Introducci贸n a la Direcci贸n Integrada de Proyectos
Colegio de Ingenieros Industriales de Sevilla 24 Octubre 2007
Mark Lawson Presidente MDCI Project Managers
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ร ndice
El equipo de la DIP El equipo de una empresa mediana especializada en Project Management. Ejemplos prรกcticos de configuraciรณn de equipos Ejemplos prรกcticos de resoluciรณn de conflictos
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El Factor Humano en la DI P El mayor y más importante capital de la empresa moderna es el recurso humano y en las empresas DIP este aspecto es el diferencial más importante. Las empresas de DIP son capaces de generar valor añadido a partir de combinar adecuadamente el valor técnico-organizativo de su servicio sustentado en una fuerte y experimentada base metodológica, pero muy especialmente en función de las competencias de los componentes de sus equipos. El Equipo de DIP debe tener conocimientos de cinco aspectos esenciales, sin llegar a ser expertos en cada uno de ellos: • Base teórico-práctica de la DIP • Conocimientos de la técnica y normativa de los proyectos que dirigen • Comprensión del entorno del proyecto • Conocimientos y habilidades en técnicas de dirección • Habilidades interpersonales 3
El Factor Humano en la DI P
Las empresas DIP invierten e innovan constantemente en políticas de recursos humanos que inciden en los siguientes objetivos: – Profundizar en la selección del personal para los equipos de DIP, en búsqueda de los perfiles personales adecuados y no sólo de perfiles técnicos. – Desarrollar una óptima gestión del talento de las personas. – Constante búsqueda de sistemas de fidelización de los talentos. – Valorar especialmente los componentes personales del perfil de los miembros de los equipos de DIP. – Introducir elementos innovadores en la formación interna de los equipos que maximicen los aspectos personales. – Potenciar la formación de líderes.
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El Factor Humano en la DI P
La composición del equipo de DIP depende de la complejidad o singularidad del proyecto, el volumen de la obra y por supuesto del alcance del servicio. Aunque no existe una terminología específica para cada puesto, si suele haber mayor coincidencia al agrupar las funciones a desarrollar, usualmente se consideran áreas de: • Coordinación del diseño • Supervisión de Obra • Programación • Costes • Compras y Contratación • Administración • Riesgos • Especialistas técnicos • Administración 5
El Factor Humano de la DI P
En función de las particularidades del proyecto en estas áreas pueden integrase una o más personas. En el caso de proyectos muy pequeños, se considera más eficaz contar con un departamento de servicios técnicos centrales que de apoyo puntual en las áreas que se requiera.
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Project v. Construction Management
Project Management
Construction Management
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La estructura del equipo PROJECT MANAGEMENT OFICINA TÉCNICA CLIENTE RESPONSABLE COSTES GERENTE DE PROYECTO
RESP. PLANIFICACIÓN GERENTE DE DISEÑO RESP. SEGURIDAD y SALUD ADMINISTRACIÓN
RESPONSABLE OBRA CIVIL
RESPONSABLE ARQUITECTURA
RESPONSABLE INSTALACIONES
AYUDANTE OBRA CIVIL
AYUDANTE ARQUITECTUIRA
AYUDANTE INSTALACIONES
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La estructura del equipo CONSTRUCTI ON MANAGEMENT CLIENTE
APOYO ADMINISTRATIVO RESP. SEGURIDAD y SALUD
GERENTE DE PROYECTO
GERENTE DE CONSTRUCCIÓN
ADMINISTRACIÓN
GERENTE DE COSTES
GERENTE DE PLANIFICACIÓN
GERENTE DE DISEÑO
AYUDANTE
AYUDANTE
AYUDANTE
RESPONSABLE LOGÍSTICA
RESPONSABLE PAQUETE OBRA CIVIL
RESPONSABLE PAQUETE INSTALACIONES
RESPONSABLE PAQUETE “n”
AYUDANTE ACOPIOS
AYUDANTE OBRA CIVIL
AYUDANTE
AYUDANTE
INSTALACIONES
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La Teoría – Project Management
OFICINA TÉCNICA CLIENTE RESPONSABLE COSTES GERENTE DE PROYECTO
RESP. PLANIFICACIÓN GERENTE DE DISEÑO RESP. SEGURIDAD y SALUD ADMINISTRACIÓN
RESPONSABLE OBRA CIVIL
RESPONSABLE ARQUITECTURA
RESPONSABLE INSTALACIONES
AYUDANTE OBRA CIVIL
AYUDANTE ARQUITECTUIRA
AYUDANTE INSTALACIONES
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La Realidad – Project Management
CLIENTE
GERENTE DE PROYECTO
OFICINA TÉCNICA RESPONSABLE COSTES Y PLANIFICACIÓN
RESP. SEGURIDAD y SALUD
ADMINISTRACIÓN
RESPONSABLE OBRA CIVIL
RESPONSABLE ARQUITECTURA
RESPONSABLE INSTALACIONES
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La Realidad – Project Management
CLIENTE
OFICINA TÉCNICA RESPONSABLE COSTES Y PLANIFICACIÓN
GERENTE DE PROYECTO
RESP. SEGURIDAD y SALUD
ADMINISTRACIÓN
RESPONSABLE OBRA CIVIL/ ARQUITECTURA
RESPONSABLE INSTALACIONES
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La Realidad – Project Management
CLIENTE
OFICINA TÉCNICA GERENTE DE PROYECTO
RESPONSABLE OBRA CIVIL/ ARQUITECTURA
RESPONSABLE COSTES Y PLANIFICACIÓN
RESPONSABLE INSTALACIONES
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La Teoría – CONSTRUCTI ON MANAGEMENT CLIENTE
APOYO ADMINISTRATIVO RESP. SEGURIDAD y SALUD
GERENTE DE PROYECTO
GERENTE DE CONSTRUCCIÓN
ADMINISTRACIÓN
GERENTE DE COSTES
GERENTE DE PLANIFICACIÓN
GERENTE DE DISEÑO
AYUDANTE
AYUDANTE
AYUDANTE
REPONSABLE LOGÍSTICA
RESPONSABLE PAQUETE OBRA CIVIL
RESPONSABLE PAQUETE INSTALACIONES
RESPONSABLE PAQUETE “n”
AYUDANTE ACOPIOS
AYUDANTE OBRA CIVIL
AYUDANTE
AYUDANTE
INSTALACIONES
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La Realidad – CONSTRUCTI ON MANAGEMENT CLIENTE
APOYO ADMINISTRATIVO RESP. SEGURIDAD y SALUD
GERENTE DE PROYECTO
GERENTE DE CONSTRUCCIÓN
RESPONSABLE LOGÍSTICA
RESPONSABLE PAQUETE OBRA CIVIL
RESPONSABLE PAQUETE INSTALACIONES
ADMINISTRACIÓN
GERENTE DE COSTES
GERENTE DE PLANIFICACIÓN
GERENTE DE DISEÑO
RESPONSABLE PAQUETE “n”
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La Realidad – CONSTRUCTI ON MANAGEMENT CLIENTE
APOYO ADMINISTRATIVO GERENTE DE PROYECTO
GERENTE DE COSTES PLANIFICACIÓN
GERENTE DE CONSTRUCCIÓN
RESPONSABLE OBRA CIVIL ARQUITECTURA
RESPONSABLE PAQUETE INSTALACIONES
ADMINISTRACIÓN
RESPONSABLE PAQUETE “n”
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Experiencia del equipo CUATRO VIRTUDES ESENCIALES: Formación Profesional Formación técnica Experiencia sectorial Capaz de trabajar en equipo
MIEMBROS HABITUALES EN EL EQUIPO DE DIP: Gerente de Equipo: Máximo responsable Responsable de planificación Reponsable de costes Responsable(s) Técnicos Administración y control documental 17
Experiencia del equipo Responsable(s) Técnicos Gerente de construcción o supervisor de paquete Técnico de construcción Formación específica Experiencia sectorial
Responsable de planificación / costes Técnico cualificado Formación específica en su especialidad Capaz de trabajar en equipo Experiencia sectorial
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Experiencia del equipo Gerente de equipo Un coordinador de gente Un comunicador Formación técnica Conocimiento comercial/ legal/ financiera
Responsable de planificación / costes Técnico cualificado Formación específica en su especialidad Capaz de trabajar en equipo Experiencia sectorial
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Experiencia del equipo Responsable(s) Técnicos Gerente de construcción o supervisor de paquete Técnico de construcción Formación específica Experiencia sectorial
Administración y control documental Elemento muy importante del equipo Capaz de trabajar en equipo Polivalente Organizado
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Fase preparatoria de Concepción del Proyecto
a. Redacción del Plan Básico de Garantía de Calidad (que se incluirá en el Pliego de Prescripciones Técnicas de la licitación). b. Estudio de Gestión de Riesgos del Proyecto. c. Estudio de Seguridad y Salud (preceptivo para la obtención de Licencia de Obra). d. Redacción del Pliego de Prescripciones Técnicas, precisas para el (los) Concurso (s) del Proyecto (redacción; ejecución de obras de construcción; etc..). e. Recomendaciones al Cliente sobre cómo desarrollar los Concurso de redacción de proyecto así como de ejecución de Obras.
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Fase de Contrataciones Licitación para la contratación de la redacción del Proyecto Té cnico y otras Asistencias Té cnicas complementarias a. Asesoramiento continuo al Cliente, en todos los aspectos relacionados con el Concurso. b. Tabulación, comparación, homogeneización y evaluación de las Ofertas recibidas. c. Revisión técnica de las ofertas para comprobar su adecuación a las condiciones y criterios técnicos expresados en los Documentos de la licitación. d. Recomendación técnica razonada para la Adjudicación. e. Asistencia a La Entidad Inversora en eventual negociación con el Adjudicatario, previa a la firma de contrato.
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Fase de Contrataciones Licitación para la contratación de construcción y/o montaje
a. Asesoramiento continuo al Cliente, en todos los aspectos relacionados con el(los) Concurso(s). b. Tabulación, comparación, homogeneización y evaluación de las Ofertas recibidas. c. Revisión técnica de las ofertas para comprobar su adecuación a las condiciones y criterios técnicos expresados en los Documentos de la licitación. d. Recomendación técnica razonada para la Adjudicación. e. Asistencia al Cliente en eventual negociación con el Adjudicatario, previa a la firma de contrato.
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Fase de Contrataciones Durante el período de contrataciones
a. Redacción del calendario de certificaciones y flujos de caja, previstos para el Proyecto. b. Redacción del Manual de Dirección de Proyecto (versión inicial). c. Preparación de las Herramientas de Control del Proyecto. c.1.- para los plazos c.2.- para el coste c.3.- para la calidad: Plan de Control de Calidad . c.4.- sistema de información d. Preparación del Sistema de “Ordenes de Cambio” (modificados). e. Plan de ensayos a realizar por el Laboratorio de control de calidad.
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Fase de redacción del Proyecto Té cnico
a. Coordinación/Supervisión de la redacción del proyecto técnico por la entidad encargada de realizarlo. b. Realización de “Ingeniería de Valor”. c. Realización de estudios y recomendaciones sobre constructibilidad. e. Auditoria del Proyecto técnico. f. Aprobación de planos para construir
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Fase de Ejecución de contratos de construcción y de montaje a. A la vista de la realidad de la(s) Oferta(s) en que haya(n) recaído adjudicación(es) (o sea, de cada Contrato): a.1.- Revisión del Programa Director (Planning Master) y con el/los programa(s) de ejecución recibidos del(los) Contratista(s), actualización de dicho Programa Director y revisión de la programación definitiva a realizar por el Contratista (deberá programar tiempo y recursos). a.2.- Revisión del Presupuesto “patrón” de comparación (es el que se refiere en 3.1.-f.). a.3.- Completar el Manual de Dirección de Proyecto y redacción del Capítulo correspondiente a la Coordinación de la Obra b. Seguimiento (y coordinación si procede) de los trabajos de construcción a realizar por el(los) contratista(s). c. Toma de datos para el seguimiento y control del coste y del plazo d. Seguimiento y control de costes incluyendo su dirección previsional; en especial, gestión de las “Ordenes de Cambio”. e. Seguimiento, control incluyendo dirección previsional y actualización de la programación. 26
Fase de Ejecución de contratos de construcción y de montaje f. Ejecución, seguimiento y control del Plan de Control de Calidad. g. Supervisión de las acciones contenidas en el Plan de Seguridad y Salud, a presentar por el Contratista. h. Asistir y coordinar, las reuniones semanales de seguimiento de obra y redacción de Actas de las mismas i. Informes periódicos de Avance y Administración del Proyecto (tanto durante la redacción del Proyecto de ejecución como en la fase de obra). j. Comprobación de Certificaciones mensuales. k. Propuesta de resolución sobre reclamaciones del Contratista. Con carácter previo a las tareas enumeradas, el alcance incluye: - Presentación de visados en el colegio profesional correspondiente; asistencia en la tramitación de licencias y permisos; redacción de documentación específica para protección contra incendios y su presentación; gestiones y documentación para acometidas 27
Fase de cierre de la obra ( desactivación) y entrega al Propietario/ Usuario. a.- Coordinación y supervisión de las pruebas de funcionamiento de las instalaciones. b.- Coordinación de la retirada de todas las instalaciones y obras temporales y de la limpieza final de las obras por parte de cada contratista. c.- Supervisión de la realización de los planos finales según construido a entregar por el Contratista. (“As built”). d.- Supervisión de la realización por el(los) contratista(s) de los manuales de operación y mantenimiento. d.- Cierre de cuentas del Proyecto, siguiendo la Estructura de Desagregación de Proyecto (EDP), comprobando las certificaciones de liquidaciones finales de obra o instalaciones ejecutadas por el(los) diverso(s) contratista(s). e.- Asesoramiento al Cliente en la recepción de las obras (actividades administrativas que sean necesarias). f.- Informe final del Proyecto 28
Construction Management
Es un contrato de servicios profesionales que responde a una estrategia de contratación y construcción. El Cliente contrata un servicio de coordinación y gestión de los procesos constructivos que se desarrollarán mediante la desagregación en lotes o paquetes de ejecución contratados por el Cliente a empresas especializadas, en lugar de a un único Contratista General. La entidad de Dirección Integrada de Construcción actúa como consultor para la gestión del diseño y/o la construcción (planificación, coordinación, control, asesoramiento en la contratación) y recibe unos honorarios por estos servicios profesionales. Por lo que NO asume riesgos de construcción. Las técnicas empleadas así como el alcance del servicio en las fases del proyecto en las que se brinde, se corresponde obviamente con las de la DIP.
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Construction Management Esquema
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Construction Management Ventajas • Reducción a priori de costes por eliminación del contratista único. • Introducción de solapes entre proyecto y obra: técnica de “ejecución rápida” o “fast track”. Mejora sustancial de plazos • Proceso de diseño más eficiente, la definición de los paquetes mejora, por lo que disminuye el riesgo y se abaratan los costes • Cada Paquete se contrata de la manera óptima • El consultor suele aportar un equipo de profesionales mejor preparados para gestionar la obra • Introducción de cambios: mayor flexibilidad, menor coste • Control absoluto sobre contratistas y suministradores En este servicio, el Cliente retiene íntegramente el riesgo ya que una incorrecta estrategia de paquetes lo expondría a un gran riesgo. Por otra parte, cuando se opta por la técnica de ejecución rápida - fast track - existe el riesgo de sobredimensionamiento de los paquetes iniciales y puede haber cambios en los paquetes ya contratados.
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Otros servicios parciales de DI P
No siempre los Clientes quieren contratar los servicios de DIP en su máxima extensión, por diversas razones, incluso muchas veces por desconocimiento, prefieren contratar servicios específicos, de ahí que las empresas especializadas en DIP ofrecen otros servicios parciales, que son verdaderos subsistemas en el universo de la DIP. Una característica fundamental de los servicios de consultoría de DIP es la flexibilidad, la adaptación al cliente, al entorno y a las nuevas tendencias. Es una ciencia en constante evolución. Los más usuales en el mercado español actual son: Contratación y Gestión de obras – C.G.O. - Management Contracting Monitorización de proyectos – Project Monitoring Gestión del diseño - Design Management
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Managing contracting El Cliente contrata una entidad que se encargará a su vez, de contratar y dirigir el trabajo realizado por los contratistas y subcontratistas y por lo tanto, asume la obligación y el riesgo de la actuación de estos en términos de calidad, coste y plazo; aplicando herramientas y técnicas de DIP; los cuales endosa a subcontratistas. Usualmente es nombrado después del diseñador. Esta entidad desarrolla por lo tanto un contrato de obras, es decir actúa como contratista, pero a diferencia del contratista tradicional, mantiene una filosofía de transparencia hacia el Cliente al que cobra un porcentaje prefijado sobre cada contrato. Este tipo de contratación se realiza con una total transparencia y tiene la ventaja de que tanto el Cliente como el contratista se beneficien de los potenciales ahorros provenientes de una adecuada gestión de compras y control presupuestario durante las obras. Asimismo, aunque paga un mayor precio que frente a la contratación de los servicios profesionales de DIP, el Cliente transfiere el riesgo de construcción y obtiene una total certidumbre sobre el coste final de las obras. 33
Managing contracting Esquema
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Project Monitoring Su objetivo esencial es el control y monitoreo de los riesgos inherentes al proceso de proyecto. Es el servicio profesional que supervisa el cumplimiento de los objetivos del proyecto, desde un punto de vista externo, para comprobar el uso correcto de los fondos ajenos. Informa peri贸dicamente al Cliente del progreso del calendario de la obra, controla el presupuesto y la calidad mediante visitas, debiendo contar con capacidad resolutiva para recomendar en forma proactiva al Cliente, y asesorarle en las soluciones m谩s apropiadas que mitiguen el riesgo. Supervisa la direcci贸n y ejecuci贸n del proyecto desde un punto de vista completamente externo, proporcionando al Cliente un servicio profesional equiparable al de una auditoria externa. Logra un ambiente generalizado de control externo en el proyecto.
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Project Monitoring Esta actividad de control independiente se desarrolla usualmente mediante procesos de: • Comprobación de la realización de los trabajos a la finalización de los correspondientes hitos y a fin de obra y toma de datos • Identificar y advertir del riesgo durante el desarrollo del proyecto • Elaboración de información • Evaluar y conducir las diversas situaciones técnicas • Apoyo en la toma de decisiones Los beneficios de su utilización: • Control real e imparcial del desarrollo del proyecto • Garantía de una adecuada y oportuna gestión de riesgos • Asesoramiento especializado durante todo el proyecto • Disponibilidad de información fiable y oportuna • Control objetivo de Calidad del Proyecto • Auditoria independiente sobre Presupuesto y Plazo
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Cost Management El objetivo es el control del coste del proyecto así como la entrega del proyecto a la propiedad dentro de los límites establecidos por el presupuesto del Cliente. Incluye todos aquellos procedimientos necesarios para estimar, monitorizar y asegurar que el proyecto estará concluido dentro del presupuesto aprobado. Actúa como agente de la propiedad. Es un servicio profesional equivalente en el mercado anglosajón al Cost management, Cost control, Cost engineer, y al tradicional Quantity surveyor.
Design Management Se define como la coordinación, dirección, supervisión y control de todas las empresas y especialistas que intervienen en la redacción de los diferentes proyectos técnicos de una obra.
Due Diligence Análisis de un proyecto que permite validar desde su funcionalidad hasta el cumplimiento de las normativas, valorar el coste de la adaptación a las mismas o verificar su ajuste final a las especificaciones pactadas. Permite identificar, analizar y evaluar las oportunidades y riesgos asociados a una inversión. 37
Otros temas
Diferencias entre el sistema tradicional (ver Libro Blanco (pag, 23-24) Valoraci贸n de los servicios de DIP (ver libro Blanco, pag. 25) La relaci贸n de la DIP con los clientes (ver Libro Blanco, pag. 26 y 27)
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Introducci贸n a la Direcci贸n Integrada de Proyectos
Mark Lawson Presidente MDCI Project Managers
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