Manual Administrativo para las Escuelas de Jovenes Talentos de la UJMD by Vilma Sonia Cortez

Universidad Dr. José Matías Delgado Facultad de Economía, Empresa y Negocios

Seminario de Trabajo de Investigación Tesina “Elaboración de Manuales Administrativos para las Escuelas de Jóvenes Talentos, de la Universidad Dr. José Matías Delgado"

Presentado por: Vilma Sonia Cortez Quintanilla

Para optar al grado de: Licenciatura en Administración de Empresas

Antiguo Cuscatlán, 09 de Agosto de 2010

“Elaboración de Manuales Administrativos para las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado”

CONTENIDO SIGLAS Y ABREVIATURAS............................................................. IV INTRODUCCIÓN................................................................................. 1 CAPÍTULO I ANTECEDENTES......................................................... 2 Antecedentes.....................................................................................................2 Escuela de Jóvenes Talentos en Letras...........................................................2 Escuela de Jóvenes Talentos Emprendedores.................................................2 Objetivos de las Escuelas.................................................................................3 Misión ...............................................................................................................3 Visión.................................................................................................................4 Planteamiento del Problema.............................................................................4 Objetivo..............................................................................................................4 Objetivos Específicos........................................................................................4

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO....................................................... 5 Definición de Manual.........................................................................................5 Clasificación de los Manuales...........................................................................5 Según su Contenido.....................................................................................5 Por su función Específica............................................................................5 Por su radio de Aplicación...........................................................................5 Por su Naturaleza........................................................................................5 Manual Administrativo.......................................................................................6 Objetivos de los Manuales Administrativos.................................................6 Ventajas y Desventajas...............................................................................6 Manual de Organización....................................................................................7 Objetivos de los Manuales de Organización...............................................7 Contenido de Información para el Manual de Organización.......................7 Descripción de Funciones............................................................................8 Manual de Descripción de Puestos...................................................................8 Objetivos del Manual de Puestos................................................................8

CAPÍTULO III INVESTIGACIÓN DE CAMPO....................................9 Objetivos de la Investigación de Campo...........................................................9 Objetivo General..........................................................................................9 Sistema de Hipótesis.........................................................................................9 Hipótesis General.........................................................................................9 Hipótesis Específicas...................................................................................9 Operacionalización de Hipótesis................................................................10 Metodología de la Investigación......................................................................11 Población a Investigar................................................................................11 Metodología de la Investigación................................................................11 I

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Tamaño de la Muestra...............................................................................11 Resultados de la Investigación........................................................................12 Levantamiento de la Información...............................................................12 Investigación Documental..........................................................................12 El Formulario..............................................................................................12 Análisis de los Resultados....................................................................................12 Limitaciones del Estudio............................................................................12 Conclusiones...................................................................................................13 Recomendaciones...........................................................................................13 Manuales...............................................................................................................14 Manual de Organización.................................................................................15 Manual de Descripción de Puestos.................................................................19 Manual de Procedimientos..............................................................................33

BIBLIOGRAFÍA................................................................................. 52 ANEXOS............................................................................................ 53

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SIGLAS Y ABREVIATURAS CCAT

Centro de Ciencias, Arte y Tecnología

C-INNOVA

Centro de Innovación Científica, Tecnológica, Empresarial y Social

EJTL

Escuela de Jóvenes Talentos en Letras

EJTEN

Escuela de Jóvenes Talentos Emprendedores de Negocios

FDL

Futuros Docentes en Letras

FLE

Futuros Líderes Emprendedores

FEN

Futuros Emprendedores de Negocios

FCS

Futuros Comunicadores Sociales

MINED

Ministerio de Educación

TNL

Talentos Nacionales en Letras

III

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INTRODUCCIÓN El Salvador busca ingresar en las grandes ligas del mundo empresarial y la única manera de hacerlo es buscando el talento en los jóvenes. Educarlos, formarlos, proporcionarles las herramientas necesarias, acompañarlos y lanzarlos al mundo, sin temor. Conscientes de lo anterior y con la seguridad que los jóvenes harán un extraordinario papel, la Universidad Dr. José Matías Delgado, en convenio con el Ministerio de Educación (MINED) crea las “Escuelas de Asistencia Académica Especializada para Jóvenes Talentos en Letras y Jóvenes Talentos Emprendedores de Negocios”, como escuelas de alto rendimiento, para niños de todo el país de las zonas rurales y urbanas. Conscientes que el cambio en el medio ambiente y el entorno podrían afectar de manera positiva o negativa a las escuelas, estas deben mantenerse alerta y en lo posible, estar preparadas para cuando este suceda ya que podrían verse afectadas especialmente por la situación política y socio-cultural. Se supone que los principios en los cuales se basan las escuelas, deben ser constantemente revisados para una mejor adaptación en su sistema de enseñanza y contenidos de los programas educativos, en los procesos de selección de personal, desarrollo humano, comunicación, y la calidad de los mismos, los cuales deben brindar a sus jóvenes un mejor servicio manteniendo actualizados los procedimientos internos. Actualmente en las Escuelas, no están documentadas las actividades que corresponden a cada puesto, tampoco tienen un organigrama que defina el orden jerárquico, motivo por el cual, se propone la Elaboración de Manuales Administrativos, que contendrán la descripción de cada cargo, objetivo, descripción, funciones y flujogramas de procesos, que faciliten la comunicación en la organización. El manual servirá de apoyo a las áreas administrativa y académica, permitiendo el desarrollo de las tareas asignadas a cada empleado, preparando además a las escuelas ante cualquier cambio y el mejoramiento continuo en una forma ordenada y planificada en sus procedimientos. Dicho manual entrará en vigencia cuando la Dirección lo autorice.

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CAPÍTULO I: ANTECEDENTES 1.1. Antecedentes En el año 2002, la Licenciada Rosemarie Vázquez Liévano de Ángel presenta solicitud de apertura del Programa CCAT Centro de Ciencias, Arte y Tecnología a la Rectoría de la Universidad Dr. José Matías Delgado. En el año 2003, se organizan los proyectos del Programa, entre ellos “Ciencia y Tecnología para Niños y Jóvenes”, orientado a apoyar el desarrollo de habilidades en niños talentosos. En el año 2004, el Ministerio de Educación ofrece un convenio para crear el Programa para niños con talentos en literatura; la propuesta fue la creación de una Escuela para Jóvenes Talentos en Letras. La firma del convenio con el MINED se realizó el 16 de Diciembre de 2004, en el marco de un Programa de Asistencia Académica Especializada a Jóvenes Talentos. En el año 2007, se sugirió al MINED ampliar la atención a Jóvenes Talentos en el área de emprendedurismo; la propuesta fue aceptada y el convenio firmado para el año 2008, ampliándose como se detalla a continuación “Asistencia Académica Especializada para Jóvenes Talentos en Letras y Jóvenes Talentos Emprendedores de Negocios”. 1.2. Escuela de Jóvenes Talentos en Letras (EJTL) La Escuela de Jóvenes Talentos en Letras EJTL, abrió sus puertas en octubre del año 2005, los niños después de varias pruebas teóricas, psicológicas y prácticas son ubicados en diferentes grupos: Futuros Docentes en Letras (FDL), Futuros Comunicadores Sociales (FCS); Futuros Talentos en Letras (TNL) y estos a su vez se dividen en niveles propedéuticos, básico, intermedio, avanzado, superior y meritísimo. Después de 5 años de formación se ha llegado al Nivel Meritísimo, el tan esperado año en el que 7 de los jóvenes publicarán sus obras de un total de 3,606 aplicantes. “La EJTL, está diseñada para formar pensadores, maestros, investigadores, críticos, generadores de opinión, comunicadores sociales y escritores en todas las ramas: poesía, teatro, ensayo, novela, cuento y fábula”. [Revista Lees, 2009:2-5] Este tipo de programas han sido creados con el propósito de brindar formacion gratuita a los estudiantes con talentos especiales en áreas específicas y que puedan aprovechar de la mejor manera el recurso que tienen y así obtener herramientas que les permitan desarrollarse en un mundo globalizado como el nuestro. 1.2.1. Escuela de Jóvenes Talentos Emprendedores de Negocios (EJTEN) La Universidad Dr. José Matías Delgado, abrió sus puertas al primer grupo de niños en Octubre de 2008, aplicaron 4,737. Actualmente son 41 jóvenes, quienes después de pruebas teóricas, psicológicas y prácticas han sido ubicados

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en los grupos de: Futuros Líderes Emprendedores (FLE) y Futuros Emprendedores de Negocios (FEN) que a su vez se dividen en niveles propedéutico, básico, intermedio,avanzado, superior y meritísimo. En la EJTEN se plantea una nueva modalidad de enseñanza encaminada a propiciar y estimular la capacidad creativa y reflexiva de jóvenes de extracción humilde, asegurando que todos tengan la posibilidad de aprender y potenciar sus habilidades, en un ambiente donde la transferencia del conocimiento se facilita. La EJTEN es una apuesta real, para romper el círculo de pobreza y todos sus males. Faltan muchos años para conocer los frutos. Los jóvenes son conocidos por empresas al participar en ferias y otro tipo de eventos. La Universidad aporta con esta Escuela, al desarrollo económico sostenible del país, a través de la fomacion de jóvenes emprendedores capacitados para generar y consolidar empresas competitivas tanto en el ámbito local como regional, y con sensibilidad para convertirse en empresarios con responsabilidad social. Los jóvenes que ingresan a las Escuelas oscilan entre las edades de 11a 18 años, poseen grandes carencias materiales, pero con tesoros intelectuales maravillosos, han logrado romper la barrera de la falta de educación en el país, en el que alrededor del 90% de la población no tienen acceso a la educación superior. [Revista Emprendes, 2009:2] Las Escuelas son un programa novedoso e inédito en Iberoamérica, que pretende con efectividad romper el círculo de carencia, que desarrolla el talento local que hasta ahora no tenía acceso a mejorar sus capacidades, un proyecto extraordinario y certero en el combate a la miseria. Ambas escuelas son gratuitas y en ellas además del crecimiento intelectual en las áreas específicas de cada una, los jóvenes aprenden informática e inglés, reciben servicios médicos y alimenticios y recursos para poder continuar sus estudios regulares en su centro escolar local y asistir los fines de semana a su escuela de alto rendimiento, permitiéndoles ingresar también a la Universidad y desarrollar un proyecto de su experticia al finalizar el quinto año en las Escuelas de Talentos. 1.4. Objetivo de las Escuelas Identificar el talento de cada joven y su capacidad natural para enfrentar las situaciones, integrándolos a un conocimiento relevante, según el área, que los impulse a ser gestores de su propio aprendizaje. 1.5. Misión Formar futuros líderes y emprendedores de negocios a través del diseño de un currículo novedoso y de una metodología altamente creativa; y jóvenes escritores, futuros comunicadores y docentes en letras, potenciando en los jóvenes la integridad, el trabajo constante y la creatividad, utilizando como medio las escuelas

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de jóvenes talentos y contribuir para que sean personas de bien y exitosos en su vida. 1.6. Visión Aportar al progreso intelectual, creativo, económico y sostenible del país, a través de la formación de jóvenes capacitados para ampliar y consolidar ideas competitivas, tanto a nivel local y regional, y con sensibilidad social. Aportar a la literatura de nuestro país, con la creación de obras, cuentos y poemas elaborados por los jóvenes de las escuelas. 1.7. Planteamiento del Problema Actualmente las Escuelas de Asistencia Académica Especializada para Jóvenes Talentos en Letras y Jóvenes Talentos Emprendedores de Negocios” no poseen un documento digital ni físico en el que se describan de forma detallada las tareas y/o actividades correspondientes a cada puesto, que sirva como un medio de comunicación y coordinación que permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de las escuelas. Los procedimientos se modifican con el desempeño mismo de las actividades diarias y el creciente grado de especialización por lo que se cree necesario la elaboración de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad. Así pues, los manuales representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reducción de errores y en la observancia de las políticas de la organización, proporcionan una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puestos. 1.8. Objetivo Diseñar un Manual Administrativo para las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios, de la Universidad Dr. José Matías Delgado, que permita documentar en forma sistemática y detallada las normas y procedimientos correspondientes a cada puesto considerando las necesidades específicas de las escuelas. 1.9. Objetivos Específicos  Elaborar un manual que contenga información adecuada, clara y oportuna, que permita el fácil desarrollo de los procesos administrativos y académicos que se realizan en las escuelas. 

Planificar y controlar los procedimientos del área académica de manera eficiente, para obtener mejoras en el proceso de enseñanza-aprendizaje.



Mejorar la organización en el área administrativa y académica de las escuelas, para generar eficacia y eficiencia en el desarrollo de sus actividades.

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CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO 2.1. Definición de Manual “Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática información sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo, comunica al personal de la empresa las expectativas de homogeneidad y economía por parte de la dirección en la ejecución de actuaciones y procedimientos para el logro de sus objetivos.” [Quiroga; 1998:161] Todo manual debe contener: introducción, propósito, áreas de aplicación, limitaciones, objetivos generales, específicos y políticas. 2.2. Clasificación de los Manuales La clasificación depende de la necesidad de información de cada institución o empresa y pueden clasificarse de la siguiente manera: 2.2.1.    

Según su contenido De objetivos y políticas De procedimientos De organización De propósitos múltiples

2.2.2.            

Por su función específica Departamentales De empleados o de bienvenida De puestos De técnicas De ventas De producción De finanzas De operación De sistemas De compras De contabilidad De adiestramiento instructivo

2.2.3.   

Por su radio de aplicación Generales ( de procedimientos y de políticas) Específicos Individuales

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2.2.4.   

Por su naturaleza Macro – administrativos Meso – administrativos Micro – administrativos

2.2.5. Manual Administrativo “Es aquel que presenta los sistemas y las técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas”. [Arévalo; 2001: 22]

“Documento que funciona como medio de comunicación y coordinación permitiendo registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.) así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas”. [Fincowsky y Benjamín, 1998:147] Explican las normas generales con un lenguaje que puedan comprender los empleados de todos los niveles; facilitan el adiestramiento y orientación del personal, ayudan a normalizar controles de los trámites de procedimientos y uniformar las actividades. 2.2.6. Objetivos de los Manuales Administrativos  Explicar en términos accesibles el porqué de las decisiones y cómo se deben aplicar en la práctica.  Proporcionar a los usuarios que lo consultan, la suficiente capacidad para cumplir con los objetivos de la organización; a fin de establecer adecuadamente las actividades. 2.2.7. Ventajas y Desventajas El manual bien estructurado tiene las siguientes ventajas:       

Logra y mantiene un sólido plan de organización. Asegura que todos los interesados tengan adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Facilita el estudio de los problemas de la organización. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones que se crean necesarias. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás dentro de la organización. Conserva un fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más Antiguos y sirve como guía en el adiestramiento de los nuevos empleados. Desventajas:

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Hay compañías que consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.  Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso prepararlo y conservarlo al día.  Existe el temor de conducir una estricta reglamentación y rigidez. 2.3. Manual de Organización 

“Duhalt Krauss lo define como aquel manual que expone con detalle la estructura de la organización y señala los cargos y la relación existente entre ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad, responsabilidad y funciones en una empresa”. [Quiroga,1998:163]

Cuando se refiere a una unidad administrativa en particular, contienen información como: niveles jerárquicos, canales de comunicación y coordinación y organigramas que describen en forma gráfica la estructura de la organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran. Proporciona detalles complementarios y adicionales. Preparado con propiedad hace accesible una información completa sobre asuntos pertinentes, que aumenta así el conocimiento y la comprensión de los requisitos, especificaciones y limitaciones de las relaciones del puesto. 2.4.1. Objetivos de los Manuales de Organización  “Esquematizar los puestos y sus relaciones para presentar una visión de conjunto o sea, la organización como un sistema” 1  Apoyar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.  Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, para facilitar su incorporación aprovechando los recursos humanos y materiales para reducir costos de operación.  Definir el flujo de información que permita la aplicación del sistema de información y comunicación.  Servir de base para la aplicación de Control Interno, permitiendo un mejor ambiente de organizacional.  Permitir realizar la tarea principal de un directivo: organizar, delegar, supervisar y motivar al personal.

2.4.2. Contenido de Información para el Manual de Organización 1. 2. 3. 4. 5. 1

Identificación Prólogo y/o introducción Antecedentes históricos Declaración de objetivos Políticas generales de la institución o empresa

[http://www.c-innova.net, consultada el [Consultada el 22/02/10] 1

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Directorio [Quiroga,1998:167]

2.4.3. Descripción de Funciones Un aspecto importante en la elaboración del manual de organización es la descripción de funciones, ya que constituyen un instrumento útil para el análisis de estructuras, proporciona una definición precisa de cada uno de los puestos que la integran, establece de acuerdo con su agrupación, el grado de importancia de la misma y sus niveles jerárquicos. Se deben seguir las recomendaciones siguientes: 

Los nombres de las unidades orgánicas deben corresponder a los nombres de la estructura orgánica.



Al redactar las funciones se debe comenzar con un verbo en infinitivo y colocarse primero las funciones sustantivas y luego las de apoyo, continuar con las del proceso administrativo, colocar en primer lugar las que comprenden la planeación y de organización y finalmente se incorporan las de evaluación y control.

2.4. Manual de Descripción de Puestos Es un manual que detalla los puestos de la empresa y el fin que se persigue, como: objetivos de la institución, principios establecidos, descripción, organigrama general y de puestos. [Merlos, 1999:42] 2.4.1. Objetivos del Manual de Puestos  Identificar todo lo relacionado con los deberes y compromisos que le corresponde a cada cargo y las relaciones de autoridad que existan.  Ayudar en la selección del personal, proporcionando los requisitos que se debe exigir a cada persona.  Servir de base para el entrenamiento de los nuevos empleados.  Facilitar el establecimiento de políticas salariales, de acuerdo con las responsabilidades y la posición jerárquica que posea.  Proporcionar una herramienta objetiva para la evaluación del desempeño.  Distribuir equitativamente la carga de trabajo, así como la asignación adecuada de autoridad.  Proporcionar la información necesaria para determinar el tipo de herramientas de trabajo adecuadas para el buen desempeño de las labores.

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CAPÍTULO III: INVESTIGACIÓN DE CAMPO 3.1.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

3.1.1. Objetivo General Conocer el funcionamiento actual de los procesos administrativos y académicos de las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado, con el propósito de sistematizar y orientar sobre el desarrollo de los procedimientos, políticas y métodos necesarios para brindar un servicio de manera eficiente y eficaz a los jóvenes que pertenecen a las escuelas. 3.2.

Sistema de Hipótesis

3.2.1. Hipótesis General Si se conocen los procedimientos administrativos y académicos que se efectúan en las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios, de la Universidad Dr. José Matías Delgado, se facilitará el procedimiento para la solución de inconvenientes dentro de las escuelas. 3.2.2. Hipótesis Específicas 1. Si el personal administrativo y académico cuenta con la información adecuada clara y oportuna, incluida en los manuales, permitirá el fácil desarrollo de los procesos administrativos y académicos que se realizan en las escuelas (Ha). 2. Si la planificación y control de los procedimientos del área académica se efectúa de manera eficiente, mejorará el proceso de enseñanza-aprendizaje (Hb). 3. Mientras mejor organización exista en el área administrativa y académica de las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado, el desarrollo de las actividades será más eficiente y eficaz para los jóvenes de las escuelas (Hc).

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4.3.

Operacionalización de Hipótesis HIPÓTESIS

(Hg): Si se conocen los procedimientos administrativos y académicos que se efectúan en las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios, de la Universidad Dr. José Matías Delgado, se facilitará el procedimiento para la solución de inconvenientes dentro de las Escuelas. Ha) Si el personal administrativo y académico cuenta con la información adecuada y oportuna, incluida en los Manuales, permitirá el fácil desarrollo de los procesos administrativos y académicos que se realizan en las Escuelas.

VARIABLES V. I. : *Se conocen los procedimientos. V. D. : *Facilidad en los procedimientos ante solución a posibles inconvenientes en las escuelas.

INDICADORES 1. Conocimiento de los objetivos 2. Información 3. Especificación de recursos 1. Satisfacción 2. Tiempo

V. I. : * Información adecuada y oportuna.

1. Comunicación interna. 2 .Fuentes de información.

V. D. : *Simplificación de los procesos.

1. Rapidez en los procesos. 2. Reducción de pasos. 3. Sistematización de procedimientos.

Hb) V. I. : Si la planificación y control de los * La planificación y control procedimientos del área de los procedimientos. académica se efectúa de manera eficiente, mejorará el proceso de enseñanza-aprendizaje. V .D. : * Mejoraría el proceso de enseñanza-aprendizaje.

1.Existencia de controles. 2.Planes de trabajo. 3. Mejora en los procedimientos. 1.Mayor control en el desarrollo de los procesos académicos. 2. Proyección social. 3. Aptitudes de los académicos. 4.Actitudes personales.

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Hc) Mientras mejor organización exista en el área administrativa y académica de las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado, el desarrollo de las actividades será más eficiente y eficaz para los jóvenes de las Escuelas.

V. I. : 1. Identificación de cuellos * A mayor organización de botella. en el área administrativa 2. Disminución de procesos y académica. tardíos.

V. D. : 1. Confiabilidad * Mayor será la eficiencia 2. Credibilidad y la atención proporcionada a los jóvenes.

4.4. Metodología de la Investigación 4.4.1. Población a Investigar La población está formada por el personal administrativo y académico de las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios de la Universidad Dr.José Matías Delgado, el personal académico es el encargado de impartir las asignaturas en los diferentes grupos y niveles. A continuación se detalla cada uno de los segmentos que se estudió: a) Personal Académico: 13 b) Personal Administrativo: 10 3.5. Tamaño de la Muestra Debido a que el estudio está enfocado solamente hacia el personal que labora en las escuelas, se específica a continuación los métodos a utilizar para definir la muestra en las diferentes poblaciones anteriormente delimitadas: a) Para el personal académico (13 instructores) aplicando la fórmula de la población finita: n=

p * q Z2* N

(N – 1)E2 + p*q*Z2 12.4852 0.9904 n= 1

se realizará una muestra,

n = (0.5) (0.5) (1.96)2 13 (13-1) (0.05)2 + (0.5) (0.5) (1.96)2

n = 13 Instructor

b) Para el personal administrativo se entrevistó un total de 10 personas ( población completa). 1

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c) De la población de jóvenes activos no se obtuvo ninguna muestra, debido a que el estudio está basado en la elaboración de manuales administrativos para el uso interno de las escuelas. 3.6.

Resultados de la Investigación

3.6.1. Levantamiento de la información La recopilación se basó en documentos que contenían datos específicos y verdaderamente útiles para la elaboración de los manuales. Debido a lo antes expuesto se mantuvo una comunicación constante con fuentes internas de la organización. Para obtener la información en forma ágil y ordenada se utilizaron las siguientes técnicas de recopilación: 3.6.1.1. Investigación Documental Esta permitió la selección y análisis de aquellas revistas y documentos que contienen datos de interés. Para ello se estudió el reglamento de las escuelas, con el objetivo que el manual a elaborar contengan bases legales para su posterior aceptación e implementación. 3.6.1.2. El Formulario Para el personal administrativo y académico de las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado se elaboró un formulario de descripción de puestos; formado por preguntas en orden lógico, en el que se investigaba de manera directa sobre las funciones de cada puesto de trabajo, el nivel jerárquico de cada plaza y el nivel de responsabilidad de cada uno de estos. 3.6.2. Análisis de los Resultados Se realizó por medio de la clasificación de los documentos del estudio en las que se resumió para cada uno de los puestos los procedimientos y funciones. Se verificó de manera individual cada uno de los elementos, con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia e interacción interna, para obtener un resultado que manifieste la realidad operativa y elaborar los manuales desde un punto de vista objetivo y real, brindando para los diferentes procesos y funciones ideas que permitan mejorar la organización y consecuentemente obtener más eficacia en la ejecución. 3.7. Limitaciones del Estudio En el desarrollo de la investigación realizada en las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado, específicamente en el área administrativa se percibieron inconvenientes que dificultaron el estudio; dentro de los que se mencionan:

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a) Falta de interés y de disponibilidad de tiempo del personal en el llenado de los formularios solicitados, lo que demoró en el avance para la elaboración de los manuales. b) Ausencia de información sobre la misión y visión de la Escuela de jóvenes talentos en letras, lo que demoró la recopilación de datos como parte de los antecedentes y parte teórica.

3.8. Conclusiones Las hipótesis formuladas inicialmente se comprobaron y aceptaron siendo los resultados los siguientes:  Contar con un manual, que facilite la búsqueda de procedimientos, políticas, organización, estructura y funciones, que podrá ser utilizado como un manual de consulta para el personal que labora en las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado; proporcionando así una herramienta necesaria que servirá para:  Facilitar la solución de los problemas organizacionales.  La simplificación de los procesos administrativos.  Mejoramiento en la calidad del proceso de enseñanza-aprendizaje. Los objetivos planteados al inicio del estudio se cumplieron conforme al desarrollo del mismo:     

Explicar en términos accesibles el porqué de las decisiones y el cómo se deben aplicar a la práctica. Facilitar a los usuarios que lo consultan la suficiente capacidad para cumplir con los objetivos de la organización; a fin de establecer adecuadamente las actividades. Determinar los procesos a través del llenado de un formulario por parte de las personas involucradas. Establecer funciones, responsabilidades y autoridad. Proveer de un manual que ayude a la inducción y adiestramiento de nuevos empleados.

3.9. Recomendaciones 

Después de recopilar información por medio del formulario de descripción de puestos se concluye que la elaboración del manual administrativo es necesario y se sugiere implementarlo como una herramienta de prevención y mejoramiento.



Revisión de los sistemas de comunicación y políticas donde se debe incluir canales, redes de comunicación, calidad en la información, todo orientado a proporcionar un mejor y ágil servicio.

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4. MANUALES

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN El presente manual, es un documento que busca conocer la estructura orgánica de la s Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores en Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado, y está integrado por los siguientes elementos: I. II. III.

Objetivos Antecedentes históricos Identificación

IV. Objetivos de las escuelas V.

Políticas

VI. Estructura Organizativa de las escuelas VII. Normas Internas VIII. Funciones de la escuelas IX.

Reglamentos

I- OBJETIVOS a.

General

Establecer un ordenamiento administrativo a través del conocimiento de funciones, líneas de autoridad, responsabilidad, procedimientos para mejorar la comunicación y coordinación entre áreas de trabajo. b.

Específicos

1. Establecer para cada área de trabajo de las escuelas las funciones a realizar. 2. Establecer los procedimientos y formularios para los procesos y lograr una coordinación eficiente entre las áreas de trabajo de las escuelas. 3. Servir de guía y orientación al personal de nuevo ingreso. II- ANTECEDENTES HISTÓRICOS En el año 2004, el Ministerio de Educación ofrece a la Universidad un convenio para crear el Programa para niños con talentos en literatura; la propuesta de la Universidad 1

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fue una Escuela para Jóvenes Talentos en Letras. La Universidad firma convenio con el MINED el 16 de Diciembre de 2004. En el año 2007, la Universidad hizo la propuesta al MINED para ampliar la atención a Jóvenes Talentos en el área de emprendedurismo; la propuesta fue aceptada y el convenio firmado para el año 2008. La Escuela de Jóvenes Talentos en Letras( EJTL), abrió sus puertas en octubre del año 2005, los niños después de varias pruebas teóricas, psicológicas y prácticas son ubicados en diferentes perfiles como: Futuros Docentes en Letras ( FDL), Futuros Comunicadores Sociales ( FCS); Futuros Talentos en Letras (TNL). La Universidad Dr. José Matías Delgado, abrió sus puertas al segundo grupo de niños en Octubre de 2008, aplicaron 4,737. Actualmente son 39 jóvenes, quienes después de pruebas teóricas, psicológicas y prácticas han sido ubicados en los grupos de: Futuros Líderes Emprendedores (FLE) y Futuros Emprendedores de Negocios (FEN). Los niños que ingresan a las escuelas oscilan entre las edades de 11 a 18 años, los jóvenes de ambas escuelas deberán cursar los niveles propedéuticos, básico, intermedio, avanzado, superior y meritísimo, son escuelas gratuitas y en ellas además del desarrollo intelectual en las áreas específicas de cada una, los niños aprenden informática e inglés, reciben servicios médicos y alimenticios y recursos para poder continuar sus estudios regulares en su centro escolar local y asistir los fines de semana a su escuela de alto rendimiento, permitiéndole ingresar también a la Universidad y desarrollar un proyecto de su experticia al finalizar el quinto año en las Escuelas de Talentos. III-

IDENTIFICACIÓN

Las escuelas de jóvenes talentos en letras y emprendedores de negocios depende de Gestión Social, área que pertenece al C-INNOVA. IV- OBJETIVO DE LA ESCUELAS Identificar el talento de cada joven y su capacidad natural para enfrentar las situaciones, integrándolos a un conocimiento relevante, según el área, que los impulse a ser gestores de su propio aprendizaje. V- POLÍTICAS  Velar porque los procedimientos y actividades sean transparentes, para beneficio del alumnado y así obtener una fácil resolución de los problemas que experimenten.  Los requisitos para el ingreso a las escuelas son: 1. Ser estudiante activo del sistema público educativo nacional, en cualquiera de los 14 departamentos del país. 2. Que esté actualmente cursando de sexto a noveno grado de educación básica. 2

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3. Edades comprendidas entre 11 a 18 años. 4. Que cumplan por lo menos con 4 de las siguientes características:  Sensibles e interesados en las letras, altamente creativo, con inclinación por la lectura, investigadores y analíticos, con habilidades para la redacción y la ortografía, con conciencia crítica y de pensamiento autónomo, con actitud abierta y pluralista y participativa, generador y creador de muestras literarias, seguridad y optimismo, disciplina, persuasión, organización, perspicacia, aceptación del riesgo y liderazgo.  Proporcionar a los estudiantes las herramientas necesarias de investigación, información, metodología y aplicación de los conocimientos que se imparten.  Coordinar de una forma eficiente todos los procedimientos administrativos para el buen funcionamiento de las escuelas y así proporcionar un excelente servicio a sus usuarios lo cual es muy importante para la imagen de la universidad.  Evaluar dentro de las aulas, el método de enseñanza de cada instructor a cargo para facilitar el aprendizaje de los jóvenes.  El período de estudio dentro de las escuelas será de 5 años.  Cada joven recibirá mensualmente una cuota para transporte, y los alumnos en nivel universitario recibirán un bono para libros y papelería más una beca al 100%. Para esto es necesario cerrar con una nota mínima de 8 en cada una de sus asignaturas. VI- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LAS ESCUELAS

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RECTORÍA

C-INNOVA

GESTIÓN EMPRESARIAL

GESTIÓN SOCIAL

PROGRAMA ÁNGELES VOLUNTARIOS

DIRECCIÓN C-INNOVA Y PROYECCIÓN SOCIAL COORDINACIÓN ACADÉMICA

SUB-COORDINADORA ACADÉMICA

SECRETARIA

VII-

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

ASISTENTE DEL ÁREA ACADÉMICA Y ADMINISTRATIVA

ASISTENTE DEL ÁREA TÉCNICA DE CÓMPUTO

INSTRUCTORES

ASISTENTE DEL ÁREA TÉCNICA DE INGLÉS

COLABORADOR ADMINISTRATIVO Y ACADÉMICO

SERVICIOS GENERALES

NORMAS INTERNAS DE LAS ESCUELAS

1. Los estudiantes deben mantener una presentación adecuada y decorosa, tomando en cuenta que los jóvenes del nivel propedéutico deben presentarse con el uniforme del Centro Escolar y usar el botón de las escuelas. A partir del nivel básico, el joven debe utilizar la camiseta y carnet, de lo contrario se regresará a su casa. 2. La duración de la hora clase es de 40 minutos. 3. Durante el año lectivo, todos los grupos deben asistir de manera obligatoria a una visita cultural, en el lugar que defina la Dirección, esto con previa autorización de los padres de familia. 4. Para los alumnos en nivel universitario becados, será obligación pertenecer al programa de Ángeles Voluntarios. 5. En las instalaciones académicas y administrativas sólo se podrá ingerir alimentos en el tiempo estipulado para el almuerzo. 6. El horario de trabajo en las escuelas es sábado de 8:00 am – 3:30 p.m. 4

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7. Empleados administrativos e instructores deberán colaborar en la hora de receso, en el cuido de zonas como, aulas, parqueos y corredores. 8. El tiempo para receso es de 30 minutos. 9. Los días sábados, el personal administrativo e instructores realizan reuniones al inicio de la jornada con la Dirección y al finalizar con la Coordinación y Subcoordinación de las escuelas. 10. Los instructores que por alguna razón no puedan asistir a sus labores deben solicitar con anterioridad el permiso por escrito a la Dirección. VIII- FUNCIONES DE LAS ESCUELAS 1. Fomentar el desarrollo intelectual de los jóvenes. 2. Promover en cada uno de los alumnos un espíritu empresarial para el crecimiento de la economía de nuestro país. 3. Velar porque los procedimientos tanto de logística como de los instructores se realicen en una forma eficiente. 4. Promover una interacción coordinada entre los jóvenes de las escuelas.

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Por medio de la descripción, se establecen los diferentes puestos de trabajo que existe en las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios, que detalla sus funciones con el objetivo de dar cumplimiento a la misión y visión establecido por cada escuela.     

Dirección Coordinación Administrativa Coordinación Académica Sub-coordinación Académica de la EJTEN.  Instructores de la EJTEN Sub-coordinación Académica de la EJTL.  Instructores de la EJTL 5

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     

Asistente del Área Administrativa Académica de las Escuelas Asistente del Área Administrativa Académica de las Escuelas, en el Área Psicológica. Asistente de las Áreas Técnicas de las Escuelas  Instructores de Inglés Apoyo del Área Administrativa Académica de las Escuelas, en el Área de Cómputo.  Instructores de Informática Secretaria de las Escuelas Servicios Generales

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios Unidad Organizativa “Elaboración de Manuales Administrativos para las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios. Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado” Nombre del Puesto Dirección del C-INNOVA, Dirección de Proyección Social. Jefe Inmediato Rector Contactos Internos Todas las unidades del Departamento. Contactos Externos MINED, unidades de la Universidad, empresas públicas y privadas. Descripción General del Puesto Dirigir y controlar todas las actividades internas y externas del Centro de Innovación Científica, Tecnológica, Empresarial y Social C-INNOVA. Objetivo del Puesto Dirigir el Centro de Innovación Científica, Tecnológica, Empresarial y Social C-INNOVA. Atribuciones y Responsabilidades Funciones Específicas • Definir las acciones estratégicas de todos los ejes de gestión del C-INNOVA. • Establecer las proyecciones quinquenales y llevarlas a cabo de acuerdo a lo establecido y aprobado por el Consejo Directivo de la Universidad. • Proponer, diseñar, ejecutar, monitorear, evaluar, retroalimentar todas las acciones de los ejes estratégicos del C-INNOVA. • Proyectar a la Universidad, como ente incidente positivo y constructivo en la sociedad, a nivel nacional, regional y mundial. • Representar a la Universidad en todas las asignaciones dispuestas por la Rectoría y las ya definidas por el C-INNOVA. • Definir las plazas y contrataciones requeridas. • Mantener y actualizar la infraestructura y recursos adecuados para llevar a cabo todas las funciones. • Propiciar la promoción del C-INNOVA. Funciones Esporádicas • Generar alianzas estratégicas y financieras para el desarrollo de las acciones del C-INNOVA. • Diseñar el plan estratégico del C-INNOVA e insertar el quehacer del Centro en todas las unidades de la universidad, como eje transversal de acción. Requisitos del Cargo Educación: Licenciatura y/o Maestría relacionados con: creatividad, humanistas, de negocios y de fomento del liderazgo.

Habilidades y Conocimientos Actitud de Liderazgo, experiencia en desarrollo humano, sensibilidad social, diseño y gestión de proyectos, administración universitaria, de personal y de recursos, gestión de recursos, planeación estratégica, relaciones públicas y comunicación, visión empresarial, de negocios, de vanguardia en el uso de los recursos tecnológicos, actitud de formación y aprendizaje constante, conocimiento de las leyes y normativas que rigen el quehacer de la universidad, investigador. Experiencia: Mínimo 10 años. Cualidades Personales: Investigador, analítico y creativo, vasta cultura general, proactivo y respetuoso del ambiente, fuerte liderazgo y capacidad gerencial, experiencia en las áreas de gestión del cargo, innovador y vanguardista, sensible y pro

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios Unidad Organizativa: Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios. Nombre del Puesto: Coordinadora Académica de las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios. Jefe Inmediato: Dirección Contactos Internos: Unidades Académicas de la Universidad. Contactos Externos: MINED, Centros Escolares, padres de familia. Descripcion General del Puesto: Es el encargado de coordinar todas las actividades académicas de las Escuelas. Objetivo del Puesto: Coordinar de manera eficiente todas las actividades académico-administrativa de las escuelas de jóvenes talentos en letras y emprendedores de negocios. Atribuciones y Responsabilidades Funciones Básicas • Velar por el cumplimiento de las jornalizaciones de clases. • Coordinar las reuniones administrativo-académica y académica. Funciones Específicas: • Distribución de carga académica (año lectivo y cursos intermedios). • Revisión de horarios, jornalizaciones y planes de clase. • Velar por el cumplimiento del reglamento. • Asistir a las reuniones que programe la dirección. Funciones Esporádicas: • Generar y revisar planes y programa de estudio de la EJTL. • Generar pruebas de preselección (convocatoria pública y curso propedéutico) para alumnos de la EJTL y verificar las de los alumnos de la EJTEN. • Revisar los exámenes finales de ambas escuelas. • Acompañar a los alumnos a las actividades culturales cuando sea necesario. Requisitos del Cargo Educación: Licenciatura en educación o en letras o comunicaciones y/o maestría en educación o en administración de la educación. Habilidades y Conocimientos: Experiencia en procesos pedagógicos, didácticos y específicos del área literaria, comunicacional y de la banda educativa nacional , creación literaria, redacción, lenguaje, comunicación y medios), creatividad, trabajo bajo presión. Experiencia: 5 años mínimo. Cualidades Personales: inteligencia intra e interpersonal, responsable, puntual, con iniciativa, trabajar por metas y capacidad de trabajo en equipo. Actualización Vigencia Fecha Aprobación Modificada Día Nombre Adicionada Mes Cargo Sustituyente Año 10

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D E S C R IP C IÓ N D E P U E S T O S E s c u e la s d e J ó v e n e s T a le n t o s e n L e tr a s y E m p r e n d e d o r e s d e N e g o c io s U n id a d O r g a n iz a tiv a E s c u e la s d e J ó v e n e s T a le n t o s e n L e t r a s y E m p r e n d e d o r e s d e N e g o c io s . N o m b re d e l P u e s to S u b - c o o r d in a c ió n A c a d é m ic a . J e fe In m e d ia to C o o r d in a c ió n A c a d é m i c a . C o n ta c to s In te r n o s T o d o s lo s p u e s t o s a c a d é m ic o s y a d m in is t r a t iv o s d e la s e s c u e l a s . C o n ta c to s E x te rn o s O r g a n iz a c io n e s c u lt u r a le s . D e s c r ip c ió n G e n e r a l d e l P u e s to E n c a r g a d o d e p l a n if ic a r , d ir ig i r y c o n t r o la r t o d a s la s a c t iv i d a d e s r e la c io n a d a s c o n la s e s c u e la s y e l b u e n d e s e m p e ñ o d e l o s in s t r u c t o r e s e n la s d ife r e n t e s a s ig n a t u r a s . O b je tiv o d e l P u e s to R e a liz a r t a r e a s a c a d é m ic o - a d m in is t r a t iv a s r e la c io n a d a s c o n e l f u n c io n a m ie n t o d e la s e s c u e la s y s u p e r v is a r h o r a r io s , d e s e m p e ñ o y d e s a r r o llo d e la s c la s e s a s ig n a d a s a l o s in s t r u c t o r e s . A tr ib u c io n e s y R e s p o n s a b ili d a d e s F u n c io n e s B á s i c a s S u p e r v is i ó n d e l d e s e m p e ñ o d e l in s t r u c t o r s e g ú n l o p la n if ic a d o y lo e s p e r a d o . F u n c io n e s E s p e c ífic a s : A s is t ir a r e u n io n e s c o n la d ir e c c ió n , y c o o r d in a c ió n a d m i n is t r a t i v o - a c a d é m ic a . V e r if ic a r e l m a t e r ia l b ib l io g r á f i c o p r e s t a d o d u r a n t e e l d e s a r r o llo d e la s c la s e s . E la b o r a r c a r g a a c a d é m ic a y h o r a r io s d e la s e s c u e la s . V e r if ic a c i ó n c o n s t a n t e d e l d e s e m p e ñ o d e a lu m n o s d e la s e s c u e la s . F u n c io n e s E s p o r á d ic a s R e v is ió n y s u p e r v is ió n d e c a r t a s d id á c t ic a s y jo r n a liz a c io n e s . E la b o r a r e x á m e n e s f in a le s y a s is tir a a c t iv i d a d e s e s p e c ia le s d e la s e s c u e la s . R e q u is ito s d e l C a r g o E d u c a c i ó n : B a c h ille r g e n e r a l o a c a d é m ic o , T é c n i c o e n t e c n o lo g í a e d u c a t iv a L ic e n c ia t u r a y / o m a e s t r í a e n lit e r a t u r a , c o m u n ic a c io n e s , le n g u a je o e d u c a c i ó n . H a b i l i d a d e s y C o n o c i m i e n t o s : e x p e r ie n c i a e n p r o c e s o s p e d a g ó g ic o s , d id á c t ic o s , a d m in is t r a c ió n e d u c a t i v a y d e l á r e a lit e r a r i a , c o m u n ic a c i o n a l y d o c e n t e ( e n s e ñ a n z a d e la lit e r a t u r a , le n g u a je , c o m u n i c a c ió n y m e d io s y f o r m a c i ó n d id á c t ic o - p e d a g ó g ic a ) . E x p e r ie n c ia : 5 a ñ o s . C u a l i d a d e s P e r s o n a l e s : I n t e l ig e n c i a in t r a e in t e r p e r s o n a l, a c t i v o , o r g a n iz a d o , r e s p o n s a b le , p u n t u a l, c o n in ic ia t iv a , t r a b a jo e n e q u ip o y p o r m e t a s . A c t u a liz a c ió n V ig e n c ia Fecha A p ro b a c ió n M o d if ic a d a D ía N o m b re A d ic io n a d a M es C a rg o S u s t it u y e n t e Año 12

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1. 2.

D E S C R IP C IÓ N D E P U E S T O S E s c u e la s d e J ó v e n e s T a le n t o s e n L e tr a s y E m p r e n d e d o r e s d e N e g o c io s U n id a d O r g a n iz a tiv a E s c u e la s d e J ó v e n e s T a le n t o s e n L e t r a s y E m p r e n d e d o r e s d e N e g o c i o s . N o m b re d e l p u e s to A s is t e n t e d e l Á r e a A d m in is t r a t iv a y A c a d é m ic a d e la s E s c u e la s . J e fe In m e d ia to C o o r d in a c ió n A d m in is t r a t iv a y A c a d é m ic a . C o n ta c to s In te r n o s U n id a d e s d e la s E s c u e la s . C o n ta c to s E x te rn o s N in g u n o D e s c r ip c ió n G e n e r a l d e l P u e s to A p o y a r a la s S u b - c o o r d in a c io n e s y C o o r d i n a c ió n A c a d é m ic a y A d m in is t r a tiv a . O b je tiv o d e l P u e s to A s is t ir a l a A d m i n is t r a c ió n y Á r e a A c a d é m i c a d e l a s E s c u e la s . A tr ib u c io n e s y R e s p o n s a b ili d a d e s F u n c io n e s B á s i c a s M a n t e n e r la d o c u m e n t a c ió n y r e g is t r o d e a s is t e n c i a , n o t a s d e c o n d u c t a y f a lt a d e p u n tu a lid a d d e lo s a lu m n o s d e la s e s c u e la s . F u n c io n e s E s p e c ífic a s A s is t ir a l a c o o r d in a c ió n y m o n it o r e o d e l d e s e m p e ñ o d e lo s in s t r u c t o r e s c o n c a r g o s a d m in is tr a t iv o s - a c a d é m ic o s . F u n c io n e s E s p o r á d ic a s O r g a n iz a r y a s is t ir a e v e n t o s d e la s e s c u e l a s d e n t r o y f u e r a d e la U n iv e r s id a d . A t e n d e r a in v it a d o s e s p e c ia l e s q u e v is it a n la s e s c u e la s . R e q u is ito s d e l C a rg o E d u c a c i ó n : T é c n ic o y / o L ic e n c ia t u r a e n R e la c io n e s P ú b lic a s . H a b ilid a d e s y C o n o c i m ie n to s H a b i l i d a d e s : M a n e jo d e p r o g r a m a s d e c o m p u t a c i ó n : E x c e l, w o r d , p o w e r p o i n t . C o n o c i m i e n t o s T é c n i c o s : I n s t a la c i ó n d e e q u ip o a u d io v is u a l ( c o m p u t a d o r a s , c a ñ o n e s , D V D , e q u ip o d e a u d io ) . E x p e r ie n c ia : 1 a ñ o . C u a l i d a d e s P e r s o n a l e s : R e s p o n s a b le , h o n e s t o , s e r v ic i a l, c o n i n ic ia ti v a , p r u d e n t e . A c t u a liz a c ió n V ig e n c ia Fecha A p ro b a c ió n M o d if ic a d a D ía N o m b re A d ic io n a d a M es C a rg o S u s t it u y e n t e Año

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

“Elaboración de Manuales de Administrativos para las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letrasde y Emprendedores Escuelas Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores Negocios de Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado”

Unidad Organizativa Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios. Nombre del Puesto: Psicóloga de las escuelas Jefe Inmediato: Dirección. Contactos Internos: Todos los puestos académicos y administrativos de las escuelas. Contactos Externos: Centros Escolares. Descripción General del Puesto Asistir a la Dirección, Administración y Coordinación Académica de las escuelas en el manejo de los aspectos psicológicos, para el buen funcionamiento y desempeño administrativo, docente y estudiantil. Objetivo del Puesto Brindar atención psicológica a los jóvenes que lo requieran, por razones cognoscitivas o conductuales, generar, aplicar, evaluar y hacer análisis de resultados de pruebas psicológicas y vocacionales. Atribuciones y Responsabilidades Funciones Básicas Asistir en la coordinación y monitoreo del desempeño de docentes y estudiantes. Funciones Esporádicas Charlas y conversatorios sobre temas de interés psicopedagógico para jóvenes y personal académico y administrativo. Apoyo a la problemática relacionada con inadecuada actitud y relaciones interpersonales anómalas, orientación académica y profesional y demás aspectos relacionados con la educación y conducta, tanto en el ámbito escolar como en relaciones familiares y sociales. Atención personal a los jóvenes en cuanto a dificultades en los estudios, problemas emocionales, relaciones y conflictos interpersonales. Funciones Específicas Mantener de manera permanente, la asistencia psicológica de las escuelas, con agenda constante, en apoyo al personal administrativo- académico y estudiantil. Producir, aplicar, evaluar, analizar y documentar los resultados de pruebas psicológicas, vocacionales y de desempeño de los jóvenes de los diferentes niveles de las escuelas. Requisitos del Cargo Educación: Licenciatura en Psicología y/o maestría en psicología o educación. Habilidades y Conocimientos: Conocimiento de psicología evolutiva y del desarrollo humano, psicología social, del aprendizaje, cognoscitiva, psicometría, psicopatología Infantil y de la adolescencia, psicopedagogía, manejo de distintos test psicológicos y técnicas grupales e individuales de exploración psicológicas y psicodinámicas, dinámicas participativas, motivacionales y de integración grupal, resolución de conflictos y situaciones en crisis, manejo de la conducta humana y demás aspectos que se requieran de un psicopedagogo, buena redacción y capacidad de análisis y síntesis. Experiencia: 1 año. Cualidades Personales: Extrovertida, asertiva, dinámica, afable, ordenada, empática, sincera, , amistosa, observadora, segura de sí misma, competente, optimista, comprensiva, responsable, enérgica, analítica, pragmática, con muchos valores y principios, respetuosa y demás características positivas que debe poseer una persona que trata con niños y adolescentes. 19 Actualización Vigencia Fecha Aprobación Modificada Día Nombre Adicionada Mes Cargo Sustituyente Año

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D E S C R IP C IÓ N D E P U E S T O S E s c u e la s d e J ó v e n e s T a le n t o s e n L e tr a s y E m p r e n d e d o r e s d e N e g o c io s U n i d a d O r g a n i z a t i v a : E s c u e l a s d e J ó v e n e s T a le n t o s e n L e t r a s y E m p r e n d e d o r e s d e N e g o c io s . N o m b r e d e l P u e s t o : A s is t e n t e d e la s Á r e a s T é c n i c a s d e C ó m p u t o d e la s E s c u e la s . J e f e I n m e d i a t o : C o o r d i n a d o r a A c a d é m ic a . C o n t a c t o s I n t e r n o s : T o d o s l o s p u e s to s d e la s E s c u e la s . C o n t a c t o s E x t e r n o s : N in g u n o D e s c r ip c io n G e n e r a l d e l P u e s to : A p o y a r a l Á r e a A d m in is tr a tiv a y A c a d é m ic a d e la s E s c u e la s , e n lo r e la c io n a d o a l á r e a t é c n i c a d e c ó m p u to , a c t u a liz a c ió n d e in fo r m a c ió n e n p o r t a l y o t r a s a c t iv id a d e s encom en dadas. O b je tiv o d e l P u e s to : A p o y a r a l á r e a a d m in i s t r a t iv a a c a d é m ic a d e la s E s c u e la s e n lo r e la c io n a d o a l á r e a d e C ó m p u to . A tr ib u c io n e s y R e s p o n s a b ili d a d e s F u n c io n e s B á s i c a s A lim e n t a r e l S itio d e la D ir e c c i ó n d e C - IN N O V A , c o n In f o r m a c ió n d e la s E s c u e la s . V e r ific a c i ó n d e c a r t a s d id á c t ic a s y jo r n a liz a c io n e s d e la s m a t e r i a s d e c ó m p u t o . F u n c io n e s E s p e c ífic a s A s is t ir a l a s c o o r d in a c i o n e s A d m in is t r a tiv a s y A c a d é m ic a s d e la s E s c u e la s e n e l m o n ito r e o d o c e n te y a l u m n o s e n lo s c la s e s d e C ó m p u t o . A p o y o e n e l u s o o p e r a tiv o d e r e c u r s o s te c n o ló g ic o s . A p o y o o p e r a t iv o a l A s e s o r d e G e s t ió n T e c n o ló g ic a . A s is t ir a r e u n io n e s p r o g r a m a d a s p o r la D ir e c c ió n y C o o r d in a c ió n A c a d é m ic a . R e u n io n e s c o n i n s t r u c t o r e s . F u n c io n e s E s p o r á d ic a s A s is t ir a l a o r g a n iz a c ió n , c o o r d in a c ió n y m o n ito r e o d e t o d a s la s a c t iv id a d e s d e la s E s c u e la s d e n t r o y f u e r a d e la U n iv e r s id a d . A p o y a r lo s c u id o s e n r e c e s o s y a la o r g a n i z a c ió n d e l d í a e s c o l a r . C o la b o r a r c o n la r e c o p i la c ió n d e in fo r m a c ió n d e e v e n to s d e la s E s c u e l a s p a r a p u b li c a r e n e l p o r t a l C - in n o v a . R e q u is ito s d e l C a r g o E d u c a c i ó n : B a c h ille r , T é c n ic o o L ic e n c ia tu r a e n c u a lq u i e r á m b it o . H a b i l i d a d e s y C o n o c i m i e n t o s : U s o d e lo s d if e r e n t e s p a q u e t e s c o m p u ta c io n a le s y e q u ip o s c o m o : c a ñ o n e s , c á m a r a s f o to g r á fi c a s y o tr o s . E x p e r i e n c i a : M í n im o 1 a ñ o . C u a l i d a d e s P e r s o n a l e s : R e s p o n s a b le , p u n tu a l, p r o a c tiv o , c o n f ia b le , o r d e n a d o , c o n b u e n a s r e la c io n e s h u m a n a s , t r a b a jo e n e q u ip o . A c t u a liz a c ió n V ig e n c ia Fecha A p ro b a c ió n M o d ific a d a D ía N o m b re A d ic io n a d a M es C a rg o S u s t itu y e n te Año 21

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios Unidad organizativa Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios. Nombre del Puesto Asistente de las Áreas Técnicas de Inglés de las Escuelas. Jefe Inmediato Coordinación Académica. Contactos Internos Todos los puestos académicos y administrativos de las escuelas. Contactos Externos Ninguno Descripción General del Puesto Apoyar a la coordinación Administrativa y Académica de las Escuelas , en el desarrollo de las asignaturas de inglés y otras actividades. Objetivo del Puesto Velar por el buen desarrollo de las asignaturas de Inglés. Atribuciones y Responsabilidades Funciones Básicas Impartir clases de inglés. Reunión con instructores. Funciones Específicas Recopilación y montaje de material en cartelera y organización y elaboración de calendario de cuido de zonas para los días sábados. Asistir a reuniones con la Dirección y Coordinación Académica de las Escuelas. Funciones esporádicas Cumplir con requerimientos realizados por parte de las coordinaciones y/o de la Dirección General. Requisitos del Cargo Educacion :Instructor o licenciatura en Idioma Inglés. Habilidades y Conocimientos : Uso de los diferentes paquetes computacionales, cañones, cámaras fotográficas y otros. Experiencia: Mínimo 1 año. Cualidades Personales: Responsable, puntual, proactivo, confiable, ordenado, con buenas relaciones humanas, trabajo en equipo. Actualización Vigencia Fecha Aprobación Modificada Día Nombre Adicionada Mes Cargo Sustituyente Año 22

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1. 2.

A c t u a liz a c ió n M o d if ic a d a A d ic io n a d a S u s t it u y e n t e

V ig e n c ia D ía M es Año

Fecha

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios Unidad Organizativa Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios Nombre del Puesto Servicios Generales Jefe Inmediato Coordinación Académica y Administrativa de las Escuelas. Contactos Internos Unidades de las Escuelas. Contactos Externos Otras unidades dentro de la Universidad. Descripción General del Puesto Encargado de hacer la limpieza en las oficinas y aulas de las escuelas, de llevar y retirar correspondencia y encargado de la bodega. Objetivo del Puesto Cumplir con las actividades encomendadas, realizándolas con eficiencia y eficacia. Atribuciones y Responsabilidades Funciones Básicas Encargado de la Bodega. Funciones Específicas Llevar y traer correspondencia dentro y fuera de la Universidad. Hacer limpieza en las oficinas y aulas de las escuelas. Funciones Esporádicas Instalar los equipos en diferentes eventos programados por las Escuelas. Instalar los equipos asignados según programación en las diferentes aulas los días sábados y otros eventos programados por las Escuelas. Requisitos del Cargo Educación : Bachiller en cualquier ámbito. Habilidades y Conocimientos: Ser cuidadoso y ordenado, responsable. Experiencia: 6 meses. Cualidades Personales: Responsable, puntual, respetuoso, trabajador, honrado, buenas relaciones humanas. Actualización Vigencia Fecha Aprobación Modificada Día Nombre Adicionada Mes Cargo Sustituyente Año

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 26

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El siguiente manual contiene la descripción de actividades que debe seguirse en la realización de las funciones de las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios, incluye la responsabilidad de cada cargo y podrá ser utilizado para conocer el funcionamiento interno en lo relacionado a descripción de tareas, ubicación y requerimientos. A los responsables de su ejecución les permitirá auxiliarse para la inducción, adiestramiento y capacitación del nuevo personal, describe en forma detallada las actividades de cada uno. Servirá también para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema cada vez que sea necesario.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HOJA DE DESCRIPCIÓN GENERAL Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios

Nombre del Procedimiento Verificación y aprobación de cartas didácticas y jornalización de las Escuelas Descripción de la Actividad La Sub-coordinación Académica entrega el formato a utilizar para la elaboración de las cartas didácticas y jornalización a la Asistente técnica , quien a su vez se los envía la instructor encargado de cada materia para que los complete con la información que corresponde a cada asignatura, cuando han sido finalizadas son devueltas a la Sub-coordinación Académica para su respectiva verificación, el siguiente y último paso es la entrega de estas a la Coordinación Académica para que su respectiva aprobación. Las cartas y jornalizaciones aprobadas serán utilizadas en el desarrollo de las clases , cumpliendo con los objetivos y tiempos establecidos en ellas. Objetivo Dar cumplimiento a las jornalizaciones y cartas didácticas elaboradas al inicio del año en cada una de las materias. Puestos Participantes Sub-coordinación Académica, Asistente técnico, instructores y Coordinación Académica. Documentos y formularios utilizados Formularios para elaboración de cartas didácticas y jornalizaciones. Frecuencia de Uso Al inicio de cada año Lectivo o Curso Propedéutico.

Aprobación Nombre Cargo

Actualización Modificada Adicionada Sustituyente

Vigencia Día Mes Año

Fecha

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FLUJOGRAMA DE PROCESOS Proceso

Elaboración de cartas didácticas y jornalización

Sub-proceso

Verificación y aprobación de cartas didácticas y jornalización 29

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Sub-Coordinación Académica Entreg a format os a utilizar paraformatos Entrega elabor para a utilizar ación elaboración de cartasde didácticas y cartas jornalización. didácti cas y jornaliz ación.

Asistente del área técnica De las Escuelas

Instructor

Coordinación Académica

Recibe formatos a utilizar para elaboración de cartas didácticas y jornalización.

Envía formatos para elaboración de cartas didácticas y jormalización a instructor.

Recibe y verifica cartas didácticas y jornalización.

Envía cartas didácticas y jormalización después de verificar a coordinación académica

Recibe formatos para elaboración de cartas didácticas y jormalización.

Elabora y envía cartas didácticas y jormalización.

Aprueba cartas didácticas y jornalizació n

FIN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HOJA DE DESCRIPCIÓN GENERAL Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios

Nombre del Procedimiento Impartir clases de Inglés Descripción Para impartir clases de inglés debe seguirse el procedimiento que se describe a continuación: La Coordinación Académica hace entrega de la carga académica que corresponde al Asistente del área de inglés quien debe completar una hoja de solicitud de material y equipo en la que detalla el número de fotocopias que utilizará dependiendo de la cantidad de jóvenes de cada grupo. La solicitud debe ser entregada con anticipación a la Coordinación Administrativa de las Escuelas, quien es la encargada de enviar a fotocopiar el material solicitado, cuando ya se tienen las fotocopias son entregadas al asistente del área de inglés para utilizarlas en la clase. Objetivo Contar con el material necesario para el desarrollo de la clase de inglés en los diferentes grupos. Puestos Participantes Coordinación Administrativa, Asistente del área de inglés e instructores. Documentos y formularios utilizados Formularios para solicitud de material y equipo. Frecuencia de Uso Semanal

Aprobación Nombre Cargo

Actualización Modificada Adicionada Sustituyente

Vigencia Día Mes Año

Fecha

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FLUJOGRAMA DE PROCESOS Proceso

Programación de Clases

Coordinación Académica

Sub-proceso

Asistente del área de Inglés

Impartir clases de inglés

Coordinación Administrativa

INICI O

Entrega carga académica al Asistente del área de inglés.

Recibe carga académica.

Elabora y envía solicitud de material didáctico y equipo a utilizar en clases.

Recibe fotocopias de material didáctico y equipo a utilizar en clases.

Recibe solicitud para fotocopias de material didáctico y equipo a utilizar en clases.

Aprueba y entrega fotocopias al asistente técnico.

FIN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HOJA DE DESCRIPCIÓN GENERAL Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios

Nombre del Procedimiento Impartir clases de Liderazgo Descripción En primer lugar la Coordinación Académica hace entrega de la carga académica al Instructor encargado de cada materia quien debe completar una hoja de solicitud de material y equipo, detallando el número de fotocopias que utilizará, (dependiendo de la cantidad de jóvenes de cada grupo), la solicitud debe ser entregada con anticipación a la Coordinación Administrativa de las Escuelas, quien es la encargada de aprobar y enviar a fotocopiar el material solicitado, cuando ya se tienen las fotocopias debe entregarlas al instructor que hizo la solicitud. Objetivo Contar con el material necesario para el desarrollo de la clase de Liderazgo en los diferentes grupos. Puestos Participantes Coordinación Académica, Coordinación Administrativa e Instructor. Documentos y formularios utilizados Formularios para solicitud de material y equipo. Frecuencia de Uso Semanal

Aprobación Nombre Cargo

Actualización Modificada Adicionada Sustituyente

Vigencia Día Mes Año

Fecha

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FLUJOGRAMA DE PROCESOS Proceso

Programación de Clases

Sub-proceso

Coordinación Académica

Instructor

Impartir clases de Liderazgo

Coordinación Administrativa

INICI O

Entrega carga académica al Asistente del área de inglés.

Recibe carga académica.

Elabora y envía solicitud de material didáctico y equipo a utilizar en clases.

Recibe fotocopias de material didáctico y equipo a utilizar en clases.

Recibe solicitud para fotocopias de material didáctico y equipo a utilizar en clases.

Aprueba y entrega fotocopias al asistente técnico.

FIN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HOJA DE DESCRIPCIÓN GENERAL Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios

Nombre del Procedimiento Actualización de noticias en el Portal C-innova Descripción La Dirección informa al inicio de la jornada sobre los eventos y/o actividades que realizarán los jóvenes en las Escuelas, la persona encargada de documentar información hace entrega del equipo a utilizar al asistente técnico de cómputo de las Escuelas (cámara) para que recopile videos y fotografías, las cuales son devueltas a la persona que entrego el equipo para que verifique y luego tome la decisión si la noticia se dará a conocer o no en el portal , luego es entregada al asistente técnico para actualizarla y para finalizar se realiza la publicación en el portal del C-innova. Objetivo Mantener actualizado el Portal del C-innova con las noticias más relevantes relacionadas con las Actividades de las Escuelas. Puestos Participantes Asistente Técnico del Área de Cómputo, encargado de documentar información, Dirección, instructores. Documentos y formularios utilizados Noticias recopiladas en el Desarrollo de un evento o actividad relevante . Frecuencia de Uso Semanal

Aprobación Nombre Cargo

Actualización Modificada Adicionada Sustituyente

Vigencia Día Mes Año

Fecha

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FLUJOGRAMA DE PROCESOS Proceso:

Actualización de Información en Portal

Dirección C- innova

Encargada de documentación de las Escuelas

Sub Proceso:

Actualización de noticias en portal C-innova

Asistente técnico de cómputo de las Escuelas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HOJA DE DESCRIPCIÓN GENERAL Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios

Nombre del Procedimiento Recibo y envío de correspondencia Descripción El procedimiento inicia cuando la Dirección hace entrega a la secretaria de asuntos académicos de la correspondencia a enviar fuera de las Escuelas, quien se encarga de anotar en libro de correspondencia asignado. Luego debe entregar al ordenanza los documentos y el libro de correspondencia, para que sea entregado a cada unidad académica o persona asignada, cuando la persona recibe la información debe firmar y devolver el libro de correspondencia como prueba de haber recibido la información, para finalizar el libro es devuelto a la secretaria de las Escuelas. Objetivo Llevar un control del ingreso y egreso de correspondencia de las Escuelas. Puestos Participantes Dirección, secretaria de asuntos académicos, ordenanza. Documentos y formularios utilizados Memorándum, cartas, libro de correspondencia. Frecuencia de Uso Diario

Aprobación Nombre Cargo

Actualización Modificada Adicionada Sustituyente

Vigencia Día Mes Año

Fecha

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FLUJOGRAMA DE PROCESOS Proceso:

Control de correspondencia

Dirección

Entrega Documentos a enviar.

Secretaria De Asuntos Académicos

Sub Proceso: Servicios Generales

Recibo y envío de correspondencia Otras Unidades

Recibe documentos a enviar. Anota en libro de correspondencia.

Entrega Documentos a ordenanza.

Recibe Documentos a entregar junto con libro de correspondencia.

Entrega documentos en las unidades asignadas.

Recibe y archiva libro de correspondencia. firmado Documentos a ordenanza.

Recibe y entrega libro de correspondencia. firmado Documentos a ordenanza.

Recibe Documentos y firma libro de correspondencia..

Devuelve libro de correspondencia firmado.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HOJA DE DESCRIPCIÓN GENERAL Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios

Nombre del Procedimiento Control de papelería y Equipo Descripción El encargado de llevar el control de la existencia de papelería y equipo es la persona de servicios generales quien debe realizar inventario del material con el que se cuenta para el uso de las Escuelas y luego informar a la secretaria, quien es la encargada de verificar la solicitud y luego debe entregarla a la coordinación administrativa, para la aprobación y compra de lo solicitado. Después de realizada la compra se hace entrega a la persona de servicios generales para que actualice el inventario. Objetivo Llevar control de la papelería y equipo que se utiliza para las Escuelas. Puestos Participantes Coordinación administrativa, secretaria, servicios generales. Documentos y formularios utilizados Inventario de papelería y equipo. Frecuencia de Uso Diario

Aprobación Nombre Cargo

Actualización Modificada Adicionada Sustituyente

Vigencia Día Mes Año

Fecha

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FLUJOGRAMA DE PROCESOS Proceso:

Inventario

Servicios Generales

Secretaria

Sub Proceso:

Control de papelería y equipo

Administración Académica

Verifica existencia de papelería y equipo.

Elabora inventario de papelería y equipo. Entrega requerimiento de papelería y equipo.

Recibe requerimiento de papelería y equipo.

Verifica y envía requerimiento de papelería y equipo

Recibe requerimiento de papelería y equipo.

Realiza compra de requerimiento de papelería y equipo.

Recibe papelería y equipo.

Recibe y entrega papelería y equipo.

Actualiza inventario de papelería y equipo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HOJA DE DESCRIPCIÓN GENERAL Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios

Nombre del Procedimiento Manejo de Documentación y Registro de Asistencia Descripción La parte inicial de este procedimiento se genera cuando la Sub-coordinación Académica, verifica los listados de los jóvenes que ingresaran a las Escuelas y elabora listados de asistencia los cuales son entregados a la Asistente de las áreas académica y administrativa de las Escuelas, quien a su vez actualiza estos listados con información como: asistencia, conducta, puntualidad y disciplina de cada joven, este listado es entregado a la Dirección quien es la única persona que puede tomar la decisión de desactivar de las Escuelas a los jóvenes tomando en cuenta los criterios antes mencionados, luego devuelve el listado con las observaciones necesarias a la Asistente quien para dar por finalizado el procedimiento debe informar a los instructores para que tomen nota y no permitir el ingreso a las aulas de los jóvenes que aparecen desactivados en los listados de cada grupo. Objetivo Mantener un control actualizado de la asistencia de los jóvenes a las Escuelas. Puestos Participantes Sub-coordinación Académica, Asistente de las áreas académica y administrativa, Dirección e instructores. Documentos y formularios utilizados Registro de Asistencia Frecuencia de Uso Semanal

Aprobación Nombre Cargo

Actualización Modificada Adicionada Sustituyente

Vigencia Día Mes Año

Fecha

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FLUJOGRAMA DE PROCESOS

Proceso:

Desempeño de los jóvenes

Sub-coordinación Académica

Asistente del área Académica y administrativa

Sub Proceso:

Manejo de Documentación y registros de asistencia

Dirección

Instructores

INICIO

Verificar lista de asistencia de jóvenes.

Elaborar listados de asistencia por grupos.

Entrega listados de asistencia por grupos.

Recibe y envía listados de asistencia por grupo.

Recibe listados con alumnos inactivos.

Informa sobre con alumnos inactivos.

Recibe y desactiva a los jóvenes en listados

de asistencia.

Entrega listados de asistencia con jóvenes inactivados. Recibe información y toma nota.

FIN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HOJA DE DESCRIPCIÓN GENERAL Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios

Nombre del Procedimiento Reunión con instructores Descripción Este procedimiento inicia cuando la Coordinación Técnica de las Escuelas convoca a reunión a los instructores bajo su cargo, quien con debida anticipación a elaborado la agenda a desarrollar y la entrega al inicio de la reunión para que los instructores estén enterados de los temas a conversar, al finalizar la agenda se tiene un tiempo estipulado para preguntas, respuestas, conclusiones y sugerencias además de la entrega de las actividades o tareas asignadas a cada instructor tales como: elaboración de manuales, entrega de notas y otras actividades. Objetivo Mantener informado al instructor de todas las actividades a realizarse durante el año lectivo en las escuelas, como también de las obligaciones que corresponde a cada uno. Puestos Participantes Asistentes de las áreas técnicas, instructores. Documentos y formularios utilizados agenda Frecuencia de Uso Mensual.

Aprobación Nombre Cargo

Actualización Modificada Adicionada Sustituyente

Vigencia Día Mes Año

Fecha

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FLUJOGRAMA DE PROCESOS Seguimiento de programación de clases

Proceso:

Asistente del área Técnica

Sub Proceso:

Reunión con instructores

Instructores

INICIO

Convoca a reunión.

Recibe invitación.

Elabora agenda a desarrollar en reunión.

Entrega agenda a desarrollar en reunión.

Recibe agenda a desarrollar en reunión.

. Desarrollo de la agenda programada. .

Espacio para preguntas y respuestas.

Conclusiones, recomendaciones y entrega de actividades pendientes a cada instructor.

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FIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HOJA DE DESCRIPCIÓN GENERAL Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y Emprendedores de Negocios

Nombre del Procedimiento Pruebas Psicológicas Descripción Todo joven que ingresa a las Escuelas debe como requisito para ingresar a las Escuelas aprobar una prueba psicológica, la psicóloga debe presentar un resumen con los resultados obtenidos a la Coordinación Académica y es ella quien se encarga de entregarla a la Dirección , quien verifica, con el propósito de conocer los resultados y luego devuelve la información a la Psicóloga quien es la responsable de archivarla para tener acceso a consultas en el momento que crea conveniente. Objetivo Conocer el nivel psicológico de los jóvenes que ingresan a las Escuelas. Puestos Participantes Dirección, Coordinación Académica, Psicóloga de las Escuelas, alumnos e instructores. Documentos y formularios utilizados Pruebas Psicológicas Frecuencia de Uso Mensual.

Aprobación Nombre Cargo

Actualización Modificada Adicionada Sustituyente

Vigencia Día Mes Año

Fecha

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FLUJOGRAMA DE PROCESOS Proceso:

Psicóloga de las Escuelas

Sub Proceso:

Coordinación Académica

Pruebas Psicológicas

Dirección

INICIO

Entrevista y aprueba a los jóvenes

Elabora resumen de resultados de entrevistas y pruebas

Entrega resultados de entrevistas y pruebas.

Recibe y archiva resultado s

Recibe y envía resultados de entrevistas y pruebas.

Recibe y verifica resultados de entrevistas y pruebas.

Devuelve resultados de entrevistas y pruebas.

FIN 47

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4. BIBLIOGRAFÍA

República de El Salvador, Universidad Dr. José Matías Delgado, innova.net, consultada el [Consultada el 22/02/10].

http://www.c-

Revista Emprendes, (2009), “Escuela de Jóvenes Talentos en Letras EJTEN” MayoJunio año 1 # 1, p. 2. Revista Lees, (2009), “Escuela de Jóvenes Talentos en Letras EJTL” Mayo-Junio año 2 # 1, pgs. 2 y 5. Quiroga Leo Gustavo, (1998), Organización y Métodos en la Administración Pública, Editorial Trillas, p. 161. Zoila Alexis Henríquez Deras. (2006). Elaboración de Manuales Administrativos. Tesis. Facultad de Economía, Universidad Dr. José Matías Delgado. Leo Merlos (1999). “Administración de Personal”. Pág.42. http://www.sre.gob.mx/normateca/doc/guia_elab_manu_proc.pdf

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5.ANEXOS

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Le agradeceremos completar este formulario para elaborar el manual de puestos de las Escuelas de Jóvenes talentos en Letras y Emprendedores de Negocios. Al momento de completar este formulario tenga en cuenta la importancia de la información requerida. Recuerde que esta información servirá de base para toma de decisiones de fortalecimiento de la capacidad productiva del personal, definir perfiles de selección, instrumentos de evaluación, procesos de capacitación, etc. I.IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Fecha : Nombre del empleado: Instrucciones: Persona que responde el cuestionario.

II. DESCRIPCIÓN GENERAL 1. ¿Cuál es el nombre del puesto? 1. 2. ¿Quién es su jefe inmediato? Instrucciones: Indique el puesto y nombre de la persona con quien se reporta jerárquicamente.

3. ¿Cuál es la misión o el objetivo principal del puesto? III. FUNCIONES FUNCIONES

PERIODICIDAD (DIARIO, SEMANAL MENSUAL O EVENTUAL)

Semanal IV. FUNCIONES QUE OCUPAN LA MAYOR PARTE DEL TIEMPO 50

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FUNCIONES

PORCENTAJE/TIEMPO

V. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, ACTITUDES Y CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD 4. ¿Qué conocimientos y habilidades son requeridos para ejercer el puesto exitosamente? Instrucciones: Se refiere a conocimientos teóricos/ modelos teóricos/conocimientos técnicos o tecnológicos.

VI. EXPERIENCIA ¿Qué tipo de experiencia laboral se requiere para ejercer este puesto?

Instrucciones: Se refiere al tipo de trabajos desempeñados antes para ganar la experiencia necesaria que sirve de base para ejercer el puesto exitosamente

6. ¿Cuántos años/meses de experiencia se requieren para ejercer esta posición exitosamente? Instrucciones: Se refiere al tiempo en meses o años que debe haber ejercido (EXPERIENCIA LABORAL)para madurar y tener la capacidad de ejercer el puesto.

VII. EDUCACIÓN 7. ¿Qué tipo de antecedentes académicos y educativos se requiere para ejercer este puesto exitosamente? Grado Académico

Marque con una “x”

Nombre del título

Bachiller Técnico Licenciado Maestría VIII. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 8. ¿Cuántos subalternos directos tiene en total? Instrucciones: indique el número total de empleados que supervisa directamente

9. ¿Cuántos subalternos indirectos tiene en total? Instrucciones: indique el número total de empleados que supervisa indirectamente

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10. ¿Cuáles son los NOMBRES DE LOS PUESTOS que están bajo su responsabilidad directa e indirectamente? Instrucciones: indique los nombres de los puestos (no los nombres de las personas).

Nombre del puesto

Número de empleados por puesto

D= Responsabilidad Directa I= Responsabilidad Indirecta

IX. INDUCCIÓN 11. TIEMPO mínimo necesario para aprender lo elemental o importante del puesto (no debe ser mayor a 3 meses).

X. CAPACITACIÓN 12. ¿Cuáles son las capacitaciones/entrenamientos necesarios para desempeñar el puesto exitosamente? Instrucciones: Liste los cursos/entrenamiento necesarios para desempeñar exitosamente el puesto

XI. RELACIONES INTERNAS DE TRABAJO 13. ¿Con qué puestos debe relacionarse regularmente dentro de las Escuelas de Jóvenes Talentos en Letras y emprendedores de negocios para lograr los objetivos y metas de su puesto y de toda la Organización? Departamento/Puesto

Propósito

XII. RELACIONES EXTERNAS 14. ¿Con qué otras organizaciones/personas fuera de la Escuela de Jóvenes Talentos se relaciona para lograr los objetivos y metas de su puesto y de toda la Organización? Organización/ Puesto

Instrucciones: indique el puesto y el nombre de la organización Nivel de importancia Propósito (alto-medio-bajo)

XIII. USO DE HERRAMIENTAS Y EQUIPOS 15.Liste las Herramientas y Equipos necesarios para desempeñar su puesto Herramienta /Máquina Marque con una “x” Computadora Teléfono fijo Teléfono celular Fotocopiadora 52

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Impresora Maquina fax Scanner Vehículo Contómetro/calculadora

XIV. RESPONSABILIDAD SOBRE ACTIVOS 16. Liste el EQUIPO asignado a su puesto. Ejemplo: Computadora, escritorio, silla, etc.

XV. RESPONSABILIDAD POR DATOS O DOCUMENTOS CONFIDENCIALES INFORMACIÓN

NÚMERO DE PERSONAS QUE LO MANEJAN

XVI. CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD DESEABLES EN RELACIÓN A SU PUESTO DE TRABAJO

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REGLAMENTO GENERAL DE LAS ESCUELAS Art.1 Requisitos de Ingreso a) Pertenecer a una escuela del sistema público de los departamentos del país. Podrán ingresar alumnos de colegios privados o que no tengan alguno de los otros requisitos aquí establecidos, si de común acuerdo lo disponen el MINED y la Universidad. b) Tener edad comprendida entre los 11 y 18 años y ser alumno de sexto a noveno grado. c) Rendir y aprobar pruebas de selección. d) Presentar constancia de alumno activo, emitida por el director del centro escolar. e) Presentar carta de autorización de los padres o encargados para ingresar a Las escuelas. f) Presentar toda la documentación requerida y asistir a los eventos que se le convoque. Art. 2 Trámites Todo alumno de nuevo ingreso deberá realizar los siguientes trámites: a) Presentar prueba de ingreso en la Dirección Nacional de Juventud, MINED, en el tiempo establecido y publicado en periódico de mayor circulación. b) Si aprueba la pre-selección, rendirá prueba de calificación al curso propedéutico, y si la aprueba, pasa a realizar el siguiente paso. c) Inscripción al curso propedéutico, y si lo aprueba, pasa a realizar el siguiente paso. d) Inscripción a la escuela correspondiente, para ese año lectivo. Art.3 Los alumnos de antiguo ingreso deberán realizar los trámites Siguientes: 54

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a) Finalizar el año lectivo y someterse a la prueba final y a los criterios de evaluación, para recibir su Certificado de Acreditación del año cursado, si aprueba el mismo, con una nota final de 8.0. b) Si continúa en el sistema educativo o ya se graduó de bachillerato y está becado en la Universidad Dr. José Matías Delgado y desea continuar en su escuela, deberá someterse al curso intermedio correspondiente a cada año lectivo y aprobarlo con nota mínima de 8, para ingresar al siguiente año. Art. 4 Derechos del Joven Talento Todo participante de las escuelas de Jóvenes Talentos de la Universidad Dr. José Matías Delgado, tiene los siguientes derechos: a) Recibir una educación encaminada a propiciar y estimular su capacidad creativa y reflexiva, potenciándola y desarrollándola hasta su máxima expresión, para aprovecharla en beneficio de sí mismos y de la sociedad salvadoreña. b) Recibir una educación libre de discriminación, ya sea por motivos de carácter sexual o condición social, ideas políticas, religiosas o capacidades especiales. c) Expresar sus opiniones, así como disentir de las opiniones de sus instructores, siempre y cuando sea de forma ordenada y respetuosa. d) Ser evaluado con cuidadosa y justa calificación por parte de sus instructores, en base a criterios objetivos y razonables, que oficialmente establezca la Dirección de las escuelas. e) Conocer los criterios y el proceso de evaluación sobre el cual se calificará su desempeño. f) Que su expediente y otros documentos relacionados sean de naturaleza confidencial y estarán bajo la custodia de la Dirección de las escuelas. Art. 5 Deberes – Obligaciones del Joven Talento a) Asumirá gradualmente responsabilidad por su aprendizaje y su propia formación, debiendo tener una actitud solidaria a favor del aprovechamiento académico de sus compañeros y de sí mismo, hasta convertirse en un estudioso independiente, recordando que deberá ganarse la estadía en las escuelas año con año. b) Respetará, las normas, reglamentos, cartas, circulares, instrucciones y directrices emitidas por la Dirección de las escuelas y del MINED. c) Asistirá con puntualidad y regularidad a clases. Se dedicará al estudio y a otras labores académicas con el debido sentido de responsabilidad. d) Observará conducta óptima tanto en las horas de clases como en el receso y en otras actividades escolares. En caso de que esté imposibilitado de asistir puntualmente o con regularidad a clases por enfermedad u otra causa, deberá notificar su ausencia o tardanza mediante excusa escrita firmada por el padre, madre o encargado, de acuerdo a los numerales siguientes: 55

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2. Es permitida una inasistencia con permiso, en el curso propedéutico e intermedio y tres en el año lectivo. 3. La impuntualidad será tomada como inasistencia. 4. De no cumplir este requisito de asistencia y puntualidad a sus clases y actividades de las escuelas, automáticamente quedarán fuera de ellas. e) Asistirá a las escuelas todo el tiempo lectivo que sea necesario para concluir cada uno de los módulos del programa académico, según el plan de estudios vigente, de lo contrario no podrá continuar en las escuelas. f) Seguirá las instrucciones de sus instructores en el proceso educativo, aprovechará el tiempo y colaborará en aquellas tareas que le sean encomendadas. g) Conservará, cuidará, protegerá y no le causará daño a la propiedad, el equipo, libros y todo material de las escuelas y de causarlos restituirá su costo o lo sustituirá. h) Observará conducta óptima, tanto en las escuelas como cuando participen en actividades educativas fuera de los terrenos escolares y no realizará acto alguno que interrumpan el orden, afecte la seguridad física o emocional o altere la normalidad de las tareas escolares, así como tampoco incurrirá en actos que afecten el nombre de la institución. i) Mantendrá en su vestimenta y apariencia personal, las normas del buen gusto y el decoro, la conservación de la salud y la seguridad. j) Para salvaguardar el bienestar general de los estudiantes se establece el uso permanente y obligatorio del botón insignia o del carnet de estudiante de las escuelas y su camiseta de uniforme, que no podrán ser usados en otras actividades ajenas a las escuelas, de hacerlo serán sancionados de acuerdo al criterio de la Dirección. k) Deberá portar su carnet de identificación de manera visible todo el tiempo que esté en el predio de las escuelas y en los Campus de la Universidad. Art. 6 Joven Talento se abstendrá de: a) Interferir en el desarrollo sistemático y ordenado de las clases o de otras actividades académicas programadas. b) Violar el derecho a otros jóvenes a disentir de sus puntos de vista. c) Utilizar dentro de los predios escolares lentes ahumados, gorras, boinas, sombreros, accesorios excesivos, armas, drogas, bebidas embriagantes, cigarrillos, pipa, tabaco, música de “perreo” o cualquier objeto o sustancia prohibida o ilegal dentro de las salas de clases, ya que esto no es apropiado al ambiente escolar, a menos que medie alguna orden médica escrita que el joven deberá presentar a la Dirección de las escuelas con anticipación. d) Llevar consigo dentro de los predios escolares, radios portátiles y cualquier otro artefacto que afecte el ambiente escolar, a menos que se requiera en el desarrollo de la clase. Si usa celular, en el período de clases deberá mantenerlo apagado, ya que de lo contrario le será retirado. 56

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e) Deberá cumplir con las exigencias propias de los cursos de estudio. Cumplirá con las tareas que se le asignan, especialmente las asignaciones, proyectos, pruebas, exámenes o cualquier otra tarea. f) Se prohíbe al joven fumar y utilizar palabras soeces dentro de los predios escolares y maquillarse el rostro y las uñas. g) Se prohíbe a los alumnos usar propiedad intelectual del MINED o de la Universidad y Escuelas, en cualquier medio impreso, audiovisual, digital o de cualquier tipo, sin previa consulta y aprobación oficial de la Dirección de las escuelas, de hacerse se procederá tal como lo establece la ley. Art. 7 De los Instructores Académicos y Técnicos Los Instructores Académicos y Técnicos de las escuelas, serán titulares e impartirán regularmente una o varias materias, determinadas por la Dirección. Art. 8 Para ser Instructor Académico y Técnico de las Escuelas se Requiere a) Estar en pleno ejercicio de sus derechos civiles. b) Ser de reconocida buena conducta. c) Tener la debida preparación y experiencia en las materias que estarán a su cargo y en el caso de los Instructores Académicos el correspondiente grado académico que lo acredite. d) Llenar los demás requisitos que establecen los Reglamentos de la Universidad Dr. José Matías Delgado. Art. 9 Las obligaciones de los Instructores Académicos y Técnicos, son Las siguientes: a) Asistir con puntualidad a sus clases y a toda actividad programada por la Dirección de las escuelas. b) Presentar la documentación requerida debidamente completada y entregar las evaluaciones en el tiempo programado. c) Anotar las inasistencias y faltas de los jóvenes en las listas destinadas al efecto. d) Verificar los reconocimientos respectivos y anotar las calificaciones en las listas correspondientes. e) Procurar la evaluación moral de sus discípulos y la mejor formación de su carácter. f) Proponer a la Dirección de las escuelas, los estudios que considere adecuados para el mejoramiento de las mismas. g) Concurrir a los actos oficiales a que se les invite; si no asistieren a ellos con otro carácter. h) Dar sus clases con sujeción a los programas que hubieren sido aprobados. i) Velar por la conservación de la disciplina dentro y fuera de las escuelas. j) Desempeñar con diligencia las comisiones que les encomienden las autoridades. k) Cumplir con el desempeño de las comisiones que las autoridades de las Escuelas le soliciten de acuerdo con su especialidad o grado. l) Las demás que les señale la Dirección de las escuelas. 57

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m) No podrá dar por terminado su curso o suspender la clase sin que se haya desarrollado el programa aprobado y siempre con la anuencia de la Dirección de las escuelas. n) Queda prohibido al instructor inscribir en listas de asistencia o evaluación, tampoco puede hacer correcciones no autorizadas expresamente por la Dirección de las escuelas. Art. 10 El presente reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su promulgación por acuerdo de la Dirección de las escuelas.

ORGANIGRAMA DE LA UNIVERSIDAD

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