Word 2010 juhendmaterjal lühike by Viivi Jokk

Tekstitöötlus ja MS Word 2010 kasutamine – lühike juhend

Viivi Jokk TTÜ IT täiendõppekeskus

2014. a

Sisukord Sissejuhatus ..................................................................................................................................... 3 1 Tekstitöötlusest ja Wordist.................................................................................................. 4 1.1 Dokument ja mall (Template) ............................................................................................. 4 1.2 Muud komponendid ............................................................................................................ 5 2 MS Word 2010 kasutajaliides ............................................................................................. 6 2.1 File ...................................................................................................................................... 6 2.2 Home ................................................................................................................................... 7 2.3 Insert.................................................................................................................................... 7 2.4 Page Layout......................................................................................................................... 7 3 Dokumendi loomine ja redigeerimine MS Office Word 2010 abil..................................... 8 3.1 Lehekülje seaded ................................................................................................................. 8 4 Teksti sisestamine ............................................................................................................. 10 4.1 Teksti sisestamise reeglid .................................................................................................. 10 4.2 Sümbolite lisamine ............................................................................................................ 11 4.3 Automaatkorrektuuri kasutamine ...................................................................................... 13 4.4 Automaatkorrektuuri kirjete loomine ................................................................................ 13 4.5 Automaatkorrektuuri aktiveerimine .................................................................................. 14 4.6 Liikumine tekstis ja teksti aktiveerimine .......................................................................... 14 4.7 Teksti redigeerimine/monteerimine .................................................................................. 15 5 Teksti ilmestamine ............................................................................................................ 16 5.1 Fondi ja laadi määramine tekstis ....................................................................................... 16 5.2 Vaikefondi seadmine ......................................................................................................... 17 5.3 Sõrendatud kiri. ................................................................................................................. 19 5.4 Vormingupintsli kasutamine ............................................................................................. 19 6 Teksti paigutus .................................................................................................................. 20 7 Laadide kasutamine vormindamiseks ............................................................................... 21 7.1 Laadi muutmine................................................................................................................. 21 7.2 Uue laadi loomine ............................................................................................................. 26 8 Otsimine ja asendamine .................................................................................................... 27 8.1 Teksti ja formaatide otsimine ja asendamine .................................................................... 27

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Sissejuhatus

Sissejuhatus See materjal, milles on selgitusi ja näiteid, on abiks igale tekstitöötluse õppijale. Kasutamise lihtsustamiseks on tekst jaotatud sellisteks osadeks, millest oleks võimalik leida juhiseid just selle töö kohta, mida parajasti teete. Tekstitöötluses on kindlasti järgmised tegevused ja vajalikud tööd:  Teksti sisestamine 

Teksti parandamine ja muutmine



Teksti ilmestamine ja vormindamine laadide kasutamisega



Lehekülgede seadete määramine



Tabelite kasutamine ja vormindamine



Piltide lisamine ja piltide vormindamine



Salvestamine



Printimine

Siin on lähtutud on MS Word 2010 võimalustest, kuid üldprintsiibid on rakendatavad mistahes tekstitöötluskeskkonnas. MS Word 2010 keskkonnas on töö tehtud võimalikult kasutajasõbralikuks sellega, et saab kasutada suurt hulka valmis rakendusi ja sätteid. Kui nende hulgast ei leita sobivat, siis saab kõiki neid oma jaoks kohandada (Modify) või teha päris uue nii nagu oli vanemates Wordi versioonides. Wordi koolituste kohta saab lugeda www.ttu.ee/koolitus veebisaidilt.

Tekstitöötlusest ja Wordist

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Tekstitöötlusest ja Wordist

Üks kasutatavamaid vahendeid arvutil peale interneti ja mängude on tekstitöötlussüsteemid. Tekstitöötlusega ning dokumentide koostamise ja kasutamisega tegeleb suuremal või vähemal määral iga arvutikasutaja. Tänapäeval on iseloomulik just see, et üha rohkem dokumente (publikatsioone) jõuab lugejani otse autori poolt määratud kujul. Kuigi igas publikatsioonis on primaarne selle sisu, on kirjutise struktuur ja kujundus väga oluline, mõjutades materjalist arusaamist ja lugemise ning kasutamismugavust. Seega peaks dokumendi loojat huvitama nii materjali sisuline kui ka visuaalne esitus – disain. Mistahes tekstitöötlusvahendeid saab kasutada nii märkmete ja loetelude kirjutamiseks kui ka pikemate tekstide koostamiseks, milles on illustratsioone, pilte, tabeleid, graafikuid, neile saab lisada all- või pealkirju, teksti võib teha ristviiteid, lehekülgedele lisada päiseid ja jaluseid, allvõi lõpumärkusi, saab genereerida märksõnade registrit (indeksit) või sisukorda ja seda lihtsalt ning loomulikult, kui kasutatakse õigeid töövõtteid ja -vahendeid, mida käesolevas kirjutises tutvustataksegi. Kirjutis algab tavaliselt sissejuhatusega, jätkub põhiosaga, mis võib jaguneda jaotisteks (peatükkideks) ja lõpeb kokkuvõttega. Igal jaotisel on üldjuhul pealkiri ja ülejäänud tekst ehk põhitekst. Põhitekst jaotatakse sisu järgi lõikudeks, mis on ka tekstitöötluses oluline mõiste. Veel võivad jaotise komponentideks olla joonised, pildid jms. Jaotised võivad omakorda jaguneda alamjaotisteks, mis on samasuguse struktuuriga kui jaotised jms. Teksti elementaarüksuseks on märk (sümbol). Märkidest moodustuvad sõnad, neist omakorda laused, lausetest lõigud jne. 1.1 Dokument ja mall (Template) Dokument (Document) – tekstitöötluse põhiüksus, mis salvestatakse faili, mille tüüp on .docx. Kui vaadata dokumenti tema loomise seisukohalt tekstitöötlussüsteemis, siis saab eristada järgmisi võimalusi: dokumendi saab luua malli (Template) põhjal, dokumendile saab rakendada malli, dokumendist võib luua malli. Iga Wordi dokument baseerub mallil. Kui dokumenti ei looda mingi kindla varem loodud malli põhjal, siis vaikimisi on malliks Normal Template (salvestatud failina Normal.dotx). Mall on erilist liiki dokument, mis sisaldab põhilisi määranguid loodavale dokumendile nagu näiteks lehe seaded, kasutatavad fondid, vormindusmäärangud ja laadid. Dokumendimalle on kahte tüüpi – globaal- ja dokumendimallid. Globaalmallid (fail nimega Normal.dotx) sisaldavad määranguid, mis on kättesaadavad kõikidele dokumentidele. Dokumendimallid nagu näiteks kirjamall sisaldavad määranguid, mis rakenduvad ainult neile dokumentidele, mis baseeruvad sellel mallil. Dokument koosneb alati vähemalt ühest leheküljest. Määravaks on leheküljeseaded: paberi suurus, suund (orientation) ja veerised – tekstist vaba ruum lehe servadel. Raamatu lehekülgede veeriseid võib vaadata sise- ja välisveeristena, mis paarisleheküljel on paaritu lehekülje peegeldus. Ülemisel veerisel paikneb päis ja alumisel jalus – nende paigutamiseks ei ole lisaruumi ette nähtud. Leheküljele saab määrata köiteserva, mis lisatakse veerisele. Leheküljeseaded pannakse paika korraldusega Page Layout/Page Setup… (täpsemalt lk 8). Põhitekst koosneb ridadest, lausetest, lõikudest, märkidest. Lehekülje tekstialas võivad paikneda kujutised – mis tahes graafika, tabelid või tekstikastid. Kujutisega on seotud tema suurus, paiknemine teksti suhtes ja graafika all- või tabeli pealkiri.

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Tekstitöötlusest ja Wordist

Lõik (Paragraph) on tekstiosa, mille lõpetab vajutus klahvile ENTER, mis tekitab lõigu lõppu märgi ¶, mida tavaliselt näha ei ole, kuid mida saab kuvada/peita sama märki kandva nupu abil vahekaardilt Home. Lõiguga on seotud sellised määrangud nagu reavahe, joondus, lõigutaane, taandrida, vaba ruum lõikude ees ja järel, jms. Lõigumäärangud on seotud lõigu vormindamisega (formaatimisega). Lõigu vormindamist on kasulik ja mugav teha laadi (Style) abil, sest laadiga defineeritud määranguid on kerge muuta ja rakendada selle laadiga määratud dokumendi komponentidele korraga üle kogu dokumendi. Sõna (Word) on mistahes märkide jada, mis on üksteisest eraldatud tühikutega. Selle järgi eristab tekstitöötlussüsteem sõna ja seetõttu on võimalik sõna aktiveerida topeltklõpsuga sõnal. Lõigu esimese sõna ette ei sisestata tühikut. Märk (Character) on mistahes sümbol tekstis. 1.2 Muud komponendid Loetelu (List) on kas täpitud (Bulleted) või nummerdatud (Numbered) tekstiosa, mis koosneb lõikudest. Iga lõik algab uue tärni või numbriga. Kujutis (Shape) – graafilised kujutised: pildid, joonised, skeemid, diagrammid jms. Tabel (Table) koosneb horisontaalselt paiknevatest ridadest ja vertikaalselt paiknevatest veergudest. Tabelit saab kasutada andmete esitamiseks ja vormide koostamiseks, aga ka kujundamiseks (nt tiitellehe loomiseks). Esimene lahter Ühes lahtris võib olla ka mitu rida

Teine lahter

Kolmas lahter

Kaks lahtrit on koos (käsk Merge)

Väli (Field) – võimaldab lisada dokumenti (nt kuupäeva 05.02.2014, autori nime jms).

Neljas lahter Võib ka nii kokku panna

teatud

kindla

Viies lahter Jagasin lahtri kaheks

iseloomuga

Jagasin lahtri kaheks

informatsiooni:

Hüperlink (Hyperlink) – link antud dokumendi sees, teisele failile sh Web-serveril asuvale failile või kaustale, näiteks http://www.ttu.ee/

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

MS Word 2010 kasutajaliides

Kasutajaliides on tehtud mugavaks ja on arusaadav, kui teada selle kasutamise loogikat. Peale selle saab kasutajaliidest ka sättida oma käe järgi, lisades kiirpääsuribale vajalikke nuppe või muutes lindi, millel on näha vahekaardid (menüüd) ja jaotised, väljanägemist. Kasutusel on lint vahekaartidega – menüüdega – ja kontekstipõhised vahekaardid, mis ilmuvad siis, kui tehakse tööd nt tabeli, pildi vms.

Joonis 1 Lint

Menüüd asuvad lindi ülaosas. Iga menüü on seotud kindla tegevusalaga. Igas menüüs on mitu jaotist (gruppi), kus kuvatakse üksused (nupud). Käsk võib olla nupp, ripploend või väli, kuhu saab sisestada teavet. Jaotise alumises paremas nurgas asuv väike nool, mida nimetatakse dialoogiboksi käivitiks , avab selle jaotise käskude jaoks saadaolevad üksikasjalikumad või täpsemad suvandid. Noole klõpsamisel avaneb dialoogiboks, kus saab töötada saadaolevate suvanditega. Kiirpääsuriba on lindi kohal ülemises vasakus servas asuv väike ikoonide rida, mis sisaldab käske, mida iga päev korduvalt kasutatakse: Save, Undo ja Repeat jms. Kiirpääsuribale saab lisada oma lemmikkäsud, mis on siis alati saadaval, olenemata sellest, milline menüü parajasti avatud on. siin on kiirpääsuribale lisatud nt laadi näitamine ja uue dokumendi loomine Kiirpääsuribale käskude lisamiseks klõpsake tööriistaribast paremal asuvat noolt (Customize Quick Access Toolbar – kohanda kiirpääsuriba). Võib paremklõpsata ka lisatavat käsku ja seejärel klõpsata käsku Add to Quick Access Toolbar – lisa kiirpääsuribale. 2.1 File Selle menüü alt avanevad tegevused, mis on seotus failiga nagu faili salvestamine, avamine, printimine jms. Peale selle on siin valik Options, mille alt saab häälestada programmi, valides erinevate kategooriate (General, Display, Proofing, Save, Language, Advanced, Customize Ribbon, Quick Access Toolbar) suvandeid.

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

MS Word 2010 kasutajaliides

2.2 Home Sellest avalehe menüüst leiab enim vajaminevad käsud jaotistest Clipboard, Font, Paragraph, Styles ja Editing:

2.3

Insert

Selle menüü alt saab lisada lehti (jaotis Pages), tabeleid (Tables), mitmesuguseid illustratsioone nagu pildid, joonised, kujundid, skeemid jms (jaotis Illustrations), erinevaid linke (Links) ja päiseid/jaluseid (Header & Footer). 2.4 Page Layout Selle menüü käsud on seotud lehe kujundamise erinevate võimalustega.

Olulisim nendest on kindlasti jaotis Page Setup, milles on valikud lehe suuruse, lehe suuna, veeriste jms määramiseks. Täpsemalt vt „Lehekülje seaded“ lk 8. Kõiki käske teisi käske käsitletakse täpsemalt vastava teema juures.

Dokumendi loomine ja redigeerimine MS Office Word 2010 abil

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Dokumendi loomine ja redigeerimine MS Office Word 2010 abil

Uue dokumendi loomist saab alustada tühjast dokumendist (lehest), valides File ja lehe kujutisega nupule (New) topeltklikk või Create. Võib ka alustada sobivast mallist. Selleks, et teksti saaks edaspidi ise ja ka teised kasutada, tuleb kinni pidada mängureeglitest, mis on kirjas teksti sisestamise juures. Tekst paigutatakse lehele ja kasulik on määrata lehe suurus (vaikimisi A4 – 210 x 297 mm) ja veerised enne teksti sisestamist (seda eriti keerukate dokumentide korral) või alustada tööd juba olemasoleva dokumendimalli kasutamisega. Kui lehe veeriseid ei määrata, siis kasutatakse vaikimisi määranguid, mis on määratud globaalmallil Normal.dotx. Gloobaalmalli sätete muutmist vaadatakse allpool. Hilisemal veeriste muutmisel voolab tekst teistsugustesse piiridesse ja graafika olemasolu korral võib see sattuda ka ebasobivasse kohta. NB! Uueks

võimaluseks on kujundatud tiitellehe/esilehe lisamine (Insert, Cover Page). Samuti võib lisada kursori kohast tühja lehe (Insert, Blank Page). 3.1 Lehekülje seaded Teksti paigutus lehel sõltub valitud paberilehe mõõtmetest (Size) ja sellel määratud vabadest servadest – veeristest (Margins). Kõik paigutusega seotu on vahekaardil Page Layout grupis Page Setup:

Page Setup grupis saab valikuid laiendada nooltega kujutiste all või klõpsata dialoogiboksikäiviti noolekest teksti Page Setup real paremal all. See avab Page Setup akna, kust võib teha kõik valikud korraga. Saab valida lehe suuruse (Size) ja suuna ehk püstvõi rõhtasetuse (Orientation) ja tekstist vabad ääred ehk veerised (Margins). Veeriseid mõõdetakse valitud ühikutes (millimeetrites või sentimeetrites) lehe servadest sissepoole. Kokku on veeriseid neli: ülaserv (Top), alumine serv (Bottom), vasak serv (Left) ja parem serv (Right). Määrangu Gutter abil saab jätta veel lisaks osa lehest köitmise tarvis. Ülaservale paigutatakse päised ja alaservale jalused. Täpsemalt käsitletakse nende paigutust Wordi juhendi II osa vastava teema juures.

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Dokumendi loomine ja redigeerimine MS Office Word 2010 abil

Järgmisel joonisel on näha leht ja veerised. Paper Size

Margins

A4 Top

Right

297 mm

NB! Lehe

mõõtmete või orientatsiooni muutmine muudab teksti lehekülgede jaotust ja seetõttu on see seade kasulik teha töö alguses, eriti kui on vaja paigutada jooniseid, skeeme jms. Sageli on veelgi mõttekam valida sobivad seaded ja nupuga Default muuta nad vaikimisi kehtivateks. Jääb ära vajadus töö algul neid alati muuta. Lehe mõõtmed ja suund salvestatakse koos dokumendiga.

Left

Page Setup aknas Apply to juures näidatakse, millisele dokumendi osale määrangud mõjuvad. Siin on võimalik valida kogu dokument – Whole document, mille korral rakendatakse antud määranguid kogu dokumendile. Bottom Soovi korral võib aga seadeid muuta ka dokumendi keskel (alates kursori asukohast). Sel juhul tuleb valida This 210 mm point forward, ning määrang kehtib niikaua, kuni tuleb uus määrang This point forward. Aktiveeritud teksti või sektsiooni puhul tuleks valida määrang This section. Määranguid võib ühes dokumendis muuta ükskõik kui palju kordi. Kui soovite lehel näha tekstiala piire, siis kasutage selleks File, Options alt Advanced ja Show text boundaries valikut. Vahekaardilt Insert saab lisada kursori asukohta tühja lehe (Blank Page), mis jätkab leheküljenumbreid. Saab lisada ka kujundatud tiitellehe (Insert, Cover Page), mis ei ole nummerdatud.

Teksti sisestamine

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Teksti sisestamine

Teksti sisestamisel arvutisse peaks kinni pidama teatud reeglitest, et vältida muidu tekkida võivaid segadusi ja raskusi. Lehe vaate seadmiseks sobivale kujule valige vahekaart View.

Antud juhul on valitud vaateks Print Layout, kuvatud joonlaud (Ruler) ja suurendus (Zoom) on 100%. 4.1 Teksti sisestamise reeglid 1. Teksti tippimisel tuleb iga sõna järele paigutada ÜKS tühik. Kui sõna lõpeb kirjavahemärgiga, siis paigutatakse märk vahetult peale sõna ning lisatakse kindlasti selle järele üks tühik. Paaris kirjavahemärkide korral pannakse alustava märgi (n alustav sulg) ette üks tühik ja lõpetava kirjavahemärgi (n lõpetav sulg) JÄRELE üks tühik, nagu käesolevast tekstistki on näha. Ülearused tühikud tuleks tekstist eemaldada. Selleks võib kasutada otsimist ja asendamist. 2. Teksti sisestamisel hoolitseb reavahetuse eest kuni lõigu lõpuni tekstiredaktor. Kui järgmine sõna ei mahu antud ritta, siis viiakse ta automaatselt üle järgmisele reale. Alles LÕIGU LÕPUS tuleb vajutada Enter-klahvile, sest lõikudeks jaotab teksti ju teksti looja. Teksti lisatakse vormingumärk (lõigu lõpu märk ¶), mida tavaliselt ekraanil ei näidata. Siiski saab selliseid märke ka näha, kui vormindusribalt klõpsata nuppu , mis paikneb vahekaardil Home. Nupu uus klõpsamine peidab jälle vormingumärgid. Mõnikord on vaja tekitada visuaalne lõik, mis tekstitöötluse mõttes ei oleks lõik (n read luuletuse salmis). Sel juhul tuleb kasutada klahvikombinatsiooni Shift+Enter. Sellele vastab mittetrükitav sümbol . Harilik lõigu lõpp saadakse ikka Enter-klahvile vajutusega. 3. Mõnikord on vaja sõnu või tähti niimoodi koos hoida, et neid ei viidaks eraldi teisele reale, kui nad ei mahu enam sellele reale ära: näiteks eesnimetäht ja perekonnanimi, tiitel ja nimi jms. Sel juhul kasutatakse kooshoidvat/poolitamatut tühikut, mis saadakse klahvikombinatsiooniga Ctrl+Shift+tühikuklahv (+ märk tähistab seda, et klahve vajutatakse korraga). Mittetrükitava sümbolina näeb see välja väikese ringikesena: DrJ.Tamm. Tavaline tühik kuvatakse tekstireal asuva punktina · nagu see siin näha on. 4. Samuti nagu tühikute korral, on teinekord vaja koos hoida ka sidekriipsuga sõnu, kui me ei taha, et sidekriipsu tõlgendatakse rea lõpus poolitusmärgina. Kui firma nimi on näiteks P-Print, siis ei tohiks seda mingil juhul poolitada. Et seda ei juhtuks, tuleks tekst sisestada järgmiselt: P Ctrl+Shift+-Print. Tühikut tähe P järele ei ole loomulikult vaja sisestada. Poolitamatu sidekriips saadakse Ctrl+Shift+sidekriipsuklahv. Sidekriipsu kasutatakse sellistes sõnades nagu näiteks Siim-Tanel või Lõuna-Eesti. 5. Mõttekriips on pikem kui tavaline sidekriips ja see tuleks sisestada järgmise skeemi järgi: sõna tühik Alt+0150 tühik sõna. Tühikud sellepärast, et mõttekriips on lause osa. Mõttekriipsu saab tekitada ka teisiti, n CTRL+NUM- (numbrisõrmistiku miinus), ning veel vaadeldakse võimalusi sümbolite sisestamise juures. Seda pikemat kriipsu kasutatakse ka kui ühendavat mõttekriipsu nagu Tallinna–Tartu maantee või aastatel 2001–2003. Täpsemat teavet saab nii mõttekriipsu kui ka tühiku kasutamise kohta artiklist „See tühine tühik“ Internetist aadressilt http://www.emakeeleselts.ee/omakeel/2005_1/06.pdf. NB!

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Teksti sisestamine

6. Poolitamisele ei tohiks teksti sisestamisel üldse mõelda. Kui aga tahetakse midagi käsitsi poolitada, tuleb seda teha ainult Ctrl+- abil. Sellise poolitamise korral poolitusmärk peidetakse, kui seda ei ole enam vaja sõna sattumisel rea keskele. 7. Selleks, et olemasolevat lõiku jagada kaheks eri lõiguks, tuleks kursor viia kohta, kus soovitakse lõpetada esimene lõik, ja vajutada Enter-klahvile. Osutatud kohta lisatakse lõigu lõpu tunnus ¶ ja järgnevat teksti alustatakse uuelt realt. Sümboli ¶ kustutamisega aga ühendatakse kaks lõiku üheks. 8. Valesti sisestatud sümboli kustutamiseks vajutada klahvile Backspace. Sel juhul eemaldatakse kursorist vasakul seisev sümbol. Vajutus klahvile Delete eemaldab kursorist paremal asetseva sümboli. 9. Kui tahetakse näiteks esimese rea ette tekitada tühi rida, siis viiakse kursor selle rea ette ja vajutatakse Enter-klahvile. Tühje ridu ei tohiks teksti tekitada! 10. Teksti jaotamine lehekülgedeks toimub automaatselt. Vajadusel võib aga uut lehekülge alustada ka kasutaja, valides selleks klahvikombinatsiooni Ctrl+Enter. Selline käsitsi lisatud leheküljevahetus tuleb endal käsitsi likvideerida. Selleks tuleb uue lehe määrang

kustutada.

Selliselt Wordi mõttes korrektselt sisestatud tekstiga ei toimu kirja suuruse või lehe laiuse muutmisel imeasju, vaid lõigud voolavad takistuseta uude vormi. 4.2 Sümbolite lisamine Vahetevahel tuleb ette, et sellist märki või tähte, mida oleks vaja sisestada, klaviatuuril ei olegi. Sel juhul tuleks kasutada vahekaardi Insert, valikut Symbol, mille korral kuvatakse joonisel kujutatud aken.

Kui siin soovitud sümbolit ei leidu, tuleb edasi minna klikkimisega valikul More Symbols… Siis avaneb järgmine aken:

Teksti sisestamine

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Fondi määramise aknas Font on antud juhul fondi nimeks (normal text).. Vajaminev sümbol on mõttekriips –, mis valitakse hiireklõpsuga. Kui seda märki on vaja kasutada tekstis ainult üks kord, siis vajutatakse Insert-nupule. Korduva kasutamise tarbeks on kasulik teha kiirkäsk nupu Shortcut Key abil. Kiirkäsu loomiseks nt kraadimärgi ° jaoks tuleks valida Insert, Symbol, fondiks (normal text) klõpsata märgile ° ja vajutada nuppu Shortcut Key. Kiirkäsuks vajutada näiteks Alt+K, mis on näha Customize Keyboard aknas – Press new shortcut key:

Seejärel tuleks vajutada Assign, Close. Peale seda võib juba kiirkäsku kasutada. Kui nüüd on vaja teksti lisada märk °, siis see sisestatakse kiirkäsuga Alt+K. Kiirkäskude loomisel kasutatakse abiks kas Ctrl- või Alt-klahvi. Kui oleksime kasutanud siin Ctrl+K, oleks teatatud, et see on kasutusel süsteemselt Insert Hyperlink kiirkäsuna. Kiirkäsu saab talletada kas Normal malli, kus ta on kasutatav ka igasuguse uue dokumendi jaoks. Kui sümbol on väga spetsiifiline ja ainult selle dokumendi jaoks, siis võib kiirkäsu talletada ainult selle dokumendi jaoks. Valik on väljal Save changes in. Erimärkide lisamiseks valida kõigepealt Special Characters, seejärel soovitud märk. Näiteks Ctrl+Shift+tühik lisab kooshoidva tühiku. Samal viisil saab luua kiirkäske ka erimärkide jaoks, kui erimärkide juures olevad kiirkäsud ei sobi.

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Teksti sisestamine

4.3 Automaatkorrektuuri kasutamine Automaatkorrektuuri aktiveerimiseks klikkida File. Valida Options (Wordi suvandid), Proofing (Õigekeelsuskontroll) ja AutoCorrect Options (Automaatkorrektuuri suvandid).

Siin saab fikseerida mitmeid sobivaid sätteid ning kasutada näiteks head võimalust lühendi asemel pika teksti automaatseks kirjutamiseks. Väljale Replace tippida lühend (nt joonisel ttü) Väljale With tippida pikem tekst (nt Tallinna Tehnikaülikool) Vajutada nupule Add Vajutada OK Lühend asendatakse selles arvutis mistahes dokumendis, kui valik Replace text as you type on valitud. Seda võtet saab kasutada ka määratud sümboli lisamiseks. Nii näiteks võib automaatkorrektori abil asendada trükitud 2 sidekriipsu pika kriipsuga: -- – 4.4 Automaatkorrektuuri kirjete loomine Automaatkorrektuuri kirjete loomiseks tehke järgmist. 1. Klõpsake vahekaardil Insert (Lisa) rühma Symbols nuppu Symbol ning seejärel valikut More Symbols 2. Klikkige vahekaarti Symbol või Special Characters (Sümbolid/Erimärgid)

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Teksti sisestamine

3. Valige automaatkorrektuuri kirjena kasutatav sümbol või erimärk (näiteks €). 4. Klõpsake nuppu AutoCorrect (Automaatkorrektuur). 5. Valitud sümbol või erimärk kuvatakse asendaja väljal With. Edasi toimida nii nagu eespool kirjeldatud. 6. Kirjuta väljale Replace tekst, mille Word peab automaatselt asendama valitud sümboli või erimärgiga (n €) 7. Klõpsake nuppu Add 8. Klõpsake nuppu OK Kui tekstis tippida sõna euro ja selle järele tühik, siis asendatakse see sümboliga €. Replace väljale ei tohiks tippida näiteks tähte e, sest seda võib kasutada ka sõna „ehk” lühendina. NB!

4.5 Automaatkorrektuuri aktiveerimine Klikkige File ning seejärel nuppu Options (Wordi suvandid). Klikkige valikut Proofing (Õigekeelsuskontroll). Klikkige AutoCorrect Options (Automaatkorrektuuri suvandid) märkeruutu Correct as you type (Asenda teksti tippimise ajal). Kui asendamist teha ei soovita, siis peab märkeruut olema tühi. 4.6 Liikumine tekstis ja teksti aktiveerimine Dokumendis on kuvaril näha noolekujuline hiirekursor ja vilkuv kriipsukujuline tekstikursor. Tekstikursorit saab viia vajalikku kohta hiirekursori klõpsuga või ka nooleklahvidega , , , . Kursori kiireks üleviimiseks ühest kohast teise klahvide abil on mugav kasutada lisaks nooleklahvidele veel järgmisi klahve: Home

jooksva rea algusesse

End

jooksva rea lõppu

Page Up

kuva võrra tagasi

Page Down

kuva võrra edasi

Ctrl+Home

dokumendi algusesse

Ctrl+End

dokumendi lõppu

Samuti võib liikumisteks lehekülgede vahel kasutada nuppe, mis asuvad kuva paremal all: Kui kursor on viidud vajalikku kohta, siis sellest kohast saab jätkata näiteks kas või teksti sisestamist. Lisaks liikumisele dokumendis (aktiveerida). Sageli kasutatakse hiire vasakut nuppu. On teisi vasakul on ala, kus hiirekursor valimisribaks.

on vaja teksti määrangute muutmiseks ka teksti valida teksti aktiveerimiseks hiirega tekstist üle vedamist, hoides all ja kiiremaid võimalusi teksti märgistamiseks. Iga rea algusest muutub paremale kallutatud noolekeseks. Seda ala nimetatakse

ühe sõna märgistamine

topeltklõps sõnal

ühe rea märgistamine

hiirekursor viia valitava rea ette noolekujuliseks ja teha hiirek lõps

ühe lõigu märgistamine

hiirekursor viia lõigu ette ja teha topeltklõps; ka kolmekordne klõps sõnal märgistab selle lõigu, milles sõna paikneb

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Teksti sisestamine

ühe lause märgistamine

hiirekursor viia lause mis tahes sõnale, klahvi Ctrl all hoides teha hiireklõps

kogu tekst

hiirekursor viia valimisribale tekstist vasakul (vasakule veerisele) ja teha kolmekordne hiireklõps

määratud kohast määratud kohani

märkida hiireklõpsuga teksti algus, hoida all klahv Shift ja märkida hiireklõpsuga teksti lõpp

ühe sümboli valimine

lohistada hiirenupuga üle valitava sümboli

Need oskused on vajalikud ja kiirendavad kindlasti töö tegemist. Kui märgistada tekst ja vajutada klahvile Delete, siis tekst kustutatakse. Kui aga peale märgistamist alustada tippimist, siis vahetatakse uue tekstiga välja kogu märgistatud tekst. Tehtut saab ka tühistada, kui valida kiirpääsuribalt . Sealjuures saab veel teha valiku, millist tegevust tühistada. Kui valida parempoolne kõvera noolega nupp, siis tühistatakse viimane tegevus. Aktiveeritud teksti väljanägemist võib muuta – valida sobiv kiri, kirja suurus ja laad (paks kiri, kaldkiri jne). Word 2010 pakub selleks veel ühe võimaluse, kui hiirt hoida valitud tekstil: Hiirega valitud tekstil liikumisel reas ülespoole muutub valikukast teravamaks, reas allapoole liikumisel udusemaks kuni kaob hoopis. 4.7 Teksti redigeerimine/monteerimine Valmis teksti tuleb enamasti ikka ühel või teisel viisil muuta – viia tekstitükke ühest kohast teise, korrata tekstiosi, muuta sõnade või lausete järjekorda jms. Selliseid toiminguid võiks nimetada teksti monteerimiseks. Sõnade või lausete järjekorra muutmiseks kasutatakse ühtesid võtteid, teksti viimiseks lehekülgede kaupa edasi/tagasi aga teisi võtteid. Sõnade järjekorra muutmiseks aktiveerida topeltklõpsuga sõna, viia hiirekursor sõnale, nii et kursor muutuks noolekujuliseks, ja lohistada sõna hiirenuppu all hoides teise kohta: Sama moodi saab talitada ka lause, lõigu või muu aktiveeritud tekstiosa korral. Sellist toimingut nimetatakse teisaldamiseks: tekst viiakse endisest asukohast uude. Juhul kui on vaja, et tekst jääks endisesse paika alles ja tekiks ka uude, siis kasutatakse kopeerimist. Kuva ulatuses on seda mugav teha samamoodi kui teisaldamist, hoides all Ctrl-klahvi. Erinevate lehtede vahel on niimoodi ebamugav töötada ja sel juhul kasutatakse teist võtet, mida kirjeldatakse täpsemalt järgneva skeemi abil. Kuna selline lõikamine-kopeerimine-kleepimine käib läbi lõikelaua (Clipboard), siis see toimib ühtemoodi kõigis Windows’i rakendustes ja ka erinevate Windows’i rakenduste vahel. Selliselt saab tuua nii teksti ühest Wordi dokumendist teise kui ka tabeli või graafiku Excel’ist Wordi. Nimetatud tegevused on vahekaardil Home.

Sellele nupule (dialoogiboksikäivitile) klikkimine näitab Clipboard’i sisu.

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Teksti ilmestamine

Kopeerimiseks aktiveerida tekstiosa, anda käsk Copy (kiirkäsk Ctrl+C). Teisaldamiseks Cut või kiirkäsk Ctrl+X. Selleks et kopeeritud/teisaldatud tekst satuks õigesse kohta, viia kursor hiireklõpsuga vajalikku kohta, anda käsk Paste (kiirkäsk Ctrl+V). Samuti võib kasutada ka hiire paremklõpsu järel avaneva hüpikmenüü käske lõikamiseks, kopeerimiseks ja kleepimiseks või asetamiseks. Viimase tegevuse juures saab kasutada veel Paste Options nuppu ning määrata, mil viisil soovite asetatud teksti näha. Lühim ja kiireim viis kopeerimiseks oleks Ctrl+C, teisaldamise jaoks lõikamiseks Ctrl+X ja uude kohta kleepimiseks Ctrl+V. Sellised toimingud on rakendatavad mistahes objektile, mitte ainult tekstile! Erinevate tekstiosade (objektide) järjestikune valimine ja korraga teise kohta kleepimine. 1. Teha soovitud tekstitükkidest koopiad käsuga Copy (mitte kasutada kiirkäsku, sest selle korral hoitakse ainult viimast alles) 2. Avada vahekaart Clipboard 3. Paste All.

Teksti ilmestamine

Teksti vormindamine (formaatimine) on toiming, mis annab tekstile sobiva väljanägemise ja paigutuse nii teksti ridade kui ka lehe suhtes. Käesolevas osas käsitletakse teksti formaatimise seda osa, mis on seotud teksti väljanägemisega (ilmestamisega). Formaatimist, mis on seotud teksti paigutusega, vaadatakse järgmises osas. 5.1 Fondi ja laadi määramine tekstis Teksti ilmestamine pakub võimaluse muuta dokument atraktiivsemaks, tuues välja olulise, hõlbustades võõrsõnade leidmist jne. Oskuslikult valitud vahendid hõlbustavad ka teksti lugemist. Word pakub kasutajale mitmeid võimalusi teksti väljanägemise muutmiseks: 1. font (kirjatüüp, suurus, laad) 2. rasvane kiri (Bold) 3. kursiiv (Italic) 4. läbikriipsutatud (Strikethrough) 5. 2 see on astendaja – tekstireast kõrgemal paiknev kiri (Superscript), soovitatav kasutada ainult tegeliku astendaja, mitte põhiteksti jaoks 6. 2 see on indeks – tekstireast allpool paiknev kiri (Subscript), soovitatav kasutada ainult tegeliku indeksi, mitte põhiteksti jaoks 7. s õ r e n d a t u d t e k s t (Expanded) 8. tihendatud tekst (Condensed), kasutatakse harva, kuna raskendab teksti loetavust 9. pidev ühekordne allakriipsutus (Single), ei soovitata eriti kasutada sest see viib mõtted hüperlingile 10. pidev kahekordset allakriipsutust (Double) või sõnad ainult (Word only) või punktiiriga märgitud tekst (Dotted) jms 11. esiletõstetud (Highlighted) tekst, see on nagu markeri kasutamine teksti lugemisel, mitte kasutada printimiseks 12. peidetud tekst (Hidden), nii saab peita näiteks omapoolseid kommentaare jms. Enim kasutatavad valikud on toodud välja vahekaardil Home:

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Teksti ilmestamine

eemalda vorming dialoogiboksikäiviti Seal on font (Times New Roman), suurus (12 punkti). Fondi või teiste määrangute muutmiseks tuleks kõigepealt muudetav tekstiosa aktiveerida ja seejärel anda uued määrangud, näiteks kirja suuruse muutmiseks. 5.2 Vaikefondi seadmine Kuna MS Word 2010 vaikefondiks ei ole Times New Roman, siis tasuks see kohe töö alguses õigeks sättida. Selleks klikkida menüü Home rühma dialoogiboksikäivitit ja fondi Font määramise juures valida fondiks Times New Roman, suuruseks 12 pt ning Set As Default nupuga muuta need vaikimisi kehtivateks valikuga All documents based on the Normal.dotm template. Sel juhul ei tule hiljem tegemist teha fondi muutmisega, sest Times New Roman, 12 pt on tavateksti trükkimiseks täiesti sobilik. Soovitatav oleks kõik muudatused teha kasutatavate laadide (Style) sees (laadi määrangutena), mitte aga käsitsi. Laade käsitletakse allpool (vt jaotist „Laadide kasutamine vormindamiseks“ lk 21.

Eri fontide tüüpilisemad esindajad on järgmised: Times New Roman – seriifidega kiri Arial – sans serif (seriifideta) kiri Courier – võrdsammuga kiri Lucida Galligraphy – ehiskiri Seriifid on tähele kaunistuseks lisatud väikesed põikkriipsud (jalad) tähe põhijoone otsas. Võrdsammuga kirja puhul on kõigil sümbolitel võrdne täheruum analoogselt kirjutusmasina kirjaga. Teiste fontide korral on igal tähel oma erineva laiusega täheruum – tähel i on see kitsam kui tähel m.

Teksti ilmestamine

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Kuigi erinevaid fonte on palju, ei pea neid kõiki korraga sugugi kasutama, pigem vastupidi: neid EI TOHIKS liiga palju ja erinevaid koos olla. Professionaalne kujundaja võib kasutada fonte hoopis teisiti oma eesmärkide saavutamiseks, aga tavaline tekstitöötleja ärgu seda parem üritagugi. Üldlevinud seisukoht on, et ühes kirjatöös ei ole soovitatav kasutada rohkem kui kaht fonti, seda erinevates suurustes ja esitusviisides nagu rasvane kiri või kaldkiri. Lihtsaim võimalus on lülitada sisse rasvast kirja (B), kursiivi (I), tehes hiireklõpsu vajalikul nupul, kui tekstiosa on valitud (aktiveeritud). Nupp lülitatakse sisse ja valitud tekst on kas rasvases kirjas, kursiivis (n võõrsõnad). Vahendi lülib välja teistkordne nupule klõpsamine. NB! Valikuks

võib kasutada ka kiirkäske Ctrl+B (rasvane), Ctrl+I (kursiiv) või Word 2010 uut

võimalust:

NB!

Allajoonitud kirja ei soovitata üldse kasutada, vältimaks sarnasust hüperlinkidega.

Teksti esiletõstmiseks lugemise jaoks võib kasutada märgistamist markeriga. Kui valida nupul üks pakutavatest värvidest ja vedada kursoriga üle märgistatava teksti, muutub rea foon valitud värvi. NB!

Seda vahendit saab edukalt kasutada teksti ja rea värvi vahetamiseks – tekst valgeks, taust

mustaks. Toimida tuleks järgmiselt: aktiveerida muudetav tekst, valida teksti värviks valge, valida markeri värviks must ja tõmmata sellega üle valgeks värvitud teksti. Tekib valge kiri mustal pinnal. Teksti vormindamiseks aktiveerida kõigepealt vajalik tekstiosa ja kasutada siis soovitud vahendit. Valiku tegemiseks tuleb kas osutada valiku nimele (ruutu ilmub linnuke ) või avada valikunupu abil loetelu ja osutada seal sobivat. Vasakul oleva akna tekstil on näha, kuidas valik toimib. Sobivuse korral valida nupp OK, tühistamiseks Cancel. Joonisel on näha fondi valimine (Times New Roman), teksti laadi valimine (Regular) ja suuruse valimine (12). Preview aknas on näha aktiveeritud tekst, millele valikut rakendatakse. Sätted hakkavad kehtima peale nupu OK valimist või vajutust klahvile Enter. Kõik teised valikud saab teha analoogiliselt: määrata tekst ja seejärel anda määrang valikuruudu märkimisega, valides näiteks väiketähe kõrgused suurtähed (märkida valikuruut Small Caps). Antud määranguid saab samamoodi ka tühistada: valida määranguga tekst ja klõpsata valikuruudule, milles olnud märk kaob. Peaks märkima veel, et väga hea võimalus ühest ja samast tekstist erinevate prindivariantide tegemiseks on 18

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Teksti ilmestamine

teksti peitmine (Hidden). Samuti võib teksti juurde kirjutada oma kommentaare ja arvamusi, nii et need ei muuda olemasolevat teksti. Peidetud teksti ei ole näha ekraanil ja teda ei prindita. Teksti peitmiseks valida tekst ja märkida Hidden valik. Peidetud teksti kuvamiseks tuleks klõpsata nuppu , mis tähendab ju mittetrükitavate sümbolite kuvamist. Vajadusel võib peidetud tekstiosa aktiveerida ja tühistada peitmise määrang. 5.3

Sõrendatud kiri. S õ r e n d a t u d k ir j a saamiseks ei tohi lisada tühikuid tähtede vahele nagu mõnel juhul on näha olnud, vaid kasutada sõrendatud kirja määrangut. Sõrendatud teksti saamiseks tuleks valida sakilt Home Font alt ja Character Spacing. Seejärel valida Spacing-aknast Expanded (sõrendatud) ja näidata mitme punkti võrra sõrendada (By), milleks sobib 2 või 3. Igatahes peab sõrendus olema selline, et sõnavahe jääks suuremaks kui sõrendatud teksti tähtede vahe. Kuigi selles aknas on veel teisi vahendeid, ei ole erilist vajadust neid kasutada.

5.4 Vormingupintsli kasutamine Kõigi nende määrangute tegemine, mis ei ole nuppudena välja toodud, on küllalt tülikas, aga kui neid on juba üks kord kasutatud, saab nende taaskasutamise lihtsamaks teha. Kõiki

määranguid

saab

edasi kanda,

kasutades

vahekaardilt

Home

pintsli kujutisega

Format Painter nuppu . Vormingute kleepimiseks klikkida sobiva määranguga tekstil (n sõrendatud kiri), klõpsata Format Painter nuppu (kursori juurde tekib pintsli kujutis) ja pintseldada üle tekst, mida tahetakse ka sõrendatud kirjas. Peale ülekandmist pintsli kujutis kaob. Kui aga on vaja näiteks sõrendada mitu sõna, siis tuleks Format Painter nupul teha topeltklõps, toimida nii nagu eespool kirjeldatud (kõigi sõnade korral) ja klõpsata uuesti formaadipintsli nupul. Vormingupintslit saab kasutada igasuguste määrangute edasikandmiseks, aga ka tehtud määrangute tühistamiseks, kui aktiveerida muutmata tekst (põhitekst), seejärel klõpsata pintslinupul ja muudetud tekst tõmmata üle. Nii võib näiteks mustal taustal oleva valge teksti teha uuesti endiseks mustaks tekstiks valgel taustal. saab kätte ka Word 2010 uue võimaluse kontekstipõhise nupurea alt. Selle kasutamiseks tuleb kõigepealt vormindatud sõna aktiveerida (topeltklikk sõnal) ja valida ilminud NB! Formaadipintsli

hüpikmenüüst vormingupintsel.

Teksti paigutus

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Teksti paigutus

Sama tähtis kui fondi valik, on ka teksti paigutus lehel, sest see määrab kogu lehe tasakaalu ja mõju. Teksti paigutus lehel on seotud eelkõige lõigu vormindamisega. Lõik (Paragraph) on üks teksti ja tekstitöötluse põhimõiste. Lõik algab kas teksti algusest või eelmise lõigu lõpust ja lõpeb, kui teksti sisestamisel on vajutatud klahvile Enter. Lõik on dokumendi osa, mida tunnevad kõik teksti koostajad, tekstitöötlus- ja küljendussüsteemid. Lõigumäärangud on saki Home jaotise Paragraph valikuteks:

dialoogiboksikäiviti Kuna sellised määrangud on mõistlik ja kasulik teha laadide abil, siis täpsemalt käsitletakse olemasolevaid võimalusi selle teema juures.

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Laadide kasutamine vormindamiseks

Laadid (Style) on sellised vormindusmäärangud, kus ühe nime alla on võetud kokku mitmeid erinevaid vormindusreegleid, mida saab rakendada tekstile laadi rakendamisega. Pealkirjalaadid nagu Heading 1, Heading 2 jne on välja toodud vahekaardi Home rühma Styles all. Laadid on enamasti lõigulaadid. Kõik võimalikud laadid kuvatakse Styles dialoogiboksikäiviti abil. Avaneb Styles aken, millest saab valida vajaliku laadi. Kui libistada kursor stiilil nimele, siis kuvatakse selle laadi sisu. Kui klikkida laadi nimel, siis rakendatakse laadi lõigule, milles paikneb tekstikursor.

Kõikide olemasolevate laadide kuvamiseks valida Options ja Style Pane Options aknast valida All styles. 7.1 Laadi muutmine Laadi muutmiseks teha laadi nimel paremklikk ja valida Modify, mis viib Modify aknasse, kust saab teha vajalikud vorminduse muutmiseks (vt ka „Teksti ilmestamine“ lk 16). Muuta saab ka ikoonidega välja toodud laade, kui ikooni nupul teha paremklikk ning valida Modify.

Laadide kasutamine vormindamiseks

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Laad Normal peaks olema selline, millel ei ole mingisuguseid määranguid peale vaikefondi ja selle suuruse, sest see laad on aluseks teiste laadide loomisel.

Siin on näha laadi Normal muutmise Modify Style aken ja sätted. Enam valikuid avaneb nupu Format alt:

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Laadide kasutamine vormindamiseks

Kuna normaallaad on kõigi laadide loomisel aluseks, siis põhiteksti kujundamiseks kasutatakse nt laadi Body Text. Uut laadi pole mõtet looma hakata, sest olemasolevaid süsteemseid laade on piisavalt. Kui laadi Normal korral on lõigumäärangu valikutes nullid, siis järgnevalt näidatakse, kuidas nende muutmine mõjutab teksti. Määrangud lõigule on seotud teksti paigutusega lõigus ja lehe suhtes. Need on rivistus/joondamine (Alignment), taane (Indentation), vaba ruum enne (Spacing, Before) ja peale lõiku (Spacing, After) ning taande või eendega lõik. Olulisim loetletuist on joondus, mis on olemas igal lõigul. Kasutatakse nelja joondusviisi. Teksti vasakule joondamine (Left) tekitab teksti, mille vasak serv on sirge, parem aga vaba – sakiline nagu sellel lõigul siin. Kuna tekstiredaktor ei lisa omalt poolt tühikuid, jääb selline tekst ühtlase tihedusega. Vasakule joondamine on eriti sobiv kitsaste veerutekstide korral. Sellist paigutust tuleks kindlasti kasutada ka punktitud või nummerdatud teksti korral. Tsentreeritud (Centered) paigutus võib olla sobiv pealkirjade kujundamiseks. Kogu teksti enamasti ei tsentreerita, kui ei ole tegemist mingi spetsiaalselt kujundatud tekstiga (n menüüga). Paremale joondatud teksti (Right) , kus vasak serv on vaba, kirjutamiseks teksti alla paremale või moto paigutamiseks teksti seda kasutada veergu paigutatud teksti joondamisel. Silme ette filmi osatäitjate kirjutamisel, kus üks veerg on joondatud paremale

kasutatakse näiteks autori nime kohale paremale. Samuti saab peaks tulema selline paigutus ja teine vasakule.

Pika teksti korral on ebaühtlane vasak äär segadust tekitav (vt järgmist lõiku). Lugeja peab pöörduma tagasi veeru vasakusse serva, leidmaks järgmise rea algust. Kui rea algus pole samas kohas kus enne, tuleb pilguga otsida seda raskestitabatavat algust. Mõne üksiku rea puhul võib selline joondus põhjendatud olla, kuid kui seda tehakse kogu teksti ulatuses, siis võite kindel olla, et sellist pikka teksti ei hakka lugema ükski inimene. Mõlema serva joondamise e rööpjoonduse (Justified) korral ei ole tekstiredaktoril muud võimalust, kui lisada sinna, kuhu on juba pandud tühik, vaba ruumi veel juurde. Kahjuks ei suuda ta aga alati ilusat tulemust saavutada – read kipuvad jääma mõnikord liiga hõredaks, eriti siis kui rea lõppu satub pikk sõna, mis sinna ei mahu ja tuleb üle viia teisele reale. Väljanägemist saab parandada poolitamisega (kasutada Ctrl+-) või teksti teistsuguse lõikudeks jaotusega. Igal juhul tuleb vabaneda tekkinud valgetest „teedest“ või „ojadest“, mis kulgevad teksti vahel üle lehe. Taane (Indentation) pakub kasutajale võimalust jätta lõigule vasakult (Left) ja paremalt (Right) lisaruumi. See on üks võimalus teksti esiletoomiseks muu teksti hulgast. Peab märkima, et sellise taande suurus ei tohi olla liiga väike, mitte alla ühe sentimeetri. Liiga väike taane muudab ääre segaseks ja ei too teksti esile. Siin on taandeks kummastki äärest 2 cm. Selline taane (Indentation) ei ole samane taandreaga, mis on lõigu esimese rea taane. Taandrea tekitamiseks tuleb valikust Special võtta First Line ja määrata kindlasti taande suurus, milleks 12 pt kirja korral on tavaliselt 0,63 cm, see on kolm sümbolit. Mõnikord on kasulik ka väljaulatuv, eendiga lõik, mis määratakse nagu taanegi – valikust Special valida Hanging. Nii taande kui ka eendi tühistamiseks kasutada valikut Special (none). Kui taandrida ei kasutata, siis kasutatakse tühja ruumi lõigu järel: Spacing, After (vt pilti). Lõigu järel olevaks tühjaks ruumiks piisab POOLEST REAST ehk 12 pt kirja korral 6 pt.

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Laadide kasutamine vormindamiseks

Järgmisel pildil on praegu näha määrangud eespool prinditud nn ripplõigu tekitamiseks: kogu lõik on nihutatud vasakult (teksti vasakust äärest) paremale ja parem vasakule.

Erinevaid määranguid laadid kasutatava keele, nummerduse jms jaoks saab teha Format alt (vt joonist lk 22). Pealkirja laad: Heading 1, Heading 2, jne Pealkiri on tekstitöötluse mõttes samasugune lõik kui teised teksti lõigud, kuid pealkirjad disainitakse teisiti. Pealkirja juures on eriti oluline tema suurus ja ruum pealkirja ees ja järel. Skeem võiks olla Pealkiri järgmine, kuigi korrektselt peaks igale pealkirjale järgnema põhitekst, mitte kohe pealkiri. Esimene alapealkiri Teine alapealkiri Siit algab põhitekst oma sõnade, lausete ja lõikudega, millel on oma väljanägemine, joondus ja lõigumäärangud.

Näiteks võiks 16 pt pealkirja korral pealkirja ees olev vaba ruum olla 20 pt ja järel 8 pt. Igal juhul peab pealkirja ees olema kaks või kolm korda rohkem ruumi kui järel. NB! Põhitekstis LÕIGU JÄRELE

määratakse lõikudevaheline ruum sellepärast, et siis liitub see pealkirja ees oleva ruumiga ja ei tekita pealkirja määrangutes segadust. Samasugust vaba ruumi liitumist peaks arvestama ka pealkirja ja temale järgneva alapealkirja (alapealkirjade) juures. Pealkirja juures oleks vaja järgneva tekstiga. Enamasti järgneva tekstiga, mis väldib veel lehele, tekst aga paikneb paljud ise kogenud.

määrata ka pealkirja seotus tuleb pealkiri hoida koos olukorda, et pealkiri mahub juba järgmisel lehel, mida on

Need määrangud saab anda valiku Paragraph, Line and Page Breaks vahekaardilt, märkides valiku Keep with next. Kui pealkiri peaks algama uuelt leheküljelt nagu näiteks peatüki pealkiri, siis tuleks valida Keep with next asemel Page Break Before. 24

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Laadide kasutamine vormindamiseks

Samas kohas on veel määrang Widow/Orphan Control, mis on vaikimisi valitud, ega luba lõigu esimest rida paigutada lehekülje viimasele reale ega viimast rida järgmise lehekülje algusesse üksikuna. Vajaduse korral viiakse rida järgmisele leheküljele. Määrang Keep Lines Together teatab soovist paigutada kogu valitud tekst (n tabel) lehele tervikuna, mitte lubada tema jaotamist mitme lehe vahel. Määrang Suppress line numbers tühistab ridade nummerdamise, kui see on sätetes määratud. Don’t hyphenate keelab teksti poolitamise (kasulik näiteks pealkirjade juures). Pealkirja määrangud on järgmised. 1. Font, suurus, laad (paks, kaldkiri, jms). 2. Pealkirja paigutus: vasakule/keskele/paremale. 3. Vaba ruum pealkirja ees ja järel – ees rohkem kui järel. 4. Pealkirja kooshoidmine järgneva tekstiga – Keep with next või kui seda tüüpi pealkiri peab alati olema lehe alguses, siis – Page break before Kuna neid valikuid on väga palju meeles pidamiseks, siis pealkirjalaadi kasutamisel on kõik juba arvesse võetud ja olemas. Laadis tehtud määranguid saab vastavalt oma soovidele muuta. Järgnevas vaadeldakse pealkirjalaadi Heading 1, mida rakendatakse esimese taseme pealkirjadele, muutmist. Pealkirjalaadi Heading 2 kasutatakse teise taseme ehk alapealkirjade jaoks jne. Selline laadide kasutamine võimaldab lihtsalt määrata pealkirjade hierarhilist nummerdamist nagu on näha käesolevas tekstis. Järgneval pildil on näha pealkirjalaadi Heading 1 muutmise aken: muudetava laadi nimi, mida siin ei tohi muuta. Uue nime saab panna ainult uuele laadile kui pealkirja järel vajutada ENTER, siis kasutatakse põhiteksti laadi Body Text

siin on näha pealkirja värvi kood, ruum peale pealkirja ja pealkirja alustamine uuelt lehelt OK kinnitab laadile tehtud muudatused, Cancel tühistab need 25

Laadide kasutamine vormindamiseks

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

7.2 Uue laadi loomine Kui on vajadus luua uue nimega laad, siis võib lähtuda mingist sobivast laadist ja jaotise Styles dialoogiboksikäivitil klikkimisel avanevast Styles akna alumisest reast valida uue laadi loomine (vt järgnevat joonist).

Loo uus laad Uue laadi loomise aknas tehakse järgmist. Name: antakse laadile nimi (n Tekst), Style type: määratakse, et tegemist on lõigulaadiga (Paragraph) ja laadi loomisel võetakse aluseks laad Normal (Based on:). Fondiks on valitud Times New Roman, suuruseks – 12 pt. Ülejäänud vajalikud määrangud tehakse klõpsamisega nupul Format. Vormindamisel on võimalik anda lõigumääranguid (Paragraph), nummerdust (Numbering) jms.

Vt internetist Wordi laadide kohta: http://office.microsoft.com/et-ee/word- help/HA102647012.aspx

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Otsimine ja asendamine

Otsimise ja asendamise käsku saab kasutada nii tekstiosa kui ka suvaliste märkide leidmiseks, kustutamiseks või asendamiseks teistega, nt otsida tekstis kõik korduvad tühikud ja asendada neid ühe tühikuga jms. Seega saab seda käsku edukalt kasutada dokumendi korrastamiseks, sest otsida ja asendada saab nii erimärke kui ka formaate ja laade. 8.1 Teksti ja formaatide otsimine ja asendamine Vajalikku kohta tekstist saab otsida kas sõnade, sõnaosade või fraaside järgi, kasutades käsku Find rühmas Editing vahekaardil Home. Avaneb navigeerimispaan (uus Word 2010’s), kuhu tuleb sisestada otsitav tekst – siin fraas „Word 2010“:

Find navigatsioonipaani pilt:

Otsimiseks saab sirvida dokumendi pealkirju, lehti või praeguseid tulemusi. Minna saab ettevõi tahapoole. Pikas dokumendis teeb uus dokumendi navigeerimise paan liikumine lihtsamaks, sest otsingu tulemused on näha nii navigatsioonipaanil kui ka välja toodud dokumendis. Advanced Find avab järgmise Find and Replace akna, kus saab anda otsingukriteeriumi.

Otsimine ja asendamine

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Otsimise ja asendamise (Replace) kasutamisel avaneb aken, kus saab määrata, mida otsida, millega asendada, määrata otsingukriteeriume jms nagu Find juures. Kriteeriume saab määrata Search Options juures: Match case: otsitakse sõna või fraasi, milles suur- ja väiketähed langevad kokku otsitavaga. Muidu ei tehta nendel vahet. Find whole words only: otsitakse terveid sõnu, mitte sõnaosi. Use wildcards: otsitava sõna asemel kirjeldatakse otsimismalli (otsimismustrit), kus erimärkidega on kirjeldatud fraasi sisu, näiteks ? tähistab suvalist üksikmärki – n ?aar leitakse kaar, saar, paar…), * tähistab suvalist märgijada, {n;} otsib vähemalt n korda sulgudele eelnevat märki. NB! tühik{2;} korral otsitakse kahte või enamat tühikut. Otsida saab järgmisi formaate: font (Font), lõik (Paragraph) laad (Style) kas koos tekstiga, st teksti kindlate määrangutega, või ainult vorminguid. Otsida ja asendada saab ka erimärke. Selleks laiendada Special valikut. Otsida Find väljal saab neid erimärke ja asendada nendega

VJ TTÜ IT täiendusõppekeskus

Otsimine ja asendamine

NB! Erimärgi otsingu näitena võiks likvideerida ülearused Enter-klahvi vajutamisel tekitatud lõiguvahed. Avage asendamisdialoog (kiirkäsuga Ctrl+H või käsk Replace rühmast Editing). Viige kursor otsimisväljale, avage seejärel loetelu Special ja valige sealt Paragraph Mark ja Paragraph Mark (väljale tekib ^p^p). Seejärel viige kursor asendamisväljale, valige loetelust Special taas Paragraph Mark (väljale tekib ^p). Nüüd võib vajutada Replace All. Tulemuseks on iga lõigu lõpus üks lõigu lõpetamise märk. Ülearuste tühikute likvideerimiseks asendada enam kui kaks tühikut ühega nagu eespool näidatud või otsida erimärki White space (^w) ja asendada see ühe tühikuga. Kui tühikuid on olnud ka lõigu alguses, siis otsimisväljale tekitada ^ptühik ja asendusväljale ^p. Koos otsimisega on võimalik asendada nii tekste kui ka vorminguid. Väljale Find what sisestada otsitav fraas või formaat ja väljale Replace with sisestada asendusfraas ja määrata formaat või määrata ainult formaat või laad formaatide või laadide muutmiseks. Jättes asendusvälja tühjaks, saab otsimist ja asendamist kasutada ka otsitava fraasi või formaadi kustutamiseks. Find next otsib järgmist fraasi, Replace asendab ainult selle fraasi uuega, Replace all asendab kõik leitud fraasid üle kogu otsimispiirkonna. Otsida ja/või asendada (või kustutada) saab ka ainult formaadimääranguid või anda need määrangud otsitavale/asendatavale tekstile. Allpool kuvatud akna Find and Replace valikuga Font, Bold otsitakse paksu kirja ja eemaldatakse see valiku Replace All korral kogu tekstilt.

NB! Uue otsingu korral teha kõigepealt No Formatting.

Hakkama saamisel ja oskamisel on vahe!