenants.
Devez-vous... □ résoudre des problèmes ? □ prendre des décisions ? □ élaborer des plans ? □ partager des informations ? □ exprimer un retour ?
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Confirmer le besoin Demandez-vous si le fait de rassembler physiquement les personnes est vraiment nécessaire. Bien qu'il y ait de nombreuses raisons valables et bénéfiques d'agir ainsi, certains objectifs peuvent être atteints par e-mail ou toute autre communication ne perturbant pas le flux de travail. N'organisez jamais une réunion « par simple habitude ».
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Planifier l'ordre du jour Un ordre du jour est essentiel afin que la réunion porte essentiellement sur l'objectif final souhaité. Il est indispensable d'avoir une vision claire de l'objectif de chacun des éléments pour garantir l'efficacité des conclusions. Soyez efficace en respectant le temps de chacun en incorporant uniquement des activités nécessitant réellement la présence des participants. Assurez-vous également de leur implication en classant les points de discussion de manière à les faire participer activement, aussi rapidement que possible.
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Prendre en compte la durée Soyez réaliste quant au temps dont vous avez besoin pour arriver à une conclusion efficace pour chacun des points figurant à l'ordre du jour. Gardez à l'esprit que l'attention faiblit après 20 minutes. Si votre réunion dure plus longtemps, il est recommandé de changer de sujet, de présentateur, d'activité ou de format au moins toutes les 20 minutes. Ne poursuivez jamais au-delà d'une heure et demi sans pause de 10 à 15 minutes. Gardez à l'esprit que la capacité de concentration peut faiblir en raison du besoin de faire une « pause de confort ».
N'oubliez pas que Staples dispose d'une large sélection de produits alimentaires pour que tous puissent se rafraîchir !
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Sélectionner les participants Il est essentiel en termes de productivité de rassembler l'intégralité des personnes concernées pour permettre le partage d'idées pertinentes et la prise de décisions. Réfléchissez aux collaborateurs devant être présents à la réunion pour atteindre l'objectif souhaité. Évaluez l'intérêt d'inclure chacun des participants et informez-les (à l'avance) de la manière dont vous souhaitez qu'ils interviennent/ce qu'ils peuvent en retirer. Demandez-leur s'ils pensent que d'autres personnes devraient être invitées. Dans le même temps, évitez d'inviter des personnes qui risqueraient de perdre du temps et dont la présence est susceptible de rallonger la durée de la réunion ou de la faire dévier vers un thème hors sujet.
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Déterminer le lieu et le format Veillez à ce que le cadre soit agréable et confortable, qu'il dispose d'un bon éclairage, d'une ventilation/aération suffisante, d'une température agréable et que tous les participants puissent voir et entendre ce dont ils ont besoin et puissent attirer l'attention de l'interlocuteur, le cas échéant.
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Exiger une préparation Veillez à ce que tous les participants aient accès à l'avance aux informations générales afin qu'ils soient prêts à travailler dès le début de la réunion. Il est inutile de passer les 20 premières minutes environ (le temps le plus précieux de votre réunion) sur une préparation que les participants auraient pu anticiper.
Il n'est pas nécessaire d'être assis pendant une réunion. Les réunions debout, synonymes d'énergie et de dynamisme, deviennent de plus en plus populaires pour les séances d'information de courte durée. Les réunions effectuées tout en marchant (3 personnes maximum) peuvent libérer l'esprit et créer un plus grand sentiment de collaboration.
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Faire preuve de discipline Commencez la réunion à l'heure, tenez-vous en à l'ordre du jour et respectez l'horaire. Une réunion qui s'éternise perd l'attention de ses participants préoccupés par d'autres engagements ou souhaitant simplement rentrer chez eux à la fin de la journée. Si la discussion commence à s'éloigner de l'ordre du jour, revenez au sujet principal mais promettez de discuter à un autre moment des thèmes importants pouvant être soulevés. S'il est nécessaire de prendre des notes pour assurer l'enregistrement de la discussion, veillez à désigner une personne pour s'en charger.
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Interdire l'utilisation de technologies non nécessaires Informez à l'avance les participants que l'utilisation de toute forme de technologie qui ne soit pas directement liée à la réunion est interdite. Chacun est là pour se concentrer sur le sujet dont il est question. Les communications extérieures perturbent la réunion et représentent un manque de respect par rapport au planning des autres personnes.
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Planifier la prochaine action Mettez efficacement un terme à la rencontre en concluant les réunions sur une note positive et en proposant un calendrier de mise en œuvre des conclusions. Tous les participants doivent être conscients des mesures à prendre et des délais à respecter. Envoyez les comptes-rendus de la réunion dans les 24 heures.
La téléprésence et les vidéoconférences peuvent également être envisagées afin d'éviter des déplacement inutiles aux participants dont le trajet est plus long.
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D E S É Q U I PE S S O U D É E S
Des intérêts particuliers HYGIÈNE ET SÉCURITÉ
RESSOURCES HUMAINES
DIRECTEUR
FINANCES
RESPONSABLE HIÉRARCHIQUE
Je réduis les risques sur le lieu de travail
J'attire et fidélise le personnel le plus performant
Je réalise des performances
Je réduis le coût des congés maladie
Je veille sur mon équipe et atteins les objectifs fixés
Il est dans l'intérêt de tous au sein d'une organisation de garder des employés en forme, motivés et productifs. Des directeurs préoccupés par les performances de l'entreprise aux responsables hiérarchiques ayant besoin d'équipes motivées pour atteindre leurs objectifs en passant par les services financiers qui cherchent à réduire les coûts.
Il est généralement supposé que le bien-être du personnel est de la responsabilité des services en charge des ressources humaines ou de l'hygiène et de la sécurité. Mais dans la pratique, la majorité des employés se tournent vers leur responsable hiérarchique direct pour les questions relatives à leur environnement de travail. Il est donc vital pour tous les responsables hiérarchiques et les chefs de service d'avoir une bonne connaissance des meilleures pratiques relatives au bien-être des employés. Le partage des informations et des conseils fournis dans cette édition de Vantage Point auprès de l'ensemble de votre équipe de direction permettra à votre organisation de proposer des conditions de travail à la fois efficaces et productives.
Le saviezvous ? 35 % seulement des personnes victimes d'inconfort et de douleurs au travail informent leur patron tandis que 62 % souffrent en silence. Enquête 2013 sur les marchés dynamiques, commanditée par Fellowes
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En résumé Cette seconde édition de Vantage Point se penche sur la manière de garantir l'efficacité et la productivité de vos activités en offrant à votre personnel des conditions, des outils et un savoir-faire optimum. Tout comme les machines ont besoin d'une maintenance régulière pour continuer à atteindre des performances optimales, il est important d'être attentif au bien-être de votre personnel pour que ses résultats ne faiblissent pas. Les bons éléments sont difficiles à trouver. Vous avez donc envie qu'ils donnent le meilleur d'euxmêmes aussi longtemps que possible. La fidélisation des collaborateurs performants en investissant dans les aspects évoqués dans cette édition s'avère plus efficace en termes de temps, d'argent et de ressources que le recrutement de nouveaux employés. Donnez à vos employés ce dont ils ont besoin pour réussir et votre productivité en tirera parti.
En guise de récapitulatif des points importants, il est nécessaire d'être attentif à différents aspects pour atteindre une efficacité et une productivité optimales :
DES COLLABORATEURS MOTIVÉS
qui envoient les bons signaux pour encourager les personnes à donner le meilleur d'elles-mêmes.
UN PERSONNEL EN BONNE SANTÉ
qui reste en pleine forme physique et encourage les pratiques permettant la bonne oxygénation des cerveaux et leur fonctionnement optimal.
DES ÉQUIPES SOUDÉES
préparées de façon appropriée aux situations de groupe afin d'optimiser le temps partagé.
Votre bureau est-il exemplaire en matière d'efficacité et de productivité ? Découvrez les produits et les solutions qui permettront à votre personnel d'atteindre des performances optimales sur StaplesAdvantage.fr ou contactez l'un de nos collaborateurs européens.
Pour nous contacter : StaplesAdvantage.fr
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Tel : 0 825 33 44 55 (0.15 euros TTC / min)
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Une planète et des hommes en totale harmonie. Sustainable Earth by Staples™ Sustainable Earth™ est notre gamme exclusive de produits respectueux de l'environnement, qui vous offre les performances dont vous avez besoin tout en protégeant les ressources de notre planète. Elle propose un large choix de solutions respectueuses de l'environnement, qui satisferont toutes vos exigences métiers et vous offriront le niveau de qualité élevé que vous attendez de la marque Staples. Sustainable Earth™ vous permet d'approvisionner et de nettoyer vos bureaux, vos salles de pause et les autres espaces avec l'assurance d'être respectueux envers notre planète. Notre utilisation de ressources renouvelables, de matières recyclées et de processus de fabrication certifiés favorables à l'environnement permet une productivité maximale et un impact environnemental minimal.
Des composants de produit et des matériaux d'emballage que nous utilisons aux fournisseurs tiers que nous sélectionnons, tous les acteurs et facteurs de notre chaîne qui jouent un rôle au sein de notre programme Sustainable Earth™ respectent les normes écologiques très strictes associées à notre marque. En effet, nous savons qu'une planète en bonne santé sert l'intérêt de tous sur le long terme. Pour en savoir plus, consultez le site StaplesAdvantage.fr/durabilite