República Bolivariana de Venezuela. Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria. I.U.P “Santiago Mariño”. Escuela de Sistemas. Materia: Sistemas y Procedimientos Administrativos.
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Página 1 Autor: Victor Guipe
El diseño de procesos establece funciones, determina el proceso físico o instalación que se utiliza para producir el producto o servicio. Gran parte de las decisiones en el diseño del proceso son a largo plazo y no se pueden revertir de manera sencilla, principalmente cuando se necesita una fuerte inversión de capital. Por lo tanto es importante que el proceso se diseñe con relación a la postura estratégica de largo plazo de la empresa o institución.
Diseño de Procesos
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Flujogramas
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Tipos de Flujogramas
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Elaboración de un Flujograma
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Diagramas de secuencias
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Elaboración de diagramas de secuencias
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Puesto de trabajo
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Clasificación de los puestos de Trabajo
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Diseño de procesos.
E
s el acto de transformar la visión, los objetivos y los recursos disponibles en un medio discernible y medible para lograr la visión de la organización. El diseño del proceso puede comenzar con el análisis del proceso; mejores prácticas organizaciones similares; modelos de referencia de
procesos de los estándares de la industria organizaciones (por ejemplo, SCOR o eTOM) o consultores de terceros; o “campo verde” – ideas junto con la experiencia y las ideas del equipo de diseño de procesos. Diseño de procesos se centra en definir lo que la organización hará para lograr sus otros objetivos.
Flujogramas
U
n flujograma, también denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos. Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un determinado proceso para la identificación de, por ejemplo, las entradas de los proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos puntos críticos del proceso.
Normalmente, el flujograma es empleado para: comprender un proceso e identificar las oportunidades de mejorar la situación actual; diseñar un nuevo proceso en el cual aparezcan incorporadas aquellas mejoras; facilitar la comunicación entre las personas intervinientes; y para difundir de manera clara y concreta informaciones sobre los procesos. Una de las características de los flujogramas es la utilización de símbolos para representar las diversas etapas del proceso, las personas o sectores implicados, la secuencia de las operaciones y la circulación de documentos y de datos.
Tipos de flujogramas Los flujogramas pueden ser: Tipo matricial:
Tipo lineal:
Los agentes que intervienen en el proceso aparecen en la cabecera del dibujo y las actividades desempeñadas se encuentran subordinadas a ellos. Se pueden construir de arriba abajo o de izquierda a derecha. Se recomiendan los primeros.
Las actividades del proceso aparecen secuenciadas una debajo de la otra. Es más fácil de construir y es recomendable si los agentes de proceso son mayores a seis, pero aporta menos información.
Elaboracioñ de uñ flujograma Para construir adecuadamente un flujograma se deben realizar los siguientes pasos: Listar las actividades que conforman el proceso. Describir las actividades uniformemente y anotar puntos de decisión y actividades que deriven de las alternativas. Identificar los agentes que ejecutan cada actividad. Dibujar la secuencia de actividades. Añadir entradas y salidas. Revisión final y reflexión. Retroalimentación para mejora del proceso.
Diagramas de secueñcia
E
l diagrama de secuencia es un tipo de diagrama de interacción cuyo objetivo es describir el comportamiento dinámico del sistema de información haciendo énfasis en la secuencia de los mensajes intercambiados por los objetos. Un diagrama de secuencia tiene dos dimensiones, el eje vertical representa el tiempo y el eje horizontal los diferentes objetos. El tiempo avanza desde la parte superior del diagrama hacia la inferior. Normalmente, en relación al tiempo sólo es importante la secuencia de los mensajes, sin embargo, en aplicaciones de
tiempo real se podría introducir una escala en el eje vertical. Respecto a los objetos, es irrelevante el orden en que se representan, aunque su colocación debería poseer la mayor claridad posible. Cada objeto tiene asociados una línea de vida y focos de control. La línea de vida indica el intervalo de tiempo durante el que existe ese objeto. Un foco de control o activación muestra el periodo de tiempo en el cual el objeto se encuentra ejecutando alguna operación, ya sea directamente o mediante un procedimiento concurrente.
Elaboracioñ de diagramas de secueñcia Paso 1 Enumera los pasos del proceso en su orden secuencial. Para el ejemplo del punto de venta de una tienda de comestibles, los pasos son: "Elegir los artículos", "Colocar los artículos en el mostrador", "Pagar por los artículos", "Empacar los artículos" y "Salir de la tienda". Paso 2 Escribe los pasos en el papel en una columna sobre la parte izquierda. Comienza con el primer paso en la esquina superior izquierda y escribe el paso dos debajo del paso uno. Continúa con los siguientes pasos, dejando al menos 1 pulgada (2,5 cm) entre ellos para crear el diagrama. Paso 3 Escribe los elementos físicos necesarios para el proceso a través de la parte superior del papel en el orden en que se utilizan, de izquierda a derecha. Para este ejemplo, escribe "Cliente" primero, luego "Carrito", "Mostrador" y "Bolsa". Espacia cada artículo lo suficiente para poner los detalles del diagrama, por lo general, al menos 2 pulgadas (5 cm). Paso 4 Dibuja una línea punteada desde todos los elementos escritos en la parte superior para que la línea quede en el último paso en el proceso que aparece verticalmente en el lado izquierdo del papel. Esta línea representa el tiempo durante el proceso en el que se utiliza ese elemento. Dibuja un rectángulo delgado a lo largo de la línea punteada con el elemento del cliente para que se extienda verticalmente a lo largo de toda la secuencia de eventos. Este rectángulo representa las acciones o procesos que son realizados por esa persona. Paso 5 Dibuja un rectángulo delgado a lo largo de la línea punteada debajo del elemento "Carrito" para que se alinee horizontalmente con el paso "Coloque los alimentos en el carrito". Dibuja un rectángulo delgado a lo largo de la línea punteada del elemento "Mostrador" para que el rectángulo esté alineado horizontalmente con el paso "Coloque los artículos en el mostrador" hasta el paso "Pagar por los artículos". Dibuja un rectángulo delgado a lo largo de la línea punteada con el elemento "Bolsa" para alinearlo horizontalmente con el paso "Colocar los artículos en la bolsa" hasta el paso "Salir de la tienda".
Puesto de Trabajo
P
uesto de trabajo se define como el lugar o área ocupado por una persona dentro de una organización, empresa o entidad donde se desarrollan una serie de actividades las cuales satisfacen expectativas, que tienen como objetivo, garantizar productos, servicios y bienes en un marco social. Esto propicia una relación de contrato donde se beneficia la organización y la persona que pertenece a ella, de hecho, para un óptimo resultado se hace necesario la correcta utilización de las herramientas a la disposición así se satisfacen la demandas de la empresa al seleccionar el perfil indicado.
A los puestos de trabajo los podemos clasificar considerando los siguientes puntos:
El grado de mecanización. La cantidad de trabajadores. El número de equipos que conforman el puesto de trabajo. El grado de especialización. El grado de movilidad.
Clasificacioñ de los puestos de trabajo 1. Por grado de mecanización: Los puestos de trabajo pueden ser manuales, mecánico – manuales, mecanizados y automatizados. Los manuales se refieren a los que se realizan a mano o con la ayuda de algunos instrumentos manuales. Los puestos mecánicos – manuales representan al trabajo realizado con la ayuda de máquinas o determinados mecanismos. Los puestos mecanizados, son los que el trabajo principal es efectuado por una maquina la cual está dirigida por un obrero. En puestos automatizados el trabajo está totalmente automatizado, desde el principal hasta el secundario. 2. Según la cantidad de los trabajadores: En este criterio los puestos de trabajo pueden ser individuales o colectivos. 3. Por el número de equipos que confirman el puesto de trabajo: Pueden ser únicos, en donde el obrero trabaja en un solo equipo y los multiequipados que están compuestos por varios equipos. 4. Por el grado de especialización: En este caso los puestos pueden ser especializados, es decir en donde el equipo, los dispositivos, y las herramientas que utiliza el trabajador solo pueden ser utilizados en un tipo de trabajo o las universales son las cuales el equipo, dispositivos y las herramientas que utiliza el obrero pueden ser empleados en una gran variedad de tareas. 5. Según el grado de movilidad: Los puestos de trabajo pueden ser estacionarios, es decir en donde el trabajo se realiza en un área definida por lo tanto no se traslada al trabajador ni al equipo o los móviles que son en donde el trabajo se realiza en lugares que no son fijos, sino que pueden cambiar constantemente de lugar.
“Esta fue nuestra segunda edición de la revista, esperamos haya sido de su agrado, estamos muy contentos de haber compartido con los lectores una información tan importante como lo fue esta, ya que no es muy común que se exprese algo sobre los Diseños de procesos, diagramas de secuencias de operaciones y los puestos de trabajo pero aun así no se les debe restar importancia. Pronto regresaremos con un nuevo tema en nuestra próxima edición sobre (Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT).), Saludos.”