82 excel 2010 by Vitor Albuquerque

EDIÇÃO 82 | R$ 14,95

Bancos de dados

0 0 0 8 2> 9 771807 924004

Da web à planilha, em tempo real

Finanças Domine a matemática financeira

Comandos O que muda na nova versão

Gráficos Crie relatórios que impressionam

COLOQUE AS PLANILHAS PARA TRABALHAR POR VOCÊ, EM CASA OU NO ESCRITÓRIO!

excel

2010

MACROS | TABELAS DINÂMICAS | FORMULÁ FORMULÁRIOS RMU ULÁ ÁRIOS

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conteúdo

EXCEL 2010 NOVIDADES

Conheça a versão 2010

CALCULADORA

10 14 18 24

Arrase nos cálculos Números com regras Navegue rápido no Excel Domine as datas

GRÁFICOS

28 30 35

Desenhos nas células Domine as barras e as pizzas Fotos nos gráficos

Desde a versão 2007, o Excel oferece recursos avançados de criação e edição visual de gráﬁcos

FINANÇAS

BANCO DE DADOS

USOS ESTRANHOS

38 42

Aprenda as fórmulas Orçamento com sparklines Controle total das despesas

A planilha vira banco de dados Traga os dados para o Excel

73 76

Agenda para imprimir Projetos nas células Planilha? Nem pensar!

ANÁLISE DE INFORMAÇÕES FORMULÁRIOS

50 53

Emissão de recibos Lembrete para as compras

65 67

Mande a célula para a web Conheça as tabelas dinâmicas

MAIS RECURSOS

Força extra para o Excel Planilha prontinha

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recado da redação

AS VÁRIAS FACES DO EXCEL E

ntre os programas do pacote Microsoft Office, certamente o mais versátil é o Excel. Claro, o Word é excelente na edição de textos e o PowerPoint redefiniu as apresentações. Mas o Excel ultrapassou o uso comum das planilhas, transformando-se em uma ferramenta completa para diversos fins. Tornou-se, por exemplo, o gerador oficial de gráficos para todos os aplicativos do Microsoft Office, substituindo o antigo Graph. Com suas ferramentas de organização, de análise e de simulação com base em informações, o Excel é uma versão amigável de ferramentas de programação para servidores de bancos de dados. Cálculos matemáticos e tabulação de números? O Excel ainda faz isso e muito bem, mas há quem use o programa para gerenciar todas as finanças de uma empresa ou mesmo como uma plataforma completa de programação. Neste Dicas INFO, exploramos as variadas formas de utilizar o Excel, com tutoriais específicos para cada uma delas. Há truques legais para quem quer fazer cálculos, assim como tutoriais bacanas para criar gráficos com visual de primeira. Também trouxemos dicas para análise de dados com o recurso de tabela dinâmica e até usos completamente esquisitos para o Excel, como plataforma de games e de animações tridimensionais. Como o Dicas INFO sempre foi pródigo em tratar do Excel, atualizamos alguns tutoriais já publicados para a versão 2010 do aplicativo, sem perder o foco nos usos diferentes da planilha. ERIC COSTA EDITOR DA DICAS INFO

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DICAS INFO Uma publicação mensal da Editora Abril Para contatar a redação: contateinfo@abril.com.br Para assinar a Dicas INFO: (11) 3347-2121 — Grande São Paulo 0800-701-2828 — Demais localidades abril.assinaturas@abril.com.br

NOTAS 10,0

IMPECÁVEL

9,0 a 9,9

ÓTIMO

8,0 a 8,9

MUITO BOM

7,0 a 7,9

BOM

6,0 a 6,9

MÉDIO

5,0 a 5,9

REGULAR

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FRACO

3,0 a 3,9

MUITO FRACO

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Veja os critérios de avaliação da INFO em detalhes na web em www.info.abril.com.br/ sobre/infolab.shl. A lista das lojas onde os produtos testados podem ser encontrados está em www.info.abril.com.br/ arquivo/onde.shl.

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VICTOR CIVITA (1907-1990) Editor: Roberto Civita Presidente Executivo: Jairo Mendes Leal Conselho Editorial: Roberto Civita (Presidente), Thomaz Souto Corrêa (Vice-Presidente), Giancarlo Civita, Jairo Mendes Leal, José Roberto Guzzo, Victor Civita Diretor de Assinaturas: Fernando Costa Diretora Digital: Manoel Lemos Diretora-Geral de Publicidade: Thais Chede Soares Diretor-Geral de Publicidade Adjunto: Rogerio Gabriel Comprido Diretor de RH e Administração, Planejamento e Controle: Fábio d’Ávila Carvalho Diretor de Serviços Editoriais: Alfredo Ogawa Fundador:

Diretor Superintendente:

Alexandre Caldini

Diretora de Redação: Débora Fortes Redator-chefe: Maurício Grego Editor Sênior: Carlos Machado Editores: Airton Lopes, Juliano Barreto, Kátia Arima, Maria Isabel Moreira, Maurício Moraes e Renata Leal Estagiária: Felipe Maia e Priscila Jordão Diretor de Arte: Jefferson Barbato Designers: Catia Herreiro, Maurício Medeiros e Wagner Rodrigues Colaboradores da edição: Vinicius Ferreira (editor de arte), Eric Costa, (texto) e Ulysses Borges de Lima (revisão) INFOlab: Luiz Cruz (engenheiro-chefe do INFOlab), Lucas Martinez e Rafael Augusto Kaio e Ricardo Sudário (estagiários) Gestor de Comunidades: Virgilio Sousa INFO Online Editor: Felipe Zmoginski Editor-assistente: Fabiano Candido e Repórteres: Marco Aurélio Zanni, Paula Rothman, Rogério Jovaneli e Vinicius Aguiari Arquiteto de Solução: Daniel Avizu Desenvolvedores Web: Maurício Pilão, Silvio Donegá e Thiago Schiefer Produtor Multimídia: Cadu Silva Estagiário Caio Melzer de Oliveira www.info.abril.com.br

SERVIÇOS EDITORIAIS Apoio Editorial: Carlos Grassetti (Arte), Luiz Iria (Infografia) Dedoc e Abril Press: Grace de Souza Treinamento Editorial: Edward Pimenta PUBLICIDADE CENTRALIZADA Diretores: Marcos Peregrina Gomez, Mariane Ortiz, Robson Monte, Sandra Sampaio Executivos de Negócio: Ana Paula Moreno, Ana Paula Teixeira, Ana Paula Viegas, Caio Souza, Claudia Galdino, Cleide Gomes, Daniela Serafim, Eliane Pinho, Emiliano Hansenn, Fabio

Santos, Heraldo Neto, Karine Thomaz, Marcello Almeida, Marcelo Cavalheiro, Marcio Bezerra, Maria Lucia Strotbek, Marcus Vinicius, Nilo Bastos, Regina Maurano, Renata Mioli, Rodrigo Toledo, Selma Costa, Susana Vieira, Tati Mendes, Virginia Any PUBLICIDADE DIGITAL Diretores: André Almeida Gerente: André Vinicius Executivos de Negócio: André Bartolai, André Machado, Camila Fornasier, Carlos Sampaio, Elaine Collaço, Everton Ravaccini, Laura Assis, Luciano Almeida, Renata Carvalho, Roberto Pirro,

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IMPRESSA NA DIVISÃO GRÁFICA DA EDITORA ABRIL S.A.

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Presidente do Conselho de Administração: Roberto Civita Presidente Executivo: Giancarlo Civita Vice-Presidentes: Arnaldo Tibyriçá, Douglas Duran, Marcio Ogliara, Sidnei Basile www.abril.com.br

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novidades I Excel 2010

CONHEÇA A VERSÃO 2010 O novo Excel não tem muito de novo, mas as mudanças valem a pena POR MAURÍCIO GREGO E ERIC COSTA

Excel 2010 não é uma revolução, já que as principais mudanças de quase todos os programas do Office ocorreram na versão 2007, que mudou a cara dos aplicativos de escritório da Microsoft. No entanto, há vários recursos novos interessantes na última versão da planilha. Uma mudança importante para power users do Excel está na velocidade. Os cálculos estão bem mais rápidos. Para verificar isso, o INFOLAB rodou uma macro que efetua cálculos sobre uma base de dados, além de gerar gráficos. No nosso micro de testes (com processador Core 2 Duo E6400, 2 GB de RAM DDR2 e Windows 7 x64), a operação demorou uma hora e quarenta e cinco minutos no Excel 2007. No Excel 2010 de 32 bits, a série foi finalizada em 41 minutos, um ganho de 60%. Com o Excel de 64 bits, a melhora foi de 68%, para 33 minutos. Há quem precise de tal desempenho. Um exemplo extremo é o da construtora Even, que monta uma planilha para gerenciar

Backstage Quando a guia Arquivo é acionada, o Excel exibe o Backstage, área que reúne comandos como Abrir, Salvar e Imprimir

Imprimir O comando Imprimir tem várias opções, como as de largura de margens, que podem ser acionadas com um único clique

cada prédio que constrói. No Excel, a empresa lança custos de materiais, dados financeiros, estimativas de vendas e muitas outras informações, somando milhares de linhas na planilha. Para fazer seu planejamento, a Even consolida todos esses arquivos em uma planilha de 250 MB de tamanho. Há dois recursos que merecem destaque no Excel 2010. O primeiro é o de minigráficos, mais conhecido na internet por seu nome em inglês: sparklines. Trata-se de gráficos em miniatura, que ficam dentro de uma célula. Eles são excelentes para ilustrar evoluções de dados sem precisar de um gráfico grande. O outro destaque está na Segmentação de Dados (também mais popular por seu nome original — slicers). Essa ferramenta analisa dados em tabelas dinâmicas, aplicando filtros em tempo real. No registro de vendas de uma empresa, por exemplo, os slicers permitem alternar entre dados agrupados por vendedor, região e outros critérios.

Sparklines Novidade da versão 2010, são minigráﬁcos que ocupam o espaço de uma célula e mostram como evolui uma série de números

Visualização Não há mais o comando Visualizar Impressão. Quando a função de impressão é acionada, a visualização é exibida à direita

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calculadora I dicas

ARRASAR NOS CÁLCULOS Fuja do uso básico do Excel e capriche na personalização e recursos de suas operações matemáticas

Excel é uma ferramenta intuitiva para usos básicos, como cálculos simples. Mas, para dominar as operações matemáticas e organização dos números nas células, é preciso um

pouco de experiência e curiosidade para fuçar no Excel. Mas, com algumas dicas, dá para furar a fila da experiência e aproveitar rapidamente o potencial da planilha como calculadora. Confira, a seguir.

NÚMEROS ALEATÓRIOS No Excel também existe a função =rand() do Word. Só que ela tem nome em português — ALEATÓRIO() — e retorna, em vez de palavras, um número casual entre 0 e 1. Há também a função ALEATÓRIOENTRE (inferior, superior). Ela fornece um número randômico entre dois números indicados. Nos dois casos, os números mudam a cada recálculo.

TEXTO INCLINADO É possível mudar o ângulo de inclinação do texto numa célula. Digite o texto. Depois, na guia Página Inicial, grupo Alinhamento, clique no botão Orientação e aplique uma das opções — há cinco possibilidades predeﬁnidas. Se você clicar em Formatar Alinhamento de Célula, vai poder indicar o ângulo de inclinação do texto do seu interesse.

O F2 TEM A FORÇA A barra de fórmulas que se encontra logo acima da área de trabalho do Excel exibe a fórmula ou o valor da célula selecionada. Quando se dá um duplo clique na célula ou na própria barra é possível editar seu conteúdo. Mas há um modo de fazer isso sem ter de usar o mouse. Quando quiser alterar uma fórmula ou um valor, vá até a célula desejada, pressione a tecla F2 e comece a fazer a alteração — normalmente na própria célula. Se quiser continuar a usar o atalho F2 para ativar a barra de fórmulas, mas preferir não fazer a edição diretamente na célula, acesse Arquivo > Opções, clique em Avançado à esquerda e desmarque a opção Permitir Edição Diretamente nas Células.

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APROVEITE OS ESTILOS O Excel vem recheado de estilos de células predeﬁnidos, que podem ser usados para incrementar de forma rápida as planilhas. Para mudar a aparência da célula, vá à guia Início e clique no comando Estilos de Célula. Antes de aplicar o estilo, passe o cursor sobre ele e veja a previsão ao vivo na célula desejada. Quando encontrar a melhor combinação, clique nela.

ACERTOS DE MARGENS Outro recurso que mudou desde a versão 2007 é o acerto de margens da planilha antes de imprimir, que está muito mais prático e eﬁciente. Na guia Layout da Página, clique em Margens e escolha uma opção. Também é possível alterar as quebras de página, arrastando-as com o mouse. Na guia Exibição, clique em Visualização da Quebra de Página e ponha o mouse para funcionar.

QUEBRAS FÁCEIS Uma função que não é nova, mas se tornou muito mais simples desde a versão 2010 do Excel, é a quebra de linhas quando o texto é maior que a largura da célula. Nas edições anteriores, o melhor jeito era posicionar o cursor no local desejado e pressionar as teclas Alt e Enter. No Excel 2007 e 2010, escreva o texto e, na guia Página Inicial, clique no comando Quebrar Texto Automaticamente.

AJUDA NA ESCOLHA Torta ou barra? Nem todo mundo sabe escolher o gráﬁco do Excel mais indicado para cada caso. Uma saída para facilitar a decisão é usar o Chart Chooser (www.info.abril.

com.br/downloads/webware/ chart-chooser). Basta escolher o tipo de relação que deverá ser mostrada nos dados, como, por exemplo, comparação ou distribuição. O site ainda usa, nos exemplos, um visual bacana. Escolhido o tipo de gráﬁco, é só clicar nele para baixar um modelo pronto, como arquivo do Excel ou do PowerPoint.

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COM OU SEM GRADE? Sabe como ocultar as linhas de grade de uma planilha? Acione botão Arquivo > Opções. Na tela de Opções, item Avançado, localize o bloco Exibir Opções para Esta Planilha. Lá, desligue a caixa Mostrar Linhas de Grade. Dê OK. O ajuste vale apenas para a planilha ativa. Se em vez de eliminar as linhas você preferir trocar sua cor, clique na seta ao lado do item Cor da Linha de Grade, logo abaixo, e selecione uma nova opção.

ABUSE DAS FORMAS

OS DADOS CHEGAM PELA WEB

NOMES PARA AS CÉLULAS Dar nome a um valor ﬁxo, uma célula ou conjunto de células é um ótimo recurso para facilitar os cálculos. Vamos nomear uma célula. Primeiro, selecione-a. Depois, na guia Fórmulas, acione Definir Nome. Na caixa de diálogo, digite um nome para a célula e dê OK. Observe: o nome aparece na Caixa de Nome. Agora, uma aplicação para a célula nomeada. Você tem uma planilha com preços de produtos importados, em dólar. Como fazer para que ela esteja sempre atualizada, em reais? Vamos usar a célula Valor_dólar. O preço em reais vai ser o preço em dólares vezes o conteúdo da célula Valor_dólar.

As formas, ex-autoformas, são objetos de desenho que podem ser usados para enriquecer a informação da planilha. Para traçar uma forma, simplesmente dê o comando Inserir > Formas e escolha uma opção — há uma inﬁnidade delas na galeria que se abre. No gráﬁco ao lado, usamos um balão contendo texto explicativo.

EDIÇÃO NO LAYOUT DADOS NO GRÁFICO Quando um gráfico se baseia em dados complexos, é útil apresentar os números com o gráfico. Assim, gráfico e dados formarão um item único. Os passos para isso são os seguintes: selecione o gráfico e, na subguia Ferramentas de Gráfico, grupo Layout de Gráfico, escolha a opção que mostra uma tabela abaixo do gráfico.

SEM DESPERDÍCIO Antes de imprimir a planilha, use a previsão de impressão. No Ofﬁce 2010, basta acessar Arquivo > Imprimir para visualizar o documento como será impresso, com atalhos rápidos para mudar o tamanho do papel, deﬁnir margens e outros comandos com atualização automática da visualização. Assim, você evita gastar papel com impressões malfeitas. No visualizador, você pode ajustar as margens do documento, trocar a orientação da página e até reduzir porcentualmente o tamanho do documento. Tudo para que caiba na página.

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No Excel, você tem dois tipos principais de visualização do documento. A primeira é a visualização Normal. A outra, é Layout da Página, na qual se vê a planilha da forma como será impressa, inclusive com cabeçalho e rodapé. Detalhe: você edita a planilha nesse modo. Para trocar as visualizações, vá à guia Exibição.

CABEÇALHOS E RODAPÉS

Que tal buscar o valor atual do dólar, usado no passo 10, na web? Em uma planilha, ponha o cursor em A1. Na guia Dados, clique em Da Web. Abre-se a tela Nova Consulta à Web, que é um browser. Digite o endereço da fonte de dados — aqui, usamos o Banco Central — e clique em Ir. Clique na seta para marcar a tabela de câmbio e acione Importar. A tabela do Banco Central está na planilha. Pegue o valor PTAX — a taxa calculada ao final de cada dia. Está na Planilha Plan6, célula C3. Volte à célula Valor_dólar e defina: ela é igual a Plan6!C3. A planilha está pronta. Salve-a. Amanhã, se o valor do dólar variar, ela se atualizará automaticamente. Volte à planilha trazida da web, selecione-a e clique nela com o botão direito. No menu, acione Atualizar, se quiser refazer a consulta e trazer os últimos dados. Clique em Propriedades e, na nova tela, faça mais ajustes. Defina o intervalo de atualizações, em minutos, e indique se deseja atualizar os dados ao abrir o arquivo.

Para deﬁnir um cabeçalho (ou rodapé) no Excel 2007, acione Inserir > Cabeçalho e Rodapé. A planilha passa para a visualização Layout de Página. Para exibir o rodapé, clique em Ir para Rodapé. A subguia Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé oferece itens como número de página, data, hora e nome da planilha.

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ABUSE DAS FORMAS

OS DADOS CHEGAM PELA WEB

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CABEÇALHOS E RODAPÉS

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calculadora I formatação condicional

NÚMEROS COM REGRAS Conheça a formatação condicional, recurso que ajusta o visual das células conforme o conteúdo delas POR ERIC COSTA E MARIA ISABEL MOREIRA

epois de montar os cálculos em uma planilha, pode ser interessante mudar a formatação dos textos ou células para refletir os números. Por exemplo, deixar os valores negativos em vermelho ou destacar quedas em valores sequenciais. Para fazer esse tipo de ajuste, o Excel conta com o recurso de formatação condicional, que vem melhorando a cada versão da planilha. Desde o Excel 2007, é possível até fazer pequenos gráficos nas células com a formatação condicional. Isso torna o uso desse recurso interessante para quem quer ter gráficos em miniatura, mas mantendo a compatibilidade com o Excel 2007, que não conta com os sparklines da versão 2010. Confira, a seguir, várias dicas de como usar a formatação condicional para incrementar seus cálculos.

REALCE DE REGRAS O primeiro item do menu de formatação condicional é o Realçar Regras das Células. Com as opções disponíveis sob esse guarda-chuva é possível destacar valores iguais, maiores ou menores do que um valor determinado ou salientar números que estejam entre dois outros que você definir. Outra possibilidade é localizar um texto específico, uma data ou valores duplicados. Seja qual for a opção escolhida, o Excel abre uma caixa de diálogo específica para a regra escolhida, na qual você estabelece os parâmetros e como quer formatar as células para exibi-los. Se você quiser, por exemplo, ressaltar todos os valores que ultrapassaram a meta estabelecida, selecione Página Inicial > Formatação Condicional > Realçar Regras de Células > É Maior Do Que e, no primeiro campo, digite o valor da meta e escolha o formato para o realce no menu ao lado.

SELEÇÃO DE CÉLULAS A tarefa de aplicação da formatação condicional não poderia ser mais simples. Primeiro, selecione o conjunto de células que deverá recebê-la. Em seguida, abra a faixa de opções Página Inicial e clique em Formatação Condicional no grupo Estilo para abrir o menu com as opções de formatação disponíveis. Há cinco tipos que você pode usar de acordo com suas necessidades.

DESTAQUE POR CLASSIFICAÇÃO Agora imagine que você queira apenas ressaltar os piores colocados ou os melhores desempenhos, aqueles que estão acima ou abaixo da média ou os que superaram ou ficaram abaixo de um determinado porcentual. Nesse caso, escolha o item desejado da opção Página Inicial > Estilo > Formatação Condicional > Regras de Primeiros/Últimos. Na maioria desses casos (a exceção são as opções que tomam a média como referência), o Excel fornece um valor padrão (dez últimos, dez primeiros, 10% acima ou 10% abaixo), mas você pode alterar esse valor para que atenda suas necessidades.

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calculadora I formatação condicional

NÚMEROS COM REGRAS Conheça a formatação condicional, recurso que ajusta o visual das células conforme o conteúdo delas POR ERIC COSTA E MARIA ISABEL MOREIRA

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BARRAS DE DADOS Uma forma bem eﬁciente de exibir e visualizar números no Excel é escolher o item Barra de Dados da Formatação Condicional. Essa opção mostra barras horizontais em cada célula, em um dégradé que vai de uma cor mais escura para o branco. O comprimento de cada barra varia de acordo com o valor expresso nela em relação aos valores das demais células do conjunto que está recebendo a formatação condicional. É importante lembrar que a diferença de tamanho das barras ﬁca mais evidente quanto maior for a largura das células. A dica, então, é aumentar a largura das colunas até encontrar a melhor visualização. O Excel oferece quatro opções de cores. Se não gostar de nenhuma delas, clique em Mais Regras e selecione uma nova, clicando em Cor da Barra.

REGRAS PRÓPRIAS ÍCONES NAS CÉLULAS Há ainda uma terceira forma gráfica de formatação condicional, além das barras e das escalas de cores. É o uso de ícones (Página Inicial > Estilo > Formatação Condicional > Conjuntos de Ícones). O Excel fornece 17 conjuntos de ícones. Há opções de três, quatro e cinco ícones, incluindo setas, sinalizadores, semáforos, classificações, quartos e círculos que vão do vermelho ao preto. Nesse caso, não é possível usar ícones personalizados. É possível apenas customizar as regras da correlação entre os valores e o ícone apresentado quando se clica em Mais Regras.

O Excel oferece algumas sugestões de formatação de células nas caixas de diálogo de algumas opções de formatação condicional. A dica é explorar as várias possibilidades até encontrar a melhor visualização. É possível, por exemplo, escolher formatos que combinam cor de preenchimento e cor de texto ou apenas cor de texto, de borda ou de preenchimento. Mas não se restrinja às sugestões de formatação do programa. Se achar que nenhuma delas satisfaça suas exigências, escolha a opção Mais Regras e deﬁna seus próprios formatos.

GERENCIAMENTO GRADAÇÃO DE CORES Outra forma de representar diferentes valores das células é usar gradações de cores (Página Inicial > Estilo > Formatação Condicional > Escalas de Cores). Nessa opção, o Excel 2007 oferece quatro possibilidades de formatação com três cores e outras quatro com duas cores. Nessa opção, as tonalidades representam o valor expresso na célula em relação aos demais valores. Quando se escolhe a primeira escala de cores, por exemplo, o valor mais baixo é representado em vermelho, o intermediário em amarelo e o mais alto em verde. Células com valores que estão entre essas referências são representadas por cores desse dégradé. No caso de um valor entre o mínimo e o intermediário, uma cor no dégradé que vai do vermelho ao amarelo — portanto, em um tom de laranja.

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Quem observar as opções do menu que se abre ao se clicar no botão Formatação Condicional notará um item denominado Gerenciar Regras. No Gerenciador de Regras de Formatação Condicional o Excel armazena todas as formatações aplicadas numa seleção ou numa planilha aberta. Por meio dessa caixa de diálogo é possível criar, editar ou excluir regras. Para eliminar a formatação condicional de uma planilha ou célula há outro meio. Clique em Página Inicial > Estilo > Formatação Condicional > Limpar Regras e escolha uma das opções.

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calculadora I atalhos

NAVEGUE RÁPIDO NO EXCEL Conheça algumas dicas para dominar a interface da planilha e facilitar a criação e análise de cálculos POR MARIA ISABEL MOREIRA E ERIC COSTA

ara facilitar o uso do Excel como calculadora, é interessante dominar os atalhos e formas de visualização do programa. Há recursos para confrontar diversas regiões da planilha, criar miniaturas associadas a cada arquivo (o que facilita

a localização rápida das tabelas), além de atalhos para adicionar símbolos e outros elementos. Aprender esses truques faz com que a criação de cálculos fique mais rápida e completa. Confira, a seguir, várias dicas para dominar a interface do Excel.

ABRA RÁPIDO Se você trabalha todos os dias simultaneamente nos mesmos arquivos do Excel e eles estão armazenados em diferentes pastas pode contornar a tarefa enfadonha de abrir cada documento de uma vez. Como? Especificando que eles pertencem a um mesmo espaço de trabalho. Feche todos os arquivos do Excel ativos e abra aqueles que quer incluir nesse espaço de trabalho. Abra a guia Exibição e, no grupo Janela, selecione Salvar Espaço de Trabalho. Na janela seguinte, digite um nome para o espaço de trabalho, selecione um lugar e clique em Salvar — os espaços de trabalho são salvos no formato XLW. Feito isso, sempre que você abrir essa área de trabalho o Excel carregará todos os arquivos nela listados. Esteja ciente apenas de que essa operação não integra os arquivos. Mais: se você alterar o nome de qualquer um deles ou movê-lo de pasta precisará refazer os passos anteriores para recriar o espaço de trabalho.

SÍMBOLOS À VISTA Qual é a combinação de tecla para inserir o símbolo do Euro? E da libra? Para escrever esses elementos em células das planilhas é preciso usar uma combinação de teclas. Difícil é gravar na memória os atalhos para símbolos pouco usados. A saída é abrir a guia Inserir e, no grupo Texto, clicar no botão Símbolo. Para facilitar, escolha a fonte e o subconjunto nos menus correspondentes. Quando encontrar o símbolo que procura, clique nele e pressione o botão Inserir e depois Fechar.

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EM CÂMERA LENTA O Excel oferece uma maneira de verificar passo a passo a execução de cálculos de fórmulas. Dessa maneira, fica mais fácil descobrir eventuais erros. Para acompanhar a operação, clique na célula que contém a fórmula e, em seguida, na guia Fórmulas e no botão Avaliar Fórmula do grupo Auditoria de Fórmulas. Na janela Avaliar Fórmula que se abrirá, o item que aparece sublinhado é o que será calculado na sequência. Clique em Avaliar e assim sucessivamente até chegar ao resultado final.

FUNDO NOVO Nem todo mundo gosta do fundo branco padrão do Excel, embora ele seja ideal para a maioria das situações. Se algum dia você quiser incrementar sua planilha com um novo, acione a guia Layout de Página e clique no botão Plano de Fundo. Ele é uma das opções do grupo Configurar Página. Em seguida, selecione uma imagem e clique em Inserir. Pronto! Os fundos são incômodos em planilhas com muitos números e gráficos, mas podem dar um efeito interessante se você reúne várias delas num mesmo arquivo e quer usar uma de introdução, como no exemplo ao lado. Neste caso, a primeira planilha traz links para as demais. Para remover um fundo, basta seguir os mesmos passos dados para a criação e clicar no botão Excluir Plano de Fundo.

GRADE COLORIDA As linhas de grade são úteis para facilitar a visualização dos dados em tabelas. Por padrão, elas são cinza-claro. Se você quiser alterar essa definição, acesse a guia Arquivo e clique em Opções. Na caixa de diálogo seguinte, clique em Avançado no painel esquerdo e, no painel direito, desça até a área Exibir Opções para Esta Pasta. Clique na seta ao lado do item Cor da Linha de Grade para abrir a paleta de cores. É claro que para que o Excel exiba a cor selecionada, a opção Mostrar Linhas de Grade logo acima deve estar marcada. Clique em OK para concluir.

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MODO TELA CHEIA EDIÇÃO RÁPIDA A barra de fórmulas que se encontra logo acima da área de trabalho do Excel exibe a fórmula ou o valor da célula selecionada. Quando se dá um duplo clique na célula ou na própria barra é possível editar seu conteúdo. Mas há um modo de fazer isso sem ter de usar o mouse. Quando quiser alterar uma fórmula ou um valor, vá até a célula desejada, pressione a tecla F2 e comece a fazer a alteração — normalmente na própria célula. Se quiser continuar a usar o atalho F2 para ativar a barra de fórmulas, mas preferir não fazer a edição diretamente na célula, acesse Arquivo > Opções, clique em Avançado à esquerda e desmarque a opção Permitir Edição Diretamente nas Células.

PAINÉIS ESTÁTICOS Percorrer uma planilha extensa torna-se um problema uma vez que o cabeçalho some durante a rolagem. No Excel 2003, bastava selecionar a linha imediatamente abaixo do cabeçalho e selecionar Janelas > Congelar Painéis. No Excel 2007, clique na guia Exibir e no botão Congelar Painéis do grupo Janela. Selecione, em seguida, Congelar Painéis. Se o cabeçalho estiver na primeira linha da planilha, você pode escolher também Congelar Linha Superior.

Às vezes, falta espaço para visualizar todas as células de uma planilha. A saída, normalmente, é usar as barras de rolagem ou o controle de zoom. Quer uma terceira opção? Abra a guia Exibição e clique em Tela Inteira no grupo Modo de Exibição de Pastas de Trabalho. Instantaneamente, as guias, a faixa de opções e as barras de fórmula e status desaparecem e a planilha passa a ocupar a tela inteira. Para voltar ao estágio anterior, é só pressionar Esc.

DUAS JANELAS Está trabalhando na célula A1, mas precisa conferir um dado que está na célula M87? Não é preciso rolar a tela na horizontal e na vertical para procurar a informação e voltar à célula inicial. O Excel facilita esse trabalho com a criação de uma nova janela. Na guia Exibição, clique em Nova Janela. Depois, clique em Organizar Tudo e selecione a disposição que achar mais conveniente. O Excel exibe a mesma planilha em duas janelas que podem ser movimentadas independentemente — mas a alteração de dados em uma é refletida automaticamente na outra. Quando não precisar mais das duas janelas, basta fechar uma delas.

NOVA COLUNA Imagine a seguinte situação: nomes e sobrenomes de pessoas estão numa mesma coluna e você gostaria de separá-los em colunas diferentes. O truque aqui é selecionar a coluna que contém os dados, clicar na guia Dados e depois no botão Texto Para Colunas. Marque, na janela seguinte, a opção Delimitado e clique em Avançar. Em seguida, marque o item Espaço e clique em Concluir (se quiser alterar o formato dos dados ou a posição das novas colunas, antes de clicar em Concluir selecione Avançar mais uma vez). A dica é interessante, mas tem um porém. Os nomes compostos ou sobrenomes duplos ficarão separados em mais de duas colunas.

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ZOOM NO MOUSE Assim como o Word e o PowerPoint, o Excel tem um controle de zoom na barra de status para que se focalize melhor detalhes da planilha aberta. Mas o Excel permite também que se use o botão de rolagem do mouse para dar zoom. Para habilitar esse recurso, acesse a guia Arquivo, clique em Opções e, em seguida, na opção Avançado à esquerda. Na área Opções de Edição, marque o item Aplicar Zoom ao Rolar Com o IntelliMouse. Assim, quando tiver no Excel, basta rolar o botão para cima para ampliar a área de trabalho e rolar para baixo para reduzi-la.

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DE OLHO NAS CÉLULAS Quando você precisa monitorar de perto os resultados exibidos numa célula ou num conjunto de células e a planilha é suficientemente grande para dificultar essa tarefa, selecione as células que precisa controlar, abra a guia Fórmulas e clique no botão Janela de Inspeção no grupo Auditoria de Fórmulas. Na janela correspondente, clique em Adicionar Inspeção de Variáveis. O Excel exibe a caixa de diálogo correspondente já com os endereços das células que serão vigiadas. Clique em Adicionar mais uma vez. Quando não precisar mais do recurso, é só fechar a janela. Se quiser eliminar uma das variáveis, selecione-a e clique em Excluir Inspeção de Variável.

Não é preciso abrir o arquivo e acionar a opção Salvar Como se você quer alterar uma planilha, mas manter a versão original. Acesse a guia Arquivo e clique em Abrir (ou use o botão correspondente na barra de ferramentas de acesso rápido), selecione o arquivo desejado e clique na seta ao lado do botão Abrir para descortinar o menu. Escolha, então, Abrir Como Cópia. O Excel coloca um sufixo no nome original — se o nome do arquivo for Vendas.xlsx, por exemplo, o novo arquivo fica algo como Cópia (1) Vendas.xlsx. O arquivo será salvo com o nome atribuído pelo Excel. Para alterá-lo, acione Salvar Como e dê o nome desejado ou renomeie o arquivo posteriormente.

ARQUIVO DE RECUPERAÇÃO Como comportamento rotineiro, o Excel salva periodicamente uma cópia do trabalho para o caso de algum problema acontecer — o computador falhar, a energia elétrica acabar ou qualquer coisa do gênero. Não convém desabilitar esse recurso, mas se você quiser alterar algumas de suas configurações, acesse a guia Arquivo, clique em Opções e, depois, em Salvar. Para alterar o intervalo entre as ações de salvamento, mude o número de minutos que aparece em Salvar Informações de AutoRecuperação a Cada XX Minutos. É possível mudar também o local onde esses arquivos são armazenados, assim como desabilitar o recurso para a pasta de trabalho aberta.

EXIBIÇÃO NA BARRA DE TAREFAS O Excel pode ser configurado para exibir na barra de tarefas do Windows apenas uma tarefa para todas as pastas de trabalho abertas ou uma tarefa para cada pasta de trabalho. Para configurar esse comportamento do programa, acesse Arquivo > Opções, clique em Avançado e marque ou desmarque a opção Mostrar Todas as Janelas na Barra de Tarefas, conforme sua preferência.

MINIATURAS DOS ARQUIVOS Quem sente falta de uma opção de visualização dos arquivos na caixa de diálogo Abrir pode solicitar ao Excel para criar miniaturas para exibir nessas ocasiões. Há duas maneiras de fazer isso. A mais simples é marcar a opção Salvar Miniatura na caixa de diálogo Salvar Como. Depois que essa opção é marcada, todos os arquivos salvos passam a contar com uma miniatura para visualização prévia. A opção mais trabalhosa é acessar a guia Arquivo, clicar em Informações e abrir as opções de Propriedades, no lado direito da janela, selecionando Propriedades Avançadas. Na guia Resumo, marque Salvar Miniaturas de Todos os Documentos do Excel. A vantagem é que, nessa opção, você pode aproveitar para alterar outras características do arquivo, como assunto e autor, atribuir palavra-chave, acrescentar comentário etc.

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ARQUIVOS CONFRONTADOS Quando você tem dois arquivos muito parecidos e quer confrontálos há um jeito bem fácil. Feche todos os arquivos, abra a primeira pasta de trabalho que será examinada, depois a segunda. Acione, em seguida, a guia Exibição e clique no botão Exibir Lado a Lado no grupo Janelas. Se a tela aparecer dividida horizontalmente e você quiser vê-las lado a lado, clique em Organizar Tudo, no mesmo grupo Janelas, e escolha a opção Lado a Lado. Aí é só começar a rolar uma planilha para fazer a análise, já que as duas telas se movimentam simultaneamente. Se a rolagem sincronizada não funcionar (isso pode acontecer se uma das planilhas tiver recebido novas linhas ou colunas), clique no botão Rolagem Sincronizada do mesmo grupo Janelas para desabilitar o recurso temporariamente, alinhe as planilhas manualmente e clique novamente em Rolagem Sincronizada para ativá-lo.

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DOMINE AS DATAS

Conheça os melhores truques para fazer cálculos com dias e horários POR ERIC COSTA

o montar uma planilha para cálculos, pode ser necessário fazer operações com datas ou horas. Por sorte, o Excel traz excelente suporte a esse tipo de operação, somando minutos, horas, dias, meses e anos, com facilidade. Também há várias funções para cálculos avançados, que podem excluir feriados ou verificar o dia da semana de qualquer data. Confira, a seguir, algumas dicas para fazer cálculos com horas e datas.

SÓ DIAS ÚTEIS Se a ideia é contar os dias úteis entre duas datas, o Excel traz uma função perfeita para esse fim: a DIATRABALHOTOTAL. Antes de usá-la, é preciso criar uma lista de células com as datas dos feriados. Por exemplo, várias células em uma mesma linha ou coluna com as datas 02/11/2010, 25/12/2010, 01/01/2011 e assim por diante. Os parâmetros de DIATRABALHOTOTAL são o dia inicial, o final e a lista de feriados. Com base nisso, a função calcula o número de dias úteis. Vale lembrar que, para os fins dessa função, o sábado não é contado como dia útil.

CONTE OS DIAS Além de fazer operações com horas, o Excel também calcula diferenças entre datas com facilidade. Basta subtrair uma data da outra para obter o resultado em dias. Ainda há outras funções simples para resolver problemas de datas no Excel, como a DIA.DA.SEMANA que, como o nome indica, mostra o dia da semana correspondente a uma data. Nesse caso, o resultado é um número de 1 a 7, começando pelo domingo. Para transformar esse valor em um texto, clique na célula com o botão direito do mouse e escolha Formatar Células. Na guia Número, escolha a opção Personalizado e tecle, em Tipo, o texto dddd. Pressione OK e pronto.

FINAL DO MÊS

DE HORA A HORA Quer montar uma planilha de horas trabalhadas? O Excel facilita bastante essa operação, fazendo operações com horários com facilidade. Por exemplo, se a hora de entrada está na célula B2 e a de saída em C2, é só usar a fórmula =C2-B2 para encontrar o número de horas trabalhadas. No entanto, há um problema para quem trabalha à noite, já que o valor de saída parecerá, para o Excel, como sendo menor que o de entrada. Para resolver esse problema, basta utilizar a função SE. Ela verifica se a hora de saída é menor que a de entrada e, nesse caso, soma 24 horas para ajustar a operação pela mudança do dia. A fórmula fica =SE(B2<C2;C2-B2; C2+24-B2).

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Se o Excel está na sua frente, não é preciso usar as mãos para descobrir o dia do final do mês. Uma fórmula simples resolve o problema, o que é particularmente útil para situações nas quais é preciso determinar o último dia do mês referente a várias datas. Basta utilizar a função FIMMÊS. Ela recebe dois parâmetros. O primeiro é uma data, normalmente dentro do mês do qual queremos saber o final. O segundo é um número. Se for zero, a função retorna o último dia do mês atual. Caso contrário, ela busca o final do mês posterior ou anterior no valor do parâmetro. Por exemplo, usando a fórmula =FIMMÊS(03/10/2010;1) obtemos o último dia do mês de novembro.

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Conheça os melhores truques para fazer cálculos com dias e horários POR ERIC COSTA

FINAL DO MÊS

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QUANTOS ANOS DE VIDA? A função FRAÇÃOANO tem vários usos, entre eles o cálculo da idade de uma pessoa. Por exemplo, usando a fórmula =FRAÇÃOANO(10/10/1976; 10/10/2010), obtemos o valor 34, correspondente ao número de anos de quem nasceu em 10 de outubro de 1976, calculado no mesmo dia, em 2010. Note que, se o dia de base não corresponde ao aniversário da pessoa, o valor da função FRAÇÃOANO não será inteiro. Para obter o número de anos inteiro, basta adicionar a função INT, chegando à fórmula =INT(FRAÇÃOANO(A2; HOJE(); 1)), que calcula a idade da pessoa cuja data de aniversário esteja na célula A2.

MARQUE O MOMENTO Em muitas ocasiões, é útil adicionar o momento atual em uma célula da planilha. Há algumas formas de fazer isso no Excel. A mais simples é usar a função AGORA. Ela funciona bem, mas tem um probleminha: sempre mostra a hora atual, atualizando o valor a cada recálculo da planilha, não guardando o momento de inserção da função. Para obter um valor estático da hora atual, há um atalho de teclado que resolve. Basta digitar Ctrl + Shft+ ; em uma célula. Para gravar a data de forma estática, use o atalho de teclado Ctrl + ; na célula desejada.

FORMATAÇÕES DE DATA E HORA Depois de usar uma das funções do Excel, o resultado foi um número e você queria um texto correspondente à data ou vice-versa. A saída é mexer na formatação da célula. Para isso, clique na célula com o botão direito do mouse e escolha Formatar Célula. Passe à guia Número e escolha Personalizado. Há duas regras básicas para a formatação de datas e horas. A primeira é usar a letra inicial de cada dado desejado. Se quiser mostrar a hora, por exemplo, use a letra H. A segunda regra é que, quanto mais repetida a letra correspondente ao dado, mais detalhada será a informação. Por exemplo, usar H mostra a hora sem o zero inicial, caso o valor seja abaixo de 10. Utilizando HH, recebemos o zero inicial. Para dias e meses, ainda há dois níveis extras de detalhe. Os textos DDD e MMM mostram, respectivamente, o dia da semana e o nome do mês, de forma abreviada. Já DDDD e MMMM mostram os nomes completos, sem abreviar.

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DESENHOS NA CÉLULA Conheça o novo recurso de minigráficos do Excel 2010, perfeito para manter dados e visualização juntinhos POR ERIC COSTA

epois de passar a ser a principal plataforma de gráficos do Microsoft Office, desde a versão 2007 do pacote, o Excel recebeu mais um recurso bacana. São os minigráficos, conhecidos por seu nome em inglês: sparklines. Como o nome em português indica, são gráficos em miniatura, que ficam dentro

de uma célula. Com eles, o Excel ganha mais poder para geração de tabelas com gráficos, que podem ser exportadas para documentos, apresentações ou mesmo para páginas web. Selecionamos algumas das melhores dicas para as sparklines. Conheça-as e melhore o visual de suas planilhas.

MARQUE O MÍNIMO E O MÁXIMO Depois de criar um minigráfico, é possível personalizá-lo de diversas formas. Clique na célula com a sparkline e note que surge uma nova guia (Ferramentas de Minigráfico – Design) na faixa de opções do Excel. Na seção Mostrar, é possível marcar pontos específicos no gráfico, como o maior valor (Ponto Alto), os valores negativos (caso você não use a opção Ganha/Perde, eles não ficam evidentes), além do primeiro e do último item. Se você preferir marcar todos os pontos, escolha a opção Marcadores. Já na seção Estilo, é possível definir a cor do gráfico (ou seja, da linha ou das barras). Também dá para personalizar a cor dos pontos de marcação, inclusive com cores distintas para valores positivos e negativos (Cor do Marcador > Pontos Negativos).

O PODER DAS SPARKLINES Um dos principais recursos novos do Excel 2010 está nas sparklines, que foram traduzidas como minigráficos para o português. Elas são uma forma prática de visualizar dados, sem a necessidade de criar grandes gráficos. Para criar uma sparkline, selecione a faixa de dados (sem títulos) que será usada como base e acesse a guia Inserir. Na seção Minigráficos, escolha o tipo de sparkline que será gerada. Há três opções. Além dos tradicionais gráficos de linha e coluna, há a alternativa de mostrar ganhos e perdas. Trata-se de um gráfico de colunas que evidencia valores negativos. Depois de clicar no botão, surge uma janela que permite escolher o intervalo de células com os dados (já preenchido, neste caso). Clique na seção Intervalo de Locais e, depois, na célula que receberá a sparkline. Pressione o botão OK e pronto.

LINHA DE REFERÊNCIA Os minigráficos também podem mostrar eixos, mas não há a opção de definir uma linha de corte num valor específico. Isso seria útil, por exemplo, para mostrar em quais meses um gasto passou do valor estimado. Mas é possível fazer isso com um truque simples. Depois de definir os dados, crie uma célula com o valor que será usado para comparação (por exemplo, a estimativa de gastos ou meta para funcionários). Agora, será preciso criar uma cópia dos dados, só que subtraindo a meta de todos eles. Dessa forma, quem ficou acima da meta terá valor positivo e quem ficou abaixo, negativo. Use essa cópia dos dados para criar as sparklines. Depois, clique em cada uma delas e passe à guia Ferramentas de Minigráfico – Design (se ela já não estiver selecionada). Pressione o botão Eixo e, na seção Opções de Eixo Horizontal, escolha o item Mostrar Eixo. Com isso, surge uma linha horizontal que evidencia quando as metas não foram atingidas. Se quiser adicionar mais detalhes, use a opção Ponto Baixo para evidenciar os pontos abaixo da linha de metas.

BARRAS MANUAIS E OS VAZIOS? Se todos os dados da planilha ainda não foram preenchidos, o minigráfico pode ficar incompleto. Essa forma de visualização pode ser a desejada pelo usuário, mas o Excel 2010 permite personalizar a maneira de mostrar os itens sem dados. Para isso, clique no minigráfico, passe à guia Ferramentas de Minigráfico – Design (se ela já não estiver selecionada) e, depois, pressione Editar Dados. Escolha a opção Células Ocultas e Vazias. Na janela que surge, é possível definir como serão mostrados os valores não preenchidos. Eles podem aparecer como espaços vazios no meio do gráfico (opção Lacunas) ou considerados como o valor zero. Há ainda a opção Conectar Pontos de Dados com a Linha, que faz o gráfico como se aquela célula vazia não existisse. Depois de escolher a opção para o minigráfico, clique em OK e pronto.

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Um truque legal para simular gráficos em células, sem usar a formatação condicional e mantendo a compatibilidade com o Office 2003, é acionar uma fórmula da planilha para criar um efeito parecido. Trata-se da função REPT. Ela repete um conjunto de caracteres por um número de vezes indicado. Vamos usar o caractere | para os pedaços do gráfico de barras. Para um gráfico com base nas células D2:D6, você poderia usar, na célula E2, o comando REPT(“|”, D2/MÁXIMO(D$2$:D$6$)*20). Com isso, é criada uma proporção de barras com o máximo de 20 caracteres. Copie o conteúdo para as outras células e você terá um gráfico de barras simples.

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DESENHOS NA CÉLULA Conheça o novo recurso de minigráficos do Excel 2010, perfeito para manter dados e visualização juntinhos POR ERIC COSTA

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DOMINE AS BARRAS E PIZZAS Aprenda truques para personalizar e facilitar a criação de gráficos, tornando o Excel perfeito para a visualização de dados

esmo quando o objetivo não é montar uma planilha, o Excel é uma ferramenta excelente para montar rapidamente um gráfico de barras, de pizza ou de outro padrão. Não foi à toa que ele se tornou a principal ferramenta para essa tarefa nos aplicativos do Microsoft Office, substituindo o Microsoft Gra-

ph, que era utilizado antes da versão 2007 no pacote de escritório. No entanto, a grande gama de opções e configurações do Excel pode assustar. Por isso, selecionamos alguns truques para facilitar a criação de gráficos, além de personalizar o visual e o conteúdo. Confira essas dicas, a seguir.

ESCOLHA DO GRÁFICO Quando seus dados estiverem preparados para o gráfico, abra a guia Inserir e selecione um dos gráficos no grupo correspondente para abrir o menu e escolher uma das opções do tipo escolhido. O Excel oferece 11 tipos de gráficos (leia o quadro O Gráfico Certo). Nem todos eles aparecem nesse grupo de menu Inserir. Para ver todos, selecione a opção Todos os Tipos de Gráfico, que aparece nos menus que surgem quando se clica em qualquer botão do grupo Gráficos, ou então clique na setinha localizada no canto inferior direito do grupo Gráficos para abrir a caixa de diálogo Inserir Gráfico. Nessa janela, selecione um tipo à esquerda e o layout desejado à direita. Clique em OK para conferir.

NOVA ESCOLHA Caso considere depois que o gráfico escolhido não é o adequado para suas necessidades, clique na guia Design e no botão Alterar Tipo de Gráfico do grupo Tipo (para que esta guia apareça, o gráfico precisa estar selecionado na planilha). Isso faz você retornar à caixa de diálogo Inserir Gráfico para fazer uma nova escolha. É mais rápido que percorrer todo o caminho indicado no passo anterior.

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Gráﬁcos: desde a versão 2007, o Excel oferece recursos avançados de criação e edição visual

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Dá para gastar um bom tempo no Excel se esmerando na apresentação dos gráficos. Se no fim desse trabalho você achar que o resultado é tão bom a ponto de querer aproveitálo em outras ocasiões, clique no gráfico, abra a guia Design e clique no botão Salvar Como Modelo no grupo Tipo. Aceite o local que o Excel sugere para armazenar o modelo e dê um nome a ele. Quando quiser usar esse modelo de gráfico, clique na guia Inserir e depois na setinha do grupo Gráficos para abrir a caixa de diálogos Inserir Gráficos. Na lista à esquerda, selecione Modelos e escolha o template criado.

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DOMINE AS BARRAS E PIZZAS Aprenda truques para personalizar e facilitar a criação de gráficos, tornando o Excel perfeito para a visualização de dados

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Gráﬁcos: desde a versão 2007, o Excel oferece recursos avançados de criação e edição visual

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LINHA POR COLUNA A faixa de opções Design traz outras ferramentas que você pode usar para ajustar o gráfico. Vamos supor, por exemplo, que queira trocar os eixos — passar o que está no eixo vertical para o horizontal e vice-versa. Basta clicar no botão Alternar Linha/Coluna para ver o efeito na tela. Clique novamente para voltar à versão original.

Lugar do gráfico

EIXOS E FUNDOS As ferramentas dos grupos Eixos e Plano de Fundo da guia Layout têm funções semelhantes às do grupo Rótulos. No primeiro deles estão as ferramentas Eixo e Linhas de Grade. No segundo ficam os botões de acesso às ferramentas Área de Plotagem, Parede do Gráfico, Base do Gráfico e Rotação 3D. Clique e escolha uma opção do menu e, se for o caso, do submenu para configurar esses elementos. Em Eixos, por exemplo, é possível selecionar o padrão ou escolher uma nova escala de valores (milhares, milhões, bilhões e escala logarítmica), além de se chegar à caixa de diálogo de estilos de formatação (Mais Opções...).

MUDANÇAS NO LAYOUT O Excel 2010 não traz a caixa de diálogo Opções do Gráfico, na qual é possível definir título do gráfico e dos eixos, posição da legenda, linhas de grade, rótulos de dados e folha de dados até o Excel 2003. Na nova versão, você pode clicar no gráfico, abrir a guia Design e selecionar uma das opções disponíveis no grupo Layout de Gráfico. Os ícones são ilustrativos. Se um deles traz título e legenda, por exemplo, esses itens aparecem em seus respectivos lugares quando a opção é selecionada. Clique naquele que achar melhor para aplicar o layout ao gráfico e, se for o caso, clique depois nos elementos no gráfico para preenchê-los. Lembre-se também de que esses elementos do layout podem ser excluídos ou deslocados posteriormente.

OBJETOS DO GRÁFICO

AJUSTES NOS RÓTULOS Quaisquer outras alterações nos elementos do gráfico podem ser feitas com as ferramentas do grupo Rótulo da guia Layout. Clique, por exemplo, no botão Título do Gráfico. No menu que se abrirá, você poderá excluí-lo (opção Nenhum), sobrepô-lo ao gráfico ou posicioná-lo acima dele. Poderá também selecionar Mais Opções de Título para alterar detalhes como preenchimento, cor de borda, estilo de borda, sombra, efeito 3D e alinhamento. Faça o mesmo para definir detalhes dos eixos horizontal e vertical, legendas, rótulo de dados e tabela de dados, clicando nos botões correspondentes do grupo.

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Se você criou o gráfico na mesma planilha onde estão os dados, mas deseja colocálo numa planilha separada, na guia Design, clique no botão Mover Gráfico. Na caixa de diálogo, selecione uma das planilhas já criadas no menu Objeto Em ou, se quiser criar uma nova planilha para inserir o gráfico, marque a opção Nova Planilha e dê um nome para ele.

Há outras maneiras de formatar linhas de grade, rótulos de dados, legendas, títulos, parede do gráfico, eixos etc., além das próprias séries de dados. Um jeito é acionar a guia Layout, abrir o menu dropdown Elementos do Gráfico, situado no canto superior esquerdo da faixa de opções, selecionar um dos itens da lista e depois clicar no botão Formatar Seleção, que fica logo abaixo desse menu. Outra, é clicar no elemento no próprio gráfico e depois no botão Formatar Seleção. Essa ação abrirá as mesmas caixas de diálogo acionadas pela opção Mais Opções... mencionada anteriormente.

NOVOS ESTILOS Se quiser mudar o estilo do gráfico, o caminho é abrir a guia Design e selecionar uma opção no grupo Estilos do Gráfico. Para ver todas as possibilidades, clique nas setinhas para cima ou para baixo para rolar o menu ou clique no botão com a seta e um traço para abrir o leque completo. Os estilos combinam cores de preenchimento, bordas e fundos diferentes.

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O GRÁFICO CERTO Nem todo tipo de gráfico é indicado para a informação que se pretende representar. Para não errar, saiba qual é a função de cada um deles.

COLUNAS Desenha barras para comparar valores no decorrer de um período de tempo — as vendas nos últimos três anos, por exemplo.

LINHAS Exibe dados não cumulativos para demonstrar sua evolução no tempo. Exemplo: as vendas de um setor nos quatro trimestres de um ano.

LINHA DE TENDÊNCIA Em alguns tipos de gráfico, como área, dispersão e linha, um elemento adicional pode contribuir na análise dos números. Uma linha de tendência, por exemplo, ajuda a prever o faturamento de um período tendo por base os resultados dos anos anteriores. Para acrescentar um desses recursos, clique no gráfico, abra a guia Layout e clique no botão Análise para abrir o menu. Selecione um dos tipos e, em seguida, uma das opções predefinidas.

ESTILO DIFERENCIADO Mas e se você quiser mudar o preenchimento, o contorno e o efeito de forma de uma série de dados, título, fundo ou outro elemento do gráfico? Selecione o gráfico, clique em Formatar. Em seguida, marque o elemento que quer alterar no gráfico — ou use o menu situado no canto superior esquerdo da faixa de opções Formatar para escolhê-lo — e, depois, clique na opção desejada do grupo Estilos de Forma. Há alguns estilos predefinidos. Se preferir, clique em Preenchimento de Forma, Contorno da Forma ou Efeitos da Forma para fazer ajustes personalizados.

PIZZA É indicado para a análise de porcentagens de um número total, como a participação de cada linha de produto no faturamento total.

BARRAS Tem a mesma função do gráfico de colunas, só que dispõe os dados na posição horizontal em vez da vertical.

ÁREA Salienta a tendência de valores ao preencher a porção do gráfico abaixo das linhas que conectam os vários pontos.

XY – DISPERSÃO É usado muito em estatísticas e trabalhos científicos para mostrar a relação entre duas variáveis quantitativas.

AÇÃO É ideal para ilustrar a flutuação de ações, mas pode exibir outros tipos de variações, como a temperatura ao longo de um período.

SUPERFÍCIE Deve ser usado quando o objetivo é encontrar as melhores combinações entre dois conjuntos de dados numéricos.

ROSCA Como nos gráficos de pizza, exibe a relação das partes com o todo. A diferença é que pode conter mais de uma série de dados.

BOLHAS Comparam três conjuntos de dados, e esses dados são exibidos na forma de bolha. O terceiro valor determina o tamanho da bolha.

RADAR Compara os valores coletados de diversas séries de dados. As linhas conectam os valores das mesmas séries.

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FOTOS NOS GRÁFICOS Use imagens para personalizar os elementos de barras e pizzas criadas no Excel 2010

ara quem quer evitar o visual padrão do Excel nos gráficos, há montes de opções para personalizar o estilo dos elementos. Mas uma das melhores formas é usar imagens em vez de cores e texturas nos gráficos. Praticamente todos os elementos dos gráficos podem

receber imagens, garantindo uma infinidade de possibilidades de design. Confira, a seguir, algumas dicas para inserir fotos nos gráficos do Excel, além de como exportar o resultado como imagem, para uso em outros programas diferentes do Microsoft Office.

IMAGEM DE FUNDO O Excel permite que se incremente o plano de fundo do gráfico de diferentes formas. Além da opção de fundo branco, pode-se acrescentar fundo sólido, fundo gradual, imagem ou textura. No exemplo acima, criamos um gráfico de barras 3D agrupadas, clicamos com o botão direito do mouse numa área vazia do gráfico e selecionamos Formatar Área do Gráfico no menu de contexto. Escolhemos, em seguida, Preenchimento e marcamos Preenchimento Com Imagem ou Textura. Clicamos em Arquivo e selecionamos a imagem do fundo. É muito comum, neste caso, que o fundo atrapalhe a visualização dos dados. Para minimizar o problema, use o controle deslizante Transparência até obter o efeito desejado. Uma dica é arrastar a caixa de diálogo Formatar Área do Gráfico para um espaço livre da tela para poder conferir o efeito de desbotamento diretamente no gráfico.

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ESCONDER GRÁFICO Em algum momento, você pode querer imprimir uma planilha, mas esconder o gráfico que ela contém. Apagar o gráfico e perder toda a formatação? Nem pensar. Você até poderia dar um Ctrl + Z e reaver o trabalho, mas a chance de que se esqueça e feche o arquivo sem o gráfico é grande. Então, tente este truque. Acesse a guia Arquivo, pressione Opções e selecione Avançado. Procure no lado direito da caixa de diálogo Opções de Exibição Desta Pasta de Trabalho. No item Para Objetos, Mostrar, marque Nada (Ocultar Objetos). Com isso, o gráfico continuará na planilha, mas ficará fora da visão. Depois, é só fazer o mesmo caminho e marcar a opção Tudo.

BARRAS ILUSTRADAS IMAGEM NA PIZZA Que tal colocar uma imagem preenchendo o próprio gráfico em vez do fundo? Esse recurso funciona bem, por exemplo, em gráficos de pizza, nos quais se representam porcentagens de um total. Para fazer isso, selecione o intervalo de células que será usado no traçado do gráfico e escolha o gráfico Pizza Destacada 2D. Depois, clique na própria pizza com o botão direito do mouse e selecione Formatar Série de Dados. Escolha, em seguida, Preenchimento. Marque Preenchimento Com Imagem ou Textura, clique em Arquivo e escolha a foto ou ilustração desejada. É possível ainda usar imagens armazenadas na área de transferência ou cliparts. Basta clicar nos botões correspondentes.

GRÁFICO COMO IMAGEM Um truque simples, mas interessante, do Excel 2007 é a possibilidade de gerar uma imagem a partir de células de uma planilha ou de um gráfico. Para isso, selecione a área que será copiada como imagem. Tecle Ctrl + C para copiar o conteúdo para a área de transferência. Clique na seta do botão Colar, que fica na faixa de opções da guia Início. Escolha Como Imagem > Copiar Como Imagem. Na janela que surge, marque os itens Como Mostrada na Tela e Bitmap. Clique em OK e pronto. Agora é só colar a imagem gerada em qualquer aplicativo, como um editor de textos ou em uma mensagem.

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As barras de um gráfico podem transmitir melhor o recado se estiverem preenchidas com uma ilustração que tenha a ver com a informação que representam. No gráfico acima, por exemplo, usamos carros, casas e tomates para ilustrar as séries transporte, habitação e alimentação, respectivamente. Para fazer isso, criamos um gráfico de barras 2D. Em seguida, com o botão direito do mouse clicamos numa das barras do gráfico para selecionar todos os elementos daquela série e escolhemos Formatar Série de Dados. Na caixa de diálogo seguinte, clicamos em Preenchimento à esquerda. No painel à direita, marcamos a opção Preenchimento com Imagem ou Textura, clicamos em Arquivo para selecionar a imagem definida anteriormente, e marcamos, logo abaixo, a opção Empilhar. Para concluir, clicamos em Fechar. Repetimos a operação para selecionar as imagens para as demais séries de dados.

DISTRIBUIR GRÁFICOS Alinhar vários gráficos na mesma planilha fica mais fácil se você usar as ferramentas de organização do próprio Excel. Caso tenha quatro gráficos e queira alinhálos horizontalmente, por exemplo, posicione os gráficos que ficarão à esquerda e à direita da sequência, mas não se preocupe em ser muito preciso. Em seguida, selecione os quatro gráficos, mantendo pressionada a tecla Ctrl enquanto clica neles. Com isso, o Excel mostra a guia Formatar. Selecione, então, a opção Alinhar do grupo Organizar e selecione no menu que surgirá Distribuir na Horizontal. O programa se encarrega de distribuir proporcionalmente os dois gráficos do meio em relação aos dois dos extremos.

TEXTO NO GRÁFICO Os gráficos também podem conter textos. É conveniente usar esse recurso quando o objetivo é ganhar espaço ao eliminar as legendas, por exemplo. Para executar essa tarefa, abra a guia Inserir e selecione Caixa de Texto no grupo Texto. Em seguida, trace a caixa de texto sobre o elemento do gráfico e digite o texto desejado. Repita o procedimento em outros elementos se for do seu interesse. Como em outros itens do gráfico, você pode clicar com o botão direito do mouse sobre a caixa de texto, selecionar a opção Formatar Efeitos de Texto e fazer ajustes de formação. Mas esteja ciente de que qualquer alteração no gráfico — redimensionamento, retirada da legenda, exclusão ou inclusão de títulos etc. — faz o texto desalinhar-se em relação ao elemento sobre o qual foi colocado.

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finanças I fórmulas

APRENDA AS FÓRMULAS Conheça os principais comandos para calcular juros e estimar valores ao longo do tempo com o Excel POR ERIC COSTA

ara usar o Excel como auxiliar do controle de finanças pessoais, basta aprender um pequeno conjunto de fórmulas para dominar quase todos os cálculos financeiros. Elas são as funções VP, VF, PGTO, NPER e TAXA. Servem para mostrar as entradas e saídas de dinheiro, desde o começo, indicado pela função VP (valor presente), até o final em VF (valor futuro). A cada período, é feito um pagamento

(PGTO) e aplicada uma taxa (função TAXA). O número de períodos é indicado por NPER. Cada uma dessas funções serve para calcular o valor (ou porcentual, no caso de TAXA), necessário para equilibrar entradas e saídas de capital, conforme os outros parâmetros. Para facilitar o entendimento dessas funções, que são essenciais para cálculos financeiros, criamos algumas dicas e casos práticos. Confira a seguir.

VALE A PENA PARCELAR? A função VP, que calcula o valor presente necessário para alcançar um montante futuro, tem várias utilidades. Uma delas é verificar se vale a pena parcelar um valor, comparado com o pagamento à vista, com desconto. Por exemplo, considerando que é possível obter 0,5% de juro ao mês em uma aplicação financeira, podemos comparar um produto que custa 10 000 reais em 10 vezes sem juros, ou 9 000 reais à vista. Para isso, utilizamos a fórmula VP (0,5%; 10; -1000). Note que o primeiro parâmetro é a taxa, sendo o segundo o número de pagamentos e o terceiro o valor de cada parcela. Com isso, obtemos 9 730,41 reais, o que significa que precisaríamos desse valor aplicado no momento da compra para conseguirmos pagar as prestações. Ou seja, o valor à vista é vantajoso.

PRESENTE E FUTURO Além do exemplo do parcelamento, a função VP também pode ser utilizada para calcular o montante inicial necessário a uma aplicação financeira para chegar a um valor final. Por exemplo, para um valor final de 1 milhão de reais, considerando pagamentos mensais de 4 000 reais, durante um período de 10 anos (120 meses) e juros de 0,5%, temos a fórmula VP (0,5%;120;-4000;1000000), que resulta em 189 338,92 reais. Este valor deverá ser inicialmente aplicado para tornar-se milionário no prazo descrito. Note que o valor resultante no Excel é negativo, pois indica a saída de recursos. Basta usar a fórmula precedida de um sinal de menos para obter o valor positivo.

PREVEJA OS INVESTIMENTOS

DA CALCULADORA PARA A CÉLULA Quem já sabe usar a conhecida calculadora HP 12C, a mais popular para cálculos financeiros, pode transportar rapidamente suas habilidades para o Excel. Na calculadora, o usuário preenche os dados financeiros que tem e usa um botão para calcular o valor desconhecido. No Excel, o valor desconhecido desejado vira o nome da função, traduzido para o português, com os outros dados sendo os parâmetros. A ideia é que a operação de calcular o valor presente na calculadora, pressionando o botão PV, é substituído no Excel pelo uso da função VP.

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A função VF (valor futuro) é, como o nome indica, o oposto da VP. Ela calcula o montante final, com base num valor inicial, taxa de juros, pagamentos e período. Um exemplo simples de seu uso é a previsão do montante obtido por um investimento. Para uma taxa de 0,5%, valor inicial de 100 000 reais, pagamentos de 1 000 reais e período de 10 anos, é utilizada a fórmula =VF(0,5%;120;-1000;-100000), que resulta em 345 819,02 reais. A função VF também calcula o montante futuro da aplicação indicada, caso não sejam feitos depósitos mensais usando a fórmula =VF(0,5%;120;0;-100000), que resulta em 181 939,67 reais. Por fim, a função também pode ser usada sem um valor presente. No caso, o Excel assume que esse montante é igual a zero.

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finanças I fórmulas

APRENDA AS FÓRMULAS Conheça os principais comandos para calcular juros e estimar valores ao longo do tempo com o Excel POR ERIC COSTA

PREVEJA OS INVESTIMENTOS

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PARCELA E PLANEJAMENTO MENTO A função PGTO (pagamento) é útil para estimar um valor mensal que pode ser retirado de uma aplicação financeira, em um período preestabelecido. Por exemplo, quem tem 100 000 reais aplicados, a juros de 0,5%, poderia retirar quanto por mês durante num período de um ano, até que o dinheiro terminasse? Para isso, é utilizada a fórmula PGTO (0,5%;12;-100000), que resulta em 8 606,64 reais. Há quem utilize a função PGTO para estimar os valores da tabela Price, em um financiamento (que resulta em parcelas fixas, mas com amortização variável). Por exemplo, em um financiamento de 200 000 reais, para 10 anos, com taxa mensal de 0,5%, temos a fórmula PGTO (0,5%;120;200000), que resulta em prestações de 2 220,41 reais. Você pode separar os valores correspondentes aos juros e à amortização com as funções IPGTO e PPGTO, respectivamente. Neste caso, há um parâmetro adicional: o número da prestação paga, já que a amortização varia conforme a parcela. Por fim, a função PGTO permite a definição de um valor final, que é opcional. No primeiro exemplo, se quisermos ficar com 10 000 reais ao final do ano, utilizamos a fórmula PGTO (0,5%;12;-100000;10000). Assim, os saques mensais diminuem para 7 795,98 reais.

NÚMERO DE PRESTAÇÕES No mesmo estilo das funções anteriores, NPER permite estimar o número de parcelas necessárias para chegar a um montante final. É útil, por exemplo, para verificar quantos depósitos mensais precisam ser efetuados para chegar-se a um valor específico. Se a ideia é chegar a 1 milhão de reais, podemos utilizar a fórmula NPER (0,5%; 3000;0;1000000), que estima o número de meses com uma aplicação mensal de 3 000 reais e juros de 0,5%, sem valor inicial. O resultado é fracionado, mas aproximado para 197 meses (pouco mais de 16 anos). Com uma aplicação inicial de 100 000 reais (lembre-se de colocar o valor presente negativo), o prazo cai para menos de 14 anos.

ESCOLHA A APLICAÇÃO Para completar nossa análise das principais funções matemáticas, ficou sobrando apenas TAXA, que, como o nome indica, calcula a taxa de juros necessária para equilibrar valores presente e futuro, com pagamentos periódicos e juros estabelecidos. Em tempos de economia estável, ela é útil para verificar qual a aplicação financeira (com base na expectativa de juros pagos por ela) a ser escolhida. Também é interessante para visualizar o que seria necessário para chegar ao valor planejado (e se a tática de poupança atual precisa ser revista).

SIMULAÇÃO IMEDIATA Não quer montar uma planilha para simular diversos cálculos financeiros? O Excel ajuda nisso, com um simulador rápido para todas as fórmulas. Para isso, passe à guia Fórmulas e clique em Inserir Função. Na janela que surge, escolha, na seção Selecione Uma Categoria, a opção Financeira. Depois, clique na função desejada e pressione OK. A janela seguinte permitirá simular os valores, mostrando o resultado da função logo abaixo de suas variáveis. Nessa janela, também é possível indicar células da planilha como originárias dos valores a serem calculados.

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ORÇAMENTO COM SPARKLINES Use os novos recursos de minigráficos do Excel 2010 para controlar de forma efetiva as mudanças em contas e despesas POR ERIC COSTA

ma forma efetiva de controlar as finanças é verificar a evolução das contas e despesas ao longo dos meses e anos. Conhecer com antecedência, por exemplo, os meses com maiores gastos de luz ou telefone pode ajudar no planejamento de reservas financeiras ou medidas de economia. Para isso, uma planilha com as despesas separadas por mês ajuda. Mas, para melhorar a administração dos gastos, montamos uma planilha

FORMATAÇÃO E CÓPIA 2 Agora, selecione todas as células que receberão despesas e clique nelas com o botão direito do mouse, escolhendo a opção Formatar Célula. Passe à guia Número, clique na opção Moeda e pressione OK. Com a tabela pronta, podemos preencher os dados que já temos, como as contas do começo do ano. Depois, selecione todas as células com títulos de despesas (na coluna A) e tecle Ctrl + C. Passe à aba Visualização e clique na célula A2. Na guia Início (Página Inicial, no Excel 2010), pressione a seta na parte inferior do botão Colar e escolha a opção Fórmula. Nas células da linha 1, a partir de B1, tecle os textos Última conta, Maior mês, Menor mês, Crescimento e Evolução.

que permite visualizar rapidamente a evolução das contas ao longo do ano. Para isso, utilizamos um dos recursos mais bacanas do Office 2010: as sparklines (também conhecidas como minigráficos). O arquivo completo, para acompanhar o tutorial ou personalizar as informações, está em www.info.abril. com.br/downloads/planilha-despesas-com-sparklines. Como ele usa macros, lembre-se de habilitá-las ao carregar a planilha no Excel.

ÚLTIMA CONTA 3 Para verificar a última conta preenchida e mostrar esse valor na aba de visualização, usaremos uma função em VBA. Tecle Alt + F11 para abrir a janela de programação. Clique com o botão direito do mouse em VBAProject e escolha Inserir > Módulo. Na janela que surge, tecle o código abaixo:

TABELA PARA AS CONTAS 1 Comece criando uma nova planilha e mudando o nome das duas primeiras abas dela para Visualização e Contas, respectivamente. Para isso, clique na aba com o botão direito do mouse e escolha Renomear. Depois, passe à aba Contas. Aqui, vamos criar uma tabela com todas as contas e os meses que serão usados para a análise. Digite, na coluna A, os títulos para as despesas, cada um em uma célula. Depois, na célula B1, tecle jan/10, indicando o mês de janeiro de 2010. Use fev/10 na célula C1. Clique no canto inferior direito da célula C1 e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste a seta para a direita. Note que o Excel vai preenchendo os meses subsequentes automaticamente. Quando chegar em dez/10, solte o botão do mouse.

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Function UltimoNaLinha(Celulas As Range) As Variant Dim ProcuraCelulas As Range Dim i As Integer, ContaCelulas As Integer Application.Volatile Set ProcuraCelulas = Celulas.Rows(1).EntireRow Set ProcuraCelulas = Intersect(ProcuraCelulas.Parent.UsedRange, ProcuraCelulas) ContaCelulas = ProcuraCelulas.Count For i = ContaCelulas To 2 Step -1 If Not IsEmpty(ProcuraCelulas(i)) Then UltimoNaLinha = ProcuraCelulas(i).Value Exit Function End If Next i UltimoNaLinha = 0 End Function Selecione Arquivo > Salvar e, depois, acesse a aba Visualização e, em B2, tecle a fórmula =UltimoNaLinha(Contas!2:2). Note que o valor assumido pela célula passa a ser o da última conta preenchida. Copie essa célula para as outras abaixo, trazendo os últimos valores de todas as contas.

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ORÇAMENTO COM SPARKLINES Use os novos recursos de minigráficos do Excel 2010 para controlar de forma efetiva as mudanças em contas e despesas POR ERIC COSTA

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E MENOR MESES 4 AsMAIOR próximas informações relevantes para nossa análise de despesas são os meses de menores e maiores gastos. Para achar os valores das despesas, o Excel traz as funções MÍN e MÁXIMO, que são bem práticas. Mas também desejamos saber quais os meses dessas ocorrências. Para isso, precisaremos de mais uma macro. Veja, abaixo, o código para determinar o mês de maior gasto:

Function AchaMaximo(Celulas As Range) As Variant Dim ProcuraCelulas As Range Dim i As Integer, MaximoI As Integer, Maximo As Integer Application.Volatile Set ProcuraCelulas = Celulas.Rows(1).EntireRow Set ProcuraCelulas = Intersect(ProcuraCelulas.Parent. UsedRange, ProcuraCelulas) ContaCelulas = ProcuraCelulas.Count Maximo = 0 For i = ContaCelulas To 2 Step -1 If Not IsEmpty(ProcuraCelulas(i)) Then If ProcuraCelulas(i).Value > Maximo Then Maximo = ProcuraCelulas(i).Value MaximoI = i End If End If Next i AchaMaximo = Worksheets("Contas").Cells(1, MaximoI). Value End Function A função para achar o mínimo é idêntica, trocando apenas o sinal de comparação para menor e usando um valor inicial grande para o mínimo. Depois de teclar esse código, na célula C2, use a fórmula =CONCATENAR(AchaMaximo( Contas!2:2);" - R$ ";MÁXIMO(Contas!2:2)). Com isso, o valor máximo e seu mês aparecem na mesma célula. Repita a fórmula em D2, trocando a função AchaMaximo pela que determina o mínimo.

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DO MINIGRÁFICO 6 HORA O último elemento para completar a planilha é o minigráfico, para visualizar a evolução das despesas de forma instantânea. Para isso, clique na célula F2 e, depois, no botão Coluna, em Inserir > Minigráficos. Na janela que surge, clique no campo Intervalo de Dados. Depois, selecione com o mouse todas as células de despesas da linha 2 na planilha Contas. Clique em OK e pronto. Se quiser, clique no minigráfico e, na seção Estilo, escolha uma cor diferente para ele. Não copie ainda o minigráfico para as células inferiores

CONDICIONAL 5 FORMATAÇÃO Para verificar o crescimento (ou diminuição) das contas no último mês, vamos usar a formatação condicional. Novamente, a forma mais fácil de calcular isso é usar uma função em VBA. A rotina criada, de nome AchaCrescimentoLinha, é bastante parecida com a função UltimoNaLinha, então não vamos reproduzila aqui. Você pode analisá-la ao baixar a planilha no link indicado. Com essa função definida, usamos a fórmula =AchaCrescimentoLinha(Contas!2:2) na célula E2. Isso traz os valores de crescimento (ou queda) nas contas. Mas o que queremos são símbolos que indiquem esse resultado. Para isso, selecione a célula E2 e acesse Formatação Condicional > Conjuntos de Ícones > Direcional. Escolha um conjunto de ícones entre as opções do Excel. Depois, mude a cor do texto para que fique igual à do fundo. Dessa forma, somente o ícone aparecerá. Copie a célula E2 e cole nas outras da mesma coluna, aplicando as mudanças efetuadas para todas as despesas.

OS VALORES VAZIOS 7 DESLIGUE Nossa planilha está quase pronta, mas é interessante personalizá-la, de forma que os minigráficos sejam mais proporcionais. Para isso, clique no minigráfico e, na guia Design, abra as opções em Editar Dados. Selecione Células Ocultas e Vazias. Na janela que surge, marque a opção Zero e pressione OK. Com isso, as barras serão redimensionadas de forma mais proporcional. Se você preferir trocar o minigráfico para linha, a melhor opção em Células Ocultas e Vazias passa a ser Lacunas. Se quiser, aproveite para selecionar o minigráfico e marcar as opções Ponto Alto e Ponto Baixo, para mostrar os valores mais baixos e mais altos de cada despesa. Termine a planilha copiando o minigráfico para as células anteriores e, se quiser, mudando a formatação das células (usando os comandos em Inicio > Estilo), de forma a deixar a planilha mais bonita.

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finanças I controle de despesas

CONTROLE TOTAL DAS DESPESAS O Excel é uma ferramenta prática e versátil para anotar gastos e recebimentos. Aprenda a montar uma planilha simples para esse fim POR MARIA ISABEL MOREIRA

m dos usos mais clássicos do Excel é para controlar despesas. A versatilidade da planilha faz com que a interface e organização visual dos gastos e recebimentos seja completamente personalizada pelo usuário. Há ferramentas mais poderosas para controlar gastos, mas se você quer algo básico e pessoal, o Excel funciona muito

bem. A INFO tem um modelo prontinho de planilha (www.info.abril.com.br/downloads/controle-financeiro-pessoal), com as principais categorias de despesas. Mas é interessante aprender a forma de construção dessa planilha, para que você possa personalizá-la e adicionar cálculos que julgar necessários. Confira o passo a passo da montagem da planilha, a seguir.

RELAÇÃO DE DESPESAS Na linha abaixo, escreva Despesas e, abaixo dela, comece a descrever as despesas por área: moradia, alimentação, saúde, transporte, educação, lazer, vestuário e cuidados pessoais, animais e obrigações financeiras são as categorias que figuram na planilha de exemplo. Inclua também a categoria Outras para registrar as despesas que não se enquadrem em nenhum outro grupo. Abaixo de cada uma delas, enumere os tipos de gastos. Com moradia, por exemplo, listamos aluguel, condomínio, água, energia elétrica, gás, telefone, internet, TV a cabo, manutenção de imóvel, impostos e taxas, seguro e outras despesas. Coloque também um total para a subcategoria. Essa é a forma mais fácil de perceber quais despesas impactam mais seu orçamento. Repita a mesma operação para as demais subcategorias.

MESES Comece criando um arquivo novo em branco no Excel. Para facilitar a identificação, dê um título à planilha — Controle financeiro, por exemplo. Em nosso projeto, selecionamos o intervalo de células que vai de A1 (onde o título foi inserido) a M1 e demos o comando Início > Mesclar Células para melhorar o título. Uma ou duas linhas abaixo, a partir da coluna à esquerda da qual o título foi posicionado, insira os meses do ano. Para facilitar, use o recurso de autopreenchimento do Excel. Para isso, digite Jan ou Janeiro na primeira célula, selecione-a, posicione o cursor em sua alça de preenchimento e arraste-a até que todas as células sejam preenchidas com todos os meses do ano.

LISTA DE RECEITAS

CONTROLE FINANCEIRO: no ﬁnal de cada mês, anote as receitas e as despesas em cada categoria

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Na linha imediatamente abaixo, na coluna mais à esquerda, digite Receitas. Abaixo dela, liste todas as fontes de ganho possíveis. No nosso exemplo, incluímos salário, receita de aluguel, pensão e outras receitas. Sua lista pode incluir outros itens ou mesmo eliminar alguns dos sugeridos, caso você prefira. Reserve a última linha para o item Total de Receitas.

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finanças I controle de despesas

CONTROLE TOTAL DAS DESPESAS O Excel é uma ferramenta prática e versátil para anotar gastos e recebimentos. Aprenda a montar uma planilha simples para esse fim POR MARIA ISABEL MOREIRA

LISTA DE RECEITAS

CONTROLE FINANCEIRO: no ﬁnal de cada mês, anote as receitas e as despesas em cada categoria

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FORMATO DOS NÚMEROS É preciso indicar ao Excel que tipo de valor as células conterão para que ele adote o formato de número certo. Para isso, selecione o intervalo de células dedicadas às receitas (de B5 a M9 no exemplo), clique com o botão direito do mouse sobre a seleção e escolha Formatar Células no menu de contexto. Abra a guia Números e, na lista Categoria, selecione Moeda. No campo Símbolo, escolha a opção Nenhuma. Repita a operação para as células na área de Despesas (B12 a M74 no nosso caso).

TOTAL DE GASTOS O próximo passo é definir a fórmula para calcular a despesa total. No fim da lista de despesas, deixe uma linha em branco e repita a sequência de meses para facilitar a visualização das informações. Na primeira coluna da linha de baixo, escreva Total de Despesas. Na célula ao lado, logo abaixo do mês de janeiro, escreva a fórmula =SOMA e as referências de cada célula que contém os totais das subcategorias de despesas. Para não correr o risco de errar na digitação, use o autopreenchimento de fórmulas e selecione as células necessárias clicando nelas enquanto mantém a tecla Ctrl pressionada. Quando concluir a seleção, tecle Enter. Copie a fórmula para os demais meses como indicado anteriormente.

INSERÇÃO DOS CÁLCULOS Com todas as categorias e subcategorias das despesas e receitas enumeradas, é hora de definir os totais parciais. Vamos começar pelas receitas. Clique na célula referente ao total de receitas do primeiro mês da planilha (B9 no exemplo), abra a guia Fórmulas e clique no botão AutoSoma para que o Excel insira a função =SOMA, seguida de um parêntese. Selecione então as células que conterão as informações das receitas e tecle Enter para incluir a informação na fórmula. Outro jeito é usar o recurso de autopreenchimento de fórmulas do Excel 2007. Digital = (sinal de igual) na célula, selecione com um duplo clique a função desejada no menu que aparecerá logo abaixo e selecione o intervalo de células em seguida.

CÓPIA DOS CÁLCULOS Para copiar a fórmula nos demais meses, selecione a célula que a contém, posicione o mouse no canto inferior direito até o cursor virar uma cruz. Clique nesse ponto e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste pelas células seguintes. Repita a operação para criar a soma em cada total das subcategorias de despesas. Se ficar difícil visualizar os dados na lista, aplique um negrito nos nomes das categorias.

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FORMATAÇÃO Em termos funcionais, sua planilha está pronta para ser usada. Mas a formatação faz toda a diferença, e o Excel 2007 oferece recursos de sobra para que você cuide da aparência da sua planilha. No exemplo, usamos basicamente formatações predefinidas, disponíveis em Estilos de Célula, do grupo Estilo da faixa de opções Início. Em algumas situações, substituímos tamanhos e estilos de fontes (aplicamos negrito nas subcategorias, por exemplo) e alteramos a cor de algumas linhas. Caso queira aproveitar a planilha como modelo para usar no futuro, salve-a como modelo.

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formulários I emissão de recibos

EMISSÃO DE RECIBOS Use os recursos de formulários e de programação VBA do Excel para fazer essa tarefa de forma automatizada POR CARLOS MACHADO

pesar do formato de planilha ser o uso principal do Excel, combinando seus recursos de formulários com o Visual Basic for Applications (VBA) , é possível criar múltiplas possibilidades que ele oferece para expandir as funções do aplicativo. Um exemplo simples. Você tem uma planilha com um cadastro de clientes: nome do cliente, endereço, telefone, e-mail etc. Com base nesse cadastro, e na mesma pasta de trabalho, é possível construir aplicações que automatizem a emissão de documentos como cartas de cobrança, recibos, relatórios da situação dos clientes — e o que sua cabeça for capaz de imaginar. Vamos partir de uma pasta de trabalho contendo um cadastro e construir uma aplicação que ajude a localizar os clientes no banco de dados e, principal-

mente, automatize a emissão de recibos de pagamento. Para isso, o cadastro deve conter duas colunas fundamentais. Uma é o valor que o cliente deve pagar — digamos, um valor de aluguel ou um valor fixo por serviço prestado. A outra é uma forma de tratamento para o cliente, para facilitar a montagem automática dos recibos. Nesse caso, em vez de assinalar no banco de dados o sexo do cliente e daí deduzir a forma de tratamento, a tabela contém uma coluna na qual esse item esteja explícito. A ideia é montar uma frase do tipo: “Recebemos” — e aí vem a dúvida: de quem? Do senhor? Da senhora? Do professor? Portanto, a coluna Tratamento indica: “do Sr.”, ”da Sra.” etc. Além da planilha contendo o cadastro, chamada Clientes, vamos criar outra, chamada Recibo, para

A APLICAÇÃO RECIBO: navegação no banco de dados e impressão

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PLANILHA CLIENTES: base para desenvolver a aplicação

abrigar a estrutura do recibo. Para o propósito de demonstração, essa planilha é de uma simplicidade franciscana. Ela contém apenas três células que vão merecer atenção. A primeira contém a palavra “Recibo”, que é o título do documento. Mais abaixo vem uma célula que discrimina o valor do recibo. Por fim, a célula que vai abrigar o texto principal do documento. Somente essa célula contém algo especial: ela está formatada para exibir texto em múltiplas colunas. Para isso, em Início > Formatar > Formatar Células (Formatar > Células nas versões anteriores), na guia Alinhamento, ligue a caixa Quebrar Texto Automaticamente. As três células básicas do recibo pertencem todas à coluna B da planilha, que foi devidamente ampliada para ficar da largura do texto principal. Naturalmente, ao bolar um documento para sua atividade comercial, você vai torná-lo menos espartano: incluirá, pelo menos, um cabeçalho com seu nome ou o logotipo de sua empresa e colocará o endereço no rodapé. Vamos adiante. Nosso objetivo é montar automaticamente o recibo de pagamento de um cliente, combinando informações do banco de dados (planilha Clientes) com a estrutura básica do recibo que acabamos de montar. Seria possível criar uma macro que capturasse os dados de um cliente selecionado na planilha e montasse o recibo desejado. Isso é bem simples. Vamos, então, apimentar um pouco mais a aplicação. Que tal construir um formulário no Visual Basic que leia o cadastro, exiba-o como uma tela de gerenciamento de bancos de

dados? Nessa tela, o usuário escolherá o cliente e dará o comando para a impressão do recibo. O primeiro passo, nesse caminho, é desenhar o formulário. Abra o ambiente do Visual Basic (Alt + F11) e dê o comando Inserir > UserForm. O formulário deve ter aparência similar ao mostrado na ilustração da página ao lado. Ao entrar em ação, ele lê o banco de dados e exibe as informações referentes ao primeiro cliente — aquele que ocupa a linha 2 da planilha. Como qualquer tela para gerenciamento de bancos de dados, o formulário tem botões de navegação (Primeiro, Último, Anterior e Próximo) que permitem a passagem para outros registros. Outra forma de navegação que ele oferece está numa caixa de verificação que exibe o código do cliente. Basta que o usuário escolha o código e os dados do cliente aparecem na tela. O último objeto do formulário está ligado ao objetivo final do projeto. Trata-se do botão Imprimir Recibo. Ao ser pressionado, esse botão dispara uma rotina que captura os dados do cliente ativo e monta o recibo, utilizando a estrutura do documento que está na planilha Recibo. Como funciona, nos bastidores, esse gerador de recibos? Ao ser inicializado, o formulário de dados (frmRecibo) torna ativa a planilha Clientes e lê, na coluna A, os códigos de identificação de cada cliente. Todos esses códigos (números, no caso) são armazenados na caixa de verificação Código. Em seguida, ele move o ponteiro do banco de dados para o primeiro registro. Em cada movimentação para um registro específico, uma rotina, chamada MoveRegistro, lê todos

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ESTRUTURA PARA O RECIBO: apenas três células numa planilha

os dados do cliente e os exibe nas caixas de texto do formulário. Ao mesmo tempo faz a caixa Código exibir o número associado àquele cliente. Ler os dados significa percorrer a linha da planilha, capturar o valor de cada célula e exibi-los no formulário. Quando o usuário aciona o botão Primeiro, ou Último, a rotina associada a esse objeto simplesmente diz a MoveRegistro para ir para um dos registros extremos do banco de dados. Quando o clique ocorre num dos botões de movimento um a um (Anterior, Próximo), então é necessário verificar se existe registro anterior ou próximo. Esse teste evita o erro de tentar ir aquém do início ou além do fim da base de dados. Se o registro existe, então o ponteiro avança ou recua uma linha na planilha. Um clique numa opção da caixa Código remete o banco de dados para o registro correspondente ao número selecionado. Em todos os movimentos, a rotina MoveRegistro é chamada. Ela é, portanto, o eixo da navegação. Por fim, vem a rotina associada ao clique no botão Imprimir Recibo. A primeira operação dessa rotina é tornar ativa a planilha Recibo. Em seguida, ela preenche a segunda célula básica do recibo com o valor e monta o texto principal do documento, combinando nome do cliente, forma de tratamento e valor pago. Para escrever esse valor por extenso, a rotina pede a ajuda de uma biblioteca externa, o arquivo Extens32.dll, de INFO, que deve estar disponível no diretório de sistema do Windows. Na comunicação com a DLL, a rotina de impressão do recibo chama a função PassaExtenso, localizada em outro módulo dentro da pasta de trabalho. Se você usa uma biblioteca desse tipo, que pode ser consultada por diferentes aplicações do Excel, o procedimento mais correto é deixar a função PassaExtenso num suplemento ou na pasta Pessoal.

xls. Em ambos os casos, a função poderá ser chamada de qualquer arquivo do programa. Confira o código do gerador de recibos, fazendo o download da planilha e da DLL no arquivo gerarecibo.zip em www.info.abril.com.br/downloads/planilha-geradora-de-recibo. Após preencher o recibo, o formulário de dados se fecha e exibe o documento, já pronto, na janela de visualização de impressão. O usuário pode conferi-lo visualmente e, se tudo estiver bem, comandar a impressão. Um detalhe: as informações do último recibo ficam na planilha. O módulo de programação que abriga a função de ligação com a DLL também pode incluir uma rotina, ImprimirRecibo, cujo código total é o seguinte:

Sub ImpimirRecibo () frmRecibo.Show False End Sub Essa rotina abre o formulário de dados. O parâmetro False, na linha acima, garante que o formulário seja aberto em modo não restrito. Ou seja, com a janela do formulário aberta, você também pode ter acesso à planilha. No entanto, esse parâmetro só poder ser usado na versão 2000 ou posteriores. Na 97, ele produz erro. A macro ImprimirRecibo, acima, aparece na janela de macros. Para executá-la, basta acionar Alt + F8 e clicar no botão Executar. Se você preferir, pode tornar as coisas mais simples, associando essa tarefa a um botão na barra de ferramentas. O funcionamento do formulário de dados também pode ser expandido. Neste exemplo, ele apenas exibe o que está no banco de dados. Com alguma adaptação, ele pode passar a não somente exibir como também modificar o conteúdo da planilha. É um bom exercício fazer essa modificação.

MACRO: clique em Executar para abrir o formulário Recibo

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formulários I lista de compras

LEMBRETE PARA AS COMPRAS Use os controles de formulário para criar uma lista bem eficiente para levar ao supermercado POR MARIA ISABEL MOREIRA

lém de formulários em janelas separadas, o Excel também pode adicionar controles às próprias planilhas. Esse recurso é útil para facilitar a seleção e modificação de valores, sem que o usuário precise digitar tudo manualmente. Além disso, evitam-se erros no preenchimento. Para demonstrar o recurso, vamos montar uma lista de compras, composta das seguintes colunas: produto (variável),

quantidade, unidade de medida, preço unitário e observações. As caixas de combinação serão usadas nas colunas que se referem a produtos e unidade de medidas. Você pode usar as instruções para criar outros formulários, como uma lista de pedidos, caso tenha uma empresa. Se não quiser ter nenhum trabalho, faça o download da planilha pronta em www.info.abril.com.br/downloads/ lista-de-compras-de-supermercado.

CAIXAS DE COMBINAÇÃO: opção para facilitar a entrada de dados repetitivos

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DE PRODUTOS 1 LISTAS O primeiro passo é definir as listas de produtos. Como vamos organizar o formulário por categoria para facilitar a busca no supermercado, criaremos listas separadas por categoria também. Essa organização tem outra vantagem: ela não deixa as caixas de combinação muito longas, o que poderia ser um transtorno na hora da seleção. Se preferir, no entanto, você poderá criar uma lista única com todos os produtos.

LISTA 2 PRIMEIRA Crie a primeira lista na planilha Plan2. Na coluna A, linha 1, escreva o título: Higiene pessoal. Deixe em branco a linha seguinte (A2) e escreva a especificação de cada item começando pela linha A3 e continuando nas linhas A4, A5 e assim por diante. Volte para a planilha Plan1. Nela, vamos começar a montar o formulário de compras — ou seja, inserir as caixas de combinação para a seleção dos produtos de higiene pessoal.

DO CONTEÚDO 4 INSERÇÃO A caixa de combinação está criada, porém vazia. É hora de incluir nela a lista de produtos. Clique na caixa com o botão direito e, no menu, escolha Formatar Controle. Na guia Controle dessa caixa de diálogo, clique no botão ao lado da caixa Intervalo de Entrada. Com isso, a janela se retrai. Clique então na planilha Plan2, marque a lista de produtos, de A2 até a última célula (no nosso exemplo, A31). Com esse intervalo marcado, clique de novo no botão ao lado do campo e depois dê OK na janela Formatar Objeto.

DESENHO DA CAIXA 3

Em Plan1, escreva um título para o formulário (Lista de Compras de Supermercado, por exemplo) e, abaixo desse nome, digite Higiene pessoal. Se a guia Desenvolvedor não estiver aparente em seu Excel, clique no botão Office e, na nova janela, acione Opções do Excel. Clique na categoria Mais Usados à esquerda, ative a caixa Mostrar Guia Desenvolvedor na Faixa de Opções à direita. No Excel 2010, acesse Arquivo > Opções > Personalizar Faixa de Opções, marque Desenvolvedor do lado direito da janela e clique em OK. Dê OK para fechar as Opções do Excel. Na guia Desenvolvedor, clique em Inserir > Caixa de Combinação no grupo Controles de Formulário. Trace a caixa na primeira célula, logo abaixo do título Higiene pessoal.

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ORDEM ALFABÉTICA Uma dica para facilitar a localização de itens na lista é classificá-la por ordem alfabética. Assim, na hora do preenchimento, não é preciso ficar procurando aleatoriamente os itens desejados. Basta seguir a sequência do alfabeto. Para classificar as listas, selecione o conjunto de células, deixando de lado a primeira linha em branco, acione a guia Dados e clique em Classificar de A a Z no grupo Classificar e Filtrar. Repita a operação toda vez que inserir um novo item a uma lista.

E CÓPIA 5 TESTE Feito isso, abra a caixa de combinação e você verá a lista. A linha em branco é a primeira opção. Por que essa linha? Ela poderá ser escolhida quando você quiser cancelar a inclusão de um item selecionado erroneamente. O próximo passo é copiar a caixa de combinação. Clique nela com o botão direito do mouse e selecione Copiar. Em seguida, posicione o cursor na linha abaixo e dê o comando para colar. Repita esse procedimento para copiar para quantas linhas julgar necessário.

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DESENHO DA CAIXA 3

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LISTA ELÁSTICA 6

O procedimento adotado nos passos anteriores funciona, mas tem um problema. Se você tiver de acrescentar algum item nos campos A32, A33, A34 etc. da lista da Plan2 precisará voltar posteriormente à planilha Plan1 e alterar a referência de células em todas as caixas de combinação para incluir aquelas que contêm os novos itens. Então, vamos usar outro truque antes de dar sequência às outras listas. É a função DESLOC. Esse recurso do Excel define uma região da planilha de forma elástica. Para ver como ela funciona, volte à Plan2, selecione toda a lista de produtos de higiene pessoal, incluindo a linha em branco, mas deixando de fora o título (A1). Na guia Fórmulas, clique em Definir Nome. Na tela seguinte, na caixa Nome, digite Higiene_pessoal e no campo Refere-se A, digite a fórmula =DESLOC(Plan2!$A$2;0;0;CONT. VALORES(Plan2!$A:$A);1). Clique em OK.

POR DENTRO DA DESLOC

RESTANTES 8 CAIXAS Na Plan1, crie novas caixas de combinação para as demais categorias de produto, usando as instruções dadas anteriormente. Não deixe de adotar o mesmo procedimento indicado no tópico Novo intervalo para referir-se aos novos intervalos definidos. Para melhorar a visualização da lista depois de impressa, distribua as categorias de modo que nenhuma seja dividida por uma quebra de página. O Excel facilita isso ao incluir uma linha que assinala a quebra. Se ela não estiver aparente, clique no Botão Office > Opções do Excel > Avançado. Localize a área Exibir Opções Para Esta Planilha e marque o item Mostrar Quebras de Páginas. No Excel 2010, esta opção está em Arquivo > Opções > Avançado > Opções de Exibição Desta Planilha.

A fórmula DESLOC usada durante a nomeação das listas de produtos de higiene pessoal define a região de células da lista. A Função CONT.VALORES, por sua vez, conta as células preenchidas na coluna A, sem o título. A função DESLOC usa essa contagem para definir o intervalo. Com isso, a área chamada Higiene_pessoal vai refletir o total de produtos da respectiva lista, independentemente do número de itens relacionados.

NÚMERO DE ITENS

NOVO INTERVALO Volte à Plan1 porque essa mudança exige a alteração da referência nas caixas de combinação. Pressione a tecla Ctrl e clique com o mouse em cada uma das caixas de combinação criadas. Com todas elas selecionadas, abra a guia Desenvolvedor e clique em Propriedades. Na guia Controle da caixa de diálogo que aparecerá, em Intervalo de Entrada, escreva Higiene_pessoal e dê OK. Se você abrir qualquer caixa de combinação verá que a lista continua lá. E se voltar à Plan 2 e incluir um item na relação de produtos, ao voltar para Plan1 poderá conferir que ele já faz parte da lista suspensa.

FINAIS 9 COLUNAS A lista de compras ainda não está pronta. Falta adicionar as colunas referentes à quantidade, unidade de medida, preço unitário e observações. Delas, a unidade de medida é a única que também receberá caixa de combinação. A de quantidade será usada durante o preenchimento da lista e a de observações poderá ser útil para fazer alguma indicação de marca ou outro comentário. A de preço poderá ser preenchida no próprio supermercado, se for do seu interesse efetuar algum controle. Para a coluna de medida, criamos a lista na planilha Plan11, com itens como litro, pacote, quilo, frasco, caixa etc., e procedemos do mesmo modo como indicado anteriormente para criar nome, incluir a função DESLOC, desenhar a caixa de combinação e informar a referência de células na Plan1.

Por padrão, as caixas de combinação exibem apenas oito itens, mas você pode alterar esse valor para que, uma vez clicadas, elas exponham mais elementos e não exijam tanto o uso da barra de rolagem. Clique com o botão direito do mouse na caixa de combinação e selecione Formatar Controle. No campo Linhas Suspensas da guia Controle, altere o número para a quantidade de itens que deseja exibir.

LISTAS ADICIONAIS 7

Crie outras listas em Plan3, Plan4, Plan5 etc. que reflitam suas necessidades. Neste projeto, criamos as listas Limpeza (Plan3), Laticínios e carnes (Plan4), Bebidas (Plan5), Congelados (Plan6), Frutas (Plan7), Verduras, legumes e temperos (Plan8), Matinais (Plan9) e Outros alimentos (Plan10), sempre colocando um título, deixando uma linha em branco e iniciando na célula A3 a relação de produtos. Para todas elas, usamos o mesmo procedimento para dar um nome para o intervalo de células e inserir nele a função DESLOC. É preciso apenas tomar o cuidado de mudar o nome atribuído (cada categoria deverá ter seu nome, sem espaços, no campo correspondente) e a referência da planilha na fórmula (onde antes havia Plan2, vai ficar Plan3, Plan4 e assim por diante).

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SALVE COMO MODEL 10

Agora falta a formatação. Aplique as fontes, cores e tamanhos de fonte e padrão de preenchimento que julgar mais interessantes. Como a lista será impressa, não é muito bom abusar no uso de fundos para economizar tinta ou toner. Quando tudo estiver pronto, salve sua lista como modelo, e use-a quando avaliar o estoque doméstico antes de ir ao supermercado.

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POR DENTRO DA DESLOC

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banco de dados I gerenciador de coleções

A PLANILHA VIRA BANCO DE DADOS Use os recursos de criação e gerenciamento de tabelas do Excel para controlar uma coleção POR MARIA ISABEL MOREIRA

pesar de ser usado de forma primordial como planilha, o Excel também conta com recursos poderosos para o gerenciamento de dados. Ele não chega a substituir um software profissional para esse fim, como o Oracle ou o MySQL. Além disso, mesmo para bancos de dados menos complexos, a Microsoft já conta com o Access. Mas, para uma coleção bem básica de dados, o Excel resolve as operações de busca e filtros de dados com facilidade. Para ilustrar o uso desse recurso, vamos criar justamente uma coleção de discos e

CDs. Apesar de simples, um inventário desse tipo é útil principalmente no caso de coleções muito grandes. Uma consulta antes de ir às compras pode evitar a aquisição de um item em duplicidade. Como incluímos também um campo para anotar os empréstimos, você poderá controlar muito bem os itens da sua coleção que estão circulando por aí. E a praticidade do Excel ajuda a editar rapidamente qualquer item, sem precisar de interfaces personalizadas. Confira, a seguir, como montar o banco de dados da coleção de CDs.

FILTROS: recurso ajuda a identificar e classificar informações em diferentes categorias

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LINHA DE TÍTULOS O primeiro passo para gerar um banco de dados no Excel é criar uma planilha comum. A primeira linha dessa planilha deve conter os títulos. No nosso projeto, vamos organizar essa planilha de modo que tenha colunas para artista, álbum, ano de lançamento, ano de aquisição, tipo (CD ou vinil), gravadora, empréstimo e mês do empréstimo. O programa não exige entrada de nenhum registro para a criação dos filtros, mas insira pelo menos algumas informações para verificar logo o resultado.

COLOCAÇÃO DOS FILTROS Com a estrutura inicial da planilha definida, clique numa de suas células, abra a guia Dados e clique em Filtros. Se você quiser ganhar tempo e aproveitar para aplicar um formato à tabela, tente os passos a seguir em vez do anterior: selecione todo o intervalo de dados que contém informações, incluindo o cabeçalho, abra a guia Página Inicial, clique em Formatar Como Tabela e escolha um dos estilos de tabela. Na caixa de diálogo, marque o item Minha Tabela Tem Cabeçalhos e clique em OK. Feito isso, cada item do cabeçalho vira uma caixa de combinação. Se você optou pela segunda alternativa, como fizemos, ela terá também uma formatação especial.

TESTE OS FILTROS Verifique se os filtros funcionam. Clique, por exemplo, na seta Artista e você verá uma lista de todos os artistas ou bandas que aparecem na planilha. O mesmo acontecerá nas outras colunas. Agora desmarque o item Selecionar Tudo e marque um dos itens da lista logo abaixo. Você verá que a lista diminui automaticamente, apresentando somente as informações referentes ao artista selecionado. Note que a seta ao lado do título da coluna muda, mostrando que a listagem que está sendo exibida é baseada num critério dessa coluna. Para remover esse filtro, clique no seu ícone, ao lado do nome da coluna, e depois em Limpar Filtro de “Nome da Coluna”.

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EXPLORE OS FILTROS É possível também classificar os resultados em ordem alfabética crescente ou decrescente e por cor, se tiver sido aplicado uma cor de preenchimento à célula (as cores adotadas quando se usa o recurso Formatar Como Tabela não são levadas em conta nessa classificação). No caso das colunas que contenham números, a classificação por ordem alfabética é substituída pelas classificações do maior para o menor e vice-versa.

FILTROS COMBINADOS O Excel permite que se combinem dois ou mais filtros. Clique, por exemplo, em Artista, selecione um artista ou banda e, depois, clique em Tipo e selecione CD. Se você tem trabalhos do mesmo artista em CD e em vinil, no primeiro estágio ele mostrará todos os álbuns do artista selecionado e, no segundo estágio, exibirá apenas as produções desse artista na sua coleção que estão disponíveis em CD. Neste caso, tanto o ícone ao lado da coluna Artista quanto o da coluna Tipo serão alterados para indicar que critérios das duas colunas foram usados como filtro. O jeito mais simples de remover os critérios de filtragem é abrir a guia Dados e clicar em Limpar no grupo Classificar e Filtrar.

FILTROS ADICIONAIS Mas as possibilidades destacadas anteriormente não são as únicas. É interessante clicar em Filtros de Texto, no caso das colunas com texto; Filtro de Números, nas colunas com valores numéricos; e Filtro de Datas, nas colunas preenchidas com esse tipo de conteúdo. Esses itens abrem novos leques de escolhas. No caso dos textos, por exemplo, é possível encontrar um único elemento do nome, localizar registros que não contenham um determinado elemento, procurar pelos textos que comecem ou terminem de uma determinada forma e localizar os que são iguais ou diferentes a uma informação fornecida.

FORMULÁRIOS Com o botão Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, explore esse recurso. Selecione qualquer célula da tabela e clique no botão Formulário. Ele abre uma espécie de ficha com todos os dados da linha da célula selecionada. Se, antes de clicar em Formulário, você selecionar apenas algumas colunas da tabela, somente os dados das colunas escolhidas aparecerão no formulário. Por meio desse recurso, é possível também acrescentar novas linhas à tabela. Para isso, clique em Novo e preencha o formulário em branco. Se clicar em Critérios e fornecer um parâmetro — o nome de um artista, por exemplo —, você poderá usar os botões Localizar Anterior e Localizar Próxima para avançar ou retroceder em todos os registros que obedecerem ao critério fornecido.

VÁRIOS CRITÉRIOS Outra forma de usar mais de um critério para filtrar as informações é clicar no botão Classificar, no grupo Classificar e Filtrar da faixa de opções Dados. Ela abre a caixa de diálogo Classificar. Nela, é possível usar uma classificação simples ou adicionar vários níveis de classificação (clique, para isso, em Adicionar Nível). Para cada nível, é necessário selecionar a coluna que será usada como filtro, no que consistirá a classificação e em que ordem será apresentada. Para mudar a ordem dos níveis, use as setas para cima e para baixo até posicionar o nível no lugar desejado.

PERSONALIZAR AUTOFILTRO Se nenhum desses filtros for suficiente, o Excel oferece ainda uma opção de personalização. Clique em Personalizar Filtro dos menus Filtro de Texto, Filtro de Número ou Filtro de Data. Na caixa de diálogo correspondente, é possível fazer indicações para pesquisar um mesmo registro com dois critérios. Por exemplo, pode-se buscar todos os álbuns que contenham a palavra jazz, mas não contenham blues.

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ACRÉSCIMOS NA TABELA Os filtros são atualizados à medida que novos dados são inseridos imediatamente abaixo do último da lista ou se uma nova linha for acrescentada entre as existentes. No caso de uma nova coluna, se ela tiver de ser posicionada entre duas colunas existentes, o recurso de filtro é automaticamente aplicado a ela. Se a melhor posição para a coluna nova for depois da última, simplesmente coloque o novo título e clique em Dados > Filtro. Isso eliminará os filtros em todas as colunas. Clique em Dados > Filtro mais uma vez e o Excel colocará o filtro de volta em todas as colunas, inclusive na nova.

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HABILITE O RECURSO Até o Excel 2003, bastava clicar em Dados > Formulário para ver um ficha com todos os dados de uma entrada. A partir do Excel 2007, o recurso continua à disposição. Antes de usá-lo, porém,é preciso incluir o botão Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para isso, acesse a guia Arquivo, clique em Opções e, depois, em Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.No menu Escolher Comandos Em, selecione Todos os Comandos e, na lista abaixo, encontre a opção Formulário, marque-a e clique em Adicionar e em OK.

FORMATAÇÃO AMPLIADA Mas o que fazer para expandir a formatação? Para repetir a formatação aplicada pelo recurso Formatar Como Tabela, posicione o mouse no canto inferior direito da tabela (você perceberá que esse canto tem o contorno demarcado, ao contrário dos outros) e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste-o para baixo para crescê-la na altura, para o lado se quiser aumentar sua largura ou na diagonal se quiser aumentá-la nas duas direções. A vantagem desse recurso é que ela já cria uma nova coluna com filtro. Aí é só dar um novo nome a ela de acordo com seu interesse.

CÁLCULOS COM FÓRMULAS É possível usar fórmulas para ajudar na análise de dados com filtros. Vamos supor que você queira saber quantos dos seus CDs foram adquiridos em 2008. Neste caso, use a fórmula =CONT.SE(D5:D632;”2008”), sendo D5:D632 o intervalo de células em que a informação sobre as datas de aquisição está armazenada. Se você acrescentasse uma coluna I para registrar o valor pago por CD ou vinil e quisesse saber, por exemplo, quanto já gastou com as obras de Paulinho da Viola, poderia usar a fórmula =SOMASE(A5:A632; “Paulinho da Viola”;I5:I632).

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banco de dados I interface para BDs

TRAGA OS DADOS PARA O EXCEL A planilha também funciona como uma interface prática, para análises e cálculos baseados em informações externas POR ERIC COSTA

lém do recurso de tabelas, que faz do Excel um banco de dados simplificado, também há a opção de usar a planilha como interface para acessar dados de outros lugares. O Excel integra-se com facilidade ao Access, também da Microsoft, mas pode acessar

praticamente qualquer banco de dados, incluindo servidores profissionais, como o Oracle e SQL Server. Preparamos dois tutoriais simples para trazer dados para o Excel: lendo um arquivo do Access e buscando os dados em um servidor MySQL. Confira, a seguir.

Direto do Access DO ARQUIVO 1 ESCOLHA Importar dados de um arquivo Access é bem fácil. Comece localize um arquivo do Access e clique em Abrir. Em seguida, será exibida uma lista, que contém as tabelas e consultas do arquivo do Access. Basta clicar em um dos itens e, depois, em OK.

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OU ESTÁTICA? 2 DINÂMICA A seguir, devemos decidir a forma de importação dos dados. Em outras palavras, como eles serão mostrados no Excel. Há duas opções básicas: tabela normal ou relatório de tabela dinâmica. O primeiro caso mostra todos os dados no formato comum do Excel. Já o segundo cria uma tabela dinâmica, na qual o usuário pode adicionar ou remover campos em tempo real. Ela é útil para análises e comparações e será tratada na seção seguinte deste Dicas INFO. Escolha a opção desejada e clique em OK. Com isso, os dados do Access estarão prontinhos para a análise no Excel.

Dados do MySQL INSTALAÇÃO DO PLUG-IN 1

Para esse tutorial, é preciso ter acesso a um servidor MySQL, com usuário e senha para uma das bases de dados existentes nele. Se você quiser testar rapidamente o tutorial sem precisar montar um servidor dedicado, uma sugestão é o Easy PHP (www.info.abril. com.br/downloads/easyphp-2-0), que inclui o MySQL, o servidor web Apache e uma ferramenta de administração para o banco de dados em um só pacote. Com o MySQL acessível, instale o plug-in Connector ODBC (www.info.abril.com.br/downloads/connector-odbc) para acessar o servidor MySQL pelo Excel. A instalação é bem direta e dispensa quaisquer ajustes.

DA CONEXÃO 2 CRIAÇÃO Abra o Excel e acesse Dados > De Outras Fontes > Do Microsoft Query. Na janela que surge, marque a opção Nova Fonte de Dados e clique em OK. Tecle um nome para a base de dados MySQL e escolha, no segundo campo, a opção MySQL ODBC 5.1 Driver. Clique em Conectar. Agora, digite o endereço IP do servidor MySQL (que será 127.0.0.1, se você estiver testando com o EasyPHP), assim como nome de usuário e senha. Pressione OK para voltar à janela anterior. Escolha a tabela a ser importada e clique em OK.

DE CONSULTA 3 ASSISTENTE A seguir, será preciso selecionar todas as informações que serão importadas de cada tabela do banco de dados. Basta navegar pelas tabelas no lado esquerdo da janela e clicar no botão de seta para incluir a coluna correspondente. O mais prático, para evitar inconsistências, é importar uma ou mais tabelas inteiras. Depois de selecionar os dados, clique em Avançar. Será possível agora filtrar os dados que serão importados, como escolher somente clientes de um estado ou vendas acima de um determinado valor. Para aplicar um filtro, basta escolher um campo na seção Só Incluir Linhas Onde e selecionar as restrições. Clique em Avançar e escolha a ordem dos dados, que pode, por exemplo, ser alfabética em relação ao nome do cliente ou em ordem de valor de venda. Pressione Avançar e depois Concluir. Agora, é só escolher a forma de importação, como no segundo passo do tutorial para o Access e pronto.

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análise de informações I planilha na web

MANDE A CÉLULA PARA A WEB Compartilhe arquivos do Excel na internet sem perder suas funcionalidades POR ERIC COSTA

Excel tem duas formas básicas de analisar dados: trazendo-os para as planilhas ou exportando os cálculos para outros meios. Para a segunda forma, nem sempre há um formato prático para a distribuição. Por isso, neste tutorial, vamos mostrar como usar um shareware esperto para criar uma página web baseada numa planilha do Excel, mantendo a funcionalidade original. Isso é útil para empresas que querem passar informações a clientes ou facilitar a padronização de cálculos entre equipes de trabalho, sem precisar distribuir todas as informações da planilha. Veja como fazer isso, a seguir.

DOWNLOAD E INSTALAÇÃO

Baixe o SpreadsheetConverter em www.info.abril.com.br/ downloads/spreadsheet-converter. Instale o programa, prestando atenção se a versão detectada do Excel foi a correta. Ao final, marque a opção Run Spreadsheet Converter. O Excel será aberto com uma nova guia correspondente ao programa.

ESCOLHA DAS CÉLULAS

Abra a planilha que será publicada na internet. Marque, então, com uma mesma cor de preenchimento todas as células que serão preenchidas pelo usuário do documento a ser publicado. O restante da planilha pode ser mantido com a formatação original, que será reproduzida no HTML resultante.

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CRIAÇÃO DA PÁGINA

Passe à guia Spreadsheet Converter e clique no botão Convert. Pressione o botão Next. Marque a opção Using Coloring, pressione Select Color e escolha a cor de fundo usada para marcar as células. Se não lembrar exatamente qual, tecle um nome de célula (por exemplo, A1) em Select Color of This Cell. Pressione OK e, depois, Next duas vezes. Escolha a pasta onde será gravada a página HTML e pressione Next e Finish.

DIRETO NO EXCEL Uma forma de compartilhar planilhas entre pessoas, mantendo a possibilidade de entrada de dados, é bloquear todas as células, exceto as que poderão ser alteradas pelos usuários. Para isso, tecle Ctrl + T para selecionar todas as células, clique no que foi escolhido com o botão direito do mouse e selecione Formatar Células. Passe à guia Proteção e marque a opção Bloqueadas. Depois, escolha as células que poderão ser editadas, repita o procedimento e desmarque a opção Bloqueadas. No Excel 2010, acesse Revisão > Proteger Planilha. Tecle a senha para proteção duas vezes e pronto.

TESTE NO BROWSER

Abra a página no navegador de sua preferência para testar o resultado final da publicação. Note que a cor de fundo é mantida nas células de entrada, então vale a pena experimentar cores que combinem com o tema do site que receberá a planilha. Apesar de a página estar em inglês, por padrão, basta modificar o código HTML para que os botões e os seus outros elementos apareçam escritos em português.

OUTROS TIPOS DE CÉLULA

O Spreadsheet Converter também conta com outras formas de reconhecer as células de entrada de dados pelo usuário, sem a necessidade de cores. É possível tentar a verificação automática, que considera como liberadas ao usuário as células referenciadas em fórmulas. Para isso, escolha, em vez de Using Coloring, a opção Automatic Detection. Outra opção é liberar apenas as células que não foram bloqueadas pelo usuário, pela opção Unlocked Cells Are Input Cells, mas isso exige o bloqueio prévio da planilha.

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análise de informações I tabelas dinâmicas

CONHEÇA AS TABELAS DINÂMICAS Aprenda várias dicas de como usar os recursos avançados de análise do Excel POR ERIC COSTA

recurso de tabelas dinâmicas (em inglês, pivot tables) é provavelmente a ferramenta mais poderosa do Excel. Ela permite reorganizar dados, de forma a facilitar a visualização deles, além de fazer operações em conjuntos de informações, de forma semelhante à linguagem SQL dos gerenciadores de bancos de dados. A van-

tagem das tabelas dinâmicas é que quase tudo é feito sem tocar em uma linha de código, bastando selecionar os campos desejados e as operações que serão efetuadas. Para ilustrar o uso das tabelas dinâmicas, primeiro vamos mostrar como criar uma delas e, depois, indicar alguns truques para trabalhar com os dados.

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AS VARIÁVEIS 4 COMBINE O Excel é esperto na hora de combinar

MONTE A TABELA 1

os campos. Por exemplo, se há repetições entre dois dos campos selecionados, ele monta uma estrutura para visualizar essa informação. Parece complicado? Com um exemplo, tudo fica mais simples. Na tabela de exemplo, com as vendas de uma empresa, se houver campos de estado e cidade, ao clicar em ambos, o Excel organiza todas as cidades no mesmo estado, de forma semelhante à de pastas no micro. Esse recurso é bastante poderoso para visualizar dados por região geográfica ou por departamento de uma empresa.

O primeiro passo para criar uma tabela dinâmica é montar uma normal do Excel. Isso não é estritamente necessário, já que mesmo dados desorganizados podem gerar uma tabela dinâmica, mas facilita as modificações posteriores e adições de novos itens. Para isso, copie os dados em formato tabular (títulos no topo), selecione tudo e acesse Página Inicial > Formatar Como Tabela. Escolha uma das opções de design e pronto.

ESTÁTICA PARA DINÂMICA 2 DE Com nossa tabela estática pronta, é hora de transformá-la em um modelo dinâmico. Para isso, selecione toda a tabela e acesse a coluna Design. No campo Nome da Tabela, tecle uma descrição para o conjunto dos dados (por exemplo, TabelaVendas) e, depois, digite Enter. Clique, então, em Resumir Com Tabela Dinâmica. A tabela estática aparecerá automaticamente no campo Tabela/ Intervalo. Marque a opção Nova Planilha e clique em OK para gerar a tabela dinâmica.

PRIMEIROS TESTES 3

Note que a tabela dinâmica aparece inicialmente vazia. Ao clicar nela, surge a janela Lista de Campos da Tabela Dinâmica, que lista todos os campos de dados. Basta clicar em um deles para adicioná-lo à tabela dinâmica. Por exemplo, em uma tabela de vendas, se clicarmos no campo de valor vendido, o Excel consolida essa informação, somando tudo. Se clicarmos nos campos de vendedor e de valor vendido, teremos uma tabela com os montantes consolidados, mas separados por vendedor.

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ESCOLHA INDIVIDUAL 5

Para algumas análises, pode ser interessante filtrar de forma fina quem entra nas consolidações da tabela dinâmica. Por exemplo, para comparar duas ou mais equipes de vendas de forma individual. Para fazer esse filtro, clique na seta que aparece no campo (na janela Lista de Campos da Tabela Dinâmica). Há três formas de filtrar. A primeira é bem simples: basta marcar ou desmarcar manualmente os itens que farão ou não parte da tabela dinâmica. Também é possível filtrar por texto ou por valor. No primeiro caso, o Excel permite selecionar itens que começam ou terminam com uma sequência de letras, assim como os que contêm um conjunto de caracteres. Já o filtro por valor pode restringir montantes máximos, mínimos ou intervalos.

POR DATA 6 FILTRO Se o campo a ser filtrado tiver como dado uma data, o Excel traz ainda mais recursos para restrições, com comparações com a data atual. É possível filtrar, por exemplo, somente as vendas da última semana, ou de um trimestre específico, sem ter de digitar as datas manualmente. Para isso, basta clicar na seta que surge ao passar sobre um campo de data e escolher Filtros de Data. Há vinte opções diferentes para limitar os itens mostrados na tabela dinâmica.

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ATUALIZE DEPOIS 7

Quer montar os filtros para a tabela sem mostrar os resultados em tempo real? O Excel permite fazer isso. Basta, na janela Lista de Campos da Tabela Dinâmica, marcar a opção Adiar Atualização do Layout. Isso também é útil para planilhas que são baseadas em bancos de dados que mudam com frequência, já que a tabela dinâmica pode mudar de forma automática ao serem introduzidos novos dados. Depois de escolher os campos e filtros desejados, pressione o botão Atualizar para montar a tabela dinâmica com os dados atuais.

DINÂMICO 8 GRÁFICO Com a tabela dinâmica pronta, pode ser interessante montar um gráfico. O Excel conta com uma ferramenta que mantém a ligação com a tabela dinâmica, atualizando o gráfico automaticamente. Para isso, clique na tabela dinâmica, passe à guia Opções e acesse Gráfico Dinâmico. Escolha o tipo de gráfico (com as mesmas opções normais do Excel) e clique em OK. Note que o gráfico tenta ajustar-se aos campos escolhidos. Assim, se você mudar muito a tabela dinâmica, o gráfico pode perder a efetividade.

EM PEDAÇOS 9 DADOS Para completar nossas dicas para as tabelas dinâmicas, resta falar do recurso de Segmentação de Dados (mais conhecido por seu nome curto em inglês: slices). Ele facilita a tarefa de aplicar filtros individuais, mostrando cada tipo de dado de forma gráfica na planilha. Para adicionar esse recurso à sua tabela dinâmica, acesse Inserir > Segmentação de Dados. Na janela que surge, marque os campos que poderão ser selecionados de forma individualizada. Pressione OK e pronto. Surgirá uma ou mais caixas com botões, que permitem selecionar cada variante dos campos marcados.

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usos estranhos I calendário de bolso

AGENDA PARA IMPRIMIR Use o Excel para gerar formatos práticos de calendário, que podem caber no bolso POR ERIC COSTA

lém dos usos para cálculos, gráficos, banco de dados e análise de informações, o Excel também é uma ferramenta interessante para imprimir tabelas ou quaisquer outros documentos com um formato tabular. Um exemplo comum é usar a planilha para dar uma mão nos compromissos, criando calendários

personalizados. Eles podem ser editados, acrescentando dados de compromissos ou feriados locais. Depois é só imprimir e levar no bolso ou no caderno. Há opções de calendários feitos pela própria Microsoft, além de downloads criados por terceiros. Confira, a seguir, duas formas de usar o Excel para gerenciar compromissos.

DIRETO NO OFFICE A forma mais simples de criar um calendário no Excel é utilizar os próprios modelos da Microsoft. Para isso, selecione Arquivo > Novo (no Excel 2007, pressione o botão Office e escolha Novo). Na tela que surge, clique em Calendários, na seção Modelos do Office.com. Há diversas opções de modelos, desde os feitos para um ano especíﬁco até modelos genéricos (que estão nas opções Calendários de Vários Anos e Outros Calendários). Depois de escolher um modelo, pressione o botão Baixar para fazer seu download e abri-lo automaticamente.

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PLANILHA PRONTA Outra forma de criar um calendário é usar um modelo pronto. Um dos melhores é o Compact Calendar ( www.info.abril.com.br/ downloads/compact-calendar ), criado por David Seah e traduzido para o português por Ricardo Cabral. Baixe e abra o arquivo, que é compatível com o Excel desde a versão 97. No topo da planilha, na célula I1, há o ano correspondente ao calendário. Ao mudá-lo, os dias serão alterados automaticamente para corresponder ao novo ano. Se você quiser manter o formato pequeno, use apenas cores e ícones diretamente nos dias para indicar os compromissos. Dessa forma, o calendário impresso cabe no bolso sem precisar dobrar muito.

IMPRESSÃO Depois de personalizar o Compact Calendar, é hora de imprimi-lo. Há duas opções: impressão completa ou parcial. Para a primeira, basta acessar Arquivo > Imprimir (ou botão Office > Imprimir, no Excel 2007). Se a ideia é gerar um calendário parcial, selecione as colunas de A até K e as linhas do começo até o mês que se deseja imprimir. Depois, siga os mesmos atalhos para a impressão completa. Com o calendário impresso, se você não fez anotações nas células à direita dele, dá para recortar seu molde e leva-lo no bolso. Mas a página inteira também é útil para anotações e planejamentos.

ADICIONE FERIADOS O Compact Calendar permite a personalização de feriados. A versão em português já conta com os feriados nacionais com data ﬁxa, além das datas de Carnaval de 2011. Ao mudar o ano, você terá de teclar os feriados com datas variáveis, assim como os locais, municipais ou estaduais. Para isso, basta passar à aba Tables e modiﬁcar os valores abaixo de Holiday Lookup Table. Todas as datas tecladas nessa seção serão marcadas no calendário impresso.

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usos estranhos I gerenciamento de projetos

PROJETOS NAS CÉLULAS Transforme o Excel num gerenciador de projetos, criando gráficos Gantt para as tarefas POR MARIA ISABEL MOREIRA

ualquer gerente de projeto sabe como é árduo controlar prazos e recursos. O atraso em uma das etapas pode comprometer todo o cronograma e impactar os custos. Se o projeto é vultoso, o uso de uma ferramenta como o Project pode ser indispensável. Com trabalhos mais simples, no entanto, o Excel dá conta do recado, possi-

bilitando a criação de um gráfico para acompanhar visualmente o andamento das tarefas de um projeto. O Excel não dispõe de um gráfico específico para esse trabalho, conhecido como gráfico de Gantt, mas é possível simular uma representação desse tipo usando um gráfico de barras empilhadas e lançando mão de alguns pequenos truques.

GRÁFICO DE GANTT: com um gráﬁco de barras é possível acompanhar tarefas de projetos

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tical — a lista de tarefas — com o botão direito do mouse e selecione Formatar Eixo. Marque o item Categorias Em Ordem Inversa para apresentar as tarefas em sequência, começando do topo. Na área Eixo Horizontal Cruza Em, marque o item Na Categoria Máxima. Esse passo é necessário para que o Excel apresente as datas na parte inferior do gráfico. Clique em Fechar. Feito isso, clique com o botão direito do mouse na série de dados Data de Início — é a parte mais à FORMATO CORRETO: o primeiro cuidado é inserir as informações na planilha corretamente esquerda das barras horizontais l ve e sollte o mouse até Formatar Série de — e le ENTRADA DE DADOS Dados. Nessa caixa de diálogo, defina a sobreposiO primeiro passo para criar um gráfico de Gantt é ção de séries em 100%. Abra a categoria Preenchientrar com os dados corretamente na planilha. Ela mento e marque a opção Sem Preenchimento. Na deverá conter três colunas — descrição das tarefas, categoria Cor de Borda, escolha Sem Linha. Todas início previsto das atividades e tempo de duração. A essas definições fazem com que a série de dados Dalista de tarefas fica na coluna A. Deixe a célula A1 em ta do Início fique escondida no gráfico e seja possível branco para que o Excel reconheça que a primeira li- simular o diagrama de Gantt. nha contém os nomes das séries e a primeira coluna as etiquetas de categoria. A partir da linha 2, liste as FORMATE AS DATAS tarefas necessárias à execução do projeto. Na célula Na sequência, selecione o eixo horizontal (as datas B1, escreva Início e, a partir da B2, insira as datas em de início propriamente ditas) com o botão direito que cada tarefa tem de começar a ser desenvolvida. do mouse e escolha Formatar Eixo. Nos campos Na coluna C, escreva Duração na primeira linha e, Mínimo e Máximo você terá de informar as datas nas seguintes, indique o número de dias estimado que deseja mostrar no gráfico. O problema aqui é para a conclusão de cada etapa.

PARTE OCULTA Concluído o preenchimento da tabela, selecione todo o conjunto de células, abra a guia Inserir e, no grupo de ferramentas Gráfico, clique na opção Barras para abrir a galeria correspondente. Escolha a segunda opção — Barras Empilhadas — para que o Excel monte o gráfico. Clique sobre a legenda e delete-a, já que ela mostrará as duas séries de dados e uma delas precisa ser omitida. Em seguida, clique na categoria do eixo ver-

DATAS ESCONDIDAS: é preciso esconder a parte das barras referente às datas de início

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que esses números precisam estar no formato de data interpretado internamente pelo Excel (veja no quadro Qual é a Mesmo a Data Correta?). No exemplo, digitamos 39085, que corresponde a 03/01/2007, no Mínimo; e 39142, que se refere a 01/03/2007, no campo Máximo. Em Unidade Principal, digitamos 7 para exibir intervalos de uma semana. Para habilitar esses três campos para a digitação dos valores é necessário marcar antes as opções Fixo. Quer mostrar a data em que formato? Clique na categoria Número na mesma caixa de diálogo Formatar Eixo e eleja o formato de sua preferência — no exemplo, optamos pelo formato 14/3. Clique em Fechar para sair.

APRIMORE O LAYOUT Para finalizar, dedique alguns minutos a formatar o grá fi co pa ra tor ná-lo ao mes mo tem po mais atraente e mais útil, já que o objetivo é acompa nhar vi sual men te o an da men to das ta re fas. Para mudar a fonte, o tamanho da fonte, a cor e o estilo das tarefas, clique no eixo horizontal e use as ferramentas do grupo Fontes da guia Início. Para incrementar a apresentação das barras, clique nelas com o botão direito do mouse, escolha Formatar Série de Dados. Para o gráfico de exemplo, usamos as opções das categorias Preenchimento e Opções de Série. Na pri-

meira categoria, selecionamos Preenchimento Gradual. Em Cores Predefinidas, optamos por Oceano, em Tipo, definimos Linear e, em Cor, elegemos Azul-claro. Na categoria Opções de Preenchimento, alteramos a Largura de Espaçamento para 82% para que as barras ficassem ligeiramente mais largas. Você pode experimentar outras combinações e explorar as opções nas outras categorias dessa caixa de diálogo até encontrar o layout de gráfico que julgue mais agradável. Quando concluir, clique em Fechar.

QUAL É MESMO A DATA CORRETA? Quando vo cê di gi ta uma da ta qualquer no Excel, o programa exibe a informação na tela, mas, internamente, conver te essa da ta pa ra uma se quência nu mé ri ca. Es sa se quên cia re pre sen ta o nú me ro de dias trans cor ri dos des de a da ta de re fe rência do pro gra ma, que é 1o de ja nei ro de 1990. As sim, a da ta 15 de feve rei ro de 2007, por exem plo, é re pre sen ta da pe lo nú me ro 39128. Co mo che ga mos a es te nú me ro? Sim ples. Usa mos a fór mu la =DATA.VA LOR(“15/2/2007”) .

DATAS ESCONDIDAS: é preciso esconder a parte das barras referente às datas de início

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usos estranhos I inutilidades

Arte na planilha: as células transformam-se em pixels

Cartelas aleatórias: ajuda do Excel na hora de jogar bingo

JOGATINA NAS CÉLULAS 2 Criar jogos para o Excel é algo quase comum. Há até um site destinado aos games desenvolvidos com a planilha, o Excel Games (www.excelgames.org). Há 42 opções para download, incluindo clássicos como Pong, Tetris e Snake (o jogo da cobrinha que come maçãs presente nos primeiros celulares). Não há gráficos avançados, já que o conteúdo tem de caber nas células do Excel. Mas os jogos — quase todos construídos com macros — funcionam bem.

NA PLANILHA 3 3D Não há dúvida de que o suporte a gráficos do Excel é excelente quando falamos de desenhos de barra, pizza e outros utilizados para dados. Alguns programadores corajosos, porém, resolveram ir além e montar um motor de gráficos 3D, no estilo CAD. Usando as células da planilha como pixels, o software cria objetos animados simples. Eles não vão colocar em risco as novas versões de Crysis e Fallout, mas servem para impressionar os amigos e mostrar o potencial do Excel. Baixe uma das implementações em www.info.abril.com.br/ downloads/excel-motor-3d.

PLANILHA? NEM PENSAR! Conheça algumas das formas mais estranhas e divertidas de usar o Excel POR ERIC COSTA

odo mundo sabe que o Excel é capaz de funcionar como calculadora, gerador de gráficos e banco de dados. Há, no entanto, um lado divertido da planilha que pouca gente conhece. Com suas funções avançadas (e escondidas), o programa serve como ferramenta para criação de aplicações que vão desde jogos clássicos até uti-

litários para montar um motor de gráficos 3D, no estilo CAD. Esses recursos são baseados em macros e truques com as células e não resultam em aplicativos poderosos. Mas são interessantes para verificar o potencial da planilha da Microsoft e além de expandir seus conhecimentos da ferramenta. Confira, a seguir, nove usos curiosos para o Excel.

DA VIDA 1 NÚMEROS Um dos mais conhecidos experimentos em simulações no computador é o Jogo da Vida, criado em 1970 pelo matemático britânico John Conway. A ideia é simular a evolução dos organismos usando regras básicas. Ao rodar a simulação por algum tempo, é possível verificar mudanças que parecem guiadas por uma inteligência externa, mas que seguem apenas as regras do ambiente — tal qual descrito por Charles Darwin. A implementação do Jogo da Vida (Game of Life) no Excel (www.info.abril.com.br/downloads/excel-game-of-life) vem do blog oficial do produto e é bastante simples. Para rodar a simulação, basta teclar repetidamente F9.

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E MARIO EM XLS 4 SONIC As células do Excel também são utilizadas como pixels para quem gosta de desenhar. A função é particularmente útil para quem deseja recriar personagens de games de 8 e 16 bits, que tinham os pixels bem visíveis. Há um site dedicado às obras de arte na planilha e nos outros aplicativos do Microsoft Office, o Art of Office (www.artofoffice.com/excel). Para quem quiser criar sua própria arte na planilha, o programador Jalaj Jha criou uma macro que converte imagens BMP para XLS (www.info.abril.com.br/downloads/excel-art).

MÁGICA DOS FRACTAIS 5 AA geometria fractal é uma forma visual de representar ocorrências que não são explicadas pela geometria tradicional. Elas formam desenhos interessantes, que podem ser gerados por macros no Excel. Há várias implementações para isso na internet. Uma das melhores, que capricha nas cores e nos detalhes, para quem quiser modificar o resultado, é a Mandelbrot Macro (www.info.abril.com.br/downloads/ mandelbrot-macro ).

Bejeweled: programas em linguagem VBA recriam o jogo

É AQUI 6 ÉMATRIX possível acabar com o tédio nas planilhas e criar animações usando macros para alternar os pixels nas células. Para isso, é melhor escolher um projeto simples, como uma animação no estilo Matrix, com letras caindo sobre um fundo verde (www.info.abril.com.br/downloads/excel-matrix). Como no motor de gráficos tridimensionais, as animações são interessantes para mostrar o poder do Excel em programação, mas a planilha não lida com trabalhos mais detalhados.

REI DO BINGO 7 OO formato de tabela do Excel faz com que o programa seja prático para gerar cartelas de bingo. Os recursos de sorteio ajudam a garantir que os números em cada cartela sejam aleatórios. Há várias implementações prontas de bingo no Excel — desde uma versão para montar cartelas (www.info.abril.com.br/downloads/bingo-cardexcel) até uma planilha (www.info.abril.com.br/downloads/excelbingo-number-generator) que mostra, simulando luzes acesas, os números que já foram sorteados. Ela ainda lê cada número pelos alto-falantes do computador.

EXPRESSO 8 PROTÓTIPO Vai ajudar no desenvolvimento de um aplicativo, mas não quer instalar um pacote de programação só para usar os recursos de desenho de interface? O Excel pode dar uma mão com suas ferramentas de design de formulários, acessadas na guia Desenvolvedor. Caso essa guia não esteja disponível, acesse Arquivo > Opções > Personalizar Faixa de Opções > Guias Principais e marque Desenvolvedor. Feito isso, basta usar os controles de formulários para criar botões e campos e para combinar células em tabelas.

NOS ARQUIVOS 9 TAPA Se você está familiarizado com o Prompt de Comando do Windows e com arquivos batch (.bat), pode usar o Excel para renomear arquivos de forma quase automática. Digite, no Prompt, dir /b. Serão exibidos todos os arquivos da pasta. Copie os nomes e cole no Excel. Depois, use comandos como Substituir e Concatenar para modificar os nomes dos arquivos, guardando o resultado na coluna seguinte. Por fim, use Concatenar para adicionar o texto ren (comando de renomear do Windows) como na fórmula =CONCATENAR(“ren “; A1; “ “; A2). A célula A1 deve conter o nome original e A2 o novo nome. Guarde esses resultados na terceira coluna. Com os comandos prontos, copie essa coluna e cole-a num arquivo batch.

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usos estranhos I inutilidades

Arte na planilha: as células transformam-se em pixels

Cartelas aleatórias: ajuda do Excel na hora de jogar bingo

PLANILHA? NEM PENSAR! Conheça algumas das formas mais estranhas e divertidas de usar o Excel POR ERIC COSTA

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mais recursos I add-ins

MAIS FORÇA PARA O EXCEL ADICIONE FUNÇÕES E RECURSOS DE ANÁLISE AO EXCEL COM ESSES ADD-INS

pesar de ser um aplicativo bastante poderoso, o Excel ainda pode receber adendos, ganhando novas fórmulas, ferramentas de análises ou até mesmo mudando sua interface. Esses adendos são conhecidos pelo seu nome

em inglês add-ins, chamados de suplementos no Excel em português. Há montes de opções de add-ins para download, mas selecionamos alguns dos mais úteis para as operações diárias nas planilhas. Confira-os, a seguir.

NÚMEROS BEM DESCRITOS O add-in VExtenso (www.info.abril.com.br/downloads/vextenso ) é uma ferramenta útil para quem precisa gerar a escrita de valor por extenso, como, por exemplo, na criação de recibos. O programa é bastante simples. Depois de instalado no Excel, é só usar a função =VExtenso(número) para que o valor em número seja expresso por extenso. Ainda é possível indicar como parâmetro moedas diferentes do Real, assim como idiomas distintos do português (há suporte para inglês e espanhol).

MAIS OPÇÕES DE ORGANIZAÇÃO O ActiveData (www.info.abril.com.br/downloads/ activedata-for-excel-3-0 ) acrescenta, ao Excel,

ANÁLISE AVANÇADA O PowerPivot (www.info.abril.com.br/downloads/powerpivot-para-excel), da Microsoft, é um complemento para o Excel 2010 voltado para uso em inteligência de negócios. O programa acrescenta novas ferramentas para análise de dados ao Excel e ainda permite a colaboração por meio de um servidor SharePoint, da Microsoft, contando com uma versão específica para esse fim. Outro benefício do PowerPivot é que ele amplia a capacidade do Excel 2010 de 64 bits para que possa aceitar planilhas com mais de 1 milhão de linhas. O limite máximo passa a depender da memória do computador e pode chegar a centenas de milhões de linhas.

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mais de uma centena de novos recursos. Eles permitem organizar e indexar planilhas, localizar e substituir dados, navegar pelas folhas numa pasta de trabalho, extrair dados das páginas, preencher colunas com dados aleatórios e muitas outras tarefas. Para cada um desses recursos, uma janela com parâmetros é mostrada, facilitando a execução da tarefa.

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mais recursos I add-ins

MAIS FORÇA PARA O EXCEL ADICIONE FUNÇÕES E RECURSOS DE ANÁLISE AO EXCEL COM ESSES ADD-INS

MAIS OPÇÕES DE ORGANIZAÇÃO O ActiveData (www.info.abril.com.br/downloads/ activedata-for-excel-3-0 ) acrescenta, ao Excel,

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MENUS PARA NOSTÁLGICOS Se, mesmo com quase três anos de vida do Excel 2007, você ainda não se acostumou com a faixa de opções e sente falta do menu antigo do Office 2003, há uma solução. Basta instalar o Classic Menu for Office (www.info.abril.com.br/downloads/classic-menu-for-office-2007-2-18). Ele cria uma nova guia para faixa de opções, incluindo nela um sistema de menus como o das versões antigas do Office. Há versões do Classic Menu para o Office 2007 e 2010, já devidamente traduzidos para o português.

DE OLHO NAS PALAVRAS Apesar de o Excel não ser usado normalmente para grandes descrições, é interessante adaptá-lo à nova ortografia do português. Para quem está com o Office 2007, é só baixar o pacote Corretor da nova ortografia para Office 2007 (www.info.abril.com.br/downloads/ corretor-da-nova-ortografia-para-office-2007). Depois que ele for instalado, Word, Excel e Powerpoint estarão prontos para textos no novo padrão ortográfico. Já está com o Office 2010? Então não é preciso fazer nada, pois os programas já estão prontos para a nova ortografia.

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mais recursos I modelos

Planilha prontinha

Veja como baixar novos modelos direto do Excel, além de downloads úteis para o dia a dia por Maria Isabel Moreira

Excel tem grandes vantagens sobre seus concorrentes. A complexidade e a abrangência de seus recursos o deixam à frente de qualquer outra planilha eletrônica, offline ou online. Outro diferencial do produto da Microsoft é a variedade de modelos prontos para uso, que permitem que seus usuários saiam fazendo cálculos e executando uma série

de tarefas sem ter de se preocupar em pensar em fórmulas, criar tabelas e cuidar da formatação. Tem de tudo na internet, desde um simples calendário até planilha para calcular o quanto você está contribuindo para o aquecimento global. Veja como usar e baixar modelos e confira uma seleção de templates que vale a pena instalar em seu PC.

arquivo novo

Para usar um modelo, é só acessar a guia Arquivo e clicar em Novo. No painel direito da caixa de diálogo Nova Pasta de Trabalho você encontra uma lista. Em Pasta de Trabalho em Branco e Modelos Recentes, é possível optar por criar um novo arquivo do zero ou selecionar rapidamente um modelo usado há pouco. Em Modelos de Exemplo ficam todos os modelos que vieram com o Office e em Meus Modelos, aqueles que você criou. Mas a lista é mais extensa. Ela traz uma série de itens. Clique num deles e veja as opções no painel central. Quando se seleciona uma dessas opções, uma prévia maior aparece no painel direito. Se for um modelo instalado, basta dar um duplo clique (ou selecionar o modelo e clicar em Criar) para abri-lo no Excel.

Baixar direto

Se o modelo que você julgar interessante não estiver instalado e quiser usá-lo, basta clicar no botão Baixar. Quando clica nessa opção, você logo é avisado de que só poderá continuar com a operação se tiver a cópia original do Office. Se este é seu caso, pressione Continuar para fazer automaticamente o download e abrir o modelo no programa. O arquivo é baixado da página Office Online. Se preferir, escolha os modelos diretamente nessa área do site da Microsoft, em office.microsoft.com/pt-br/templates. Se você não se preocupar com os templates em inglês pode visitar também a página da Microsoft nos EUA (office.microsoft.com/ en-us/templates). A variedade lá é bem maior.

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Rédea curta nas reformas

Reformas em casa sempre causam rombos no orçamento, principalmente se não forem controladas com rigor. Há dois modelos que podem dar uma mão nessa tarefa. Os templates Planilha de Custo de Reforma de Cozinha (www.info.abril.

com.br/downloads/planilha-de-custo-de-reforma-decozinha) e Calculadora de Custo de Reforma de Banheiro (www.info.abril.com.br/downloads/ calculadora-de-custo-de-reforma-de-banheiro)

sem poluir Seu carro tem motor 1.0 a álcool ou 2.0 a gasolina? Quantas viagens de avião você fez ao longo do ano? Quantas delas eram de percurso curto, médio e longo? E o número de cigarros que fumou? Você só precisa responder a perguntas sobre essas e outras quatro modalidades de consumo para estimar quanto contribuiu para a emissão de carbono e o consequente aquecimento global e quanto deve plantar para neutralizar o impacto causado no meio ambiente no decorrer do ano. Isso é o que avalia a calculadora Neutralização de Carbono (www.info.

garantem um controle detalhado dos gastos, com espaço para o valor estimado e o real. A planilha para a reforma de cozinha só tem um problema: como foi traduzida do inglês, algumas unidades de medida usadas para cálculo de determinados itens continuam em pés lineares e pés quadrados.

Sem estresse na volta

A viagem dos sonhos exige um planejamento para que não vire um pesadelo. Montado com o recurso de filtros de dados, o Planejador de Orçamento de Férias (www.info.abril.com.br/ downloads/planejador-de-orcamento-de-ferias) permite que seus usuários façam uma previsão de cada gasto e, posteriormente, registrem as despesas reais. As diferenças são visuais. Usando o recurso de formatação condicional do Excel, a planilha sinaliza com um ícone verde quando o gasto com um item ficou abaixo do esperado, um ícone amarelo quando ultrapassou apenas um determinado limite e um sinal vermelho quando o estouro da meta foi grande. A planilha não fica apenas no básico, como passagem e hospedagem. Inclui até gastos com presentes e o empacotamento dos mimos e com as fotos tiradas durante o período de descanso.

abril.com.br/downloads/ neutralizacao-de-carbono).

Prestação de contas de despesa

Os profissionais que viajam sempre a trabalho com o notebook na mão não podem deixar de ter um controle de despesas instalado no PC para listar todos os gastos e prestar conta na volta. O Relatório de Despesas (www.info.abril.com.br/downloads/relatorio-dedespesas) cumpre bem essa função. Além de cabeçalhos com o objetivo da viagem, dados do funcionário e o período fora, ele traz campos para registro de gastos com transporte, hospedagem, combustível, alimentação, telefone e lazer. Quando uma despesa não se encaixa em nenhuma dessas categorias ela pode ir para o campo Diversos. Um espaço para descrição permite que se faça o detalhamento de cada gasto para não haver erro na hora de justificar as despesas ou pedir reembolso de valores pagos.

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