Gäst- och biljettservice: Gänget som tar hand om konserthusets alla gäster

Emma hjälper kunder i biljettkassan i konserthusets foajé.

Gänget som tar hand om Konserthusets alla gäster

Anneli ser till att det är fint och välkomnande i foajén. Många kunder ringer för att boka biljetter eller bord i restaurangen.

Sofia Persson och hennes team jobbar för att ta hand om konserthusets besökare på bästa sätt, oavsett om det är biljettkunder, konferensgäster, arrangörer eller artister. Även om grunden i deras arbete är att sitta i biljettkassan och sälja biljetter innebär arbetet så mycket mer. Häng med gänget i gäst- och biljettservice vars hjärta klappar för att ge alla som besöker konserthuset en fantastisk upplevelse.

Tillsammans ansvarar gäst- och biljettservice för alla funktioner som har med gästbemötande att göra i samband med föreställning – föreställningsansvariga, publikvärdar och ideella föreningar som jobbar i garderoben. Att möta gästerna och ge dem en bra upplevelse är grunden i allt de gör.

– Vi jobbar ständigt för att ge våra besökare ett bra bemötande. Det ska vara lättillgängligt för alla att boka biljetter och besöka oss, säger Sofia som är teamledare för gäst- och biljettservice.

Teamet är överens om att det roligaste med jobbet är just alla personliga möten och variationen av arbetsuppgifter. Att vara lyhörda och ta väl hand om gästerna ser de som sin viktigaste uppgift. – Det är en fin belöning för oss när någon går hem efter ett besök och är nöjd med upplevelsen eller får med sig något positivt härifrån, oavsett vad de kommit hit för, säger Marcus Ohlsson.

Att jobba med upplevelser Även om alla i teamet har separata ansvarsområden gör de sitt yttersta för att hjälpas åt och kliver ofta ur sina fasta roller.

– För oss är det självklart att man hjälps åt utan att någon behöver be om det. Det är ett väldigt gott gäng som jobbar här och det blir en härlig stämning när huset lever upp och fylls av förväntansfulla människor, säger Jennie Toreborg som är ansvarig för gruppresor och bemanning av garderoben.

Under högsäsong i september–december och februari–april har de extra mycket att göra eftersom de flesta evenemang genomförs då, men även om dagarna är långa och det kan vara högt tempo känns det alltid kul att gå till jobbet. Kanske är det för att produkten de jobbar med i själva verket är en upplevelse. Att på jobbet dessutom få se så mycket bra föreställningar och konserter är ett stort plus.

Anneli hälsar gäster välkomna till konserthuset.

Marcus jobbar som konferensvärd och tänder belysning i foajén innan gästerna anländer.

Avstämning kring biljettförsäljningen.

– En av mina favoriter är när Seinabo Sey var här 2016. Det var en så fin konsert som berörde många i publiken, säger Emma Brolin som är konferensvärd och ansvarig för föreställningsansvariga.

Många bollar i luften Anneli Johanssons första möte med konserthuset var för några år sedan när hon stod i garderoben som fotbollsmamma i en idrottsförening. Idag jobbar hon i gäst- och biljettservice, men har fortfarande många bollar i luften. Anneli delar sin tid mellan biljettkassan och konferenser. Hon lägger även tid på att ordna med blommor och göra fint i lokalerna för att gästerna ska trivas.

Som konferensvärdar tar Anneli, Emma och Marcus emot konferensgäster, hjälper dem att koppla upp tekniken och fixar mat och fika tillsammans med restaurangen. Några i teamet arbetar även som föreställningsansvariga ibland, precis som flera andra i huset. Då har de kontakt med tekniker, artister och restaurangen, men också publikvärdar och garderobspersonal.

– Då ser vi till så att alla synkar och har koll på tider. Det är mycket att tänka på, men det är väldigt kul att vara en del av! Man vet aldrig vad som kan hända under ett arbetspass, säger Anneli. En av Marcus främsta uppgifter är att bemanna konserthusets föreställningar med publikvärdar.

– Jag ser till så att våra 80 publikvärdar trivs och är på banan med sina uppgifter. De är jätteviktiga för att allt ska fungera under föreställningarna, säger Marcus.

Man kommer inte framåt utan möten Trots att en stor del av arbetet kretsar kring föreställningar och gästernas upplevelse blir det såklart mycket administrativa uppgifter och möten. Som huvudansvarig för biljettsystemet och biljettsläpp har Sofia en tät kontakt med kommunikationsavdelningen och konserthusets producenter samt externa produktionsbolag för att samla in de uppgifter som behövs inför biljettsläpp.

Sofia är även koordineringsansvarig i huset och tillsammans med scentekniker, konferensavdelning, produktionsavdelning och vaktmästeri samordnar hon konserthusets scener så att inte föreställningar, konferenser och möten krockar.

– Det är ofta flera evenemang på gång i huset samma dag, då krävs det mycket planering för att se till att inga lokaler blir dubbelbokade och att flödet av alla gäster i huset fungerar bra. Varje vecka har vi möte då vi går

Samarbete är viktigt för att verksamheten ska fungera. Sofia har möte med Louise och Sara från produktionsavdelningen.

igenom de närmaste veckorna och tar ett längre perspektiv för att se vad som är på gång ett halvår framöver, berättar Sofia.

Dags för biljettsläpp När det är dags att lägga upp ett evenemang och börja sälja biljetter bestäms ett datum och en tid för biljettsläpp. Då släppet sker ska det finnas biljetter till försäljning både online och i den fysiska biljettkassan. Mycket telefon och mejl blir det, när bord ska reserveras och menypaket köpas, men flera gäster kommer också in och köper biljett över disk.

– Biljettkassan är lite som konserthusets kundtjänst, man svarar på frågor och hjälper till med det som behövs. Eftersom vi är de första som gästerna möter när de kommer hit blir vi ansiktet utåt för konserthuset, säger Jennie.

Förväxlingar och föreställningar med fula ord Under sin tid på Vara Konserthus har personalen fått vara med om mycket och ibland har det blivit lite tokigt. Jennie berättar om en gång när hon hjälpte ett stort gäng att boka biljetter till en föreställning med Magnus Carlsson. De var helt säkra på att de skulle få se frontfiguren i Weeping Willows, men när en hel busslast förväntansfulla besökare anlände till konserthuset möttes de av roll-ups på sångaren i Barbados i foajén.

– Tanken slog mig inte att det fanns två olika Magnus Carlsson. De valde ändå att se föreställningen och var nöjda när de åkte härifrån och de är kunder än idag, berättar Jennie.

Det har också hänt att folk ringt och velat boka biljetter till en föreställning, men inte kunnat med att säga vad den heter för att titeln innehållit ett ”fult ord”, som Mia Skäringers Dyngkåt och hur helig som helst och Jonas Gardells Queen of fucking everything.

– Det kan bli lite klurigt att förstå vilken föreställning kunderna vill se när de inte vill säga vad den heter. Då får man ställa frågor och försöka lista ut det, men som tur är lyckas vi oftast med det, säger Sofia och skrattar.