Schrijfwijzer by Vechtstromen

Schrijf wijzer

Colofon Datum: Opgesteld door: Opdrachtgever: Beheerder:

29 juni 2015 werkgroep Schrijfwijzer Afdeling communicatie Afdeling communicatie

Ontwerp, vormgeving: Ontwerpbureau 10, Enschede 2

Inhoudsopgave

Voorwoord

1 Algemene correspondentieafspraken

2 Brieven

3 E-mail

4 Administratieve afhandeling en archivering

5 Bijlagen: 31

Bijlage I Standaard brief Engels

Bijlage II Standaard brief Duits

Bijlage III Brief met excelbestand

Voorwoord

Samen leven met water Met die zin verwoorden we de missie en visie van waterschap Vechtstromen. Ons waterschap wordt steeds meer een netwerkorganisatie door de samenwerking met partners te intensiveren. De organisatie richt zich op het verhogen van maatschappelijk rendement en het vergroten van bestuurlijke slagkracht. In de communicatievisie ‘Helder als water’ zijn onze ambities en maatschappelijke opgaven vertaald in algemene uitgangspunten voor communicatie. Openheid en transparantie Samenwerken begint bij een positief imago als betrouwbare partner. Dat imago wordt ook zichtbaar in onze schriftelijke communicatie. Een open en heldere schrijfstijl is hierbij van groot belang. Het gaat om contact, om verbinding maken. Dat betekent dat duidelijke en verzorgde taal is gewenst. Een slordige brief of e-mail met wollig taalgebruik maakt geen goede indruk. Voor medewerkers is het handig om de regels en kaders te kennen die we voor onze schriftelijke uitingen in acht nemen. We hebben die vastgelegd in deze ‘Vechtstromen schrijfwijzer’. 5

Inhoud In deze schrijfwijzer vind je informatie over onze huisstijl en ook tips voor de opbouw en inhoud van brieven en e-mails. Verder komen enkele veelvoorkomende, lastige woordkeuze- en spellingkwesties aan bod. Het document bevat daarnaast informatie over de juridische eisen die aan een brief of e-mail worden gesteld plus informatie over de archivering van onze schriftelijke uitingen. Als bijlagen zijn onder andere enkele voorbeeldbrieven opgenomen waarin de aangereikte regels zijn toegepast. Deze (beknopte) schrijfwijzer wil geen keurslijf zijn maar een handig hulpmiddel voor geschreven communicatie. Raadpleeg de schrijfwijzer geregeld, zodat we onze organisatie samen communicatiever maken.

Namens het dagelijks bestuur van waterschap Vechtstromen,

Stefan Kuks, Oenze Dijkstra, watergraaf secretaris 6

1 A lgemene correspondentieafspraken In onze organisatie gelden de volgende algemene correspondentieafspraken. Je of u Extern communiceren we altijd met ‘u’. Het gaat bij correspondentie immers vaak om een zakelijke relatie. Dat is ook het geval in de correspondentie met een potentiële werknemer. Totdat deze persoon in dienst is, gebruiken we ‘u’. Is iemand eenmaal in dienst, dan schrijven we een werknemer meestal met ‘je’ aan. Dit is wel afhankelijk van de inhoud van de brief. In sommige gevallen kan toch ‘u’ de voorkeur verdienen.

Wij-vorm Een brief van het dagelijks bestuur krijgt de wij-vorm. De ondertekening is daarbij als volgt: Hoogachtend, het dagelijks bestuur van waterschap Vechtstromen,

dr. S.M.M. Kuks, watergraaf

drs. O. Dijkstra, secretaris

Een brief kan ook de deur uitgaan ‘namens’ het dagelijks bestuur. Zo’n brief wordt eveneens in de wij-vorm geschreven. In geval van besluiten als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht moet de ondertekeningbevoegdheid dan zijn gemandateerd aan de ondertekenaar. De ondertekening is dan als volgt:

Hoogachtend, het dagelijks bestuur van waterschap Vechtstromen, namens,

<naam, functie> Bijvoorbeeld: M.D. Ottevanger, eenheidsmanager (of manager van de eenheid) Ontwikkeling en Advies

Naam en geslacht van ons waterschap De naam van ons waterschap is Vechtstromen. Die naam schrijven we altijd met een hoofdletter. Spreken we over ‘waterschap Vechtstromen’, dan schrijven we het woord ‘waterschap’ met een kleine letter, behalve natuurlijk aan het begin van de zin. We gebruiken daarbij geen aanhalingstekens. We schrijven ‘waterschap Vechtstromen’ zonder lidwoord, maar daarnaast is het wel: het waterschap. Deze lidwoordregel gebruiken we ook voor gemeenten en provincies. Dus: het waterschap schrijft een brief aan ‘gemeente Borne’ of ‘de gemeente’ of ‘Borne’, maar niet aan ‘de gemeente Borne’. Het geslacht van het woord ‘waterschap’ is onzijdig (het waterschap). Naar onzijdige woorden wordt met een mannelijk verwijswoord (zijn) verwezen. Voorbeeldzinnen: Het waterschap heeft zijn eigen schrijfwijzer. Vechtstromen heeft zijn eigen schrijfwijzer.

Naam van organisatieonderdelen De namen van de afdelingen van onze organisatie beginnen met een hoofdletter: eenheid Bestuur & Organisatie, Ontwikkeling & Advies, Watersysteem & Zuiveren, Techniek & Diensten. Ook de namen van alle onderliggende teams beginnen met een hoofdletter.

Verschillende tekstsoorten Er zijn verschillende schriftelijke tekstsoorten: memo, ‘zonder begeleidend schrijven’, brief, voorstel, rapport en e-mail. Sjablonen voor deze tekstsoorten zijn te vinden bij SmartDocuments (in Word ondergebracht bij ‘invoegtoepassingen’). Daar vind je ook sjablonen voor het opstellen van een agenda, verslag en fax.

- Een memo gebruiken we intern, bijvoorbeeld om elkaar op de hoogte te stellen van de status van projecten.

- Een ‘zonder begeleidend schrijven’ hoort bij de toezending van informatie volgens afspraak, informatie ter kennisneming, enz.

-B rieven schrijven we zowel naar interne als naar externe relaties. Het gaat hierbij vaak om officiële berichten, waaraan juridische gevolgen kunnen zitten. Denk aan de verlening van een vergunning. In het volgende hoofdstuk vind je informatie over het opstellen van brieven. En in de bijlagen zijn een Engelse en een Duitse standaardbrief opgenomen.

-D e tekstsoort ‘voorstel’ betreft meestal een voorstel dat je schrijft voor het management, de directie of het dagelijks of algemeen bestuur. Je bent uiteraard zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van het voorstel. Je kunt je voorstel aanleveren bij Bestuursondersteuning (bestuursondersteuning@vechtstromen.nl).

- I n het huidige digitale tijdperk corresponderen we steeds meer per e-mail. In hoofdstuk drie zijn specifieke regels voor het opstellen en archiveren van e-mails opgenomen.

2 Brieven Lettertype en standaardsjablonen We gebruiken voor al onze correspondentie het standaardlettertype Calibri, grootte 11, regelafstand enkel. Verder springen regels niet in, lijnen we links uit en gebruiken we zo weinig mogelijk afbrekingen. Wijzig deze zaken dus niet in de voorgeprogrammeerde sjablonen. Ze vormen een belangrijk onderdeel van onze huisstijl. De standaardsjablonen zijn te vinden via SmartDocuments.

Geadresseerde Bedrijf Schrijf je een brief aan een bedrijf, zet dan op de eerste regel de bedrijfsnaam. Houd je daarbij aan de schrijfwijze die het bedrijf zelf hanteert. Dat geldt ook voor de afkortingen N.V. en B.V. De naam van een eventuele contactpersoon komt op de tweede regel (voorafgaand door ‘t.a.v.’). Een (eventuele) afdelingsnaam staat op de derde regel. Persoon Schrijf je een brief aan een persoon, dan komt op de eerste regel direct de naam van die persoon: - een brief aan een vrouw: ‘Mevrouw (niet: mevr.) S. Kuiper’; -e en brief aan een echtpaar: ‘De heer J. Smit en mevrouw S. Smit-de Vries’; -e en brief aan twee onafhankelijke personen: ‘De heer H. Evers en mevrouw A. Ballooi’ of ‘Mevrouw S. Groenen en mevrouw W. van Wielingen’. Het eerste voorvoegsel van een achternaam krijgt een hoofdletter als er geen voornaam of voorletter aan voorafgaat: De Vries, Klaas de Vries, P. van de Ven, Van de Ven. De voorvoegsels van een tweede naam die vastgekoppeld is aan de eerste naam, moet je altijd met kleine letters schrijven: mevrouw Van de Grinten-van de Donk. Titelomschrijvingen als ‘Weledelgeleerde’ of ‘Hooggeboren’ gebruiken we slechts in zeer uitzonderlijke gevallen, zie: http://home.kabelfoon.nl/~macdanie/misc/titels.htm 11

De titels die je vroeger kon krijgen na het afronden van een studie, schrijf je met een kleine letter en een punt: drs., dr., ing., mr. Bij de tegenwoordige titels van masters en bachelors krijgt elk afgekort woord een hoofdletter (BA, bachelor of arts), maar vervolgletters van elk woord krijgen een kleine letter (BEng, bachelor of engineering; MSc, master of science). In de nieuwe titels staan geen punten. De titels LLB (bachelor rechten) en LLM (master rechten) krijgen drie hoofdletters. Adres Schrijf het adres onder de persoonsnaam, bedrijfsnaam of afdelingsnaam. Schrijf straatnamen voluit: geen Dorpsstr. of Kastanjeln. Schrijf ‘Postbus’ met een hoofdletter. Achter de cijfers van de postcode komt één spatie, achter de letters komen twee spaties. Vervolgens komt de plaatsnaam in hoofdletters. In een adressering staan geen punten of komma’s aan het eind van de regels. Als er een toevoeging, bijvoorbeeld ‘vertrouwelijk’, aan het adres toegevoegd moet worden, dan wordt die in hoofdletters op de eerste regel van het toezendadres geplaatst. Voorbeelden: Stichting Hart voor Dieren VERTROUWELIJK t.a.v. de heer W. Pietersen Mevrouw G.J. Dijkerman-de Vries Raadhuisplein 32 Postbus 493 3771 EP BARNEVELD 6543 HA AMSTERDAM

Referentiegegevens

-V erzenddatum: altijd voluit vermelden, bijvoorbeeld: 3 augustus 2007 (niet: 3-8-2007). -C ontactpersoon: in het geval van een formele brief gebruik je hier je voorletter(s) en achternaam (eventueel ook een titel). In het geval van een informele brief (bijvoorbeeld aan een collega) schrijf je je voornaam voluit. -O nderwerp: geef hier een duidelijke omschrijving van het onderwerp, bij voorkeur in één (korte) zin, zonder punt erachter. Als je reageert op een brief, gebruik dan bij het onderwerp dezelfde omschrijving als in de ontvangen brief. Begin het onderwerp met een kleine letter, behalve als het een eigennaam is.

-U w kenmerk: indien het van toepassing is, vul je hier het kenmerk in zoals dat door de ontvanger van de brief eerder is aangegeven. -O ns kenmerk: vermeld hier het briefnummer zoals dat wordt verstrekt uit Decos; bijvoorbeeld: 2015/u<volgnummeruitDecos>. Dit telt door waar we gebleven zijn, dus het kan een lang en hoog nummer zijn. Het veld is te vinden in Decos in de registratie onder documentnummer. Mochten hierover vragen zijn, neem dan contact op met Informatiebeheer. -B ijlage(n): het aantal bijlagen noteer je in cijfers, bijvoorbeeld 4 (niet: vier). Indien je geen bijlage(n) bij een brief hebt, vermeld je â&#x20AC;&#x2DC;geenâ&#x20AC;&#x2122;. - T elefoonnummers schrijf je als volgt: het netnummer gevolgd door een streepje en dan het abonneenummer, bijvoorbeeld: 038-1234567.

Aanhef De aanhef van de brief moet overeenkomen met de adressering. Voorbeeld: -b ij een bedrijf, als geen contactpersoon bekend is: Geachte heer, mevrouw; is de contactpersoon wel bekend: Geachte heer (mevrouw) + achternaam; - bij een orgaan: Geacht college, Geachte raad; -b ij een persoon: Geachte heer + achternaam; Geachte heer en mevrouw + achternaam. Achter de aanhef volgt een komma, waarna de eerste zin van de brief toch met een hoofdletter begint.

Ondertekening Deze is als volgt:

Met vriendelijke groet, of: Hoogachtend, het dagelijks bestuur van waterschap Vechtstromen, namens, (gevolgd door vijf witregels)

<naam, functie> 13

Een afsluiting is een klein maar wel persoonlijk onderdeel van de brief. Waterschap Vechtstromen wil de afstand tot inwoners, partners en relaties verkleinen en zet daarom in principe onder aan de brief ‘Met vriendelijke groet’. In sommige gevallen is dat geen passend slot, bijvoorbeeld bij een formele brief waarin een besluit kenbaar wordt gemaakt of als (wat incidenteel kan voorkomen) de relatie met de lezer verstoord is. In dat geval is de afsluiting ‘Hoogachtend’ beter. Bij twijfel kies je voor ‘Hoogachtend’.

Alinea’s en witregels Een brief bestaat uit een inleiding, een kern en een afsluiting. Werk daarbij niet in losse zinnen maar in alinea’s. Alinea’s bestaan uit zinnen die inhoudelijk op deelniveau van het onderwerp nadrukkelijk samenhangen. Tussen alinea’s komt één witregel. Tussen de aanhef en de eigenlijke brief komt ook één witregel. Aan het eind van de brief komt eveneens één witregel, gevolgd door een afsluitende regel. De regels in de brief staan links lijnend in vrije regelval (dat wil zeggen dat de regels aan de rechterzijde niet in een rechte lijn onder elkaar staan). Afbrekingen maken het letterbeeld onrustig. Breek woorden van drie of minder lettergrepen zo weinig mogelijk af. Samengestelde woorden moet je afbreken tussen de samenstellende delen. Voorbeeld: werk-overleg. Dus niet: werkover-leg. Het is niet nodig het eerste blad van een brief vol te maken tot de laatste regel. Het is mooier om met een complete alinea te eindigen en op het volgende blad te beginnen met een nieuwe alinea. Gebruik daarvoor de harde paginascheiding (CTRL-enter).

Afdrukken Druk de brief af op briefpapier. Indien de brief uit meerdere pagina’s bestaat, moet je de vervolgpagina’s op blanco papier afdrukken. Officiële brieven worden enkelzijdig afgedrukt.

Aangetekende brieven Als een brief ‘aangetekend’ de deur uit moet, zet je boven de adressering AANGETEKEND, in het huisstijllettertype Calibri, grootte 12 punten, en in dit geval dan met gebruikmaking van hoofdletters. 14

Voorbeeld:

AANGETEKEND Waterschap Vechtstromen t.a.v. team Projecten Postbus 5006 7600 GA ALMELO Afkortingen Gebruik zo min mogelijk afkortingen. Is het om praktische redenen gewenst een afkorting te gebruiken, dan schrijf je het woord of de naam de eerste keer voluit, met daarachter tussen haakjes de afkorting. Voorbeelden: Algemene wet bestuursrecht (Awb), Kaderrichtlijn Water (KRW), Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP). In het vervolg van de tekst kun je dan volstaan met de afkorting.

Mannelijk of vrouwelijk In woordenboeken en spellingboeken is aangegeven of een woord mannelijk, vrouwelijk is of onzijdig is. Mannelijke en vrouwelijke woorden hebben het lidwoord de, onzijdige woorden het. Naar mannelijke en onzijdige woorden verwijs je met een mannelijk verwijswoord, naar vrouwelijke woorden met een vrouwelijk verwijswoord. Voorbeelden: De gemeenteraad heeft zijn plannen bijgesteld. De universiteit heeft haar nieuwe gebouw geopend. Het bedrijf heeft zijn deuren gesloten. Overigens wordt bij steeds meer de-woorden aangegeven dat ze zowel mannelijk als vrouwelijk kunnen zijn. Je mag dan zelf weten welk verwijswoord je gebruikt.

Bedragen en getallen Bedragen schrijven we als volgt: € 10 (en niet € 10,00 of € 10,--). Bedragen van duizend en meer worden ter verduidelijking geschreven met een punt erin. Voorbeelden: € 1.000, € 1.590.000, € 500.000. Het euroteken kun je in Word maken door de knop ALT Gr ingedrukt te houden en 5 in te toetsen. Het euroteken in Excel is ALT 0128. 15

In een gewone tekst worden alleen de volgende getallen in woorden weergegeven: de hele getallen beneden de twintig, de tientallen tot honderd, de honderdtallen tot duizend, de duizendtallen tot tienduizend, en verder de getallen duizend, honderdduizend, miljoen, miljard en biljoen. Voorbeelden: acht, zeventien, 23, zeventig, negenhonderd, zevenduizend, vijf miljoen, 23 miljard. Maar als in een tekst veel getallen van onder en boven de twintig bij elkaar staan, kun je veel beter alles in cijfers zetten. Dat ziet er minder rommelig uit. Voor data en maten zijn cijfers het gangbaarst. Voorbeelden: Het vindt plaats op 10 oktober 2017. De waterkant is daar 2 meter breed.

Stijltips Schrijf actief. Plaats indien mogelijk het onderwerp voorop. Voorbeeld: Vechtstromen maait in juni. En niet: Er zal gemaaid worden door Vechtstromen in juni. Wees spaarzaam met ontkennende en negatieve woorden, zoals: niet, niemand, geen, niets, nooit, enz. Voorbeeld: ‘Iedereen was aanwezig’ in plaats van ‘Niemand was verhinderd’.

Probeer zo weinig mogelijk ambtelijke woorden te gebruiken. De woorden in de eerste rij worden gezien als ambtelijke (stoffige, ouderwetse) woorden. Ze kunnen meestal vervangen worden door de woorden uit de tweede rij.

alvorens alsmede benevens conform derhalve dienaangaande dientengevolge doch desalniettemin desbetreffende geschieden hetwelk hieromtrent ingevolge jegens laatstelijk mede mededelen nochtans nopen ten aanzien van teneinde thans uiting geven aan voorshands vermogen voorts welke zulks

voor (-dat) en (ook) naast, en volgens dus hierover, daarover daardoor maar toch deze, zij, hij gebeuren wat hierover ten gevolge van, volgens tegen (over) onlangs, pas mee of ook meedelen toch dwingen over om nu zeggen voorlopig, vooralsnog kunnen verder, ook die dit

Hun of hen ‘Hun’ moet je nooit gebruiken als onderwerp (dus niet: ‘Hun hebben gezegd …’). Gebruik hun als het gaat om een meewerkend voorwerp zonder voorzetsel (het is een meewerkend voorwerp als je er ‘aan’ of ‘voor’ voor kunt zetten): Ik heb dat hun lang geleden al gezegd. Gebruik hen als er een voorzetsel voor staat: Ik heb dat aan hen gegeven. Gebruik hen ook als het een lijdend voorwerp is. Het lijdend voorwerp vind je door je op basis van de geschreven zin de vraag te stellen: wie/wat + gezegde + onderwerp? Voorbeeld: Ik zie hen. Wie zie ik? Antwoord: hen. Dat is dus het lijdend voorwerp.

Dat of wat Ik heb een cadeau gekregen dat ik leuk vind. (ik vind het cadeau leuk) Ik heb een cadeau gekregen wat ik leuk vind. (ik vind het krijgen van een cadeau leuk) Gebruik ‘dat’ als je terugverwijst naar een zelfstandig naamwoord. Gebruik ‘wat’ als je terugverwijst naar een hele zin. Gebruik ook ‘wat’ als je terugverwijst naar iets onbepaalds: alles wat …, niets wat …

Persoonlijke beginzinnen

-H artelijk dank voor uw brief van 15 november jongstleden. U informeert ons daarin over de reorganisatie in uw bedrijf. - Graag sturen wij u deze brochure over … -G raag zet ik de afspraken nog even op een rijtje die wij 15 november jongstleden gemaakt hebben. -H et lijkt mij verstandig de afspraken die wij 25 november jongstleden gemaakt hebben nog even schriftelijk te bevestigen. - Met plezier stuur ik u … - We vinden het vervelend dat u zoveel problemen heeft met uw nieuwe machine. - Hartelijk dank voor uw verzoek om informatie … - Gisteren ontvingen we uw verzoek om … - In ons telefoongesprek van 10 juni jongstleden heb ik u beloofd …

Persoonlijke slotzinnen

- Wilt u bij akkoord één van de exemplaren ondertekenen en terugsturen? - Mocht u vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met … - Wij rekenen op een goede samenwerking in de toekomst. - Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u vragen hebben, neemt u dan … - Heeft u nog vragen, dan kunt u contact opnemen met … - Wij hopen snel een antwoord van u te ontvangen. - Ik bel u in de week van 15 november 2003 op om een … -O nze afdelingsmanager, de heer Kuiper, neemt volgende week contact met u op. - Wij danken u voor de prettige samenwerking. - Ik ga ervan uit u hiermee van dienst te zijn geweest. 19

Spellingkwesties Los, aan elkaar of koppelteken Tweeledige samenstellingen worden in het Nederlands aan elkaar geschreven. Het is dus niet product innovatie, maar productinnovatie Bij drieledige samenstellingen moet je alles aan elkaar schrijven als het eerste deel op het tweede deel slaat: kortetermijnplanning, vrijetijdsbesteding. Maar daarnaast: lage waterkant (‘lage’ slaat niet op het tweede maar op het derde deel). Er komt een koppelteken als er twee klinkers naast elkaar staan die als één klank gelezen kunnen worden terwijl dat in het betreffende woord niet moet: zonne-energie, snelle-interventiemacht. Let ook op de volgende kwesties: zonder meer, onder meer, tenslotte (in de betekenis ‘in ieder geval’), ten slotte (in de betekenis ‘tot slot’), tenminste (in de betekenis ‘in ieder geval’), ten minste (in de betekenis ‘op z’n minst’), teveel (alleen aan elkaar als je er het lidwoord ‘het’ voor kunt zetten: het teveel op de rekening), te veel (‘U heeft te veel geld overgemaakt.’)

Werkwoordspelling Tegenwoordige tijd ik wandel jij/u, hij/zij/het wandelt wij/jullie/zij wandelen

houd time houdt timet houden timen

Als ‘jij’ achter het werkwoord staat, komt er geen t: jij wandelt wandel jij wandel je hier vaak? jij houdt houd jij houd je dit even vast? Dit geldt ook als ‘je’ veranderd kan worden in ‘jij’: houd je (jij) van haar? Als ‘je’ niet in ‘jij’ veranderd kan worden, komt er wel een t: houdt je zus van zwemmen? De uitdrukking ‘naar verluidt’ krijgt een ‘t’, want het is eigenlijk: naar het verluidt. 20

Verleden tijd en voltooid deelwoord Als de stam van een (zwak) werkwoord eindigt op een medeklinker uit ‘kofschiptaxietje’, krijgt de verleden tijd -te(n) en het voltooid deelwoord -t. In alle andere gevallen is het -de(n) en -d. De stam van een werkwoord is het hele werkwoord min -en. praten – praatte – gepraat schrobben – schrobde – geschrobd koken – kookte – gekookt legen – leegde – geleegd boffen – bofte – geboft beloven – beloofde – beloofd mixen – mixte – gemixt dreggen – dregde – gedregd U hebt/heeft, u kan/kunt, u wil/wilt, u zal/zult Beide vormen zijn (tegenwoordig) goed. Kies bij voorkeur wel steeds dezelfde vorm in één en dezelfde tekst. Dus niet de ene keer ‘u hebt’ en vervolgens ‘u heeft’. Laat een collega je brief lezen voordat je de brief als definitief beschouwt. Vraag je collega met een frisse blik de brief op leesbaarheid te checken.

Goede taalwebsites Veel goede tips over woordgebruik, spelling en leestekens kun je vinden op de website van het Genootschap Onze Taal: www.onzetaal.nl/taaladvies Voor de meest actuele spellingvragen kun je terecht bij: www.spellingsite.nu Een nieuw, helder en goedkoop spellingboek met alle spellingregels op een rijtje is: de Snelspelwijzer.

Goede vertaalwebsites

http://dictionaries.travlang.com www.woordenboek.eu www.vertalen.nu

3 E-mail Het waterschap stuurt steeds vaker e-mails in plaats van een brief. Een e-mail is een manier om een ontvanger te informeren. Officieel uitgaande brieven mogen evenwel niet per e-mail verzonden worden. Zorg er ook in e-mails voor dat je de juridische risico’s vooraf goed inschat. Ook per e-mail kun je verplichtingen aangaan. Opmaak Voor e-mails hanteren we als letter Calibri, puntgrootte 11.

Opbouw Houd je aan de volgende vaste onderdelen van een e-mail: - zorg voor een duidelijke onderwerpregel; - zet altijd een aanhef boven de e-mail; - z et de kern van de boodschap in de eerste alinea. Anders loop je bij een wat langere e-mails het gevaar dat de ontvangers van je bericht de clou missen omdat ze moeten scrollen; -g eef de lezers houvast met een duidelijke structuur. Hanteer de structuur die ook voor reguliere brieven geldt: inleiding, kern, slot.

Schrijfstijl Meer nog dan voor een brief geldt voor e-mail de regel: hou het kort en bondig. Het geheel moet uiteraard verzorgd en correct zijn. Typ het mailadres van de geadresseerde pas in als je het bericht goed gecontroleerd hebt. Daarmee voorkom je dat je slordige mails verstuurt. Gebruik de volgende regels om structuur in een e-mail aan te brengen: - presenteer de informatie in korte alinea’s; - onderscheid de alinea’s met een witregel; - gebruik elke alinea voor één onderwerp, één aspect; -m aak opsommingen met behulp van nummeringen, streepjes of stippen; - gebruik eventueel tussenkopjes. 23

Slotformule De ondertekening van de e-mail is bij extern gerichte e-mails standaard ingesteld. Kies bij een e-mail aan externen altijd voor ‘Met vriendelijke groet’. Daaronder komt automatisch eenmalig de elektronische handtekening met gegevens als: logo, adres en het algemene telefoonnummer. Indien er nog een keer een e-mail naar de desbetreffende externe verstuurd wordt, dan sluit je de e-mail wel met je eigen naam (en eventueel functie of afdeling en andere gegevens, zoals je eigen telefoonnummer). Een e-mail aan een collega kun je afsluiten zoals je wilt.

Spellingcontrole Net als Word beschikt ook Outlook over een spellingcontrole. Daarmee haal je de laatste schoonheidsfoutjes uit je mail. De controle kun je inschakelen door naar tabblad controleren te gaan en op ‘ABC’ te klikken.

Procedure behandeling van e-mails Een aanvraag naar info@vechtstromen.nl en communicatie@vechtstromen.nl wordt per ommegaande automatisch bevestigd voor ontvangst.

Archivering In sommige gevallen moet een e-mail ter archivering aan Informatiebeheer worden aangeboden. Raadpleeg Informatiebeheer als je erover twijfelt. Je kunt je e-mail zelf registreren door middel van Decos Direct in Outlook. Het is van belang een goede selectie te maken tussen e-mails die al dan niet archiefwaardig zijn in Decos. Wanneer het e-mailbericht niet in Decos hoeft te worden opgeslagen, mag het worden verwijderd. Voor het archiveren van e-mails geldt dat de aard van het document bepalend is voor het al dan niet moeten archiveren van het document. De Archiefwet geeft criteria voor bewaring van documenten aan de hand van het belang van de inhoud ervan. Hieronder volgen enkele voorbeelden van e-mails die gearchiveerd moeten worden: - uitingen met financiĂŤle gevolgen; - a chtergrondinformatie die de totstandkoming van het beleid vanuit een nieuw perspectief ondersteunt of afwijst; - uitingen die leiden tot wijzigingen van het beleid; - verzoeken van of berichten aan derden met een juridische strekking; -d igitale versies van rapporten die in opdracht van Vechtstromen zijn vervaardigd of die relevant zijn als documentatie bij Vechtstromenonderwerpen.

Afwezigheidsassistent Ter voorkoming van teleurstellingen is het verstandig bij vakantie of een langere afwezigheid die een andere reden heeft, de afwezigheidsmelding in je mailbox te activeren. Dit kan in Outlook door in je inbox te kiezen voor â&#x20AC;&#x2DC;Bestand automatisch antwoordenâ&#x20AC;&#x2122;. Vink aan dat je afwezig bent met een tekst zoals hieronder weergegeven: aanhef, Ik ben afwezig t/m <datum>. Vanaf <datum> zal ik uw mail beantwoorden. Voor dringende vragen <eventueel onderwerpen benoemen> kunt u contact opnemen met <naam collega, telefoonnummer en mailadres>. Let wel op: te vaak de afwezigheidsmelding aanzetten, is niet meer klantvriendelijk.

4 A dministratieve afhandeling en archivering Het is prettig als gearchiveerde documenten gemakkelijk terug te vinden zijn. We gaan hier in op uitgaande stukken. ‘Uitgaande stukken’ worden zijn stukken die binnen de organisatie worden opgemaakt en een eindbestemming buiten de organisatie hebben. Het betreft zowel (officiële) stukken op papier als stukken die digitaal (e-mail, fax) worden verzonden. Officiële uitgaande stukken Als je een brief aanmaakt via SmartDocuments (dat geniet de voorkeur), wordt de brief automatisch voorzien van een kenmerk. Na het opstellen van een uitgaande brief, kun je brief per mail naar de (project) secretaresses van de eenheid sturen. Zij checken de brief op huisstijl en grammatica. Verder zorgen zij ervoor dat de brief ondertekend en verstuurd wordt. Er gaan geregeld documenten per e-mail de deur uit die niet voorzien zijn van een handtekening terwijl dat wel zou moeten. In veel gevallen wordt er een papieren document nagezonden dat wel is voorzien van een handtekening. Algemene informatie per e-mail verstrekken is toegestaan. Brieven waarbij formele tekenbevoegdheid noodzakelijk is, moeten (ook) in papieren vorm worden verstuurd. Dat dient te gebeuren op officieel briefpapier, dat voorzien is van een brief-(Decos)nummer en een handtekening. In papieren vorm is de authenticiteit van een document veel beter te waarborgen. Mocht er toch gekozen worden voor het verzenden van een officiële e-mail, dan dient ook deze in Decos opgeslagen te worden. De medewerker kan dit zelf doen door middel van Decos Direct. Wanneer een faxbericht als formeel aan te merken is, dient het in Decos te worden opgeslagen. Het is de verantwoordelijkheid van de schrijver om het bericht hiertoe op de juiste manier aan te bieden aan Informatiebeheer. 27

Administratieve afhandeling in Decos Nadat de secretaresse de definitieve versie van een document heeft opgeslagen, print zij het document tweemaal uit. Beide kopie毛n worden in een speciale map gedaan en voor ondertekening aangeboden aan de ondertekenaar. Na retournering aan de secretaresse, draagt deze zorg voor de verdere afhandeling (bijlagen toevoegen, afschriften/kopie毛n maken, in envelop doen, aanbieden aan de medewerkers van Facilitaire Zaken voor verzending, archiefexemplaar via interne post bezorgen bij Informatiebeheer).

Aanlevertijden uitgaande stukken bij de postkamer Uitgaande stukken die nog dezelfde dag weg moeten, dien je uiterlijk v贸贸r 15.30 uur bij de postkamer aan te bieden.

Afhandeling door Informatiebeheer Informatiebeheer scant het archiefexemplaar van de brief met eventuele bijlagen. Hierna wordt het document in het juiste dossier geplaatst en gearchiveerd. Medewerkers die met Decos werken en zijn aangemerkt als behandelaar ontvangen in hun takenlijst automatisch een melding dat het stuk is gescand.

Bijlage I Standaard brief Engels

postadress Postbus 5006 7600 GA Almelo visitadress Kooikersweg 1 Almelo t 088-2203333 e info@vechtstromen.nl www.vechtstromen.nl Mr Henry L. Richardson* California University 1338 First Street Los Angeles California 9001

handled by K. Knol

your reference <kenmerk>

mailing date July 1st, 2015

phonenumber our reference enclosure(s) 088-2203520 <kenmerk> 3 subject schrijfwijzer

* De vrouwelijke titel is ‘Ms’ en is de meest gangbare. Hierbij wordt in het midden gelaten of iemand gehuwd (‘Mrs’) of ongehuwd (‘Miss’) is. De mannelijke aanspreektitel is ‘Mr’. Een academische titel zoals ‘Dr’ vervangt de vrouwelijke en mannelijke aanspreektitel. 31

Aanhef Dear Sir / Madam Geachte heer, mevrouw Dear Sirs Mijne Heren Gentlemen Mijne Heren (VS) Dear Mr White Geachte heer White Dear Mrs White Geachte mevrouw White Dear Miss Miller Geachte juffrouw Miller Dear Ms Boyle Geachte mevrouw Boyle (Het is niet bekend of zij getrouwd is of niet) In Amerika is het gebruikelijk om de eerste voornaam voluit te schrijven: Dr Ronald S. Dreyfuss, Ms Elizabeth J. Coe. Bij de Amerikaanse brief komt na de aanhef een dubbele punt, bij de Engelse brief een komma. Wanneer je de naam van de geadresseerde kent is de aanhef: Dear Mr Richardson, (UK) Dear Mr Richardson: (VS) Weet je niet aan wie je schrijft, schrijf dan Dear Sir(s) of Dear Madam

Afsluiting Als je degene kent aan wie je schrijft, dan is de afsluiting: Yours sincerely (Engelse en Amerikaanse brief). Ken je degene aan wie je schrijft niet, dan luidt de afsluiting: Sincerely yours (Amerikaanse brief) of Yours faithfully (Engelse brief). Alleen het eerste woord krijgt bij de afsluiting een hoofdletter. Je sluit af met een komma. Onder je eigen handtekening schrijf je je eigen naam met de voornaam voluit.

Algemene opmerking Een brief in het Engels schrijven is geen eenvoudige opgave. Vind je het lastig, vraag dan een collega die de taal beter beheerst om hulp.

Handige woorden Nederlands Algemeen directeur Manager Ter attentie van Watergraaf/voorzitter

Engels Managing Director Manager For the attention of Chairman waterboard

Handige zinnen Inleiding NL – De reden dat wij ons tot u richten is de volgende … EN – Our reason for contacting you is the following … NL – Hartelijk bedankt voor uw belangstelling in een samenwerking. EN – Thank you for your interest in co-operation. NL – Hartelijk dank voor uw schrijven. EN – We thank you for your letter. NL – Naar aanleiding van uw verzoek om informatie … EN – Referring to your request for information … NL – Wij willen u informeren over … EN – We would like to inform you about … NL – Zoals overeengekomen tijdens … EN – As we agreed during … NL – Zoals verzocht in uw brief van … EN – As requested in your letter of … Bijlagen NL– Als bijlage stuur ik u … EN– I am enclosing a copy of …

Vragen NL – Indien u nog vragen heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. EN – If you have any further questions, please do not hesitate to contact us. Afsluiting NE – Ik zie uw antwoord met belangstelling tegemoet. EN– I look forward to hear from you. NL – I k hoor graag zo spoedig mogelijk van u. EN– I look forward to hear from you at your earliest convenience. NL – Bij voorbaat dank. EN – Thank you in advance. NL – Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende ingelicht te hebben. EN – We trust to have furnished you with all the needed information.

Bijlage II Standaard brief Duits

Postanschrift Postbus 5006 7600 GA Almelo Absenderadresse Kooikersweg 1 Almelo t 088-2203333 e info@vechtstromen.nl www.vechtstromen.nl

An das Verkehrsamt Köln * Postfach 3689 D-5000 Köln

Versender K. Knol

Ihre Referenze <kenmerk>

Versanddatum 1 Juli 2015

Rufnummer Unsere Referenze Anlage 088-2203520 <kenmerk> 3 subjekt schrijfwijzer

* Bij officiële instanties begin je met ‘An’ + 4e naamval Voorbeeld:

An das Verkehrsamt Köln

An Herrn Bürgemeister von Gronau 35

Aanhef Sehr geehrter Herr…, (plus achternaam man) = Geachte heer, Sehr geehrte Frau…, (plus achternaam vrouw) = Geachte mevrouw Sehr geehrte Damen und Herren, = Geachte heer, mevrouw De brief begint vervolgens met een kleine letter, behalve als je begint met een zelfstandig naamwoord of de beleefdheidsvorm ‘Sie’. De beleefdheidsvorm ‘Sie’ schrijf je met een hoofdletter. Andere aanspreekvormen mogen met een kleine letter geschreven worden. Afsluiting Mit freundlichen Grüßen (geen komma!) = Met vriendelijke groet

Algemene opmerking Als je het moeilijk vindt een brief in het Duits te schrijven, vraag dan om hulp bij een collega die de Duitse taal beter beheerst.

Handige woorden Nederlands Algemeen directeur Manager Ter attentie van Watergraaf/voorzitter

Duits Generaldirektor Betriebsführer zu Händen von Vorsitzender Wasserverband

Handige zinnen Inleiding NE – De reden dat wij ons tot u richten is de volgende … DU– Wir wenden uns aus folgendem Grund an Sie … NE – Hartelijk bedankt voor uw belangstelling in samenwerking. DU – Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit. NE – Hartelijk dank voor uw schrijven. DU – Herzlichen Dank für Ihr Schreiben. NE – Naar aanleiding van uw verzoek om informatie … DU – Auf Ihre diesbezügliche Informationsanfrage … NE – Zoals overeengekomen tijdens … DU – Wie bei/auf … vereinbart, … NE – Zoals verzocht in uw brief van … DU – Wie verlangt wurde mit Ihrem Brief von … Bijlagen NE – Tot ons genoegen kunnen we … bijsluiten. DU – Wir freuen uns Ihnen als Anlage … übersenden zu können.

Vragen NE – Indien u nog meer vragen heeft, staan wij graag tot uw beschikking. DU – Sollten Sie weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Afsluiting NE – Bij voorbaat dank. DU – Ihnen im Voraus dankend. NE – Bij voorbaat heel hartelijk dank voor uw medewerking. DU – Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Hilfe. NE – Ik zie uw antwoord met belangstelling tegemoet. DU – Ich sehe Ihrer Antwort mit Interesse entgegen. NE – Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende ingelicht te hebben. DU – Wir vertrauen, Sie hiermit ausreichend informiert zu haben.

Bijlage III Brief met Excelbestand Heb je een brief die je naar diverse personen moet sturen, maak dan een Excelbestand en voeg dat bij de brief. Doe dat ook als het gaat om een brief die per geadresseerde kleine tekstuele verschillen bevat. Het voordeel is dat er dan één briefkenmerk gebruikt kan worden en de secretaresses maar één brief hoeven te bekijken. In de brief zelf hoef je geen naam, adressering en aanhef in te vullen. De secretaresses nemen die gegevens op. In het Excelbestand dien je kolommen te hanteren. Eerste kolom met naam, eventueel een kolom met t.a.v., tweede kolom met adres, derde kolom met postcode, vierde kolom met plaats, eventueel vijfde kolom met geachte of aanhef en daarnaast dan nog de kolommen met de overige variabelen. Een voorbeeld van zo’n Excelbestand: Naam

Tav

Adres

Postcode Plaats

A.J. Spruit

Koolstraat 5

8562 VP

I. Bloem

p/a Vliegstraat 38a 3662 AB

Waterschap

t.a.v. A. Zwols Postbus 330

7740 AH

Aanhef

TER APEL

mevrouw Spruit

DALEN

heer Bloem

COEVORDEN

heer Zwols

Vechtstromen

NEE MENEER DAT IS GEEN SPELFOUT

SCH

DAT IS EEN OORD WERKW L E K K I R

VERGADEREN

TUSSEN CORE BUSINESS TARGET EN KEYACCOUNTS ZAT ERGENS EEN NEDERLANDS WOORD DAT NIEMAND BEGREEP