República Bolivariana de Venezuela. Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria. I.U.P “Santiago Mariño”. Escuela de Sistemas. Materia: Sistemas y Procedimientos Administrativos.
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Página 1 Autor: Victor Guipe
La estructura de desglose de trabajo (EDT) es, tal y como define el texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide),"una descomposición jerárquica orientada al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del mismo y crear los entregables requeridos". Su gran contribución a la planificación radica en su capacidad para organizar y definir el alcance total del proyecto.
Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT).
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Pág. 5 Características de las EDT. ¿Cómo construir una EDT?
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Herramientas para desarrollar una EDT.
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Ventajas Pág. 8 Ejemplo Pág. 9
Estructura de Descomposicion de Trabajo (EDT).
U
na estructura de descomposición del trabajo (EDT), también conocida por su nombre en inglés Work Breakdown Structure o WBS, es una herramienta fundamental que consiste en la descomposición jerárquica, orientada al entregable, del trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto, para cumplir con los objetivos de éste y crear los entregables requeridos, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición con un detalle incrementado del trabajo del proyecto.
El propósito de una EDT es organizar y definir el alcance total aprobado del proyecto según lo declarado en la documentación vigente. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales, llamados "Paquetes de Trabajo". Se trata de un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, y sirve como base para la planificación del proyecto. Todo trabajo del proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.
Características de las EDT. La EDT define y organiza la estructura de trabajo total del proyecto. Cada actividad de la EDT tiene un entregable tangible La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones más pequeñas y fáciles de manejar. Cada nivel descendente representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto, tales componentes de más bajo nivel se denominan paquetes de trabajo. El trabajo planificado comprendido en los paquetes de trabajo puede ser programado, supervisado, controlado y sus costos estimados. La EDT es la representación de una estructura jerárquica.
¿Como construir una EDT?
U
na EDT es una presentación simple y organizada del trabajo requerido para completar el proyecto, y hay muchas maneras de organizar la presentación de este trabajo. Sin embargo, para que esta herramienta sea verdaderamente útil se debe atender a que su característica fundamental es ser orientada a los entregables o "productos del trabajo" que son el resultado del esfuerzo y no el esfuerzo en sí. De esta manera, para construir una EDT se debe tener claridad respecto del alcance del
trabajo a ejecutar en el momento de elaborar el quiebre, el que debe estar documentado en la "Declaración de Alcance del Proyecto". El proceso de desglose o descomposición debe ser progresivo y representar siempre el alcance completo, lo que significa que para generar la EDT se debe proceder de lo general a lo particular, y cada nivel debe ser el resultado de la integración del nivel siguiente. Algo importante es que la EDT documenta el alcance del proyecto, no su plan de ejecución.
Herramientas para desarrollar EDT.
E
l software para la gestión de proyectos puede ser muy útil para desarrollar una EDT, aunque en etapas tempranas de la creación de una EDT pegar pequeñas notas (como PostIt) es muy útil por su flexibilidad. Es mucho más fácil para un equipo trabajar juntos utilizando estas notas en una gran pared vacía que amontonarse en frente a una pantalla de computador y un solo teclado, aunque un proyector conectado a esta computadora resolvería este problema y ahorraría el tiempo de captura de las pequeñas notas.
Otra opción es la utilización de un software de trabajo colaborativo por medio de la cual los distintos actores o (miembros del equipo o invitados) hacen sus aportes en un espacio común designado para ello. La gran utilidad de esta metodología radica en que tales aportes pueden tener un origen asincrónico y de dispersión geográfica, no obstante lo cual se integrarán en una única plataforma que los contendrá para que sean visualizados en contexto y guardando un registro detallado de su evolución.
Ventajas de los EDT. Entre las ventajas de utilizar esta herramienta, tenemos: • Mejora la comprensión del trabajo a realizar. • Se minimizan las omisiones. • Mejora la forma de asignación de responsabilidades. • Define canales de comunicación entre los diferentes niveles. • Facilita el seguimiento y control de las variables relevantes, y la medición de desempeño. • Ayuda al establecimiento de calendario del proyecto de forma precisa por que al estar estructurado y dividido todas las actividades necesarias y evitando la duplicidad de ellas, permite un correcto establecimiento del área de conocimiento de administración del tiempo.
Ejemplo de EDT enfocadas en el area de sistemas.
“Esta fue nuestra tercera edición de la revista, esperamos haya sido de su agrado, estamos muy contentos de haber compartido con los lectores una información tan importante como lo fue esta, ya que no es muy común que se exprese algo sobre las Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT) pero aun así no se les debe restar importancia. Pronto regresaremos con un nuevo tema en nuestra próxima edición, Saludos.”