CONCEPTOS DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS Tomo 1
Claudia Soraide Medinaceli
Astrid Espinoza Yanapa
Enrique Picolomini Angulo
CONCEPTOS DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS Claudia Soraide Medinaceli Astrid Espinoza Yanapa Enrique Picolomini Angulo
Universidad Privada del Valle
Carrera de Diseño de Interiores
Facultad de Arquitectura y Urbanismo
Docente: Arq. Mayra Bustamante
1 Conceptos Básicos 17 Etapas de la planificación
Tabla de contenidos
21 Métodos y tipos de Planificación 33 Marco temporal 39 Orden y Organización
2 Figura 1.1. Gestión interna y externa 3 Figura 1.2. Proyecto como puente y una solución 7 Figura 1.3. Ciclo de vida del proyecto 8 Figura 1.4. Ciclo de vida del proyecto
Tabla de gráficos
9 Figura 1.5. Ciclo de Planificación 10 Figura 1.6. Ciclo de vida del proyecto 11 Figura 1.7. Actividades de Planificación 12 Figura 1.8. Sistema de Planificación 13 Figura 1.9: Sistema en gestión de proyectos 18
Figura 2.1.: Proceso de definición de proyecto
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Figura 3.1. Sistema en gestión de proyectos
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Figura 3.2. Diagrama de Gantt
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Figura 3.3. Diagrama de Pert
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Tabla de gráficos
Figura 3.4. ADM (Arrow Diagramming Method)
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Figura 3.5. Ruta Crítica y Holgura
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Figura3.6. Tipos de Proyectos
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Figura 4.1. Marco Temporal
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Figura 5.1. Organización Funcional
40
Figura5.2. Organización Proyectizada
40
Figura 5.3. Organización Matricial
INTRODUCCIÓN
En este tomo se tratarán los conceptos básicos de la planificación de proyectos, con el objetivo se adquirir las competencias necesarias para el diseño, planificación del mismo, ejecución, seguimiento y evaluación de proyectos. Esto ayudará a detectar en todo momento qué problemas se producen y resolverlos o atenuarlos de manera inmediata. Este tomo se divide en cinco unidades: la primera refiere a los conceptos básicos de gestión de proyectos; la segunda menciona las etapas que de un proyecto; en la tercera se hace una introducción a las herramientas de planificación más importantes, sus usos y clasificación de proyectos; en la cuarta unidad se define que es el marco temporal y finalmente en la quinta unidad se describe a la orden una organización de proyectos
OBJETIVOS OBJETIVO PRINCIPAL En este tomo se presentan algunos de los conceptos principales para la planificación de proyectos con el propósito de fortalecer el conocimiento de los elementos que influyen en un proyecto para prevenir inconvenientes que se puedan presentar durante el tiempo que se lleve a cabo el mismo. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Proyectar una serie de acciones o hitos puntuales por cumplir, en orden cronológico y en avance. Establecer el orden y quehacer que deben seguir un orden y una organización para alcanzar las metas previstas. Determinar etapas, órdenes y organizaciones en base a los pasos de la planificación.
01 CONCEPTOS BÁSICOS
Conceptos de Planificación de Proyectos
Gestión de proyectos
01
guridad (salud), riesgo y finalmente satisfacción del cliente y de los participantes del proyecto. Es el uso de una combinaLa administración del proyecto según ción de herramientas y técnicas derivadas (Miranda, 2005)incluye las funciones de: de buenas prácticas. identificación, formulación, evaluación, negociación, gerencia y evaluación de Formas internas y externas de Gestión proyectos para poder cumplir con el al- de Proyectos cance estipulado dentro de los límites de tiempo con el presupuesto definido. Todo lo mencionado se enmarca en un concepto Es importante considerar cuál es la formás amplio de “planificación”. Y su de- ma probable que el sistema de gestión sarrollo comprende varias disciplinas de de proyecto tomará. Es importante entenadministración, recursos humanos, comuni- der que los equipos de proyecto pueden crearse y manejarse de muchas maneras cación, riesgo, adquisiciones, etc. diferentes, según las características del Por otro lado, el Instituto de Gestión de proyecto y de las organizaciones invoProyectos (PIM, 2013) dice que la gestión lucradas. El sistema de clasificación más de proyecto, entonces, es el uso del co- básico para las formas de los proyectos nocimientos, habilidades y técnicas para es el siguiente: ejecutar proyectos de manera eficaz y eficiente. Se trata de una competencia • Gestión de proyecto interna estratégica para organizaciones, que les • Gestión de proyecto externa permite vincular los resultados de un pro- Gestión de Proyecto Interna yecto con las metas comerciales para posicionarse mejor en el mercado. Se habla de proyecto interno o no ejecutiLa gestión de proyectos o administración vo cuando se crea un equipo de proyecto de proyectos es la función principal para y que éste actúe dentro una estructura orllevar acabo la ejecución de un proyec- ganizacional existente. Es decir, aquel en to. Es el proceso por el cual se obtienen, el que intervienen exclusivamente miemmanejan y aplican recursos variados, ne- bros de la propia empresa. cesarios para ejecutar el proyecto y cuyo desempeño se trata de establecer y, des- Este tipo de gestión es la habitual cuando pués, alcanzar (o superar) objetivos de la empresa u organización es muy grantiempo, costo, desempeño (calidad), se- de. En estos casos las empresas disponen 1
Conceptos Bรกsicos
Figura 1.1. Gestiรณn interna y externa Personal directivo superior
Gerente de interfaz
Gerente funcional
Gerente funcional
Recurso
R
Recurso
o
R
ecurs Recurso Equipo funcional
Gerente de proyecto externo
Proveedores externos
ecurs Recurso Equipo funcional
Consultores externos
Contratistas externos
Subcointratistas externos
Fuente: https://ebs.online.hw.ac.uk/documents
2
o
Conceptos de Planificación de Proyectos
no tienen la obligación de ninguna lealtad con el cliente. A diferencia de los empleados, los consultores no tienen ningún derecho adquirido en el éxito de la organización del cliente. La preocupación Y muchas veces el equipo que se crea principal de los consultores externos es es multidisciplinario para cubrir todo un cobrar sus honorarios. abanico de áreas de trabajo necesarias para la ejecución del proyecto con perso- En la Figura 1.1. se muestra una configuración representativa de gestión de pronal interno de la organización. yecto interna y externa. de departamentos especializados. Estos departamentos ceden miembros para cubrir las distintas áreas de trabajo del proyecto.
Gestión de Proyecto Externa
Es una alternativa a la gestión interna y también se la conoce como gestión de proyecto ejecutiva. Se trata de consultoras especializadas que ofrecen servicios profesionales a cambio del pago de sus honorarios, ya sea de carácter general o específicos de determinados sectores. Esta forma alternativa puede ser ventajosa cuando el cliente busca ciertas habilidades de especialización que no están disponibles en la organización. Y el gerente de proyecto externo asume la responsabilidad de tratar con otros organismos externos, como proveedores y otros consultores. La gestión de proyecto externa es más flexible que la gestión de proyecto interna porque los consultores externos pueden contratarse según sean necesarios. Pero los miembros de un equipo externos
¿QUÉ ES UN PROYECTO? Para que la gestión de un proyecto tenga existo es importante tener en claro que es un proyecto y sus características. Existen diferentes definiciones del concepto de proyecto y una de ellas es la de Turner, citado en (Serpell y Alaron, 2001) que define un proyecto como un esfuerzo para el cual se organizan recursos humanos, materiales y financieros de una forma única, para llevar acabo un trabajo dentro de un alcance de trabajo dado, de modo de lograr cambios beneficiosos para la organización a través del logro de objetivos cualitativos y cuantitativos. Por su parte (Gómez, 2020) menciona que un proyecto no es otra cosa que la intención organizada de una persona, que pretende transformar una situación actual insatisfactoria en una situación futura deseada. Figura. 1.2.
Figura 1.2. Proyecto como puente y una solución
Situación actual insatisfactoria
PROYECTO
Situación futura esperada
Fuente: http://saludpublicavirtual.udea.edu.co/eva/ 3
Conceptos Básicos
Por consiguiente, se puede definir un proyecto como una serie de tareas relacionadas, parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtención de un resultado importante, por lo que requiere cierto periodo de tiempo para su finalización, además debe tener una intencionalidad bien definida que se delimita a partir de las tareas en el espacio y tiempo. A partir de esta perspectiva, los principales componentes de un proyecto son: la intencionalidad, la información y las decisiones.
Éstas son dinámicas, pues las condiciones de los sujetos van cambiando a lo largo de la vida debido a que la naturaleza de un proyecto será variable y cambiante. Un grupo de personas puede querer algo hoy y mañana no, o las necesidades de una comunidad pueden cambiar de un periodo a otro.
Información
Es el segundo de los componentes esenciales de todo proyecto. Se considera que el éxito o fracaso del proyecto depende en gran parte de la información que lo sustenta. La buena información agrega Intencionalidad Es una fuerza interior que nos impulsa, de valor, genera oportunidades de mejoramanera más o menos consciente, en una miento y facilita la administración y el dirección; en condiciones favorables al- control de la gestión. gunas personas, son capaces de convertir sus intencionalidades en decisiones que Por muy simple que parezca, todo propretenden incidir de manera particular yecto toca con múltiples aspectos y es, sobre el futuro. La intencionalidad, en- por sí mismo, complejo. El mayor o metendida como aquello que el proyectista nor grado de éxito de la intencionalidad quiere lograr, se considera el elemento puede depender del conocimiento que el nuclear que origina el proyecto, por lo proyectista tenga acerca de los factores que no existe proyecto sin intencionali- que inciden en el problema y en la forma de controlarlo. Por ello, la necesidad de dad. conocer bien los factores que afectan el 4
Conceptos de Planificación de Proyectos
éxito de la intencionalidad, especialmen- proyecto, es decir, la obra que se quiere te en lo relacionado con el problema y realizar, el objeto que se quiere producir las opciones de solución. o el servicio que se quiere prestar; y supone el origen y justificación del mismo, Al formular un proyecto se deben basar por lo que se puede considerar el objetilas decisiones en la mejor información vo más importante y significativo disponible. Idealmente esta información debe ser suficiente, confiable, oportuna, Buscar un coste económico equilibrado clara, actualizada y selecta. A la hora de planificar y ejecutar un proyecto, siempre se deberá tener en cuenta Decisiones qué recursos económicos van a ser neceLa intencionalidad es la decisión más im- sarios, de forma que se busque su eficaportante del proyecto. Las demás deci- cia y eficiencia. Se trataría de lograr los siones que se asumen en el marco de la objetivos establecidos, equilibrando esa intencionalidad, para garantizar su éxito. consecución de objetivos con una rentabiLas decisiones implican una manifestación lidad económica y social del proyecto. En definida de la voluntad del sujeto, quien el caso de proyectos externos, el objetivo elige deliberadamente una ruta de ac- de coste suele estar definido y tiene una ción y renuncia a otras. Decidir es, enton- importancia grande. Normalmente exisces, escoger y renunciar. Por lo que deben te un contrato o convenio, y el proveedor contribuir al éxito de la intencionalidad, deberá respetarlo o tendrá dificultades caso contrario puede ser desfavorable para revisar al alza el presupuesto. En para el proyecto. proyectos internos es frecuente que el obLa calidad de las decisiones depende di- jetivo de coste no figure de forma explícita, aunque es conveniente que sí lo haga. rectamente de tres factores: 1. De la calidad de la información que Cumplir un plazo establecido las sustenta (soporte técnico), Como se apuntaba en alguna de las definiciones aportadas, para la realización 2. Del respaldo social a la iniciativa (sode un proyecto se dispone de un tiempo porte político). limitado. Por ello es importante realizar 3. De la competencia del proyectista para lograr los resultados previstos (motivación, compromiso e idoneidad).
Objetivos del proyecto
Con la definición clara de proyecto, es necesario plantear para que sirve o por qué llevarlo a cabo; es decir, que objetivos se pretende cumplir con su realización. Y según (Carrión, 2010), un proyecto tiene básicamente cuatro objetivos que son los siguientes:
Conseguir un resultado final.
El primer objetivo es el resultado final del 5
Conceptos Básicos
un cronograma o planificación del tiempo adecuado, además de realizar un seguimiento del tiempo durante el desarrollo del proyecto, buscando cumplir el plazo previamente establecido. El cumplimiento de plazos es un aspecto al que conviene prestar atención durante el desarrollo de proyectos, ya que es habitual que se produzcan desviaciones sobre el tiempo preestablecido. Satisfacer las necesidades del usuario o cliente
Un proyecto tiene un comienzo y un final determinado y se trata de un conjunto de actividades secuenciadas que se ejecuta una vez de forma excepcional y no de manera repetitiva; es decir, estas actividades que se han realizado en este proyecto van relacionadas con un objetivo o varios objetivos concretos para generar un servicio, un prototipo, etc. Si el resultado es bueno y se convierten en actividades destinadas a que ese servicio o prototipo se transforme en un producto concreto, ya no estaremos hablando de proyecto sino de un proceso de producción cíclico. Por ello, el proyecto es discontinuo porque una vez ejecutado no se repite de manera continuada.
Todo proyecto responde a un diagnóstico previo y a unas necesidades previamente identificadas. Además, este elemento tiene una importancia creciente hoy en día debido a la introducción de la gestión con criterios de calidad en un cada vez mayor Dinamismo y evolución A diferencia de los trabajos continuos, número de organizaciones. que pueden llegar a ser más estables o rutinarios, el proyecto está en constante CARACTERÍSTICAS DE LOS PRO- movimiento y crecimiento y ello requiere un gran dinamismo y agilidad por parte YECTOS de cuantos participan en él. En el proyecEntidad, tamaño y alcance to se suceden hechos imprevistos, se incorUn proyecto es algo importante para la poran nuevos recursos o se retiran los que entidad bien porque requiere inversiones ya hayan cumplido su tarea, se terminan cuantiosas y/o bien porque está encami- fases, se comienzan nuevas, etc. En defininado a producir un resultado de gran en- tiva, se vive una situación de inestabilidad tidad y consecuencias trascendentes para permanente, con frecuentes cambios y con la empresa o para el conjunto de la so- momentos en que se requiere un ritmo de ciedad. actividad casi frenético.
Medios importantes, variados y cambiantes
Los proyectos precisan a lo largo de su ejecución de personas y recursos materiales muy variados y que además participan en el mismo con distinto grado de implicación en cada actividad o fase. Es importante la gestión de estos medios para optimizar su aportación y también los costes asociados.
Discontinuidad 6
Irreversibilidad
A lo largo de la vida del proyecto es necesario tomar muchas decisiones para poder progresar y avanzar. Estas decisiones son generalmente irreversibles o con un grado de irreversibilidad mayor que en una producción rutinaria. En algunos casos es necesario dar marcha atrás a la decisión y esto acarrea importantes perjuicios económicos o retraso en el plazo de ejecución.
Conceptos de Planificación de Proyectos
Figura 1.3. Ciclo de vida del proyecto
Inicio o concepción
Planificación -Ejecución - Contro l
Fuente: Gestión de proyectos
Influencias externas
Cierre
tración y el control. A estas fases en su conjunto se las denomina Ciclo de vida del proyecto. Cada fase del proyecto se considera completa cuando finaliza la producción de entregables, es decir los bienes o servicios verificables que se producen durante el proyecto o que son su resultado.
Para (Lledó, 2007) los ciclos de vida de un proyecto pueden tener varias fases, esto dependerá según el tamaño del emprendimiento, la mayoría comprende cuatro o cinco fases. Pero las fases de cada proyecto en particular tienen similares nombres y requerimientos de entregables, aunque casi todos los proyectos son distintos.
Es frecuente, sobre todo en proyectos de gran envergadura, que estén sometidos a influencias externas ejercidas por el entorno social, político o económico. Estas presiones pueden afectar al resultado del proyecto, aunque técnicamente y en su gestión éste haya sido totalmente co- Todos los proyectos tienen un ciclo de vida, desde su inicio cuando se plantean rrecto. las necesidades que se deben satisfacer, hasta que el proyecto haya logrado todos Riesgo Casi todo proyecto implica riesgos im- sus objetivos y concluye. En la figura 1.3. portantes que es necesario analizar para y 1.4. se puede observar el ciclo de vida prevenirlos y estar preparados para to- característico de un proyecto. Sin embarmar medidas que permitan minimizar el go, cada proyecto en particular podrá impacto. A veces se piensa solo en los tener su propio ciclo de vida, que puede riesgos derivados de las dificultades téc- diferir del presentado en el gráfico nicas, pero hay que tener en cuenta otros factores de riesgo: pérdidas económicas producidas por retrasos, averías, daño a Inicio la imagen de la empresa, consecuencias En esta fase se definen los objetivos del sociales, pérdida de clientes, etc proyecto, las especificaciones técnicas del mismo, el alcance. Por otro lado, se analiza la información asociada a las posibles CICLO DE VIDA DEL PROYECTO actividades y tareas a realizar, es deUn proyecto, al igual que la fabricación cir, se analiza la experiencia previa que de cualquier producto o la prestación de exista sobre proyectos similares. un servicio, pasa por un ciclo de vida o fases de desarrollo e implantación, con el Planificación objeto de hacer más eficiente la adminis- Consiste en analizar los riesgos o problemas potenciales que puedan surgir, defi7
Conceptos Básicos
Figura 1.4. Ciclo de vida del proyecto
Diseño
Ejecución Seguimiento y control
Desviaciones
No
Fin de proyecto Evaluación Cierre Fuente: Planificación y control de proyectos
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Si
Conceptos de Planificación de Proyectos
nir las actividades y tareas a realizar en el proyecto para alcanzar los objetivos, determinar los recursos necesarios y establecer un plan de seguimiento del mismo. Es una fase importante ya que si ajustamos al máximo esta actividad tenemos más garantías de éxito.
Ejecución
Consiste en la puesta en marcha de la planificación realizada en la fase anterior. Esta fase combina la gestión y el trabajo técnico que hay que realizar para alcanzar los objetivos del proyecto.
Seguimiento y control
Es difícil, por no decir imposible, que una planificación se ejecute tal cual se ha establecido, por ello es necesario hacer un seguimiento del grado de realización de las actividades, de los recursos utilizados, de la evolución del presupuesto. Cuanto antes se detecten las desviaciones, antes se podrá actuar y arreglar los problemas. En ese caso, se deberá replanificar e introducir las modificaciones que permitan alcanzar los objetivos.
¿QUÉ ES PLANIFICACIÓN? Para poder desarrollar íntegramente la planificación de un proyecto, es necesario entender bien que es y qué es lo pretende con ese proceso. Según Serpell y Alarcón, “la planificación consiste en determinar lo que se debe hacer, como se debe hacer, que acción debe tomarse, quien es el responsable de ella y por qué”. A su vez, para Russel Ackoff, citado en Serpell y Alarcón, “el futuro no hay que preverlo, sino que crearlo. El objetivo de la planificación debería ser diseñar un futuro deseable e inventar el camino para conseguirlo”. Finalmente, para Eisenhower “los planes no son nada, es la planificación lo que cuenta”. Por lo tanto, la planificación de proyecto es una forma eficaz de agrupar a las personas y recursos físicos necesarios durante un tiempo limitado, de modo que Figura 1.5. Ciclo de Planificación
Evaluación y cierre
Es el momento de hacer balance de los resultados alcanzados, de valorar si se han conseguido los objetivos planteados en el proyecto, y cerrar el proyecto elaborando el informe final y disolviendo el equipo de trabajo
Planificación
Control y toma de decisiones
Ejecución
Seguimiento
Fuente: Planificación y control de proyectos
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Conceptos Básicos
se complete eficientemente un proyecto específico. Ésta se debe emplear en todo el desarrollo del proyecto, desde el comienzo hasta el fin, esto incluye la planificación del diseño, de las adquisiciones y contratación, así como de la ejecución de los trabajos. Donde se debe identificar a los individuos y organizaciones que estén involucrados activamente en un proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución del proyecto y el logro de sus objetivos.
Anticipación
Es prever potenciales dificultades, planear como superarlas y anticipar riegos para que sus efectos puedan ser minimizados.
Programación de recursos
Para un uso óptimo de los recursos disponibles para cada proyecto.
Coordinación y control
La idea es tener una base de datos para coordinar el trabajo de las partes involucradas en el proyecto para predecir y La planificación se lleva a cabo dentro controlar el tiempo, calidad y los costos de un ciclo que se va repitiendo durante del proyecto. todo el desarrollo del proyecto tal como Recopilación de datos se muestra en la figura 1.5. Para formar una base de datos de planificación para su uso en la preparación OBJETIVOS DE LA PLANIFICAde futuros palanes de trabajo en nuevos CIÓN proyectos Teniendo claro el significado de planificación es importante saber cuáles son sus objetivos, que son los siguientes:
Análisis y definición
Es la concepción del trabajo, en que orden y con qué recursos; dividiendo el proyecto y tomando partes del él, donde cada actividad debe ser fácilmente identificada como una porción del trabajo y quedando bajo el control de una persona en particular. 10
Figura 1.6. Ciclo de vida del proyecto
Planificación
Planificación
Control
Control
Fuente: Planificación y control de proyectos
Conceptos de Planificación de Proyectos
Figura 1.7. Actividades de Planificación
Proyecto Actividades Esp Objetivos Restricciones Información Rescursos
Secuencia Ordenamiento
Plan
Duraciones
Programa
Costos
Presupuesto
Fuente: Planificación y control de proyectos
NIVELES DE LA PLANIFICACIÓN La planificación debe comenzar desde arriba hacia abajo, existiendo 3 niveles comúnmente definidos: planificación estratégica, planificación táctica y planificación operacional como se observa en la figura 1.6. La planificación estratégica considera los aspectos globales del proyecto y del enfoque con el que se va a realizar. La planificación táctica o de mediano plazo se preocupa de un nivel más detallado del proyecto y su definición, corresponde a la planificación de actividades específicas requeridas para llevar a cabo el proyecto. Y por último, la planificación operacional o de corto plazo se encarga del detalle de como ejecutar las tareas necesarias para materializar las actividades definidas en los niveles anteriores. Por lo tanto, la planificación es un proceso de descomposición del proyecto en niveles cada vez más detallados.
Por su parte, (Serpell y Alaron, 2001) aclaran que, el control sigue una dirección opuesta a la planificación. Es decir, el control genera información a nivel operacional, la que debe agregarse para generar información de control en los niveles superiores. Cuando se tiene claros los objetivos del proyecto es necesario operacionalizar la planificación al nivel táctico, a través de una serie de pasos o actividades que permiten estructurar el proceso de planificación. Figura 1.7. De esta manera que al identificar las actividades ayudaran a definir las distintas categorías de trabajo que el proyecto requiera para su ejecución. Para ello es necesario considerar toda la información relevante del proyecto. Posteriormente se define la secuencia en que se realizaran y representara un ordenamiento conocido como plan. Lo que llevara a determinar las duraciones de las actividades, de 11
Conceptos Básicos
acuerdo al método de ejecución y a los individuales y del sistema” Figura 1.8. recursos disponibles. Finalmente es posi- (Serpell y Alaron, 2001) ble determinar un presupuesto de proUn ejemplo más amplio de sistema, es la yecto y su evolución en el tiempo. gestión de proyectos, un sistema que usa las funciones indicadas para trasformar los recursos de un proyecto tales como SISTEMAS, PROCESOS Y RIESrecursos humanos, materiales, equipos y GOS DE PLANIFICACIÓN otros en un resultado que se mide geneSerpell y Alaron, 2001, menciona que ralmente en función de su desempeño en en los años 1940-1950 la existencia de costo, plazo, calidad y satisfacción de los un problema fue considera como un va- interesados. Figura 1.9. cío (necesidad) en el entorno y la solución para remover este vacío fue enfo- Por su parte la planificación también cada como un sistema. Por ejemplo, ante cuenta con varios procesos propios y nela necesidad de transporte surge el au- cesarios, siendo los primeros: tomóvil. Y es por eso que la planificación En cuanto a los procesos necesarios o asoentra dentro la perspectiva de sistema, ciados a la planificación, se plantea los debido a que su importancia radica en siguientes: la compresión de que un proyecto es un sistema abierto, con varias interfases que - Planificación de la calidad deben administrarse en forma integrada, - Planificación de la organización de modo de asegurar que se logren los - Asignación de personal objetivos del proyecto. Es a partir de lo - Planificación de la comunicación e inmencionado que surgen herramientas y formación métodos de planificación para logran un - Planificación de adquisiciones objetivo. - Planificación de las solicitudes de ser“Un sistema es un conjunto de objetivos, vicios o productos principio, reglas, etc. Unidos por una in- - Identificación de riesgos teracción ordenada para formar un todo - Cuantificación de riesgos organizado, sujeto a restricciones que limitan las respuestas de los componentes - Desarrollo de respuestas a los riesgos Por otro lado, en un análisis específico, (Uriarte, Figura 1.8. Sistema de Planificación 2020) menciona que la planificación es una técnica cíclica, coordinada e Sistema integral. Entrdas
Fuente: Planificación y control de proyectos
12
Salida
Técnica cíclica
Ya que se convierte en realidad al ejecutarse y, al existir, se evalúa, adapta y se convierte en una nueva planificación.
Conceptos de Planificación de Proyectos
Figura 1.9: Sistema en gestión de proyectos
Entorno Recursos Humanos Materiales Equipos Información Dinero Otros
Sistema de Administración de Proyectos Planificación Organización Dirección Control
Resultados Plazo Costo Calidad Satisfacción
Fuente: Planificación y control de proyectos
- Evento de riesgo: lo que puede ocurrir Que pone en acción diversas maquina- - Incertidumbre del evento: la posibilirias, recursos y herramientas de manera dad de que el evento ocurra simultánea, tanto para su creación como - Ganancia o pérdida potencial: la conpara su ejecución. secuencia de la ocurrencia del evento. Técnica integral Esto es importante porque durante la plaDe asignación de recursos humanos y no nificación, el riesgo y todas las posibles humanos en función del objetivo buscado. implicaciones de este sobre el proyecto En la planificación de proyectos existe un deben ser analizadas y estudiadas minuproceso para manejar el riesgo, que se ciosamente. Porque una buena proporción define como la exposición abierta a la del éxito o fracaso del proyecto depende posibilidad de que ocurran eventos que de como se consideró el riesgo y como afecten en forma adversa o favorable a éste fue integrado en el proyecto por melos objetivos del proyecto, por lo que sur- dio de la planificación gen tres conceptos claves para el riesgo:
Técnica coordinada
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02 ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
02
Conceptos de Planificación de Proyectos
ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN Para desarrollar un plan de ejecución de un proyecto y lograr que éste sea eficaz, es necesario conocer y comprender el proyecto y su entorno de la mejor manera posible. Y su propósito es ayudar al administrador del proyecto a dirigir la ejecución del proceso de materialización de éste y a usar adecuadamente los recursos disponibles por medio del desarrollo de estrategias apropiadas para el logro de los objetivos del proyecto. Para lograr desarrollar un adecuado plan de trabajo es necesario plantearse y contestar las preguntas: qué, cómo, por qué, quién, dónde, cuándo (figura 2.1.) Estas preguntas sirven para definir de manera indirecta las etapas necesario para la preparación de un plan de trabajo, siendo éstas:
Análisis del proyecto
Definición de objetivos
Confirmada la viabilidad del proyecto, el siguiente paso es establecer sus objetivos. Es decir, dar respuesta a una serie de preguntas relacionadas: qué busca la empresa con el proyecto, para qué lo lleva a cabo, dentro de qué valores y principios lo enmarca y qué resultados espera tras su puesta en marcha. Los objetivos ayudan a centralizar toda la información que se genera en torno al plan y, a la vez, guían la toma de decisiones de las personas que están a cargo. Además, una vez ha terminado el proceso, son una buena herramienta para evaluar la eficacia del proyecto.
Identificación de recursos
En esta fase, los encargados del plan establecen las herramientas, instrumentos y medios con los que cuentan para la ejecución del proyecto. Estos medios pueden ser de varios tipos: humanos, económicos, tecnológicos, físicos y virtuales (páginas web, blogs, entre otros recursos digitales). Es una buena técnica para determinar los puntos débiles de un proceso. En la mayoría de los casos, los gestores del proyecto echan mano de un presupuesto o inventario que les permita tener un mejor diagnóstico de los recursos que se podrían emplear.
En esta fase se realiza un diagnóstico de la relación entre el proyecto y el medio al que se dirige, fijando, además, su grado de viabilidad. Es recomendable hacer una división de los factores en áreas del siguiente tipo: económicas, sociales, políticas, tecnológicas o geográficas, entre otras. Si alguna de éstas arroja resultados incompatibles con la naturaleza del proyecto, es preciso introducir las refor- Plan de trabajo mas necesarias. Hechas todas estas valoraciones, el proyecto entra en su fase decisiva: determi 17
Etapas de la planificación
Figura 2.1.: Proceso de definición de proyecto
Quién
Participantes involucrados Iniciadores del proyecto Juzgadores posteriores Otras partes interesadas
Qué
Diseño
Plan basado en actividades
Cómo
Con qué
Recursos asignados
Cuándo
Plan de ejecución en el tiempo
Por qué Motivos utilidades ingresos costo
Otros Motivos
Fuente: Planificación y control de proyectos
nar las fechas, los plazos de ejecución, las labores que se llevarán a cabo y las estrategias que se pondrán en marcha. Un plan de trabajo es, en esencia, la hoja de ruta de un proyecto. Sin embargo, no debe ser una camisa de fuerza para quienes lo elaboren; al contrario, es preciso que se conceda un cierto margen para aquellas eventualidades que se puedan generar durante la ejecución.
Valoración de los resultados
En esta última fase, los gestores deben responder a una pregunta fundamental: ¿se han cumplido los objetivos iniciales? Lo más habitual es que se elabore un documento que recoja las principales conclusiones del proyecto. Todo esto releva la importancia del trabajo en equipo entre diferentes profesionales especializados en distintas áreas que sumen esfuerzos, para identificar, formular, evaluar, negociar y gerenciar proyectos. De ahí la importancia de descubrir su vocación y generar fortalezas competitivas en torno a su conocimiento.
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03 ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
03
Conceptos de Planificación de Proyectos
MÉTODOS Y TIPOS En la planificación de proyectos es importante considerar el tipo de metodología que se vaya a utilizar para organizar un proyecto, se necesita tomar en cuenta cada aspecto (desde el más básico hasta el más complejo) es decir, necesitamos tomar en cuenta todos los procesos o acciones que se vayan a realizar sin dejar de lado los tiempos de retrasos y los tiempos de holgura para poder tener una noción mucho más clara del tiempo límite en el cual se efectuara el proyecto. Una vez que tomamos en cuenta lo anteriormente mencionado podemos pasar a ver algunos tipos de métodos que se utilizan con más frecuencia a la hora de planificar un proyecto.
MAPAS CONCEPTUALES Un mapa conceptual, también conocido como mapa mental, recoge de manera interrelacionada todos los conceptos asociados a un concepto principal. El método de trabajo con estos mapas consiste en establecer una idea principal en el centro del diagrama y comenzará construir hacia fuera generando una estructura creciente.
en un principio no se habían contemplado, resultando un elemento que facilita la creatividad por asociación. Su alrededor con los conceptos asociados. En definitiva, se trata de una herramienta que ayuda a ordenar las ideas que van surgiendo como una tormenta de ideas; de esta manera, se van volcando las ideas, pero en lugar de estar aisladas se relacionan unas con otras. El objetivo es ir ordenando los pensamientos alrededor de un concepto central y generar nuevas relaciones no previstas. Características esenciales de los mapas conceptuales son: El concepto principal está en el centro del mapa de forma destacada. Los conceptos secundarios salen como ramificaciones del centro y, a su vez, los conceptos relacionados con estos también van formando nuevas ramificaciones. Es un conjunto de nodos que simula un bloque neuronal. (Figura 3.1.) Algunas reglas para la generación de mapas mentales: Organización: los conceptos se ordenan conectados a una idea principal; a su vez estos conceptos van creando nuevos núcleos con ramificaciones.
Palabras clave: es mejor utilizar palabras clave que oraciones o párrafos; es La construcción de este tipo de mapas más sencillo recordar una palabra que permite ir generando asociaciones que una frase. Además, deberemos destacar 21
Métodos y tipos de planificación Figura 3.1. Sistema en gestión de proyectos
Fuente: Elaboración propia
estas palabras de alguna manera para nombre de cronograma. Es muy útil para que resalten en el mapa. representar la programación del proyecto y realizar el seguimiento posterior. PerUtilizar colores o formas: para destacar mite visualizar de manera rápida cuándo las palabras centrales o clave se reco- debe comenzar y terminar una actividad, mienda utilizar colores o formas que las qué actividades deben estar en marcha y resalten. Será así más fácil recordar el cuáles han terminado. Para la realización mapa que si lo hacemos en blanco y ne- de estos gráficos es necesario conocer gro. El color estimula la memoria, la crea- la siguiente información: Actividades del tividad y la motivación. proyecto (si estas actividades están jeVentajas de los mapas mentales: Se rarquizadas también deberemos conocer recogen sólo aquellas ideas o conceptos esta clasificación). La duración de cada que son interesantes obviando otros no actividad. directamente relacionados. Al estar el La relación entre las distintas actividades, mapa categorizado se ahorra tiempo en es decir, cuál empieza primero y cuál le la búsqueda de conceptos y en la revisión sigue, si hay actividades simultáneas, acde las notas realizadas. Se crean asocia- tividades que terminan a la vez cuando ciones claras que facilitan la comprensión hay que establecer la relación de depeny el aprendizaje duradero ya que el ce- dencia entre actividades se deben tener rebro acepta de manera más fácil este en cuenta los siguientes factores: tipo de diagramas. - Que algunas actividades necesiten, para realizarlas, resultados de otras acDIAGRAMA DE GANTT tividades que habrán debido comenzar Es sin duda el tipo de gráfico más uti- antes. En muchos casos una actividad no lizado en la gestión y planificación de podrá dar comienzo hasta que otra (u los proyectos. Es conocido también por el otras) finalicen. 22
Conceptos de Planificación de Proyectos
- Que para ejecutar algunas actividades se precisen recursos que hayan de ser compartidos con otras actividades (incluso de otros proyectos). - Que para abaratar costes sea recomendable ejecutar unas actividades después de otras. Tipos de actividades o tareas Podemos encontrar distintos tipos de tareas en base a su funcionalidad: Tareas operativas: son las que representan las tareas que hay que ejecutar durante el proyecto, lo que se puede considerar actividad ordinaria. Tareas paraguas: también conocidas como tareas resumen. Son aquéllas que representan una fase y que engloban a otras tareas. Hitos: son, normalmente, aquellas tareas que sirven para establecer puntos de control y cuya duración es 0. Su función es la de resaltar aquel punto del diagrama que contempla un control de actividad, una entrega de documentación o algún elemento cuyo control sea importante o vital para el proyecto.
Tareas repetitivas: aquéllas que se repiten con cierta periodicidad a lo largo del proyecto. Por ejemplo, una reunión semanal para seguimiento del proyecto. ¿Cómo se representan? En el eje horizontal se representa un calendario y en el vertical una lista de tareas. Cada tarea se representa mediante una barra o rectángulo que tiene el lado izquierdo en la fecha de comienzo de la actividad y el derecho en la fecha final, siendo la longitud de la barra la que representa la duración de la actividad. Dependiendo del tipo de tarea que sea, es interesante darle una forma, color o trazo distinto para que se pueda identificar rápidamente de manera visual, como se observa en la figura 3.2.
Figura 3.2. Diagrama de Gantt
Fuente: Elaboración propia
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Métodos y tipos de planificación
Figura 3.3. Diagrama de Pert
Fuente: https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/diagrama-de-pert
DIAGRAMA DE PERT Desarrollado por la Special Projects Office de la Armada de EE.UU. a finales de los 50s para el programa de I+D que condujo a la construcción de los misiles balísticos Polaris. Está orientada a los sucesos o eventos, y se ha utilizado típicamente en proyectos de I+D en los que el tiempo de duración de las actividades es una incertidumbre. Dado que las estimaciones de duración comportan incertidumbre se estudian las distribuciones de probabilidad de las duraciones. Con un diagrama PERT se obtiene un conocimiento preciso de la secuencia necesaria, o planificada para la ejecución de cada actividad y utilización de diagramas de red.
a, la pesimista b y la normal m (figura 3.3.); suponiendo una distribución beta, la duración más probable: t = (a + 4m + b) / 6. Generalmente se denominan técnicas PERT al conjunto de modelos abstractos para la programación y análisis de proyectos de ingeniería. Estas técnicas nos ayudan a programar un proyecto con el coste mínimo y la duración más adecuada. Están especialmente difundidas el PERT y el CPM. Aplicación de las técnicas PERT: * Determinar las actividades necesarias y cuando lo son. * Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto.
* Buscar las ligaduras temporales entre Se trata de un método muy orientado al actividades del proyecto. plazo de ejecución, con poca consideración hacia al coste. Se suponen tres du- * Identificar las actividades críticas, es deraciones para cada suceso, la optimista cir, aquellas cuyo retraso en la ejecución 24
Conceptos de Planificación de Proyectos
supone un retraso del proyecto completo. actividades se representan con flechas que se conectan con nodos para mostrar * Identificar el camino crítico, que es aquel las dependencias (figura 3.4.) formado por la secuencia de actividades Se trata de un gráfico de Gantt en el que críticas del proyecto. aparecen las dependencias entre activi* Detectar y cuantificar las holguras de dades y los recursos implicados en cada las actividades no críticas, es decir, el una de ellas. Permite de esta forma tetiempo que pueden retrasarse (en su co- ner una idea más real del proyecto que mienzo o finalización) sin que el proyecto la que obteníamos con el diagrama de se vea retrasado por ello. Gantt que mostrábamos anteriormente. * Si se está fuera de tiempo durante la ejecución del proyecto, señala las activi- MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO dades que hay que forzar. * Nos da un proyecto de coste mínimo. Se basa en la utilización de una red en la que figuran las actividades en los nodos y los arcos representan demoras de tiempo entre los puntos (comienzo o fin de nodo) que unen, a la vez que muestran las dependencias. Permiten reflejar distintas relaciones de precedencia entre tareas.
CPM (RUTA CRÍTICA)
El camino crítico en un proyecto es la sucesión de actividades que dan lugar al máximo tiempo acumulativo. Determina el tiempo más corto que podemos tardar en hacer el proyecto si se dispone de todos los recursos necesarios.
Es necesario conocer la duración de las actividades. Este concepto es utilizado ADM (ARROW DIAGRAMMING por dos métodos: · Método del tiempo estimado (CPM) La duración de una acMETHOD) tividad es la más probable de duración. Está orientada a las actividades, y se Tiempo que se emplearía en condiciones aplica en la industria de la construcción, normales (m). Situación determinista. en la que de forma habitual el tiempo de cada actividad es muy controlable. Las Figura 3.4. ADM (Arrow Diagramming Method)
2 4
1
3 Fuente: https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/diagrama-de-pert
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Métodos y tipos de planificación
Figura 3.5. Ruta Crítica y Holgura tareas del proyecto
B
nodos
A
Inicio
C
E
Fin
D Suma de actividades
B A
Tiempo más alto
C
Referencias Holgura
E
D Resta de actividades
Ruta crítica
ES LF EF LS
ES y EF LF y LS
Se suman
Se restan
ES= Tiempo d e inicio temprana EF= Tiempo de terminación temprana LF= Tiempo de terminación más lejana LF= T iempo d e inicio mas lejano H= Holgura
Fuente: Elaboración propia
· Método del tiempo esperado (PERT) en el grafo encima Determinación probabilística de los tiempos esperados (Te), en función de o debajo de cada flecha. los siguientes tiempos: 1. Calcular las fechas “early” -fecha mínima de comienzo de la actio Duración más corta (a) vidad, MIC del suceso anterior- y o Duración más larga (b) “last” -fecha mínima de comienzo de la actividad, MAC del suceso o Duración más probable (m) (el mismo que en CPM) posterior- de las distintas actividades que configuran el proyecto. o Duración esperada: Te = (a + 4m + (calcular el MIC y el MAC de todos b) / 6 Cálculo del camino crítico 1. Callos sucesos del proyecto). cular Te 3. Cálculo de las holguras. ó m según el método empleado para cada actividad (Figura 3.5.). Se coloca 4. Identificación del camino crítico. 26
Conceptos de Planificación de Proyectos
HOLGURAS La holgura de una actividad es el margen suplementario de tiempo que tenemos para determinar esa actividad. Las actividades críticas no tienen holgura. Holgura de un suceso “Hs”: Hs = MAC del suceso – MIC del suceso Holgura total de una actividad “Ht”: Ht = MAC del s.p. – MIC del s.a. – duración tarea Margen suplementario de tiempo de esa actividad sin que se altere el MIC de ninguna actividad crítica. Holgura libre de una“Hi”: HI = MIC del s.p. – MIC del s.a. – duración tarea Margen suplementario de tiempo para esa actividad sin que se altere el MIC de cualquier actividad. Holgura independiente “Hi”: Hi = MIC del s.p. – MAC del s.a. – duración tarea Margen suplementario de tiempo que existe en una actividad si las actividades precedentes terminaran lo más tarde posible, y las actividades posteriores empezaran lo antes posible. Actividades críticas Una actividad es crítica cuando no se puede cambiar sus instantes de comienzo y finalización sin modificar la duración total del proyecto. La concatenación de actividades críticas es el camino crítico. En una actividad crítica la fecha “early” coincide con la más tardía de comienzo, y la fecha más temprana de finalización coincide con la fecha “last” de la actividad. La holgura total es 0. 27
Métodos y tipos de planificación
Figura3.6. Tipos de Proyectos Según... El grado de dificultad que extraña su consecución
El sector
Su orientación
El ámbito
La procedencia del capital
El grado de experimentación del proyecto y sus objetivos
Su área de influencia
Fuente: Elaboración Propia
su totalidad con fondos públicos o que provengan de instituciones gubernaCuando se habla de proyectos siempre es mentales. necesario especificar algo más que per- - Proyectos privados: Sus aportes promita encuadrar el área o sector donde vienen exclusivamente de la inciativa sus competencias se desarrollarán. Existen privada o de empresas con capital una gran variedad de tipos de proyectos particular. (Figura 3.6.), dentro de los cuales se en- Proyectos mixtos: Combinan las dos cuentran: formas de financiación: la pública o Según el grado de dificultad que extrade entidades estatales y la privada.
TIPOS DE PROYECTOS
ña su consecución:
- Proyectos simples: Aquellos cuyas tareas no tienen demasiada complejidad y que se pueden realizar en un tiempo relativamente corto. - Proyectos complejos: Son los que demandan mayor planificación o cuyas tareas son numerosas y requieren de una organización distinta a la de un proyecto simple.
Según el grado de experimentación del proyecto y sus objetivos:
- Proyectos experimentales: Son los que exploran áreas o campos en los que hasta el momento nadie ha realizado aportes o cuya consecución supone una apuesta por algo inédito o novedoso. - Proyectos normalizados: Tienen una serie de normas o parámetros Según la procedencia del capital: que van marcando las fases de ejecu- Proyectos públicos: Se financian en ción y monitorización. 28
Conceptos de Planificación de Proyectos
Según el sector:
- Proyectos de construcción: Suponen la puesta en marcha de una obra de tipo civil o arquitectónico. - Proyectos de energía: Se basan en el aprovechamiento y el uso de la energía o en el hallazgo de nuevas formas de producirla. - Proyectos de minería: Consisten en la extracción de minerales, productos o materias primas que se hallan en la naturaleza. - Proyectos de transformación: Se ejecutan en un escenario con el objetivo de generar una transformación de sus condiciones y características. - Proyectos de medioambiente: Van orientados al fomento de prácticas para el cuidado y la preservación de los recursos naturales y el equilibrio del planeta. - Proyectos industriales: Aquellos que pretenden impulsar la industria en cualquiera de sus sectores a través de la elaboración de un producto o servicio. - Proyectos de servicios: En este caso se trata de proporcionar bienes inmateriales a un tercero. - Proyectos de banca o finanzas: Se orientan a la gestión en el campo de la banca o a las inversiones de capital. Por ejemplo, cuando una empresa compra las acciones en busca de un aumento de sus beneficios.
-
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serie de elementos, en función de la especialidad. Proyectos económicos: Se enfocan en temas monetarios o en actividades que reporten alguna oportunidad para las empresas. Proyectos fiscales: Son aquellos que se relacionan con temas como las leyes, los procedimientos y reglamentos de la hacienda pública. Son propios del sector público y de entidades con facultades regulatorias. Proyectos legales: Apuntan a la redacción y puesta en marcha de leyes en un determinado contexto, por localidad. Proyectos artísticos: Buscan el impulso de iniciativas relacionas con las artes plásticas, la arquitectura, literatura, la escultura, etc. Proyectos tecnológicos: Llevan a cabo iniciativas que tienen como principal objeto la producción de un bien que suponga una mejora en áreas o regiones específicas. El acceso a internet en países con escaso desarrollo ejemplo de este tipo de proyectos.
Según su orientación:
- Proyectos productivos: Orientados a promover la producción de bienes, servicios o productos con un determinado objetivo - Proyectos educativos: Se focalizan en el área de la educación - Proyectos sociales: Apuntan a la meSegún el ámbito: jora de la calidad de vida de una re- Proyectos de ingeniería: Son aquellos gión, país o localidad dirigidos al diseño y elaboración de - Proyectos comunitarios: Son similaherramientas técnicas y tecnológicas, res a los proyectos sociales maquinaria de uso industrial, y otra 29
Métodos y tipos de planificación
ta a ciertas comunidades, localidades, - Proyectos de investigación: Todo pueblos o comarcas. aquel que disponga de medios a grupos de trabajo focalizados en la in- - Proyectos nacionales: Se implementan a lo largo y ancho de un territodagación. rio o país. Son propios de sistemas de gobierno centralistas en los que se Según su área de influencia: marcan unas directrices desde la ad- Proyectos supranacionales: Se imministración y el resto de territorios la plementan en grandes regiones, que adoptan. por lo general superan las fronteras - Proyectos regionales: Su nivel de innacionales y continentales. cidencia es mayor que la de un pro- Proyectos internacionales: Son proyecto local, pero a la vez menor que yectos que comparten dos o más paída uno nacional. ses. - Proyectos locales: Su alcance se limi-
30
04 MARCO TEMPORAL
04
Conceptos de Planificación de Proyectos
¿QUÉ ES UN MARCO TEMPORAL?
¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE UN MARCO TEMPORAL?
Un marco temporal es el tiempo y contexto temporal en el cual se desarrollan diferentes tipos de actividades o acciones. Nos permite comprender el tiempo dentro del cual se realiza un conjunto de actividades o acciones.
Un marco temporal tiene importancia en un sentido de saber entender el tiempo o el contexto en el cual se desarrollará o desarrolla un proyecto, se necesitan entender los tiempos del proyecto y cuán importante es cada uno de estos para poder cumplir con un proyecto en un tiemPodemos definir en un marco temporal a po determinado al mismo tiempo por el que periodo corresponde la información marco temporal. que se utilizara en un análisis y sobre el cual se va a construir un conocimiento (Fi- La importancia de enlazar las tareas. gura 4.1.) Dentro de un marco temporal existen diferentes elementos de gran importancia a la hora de poder hacer que el tiempo Figura 4.1. Marco Temporal
Fuente: Elaboración propia 33
Marco temporal
estimado que se haya planteado dentro das de forma enlazada, simplemente por del marco temporal para que el proyecto el hecho de que si primero pusiéramos el termine de forma completa se cumpla. sócalo en el muro luego a la hora de pintarlo tendríamos que sacar nuevamente Entre estos elementos uno de los más im- el sócalo lo cual nos haría perder tiempo portantes es el de poder realizar las ta- y se alejaría del tiempo estimado proreas de forma entrelazada y continua, puesto en nuestro marco temporal. es decir que se necesita que cada tarea vaya enlazada de forma casi reacciona- Por otro lado las estrategias que se deterria a la que le sigue (que en cada caso minen en el marco temporal dependen de guarda cierta conciencia con la anterior). los objetivos que se planteen y los cuales deben ser realistas, por ejemplo si nosoSi ponemos un ejemplo podríamos consi- tros quisiéramos terminar de pintar todos derar en la ejecución de un espacio inte- los muros de una casa de unos 15 espacios rior primeramente por ejemplo si vamos a en 1 día este sería un objetivo irreal ya pintar un muro sea cual sea su dimensión que los tiempos estimados del secado del primero sellar el muro para evitar fugas impermeabilizante o de la pintura misma de humedad o por otras causas para lue- llevan un cierto tiempo hasta que estén go proceder a pintar el muro es así que totalmente secos, por otro lado influiría aquí tenemos un ejemplo claro de cómo también el personal de trabajo que vaya las tareas van entrelazadas, por ejemplo: a efectuar este proceso, mientras más 1. Sellar muro con algún impermeabili- personal de trabajo se tenga más rápido se podría avanzar pero el problema zante en ese sentido es la eficiencia y eficacia 2. pintar el muro del color que se desee del trabajo hecho, que si al terminar este 3. colocar zócalos u otros elementos de- no está bien hecho puede que nuevamente nos haga perder tiempo. En conclusión corativos. debemos plantearnos objetivos más reAquí surge la pregunta de por qué es tan alistas a la hora de calcular los tiempos importante que las tareas sean realizade ejecución en un proyecto para así poder obtener un resultado eficaz y eficiente. También podemos calcular cuánto tiempo tarda la mano de obra en realizar un trabajo con un simple cálculo. Para eso debemos saber cuál es su rendimiento en el trabajo que se 34
Conceptos de Planificación de Proyectos
asigna por hora y calcularlo por el total de trabajo a realizar. Por otro lado también se deben considerar los materiales y técnicas que se vayan a utilizar en el proceso de ejecución del proyecto por ejemplo si vamos a construir un muro, este puede ser hecho de ladrillo de forma tradicional o de sistema de muro en seco la diferencia entre estos dos son los tiempos de ejecución el dry Wall tardaría mucho menos que el muro de ladrillo tradicional y nos ahorraría mucho tiempo en la ejecución sin embargo es menos resistente,
medio en el tiempo de ejecución de construcciones en acero entre 40% a 50% comparado con los métodos constructivos convencionales., reduciendo considerablemente la inversión a realizar en el Otro sistema que es muy eficiente y de proyecto. corta ejecución es el sistema de muros de -periódico la república Colombia miércoplastoform o poliestireno expandido re- les, 7 de noviembre de 2018 “ventajas vestido de cemento, este es un sistema de en costo y tiempo de usar acero en sus rápida ejecución y resistente se podría construcciones” decir que se construye de tal forma que llega a ser una estructura monolítica. El tiempo de construcción no solo se reduce en pequeña cantidad al implementar este tipo de construcciones con base de acero si no en gran cantidad. Actualmente, una obra con un área de 1.500 m2 en concreto tarda en promedio tres semanas \ piso y por lo general nunca está finalizada en el cronograma establecido al inicio de su elaboración. Esto por motivos como desorganización, problemas con los insumos, falta de personal capacitado, errores en la construcción, entre otros. En general se estima una disminución pro35
05 ORDEN Y ORGANIZACIÓN
05
Conceptos de Planificación de Proyectos
Proyectos con un equipo humano dedicado. Es el jefe de proyecto quien coordina La organización permite aprovechar nue- completamente al proyecto. (Figura 5.2.) vas oportunidades que brinda el campo de planificación, también mejora el Matricial soporte desde el punto de vista de los Los dos tipos de organizaciones anterioproyectos y da nuevas oportunidades, res son los dos extremos. Lo habitual es maximiza las capacidades creativas e in- una situación intermedia, organización novadoras de la organización, mejora el matricial (Figura 5.3.), en la que coexisten rendimiento tanto individualmente como los Directores Funcionales y un Departaen el trabajo en equipo. mento de Gestión de Proyectos (Oficina Existe una serie de pasos que siguen un de Proyectos). orden regular definitivo con un propósito, El jefe de proyecto será el coordinador, el cual debe ser planificado por la perso- pero deberá asegurarse el adecuado na involucrada. soporte de los directores funcionales. Los empleados están al cargo del Jefe de Existen tres tipos de organizaciones: Proyecto de forma temporal, pero siguen
ORDEN Y ORGANIZACIÓN
Funcional
En este tipo de organización el equipo de trabajo está formado por un grupo interdisciplinario, coordinado por el grupo de los Directores Funcionales involucrados en el proyecto. (Figura 5.1.)
Por proyecto o proyectizada En la organización de proyectos existe una estructura diseñada por proyectos en la que solo existen Directores de 39
Orden y organización
Figura 5.1. Organización Funcional
GERENTE DIRECTOR FUNCIONAL 2 COORDINACIÓN
DIRECTOR FUNCIONAL 3 COORDINACIÓN
Empleado 1.1
Empleado 2.1
Empleado 3.1
Empleado 1.2 Actividad
Empleado 2.2 Actividad
Empleado 3.2 Actividad
Empleado 1.3
Empleado 2.3
Empleado 3.3
DIRECTOR FUNCIONAL 1 COORDINACIÓN
Fuente: Introducción a la Gestión de Proyectos
GERENTE DIRECTOR FUNCIONAL 1 COORDINACIÓN
DIRECTOR FUNCIONAL 2
DIRECTOR FUNCIONAL 3
Empleado 1.1 Actividad
Empleado 2.1
Empleado 3.1
Empleado 2.2
Empleado 3.2
Empleado 1.3 Actividad
Empleado 2.3
Empleado 3.3
Empleado 1.2 Actividad
Fuente: Introducción a la Gestión de Proyectos Figura 5.3. Organización Matricial
GERENTE DIRECTOR FUNCIONAL 1 Empleado 1.1 Actividad
Empleado 1.2 Actividad Empleado 1.3
DIRECTOR FUNCIONAL 2
DIRECTOR FUNCIONAL 3
Empleado 2.1
Empleado 3.1
Empleado 2.2 Actividad
Empleado 3.2
Empleado 2.3 Actividad
Empleado 3.3 Actividad
Fuente: Introducción a la Gestión de Proyectos
40
DIRECTOR DE PROGRAMAS
Director de Proyectos 1 Director de Proyectos 2 Director de Proyectos 3 Coordinación
Conceptos de Planificación de Proyectos
dependiendo de sus Directores Funciona- Que debe tener un alto impacto en el deles. sarrollo de las organizaciones y la socieEl tipo de organización elegido depen- dad y, por lo tanto, deben ser realizados derá del sector de negocios o del tipo de de la forma más eficiente y efectiva pocompañía, del tipo de proyecto y de su sible de modo de aprovechar al máximo complejidad, de la importancia del pro- los recursos disponibles para ello. yecto frente a la estrategia de la com- Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa pañía. o cualquier otra organización, que incluye Un proyecto podría considerarse como un las estructuras departamentales y, en alesfuerzo temporal que se realiza para gunos casos, las personas que las dirigen, crear un producto o servicio único. Y por hacen un esquema sobre las relaciones jetemporal se refiere a que cada proyec- rárquicas y competenciales de vigor. to tiene un punto de inicio y final y que es único porque será distinto a cualquier ORGANIZACIÓN todo producto o servicio. Loa proyectos se diferencian de las actividades rutinarias que realizan las organizaciones constantemente. Por ello, los proyectos tienen ciertas características que deben ser reconocidas para lograr una administración apropiada de los mismos, y algunas características son: 1. Los proyectos están asociados a esfuerzos de cambio 2. Proyecto no es sinónimo del “producto” del proyecto, sino que corresponde al “proceso” para obtener dicho resultado 3. Los proyectos están compuestos de actividades, las que se deben realizar en una cierta secuencia 4. Involucra múltiples recursos 5. Productos únicos, no repetitivos, temporales, con un inicio y término definidos. 6. Involucra incertidumbre y riesgo 7. Ciclo de vida definido, donde el plazo es una meta fundamental. 8. Interdependencia con las otras actividades de la empresa y con el entorno.
Este término evoca la idea de orden, método o sistema, y como tal presenta ciertas características, a saber: objetivos y metas bien definidas; estructuras clarificadas; funciones, tareas y responsabilidades bien definidas; actividades coordina - das; y calendarización. Luego que se ha planificado, es necesario ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros del centro escolar, para así lograr los objetivos y metas planificadas, actividades que corresponden al proceso denominado Organización. Al interior de la educación, la organización tiene como objetivo específico la educación de los escolares a través del proceso de enseñanza-aprendizaje, ello con una acertada adecuación de los elementos integrantes del centro; esto es que, el centro educativo constituye un marco para el desarrollo del currículo, el aprendizaje de los alumnos y la actividad docente; y este marco está conformado por varios elementos que, en su conjunto, generan las condiciones organizati41
Orden y organización
vas en las que se llevaran a cabo los procesos curriculares y de enseñanza, los que influirán en la actividad docente y en el aprendizaje de los discentes. La Organización es colar tiene que ver con elementos como: la asignación de responsabilidades, comisiones docentes, funcionamiento del Consejo Técnico Escolar y demás órganos de apoyo, convenios y acuerdos establecidos para regular la convivencia al interior del plantel formas en que se organizan, controlan y evalúan los recursos humanos, mate- riales financieros y diversos, la administración y el uso del tiempo de las personas y las jornadas escolares, la información que las escuelas generan acerca del desempeño de los alumnos, así como los vínculos y relaciones que la escuela tiene con la supervisión escolar y otras instancias
OTROS TIPOS DE ORGANIZACIÓN La organización como estructura, y sus elementos.
El proceso de Organización descansa sobre dos grandes ejes: estructura y proceso. La Estructura está conformada por la organización formal, y establecida desde la legislación, Normativas y procedimientos prescritos; y su objeto es diseñar y planificar los distintos elementos de la escuela de acuerdo al fin que pretende. El contenido de la Organización Escolar, en lo referente a la estructura, abarca aspectos como: organigrama, jerarquía, órganos, instrumentos, normativa, funciones y tareas, servicios y procedimientos.
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La organización como proceso, y sus elementos.
Se debe recordar que la Organización descansa sobre dos grandes ejes: estructura y proceso. El Proceso constituye la esencia de la organización. Es lo que da vida a la estructura; regula la vida de la organización y le da estilo propio; y su papel lo definen los miembros de la organización en cuanto a grupo. Desde la perspectiva de proceso, la Organización tiene como objeto el encauzar las situaciones y resolver los problemas que en el devenir de la práctica diaria se vayan presentando en el centro. En este punto, el proceso trata cuestiones como: liderazgo, disciplina y convivencia, participación, autonomía, responsabilidad, eficacia, control, formación y cambio. El proceso es la vivencia de la estructura.
Estructuras organizativas de un centro educativo.
La Organización Escolar se ocupa preferentemente del diseño y desarrollo de la estructura y proceso organizativo de
Conceptos de Planificación de Proyectos
los centros de educación, para que éstos lleven a cabo con la máxima eficacia las funciones que les son propias y que sus clientes demandan. Todo ello ha de apoyarse en: una definición clara de los fines y objetivos que se pretende alcanzar, y una formulación precisa de las soluciones organizativas y técnicas que permitan alcanzarlos. Ciertos elementos, como los materiales (espacio/recursos); personales (actores educativos), formales
y funcionales (gobiernos, horario; evaluaciones, etc.), y auxiliares y complementarios (interrelaciones de la comunidad educativa), al ser conformados en una estructura organizacional dan origen a lo que es el centro escolar; y este último se organiza típicamente en 3 estructuras orgánicas: órganos de gobierno, órganos de representación y órganos de coordinación docente. Carrión, I. R. (2010). Guía para la elab
43
CONCLUSIÓN
La planificación determina que las metas y objetivos sean cumplidos y posiblemente cuantificados de acuerdo a los distintos campos y actividades de los proyectos, todos ellos hacia una meta que se quiere conseguir. La planificación reduce distintos riesgos debido al orden y organización que existe en el proceso, coordinación y control. Los tipos y métodos hacen el proceso de planificación mucho más eficiente debido a que se siguen parámetros establecidos en cada uno de ellos. Los organizadores y diagramas permiten un mejor método dentro de la planificación, logrando cumplir objetivos y metas planteadas.
BIBLIOGRAFÍA Carrión, I. R. (2010). Guía para la elaboracion de proyectos. País Vasco: Tresdetres. Gómez, R. D. (23 de octubre de 2020). Salud Pública virtual. Obtenido de Manual de Gestion de Proyectos: http://saludpublicavirtual.udea.edu.co/eva/ pluginfile.php/6117/mod_resource/content/2/Manual%20de%20gesti%C3%B3n%20de%20proyectos.pdf Lledó, P. (2007). Gestión de proyectos; Cómo dirigir proyectos exitosos, coordinar los recursos humanos y administrar los riesgos. Buenos Aires: Pearson Education SA. Miranda, J. J. (2005). Gestión de Proyectos. Bogotá: MM Editores. Oggioni, E. (2005). Proceso de desarrollo de Proyectos Arquitectonicos. Bogota: Programa Editorial Universidad del VAlle. Serpell y Alaron, A. S. (2001). Planificación y Control de Proyectos. Santiago de Chile: Salesianos Impresores SA. Uriarte, J. (25 de 10 de 2020). Caracteristicas.com. Obtenido de https://www.caracteristicas.co/planificacion/#ixzz6cCD5jCjW Hinojosa, María (03 de 2003) Diagrama de Gantt y Pert. Obtenido de http://www. colegio-isma.com.ar/Secundaria/Apuntes/Mercantil/4%20Mer/Administracion/Diagrama%20de%20Gantt.pdf
Universidad Privada del Valle Facultad de Arquitectura y Urbanism o
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LLE VA
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Carrera de Diseño de Interiore s
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Planificación de Proyectos