Antwerp convention bureau

MICE workshop vergadering 3 mei 2016

Doel: Opzetten van een multi-stakeholdersplatform voor het binnenhalen van congrestoerisme

Antwerpen

=

Congres-stad

Visie: Antwerpen als congresstad op de kaart zetten

Wat doet ACB? • Centraal punt voor het organiseren van congressen in Antwerpen • Eén bureau/persoon met toegang tot de lokale markt • Solide oplossing snel vinden na het eerste contact ( binnen 48 uur) • Beschikbaarheid van minstens 500 kamers/per dag tot 6 maanden voor aankomst • Aanbieden van pre-boeking tarieven en voorwaarden • Verlenen van lokale expertise en jaren van kennis om te delen • Vergoeding voor tussenpersonen (commissie aan organisatoren) • Ondersteuning bij hotel en venue selectie • Alles wat er nodig is om hotel en bestemmingsinformatie op de conferentie website te plaatsen.

• Initiatief nemen en ondersteuning bieden voor bidding dossiers en dit in nauwe samenwerking met de partners

Waar staat ACB voor?

• Sterke samenwerking tussen alle stakeholders • Ondersteuning door mensen, know-how, financiële middelen en contacten • VZW die in een commerciële omgeving kan werken • Objectief, transparant, flexibel, resultaat gedreven • Taskforce groep samengesteld uit de key-partners • Antwerp booking Desk • Maximale standaardisatie naar de partners toe (RFP)

Antwerp Booking Desk • Online Hotel boekingsplatform • • • • • •

Bundelen van hotel capaciteit op 1 platform Standaardisatie van T&C Beheer van kamerbloks Vermijden van onnodige kamerblokkering Bijhouden van een centrale congreskalender Platform om verder uit te bouwen tot een centraal hotel boekingsplatform (B2C & B2B)

Taskforce Antwerp City Congresses (TACC)

• Samenwerkingsverband tussen key partners: • Haalbaarheid van grote congressen evalueren • Hulp aanbieden bij aantrekken van grote congressen • Achterban kunnen mobiliseren (AHA, APTU, Venues, Visit Antwerp, stad, TVL) • Stadsbrede afspiegeling van alle stakeholders

Wie zijn de stakeholders?

• • • • • • • • • •

•

Stad Antwerpen Toerisme Vlaanderen Vergunde logiesverstrekkende bedrijven (Hotels & B&B’s) Venues: KMDA, Expo A’pen, Stuurboord, Stadsschouwburg, Singel, Sportpaleis Universiteit Antwerpen Andere deelsectoren: Petrochemie, Pharmacie, Haven, Logistiek, Diamant, Modesector Kleine nieuwe innovatieve ondernemingen VOKA en belangenorganisaties, Horeca Vl. , UNIZO (retail) Culturele instellingen Transport sector: Luchthavens, De Lijn, NMBS, Velo, Thalys, Eurostar, Brussels Airlines, APTU Organisatorische stakeholders : PCO, DMC, MPI, event agents

Organisatie

Taken stad Antwerpen

• • • • • •

Genereren van leads Initiatief nemen voor bidding dossiers (ICCA) Internationale stadsmarketing Fam trips organiseren Promotionele ondersteuning Ambassadeurs programma

Wat kost het?

• Lidgeld van logiesverstrekkende bedrijven:

• 15 euro per kamer/jaar met een minimum bijdrage van 250 euro Bijdrage op basis van M2 M&E: • +1 Euro per M2 tot 1000 M2 • + 0,25 Euro per M2 vanaf 1001 M2

• Venues: • • • • • • •

Meeting centra: 1950 euro Exhibition center: 5000 euro Small venues (tot 500 M2): 500 euro Medium venues (tot 2000 M2): 1350 euro Large venues (vanaf 2001 M2): 1950 euro Event halls: 1000 euro vast en 1 euro/ congresganger Convention center: 15000 euro

Wat kost het? (2) • Commissie:

• De hotels & LB’s betalen 8% commissie op de gerealiseerde kameromzet die via ABD geboekt is.

• Preferred partnerships

• Voor lokale partners: 500 euro • Voor organisers: 750 euro • Voor carriers: 1500 euro

• Ondersteunend lidmaatschap door kennis, middelen en netwerk voor ledenorganisaties en mogelijke ambassadeurs (VOKA...)

• Subsidies

Tijdslijn

• • • • •

09/05/16: Oprichten vennootschap 15/06/16: Rekruteren directeur 15/06/16: Rekruteren administratief bediende 15/07/16: Officiële communicatie opstart ACB naar pers 01/09/16: Opstellen templates/overeenkomsten: offertes, contracten, website, boekingskanaal, etc.

• 01/10/16: Opstart kantoor ACB en officieel aannemen aanvragen.