WERK SLIM. WERK MOBIEL.

DEEL EEN

WERK SLIM. WERK MOBIEL. EEN WHITEPAPER OVER MOBIEL WERKEN EN DE BENODIGDE TOOLS OM DE MOBIELE MEDEWERKER NU EN IN DE TOEKOMST TE ONDERSTEUNEN.

Aangeboden door

INLEIDING Twee jaar geleden publiceerde Esselte, een bedrijf voor kantoorbenodigdheden, de whitepaper ‘Future of Work’. Vandaag lanceert zijn merk Leitz de eerste paper in een reeks whitepapers en besprekingen over een specifiek aspect dat in de afgelopen twee jaar steeds belangrijker is geworden: de snelle toename van mobiel werken.

Leitz heeft Andrew Crosthwaite, een van de oorspronkelijke auteurs van ‘Future of Work’, gevraagd om de kansen en uitdagingen van mobiel werken onder de loep te nemen.

Voorheen was hij Head of Planning bij Euro RSCG London, maar de laatste jaren heeft hij zich in samenwerking met de auteur Richard Watson gericht op scenarioplanning, via hun bedrijf Futures House.

2

INLEIDING In tegenstelling tot de vorige paper gaat deze vergezeld van eigen onderzoek onder een groep van meer dan 800 managers in vier Europese landen: het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Frankrijk en Italië. Zij vertegenwoordigen niet alleen de vier grootste economieën, maar ook verschillende opvattingen over werk.

Noord- en Zuid-Europa worden vaak geassocieerd met stereotype opvattingen en gedragingen. We denken vaak (ten onrechte) dat Zuid-Europa werk meer benadert vanuit een ‘laisser faire’-houding. Maar volgens OESO-gegevens werken mensen in Griekenland, Spanje en Portugal meer uren per week dan het Europese gemiddelde.

De reeks papers gaat over de mobiele medewerker, waarbij in drie documenten drie kerngebieden aan de orde komen:

Deel één We hebben het over de ‘smart’ medewerker, waarbij we onderscheid maken tussen de zakenreiziger uit het verleden en de mobiele medewerker van nu.

Bovendien bespreken we de enorme toename van mobiele apparaten en de uitdagingen die hiermee gepaard gaan.

Deel twee Dit deel, dat in het voorjaar zal worden gepubliceerd, is gericht op de omgeving die we voor deze medewerkers bieden, de stijgende nadruk op kenniswerken, en de verschillende manieren waarop een vaste werkplek en mobiele medewerkers op elkaar inwerken.

Deel drie In dit deel wordt bekeken hoe bedrijven zich aanpassen aan uitdagingen: van de uitdagingen waarmee gevestigde multinationals worden geconfronteerd tot startende bedrijven die het wegvallen van grenzen benutten.

3

NATIE VAN FREELANCERS 2015 De beroepsbevolking van 2015 en daarna wordt steeds gespecialiseerder en virtueler. Mensen hebben vaker flexibele werktijden, werken parttime en werken grotendeels of volledig buiten het ‘hoofdkantoor’: op kantoren van andere mensen, onderweg, thuis en vaak met kortlopende contracten voor projecten.

Uit een PWC-enquête onder HR-medewerkers blijkt dat bijna de helft verwacht dat minstens 20% van hun personeelsbestand in 2022 op projectbasis of onder een tijdelijk contract zal werken. Kortlopende contracten zijn populair onder werkgevers omdat ze alleen voor de gewerkte uren betalen, hun vaste kosten kunnen verlagen en gespecialiseerd talent kunnen inschakelen.

The Freelancers Union, een nationale organisatie in de VS, publiceerde in september 2014 een enquête waaruit bleek dat 34% van de beroepsbevolking in de VS uit freelancers bestaat (en onder generatie Y is dit percentage nog hoger: 38%). De organisatie beschrijft dit als de ‘nieuwe norm’.

Nieuwe typen medewerkers doen nieuwe typen werk. En ze doen dit op nieuwe manieren.

Als u in het verleden een mobiele medewerker was, betekende dit niet altijd dat u een hoge status of veel invloed had. In feite gold vaak precies het tegenovergestelde. Het klassieke beeld van de rondreizende vertegenwoordiger, die onsterfelijk is gemaakt in het toneelstuk ‘Death of a Salesman’ van Arthur Miller, was vaak negatief: onderweg, geïsoleerd, vrijwel nooit thuis, geen binding met het hoofdkantoor, zowel fysiek als cultureel.

Dit verandert radicaal. De meesten van ons zijn waarschijnlijk veel mobieler dan we zelf beseffen. Zelfs degenen die zich als ‘kantoormedewerker’ zouden classificeren. Zo voert 2/3 van alle kantoormedewerkers maandelijks enige werkgerelateerde activiteit uit buiten kantoor.

4

NATIE VAN FREELANCERS 2015 Specifieker nog: uit ons eigen onderzoek blijkt dat een derde van onze steekproef minstens 30% van het werk buiten kantoor doet. Minder dan een kwart werkt alleen op een vaste plek. 1 op de 5 mensen verricht daarentegen minstens 50% van zijn of haar werk elders.

0%

30% 4 0% 50%

0% HAN5 T E R MO WHOEVEEL VAN UW OFFICIËLE WERKZAAMHEDEN VOERT U BUITEN KANTOOR UIT?

20% 10%

8 van de 10 ondervraagden neemt in een gemiddelde maand werk mee naar huis. (Het is dus niet vreemd dat bijna 60% van onze steekproef zegt: “Mijn privéleven heeft veel te lijden onder de werkdruk.”)

In de Forrester-enquête van 2013, ‘Mobile Workforce Adoption Trends’, werd 29% van de wereldwijde beroepsbevolking aangemerkt als medewerkers die altijd en overal toegang tot gegevens hebben.

Het criterium hiervoor is dat ze twee of meer apparaten gebruiken en vanaf meerdere locaties werken. Dit is zes procent meer dan vorig jaar, dus we mogen gerust verwachten dat deze beschrijving in 2020 van toepassing is op de helft van iedereen die dit leest.

En in verschillende landen, met verschillende ontwikkelingsfasen, zal de concentratie van mobiele medewerkers duidelijk groter zijn.

5

MEER DAN 50%

NATIE VAN FREELANCERS 2015

Steeds vaker is in specifieke branches een groot deel van het personeelsbestand op enig moment buiten het ‘hoofdkantoor’. Nutsvoorzieningen, telecommunicatie, transport en consultancy zijn allemaal sectoren waar het al onderdeel van de functie is om werk naar de locatie van de klant te verplaatsen. Naarmate werken steeds meer functieoverschrijdend is en op samenwerking is gericht, met bedrijven die aan projecten samenwerken, neemt dit toe in alle branches.

Innovaties in het beheer van persoonsgegevens veranderen het leven van medewerkers onderweg. Aankopen worden digitaal gedaan via de smartphone in plaats van een creditcard of contant geld. Uw apparaat registreert en beheert wat u waar en wanneer koopt. Draagbare kilometertellers houden bij welke afstand u hebt afgelegd en sturen dit naar het hoofdkantoor. Het doorspitten van onkostendeclaraties behoort tot het verleden.

6

DE NOMADISCHE MEDEWERKER Mobiliteit werd in het verleden niet echt gewaardeerd, net als contractwerk. Als u om flexibele werktijden vroeg, kon dit worden beschouwd als een gebrek aan betrokkenheid bij uw werk. Contractwerk had een bijklank van tijdelijk werk en een onzekere arbeidspositie. Als u een tijdelijk medewerker was, betekende dit vroeger dat u nooit echt bij het bedrijf ging horen. U was iemand die van het ene naar het andere bedrijf hopte en slechts beperkt betrokken was. Dit beeld verandert snel.

Uit de internationale enquête over flexwerken die in 2013 door Bakker Elkhuizen werd gehouden onder HR-medewerkers, bleek dat 64% van de Britse organisaties flexwerken had geïmplementeerd. Duitsland volgde op de voet met 57%. Uit onderzoek van Orgatec blijkt dat 35% van alle arbeidsuren op kantoor tegenwoordig wordt besteed aan projectwerkzaamheden. De helft van alle bedrijven stelt nu doorlopend teams samen die uit medewerkers van verschillende afdelingen, consultants en externe servicepartners bestaan.

‘Smart’ werken beperkt zich niet tot afdelingen, maar is functieoverschrijdend. Ook worden mensen meer blootgesteld aan nieuwe ideeën en denkwijzen, terwijl ze ook taak- en projectgerichter zijn.

Naarmate onze werkvloer door meer generaties wordt bevolkt, komen uiteenlopende opvattingen over werk en werken naar boven. Verschillende mensen passen zich hieraan op verschillende manieren aan. Standpunten variëren per leeftijd en levensfase. Volgens de Millennial Majority Workforce Study 2015, die in 2014 werd gepubliceerd door ElanceoDesk, verwacht 58% van generatie Y minder dan drie jaar in de huidige functie te blijven.

Het onderzoek zet dit af tegen eerdere generaties, waarbij generatie X gemiddeld na vijf jaar en de babyboomgeneratie gemiddeld na zeven jaar een bedrijf verliet.

7

DE NOMADISCHE MEDEWERKER Kwaliteiten die met een hogere waarschijnlijkheid zijn terug te vinden in de verschillende generaties (volgens wervingsmanagers) 20%

Narcistisch

80% 28%

Open voor verandering

72% 34%

Creatief

66%

35%

Geldgericht

65% 40%

Flexibel

45%

Ondernemend

Generatie X

60%

Generatie Y

55% 50% 50%

Optimistisch Vol vertrouwen

46%

Teamplayerr

54% 73%

27%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

De wervingsmanagers onder deze ondervraagden zagen aanzienlijke verschillen in persoonlijkheden, vaardigheden en verwachtingen, zoals de bovenstaande grafiek laat zien.

Met managementenquêtes overal ter wereld is vastgesteld welke eigenschappen van generatie X en Y van invloed zijn op de toekomst van werk. Ze hebben meer verstand van technologie en zijn veel eerder geneigd tot multitasking omdat ze zijn opgegroeid met schakelen tussen verschillende apparaten.

Hoe ‘smarter’ u bent, des te meer u in trek bent, des te meer mogelijkheden u hebt en des te hoger uw status is. Dit heeft niets te maken met traditionele maatregelen op basis van hiërarchie of aantal dienstjaren. Dit is eenvoudig een kwestie van vraag naar en aanbod van het beste. Hoe meer gewild mensen bij werkgevers zijn, des te beter kunnen ze hun arbeidsomstandigheden aanpassen aan hun eigen wensen.

En als de werkomstandigheden niet aansluiten bij hun behoeften en wensen, vertrekken ze en zoeken ze een baan waarbij dat wel het geval is.

8

DE NIEUWE MOBILITEIT De komst van draagbare apparaten verandert de manier waarop we zakendoen, nu en vooral in de toekomst. Aanvankelijk was er de laptop, maar toen kwamen de tablet, de smartphone en potentiële nieuwe hybride apparaten, zoals de ‘phablet’ en de onlangs geïntroduceerde iPhone 6 Plus van Apple, waarmee weer een ander formaat wordt geïntroduceerd.

De snelheid waarmee mobiele apparaten zijn geaccepteerd, is ongekend. Smartphones en tablets hebben 10 keer zo snel hun weg naar de consument gevonden als pc’s 20 jaar geleden.

Gezien deze snelheid van technische vooruitgang, in combinatie met ons ontwikkelende aanpassingsvermogen, met name onder jongere medewerkers, hebben de tools die we in de toekomst gebruiken een steeds kortere levenscyclus. In ons persoonlijke en zakelijke leven zijn we doorlopend bezig met een versnelde ‘upgrade’ (Er zijn al meer mobiele telefoons dan mensen in de wereld omdat oude modellen worden weggedaan.).

Apparaten worden extreem snel geaccepteerd.

Smartphones en tablets hebben 10 keer zo snel hun weg naar de consument gevonden als pc’s 20 jaar geleden.

Als we mobiel echter alleen bekijken in termen van telefoons en apparaten met webfunctionaliteit, denken we mogelijk te beperkt. Mobiel werken is meer dan alleen een andere vorm van toegang tot het web. Toch zijn we allemaal geneigd om er zo over te denken, want we zijn niet alleen werknemer maar ook consument.

Mobiel werken biedt echter een reeks nieuwe tools en verbindingsmogelijkheden. Het is een enorme stap voorwaarts ten opzichte van een paar jaar geleden, hoe revolutionair het web ook was voor computergebruik in vaste, interne netwerken.

9

DE NIEUWE MOBILITEIT Wearables hebben de afgelopen jaren veel aandacht gekregen, maar hebben in het bedrijfsleven langzamer dan verwacht ingang gevonden. Dit ondanks dat 19% van de ondervraagden in de Forrester-enquête ‘Business Technographics Telecom & Mobility Workforce’ van 2014 zei geïnteresseerd te zijn in een smartbril voor persoonlijk gebruik in de toekomst, terwijl nog eens 28% zei hierin geïnteresseerd te zijn voor persoonlijk en zakelijk gebruik. (Een schamele 3% zou de bril op het werk dragen, maar niet ergens anders.)

Intel is een van de vele bedrijven die een optimistische kijk hebben op het toekomstige potentieel van wearable technologie. In een verbonden wereld die wordt gekenmerkt door het overal aanwezige Internet of Things (IoT), verwacht Intel dat er in 2020 50 miljard IoTapparaten worden gebruikt, waarvan 400 miljoen wearables.

Visie op de markt Performance & Functionality Google Glass

Smart Watches & Bracelets

Head Worn

Trackers Fitness

Limited Functionality

$100

Sport

$200

$400

Boven: Intels visie op wearables Beeldcredits: Intel

10

$1000

Retail price

DE NIEUWE MOBILITEIT Maar wearable is een erg breed begrip. Er is een wereld van verschil tussen bijvoorbeeld een kleine, onopvallende polsband en een enorme headset zoals Oculus Rift die Facebook op de gamingmarkt richt.

De uitdaging is om er via prijs, nut en werkelijke draagbaarheid voor te zorgen dat mensen een product kiezen en trouw blijven.

De uitdaging is om er via prijs, nut en werkelijke draagbaarheid voor te zorgen dat mensen een product kiezen en trouw blijven. De markt, waarin mode momenteel een grotere rol speelt dan functionaliteit, zal waarschijnlijk worden aangedreven door een aantal factoren: 1. De waarschijnlijkheid dat grote bedrijven samenwerken om hun vaardigheden en merknamen te combineren (bijvoorbeeld Google en Samsung, IBM en Apple).

2. De groei van telemetrie. Door de toegenomen publiciteit en mogelijkheden om zaken op afstand te regelen met een wearable (verlichting thuis aandoen, zappen, de kat zoeken) wordt de thuismarkt groter. De zakelijke markt zal zeker volgen als dat deze apparaten als positief, slim voordeel worden gezien en meer blijken te zijn dan het nieuwste speeltje voor het hoger management.

3. Een onmiskenbare ‘must have’ waarmee de acceptatie wordt versneld, net zoals de iPhone een impuls aan smartphones gaf door wetenschap en technologie te combineren.

11

DE NIEUWE MOBILITEIT

Op het moment dat deze paper werd geschreven, waren Apple en Samsung van plan om een handsfree betalingsfunctie op te nemen in hun horloges. Tesco gebruikt wearables in het magazijn zodat medewerkers bestellingen in de meest efficiĂŤnte volgorde bij elkaar kunnen zoeken. Kapture, een polsband die geluid kan opnemen, biedt medewerkers de mogelijkheid ter plaatse zonder pen en papier aantekeningen te maken of vooraf opgenomen instructies af te spelen.

Op de reismarkt maakte Japan Airlines in 2014 bekend dat de maatschappij de impact van nieuwe technologie op de klantervaring en de efficiĂŤntie van medewerkers wilde testen door hen op een smartwatch naar locaties te laten zoeken.

Bovendien zijn er veel al dan niet vernuftige toepassingen voor mensen die complexe handmatige taken uitvoeren (van chirurgen tot gasinstallateurs). Maar denk ook aan draagbare cameratechnologie voor politie, het leger en beveiligingspersoneel.

12

IN CONTACT BLIJVEN IN DE ‘SMART’ WERELD Veel mensen die dit lezen, kunnen zich nog wel de tijd herinneren dat ze niet bereikbaar waren als ze niet op kantoor waren. Dat was soms prettig, maar soms ook niet. In de toekomst moet een oplossing worden gevonden voor de ‘smart’ medewerker (en de ‘smart’ klant) die altijd verbinding wil hebben, waar deze zich ook bevindt Volgens een enquête van iPass waren er in 2014 wereldwijd 48 miljoen WiFi-hotspots, tweemaal zoveel als in 2013. iPass voorspelt dat dit er in 2018 bijna 350 miljoen zullen zijn, of ongeveer één op elke 20 mensen in de wereld.

Onvermijdelijk zijn deze niet gelijkmatig verdeeld: een op de vier mensen in de VS, een op de zeven in Europa, maar nog altijd slechts een op de 40 in Azië.

WIFI-HOTSPOTS WERELDWIJD

2018

SCHATTING

350

MILJOEN

2014

48

2013

Dit zijn niet alleen vaste locaties.

De verwachting is dat 15.000 vliegtuigen in 2020 zullen zijn uitgerust met WiFi. In december 2014 maakten Air France en Orange bekend dat ze vanaf de zomer van 2015 drie maanden lang als proef WiFi zullen aanbieden aan boord van twee Airbus A320-vliegtuigen op korte en middellange afstanden.

Dit heeft grote gevolgen voor telecommunicatie. De relatief trage verschuiving van 3G naar 4G wordt plotseling overgenomen door on-demand WiFi.

MILJOEN

22

MILJOEN

13

IN CONTACT BLIJVEN IN DE ‘SMART’ WERELD Smartphoneleveranciers bieden WiFi-audio en -videogesprekken als iets vanzelfsprekends, met verbeterde connectiviteit en tegen verlaagde prijzen.

En natuurlijk betekent overal beschikbare WiFi dat ‘smart’ medewerkers direct en on-demand toegang hebben tot essentiële gegevens en tools, waar ze zich ook bevinden.

Naarmate onlinebeveiliging op afstand een probleem wordt, wordt het steeds belangrijker dat mensen de merknaam herkennen en vertrouwen. Ze vinden het een veiliger idee om informatie via het netwerk van hun mobiele telefoon te verzenden (ook al komt niet 100% aan) in plaats van via WiFi in een buurtcafé.

Het bredere probleem van apparaatbeveiliging komt later in deze paper aan de orde als we de gevolgen van BYOD (Bring Your Own Device) hebben onderzocht.

14

DE ZOEKTOCHT NAAR ENERGIE Wat heeft het voor zin om altijd verbonden te zijn als onze batterij alsmaar leeg is wanneer we niet op kantoor zijn? Gebruikers van een smartphone klagen al tijden dat hun batterij niet lang genoeg meegaat, ongeacht het apparaat dat ze bezitten.

Hoewel de rekenmogelijkheden van mobiele apparaten exponentieel zijn toegenomen, is het batterijvermogen daarbij achtergebleven. Het batterijvermogen van de iPhone 5 is maar 15% beter dan dat van het oorspronkelijke model. En Apple is niet de ergste zondaar, maar wel een van de meest vooraanstaande bedrijven.

Uit onderzoek in opdracht van Leitz blijkt dat 60% van de zakenmensen minstens eenmaal per maand met een lege telefoon zit en dat ook 60% elke maand wel eens het telefoongebruik beperkt om stroom te sparen.

HOE VAAK GEBEURT HET DAT UW TELEFOON LEEGRAAKT OP HET MOMENT DAT U BUITEN KANTOOR WERKT?

T NOOI

4-6 KEER PER M A

AND

ND MAA PER DAN 10 KEER PER MAAN R E MEER D KE 0 7-1

Vanaf juli 2014 werd alle passagiers die naar en vanaf het Verenigd Koninkrijk reisden geadviseerd om elektronische en elektrische apparaten in handbagage voldoende op te laden zodat ze kunnen worden ingeschakeld, als onderdeel van strengere veiligheidsmaatregelen.

De meesten van ons kunnen zich niet voorstellen dat ze hun telefoon of laptop zouden moeten achterlaten.

Batterijtechnologie heeft de limiet al bereikt en dus, zoals in een artikel in het tijdschrift KE ER PER Wired uit 2014 wordt opgemerkt: MA A ND “De toekomstige vooruitgang is niet afhankelijk van een sterke verbetering van de batterijcapaciteit, maar van een diversiteit aan technieken waarmee de batterij langer meegaat.�

1-3

15

DE ZOEKTOCHT NAAR ENERGIE Net zoals in de autobranche gaat de race om efficiënt brandstofverbruik, dus fabrikanten van mobiele apparaten zullen zich steeds meer richten op minder batterijverbruik en zuiniger computergebruik.

Draagbare apparaten gaan meer uit van ‘energiezuinigheid tijdens doorsneegebruik’, met een beter beheer van inactieve statussen: tijdens kortere perioden worden topprestaties geleverd, terwijl op een inactief moment heel weinig vermogen wordt verbruikt. (Om nog even de vergelijking met auto’s te gebruiken, net zoals een motor die wordt uitgeschakeld wanneer de auto niet beweegt.).

Het apparaat kan eenvoudig op een intuïtieve manier overschakelen op een zuinig energieschema, afhankelijk van de gebruiksintensiteit. Apparaten leren daarbij het waarschijnlijke gedrag van de gebruiker te voorspellen en hierop te anticiperen.

Er zijn andere methoden dan elektrisch opladen, maar deze zijn momenteel om diverse redenen niet optimaal.

Sommige telefoons hebben een optie voor draadloos opladen, maar de stroomuitvoer is beperkt. Op dit moment moet het apparaat zich bovendien op enkele centimeters van de zender bevinden. Dan kunt u net zo goed een stopcontact gebruiken!

Batterijtechnologie heeft de limiet al bereikt en dus, zoals in een artikel in het tijdschrift Wired uit 2014 wordt opgemerkt: “De toekomstige vooruitgang is niet afhankelijk van een sterke verbetering van de batterijcapaciteit, maar van een diversiteit aan technieken waarmee de batterij langer meegaat.”

Zonne-energie waarmee de telefoon in de zon of in de buurt van een lichtbron wordt opgeladen, is een andere technologie die al wordt gebruikt. Huidige producten op de markt worden daarmee echter niet volledig opgeladen (of het duurt een paar dagen), dus dit is niet ideaal voor een snelle stroomstoot.

16

DE ZOEKTOCHT NAAR ENERGIE Een andere mogelijkheid in de toekomst zou kinetische energie kunnen zijn (net zoals horlogebatterijen die worden opgeladen door polsbewegingen). Het slechte nieuws is dat we er waarschijnlijk nog 10 jaar op moeten wachten voordat dit commercieel mogelijk is. Nog verder in de toekomst kunt u ook denken aan energie uit geluid: stemmen, verkeer en muziek.

Uit eigen onderzoek van Leitz blijkt dat bijna driekwart van de ondervraagden een lader met zich meeneemt. En elke maand is bijna de helft gedwongen om de lader van iemand anders te lenen.

In de toekomst zullen apparaten ook energie van andere apparaten kunnen benutten, zoals het buddysysteem om tijdens het duiken lucht te delen. Net als bij duiken hangt het er echter van af of iemand bereid en in staat is om de eigen kostbare middelen op te offeren.

In de nabije toekomst zullen we onze apparaten hoofdzakelijk nog langs de elektrische weg opladen, dus compacte laders of desktopaccessoires met oplaadmogelijkheden blijven onmisbaar. De oplaadsnelheid zal echter sterk verbeteren. Laptopladers zijn traditioneel zo groot en zwaar als een baksteen. In de toekomst zullen producten zoals Dart van Finsix de norm worden. De fabrikant beweert dat deze lader viermaal zo klein en zesmaal zo licht is als conventionele laders.

Een van de grootste uitdagingen voor de internationale mobiele gebruiker is de grote verscheidenheid aan stopcontacten. U hebt dus altijd een adapter nodig. Dit staat een radicale wijziging van wereldwijde standaarden in de weg en zal daarom waarschijnlijk niet veranderen. Het zal dus nog regelmatig voorkomen dat iemand wanhopig om een adapter smeekt bij een hotelreceptie.

17

‘SMART’ GEGEVENS BEHEREN In het verleden opereerden bedrijven vaak als zelfstandige eenheid.

Ze hadden een relatief stabiel personeelsbestand. Ze wisten dat hun medewerkers ‘van hen’ waren en niet ook voor andere mensen (misschien hun concurrenten) werkten op contract- of freelancebasis.

Informatie werd in het bedrijf bewaard omdat zich daar de meeste medewerkers bevonden.

Toegang werd streng gecontroleerd, via afsluitbare dossierkasten of beveiligingssystemen.

Dit werd overal toegepast, waardoor het soms een uitdaging was om de meest recente versie van rapporten en documenten te vinden.

Informatie heeft tegenwoordig een ander karakter: bijna altijd digitaal (ook al heeft papier nog altijd een stevige greep op onze werkwijze); wordt doorlopend bijgewerkt en is openlijk on-demand beschikbaar. Dit geldt ongeacht tijd en plaats: of u nu een multinational met een personeelsbestand in verschillende tijdzones wereldwijd of een los samenwerkingsverband van beginnende bedrijven in een kantoorpand of langs een snelweg bent.

Het is voor bedrijven een nieuwe uitdaging om het geheel van steeds mobielere, korter in dienst blijvende, onafhankelijkere medewerkers in goede banen te leiden.

Bovendien zorgt deze nieuwe manier van werken ervoor dat medewerkers naar andere apparaten grijpen om hun werk te doen.

BYOD is steeds meer regel dan uitzondering.

Uit het rapport over de acceptatie van mobiele workflows van Forrester blijkt dat meer dan de helft van de kenniswerkers gebruikmaakt van laptops, tablets en smartphones die door henzelf zijn gekozen. En meestal ook door henzelf zijn betaald.

18

‘SMART’ GEGEVENS BEHEREN Met name generatie Y en Z willen niet werken met mobiele apparaten die minder geavanceerd zijn dan de apparaten die ze privé gebruiken, met name omdat ze waarschijnlijk in beide gevallen dezelfde apparaten gebruiken. Volgens sommige ondervraagden is het alsof je seniors vraagt om kleding te dragen die het bedrijf voor hen heeft gekozen.

Als mensen hun eigen apparaten kiezen, voeren ze het onderzoek en mogelijk de transactie ook uit, hetgeen gevolgen heeft voor inkoop en koppelverkoop. Bij persoonlijke elektronische apparaten zal waarschijnlijk minder vaak worden gekozen voor oudere modellen die centraal wordt ingekocht bij grotere softwareleveranciers. In plaats hiervan gaat bij persoonlijke kantoorapparatuur de impulsaankoop een rol spelen, waarbij verkooppunten als luchthavens, grote treinstations en benzinepompen langs de snelweg steeds belangrijker worden.

Het is voor bedrijven een nieuwe uitdaging om het geheel van steeds mobielere, korter in dienst blijvende, onafhankelijkere medewerkers in goede banen te leiden. Bovendien zorgt deze nieuwe manier van werken ervoor dat medewerkers naar andere apparaten grijpen om hun werk te doen.

Nu miljoenen producten via webwinkels verkrijgbaar zijn en binnen een dag worden geleverd (of kunnen worden opgehaald bij ophaalpunten en pakketkluizen), is de kans erg klein dat de gemiddelde ‘smart’ medewerker de tijd neemt om nieuwe apparaten bij een winkel in de stad te kopen.

BYOD kan ook een factor zijn. Mensen gebruiken geen centrale IT-hub, maar zijn doorlopend bezig met upgrades in plaats van grote technologische stappen te nemen met lange tussenliggende perioden.

Hoewel de centrale inkoop mogelijk afneemt, moeten het management en de IT-afdeling er nu wel voor zorgen dat apparaten werken (ook al hebben mensen deze zelf uitgekozen), deze kosteneffectief worden gebruikt en de bedrijfsveiligheid niet in gevaar brengen.

19

‘SMART’ GEGEVENS BEHEREN Met BYOD blijft de beveiligingskwestie het probleem.

Welke controle hebben bedrijven over de apparaten die het eigendom van medewerkers zijn?

Terwijl 50% van de IT-professionals gelooft dat medewerkers zich aan het beleid voor persoonlijk gebruik van mobiele bedrijfsapparaten houden, zegt 70% van de medewerkers dat niet te doen. Dit verschil is niet vreemd als je bedenkt dat 50% van de grote bedrijven geen idee heeft hoeveel apparaten er zijn en driekwart de kosten niet in realtime kan bijhouden.

Volgens schattingen raken jaarlijks 10 miljoen apparaten met gevoelige bedrijfsgegevens zoek. Al sinds enkele jaren is de paraplu niet langer het voorwerp dat mensen het vaakst verliezen in de Londense metro, maar de mobiele telefoon. Doorgaans worden we pas met onze neus op de feiten gedrukt wanneer een ambtenaar de belastinggegevens van 20 miljoen mensen in een café laat liggen. Bedrijven voelen daarom de verantwoordelijkheid om gevoelige gegevens te beschermen.

Beveiliging is niet alleen een probleem in de digitale ruimte. Door de populariteit van werken op afstand bekijken mensen steeds vaker gevoelige gegevens op hun scherm op openbare plaatsen.

20

‘SMART’ GEGEVENS BEHEREN Eén mogelijkheid is om zoekgeraakte apparaten op afstand te wissen, maar dit kan onverwachte gevolgen hebben. Volgens een enquête uit 2013 van Acronis, een bedrijf in gegevensbescherming, wist 20% van de Amerikaanse bedrijven op afstand gegevens op het apparaat van een medewerker wanneer ze het bedrijf verlaten. Daarbij worden deze vanzelfsprekend ook in de cloud gewist, terwijl er niet alleen sprake is van werkgerelateerde gegevens. Het maakt misschien niet zoveel uit als uw e-mails worden gewist, maar hoe zit het met de verjaardagsfoto’s van uw kinderen?

Beveiliging is niet alleen een probleem in de digitale ruimte. Door de populariteit van werken op afstand bekijken mensen steeds vaker gevoelige gegevens op hun scherm op openbare plaatsen.

Hoewel kantoorpanden vaak cubicles voor individuele medewerkers bieden, werken veel mensen in een open, bibliotheekachtige omgeving.

We staan steeds meer onder druk om productief te zijn (een bijproduct van de verbonden wereld waarin mensen geen verkooprapporten aan het einde van de dag meer invullen, maar waarin van hen wordt verwacht dat ze deze vrijwel in realtime kunnen leveren). Hoe vaak kijken we niet op van ons werk, waarna degene naast ons in een trein, vliegtuig of café snel wegkijkt? Hoeveel zou hij of zij hebben gezien?

Uit het onderzoek van Leitz blijkt dat bij de helft van de ondervraagden zakenmensen wel eens heeft gehad dat iemand over hun schouder vertrouwelijke gegevens op een tablet of laptop meelas. En een kwart zegt dat dit vaak of de hele tijd gebeurt. (We waren maar zo verstandig om niet te vragen hoe vaak ze dit zelf doen...)

21

CONCLUSIES ‘Smartere’ medewerkers staan niet voor de deur. Ze zijn er al en als ze nog niet lang genoeg in dienst zijn om al belangrijke inkoopbeslissingen te nemen, oefenen ze hier in elk geval invloed op uit.

We weten dat deze medewerkers meerdere apparaten bij zich hebben die soms van henzelf en soms van hun werkgever zijn.

We weten dat ze mobiel zijn. Het zijn niet noodzakelijkerwijs formele zakenreizigers die businessclass reizen en in hotels verblijven, maar mensen die op verschillende manieren mobiel werken, zoals in restaurants, op treinstations en in treinen, thuis of zelfs in een café op dinsdagavond.

Ze verwachten, zo weten we, dat ze al hun apparaten tegelijkertijd kunnen gebruiken, waar ze ook werken. Hun werkgever moet zo niet de tools, dan wel de voorzieningen en infrastructuur verstrekken ter ondersteuning van hun werk. Dat verwachten medewerkers ook.

We weten dat voor deze flexibele stijl waarmee medewerkers altijd verbinding hebben, verschillende ondersteuningsniveaus en, belangrijker nog, veel hogere beveiligingsniveaus nodig zijn.

We weten dat de wereld snel verandert en we dit allemaal moeten bijhouden.

22

Copyright Dit materiaal is auteursrechtelijk beschermd en is het eigendom van Esselte UK Ltd © 2015. De paper ‘Werk slim, werk mobiel’ is beschikbaar voor algemene publicatie. Het mag geheel of gedeeltelijk worden verveelvoudigd, gedownload vanaf www.Leitz.com of in elektronische vorm, online of in gedrukte vorm worden verzonden met toestemming van de auteursrechthebbende, op voorwaarde dat de paper of het fragment hiervan volledig wordt toegeschreven aan het Leitz-merk en Andrew Crosthwaite, de auteur van ‘Werk slim, werk mobiel’.

23

Leitz biedt hoogwaardige producten waarmee professionals hun werk in elke omgeving kunnen organiseren.

Leitz, dat in de gehele branche bekend staat als innovatief merk met een Duitse achtergrond en Duitse kwaliteitseisen, leidt de overgang naar de toekomst van werk en de generatie van mobiele medewerkers.

Ga voor meer informatie naar www.leitz.com