Smakprov på Handbok för trygga och säkra verksamheter av Katarina Tingström

Svenska kyrkan har stor kunskap och erfarenhet av att stödja människor vid kriser och katastrofer. Men hur ser det ut när olyckan och krisen sker i den egna verksamheten? Vilken beredskap ﬁnns då? Boken ger kunskap och konkret vägledning i arbetet för att skapa trygga och säkra verksamheter och vänder sig både till anställda, ideella och förtroendevalda i församling. Här får ni arbeta metodiskt med risk- och sårbarhetsanalys där ni identiﬁerar potentiella risker för att kunna arbeta förebyggande. Boken ger också stöd i arbetet under och efter en kris.

HANDBOK

FÖR TRYGG A OCH SÄKR A VERKSAMHETER Katarina Tingström

OM FÖRFATTAREN: Katarina Tingström är präst och legitimerad psykoterapeut. Hon har varit verksam som försvarsmaktspräst och polispräst i Region Stockholm och även varit krisberedskapssamordnare i Stockholms stift. Katarina anlitas ﬂitigt för handledar- och föreläsningsuppdrag i Svenska kyrkans stift och församlingar.

ISBN 9789152638149

9 789152 638149

Trygga och säkra verksamheter Omslag 200309.indd 1

2020-03-09 20:21

IN INNEHÅLL

För Förord

7

1. Varför lägga tid på metodiskt förebyggande arbete?

13

2. Risk- och sårbarhetsanalys – ett viktigt arbete

19

3. Kom igång med arbetet

29 29 44 59

Steg 1. Att göra en riskanalys Steg 2. Förebyggande åtgärder utifrån riskanalysen Steg 3. Krisplaner och krishantering efter en händelse

4. Vikten av dokumentation

77

5. Förebyggande arbete med fokus på läger och resor

81

6. Förebyggande arbete med fokus på negativa händelser och förluster

89

7. När en olycka inträffar

101

8. När församlingen uppfattas vara ansvarig för olyckan eller den negativa händelsen

107

9. Efter en negativ händelse eller olycka

111

Litteratur

117

Ka Ka Ka Ste Ste Ste Ka Ka Ka för Ka Ka Ka

Lit

FÖRORD

Människor har i alla tider vänt sig till kyrkan för tröst och stöd när något allvarligt hänt i deras eget liv eller i samhället i stort. När ett dödsfall skett i familjen har man med hjälp av församlingens personal fått ta avsked av den man sörjer vid begravningen och samtidigt erbjudits stöd och hjälp i sorgearbetet. Vid större nationella kriser, som till exempel mordet på statsminister Olof Palme 1986, Estoniakatastrofen 1994 och jordbävningen i Indiska oceanen 2004 som ledde till tsunamin, har kyrkan samlat drabbade, oroliga och berörda till förböns- och minnesgudstjänster med ljuständning. Tillsammans får man möjlighet att söka tröst och stöd och ritualen blir ett gemensamt språk för den smärta och förtvivlan som många känner. Samtidigt som hoppet om en framtid kan lyftas fram som ett ljus i mörkret. Allt det här kan ni i församlingen. Det finns beredskapsplaner, krisplaner och rutiner för hur man öppnar kyrkan, samlar personalen för tjänstgöring, uppgifter om vem som gör vad och hur man organiserar sig för att ta emot och bemöta drabbade som söker sig till kyrkan. Det handlar om allt från den enskilda begravningen till när en större grupp människor söker sig till kyrkan vid stora regionala eller nationella katastrofer. Den kunskap och erfarenhet som kyrkan har av att erbjuda stöd vid kris används också av samhället i till exempel kommunernas krisgrupper. Dessa grupper i kommunerna, många gånger kallade POSOM-grupper, är en resurs för kommunen när de ordinarie resurserna inte räcker till. De innehåller ofta deltagare från flera olika 7

grupper i kommunen, som till exempel från polisen, kommunen via socialtjänsten, trossamfunden, Röda korset etcetera. Gruppens uppgift kan vara att öppna samlingslokaler, finnas på samlingspunkter, informera berörda, ge stöd och praktisk hjälp i en svår situation. Men en olycka eller en kris kan ske överallt, även i församlingens egen verksamhet: Barnet i barnkören som ramlar nerför trappan från orgelläktaren efter att hen sjungit i gudstjänsten, konfirmanden som skadar sig på konfirmandlägret vid en aktivitet, pensionären som får en stroke på dagsutflykten med pensionärsgruppen, bibelgruppsdeltagaren som ofredar en annan deltagare i gruppen i samband med ett toalettbesök vid fikapausen eller en tonåring som upplever att en ledare är för närgången. Därför behöver också varje församling fråga sig: Vilken beredskap och mental förberedelse har vi att hantera olyckor och händelser som sker i vår verksamhet? Hur kommer vi i församlingens olika arbetslag att hantera sådana situationer? Vet vi vem som ska göra vad? Vilket ansvar har vi som förtroendevalda? Och framför allt: Vet alla berörda hur man arbetar förebyggande för att förhindra att olyckor och andra kriser inträffar? Det ska vara tryggt att delta i den verksamhet som församlingen erbjuder. Även om det aldrig helt går att förebygga alla olyckor och händelser, olyckliga omständigheter och slumpen kan spela en viss roll, ska de som deltar i församlingens verksamhet kunna lita på att personalen tagit frågorna om trygghet och säkerhet på största allvar. Och att det finns en krisberedskap i det fall olyckan eller den negativa händelsen ändå sker. Dit hör också att församlingen har en förförståelse för att den inte alltid kan komma att fungera som bästa part vid en krishantering. Om församlingen upplevs vara ansvarig för krisen eller olyckan ge8

nom brister i verksamheten, eller inte upplevs ha gjort fullgott förebyggande arbete, behöver planer för annat och externt stöd finnas. Den handbok du nu håller i din hand vill vara en hjälp i ert arbete med att skapa en trygg och säker verksamhet för såväl besökare som för de som arbetar ideellt i församlingen eller som har sin anställning där. Genom att metodiskt arbeta med risk- och sårbarhetsanalys för församlingens olika verksamheter kan ni fånga upp potentiella risker och genom förebyggande arbete minska sannolikheten att de sker. Metoden som handboken bygger på innehåller tre steg: 1. Riskanalys med riskinventering. 2. Förebyggande åtgärder utifrån riskanalysen. 3. Planer för krishantering efteråt om olyckan eller krisen ändå inträffar. Boken ger konkret vägledning hur ni i de olika verksamheterna tillsammans kan arbeta med risk- och sårbarhetsanalyser. Här finns också listor med förslag på viktiga frågor att ställa sig under arbetets gång samt exempel på förslag till åtgärder som man kan vidta i det förebyggande arbetet. En viktig del av det förebyggande arbetet är också att göra krisplaner för de fall en olycka eller negativ händelse trots allt sker. Handbokens förslag på åtgärder har evidens och lyfter framför allt fram vikten av framförhållning och att agera utifrån ett psykologiskt perspektiv. Du kan använda handboken både som en ”steg-för-steg”-handbok och som inspiration för ert fortsatta förebyggande arbete för trygg och säker verksamhet. En annan viktig aspekt med handboken är att skapa en mental 9

förberedelse som gör att man är mer rustad att hantera det som dyker upp. Kunskap och medvetenhet är två viktiga förebyggande faktorer som både ökar handlingsberedskapen och gör att man efter en kris är mer rustad att bearbeta händelsen. Om olyckan eller krisen sker bland församlingens personal, till exempel om en anställd blir hotad och slagen av en gudstjänstbesökare som mår psykiskt dåligt, har arbetsgivaren ett ansvar för den anställde. Det är reglerat genom lagar och regelsystem som förmedlas genom till exempel Arbetsmiljöverket. Det ska i varje församling finnas policydokument och rutiner för hur man arbetar förebyggande enligt arbetsmiljölagen och hur man ger anställda krisstöd. I den här handboken har vi dock valt att fokusera mer på trygga verksamheter än säkra arbetsplatser. I verksamheten ryms fler än de anställda. Här finns också ideella medarbetare, förtroendevalda, gudstjänstbesökare med mera. Hur ser församlingens rutiner och policy ut i de fall de eller andra deltagare i verksamheten drabbas? Om gudstjänstbesökaren som mår psykiskt dåligt inte bara slår ner diakonen utan också skadar kyrkvärden, tre andra gudstjänstbesökare och den frivillige som brukar hjälpa till vid kyrkkaffet efteråt? Finns det då krisrutiner i församlingen som har en inkluderande krishantering för andra än bara personalen? Trygg och säker verksamhet i församlingen vill uppmuntra till ett förebyggande arbete för kyrkans hela arbete.

10

KAPITEL 3

Kom igång med arbetet

1:

RISK ANALYS

STEG 1. ATT GÖRA EN RISKANALYS En riskanalys går ut på att uppskatta sannolikhet och konsekvenser för olika händelser som identifierats vid en riskinventering. Arbetet börjar därför med att ni tillsammans letar efter de potentiella riskerna som skulle kunna uppstå i en verksamhet eller en aktivitet.

29

EN RISK KAN VARA EN OLYCKA, EN NEGATIV HÄNDELSE ELLER EN FÖRLUST. • En olycka är en händelse som kan orsaka att deltagare, anställda eller ideella skadas eller kanske till och med avlider på grund av händelsen. Det kan vara en kyrkvärd som trampar snett i kortrappan och ramlar och bryter benet, en vaktmästare som ramlar ner från stegen när han ska tända ljuskronan i kyrkan på juldagen eller en konfirmand som skadar sig vid utmanande tävlingar på ett konfirmandläger där man inte tänkt igenom riskerna innan. • En negativ händelse är en oönskad händelse som till exempel kan orsaka stora skador som kommer att kosta omfattande ekonomiska och mänskliga resurser för församlingen att reparera och återställa. Att behöva lägga stora pengar på något som enkelt hade kunnat undvikas genom ett förebyggande arbete. Exempel på det kan vara att en konflikt mellan kyrkoherden och kyrkorådet, med stor massmedial uppmärksamhet i lokalpressen, leder till att flera av församlingsmedlemmarna begär utträde. Eller att en musiker i en stressfull och rörig situation i barnkören blir handgriplig och slår till barnet i affekt för att stoppa dess framfart. Eller konfirmander som tar med sig alkohol till lägret och ställer till det i rummet de festar i. Det kan också vara kamrern som stjäl pengar från församlingen och försöker dölja det i bokföringen innan det upptäcks och blir omskrivet i media och känt i församlingen.

30

• En förlust kan till exempel vara en oönskad händelse som kan påverka församlingsmedlemmarnas förtroende för församlingens verksamhet och de som arbetar i den. Ett förtroende tar tid att bygga upp men kan raseras på mycket kort tid. Exempel på det kan vara medarbetaren som upptäcks porrsurfa eller ungdomsledaren som skickar olämpliga sms till någon i ungdomsgruppen

Viktigt är att riskanalysen görs av er som ska vara ansvariga för verksamheten och genomföra den. Det är ju ni som utifrån era erfarenheter och ofta gedigna insyn i verksamheten är bäst lämpade för att diskutera vad som är en bra nivå för att alla ska känna sig trygga när de sedan arbetar tillsammans vid till exempel lägret eller barnkörresan. Det är också ni som kan ta fram ett bra underlag om det är kyrkoherden eller kyrkorådet som behöver fatta ekonomiska beslut om förebyggande åtgärder. Om ni till exempel vid en riskanalys inför ett konfirmanläger/barnkörläger kommer fram till att det är för få vuxna ledare som följer med på lägret för att kunna hantera situationer som ni av erfarenhet vet kan komma att inträffa, kan kyrkoherden eller kyrkorådet behöva fatta beslut om att tillskjuta medel för att anställa någon att följa med eller att kyrkoherden beordrar en anställd att åka med på lägret.

A. Riskinventering En metod att börja en riskinventering kan vara att ni som har ansvar för den verksamhet som nu ska granskas samlas för att tillsammans göra en så kallad brainstorming. Här handlar det om att lista alla tänkbara – och kanske mindre otänkbara – risker som kan finnas i 31

verksamheten, såväl små som stora. Börja med att utse någon av er som ska dokumentera det ni kommer fram till. Genom en brainstorming kan alla hjälpas åt att försöka identifiera de risker som kan medföra olyckor, negativa händelser eller förluster. Ett sätt att göra detta är genom att helt enkelt släppa ordet fritt och låta den ansvariga notera det som sägs. Ett annat sätt är att dela ut lappar åt alla och sedan låta var och en skriva ner de risker de kan komma på, sedan samla alla lappar på en vägg och gruppera dem för att identifiera olika områden. När till slut alla eventuella risker är grupperade i olika områden ska de sammanställas och tas vidare till nästa moment då ni arbetar vidare med sannolikhetsmomentet i riskanalysen. Här är ett exempel på hur en riskinventering inför en konfirmandgudstjänst kan se ut innan den tas vidare till nästa moment.

RISK

SANNOLIKHET

KONSEKVENS

ÅTGÄRD

Brand vid konfirmation Någon av besökarna blir sjuk Hotfull besökare kommer till kyrkan Konfirmand svimmar av nervositet

32

ANSVARIG FÖR ÅTGÄRDEN

Svenska kyrkan har stor kunskap och erfarenhet av att stödja människor vid kriser och katastrofer. Men hur ser det ut när olyckan och krisen sker i den egna verksamheten? Vilken beredskap ﬁnns då? Boken ger kunskap och konkret vägledning i arbetet för att skapa trygga och säkra verksamheter och vänder sig både till anställda, ideella och förtroendevalda i församling. Här får ni arbeta metodiskt med risk- och sårbarhetsanalys där ni identiﬁerar potentiella risker för att kunna arbeta förebyggande. Boken ger också stöd i arbetet under och efter en kris.