KSK & Versicherung
Steuern & Recht
Der schöne Alltag
Nicolas Uphaus
et cetera
Die Gründung
Frei
Selbstständig arbeiten als Designer
Die Vorbereitung
Augen auf – und los! Frei – das sind Sie als selbstständiger Designer in Ihrer Arbeit und in der Wahl von Zeit und Ort. Frei sind Sie aber auch von sichernden Strukturen, von finanzieller Kontinuität und einem durchgeplanten Leben. Das könnte genau das Richtige für Sie sein? Dann möchte ich Sie mit diesem Buch bestmöglich dabei unterstützen. Es soll Ihnen viel Raum für Ihre eigentliche Liebe, die Gestaltung, schaffen und eine gelingende Auseinandersetzung mit Vor schriften, Zahlen, Gesetzen und organisatorischen Herausfor derungen ermöglichen. Das Buch soll Ihnen helfen, gleich zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit Strukturen zu schaffen, die Ihnen Sicherheit geben und Geld, Zeit und Nerven sparen. Viele Designer arbeiten in erster Linie, weil Sie gestalten wol len und nicht, um Geld zu verdienen. Diese Motivation ist ein großes Geschenk, denn sie erlaubt es Ihnen, einen Sinn und ein Ziel in Ihrer Arbeit zu sehen und Ihre ganz eigene Definition von Erfolg zu schaffen. Da Sie jedoch in unserer Gesellschaft nur schwer um die Themen Geld und Wirtschaftlichkeit herumkom men, finden Sie in diesem Buch viele wichtige Informationen, um eine organisatorische oder finanzielle Schieflage zu vermeiden. Das Buch können Sie auf zwei verschiedene Weisen nutzen: Stehen Sie noch am Anfang Ihres Berufslebens und Ihrer Selbst ständigkeit, dann lesen Sie es einfach von vorn nach hinten – es begleitet Sie Schritt für Schritt durch die Gründungsphase und in die selbstständige Arbeit. Stehen Sie schon mitten in der Selbstständigkeit oder haben einige Berufserfahrung, dann können Sie es als Nachschlage werk nutzen, um bestimmte Themen zu vertiefen oder zu aktua lisieren. Das Buch ist in sechs große Abschnitte unterteilt, die
4
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Die Vorbereitung Die Gründung Der schöne Alltag Steuern & Recht KSK & Versicherung
et cetera
Ihnen die Orientierung zusätzlich erleichtern sollen. Alle Hinweise und Ratschläge im Buch basieren auf langjähriger Erfahrung und stammen direkt aus dem Designeralltag. Ich beschreibe hier keine Idealzustände oder Planspiele, sondern berichte aus der Praxis und gebe Hinweise, die in der Realität überprüft sind und sich bewährt haben. Zudem fließen Antwor ten auf typische Fragen und Problemstellungen ein, wie sie in meinen Seminaren zur Selbstständigkeit an mich herangetragen wurden. Grundsätzlich habe ich versucht, in einer gewissen Neu tralität zu schreiben, sodass Sie Ihren eigenen Weg und Ihre eigene Vorgehensweise festlegen können. Ich wünsche Ihnen, dass Sie die für sich optimalen Lösungen finden und umsetzen. Alle Texte, Checklisten und Infografiken sind nur für dieses Buch entstanden und auf die Bedürfnisse von Designern zuge schnitten. Das Ganze so schlank wie möglich und so umfang reich wie nötig. (Für alle Zahlen gilt: Sie können sich ändern. Ins besondere in Steuerfragen sollten Sie also immer selbst die aktuellen Zahlen überprüfen.) Selbstverständlich kann das Buch nicht für alle Fälle eine umfassende und abschließende Antwort geben, dies würde den Umfang bei Weitem sprengen. Wichtig war mir, dass alle relevanten Themen angesprochen sind und in einer Sprache beschrieben werden, die Ihnen verständliche Orientierung und Hilfe bietet. Bei Detailfragen werden Sie in fast allen Fällen online, in speziellen Büchern oder bei Experten eine ausführli che Antwort finden. Das Buch kann eine persönliche Beratung zu Recht, Steuern oder Versicherungen nicht ersetzen. Noch ein kleiner Hinweis: Liebe Designerinnen, im Buch ist durchgehend die männliche Form benutzt, zugunsten einer besseren Lesbarkeit und eines übersichtlicheren Schriftbildes habe ich auf eine durchgehende Verwendung der männlichen
und weiblichen Form verzichtet. Ich hoffe, in allen Beispielen und in den Interviews wird deutlich, dass Designerinnen und Designer die Branche gleichermaßen prägen. Und eine Bitte: Ich verstehe dieses Buch als aktiven Beitrag zur Professionalisierung der Designbranche, wenn es Ihnen also gefällt und helfen konnte – empfehlen Sie es weiter. Und wenn Sie Wünsche, Kritik oder Anregungen haben – lassen Sie es uns wissen! Doch jetzt geht es los: Ich wünsche Ihnen viel Mut, Freude und Tatendrang für Ihren Sprung in die Selbstständigkeit! NICOLAS UPHAUS
6
020 021 022 022
2 Wichtige Grundlagen
027
032
Spezialisierung und Portfolio Durch die Kundenbrille Brauche ich für mein Business einen Plan? Bestandteile eines Businessplans Gut organisiert – früh Grundlagen schaffen
037
Interview Ariane Spanier Ariane Spanier Design
028 029 030
3 Was bin ich, was sind wir? Unternehmensformen
047 047 049 050
Allein oder gemeinsam? Freiberufler oder Gewerbetreibender? Dienstleister oder Start-up? Kleinunternehmer und Nebenberuf
Gemeinsam gründen: GbR, Partnergesellschaft, GmbH, UG
052 053 054 056 056 056
Gesellschaft bürgerlichen Rechts – GbR Partnergesellschaft Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) Unternehmergesellschaft (UG) Unternehmensformen in der Schweiz Unternehmensformen in Österreich
Die Vorbereitung
019
Die Gründung
019
Selbstständigkeit: ich, jetzt, hier? Ziele Fähigkeiten und Eigenschaften Vor- und Nachteile der Selbstständigkeit Gestalterische Freiheit Kaufmännisches Bewusstsein Alles auf Start
Der schöne Alltag
019
Steuern & Recht
KSK & Versicherung
1 Designer, Unternehmer, Geschäftsfrau?
et cetera
DIE VORBEREITUNG
DIE GRÜNDUNG
4 Formalitäten zum Start
059 061 061 062 063
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung Anmeldung bei der Krankenkasse oder -versicherung Anmeldung bei der Künstlersozialkasse (KSK) Berufsgenossenschaft Verwertungsgesellschaften
5 Die richtige Umgebung: Orte der Arbeit
067
070
Homeoffice – Designer allein zu Haus Coworking – Schreibtisch oder Büro flexibel mieten Zwischennutzung, Inkubator – Sparen auf Zeit Bürogemeinschaft – Infrastruktur und Kosten teilen Das eigene Studio – allein oder im Team Räume mieten Designagentur – als Freelancer in der Agentur arbeiten
073
Interview Christina Sofie John Milch + Honig Designkultur
068 069 069 070
6 Sichtbar sein: Unternehmensauftritt und -kommunikation
083 084 085
Unternehmensauftritt Kurz und treffend Persönlicher Auftritt
Der Unternehmensname: Hinweise und rechtliche Vorgaben Der gute Name Freiberufler & Einzelunternehmer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) Partnergesellschaft Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und weitere Unternehmensformen Unternehmensnamen in der Schweiz Unternehmensnamen in Österreich
086
090
Internet und Kommunikationsmedien
090
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
096
087 088 089 089
090
093 094 095
097
Die Website Soziale Netzwerke und Portale Werbung Urheberschaft kennzeichnen Wichtige Presseunterlagen Die Pressemeldung
101
Allianz Deutscher Designer (AGD) 103 Verband Deutscher Industriedesigner (VDID) 103 Berufsverband der Deutschen Kommunikationsdesigner e.V. (BDG) 104 Netzwerk deutscher Mode-und Textil-Designer e.V. (VDMD) 104 Illustratoren Organisation e.V. (IO) 104 Designzentren und Vereine auf Landesebene 104 In Österreich: designaustria, Designforen 105 In der Schweiz: Swiss Design Association (SDA), Swiss Graphic Designers (SGD)
Interview Marcel Besau & Eva Marguerre Studio Besau Marguerre
107
8 Zahlen bitte! – So stimmt die Kasse
Basiswissen Betriebswirtschaft
113
Ausgaben – das kostet es
117
119
119
114 115 116
Wie funktioniert ein Kreativunternehmen? Die Gewinnschwelle Vom wirtschaftlichen Wert eines Designunternehmens Zwischen Zweck und Ziel
Kosten der Unternehmensgründung: Was brauchen Sie für den Start – und womit bezahlen Sie es?
Studentenrabatte Kosten der Unternehmensführung – laufende Ausgaben nachhaltig planen 120 Persönliches Einkommen 122 Kosten der Sozialversicherung
Kredite, öffentliche Förderungen, Zuschüsse und Hilfestellungen
123
Gründung aus der Arbeitslosigkeit
123
124
Kredite Mikrokredit Geförderte Beratung Technologie-Start-up Lokale Förderungen Private Kredite Rücklagen und Investitionen
124 124 124 125 125
Die Vorbereitung
Die Gründung
Berufsverbände
102
Der schöne Alltag
101
Steuern & Recht
101
KSK & Versicherung
Vor der Haustür – Netzwerke vor Ort Wo treffen und vernetzen sich Kunden? Mit Weitblick: überregionale Netzwerke
et cetera
7 Designer-Universum: Netzwerke und Verbände
DER SCHÖNE ALLTAG
9 Her mit den Aufträgen! Marketing und Akquise
129
140
Echte Partnerschaft Die Kundenkartei Bestandskunden – beste Freunde? Die Kundenakquise Gute Kontakte Mit besten Empfehlungen Die Kaltakquise Mit Glück Ausschreibungen Pitchs Designpreise Agenturen für Illustratoren und Fotografen Stockfotos und ähnliche Plattformen
141
Interview Dr. Martin Lorenz und Lupi Asensio TwoPoints.Net
130 130 131 132 132 132 135 135 137 137 138
10 Gut kalkuliert: Honorar und Angebot
Die Berechnung von Honorar und Stundensatz
151
Angebot: richtig rechnen und formulieren
164
153 154 157 157 159 159 164
166 168 169 172
Abrechnungsmodelle Wie kalkuliere ich mein Honorar? Wie hoch ist mein Stundensatz? Euro pro Stunde Individuelle Berechnung Darf ich unterschiedliche Stundensätze haben? Nutzungsrechte: Wie und wann berechne ich sie? Aufklärung und Kommunikation Das Briefing Das Angebot Auftrag und Auftragsbestätigung Preise verhandeln und durchsetzen Was tun, wenn der Auftrag ausbleibt?
185
Interview Bastian Nemitz Bay Designagentur
179 180 181 181 183
12 Zahlenspiele: Buchhaltung
193 195 197 197 198 199 200 201 202
Die Rechnung Zahlungserinnerung und Mahnung Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) Einnahmen – Ausgaben = Gewinn Haushaltsbuch oder Agentursoftware? Buchhaltung per Excel-Tabelle Buchhaltung per Software Buchhaltung über Dienstleister Prognose, Kontrolle und Auswertung
Die Vorbereitung
184
179
Die Gründung
183
178
Der schöne Alltag
Wenn der Kunde nicht zufrieden ist Archivierung Auswertung Datensicherung
176
Steuern & Recht
175
KSK & Versicherung
Projektmanagement Der Projektplan Projektdurchführung: gut organisiert Agentursoftware Gesprächsprotokolle Verträge: Wenn's komplizierter wird Wenn die Zeit nicht reicht
et cetera
11 Sauber realisieren: die Umsetzung und Auftragsabwicklung
STEUERN & RECHT
13 Da war doch noch was: Steuern & Abgaben Muss ich das lesen? Ich habe doch einen Steuerberater!
205
Die Umsatzsteuer
207
Steuererklärung
211
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
215
Umsatzsteuer in Höhe von 7 Prozent oder 19 Prozent? 208 Umsatzsteuervoranmeldung 209 Umsätze im europäischen Ausland: die Zusammenfassende Meldung
212 213 213 214 214
Elektronische Steuererklärung (Elster) Software für Buchhaltung & Steuern Das Finanzamt Brauche ich einen Steuerberater? Umsatzsteuererklärung Pauschaler Vorsteuerabzug
Was sind Einnahmen? Was sind Ausgaben? 216 Die Arbeitsstätte 216 Reisekosten 218 Der Weg zur Arbeit 218 Was mache ich mit den Ausgaben? 219 Absetzen 219 Abschreiben 220 Sammelposten (Abschreibungspool) 221 Bewirtung 222 Verpflegungsmehraufwand 223 Geld verlagern: Zahlungsdatum, Sonderabschreibung undInvestitionsabzugsbetrag 225 Pauschalen für bestimmte Berufsgruppen
Steuern sparen für Existenzgründer
225
Einkommensteuer
216
225 226
Tipp Nr. 1: Abschreibungen Tipp Nr. 2: Private Gegenstände in den Betrieb übernehmen Tipp Nr. 3: Vorweggenommene Betriebsausgaben
Was mache ich, wenn das aktuelle Jahr besser läuft als das vorherige? 230 Was mache ich, wenn das aktuelle Jahr schlechter läuft als das vorherige?
229
223
232
Gewerbesteuer IHK-Abgabe Körperschaftssteuer Rundfunkbeitrag
233
Interview Nils Thomsen & Jakob Runge TypeMates
231 231
14 Recht: haben und bekommen
Besser schriftlich: Verträge und Vertragsgrundlagen
244
Der Dienstvertrag Der Werkvertrag 245 Werkvertrag + Urheberrechtsvertrag = Designvertrag 245 Der Lizenzvertrag 246 Geheimhaltungsvereinbarung / Non-Disclosure Agreement (NDA) 246 Die allgemeinen Geschäftsbedingungen 247 Wenn mal etwas schiefgeht: Verantwortung, Gewährleistung und Haftung 250 Die Kündigung von Verträgen
Der Schutz geistigen Eigentums
252
Eingetragene Schutzrechte
255
258
Der Designschutz Das Gebrauchsmuster Das Patent Der Markenschutz Schutzrechte in Österreich und in der Schweiz
259
Interview Daniel Lorch Daniel Lorch Industrial Design
Die Vorbereitung
Weitere Steuern und Abgaben
Die Gründung
256 257
Steuern & Recht
256
KSK & Versicherung
254
et cetera
253
Urheberrecht Gemeinsames Urheberrecht Bearbeitung, Umgestaltung und freie Nutzung
Der schöne Alltag
244
KSK & VERSICHERUNG
15 Der virtuelle Arbeitgeber: die Künstlersozialkasse (KSK)
269 269 269 270 270 271 272 272 274 274 274 276
Was ist die KSK? Was ist die KSK nicht? Wer kann Mitglied in der KSK werden? Wer kann nicht (mehr) Mitglied sein? Der Antrag KSK und private Krankenversicherung (PKV) Welche Pflichten haben KSK-Mitglieder? Vorteile und Nachteile der KSK Die Beitragsbemessungsgrenze Die KSK-Abgabe KSK-Abgabe unter Kollegen Die Riester-Rente für KSK-Mitglieder
16 Risiko reduzieren: Versicherungen
Absicherung im Krankheitsfall
280 282 282 283 286 287 289 289 290 291
Gesetzliche Krankenversicherung (GKV) Die Wahl der gesetzlichen Krankenkasse Familienversicherung Private Krankenversicherung (PKV) Die Wahl der privaten Krankenversicherung Soll ich mich gesetzlich oder privat krankenversichern? Private Kranken-Zusatzversicherungen Studentische Krankenversicherung Wer zahlt, wenn Sie krank sind? Die gesetzliche Pflegeversicherung
Weitere persönliche Versicherungen
292
Berufliche Versicherungen
300
Berufshaftpflichtversicherung
301
302
Rechtsschutzversicherung Betriebsinhaltsversicherung
Wer hilft mir bei Versicherungen?
303
292 294 295 297 298
303 304 304
Rentenversicherung & Altersvorsorge Private Altersvorsorge Arbeitslosenversicherung Unfallversicherung Berufsunfähigkeitsversicherung & Erwerbsminderungsrente Zahlt die Versicherung denn auch tatsächlich?
Versicherungsvertreter Versicherungsmakler Versicherungsberater Verbraucherzentralen
310 312 312 314 314
18 Anhang 319 321 322 323 334 335 337
Nachwort: Zwischen Raum und Zeit Über den Autor Vielen Dank Glossar Software-Empfehlungen Hier geht es weiter – und ins Detail: Adressen und Links Fotocredits der Interviews
Die Vorbereitung
310
Die Gründung
309
Designer und Familie Arbeiten in Teilzeit Kindergeld Elterngeld BAföG und Selbstständigkeit Crowdfunding Neue Geschäfte Crowdsourcing
Der schöne Alltag
309
Steuern & Recht
KSK & Versicherung
17 Auch das noch: weitere Themen
et cetera
ET CETERA
Ihrer eigenen Risikoanalyse nach könnte es unterUmstän den schwierig sein, dass Gastronomen keine angemessene Honorierung bieten können oder wollen und dass es ihnen eventuell nicht gefallen könnte, dass das Designbüro auch für die Konkurrenz arbeitet. Als Rechtsform entscheiden sich die Designerinnen für eine Partnergesellschaft. Für die Startfinanzierung sieht es bei den beiden recht gut aus: Da beide in den vergangenen Jahren angestellt gearbei tet haben, konnten sie einige Rücklagen bilden, die sie nun in ihre Geschäftsgründung einbringen, um gleich zu Anfang ein kleines Büro anzumieten und dieses entsprechend auszustat ten. In Zusammenarbeit mit einem Gründungsberater haben sie einen detaillierten Finanzplan für die nächsten drei Jahre erstellt. In diesem Zeitraum wollen die beiden nur zu zweit arbeiten und planen nicht, weitere Mitarbeiter einzustellen. Noch bevor sie den ersten Auftrag bearbeiten, haben sich die beiden die Zeit genommen, eine ausgefeilte Kommunikation für den Unternehmensstart auszuarbeiten. So wollen sie sich in der Stadt schnell bekannt machen und sicherstellen, dass sie mög lichst bald auf die benötigte Auslastung kommen. Als Ziele für die Zukunft haben sich die beiden Gründerin nen gesetzt, dass sie ihren Kunden weitere digitale Hilfsmittel anbieten möchten, die ihnen beispielsweise die Online-Tisch reservierung vereinfacht und Sonderaktionen leichter planen und publizieren lässt. Auch regelmäßige Dienstleistungen wie die Pflege von Social-Media-Accounts wollen sie anbieten. In diesem Beispiel habe ich alle wichtigen Kategorien hervorge hoben, die ein Businessplan enthalten sollte. Damit können Sie sofort loslegen, weitere Details entnehmen Sie am besten der Vorlage.
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Welche Ausbildung, Fortbildungen und spezifische Arbeitserfahrungen können Sie vorweisen? Welche notwendigen Kenntnisse und Qualifikationen haben Sie nicht und wie wollen Sie diese Defizite ausgleichen?
Geschäftsidee Was ist Ihre Geschäftsidee, was ist das Besondere an Ihrer Gründung? Wollen Sie sich auf bestimmte Designleistungen spezialisieren?
Zielgruppe An wen richtet sich Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt? Lässt sich die Zielgruppe näher beschreiben und eingrenzen?
Kundennutzen Welchen besonderen Nutzen bieten Sie Ihren Kunden? Warum sollten sie gerade zu Ihnen kommen?
Markteinschätzung Wie schätzen Sie den Bedarf am Markt ein? Wie sehr wird Ihr Angebot benötigt, wie groß wird die Nachfrage sein?
Der schöne Alltag
Qualifikationen
Steuern & Recht
Wer sind Sie, welche Eigenschaften und Erfahrungen bringen Sie mit?
KSK & Versicherung
Gründerpersonen
et cetera
Dies ist ein kompakter und pragmatischer Businessplan für Gestalter, der Sie bei der strategischen Planung Ihrer Gründung unterstützen soll. Die aufgeführten Punkte bieten ein gutes Gerüst für den Start in die Selbstständigkeit. Es gibt natürlich allgemeine Vorlagen für Businesspläne, die noch deutlich detaillierter sind, gerade Designern aber auch schnell die Freude an der ganzen Sache verderben können. Wenn Sie einen Businessplan benötigen, um an Wettbewerben teilzunehmen oder einen Kredit zu beantragen, dann erkundigen Sie sich vorher, welche Kategorien und Themen darin enthalten sein müssen, und richten sich dann danach.
Die Gründung
Businessplan für Designer
Am meisten lernt man ja bekanntlich aus Fehlern – was ist bei Ihnen schon einmal so richtig schiefgelaufen? Da hatten wir bisher wohl Glück, mir fällt kein Beispiel ein ... Was sind die größten Fehler beim Erstellen von Angeboten? Zu knapp zu kalkulieren, aus Angst, einen Auftrag nicht zu bekommen. Was tun Sie, um Ihr Design zu schützen? Unsere Möbel oder Accessoire-Entwürfe werden von den Herstellern geschützt. Wie definieren Sie Erfolg? Wenn man mit der Arbeit, die man liebt, ein Geschäft führen kann. Gibt es Weiteres, was Sie Designern auf dem Weg in die Selbstständigkeit gerne sagen möchten? Einfach machen!
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113
Ausgaben – das kostet es
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114 115 116
Wie funktioniert ein Kreativunternehmen? Die Gewinnschwelle Vom wirtschaftlichen Wert eines Designunternehmens Zwischen Zweck und Ziel Kosten der Unternehmensgründung: Was brauchen Sie für den Start – und womit bezahlen Sie es? Studentenrabatte Kosten der Unternehmensführung – laufende Ausgaben nachhaltig planen Persönliches Einkommen Kosten der Sozialversicherung
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Kredite, öffentliche Förderungen, Zuschüsse und Hilfestellungen
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123 124 124 124 124 125 125
Gründung aus der Arbeitslosigkeit Kredite Mikrokredit Geförderte Beratung Technologie-Start-up Lokale Förderungen Private Kredite Rücklagen und Investitionen
Die Gründung Der schöne Alltag
Basiswissen Betriebswirtschaft
Steuern & Recht
KSK & Versicherung
Zahlen bitte! – So stimmt die Kasse
et cetera
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Eine wichtige Frage ist auch immer, mit wem Sie über ein Angebot verhandeln. Wenn Sie ein Angebot für ein großes Unternehmen mit einer eigenen Einkaufsabteilung erstellen, können Sie davon ausgehen, dass sich diese rein aus Prinzip noch einmal bei Ihnen melden wird, um nachzuverhandeln. Der Erfolg dieser Mitarbeiter wird u. a. daran gemessen, welche Preisreduktionen sie bei ihren Lieferanten erzielen können. Wenn Sie diese Situation von vorneherein kennen, können Sie auf Ihr ursprüngliches Angebot schon einmal einige Prozent aufschlagen, allein zu dem Zweck, sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder nachzulassen. Das mag Ihnen vielleicht albern vorkommen, aber es sind offenbar diese kleinen Tricks, die Zufriedenheit auf beiden Seiten schaffen. Sprechen Sie hingegen mit dem Budgetverantwortlichen oder mit dem Geschäftsführer selbst, so haben diese die Entscheidung direkt in der Hand und werden mit einer anderen Haltung in das Gespräch gehen.
Das Ziel jeder Preisverhandlung sollte immer sein, dass beide Seiten ein gutes Gefühl haben – Sie wollen schließlich zusammenarbeiten. Schon vor einer Preisverhandlung sollten Sie sich klarmachen, was Ihr absoluter Minimalpreis ist – und diesen dann auch später nicht unterbieten. Falls Sie noch kein schriftliches Angebot abgegeben haben, sollten Sie sich ebenfalls Ihren Zielpreis im Kopf verankern, denn wenn Sie selbst noch nicht so genau wissen, worauf die Verhandlung hinauslaufen soll, können Sie sie auch nicht lenken. Im Gespräch machen Sie dem Verhandlungspartner immer den Wert Ihrer Arbeit klar. Ein Nachlass im Preis entspricht als logische Konsequenz auch einer Reduktion der Leistung oder der Qualität. Es ist ein Unterschied, ob Sie den Preis reduzieren oder das Angebot anpassen. Ihr Angebot können Sie anpassen, indem
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Sie Leistungen herausnehmen und es somit insgesamt günstiger machen, oder Sie können als Bonus kostenfreie Leistungen hinzufügen. Denn welcher Eindruck entsteht beim Kunden, wenn Sie allzu leicht den Preis herabsetzen? Es entsteht der Eindruck, dass die Leistung ihren Preis nicht wert ist und Sie von Anfang an nicht korrekt kalkuliert haben. Simpler sind Verhandlungen natürlich, wenn Sie einfach als Freelancer Tagespakete verhandeln. Nichts spricht dagegen, dem Auftraggeber bei größeren Projekten einen Rabatt zu gewähren – schließlich sorgt dieser bei Ihnen gerade für eine gute Auslastung und reduziert die unbezahlten Stunden.
Das magische Dreieck Qualität
Kosten Wie günstig wird es?
Zeit Wie schnell geht es?
Tatsächlich erreicht man immer nur zwei Ziele optimal: Schnell und günstig → Zu Lasten der Qualität
KSK & Versicherung
Steuern & Recht
Wie gut wird es?
Gut und günstig → Das kostet Zeit und geht nur nebenher
et cetera
Schnell und gut → Das kostet richtig Geld
Arbeit, da Sie nicht permanent unter Druck stehen, zum anderen reduziert es auch drastisch das Risiko, dass Sie den Anforderungen Ihrer Kunden nicht gerecht werden. Die Fertigstellung Ihrer Arbeit zu einem definierten Zeitpunkt und in einer hervorragenden Qualität ist ein essenzieller Erfolgsfaktor – für Ihren Auftraggeber wäre es ein Desaster, wenn die Broschüren erst nach der Messe fertig sind oder wenn der Prototyp zur wichtigen Präsentation nicht funktioniert. Aber so weit lassen Sie es ja gar nicht erst kommen.
Der Projektplan Zu Beginn eines neuen Projektes erstellen Sie einen Projektplan. Diesen können Sie von Hand auf einen Zettel schreiben, mit Post-its ans Whiteboard heften, in eine Tabelle eintragen oder dafür eine Projektmanagement-Software nutzen – Hauptsache, Sie tun es. Das Gute ist, dass Designprojekte grundsätzlich einen ähn lichen Aufbau haben: Analyse, Konzept, Entwurf, Realisierung. Je nach Designsparte und Auftrag unterscheiden sich die Phasen natürlich in ihrer Dauer und Komplexität, Sie können sich aber grundsätzlich an diesem groben Aufbau orientieren. Die Basis für die Planung ist Ihr Angebot, idealerweise haben Sie dieses schon mit einer Projektplanung verknüpft, auf die Sie jetzt zugreifen können. Den Projektplan sollten Sie soweit in Aufgabenpakete zerlegen, bis Sie die einzelnen Einheiten realistisch einschätzen können. Je nach Projektgröße kann die Zeiteinheit dabei ein Tag oder auch eine Viertelstunde sein. Wichtige Fixpunkte sind die Übergabe- oder Abgabetermine, also Zeitpunkte, zu denen Ihre Arbeit beim Kunden vorliegen muss oder Sie von Mitarbeitern oder externen Dienstleistern Elemente übergeben bekommen. Bedenken Sie, welche Arbeiten parallel und welche nur nacheinander ausgeführt werden können. Planen Sie bei der Erstellung des Projektplans immer wieder Zeitpuffer ein und vergessen Sie auf keinen Fall, die Kapazitäten aller laufenden Projekte und Aufgaben miteinander abzustimmen.
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Auftragsabwicklung Anfrage,Kontakt,Akquise Erster Kontakt, konkrete Anfrage, Kundenakquise
↓ Briefing,Re-Briefing Schriftliche Ausarbeitung eines Briefings als Grundlage für Angebot
↓ Angebot Zeitnahe Angebotserstellung, detailliertes und nachvollziehbares Angebot
↓ Beauftragung, Auftragsbestätigung, Verträge Schriftliche Beauftragung, ggf. Auftragsnummer bei Kunden, ggf. zusätzliche Verträge basierend auf internen
↓ Auftragsumsetzung, Korrekturschleifen
↓ Freigabe/Abnahme durch Kunden, ggf. Produktion Finale Freigabe vor Rechnungsstellung, Freigabe für Produktion durch Kunden
↓
Steuern & Recht
Kontinuierliche Zeiterfassung, jeden Projektschritt separat und schriftlich freigeben lassen
↓ Projektdokumentation und -auswertung Auswertung von Kundenfeedback, Zeitplanung, Wirtschaftlichkeit, Dokumentation für Portfolio-Vorlagen
et cetera
Zeitnahe Rechnungsstellung, funktionierendes Mahnwesen, bei Lizenzen: Aufnahme in Buchhaltung
KSK & Versicherung
Rechnungsstellung,ggf. Mahnung
Checkliste → Umsatzsteuervoranmeldung Abgabe: Monatlich oder quartalsweise Frist: In der Regel bis zum 10. des Folgemonats Zu tun:
lle Einnahmen des Meldezeitraums nach A Umsatzsteuersätzen getrennt erfassen lle Ausgaben des Meldezeitraums erfassen und die gezahlte A Umsatzsteuer (Vorsteuer) zusammenrechnen innahmen und Vorsteuer in die entsprechenden Felder E des Elster-Formulars eintragen enn alles korrekt und komplett ist: Meldung an das W Finanzamt senden, Übertragungsprotokoll abspeichern I st die vereinnahmte Umsatzsteuer höher als die Vorsteuer, muss die Differenz an das Finanzamt gezahlt werden (s. u.). Ist die vereinnahmte Umsatzsteuer niedriger als die Vorsteuer, erstattet das Finanzamt die Differenz Zahlung: Am besten per Einzugsermächtigung. Andernfalls
per Überweisung bis zum 10. des Folgemonats. Dauerfristverlängerung: Auf Antrag beim Finanzamt kann die
Umsatzsteuervoranmeldung einen Monat später abgegeben werden. Damit verknüpft ist bei monatlicher Abgabe allerdings eine Sondervorauszahlung in Höhe eines Elftels der Summe der Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahres.
Auf den Rechnungen, die Sie Ihren Kunden im europäischen Ausland dann stellen, brauchen Sie keine Umsatzsteuer aus zuweisen. Allerdings müssen Sie drei zusätzliche Angaben machen: Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Umsatz steuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers und der Zusatz »Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers«. Dies wird auch »Reverse-Charge-Verfahren« genannt, der Empfänger zahlt die Umsatzsteuer in seinem Land. Ihre Umsätze im Ausland müssen Sie dann in der sogenannten Zusammenfassenden Meldung über das ElsterOnline-Portal an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln. Aus Sicherheitsgründen ist die Registrierung bei ElsterOnline etwas aufwendig, die Meldung selbst ist dann aber recht schnell erledigt.
Für alle Steuererklärungen und die Umsatzsteuervoranmeldung verwenden Sie die Software Elster. Sie enthält alle notwendigen Formulare und verfügt sogar über eine sehr brauchbare Hilfefunk tion, die Ihnen viele Hinweise zum richtigen Ausfüllen liefern kann.
13 | Steuern und Abgaben S T E U E R E R K L Ä R U N G
211
KSK & Versicherung
Elektronische Steuererklärung (Elster)
et cetera
Jährlich wird eine Steuererklärung für das jeweils vorangegangene Geschäftsjahr fällig. In der Regel müssen Sie eine Einkommensteuererklärung abgeben, eine Umsatzsteuererklärung und ab einem Umsatz von 17 500 Euro auch eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Das einfachste dürfte dabei in den meisten Fällen die Umsatzsteuererklärung sein, das Aufwendigste die Einnahmenüberschussrechnung. Hierin berechnen Sie, nach Kategorien unterteilt, welche Einnahmen und welche Ausgaben Sie im vergangenen Geschäftsjahr hatten. Aus der Differenz errechnet sich der Gewinn, der Ihr persönliches Einkommen darstellt. Dieses wiederum wird in der Einkommensteuererklärung eingetragen, zusammen mit weiteren persönlichen Angaben, wie beispielsweise Aufwendungen für Krankenkasse und Rentenversicherung.
Steuern & Recht
Steuererklärung
gar nicht, oder Sie arbeiten in Teilzeit mit maximal 30 Stunden pro Woche weiter. Das Einkommen, das Sie durch die Teilzeitarbeit erzielen, wird jedoch auf das Elterngeld angerechnet. Sie sollten also unbedingt darauf achten, dass nicht eine alte Rechnung gerade in dem Zeitraum beglichen wird, in dem Sie Elterngeld erhalten – sonst könnte das Ganze für Sie schnell zur Nullnummer werden. Andererseits wird Ihnen während einer Teilzeitarbeit das Elterngeld nur dann gekürzt, wenn Sie in dem Zeitraum tatsächlich einen Gewinn erwirtschaften. Wenn Sie nur gerade so viel arbeiten, dass die Kosten gedeckt sind, oder wenn Rechnungen erst nach dem Zeitraum des Elterngeldbezugs gestellt bzw. beglichen werden, erfolgt keine Kürzung des Elterngeldes. Dieser Absatz kann nur ein kompakter Hinweis auf das Thema sein; wenn die Familienplanung für Sie aktuell wird, finden Sie zahlreiche Hinweise und Hilfestellungen von offizieller
Elterngeld Mann: mind. 2 Monate, max. 12 Monate Frau: mind. 2 Monate, max. 12 Monate Elterngeldzeitraum insgesamt aber nur: 14 Monate
Bei der Berechnung bei Selbstständigen zählt das Nettoeinkommen des letzten Wirtschaftsjahres!
Kein Einkommen = € 300 Einkommen ≥ € 2.770 = 65 % = € 1.800 (dazwischen prozentuale Anrechnung) 312
Seite oder auch in vielen Ratgebern ausschließlich zum Thema Elterngeld und Selbständigkeit.
BAföG und Selbstständigkeit Viele Designer beginnen schon während des Studiums mit ihrer Selbstständigkeit. Wer während des Studiums BAföG-Leistungen bezieht, muss allerdings aufpassen, wie viel Geld er mit seiner selbstständigen Arbeit verdient. Im jeweiligen Bewilligungs zeitraum von zwölf Monaten dürfen dies maximal 4 410 Euro sein, andernfalls werden die BAföG-Leistungen gekürzt.
Crowdfunding Designer haben den Kopf voller guter Ideen und wollen diese möglichst bald realisiert sehen. Dabei können sie mit und für Unternehmen arbeiten, oder sie übernehmen die Realisierung auf eigene Faust. Eine Möglichkeit dafür, die in den letzten Jahren immer wichtiger geworden ist, ist das Crowdfunding. Auf Plattformen wie Kickstarter, Indiegogo oder Startnext können Sie die nötigen Euros für Ihr Fotoprojekt, Ihr Kinderbuch oder Möbelprojekt einwerben und somit selbstständig in die Realisierung gehen. Was sich zunächst sehr attraktiv und leicht anhört, ist natürlich ebenfalls mit viel Arbeit verbunden, denn das Projekt muss schon so weit vorbereitet oder entwickelt sein, dass es dafür taugt, andere Menschen davon zu überzeugen. Wenn Sie sich für diese Möglichkeit interessieren, analysieren Sie aufmerksam, welche ähnlichen Projekte schon erfolgreich waren, und beherzigen Sie die Ratschläge für eine erfolgreiche Crowdfunding-Kampagne, die von Portalen selbst oder auch von erfolgreichen Crowdfundern gegeben werden. Noch nie war eine schnelle und unabhängige Realisierung von Designprojekten so einfach möglich wie heute.
Neue Geschäfte
17 | Auch das noch: weitere Themen
313
et cetera
Auch ohne Crowdfunding gibt es einige Plattformen und Strukturen, die es Designern heute ermöglichen, sehr einfach eigene
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