Instructie gebruik projectportal: Docstream
Waardenburg 17-10-2016
1 1 2
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ................................................................................................................................. 2 Instructie ........................................................................................................................................... 3 2.1 Wat is een portal ......................................................................................................................... 3 2.2 Inloggen op Docstream .............................................................................................................. 3 2.3 Indeling scherm Docstream ........................................................................................................ 3 2.4 Mappenstructuur weergeven ...................................................................................................... 5 2.5 Documenten(historie) bekijken en commentaar (weer)geven.................................................... 5 2.6 Digitaal opmerkingen geven in een PDF .................................................................................... 6 2.7 Project en mappen iconen .......................................................................................................... 7 2.8 Favorieten instellen .................................................................................................................... 8 2.9 Persoonlijke instellingen en notificaties ...................................................................................... 9 2.10 Overige instellingen ................................................................................................................ 9 2.11 Project overzicht ................................................................................................................... 11 2.12 Een document goed- of afkeuren ......................................................................................... 11 2.13 Rapportage kopersbegeleiding: nog goed te keuren documenten ...................................... 12 2.14 Support/ vragen .................................................................................................................... 13
Instructie Docstream Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys
2 van 13
2 2.1
Instructie Wat is een portal
Een portal is een website waarop een gezamenlijk digitaal archief wordt bijgehouden door verschillende partijen. Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys stelt aan haar klanten een portal beschikbaar om de documenten aangaande de projectvoorbereiding en – uitvoering digitaal inzichtelijk te hebben. De portal die Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys hiervoor in zet is Docstream. Docstream is een bewezen software-oplossing in de bouwbranche. Docstream heeft als doel de communicatie tussen verschillende partijen te optimaliseren, continu inzicht te bieden in actuele documenten en openstaande acties en reactietijden meetbaar te maken. 2.2
Inloggen op Docstream
U ontvangt van Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys een welkomstmail om in te loggen op Docstream. Als u uw welkomstmail gekregen hebt, kunt u op de link naar Docstream klikken. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in (deze staan ook in de welkomstmail). Let bij het invullen op komma’s, spaties en hoofdletters. U kunt ook rechtstreeks op de webpagina https://vanwanrooij.docstream.nl/ inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
2.3
Indeling scherm Docstream
De structuur van Docstream ziet eruit als die van de Windows verkenner. Voor de projecten is door Van Wanrooij een standaardmapstructuur aangemaakt. Afhankelijk van de rechten van de gebruiker zijn bepaalde mappen wel of niet zichtbaar en heeft men rechten om de documenten uit de mappen alleen te lezen of deze ook te plaatsen.
Instructie Docstream Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys
3 van 13
Klik op de map met een in de linkerkolom om de onderliggende mappen te zien. Staat er een map met een rood pennetje ( ), dan mag u hierin documenten toevoegen en wijzigen. In het rechtervenster ziet u documenten van de geselecteerde map (in bovenstaand voorbeeld Opleverlijst project X). Klikt u op een document met de rechtermuisknop, dan verschijnt het volgende menu met mogelijkheden:
Boven in het scherm staan speedbuttons voor veel gebruikte functies. Onderin het scherm staan tabbladen waarin de eigenschappen van het document en de commentaren te zien zijn. Binnen van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys wordt niet gewerkt met de berichtendienst.
Instructie Docstream Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys
4 van 13
2.4
Mappenstructuur weergeven
Op Docstream kun je kiezen welke mappen je weer wilt laten geven:
Huidige weergave Alle mappen Favoriete mappen
Nieuwe documenten Werkbak
2.5
Uitleg Geeft complete mappenstructuur weer Geeft alleen de als favoriete mappen gemarkeerde mappen weer ( ). Je kunt een map als favoriet markeren door deze met de rechtermuisknop aan te klikken en te kiezen voor ‘favorieten’ en vervolgens toevoegen. Geeft alle nieuw geplaatste documenten weer ( ) Geeft alle documenten die door jezelf gemarkeerd zijn door een vlaggetje ( ), en geeft de conceptdocumenten weer. Om een document te markeren kunt u rechts klikken op het betreffende document, en dan “markeren” kiezen. Je kunt hier dus documenten in plaatsen die je zelf nog nader wilt behandelen of document die je veelal raadpleegt.
Documenten(historie) bekijken en commentaar (weer)geven
Dubbelklik op een document om deze in te zien. U ziet automatisch de nieuwste versie. De vorige versies kunt u bekijken door via de speedbutton “beeld” “documentversie in,-/uitschakelen” te kiezen.
Er verschijnt een extra venster tussen documenten en documenteigenschappen. Dubbelklik op de versienaam van het document wanneer u deze vorige versies wilt inzien. Bij de tabs “eigenschappen” en “commentaren” onderaan het scherm, kunt u de details van een document bekijken.
U kunt zien aan het gele icoon ( ) of er commentaar (opmerking) op een document is. Om zelf commentaar te geven klikt u met uw rechtermuis op het document waarop u commentaar wilt geven en klikt op nieuw commentaar.
Instructie Docstream Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys
5 van 13
Het volgende scherm verschijnt:
Het commentaar is inzichtelijk voor iedereen die rechten heeft in een bepaalde map. Degene die u adresseert als “aan” ontvangt een notificatie van het bericht. Bij de optie “aan” kunt u dus de ontvangers selecteren. Indien u een document wilt bijvoegen dat hoort bij uw commentaar -> bijvoorbeeld een print met bijgeschreven opmerkingen, dan kan dat middels bladeren. Je kunt echter met een commentaar ook rechtstreeks digitaal opmerkingen geven in een pdf document (zie 2.6). 2.6
Digitaal opmerkingen geven in een PDF
Het kan voorkomen dat uw commentaar betrekking heeft op een tekening of een ander PDF document. Binnen Docstream kun je direct digitaal opmerkingen in een PDF plaatsen. U hoeft dan het document dus niet uit te printen, uw opmerkingen erbij te schrijven en vervolgens weer in te scannen en opnieuw te uploaden. Om het commentaar in een pdf te plaatsen, kiest u de optie “versie als bijlage”. Docstream opent vervolgens een kopie van het desbetreffende document en u kunt uw commentaar leveren. In het Adobe programma verschijnt de balk [opmerking]. Alle mogelijkheden voor het geven van commentaar, verschijnen door de [werkbalk] weer te geven. Zo kunt u gebruik maken van de “notities”, maar ook van de “pijlen” en “vormen”.
Instructie Docstream Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys
6 van 13
Wanneer u gereed bent met het leveren van commentaar in het document, kiest u voor “opslaan”. Vervolgens sluit u het document. Om het commentaar vervolgens te plaatsen en te versturen naar de ontvangers, kiest u de optie “publiceren”. Het commentaar wordt in Docstream opgeslagen en vervolgens verstuurd naar de gekozen ontvangers. 2.7
Project en mappen iconen
Voor dit hoofdstuk geldt, dat alleen mappen, documenten en commentaren zichtbaar zijn voor de mappen waarvoor je bent geautoriseerd. Mapvormen: Projectmap. Leesmap. Schrijfmap. Sjabloonmap. Favoriete map.
Document iconen: Geblokkeerd document. Gemarkeerd document (verschijnt in de werkbak). Nieuw document of nieuwe versie. Goedgekeurd. Taak terugegeven Definitief gemaakt. Afgekeurd.
Achter het document; • Het versienummer. • Wanneer en door welke gebruiker gepubliceerd.
Commentaar iconen: Al gelezen commentaar. Al gelezen commentaar is geplaatst op oudere documentversie. Reactie op een commentaar.
Instructie Docstream Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys
7 van 13
Commentaar of reactie op commentaar heeft een bijlage. Nieuw commentaar op document. Commentaar concept
Verder ziet u bij de commentaren • •
Bij welke versie het commentaar hoort. Wanneer en door welke gebruiker het commentaar geplaatst is.
2.8
Favorieten instellen
Wanneer er meerder projecten lopen kan het zijn dat er intern een verdeling wordt gemaakt tussen bepaalde medewerkers. Om ervoor te zorgen dat er enkel notificaties ontvangen worden voor de relevante projecten heeft Docstream de functionaliteit werken met favorieten. De desbetreffende projecten kunnen worden ingesteld als favoriet, alleen deze projecten worden weergegeven en alleen voor deze projecten worden notificaties verstuurd. Deze functionaliteit wordt als volgt ingesteld. 1. Mappen favoriet maken 1.1 1.2 1.3 1.4
Selecteer de map Klik met de rechtermuisknop om het rechtermuismenu te openen Kies het menu item ‘Favorieten’ U ziet dan een submenu: Voeg toe aan favorieten: alleen de geselecteerde map wordt gemarkeerd als favoriet. Voeg toe aan favorieten met submappen: de geselecteerde map en alle onderliggende mappen worden gemarkeerd als favoriet. Let op: onderliggende mappen die achteraf worden aangemaakt zullen niet automatisch als favoriet worden gemarkeerd. 1.5 Kies een van de bovenste submenu items 1.6 In het icoon van de map verschijnt een favoriet teken 2. Weergave Favorieten mappen Kies voor de weergave ‘Favoriete mappen zoals beschreven in hoofdstuk 2.4.
U ziet dan alleen de favoriete mappen
Instructie Docstream Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys
8 van 13
2.9
Persoonlijke instellingen en notificaties
Persoonlijke gegevens kunnen worden bekeken en gewijzigd via het menu ‘Gebruikersinformatie’.
Gebruikersnaam: De naam die u moet invullen bij het aanmelden. Uw gebruikersnaam kunt u zelf niet wijzigen, indien dat gewenst is, neem dan contact op met de beheerder van Docstream. Wachtwoord: Uw wachtwoord kunt u zelf wijzigen. Ter controle moet u het twee keer opgeven. Naam. De naam zoals die in Docstream getoond wordt bijvoorbeeld bij "gepubliceerd door". E-mail: De welkomstmail en e-mailnotificatie gaan naar dit e-mailadres toe. Informeren: Hier kan je opgeven of je geïnformeerd wilt worden middels notificaties en op welke manier (alles, per map, per favoriete map). Beschrijving: Een korte beschrijving over jezelf. Handtekening: Standaard handtekening zetten. Het wordt automatisch onder nieuw bericht gezet.
2.10 Overige instellingen Weergave instellingen dienen gedaan te worden via het menu ‘Extra, Instellingen’. Dit zijn instellingen zoals sortering volgorde mappen en documenten, periode nieuw document etc.
Instructie Docstream Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys
9 van 13
Op het tabblad Algemeen kunt u instellen:
Modules in een nieuw venster openen Projecten- en berichtenstructuur in een nieuw browservenster openen Automatisch sleepvenster starten Het sleepvenster om bestanden te importeren wordt bij opstarten automatisch geactiveerd
Op het tabblad Alle mappen kunt u instellen:
De wijze waarop de mappen gesorteerd moeten worden: Alfabetisch, oplopend (A-Z) of aflopend (Z-A) Vrije volgorde. Dit is een inhoudelijke volgorde die mappenstructuur, bijvoorbeeld bouwfase gericht.
bepaald is door de beheerder van de
De wijze waarop de documenten binnen de mappen gesorteerd moeten worden: Op documentnaam, oplopend (A-Z) of aflopend (Z-A) Op publicatiedatum, oplopend (oud-nieuw) of aflopend (nieuw-oud) Op de naam van de persoon die het document gepubliceerd heeft, oplopend (A-Z) of aflopend (Z-A)
Op het tabblad favoriete mappen kunt u instellen:
De wijze waarop de documenten binnen de mappen gesorteerd moeten worden: Op documentnaam, oplopend (A-Z) of aflopend (Z-A) Op publicatiedatum, oplopend van (oud-nieuw) of aflopend (nieuw-oud) Op de naam van de persoon die het document gepubliceerd heeft, oplopend (A-Z) of aflopend (Z-A) Op het tabblad nieuwe documenten kunt u instellen: Het aantal dagen vanaf vandaag dat de documenten als nieuw gemarkeerd moeten worden (maximaal 99) De wijze waarop de documenten gesorteerd moeten worden: Op documentnaam, oplopend (A-Z) of aflopend (Z-A) Op publicatiedatum, oplopend (oud-nieuw) of aflopend (nieuw-oud) Op de naam van de persoon die het document gepubliceerd heeft, oplopend (A-Z) of aflopend (Z-A) Of de nieuwe documenten en commentaren van alle mappen getoond moeten worden of alleen van de favoriete mappen. Op het tabblad werkbak kunt u instellen: De wijze waarop de documenten gesorteerd moeten worden in de werkbak: Op documentnaam, oplopend (A-Z) of aflopend (Z-A) Op publicatiedatum, oplopend (oud-nieuw) of aflopend (nieuw-oud) Op de naam van de persoon die het document gepubliceerd heeft, oplopend (A-Z) of aflopend (Z-A) Op het tabblad zoeken kunt u instellen: De wijze waarop gevonden documenten gesorteerd moeten worden: Op documentnaam, oplopend (A-Z) of aflopend (Z-A) Op publicatiedatum, oplopend (oud-nieuw) of aflopend (nieuw-oud) Op de naam van de persoon die het document gepubliceerd heeft, oplopend (A-Z) of aflopend (Z-A)
Instructie Docstream Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys
10 van 13
2.11 Project overzicht Om snel inzicht te krijgen van de aanwezige documenten per bouwnummer kan de knop ‘Formulier’ in de taakbalk gebruikt worden.
Er verschijnt dan een overzicht met de bouwnummers binnen het project, of er een document aanwezig is en de status van dit document ( akkoord, afgekeurd of ter beoordeling).
2.12 Een document goed- of afkeuren In Docstream is het mogelijk goedkeuring te geven aan een document. Dient u uw goedkeuring te geven, dan kan dit middels de speedbutton “goedkeuren”. Het goedkeuren van documenten is een onderdeel van de workflow. Het kan voorkomen dat u geen goedkeuring geeft omdat er nog een bepaalde wijziging moet worden doorgevoerd. U geeft dan geen goedkeuring, maar u dient wel de wederpartij op de hoogte stellen van uw afkeuring. Dit kan middels het sturen van een bericht of het geven van commentaar (zie paragraaf 2.5 en 2.6)
Instructie Docstream Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys
11 van 13
Alle documenten voor projectvoorbereiding en alle orders die Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys op de portal plaatst, dienen te worden goedgekeurd door de aannemer/ opdrachtgever. Na goedkeuring worden deze door het projectbureau definitief gemaakt. Indien de order wordt afgekeurd dient middels een commentaar op de portal duidelijk te zijn waarom het document niet goedgekeurd is. Het commentaar dient aan de adviseur verzonden te worden. 2.13 Rapportage kopersbegeleiding: nog goed te keuren documenten Via de button “Rapportage in de rechterbovenhoek van het scherm, kan een rapportage worden opgevraagd van de nog te behandelen orders en documenten voor de kopersbegeleiding.
De rapportage wordt in een nieuw scherm weergegeven in Excel en bestaat uit 2 tabbladen:
De rapportage kan in het scherm bekeken worden maar ook naar Excel geëxporteerd worden voor verdere bewerking. In de linker bovenhoek kan hiervoor gekozen worden voor de button “openen”.
Instructie Docstream Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys
12 van 13
2.14 Support/ vragen Voor de uitgebreide handleiding van Docstream kunt u de functie “help� bekijken in de rechterbovenhoek van de Docstream omgeving. Het projectbureau van Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys is bereikbaar voor vragen aangaande de inrichting en functionaliteit. De portal van Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys wordt geleverd door Pro4all zij hebben een supportteam beschikbaar op 0348-489600 of mail naar support@pro4all.nl.
Instructie Docstream Van Wanrooij keuken, badkamer & tegel warenhuys
13 van 13