Manual xnet agentur

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MANUAL

MANUAL XNET VERSION 1.5

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

Viajes Agentur L’alianxa

©2013 Todos los derechos reservados. Este documento no puede ser reproducido total o parcialmente sin la previa autorización por escrito de Viajes Agentur L’alianxa Viajes Agentur L’alianxa Carrera 23b No 65-20 Manizales – Colombia Tel: (6)887 4100

Manual Xnet


XNET Xnet es una solución de autoservicio de viajes para corporaciones que combina viajes, colaboración y administración de gastos para ofrecer el mejor servicio. En Xnet encontrará de manera integrada el contenido de aerolíneas, hoteles y rentadoras de autos. Las reservas se realizan en línea de manera rápida y cómoda, permitiendo un seguimiento detallado a las diferentes opciones de viaje, esto es esencial para las estrategias de flujo de trabajo y gestión de políticas de viaje. El sistema Xnet tiene como objetivo la reducción de costos y permite adaptar la política de viajes a las diferentes opciones disponibles, por medio de un flujo de aprobación, control de gastos, perfil del viajero y administración del flujo de trabajo. Con Xnet los empleados de su corporación estarán en la capacidad de planear, reservar y comprar en línea sus viajes cumpliendo siempre de manera estricta las políticas corporativas, identificando el perfil del pasajero y de la corporación Xnet esta en la capacidad de ofrecer siempre lo mas conveniente para sus viajes.

Beneficios     

Disponible 24/7 vía Web. Mejores ofertas disponibles. Rápido y fácil de usar. Optimización de costos. Tiempos y productividad.

Administre sus viajes Xnet hace posible que las empresas puedan administrar todo el proceso de viajes corporativos a través de una aplicación Web disponible 24/7 muy fácil de usar cumpliendo con sus políticas de viaje.

Cuide sus finanzas Xnet representa una reducción significativa de costos y tiempos en la organización de sus viajes corporativos, con Xnet se garantiza la aplicación de los diferentes convenios corporativos de su organización y las mejores ofertas.

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Para los viajeros Xnet es una herramienta intuitiva y muy fácil de usar, con solo 3 clics usted podrá contar con una reserva con las mejores opciones disponibles confirmada.

Recursos humanos Con Xnet es posible conocer de forma inmediata los planes de viaje en tiempo real y los gastos de viáticos generados por el viaje.

Para su tranquilidad Con Xnet sus ejecutivos podrán enfocarse en cumplir los objetivos de la empresa y los viajes dejarán de ser una preocupación.

Acceda a un demo de Xnet a través del siguiente enlace: https://colombia.xnet.travel/help/

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INGRESO  

Se accede a un explorador web ( ) y en la barra de búsqueda se digita: http://colombia.xnet.travel Al cargar la página aparece una opción para ingresar el usuario y la contraseña y así poder comenzar a trabajar en el sistema.

Los usuarios y contraseñas son asignados por el departamento de sistemas de la agencia. Cuando el usuario ha sido validado correctamente, en la parte superior derecha aparecerá el nombre del asesor y de la agencia; y ya estará listo para comenzar con el proceso de reserva.

RESERVAR EN 3 PASOS     

 

De: ciudad o aeropuerto origen; puede filtrase por el código o por el nombre. Para: ciudad o aeropuerto destino. Tipo de ruta: Ida o Ida y vuelta. Fecha: tanto de Salida como de Regreso del viaje. Cia: es posible buscar todos los vuelos disponibles con todas las aerolíneas que cubran la ruta solicitada o escoger una aerolínea en particular. Clase: se puede escoger entre primera-ejecutiva-económica. Buscar: existen dos filtros finales para generar una búsqueda: Busca por precio o Busca por horario. El primero muestra disponibilidad

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según tarifas dando prioridad aquellas más económicas; el segundo despliega los horarios de los vuelos disponibles.

1. CONSULTAR

Lo primero que el sistema despliega es un resumen con las mejores tarifas filtrado por las aerolíneas que cubren la ruta. Posteriormente lista todas las opciones comenzando desde la más económica hasta la más costosa disponible. Adicional a esto se puede enviar la disponibilidad aérea vía email para su aprobación.

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Las principales diferencias que presenta con el método de consulta por precio son:    

Nuevo trayecto: permite adicionar un nuevo trayecto sin necesidad de volver a la pantalla inicial. Más vuelos: el sistema muestra otras opciones de vuelos que inicialmente pudo no tener en cuenta, ya sea por los filtros aplicados, la ruta, etc. Día anterior y siguiente: despliega las opciones de vuelos en las rutas solicitadas ya sea un día antes o después. Se despliegan todas las clases tarifarias y los cupos disponibles.

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2. TARIFAR

En el campo Acuerdos Amadeus se podrán ingresar los códigos de los acuerdos corporativos que la compañía tenga con las aerolíneas. A la hora de conocer el valor total del tiquete se tienen dos opciones:  

Tarifar: realiza la liquidación del tiquete de acuerdo a la clase solicitada. Best Buy: el sistema hace una nueva búsqueda y si encuentra disponibilidad en una clase más económica realiza el cambio, de lo contrario la deja en la clase inicialmente seleccionada.

Después de tarifar, se discrimina la tarifa, impuestos y cargos por servicio.

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3. RESERVAR

En este punto se adiciona la información básica; esta separada por campos:   

Pasajero: nombre, apellidos, identificación, nacionalidad, mail, etc. Además de los datos de la política de viaje como: vencimiento visa, vencimiento pasaporte, tour code, etc. Centros de costos y motivos de viaje. Remarks: información adicional que el cliente proporciona a la aerolínea.

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MEJORES PRÁCTICAS En el siguiente apartado se proponen las mejores prácticas para el óptimo funcionamiento de la herramienta de reservas.

Combinación aerolíneas Es común que los usuarios traten de combinar aerolíneas en distintos trayectos ya que el sistema muestra la disponibilidad con todas las aerolíneas que operen en la ruta solicitada (en la imagen de ejemplo se solicita un Bogotá - Cali con Avianca y el regreso con LAN). Si el usuario trata de tarifar, el sistema responderá con el siguiente mensaje de error:

No es posible realizar tal combinación de aerolíneas en una misma reserva. Si el usuario necesita viajar en dos aerolíneas diferentes deberá realizar reservas individuales, lo cual no es muy recomendable ya que dicha combinación suele representar tarifas más costosas.

Autocompletar datos de la reserva Después de seleccionar los trayectos aéreos, tarifar y dar clic en el botón Datos de reserva, el sistema despliega un formulario para ingresar los datos del pasajero. Es muy importante que dicho pasajero este creado previamente en el sistema, ya que al ingresar el nombre se despliegan los pasajeros coincidentes y se debe seleccionar el deseado:

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Después de la selección, el sistema autocompleta los datos con la información previamente cargada:

De lo contrario, si el sistema no autocompleta los datos del pasajero y estos se ingresan de forma manual, al final cuando se dé clic en el botón Reservar, enviara como respuesta un mensaje de error.

Menús desplegables En algunas ocasiones dependiendo del navegador web y la versión del mismo, es posible que al tratar de seleccionar datos de los menús desplegables (como el menú de aprobadores) aparezca en blanco:

Ante este inconveniente se sugiere abrir el aplicativo en un navegador como Chrome o Mozilla. Si es necesario trabajar con Internet Explorer se debe activar la vista de compatibilidad, de la siguiente manera: “La Vista de compatibilidad ayuda a mejorar el aspecto de algunos sitios web al mostrarlos como si estuviese usando una versión anterior de Internet Explorer. Al activar la Vista de compatibilidad pueden solucionarse problemas como la falta de información o el texto. 1. Para abrir Internet Explorer, haga clic en el botón Inicio . En el cuadro de búsqueda escriba Internet Explorer y en la lista de resultados haga clic en Internet Explorer. 2. Haga clic en el botón Vista de compatibilidad en la barra de direcciones.”

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