90 office 2010

EDIÇÃO 90 | R$ 14,95

FINANÇAS

ÁUDIO E VÍDEO

OUTLOOK

Seu dinheiro Calcule no Excel como chegar ao seu primeiro milhão

Bem na foto Aprenda a tratar suas imagens sem sair do Word

Quatro mãos Crie apresentações colaborativas no PowerPoint e na internet

OFFICE 9 771807 924004

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2010

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Como ficar craque em planilhas, apresentações e até nos e-mails

03.06.11 11:19:27

conteúdo

OFFICE 2010 a suíte

08

Por dentro do Office 2010

EXCEL

14 18 22 26 32

Domine a planilha Regras para os números As fórmulas do dinheiro Das barras às sparklines Dados bem analisados

WORD

36 40 44 50

Texto na melhor forma Edite fotos no Word Expert em documentos Escreva sem erros

POWERPOINT

54 59 63 68

Modelo de partida Movimente seus slides Solta o som!

A quatro mãos

4 I dic as i nfo

OUTLOOK

72 76 78

Regras para mensagens Reuniões sob controle A lista faz a entrega

ONENOTE

80

Anotações a jato

recado da redação

O MELHOR DO OFFICE 2010 P

ensar em construir textos, planilhas, apresentações, e-mails e anotações é praticamente pensar em Office, o pacote de aplicativos de escritório mais usado nas empresas do planeta. A cada edição, o que já é bom torna-se melhor. É o caso da versão 2010. Embora não fique para a história como revolucionária, foi a que consolidou as mudanças mais radicais de interface, introduzidas pela edição 2007.

Também é a que traz aprimoramentos importantes, como cálculos mais rápidos no Excel. E boas novidades, como os novos recursos de edição de áudio e vídeo que, bem usados, transformam uma apresentação corporativa sem graça num verdadeiro show.

Como muitos recursos não ficam assim tão evidentes e vários deles vão mostrando sua utilidade à medida que são usados, montamos este Dicas INFO Office 2010 com truques e indicações. Para testar a rapidez nos cálculos no Excel, damos o caminho das pedras para você programar seus investimentos e saber quanto precisa poupar, despretensiosamente, para atingir seu primeiro milhão. No Word, exploramos meios rápidos de formatar textos, corrigir erros e ajustar fotos com as novas ferramentas de edição de imagem. Focalizamos, no PowerPoint, as animações de elementos gráficos e aproveitamos para exercitar a edição de uma apresentação por várias pessoas, ao mesmo tempo, via internet. Temos dicas de como aplicar regras para emails no Outlook, e de como pinçar trechos de textos e imagens nos outros aplicativos e levar para o OneNote. Tudo para você extrair o melhor do Office 2010. Aproveite.

Lucia reggiani EditorA da Dicas INFO

6

I dic as info

dicas info

Uma publicação mensal da Editora Abril Para contatar a redação: contateinfo@abril.com.br Para assinar a Dicas INFO: (11) 3347-2121 — Grande São Paulo 0800-701-2828 — Demais localidades abril.assinaturas@abril.com.br

notas 10,0

Impecável

9,0 a 9,9

Ótimo

8,0 a 8,9

Muito bom

7,0 a 7,9

Bom

6,0 a 6,9

Médio

5,0 a 5,9

Regular

4,0 a 4,9

Fraco

3,0 a 3,9

Muito fraco

2,0 a 2,9

Ruim

1,0 a 1,9

Bomba

0,0 a 0,9

Lixo

Veja os critérios de avaliação da INFO em detalhes na web em www.info.abril.com.br/ sobre/infolab.shl.

A lista das lojas onde os produtos testados podem ser encontrados está em www.info.abril.com.br/ arquivo/onde.shl.

© FOTO marcelo kura

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a suíte I recursos

POR DENTRO DO OFFICE 2010

Conheça o que há de novo no pacote de aplicativos mais usado nas empresas por MAURÍCIO GREGO

O

Office 2010 chegou ao mercado há cerca de um ano, seguindo a estratégia da Microsoft de interligar as telas do computador, do smartphone e do browser pela nuvem da internet. Junto com o pacote de aplicativos de escritório para o PC, vieram a edição online gratuita Web Apps e uma nova versão do Office Mobile, para smartphones. Os usuários podem armazenar documentos no site Windows Live, visualizá-los no celular e editá-los e compartilhá-los em qualquer micro com acesso à internet.

Apesar de não trazer grandes recursos inéditos, a versão 2010 do Office exibe muitos melhoramentos na interface gráfica e na usabilidade. Também está bastante mais veloz que o Office 2007. O INFOlab analisou o pacote de aplicativos, e concluiu que o upgrade vale a pena para quem tem Office 2003 ou anteriores. Já para a maioria das pessoas que roda o Office 2007, as novidades pode ser que não compensem o custo da atualização.

Na liderança Um estudo do instituto de pesquisas Forrester Research apontou que 90% das empresas usavam o Office em 2009. Apenas 8% delas empregavam um pacote alternativo, como OpenOffice ou Google Apps. Ainda que essa pesquisa tenha sido feita nos Estados Unidos, ninguém duvida de que o Office é líder também no Brasil. E poucos contestam sua superioridade em recursos e usabilidade.

Nos últimos anos, porém, os pacotes de aplicativos alternativos têm se tornado atraentes em situações que não exigem todo o arsenal de recursos do Office. Além disso, o Office 2010 compete com as versões anteriores do próprio Office, que são seus concorrentes mais fortes.

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I dic as i nfo

Para estimular as vendas, a Microsoft conta com novas formas de comercialização. Uma delas embute na maioria dos micros vendidos no país o Office Starter, um pacote gratuito com versões simplificadas do Word e do Excel. Se o usuário quiser, poderá clicar num link e comprar o pacote completo, baixando-o da internet.

Interface aperfeiçoada As principais mudanças que afetam todos os aplicativos do pacote estão na interface gráfica. O Office 2007 iniciou a transição dos tradicionais menus e barras de ferramentas para a interface baseada em faixa de opções. Na edição 2010, essa transição se completa. Todos os aplicativos passam a usar a nova interface. Mas a melhor notícia é que a Microsoft aparou muitas das arestas que eram fonte de reclamações. Vários controles foram reposicionados ou tiveram seus ícones alterados para facilitar o acesso. Com o 2010 é possível personalizar a interface arrastando ícones com o mouse, como nas antigas barras de ferramentas. E também ficou mais fácil ocultar a faixa de opções para liberar espaço na tela. Basta clicar numa setinha.

Outra mudança é que o botão Office, que dá acesso às operações com arquivos na edição 2007, foi substituído por uma guia com a palavra Arquivo, como nos velhos menus. A marcha a ré é sensata. O botão redondo não era um local óbvio para comandos como Abrir, Salvar e Imprimir. Agora, eles ficam no que a Microsoft chama de Backstage. Nessa janela, acionada pela guia Arquivo, os controles foram reorganizados para que as principais funções ficassem ao alcance de um clique. Há, por exemplo, várias opções de formatos de impressão. Basta clicar numa delas para imprimir o documento no padrão escolhido.

Fotos tratadas no Word O processador de textos Word, que está no mercado há mais de um quarto de século (a primeira versão, para o sistema Xenix, é de 1983), ganhou recursos para a edição de fotos, presentes também no PowerPoint. Esses recursos permitem fazer ajustes simples de luminosidade, contraste e cor, além de aplicar molduras, sombras e reflexos às fotos. Quando se clica sobre uma imagem, o Word exibe a guia Ferramentas para Fotos na faixa de opções. Nela, ícones representam os efeitos. Basta posicionar o cursor sobre um deles para ver o resultado.

Há, também, uma ferramenta para separar o objeto do fundo na foto. Nas versões anteriores do Word, títulos com sombras, reflexos e auras eram criados por meio do componente WordArt e incorporados ao documento como objetos. No Word 2010, esses efeitos podem ser aplicados a texto comum e podem fazer parte de estilos de parágrafos. O WordArt con-

SmartArt

Dezenas de novos gráficos do tipo SmartArt estão disponíveis na guia Inserir para uso nos documentos, com e sem foto

Busca

Quando se faz uma pesquisa, o Word pode mostrar, nesta coluna, os trechos que contêm o termo buscado

tinua presente para manter a compatibilidade com documentos antigos. A Microsoft também melhorou o painel de navegação exibido no lado esquerdo da tela. Agora, ele pode mostrar a estrutura de tópicos, miniaturas das páginas (como no Word 2007) ou uma área para buscas. Neste último caso, trechos com o texto pesquisado são listados no painel, como nos mecanismos de pesquisa da web. Para empresas que usam o servidor SharePoint, da Microsoft, outra novidade é a possibilidade de várias pessoas editarem um documento ao mesmo tempo.

Texto

Efeitos como sombras, caracteres vazados, auras e reflexos, do estilo do WordArt, agora podem ser aplicados a texto comum

Foto

Há comandos para corrigir luminosidade e coloração, além de acrescentar molduras e eliminar o fundo das imagens

d i c as i nfo I

9

Excel ganha velocidade O Excel 2010 é muito mais veloz que o 2007. Para verificar isso, o INFOlab rodou uma macro que executa cálculos sobre uma base de dados, além de gerar gráficos. No nosso micro de teste (processador Core 2 Duo E6400, 2 GB de memória DDR2 e Windows 7 x64), a operação demorou 1 hora e 45 minutos no Excel 2007. No Excel 2010 de 32 bits, a série foi finalizada em 41 minutos, um ganho de 60%. Com o Excel de 64 bits, o tempo teve uma queda de 68%, para 33 minutos. O aumento de velocidade é bem-vindo para quem lida com planilhas muito grandes.

Imprimir

O comando Imprimir tem várias opções, como as de largura de margens, que podem ser acionadas com um único clique

Há dois recursos inéditos no Excel 2010 que merecem destaque. O primeiro são os minigráficos (ou sparklines), que ocupam o espaço de uma célula. O outro destaque é a ferramenta que facilita a análise de dados por meio de tabelas dinâmicas. Com ela, fica mais fácil filtrar informações segundo determinados critérios.

No registro de vendas de uma empresa, por exemplo, a ferramenta permite alternar, com um clique, entre dados agrupados por vendedor, tipo de produto, região e outros critérios.

Backstage

Quando a guia Arquivo é acionada, o Excel exibe o Backstage, área que reúne comandos como Abrir, Salvar e Imprimir

Sparklines

Novidade da versão 2010, são minigráficos que ocupam o espaço de uma célula e mostram como evolui uma série de números

Visualização

Não há mais o comando Visualizar Impressão.

Quando a função de impressão é acionada, a visualização é exibida à direita

10 I dic as i nfo

Mais animação no PowerPoint Vídeo e animação são palavras de ordem no PowerPoint 2010. Parece que a Microsoft percebeu que apresentações com as tradicionais listas de tópicos podem ser soporíferas. E, em tempo de YouTube, o vídeo pode ser uma solução para esse problema. O PowerPoint 2010 tem ferramentas que permitem selecionar facilmente um trecho de filme e inseri-lo na apresentação. Também oferece molduras, sombras e mudanças de coloração que podem ser aplicadas ao vídeo. Além disso, a apresentação inteira pode ser exportada em forma de vídeo, algo conveniente para publicação na web.

Na parte de animação, uma ferramenta nova é o Pincel de Animação. Ele lembra o Pincel de Formatação. Mas, em vez de transferir os formatos de um elemento a outro, transfere os movimentos. Outra novidade é que o aplicativo passa a empregar o hardware da placa de vídeo para processar os gráficos, como fazem os jogos 3D. Isso viabiliza efeitos de transição mais elaborados e com visualização instantânea. Basta posicionar o mouse sobre o ícone que representa um deles para vê-lo em ação.

Corte

Nesta janela, especifica-se, arrastando os ponteiros com o mouse, o trecho do vídeo a ser incluído na apresentação

Borda

Há vários efeitos que podem ser aplicados ao quadro onde o vídeo é exibido, como estas bordas esmaecidas

Animações

A guia Animações tem comandos para definir os movimentos dos objetos, que agora são processados pela placa de vídeo

Vídeo

Há funções para corrigir luminosidade, contraste e coloração do vídeo, além de recortar o quadro e girá-lo

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E-mails agrupados no Outlook O aplicativo que mais mudou no Office 2010 é o Outlook. Nele, as mensagens passam a ser agrupadas por assunto, como no Gmail. Um novo recurso chamado Etapas Rápidas cria pequenas macros para manuseio de mensagens com facilidade. Pode-se, por exemplo, definir uma rotina para, com um clique, mandar uma mensagem para uma pasta específica. É algo que fazia falta no Outlook. Menos útil, talvez, mas em sintonia com o momento atual, é o Painel de Pessoas. Esse painel mostra informações de redes sociais e do servidor SharePoint.

Se a pessoa abre uma mensagem, pode ver dados atualizados do remetente. Por fim, há uma função de utilidade discutível que avisa quando o usuário tenta realizar uma ação suspeita, como enviar uma mensagem a muitos destinatários.

Etapas Rápidas

O novo recurso de Etapas Rápidas permite mandar uma mensagem para uma pasta específica, por exemplo, com um clique

Painel de Pessoas

Esse painel mostra informações atualizadas de redes sociais de amigos do usuário

12 I dic as i nfo

OneNote compartilhado Na versão 2010, a navegação no bloco de anotações OneNote foi simplificada. Ficou mais fácil criar novas seções, visualizar a hierarquia de guias e inserir novas páginas. O programa agora dá acesso às anotações e informações contidas nele de qualquer computador em qualquer lugar, se sincronizado pelo Windows Live ou por um smartphone com o Office Mobile. O usuário também pode trabalhar com o mesmo bloco de anotações tanto em um desktop como em um notebook ao mesmo tempo sem bloquear o arquivo. O conteúdo compartilhado acusa as alterações com o recurso de realce automático, permitindo visualizar rapidamente as novidades.

Níveis de abas

O primeiro nível de abas separa os blocos de anotações. O segundo, agrupa as seções, enquanto o terceiro reúne as páginas

Recorte de tela

O recurso de recorte de tela traz imagens de um outro aplicativo ou da web com poucos cliques e registro de data e hora

d i c as i nfo I 13

excel I formatação

DOMinE A PLANILHA Aprenda como usar recursos que deixam seus dados como você quer por ERIC COSTA E LUCIA REGGIANI

A

enorme tabela em branco, na abertura do Excel, não dá pistas das possibilidades do programa, principalmente das mais recentes. Preencher as células e fazer cálculos simples até que é fácil, intuitivo. Mas, para dominar as operações matemáticas e a organização

QUEBRA DE LINHAS

dos números, é preciso explorar alguns recursos que não estão assim tão evidentes. Aqui, vamos encurtar o caminho das descobertas, com dicas de formatação. Assim, rapidamente você poderá aproveitar muito do que essa poderosa planilha eletrônica pode oferecer.

Dividir uma linha em duas ou mais, quando o texto é maior do que a largura da célula, tornou-se muito mais fácil na versão 2010 do Excel. Nas edições anteriores, o melhor jeito era posicionar o cursor no local desejado e pressionar as teclas Alt e Enter. No Excel 2010, escreva o texto e, na guia Página Inicial, clique no comando Quebrar Texto Automaticamente.

14 I dic as i nfo

TEXTO INCLINADO

Quer mudar o ângulo de inclinação do texto numa célula? Digite o texto. Depois, na guia Página Inicial, grupo Alinhamento, clique no botão Orientação e aplique uma das opções — há cinco possibilidades predefinidas. Se você clicar em Formatar Alinhamento de Célula, vai poder indicar o ângulo de inclinação do texto que achar mais conveniente.

APROVEITE OS ESTILOS

O Excel vem recheado de estilos de células predefinidos, que podem ser usados para incrementar as planilhas de forma rápida as planilhas. Para mudar a aparência da célula, vá à guia Página Inicial e clique no comando Estilos de Célula. Antes de aplicar o estilo, passe o cursor sobre ele e veja a previsão ao vivo na célula desejada. Quando encontrar a melhor combinação, clique nela.

d i c as i nfo I 15

TIRANDO A GRADE

Sabe como ocultar as linhas de grade de uma planilha? Acione a guia Arquivo > Opções. Na tela de Opções, item Avançado, localize o bloco Opções de exibição desta planilha. Lá, desmarque a caixa Mostrar Linhas de Grade. Dê OK. O ajuste vale apenas para a planilha ativa. Se em vez de eliminar as linhas você preferir trocar sua cor, clique na seta ao lado do item Cor da linha de grade, logo abaixo, e selecione uma nova opção.

USE AS FORMAS

As formas são objetos de desenho que podem ser usados para enriquecer a informação da planilha, chamar a atenção para algum dado e incluir avisos que sejam notados. Para traçar uma forma, na guia Inserir, clique em Formas e escolha uma opção — há uma infinidade delas na galeria que se abre. No nosso exemplo, usamos um sinal de proibido para alertar o usuário sobre o sigilo da informação.

MARGEM CERTA

Um recurso que mudou desde a versão 2007 é o acerto de margens da planilha antes de imprimir, que está muito mais prático e eficiente. Na guia Layout da Página, clique em Margens e escolha uma opção. Também é possível alterar as quebras de página, arrastando-as com o mouse.

Na guia Exibição, clique em Visualização da Quebra de Página e ponha o mouse para funcionar.

16 I dic as i nfo

IMPRIMINDO MELHOR

Antes de imprimir a planilha, use a previsão de impressão. No Office 2010, acesse Arquivo > Imprimir para visualizar o documento como será impresso, com atalhos rápidos para mudar o tamanho do papel, definir margens e outros comandos, com atualização automática da visualização. Assim, você evita gastar papel com impressões malfeitas.

No visualizador, você pode ajustar as margens do documento, trocar a orientação da página e até reduzir porcentualmente o tamanho do documento. Tudo para que caiba na página.

DATA E HORA

Uma das colunas traz números, mas você quer um texto correspondente a datas. Para fazer a mudança, altere a formatação da célula. Clique na célula com o botão direito do mouse e escolha Formatar células. Na guia Número, escolha Personalizado. Depois, na caixa Tipo, escolha um formato e dê OK. Observe que a formatação baseia-se na letra inicial de cada dado. Se quiser mostrar a hora, por exemplo, digite a letra H. E quanto mais repetida for a letra, mais detalhada será a informação. É também em Formatar células que você pode definir se o dado é moeda, porcentual ou fração, quantas casas decimais deve ter, entre outras possibilidades.

d i c as i nfo I 17

excel I formatação condicional

REGRAS PARA OS NÚMEROS Descubra a formatação condicional e ajuste o visual das células conforme o conteúdo delas por ERIC COSTA E MARIA ISABEL MOREIRA

O

s dados estão todos calculados, a planilha está montada, mas os números pretos sobre cinza não dizem muito sobre o que se referem. Para acompanhar uma tendência, então, só lendo tudo muito atentamente. Ou aplicando o ótimo recurso de formatação condicional. Com

DEFINA AS CÉLULAS

ele, dá para deixar os valores negativos em vermelho, acompanhá-los de uma seta indicativa ou cobrir uma sequência de números com uma cor em degradê. Confira aqui algumas dicas de como utilizar a formatação condicional para dar mais destaque aos seus cálculos.

Aplicar formatação condicional numa planilha do Excel é uma tarefa bem simples. Primeiro, selecione o conjunto de células que deverá recebê-la. Em seguida, na faixa de opções Página Inicial, vá ao grupo Estilo e clique em Formatação Condicional para abrir o menu com as opções de formatação disponíveis. Há cinco tipos que você pode usar de acordo com suas necessidades.

18 I dic as i nfo

REGRAS REALÇADAS

Pela opção Realçar Regras das Células, é possível destacar valores iguais, maiores ou menores do que um valor determinado ou salientar números que estejam entre dois outros que você definir.

Outra possibilidade é localizar um texto específico, uma data ou valores duplicados. Seja qual for a opção escolhida, o Excel abre uma caixa de diálogo, na qual você estabelece os parâmetros. Se você quiser, por exemplo, ressaltar todos os resultados que ultrapassaram 5, acione Página Inicial > Formatação Condicional > Realçar Regras de Células > É Maior Do Que e, no primeiro campo, digite o valor e escolha as cores para o realce no menu ao lado.

PRIMEIROS E ÚLTIMOs

Suponha que você queira apenas ressaltar os últimos colocados ou os melhores desempenhos, aqueles que estão acima ou abaixo da média ou os que superaram ou ficaram abaixo de um determinado porcentual. Selecione os dados e acione Página Inicial > Estilo > Formatação Condicional > Regras de Primeiros/ Últimos. O Excel fornece um valor padrão (dez últimos, dez primeiros, 10% acima ou 10% abaixo), mas você pode alterar esse valor, se precisar.

BARRAS DE DADOS

Os números da planilha ganham reforço visual com a aplicação do item Barra de Dados da Formatação Condicional. Essa opção mostra barras horizontais em cada célula. O comprimento de cada barra varia de acordo com o valor expresso nela em relação aos valores das demais células do conjunto que está recebendo a formatação condicional. A diferença de tamanho das barras fica mais evidente quanto maior for a largura das células.

Se não gostar de nenhuma das cores predefinidas, clique em Mais Regras e selecione uma nova.

d i c as i nfo I 19

ESCALA COLORIDA

Outra forma de ressaltar diferentes valores é aplicar Escalas de Cor. Nessa opção de formatação condicional, o Excel oferece várias possibilidades de formatação com combinações de cores diferentes. As tonalidades representam o valor expresso na célula em relação aos demais valores.

Quando se escolhe a segunda escala de cores, por exemplo, o valor mais baixo é representado em verde, o intermediário em amarelo e o mais alto em vermelho.

GRUPOS DE ÍCONES

Pela opção Conjuntos de Ícones, o Excel fornece grupos de elementos gráficos, como setas, sinalizadores, semáforos, classificações, estrelas, quartos e círculos. Nesse caso, não é possível usar ícones personalizados. É possível apenas customizar as regras da correlação entre os valores e o ícone apresentado quando se clica em Mais Regras.

REGRAS SOB CONTROLE

O menu da Formatação Condicional inclui o item Gerenciar Regras. Nele, o Excel armazena todas as formatações aplicadas numa seleção ou numa planilha aberta. Por meio dessa caixa de diálogo é possível criar, editar ou excluir regras. Para eliminar a formatação condicional de uma planilha ou célula, clique em Limpar Regras e escolha uma das opções.

20 I dic as i nfo

excel I finanças pessoais

As fórmulas do dinheiro Fique craque no uso das cinco funções mais usadas nos cálculos financeiros por eric costa E carlos MACHADO

O

Excel tem dezenas de fórmulas voltadas especificamente para a área financeira.

No entanto, os cálculos e simulações mais comuns são feitos com apenas cinco delas: VP, valor presente; VF, valor futuro; TAXA, os juros; NPER, o número de períodos (ou número de pres-

tações) de um investimento; e PGTO, o valor de cada pagamento. Na verdade, cada uma dessas fórmulas contém quatro dos cinco elementos citados. Quando se quer determinar o valor de um deles, a fórmula correspondente pede o valor de cada um dos outros.

DIAGRAMA DE INVESTIMENTO

Para entender as principais fórmulas financeiras, vamos começar com um diagrama, que ilustra um investimento. Analisemos cada seta do diagrama. A primeira corresponde à função VP, ou valor presente. Ela indica o valor inicial na linha do tempo. Num investimento, VP tem valor negativo, pois o dinheiro sai do bolso do investidor. Já num empréstimo, VP é positivo, pois dinheiro entra no bolso. As setas pequenas, depois de VP, correspondem aos pagamentos periódicos. Numa aplicação financeira, essas setas representam os valores depositados a cada mês. Nesse caso, os pagamentos têm valor negativo. Por quê? Correspondem a dinheiro que sai do bolso.

22 I dic as i nfo

TAXA E NPER

Note também que há duas funções associadas aos pagamentos. A função NPER indica o número total de pagamentos, ou prestações. TAXA indica o valor dos juros que incidem a cada período (mês, ano). Na fórmula, essas funções são sempre positivas, já que não há como ter número de pagamentos ou juros negativos.

VALOR FUTURO

A última função é VF, valor futuro. Numa aplicação financeira, ela indica o montante final a ser obtido. É dinheiro que entrará no bolso do investidor. Por isso, tem sinal positivo. Num empréstimo, ela pode ter sinal negativo (indicando um débito residual), ou zero, se não sobrar nenhuma dívida. Todas essas funções têm uma peculiaridade: para saber o valor de uma, você fornece como parâmetros o valor das outras quatro.

VALOR PRESENTE

Já vimos o caso do valor presente como o capital inicial alocado num investimento. Num empréstimo, vale notar, ele tem um conceito diferente. Ele corresponde ao valor da dívida hoje. Como entra dinheiro no caixa, o sinal é positivo. VP também pode ser o valor da dívida, agora descontados os juros que estão embutidos até o fim do financiamento. Entenda: você fez um empréstimo em 12 prestações de 500 reais. Se for liquidar a dívida quando faltarem seis prestações, não pagará 3 000 reais (6 x 500). Será um valor menor, já que serão subtraídos os juros que incidiriam nos períodos futuros da dívida.

MONTE UMA CALCULADORA

Vamos montar uma calculadora bem simples para que você possa praticar o uso das fórmulas financeiras. Para isso, crie uma tabela, utilizando as células B2, B4, B6, B8 e B10 para indicar os títulos de cada uma das funções.

Na célula D2, digite a fórmula do valor presente. Repita a operação para as células D4, D6, D8 e D10, alternando as fórmulas para TAXA, NPER, PGTO e VF. Ao digitar as fórmulas, note que o Excel indica os parâmetros de cada uma, facilitando o preenchimento.

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sem mensagens de erro

As células na coluna C ficarão livres para receber os valores de cada variável. Nessa coluna, a célula deixada em branco indica o valor que se deseja calcular. O valor procurado aparece na célula à direita. Nesta planilha, utilizamos as funções SE e ÉERRO e ÉCÉL.VAZIA. Elas eliminam as mensagens de erro que aparecem quando uma função não tem todos os parâmetros. Ou seja, se a célula na coluna C está em branco, a fórmula correspondente, na coluna D, não exibe sinal de erro.

dez anos de poupança

Agora, você está apto a fazer uma simulação simples. Que tal calcular o valor futuro de um investimento? Suponha um montante inicial de 10 000 reais e 10 anos de depósitos mensais de 1 000 reais. Observe: o valor presente é 10 000, negativo. Os juros serão os da poupança: 0,5% ao mês.

O período, 120 (meses). Por fim, digite -1000 para os pagamentos. O valor futuro será pouco mais de 182 000 reais.

24 I dic as i nfo

empréstimo

Agora, vamos simular um empréstimo. O valor presente é 20 000 reais, a juros de 5% ao mês e com prazo de 24 meses. Queremos o valor das prestações. Observe: aqui, o valor presente, VP, é positivo. Já PGTO e VF são negativos. No caso, o valor futuro é zero, já que o empréstimo será pago integralmente no final. Desse modo, o valor da prestação é cerca de 1 450 reais.

investimento e saques

Outro exemplo com a calculadora. Vamos simular um investimento que consiste em uma aplicação inicial com retiradas periódicas. O sinal de VP é negativo, já que se desembolsa o dinheiro no começo. O valor de PGTO é positivo — a cada mês, entra dinheiro. VF é zero, ou um valor residual, que sobra no final da aplicação. Agora os números. Para VP, o valor inicial de 100000, com juros de 0,5% ao mês e saques mensais de 2000 reais (sinal positivo). Valor futuro, zero. O resultado é o número de saques periódicos: 57 meses.

O PRIMEIRO MILHÃO

Com essa calculadora, também é possível fazer uma simulação interessante. Se você começar hoje com 150 000 reais, quanto precisará poupar por mês para juntar 1 milhão de reais em 10 anos? Admita que os juros são os da poupança, 0,5%. A operação é de investimento.

Logo, VP é 150000, negativo; NPER é 120 meses; e o Valor Futuro, 1 milhão. Resposta: nessas condições, você chegará ao seu primeiro milhão se poupar 4 437 reais por mês. Varie o capital inicial, a taxa e o tempo de investimento para fazer outras simulações.

O PROBLEMA DO SINAL

Como exercício, é interessante você digitar o sinal das funções conforme a operação seja de investimento ou de empréstimo.

No entanto, se você criar uma planilha que outras pessoas vão usar, o melhor é encontrar uma solução na qual os sinais estejam embutidos na própria aplicação. Assim você facilitará as coisas para o usuário, que vai apenas digitar o valor, sempre positivo.

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excel I gráficos

Das barras às sparklines

Conheça truques para personalizar e facilitar a criação de gráficos de todo tipo no Excel por ERIC COSTA E LUCIA REGGIANI

O

Excel é excelente para montar rapidamente um gráfico de barras, de pizza ou de outro padrão. Tanto que ele se tornou a principal ferramenta para essa tarefa no pacote Office, substituindo o Microsoft Graph, utilizado antes da versão 2007. E agora, na edição 2010, o Excel permite fazer minigráficos (mais conheci-

ESCOLHA O TIPO

dos como sparklines, em inglês) dentro das células. Com eles, o programa ganha mais poder para a geração de tabelas com gráficos, que podem ser exportadas para documentos, apresentações ou mesmo para páginas web. Veja aqui algumas dicas para trabalhar tanto com os grandes quanto com os minigráficos.

Preparados os dados, abra a guia Inserir e selecione um dos gráficos para exibir o menu e escolher uma das opções do tipo escolhido. Quer outras possibilidades? Selecione a opção Todos os Tipos de Gráfico, que aparece no rodapé do menu, ou clique na setinha localizada no canto inferior direito do grupo Gráficos para abrir a caixa de diálogo Inserir Gráfico. Nessa janela, selecione um tipo à esquerda e o layout desejado à direita. Clique em OK para conferir. Não gostou?

Selecione o gráfico, clique na guia Design e no botão Alterar Tipo de Gráfico do grupo Tipo para fazer uma nova escolha.

26 I dic as i nfo

TROCA DE EIXO

A faixa de opções Design traz outras ferramentas que você pode usar para ajustar o gráfico.

Vamos supor, por exemplo, que queira trocar os eixos — passar o que está no eixo vertical para o horizontal e vice-versa. Clique no botão Alternar Linha/Coluna para ver o efeito na tela. Se não ficar bom, clique novamente para voltar à versão original.

NOVO LAYOUT

Títulos e legendas podem ser alterados em separado. Selecione o gráfico, abra a guia Design e escolha uma das opções disponíveis no grupo Layout de Gráfico. Os ícones são ilustrativos. Se um deles traz título e legenda, por exemplo, esses itens aparecem nos respectivos lugares quando a opção é selecionada. Selecione aquele que achar melhor para aplicar o layout e, se for o caso, clique depois nos elementos do gráfico para preenchê-los. Esses itens do layout podem ser excluídos ou deslocados a qualquer momento.

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RÓTULOS AJUSTADOS

Outras alterações podem ser feitas com as ferramentas do grupo Rótulos da guia Layout. Clique, por exemplo, no botão Rótulos de Dados. No menu que se abrirá, você poderá excluí-los (opção Nenhum), exibi-los no centro dos pontos de dados ou nas extremidades. Poderá também selecionar Mais Opções de Rótulo de Dados para alterar detalhes como preenchimento, cor de borda, estilo de borda, sombra, efeito 3D e alinhamento. Faça o mesmo para definir detalhes do título, dos eixos horizontal e vertical, legendas e tabela de dados, clicando nos botões correspondentes.

EIXO E PLANO DE FUNDO

As ferramentas dos grupos Eixos e Plano de Fundo da guia Layout têm funções semelhantes às do grupo Rótulos. No primeiro deles estão as ferramentas Eixo e Linhas de Grade. No segundo ficam os botões de acesso às ferramentas Área de Plotagem, Parede do Gráfico, Base do Gráfico e Rotação 3D. Clique e escolha uma opção do menu e, se for o caso, do submenu para configurar esses elementos.

Em Área de Plotagem, por exemplo, é possível selecionar uma imagem de arquivo e aplicá-la como fundo do gráfico, calibrando o porcentual de transparência.

MAIS ESTILOS

Se quiser mudar o estilo do gráfico, o caminho é abrir a guia Design e selecionar uma opção no grupo Estilos do Gráfico. Para ver todas as possibilidades, clique nas setinhas para cima ou para baixo afim de rolar o menu, ou acione o botão com a seta e um traço para abrir o leque completo. Os estilos combinam cores de preenchimento, bordas e fundos diferentes.

28 I dic as i nfo

MOVER O GRÁFICO

FORMATE A FORMA

Quando você quiser mudar o preenchimento, o contorno e o efeito de forma de uma série de dados, título, fundo ou outro elemento, selecione o gráfico e vá à guia Formatar.

Em seguida, marque o elemento que quer alterar no gráfico e, depois, clique na opção desejada do grupo Estilos de Forma. Há alguns estilos predefinidos. Se preferir, clique em Preenchimento de Forma, Contorno da Forma ou Efeitos da Forma para fazer ajustes personalizados, como aplicar sombras às barras.

Se você criou o gráfico na mesma planilha onde estão os dados, mas deseja colocá-lo numa planilha separada, na guia Design, clique no botão Mover Gráfico.

Na caixa de diálogo, selecione uma das planilhas já criadas no menu Objeto Em ou, se quiser criar uma nova planilha para inserir o gráfico, marque a opção Nova Planilha e dê um nome.

CRIE UM MINIGRÁFICO

Para criar uma sparkline numa tabela, selecione a faixa de dados e acesse a guia Inserir.

Na seção Minigráficos, escolha o tipo que será gerado. Há três opções. Além dos tradicionais gráficos de linha e coluna, há a possibilidade de mostrar ganhos e perdas: é um gráfico de colunas que ressalta valores negativos. Depois de clicar no botão, surge uma janela que permite escolher o intervalo de células com os dados (já preenchido, neste caso). Clique na seção Intervalo de Locais e, depois, na célula que receberá a sparkline. Pressione o botão OK e pronto.

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ESPAÇOS VAZIOS

Se todos os dados da planilha ainda não foram preenchidos, o minigráfico pode ficar incompleto. Você pode deixar assim, mas o Excel permite personalizar a maneira de mostrar os itens sem dados. Para isso, clique no minigráfico, vá à guia Design e acione Editar Dados. Escolha a opção Células Ocultas e Vazias. Na janela que surge, é possível definir como serão mostrados os valores não preenchidos. Eles podem aparecer como espaços vazios no meio do gráfico (opção Lacunas) ou considerados como o valor zero. Há ainda a opção Conectar Pontos de Dados com a Linha, que faz o gráfico ignorar a célula vazia. Depois de escolher a opção para o minigráfico, clique em OK.

MÍNIMO E MÁXIMO

Dá para personalizar o minigráfico de várias formas. Clique na célula com a sparkline e, na guia Design, vá à seção Mostrar. Lá, é possível marcar pontos específicos no gráfico, como o maior valor (Ponto Alto), os valores negativos (caso você não use a opção Ganha/Perde, eles não ficam evidentes), além do primeiro e do último item. Se você preferir marcar todos os pontos, escolha a opção Marcadores. Já na seção Estilo, é possível definir a cor do gráfico.

Também dá para personalizar a cor dos pontos de marcação, inclusive com cores distintas para valores positivos e negativos (Cor do Marcador > Pontos Negativos).

30 I dic as i nfo

excel I tabelas dinâmicas

DADOS BEM ANALISADOS Veja como usar as tabelas dinâmicas, um recurso avançado de análise do Excel por ERIC COSTA

E

ntre as ferramentas mais poderosas do Excel, as tabelas dinâmicas têm lugar garantido.

Com elas, é possível analisar informações reorganizando os dados, a fim de facilitar a visualização, além de fazer operações em conjuntos de informações, de forma semelhante à linguagem SQL

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dos gerenciadores de bancos de dados. A vantagem das tabelas dinâmicas é que quase tudo é feito sem sequer pensar em programação. Basta selecionar os campos desejados e as operações que serão realizadas. Aqui, vamos ver como elas funcionam, desde a criação até a análise dos dados.

CRIE A TABELA ESTÁTICA 1

O ponto de partida para criar uma tabela dinâmica é montar uma tabela normal do Excel.

Isso não é estritamente necessário, uma vez que mesmo dados desorganizados podem gerar uma tabela dinâmica, mas facilita as modificações posteriores e os acréscimos de novos itens.

Para isso, copie os dados com os títulos no topo, selecione tudo, acesse a guia Página Inicial e clique em Formatar como Tabela. Escolha uma das opções de design.

TRANSFORME EM DINÂMICA 2 Pronta a tabela estática, vamos transformá-la em um modelo dinâmico. Para isso, selecione toda a tabela e acione a guia Design.

No campo Nome da Tabela, digite uma descrição para o conjunto dos dados (por exemplo, TabelaVendas) e, depois, tecle Enter.

Clique, então, em Resumir com Tabela Dinâmica. O nome da tabela estática aparecerá automaticamente no campo Tabela/Intervalo da caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica. Marque a opção Nova Planilha e clique em OK para gerar a tabela dinâmica.

INCLUINDO CAMPOS 3

A tabela dinâmica aparece inicialmente vazia. Do lado direito dela, fica um painel com a Lista de campos da tabela dinâmica, que traz todos os campos de dados. Clique em um deles para adicioná-lo à tabela dinâmica. Por exemplo, em uma tabela de vendas, se você clicar no campo de valor vendido, o Excel consolidará essa informação, somando tudo. Se clicar nos campos de vendedor e de valor vendido, terá uma tabela com os montantes consolidados, mas separados por vendedor.

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VARIÁVEIS COMBINADAS 4 Combinar os campos é uma tarefa que o Excel executa facilmente. Se há repetições entre dois dos campos selecionados, por exemplo, o programa monta uma estrutura para visualizar essa informação. Na tabela de exemplo, com as vendas de uma empresa, se houver campos de estado e cidade, ao clicar em ambos, o Excel organiza todas as cidades no mesmo estado, de forma semelhante à de pastas no Windows. Esse recurso é bastante poderoso para visualizar dados por região geográfica ou por departamento.

PARA COMPARAÇÃO 5

Em alguns tipos de análise, pode ser interessante filtrar quem entra nas consolidações da tabela dinâmica.

Por exemplo, para comparar duas ou mais equipes de vendas de forma individual. Faça esse filtro, clicando na seta que aparece no campo (no painel Lista de Campos da Tabela Dinâmica). Há três formas de filtrar. Na primeira delas, basta marcar ou desmarcar manualmente os itens que farão ou não parte da tabela dinâmica. Também é possível filtrar por texto ou por valor. No primeiro caso, o Excel permite selecionar itens que começam ou terminam com uma sequência de letras, assim como os que contêm um conjunto de caracteres. Já o filtro por valor pode definir valores máximos, mínimos ou intervalos.

FILTRO POR DATA 6 Caso o campo a ser filtrado tenha como dado uma data, o Excel traz ainda mais recursos para restrições, com comparações com a data atual. É possível filtrar, por exemplo, somente as vendas da última semana ou de um trimestre específico, sem ter de digitar as datas manualmente. Para isso, clique na seta que surge ao passar sobre um campo de data e escolher Filtros de Data. Há vinte opções diferentes para limitar os itens mostrados na tabela dinâmica.

34 I dic as i nfo

DE ATUALIZAR 7 TEMPO Quer montar os filtros para a tabela sem mostrar os resultados em tempo real? O Excel permite fazer isso. Basta, na janela Lista de Campos da Tabela Dinâmica, marcar a opção Adiar Atualização do Layout. Isso também é útil para planilhas que são baseadas em bancos de dados que mudam com frequência, já que a tabela dinâmica pode mudar de forma automática quando novos dados são incluídos. Depois de escolher os campos e filtros desejados, pressione o botão Atualizar para montar a tabela dinâmica com os dados atuais.

DE ATUALIZAR 8 TEMPO Feita a tabela dinâmica, você pode montar um gráfico. O Excel conta com uma ferramenta que mantém a ligação com a tabela dinâmica, atualizando o gráfico automaticamente. Para isso, clique na tabela dinâmica, passe à guia Opções e acesse Gráfico Dinâmico. Escolha o tipo de gráfico e clique em OK. Observe que o gráfico tenta ajustar-se aos campos escolhidos. Significa que, se você mudar muito a tabela dinâmica, o gráfico poderá perder a efetividade.

POR PARTES 9

Ainda temos um recurso importante a explorar nas tabelas dinâmicas: segmentação de dados. Essa ferramenta facilita a tarefa de aplicar filtros individuais, mostrando cada tipo de dado de forma gráfica na planilha.

Para adicionar esse recurso à sua tabela dinâmica, na guia Opções, acione o item Inserir Segmentação de Dados. Na janela que surge, marque os campos que poderão ser selecionados de forma individualizada.

Pressione OK, e pronto. Surgirão caixas com botões, que permitem selecionar cada variante dos campos marcados.

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word I truques

TEXTO NA MELHOR FORMA Conheça algumas dicas para incrementar o visual e agilizar a produção de documentos no Word por ERIC COSTA E LUCIA REGGIANI

E

xistem vários recursos para formatar textos no Word, desde os conhecidíssimos botões de negrito, itálico, sublinhar e tachado, até opções avançadas de estilos e temas. Para quem passa ho-

XERIFE DO VISUAL

ras na frente do editor de textos, vale a pena utilizar alguns truques para acelerar a formatação. Confira, a seguir, algumas dicas práticas para deixar seus documentos com o visual desejado rapidamente.

O Word marca com um traço vermelho as palavras não reconhecidas em seu dicionário e sublinha em verde os problemas gramaticais que encontra. O programa conta também com um verificador de estilo, que indica, com um traço azul, quando textos em situações semelhantes estão com fontes, tamanhos ou efeitos distintos. Esse recurso ajuda a manter um padrão visual em todo o documento.

Para habilitar esse verificador de estilo, clique em Arquivo e, depois, em Opções. Na janela de opções, passe à seção Avançado > Opções de Edição, marque os itens Manter Registro da Formatação e Marcar Inconsistências de Formatação e clique em OK.

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ESTILO LIGEIRO

A caixa Estilo, da guia Página Inicial, ajuda muito a aplicar estilos predefinidos no texto. É só selecionar o texto, passar o ponteiro do mouse sobre as opções da caixa e clicar numa delas para aplicar. Quando uma alteração é feita na formatação do texto, há um jeito rápido de adaptar um dos estilos a ela. Primeiro, selecione o texto — um título, por exemplo — e clique com o botão direito do mouse em um dos estilos da caixa Estilo. Escolha a opção Atualizar Título Para Corresponder à Seleção. Com isso, o estilo passa automaticamente a usar todos os ajustes do texto selecionado, incluindo fonte, tamanho, espaçamento entre linhas etc.

QUANTOS SÃO?

Quantos itens estão com determinado estilo de formatação em seu texto? Descobrir isso é bem simples. Na guia Página Inicial, caixa Estilo, clique com o botão direito do mouse no estilo desejado e escolha o item Selecionar Todas as Instâncias de X, onde X já indica o número de ocorrências do estilo. Com esse comando, já ficam selecionados todos os casos. Isso é interessante, por exemplo, para quem já escreveu um texto e quer adicionar itens a um sumário. Se o estilo usado para os capítulos foi o mesmo, basta fazer a seleção por estilo e adicioná-los ao sumário, usando o botão Adicionar Texto, na guia Referências.

AJUSTANDO DETALHES

Refinar um estilo, alterando o número de pontos após um parágrafo ou o espaçamento entre linhas também é possível. Clique com o botão direito do mouse em um dos itens da caixa Estilo, na guia Página Inicial, e escolha Modificar. Na janela que se abre, dá para ver um exemplo do visual do estilo a cada momento, além de modificar a fonte, alinhamento do parágrafo, espaçamento entre linhas e entre parágrafos. Para mexer em mais detalhes, clique no botão Formatar e acesse todas as possibilidades de personalização. Depois de terminar de alterar o estilo, clique em OK para que todos os textos baseados nele sejam modificados com os novos ajustes.

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LETRA CAPITULAR

Uma forma bacana de iniciar um capítulo ou seção é usar uma letra capitular, aquela bem grande, que ocupa umas três linhas do texto. Para adicionar esse item ao texto, acesse a guia Inserir e clique no botão Letra Capitular. Há duas opções de visual. Se usarmos o ajuste Capitular, a letra ocupa o mesmo local do texto, o que é o visual mais conhecido.

Já usando a opção Na Margem, a letra capitular fica fora do texto, o que é interessante para dicionários ou glossários. Para ajustar corpo e altura da letra e a distância do texto, clique em Opções de Letra Capitular, no rodapé do menu.

CAIXA ALTA, CAIXA BAIXA

Passar um texto de minúsculas para maiúsculas, ou vice-versa, você já sabe que o caminho é acionar o botão correspondente no grupo Fonte da guia Página Inicial e escolher uma opção no menu. Mas há um jeito mais rápido de fazer isso. Selecione o trecho que será alterado e tecle Shift + F3 tantas vezes quantas forem necessárias para chegar ao resultado. Essa combinação de teclas alterna o texto entre todo em maiúsculas, em minúsculas e só as primeiras letras de cada palavra em maiúsculas.

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PARTES RÁPIDAS

O recurso de partes rápidas do Word é ótimo para facilitar o trabalho de reutilização de trechos de textos. Para criar uma nova parte rápida, selecione o trecho de texto desejado e acione a guia Inserir. Clique no botão Partes Rápidas e escolha Salvar Seleção na Galeria de Partes Rápidas. Será preciso preencher um nome e descrição para a parte rápida. Depois, para inserir o texto em outros documentos, clique novamente no botão Partes Rápidas, escolha Gerenciador de Blocos de Construção e selecione o item com o nome teclado anteriormente.

TEXTO E IMAGEM

Inserir uma imagem em um texto é simples: na guia Inserir, acione Imagem e escolha o arquivo. Ocorre que nem sempre as letras ficam próximas da figura como gostaríamos. Para resolver esse problema, depois de inserir a imagem, clique nela com o botão direito do mouse e escolha Quebra Automática de Texto > Próximo. Depois disso, aproveite para fazer alguns ajustes, arrastando a imagem com o mouse para determinar o melhor lugar para ela.

TEMA NA PÁGINA

Uma forma de testar diferentes combinações de cores em um documento é usar os temas. Eles são acessíveis pelo botão Temas, na guia Layout de Página. Basta passar o ponteiro do mouse sobre cada um dos temas para ver o resultado automaticamente no documento. Clicando no tema escolhido, ele é aplicado ao texto do documento.

O uso de temas só funciona em documentos no formato DOCX, usado no Word 2010 e 2007. Quem estiver editando textos em formato DOC não poderá usar o recurso.

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word I imagens

EDITE FOTOS NO WORD Com os novos recursos do Office, até o editor de texto dá conta de ajustar as imagens por LUCIA REGGIANI

A

s imagens ganharam novas e melhores ferramentas de edição no Office 2010. Como o pacote é integrado, elas estão disponíveis nos diversos aplicativos, inclusive no Word. Os re-

BRILHO E NITIDEZ

cursos de edição de imagem facilitam muito a vida de quem constrói um documento de texto com foto, como um boletim informativo ou mesmo um cartão de visitas. Vamos ver aqui como elas funcionam.

A imagem está muito escura? Vamos corrigi-la. Clique nela para selecionar e habilitar as Ferramentas de Imagem e a guia Formatar. Nessa guia, no grupo de comandos Ajustar, acione Correções. Pelo painel de correções, você pode ajustar nitidez, brilho e contraste. Passe o ponteiro do mouse sobre as possibilidades apresentadas para ver como fica na imagem. Para aplicar, é só dar um clique na opção que deu melhor resultado.

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AJUSTE FINO

Caso as opções predefinidas não sejam suficientes, clique em Opções de Correção de Imagem, no rodapé do painel de correções. Na caixa de diálogo Formatar Imagem, mova os ponteiros deslizantes à esquerda ou à direita para fazer o ajuste fino, suavizando ou realçando os efeitos. Se gostou do resultado, clique em Fechar. Se ficou ruim, acione Redefinir para voltar à forma original.

CORES MAIS VIVAS

Vamos agora calibrar as cores da imagem. Na guia Formatar, acione o item Cor. Por esse painel, é possível ajustar o nível de saturação, o tom da cor e reajustar a foto, deixando-a com jeito de antiga em sépia ou com efeito solarização em preto e branco. O processo de aplicação do ajuste é o mesmo de Correções: um clique na opção escolhida. Ainda no painel Cor, dá para experimentar outras tonalidades, acionando o item Mais Variações. Com a ferramenta Definir Cor Transparente, clicamos nos pixels para tirar a cor. O ajuste delicado é tarefa de Opções de Cor da Imagem e dos controles deslizantes da caixa Formatar Imagem.

EFEITOS ARTÍSTICOs

O comando Efeitos Artísticos concentra os filtros que modificam as imagens. Passe o mouse sobre as opções para avaliar o efeito. A foto pode ganhar aparência de desenho a carvão, pintura, mosaico de bolhas ou de paisagem vista através de um vidro, entre outras opções. No grupo Ajustar, há ainda recursos para compactar a imagem, deixando o arquivo menor. Acionando o ícone Alterar Imagem, você pode experimentar uma outra foto, sem perder a formatação da atual. Se não quiser mais as alterações feitas, basta clicar em Redefinir Imagem.

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REMOVA O FUNDO

Uma das boas novidades do Office 2010 é a possibilidade de eliminar o fundo da foto. Na guia Formatar, grupo Ajustar, clique em Remover Plano de Fundo. Uma nova guia aparece com opções para refinar e fechar a seleção do fundo. Áreas da imagem já estão selecionadas para a remoção. Acione Marcar Áreas para Manter e clique nos pontos da imagem que deseja que continuem sendo exibidos. Para eliminar outras partes, escolha Marcar Áreas para Remover. Clique em Manter Alterações para concluir o recorte.

SOMBRA E MOLDURA

Efeitos de sombra, molduras e alguns tipos de distorção estão disponíveis no grupo Estilos de Imagem, da guia Formatar. É só passar o ponteiro do mouse sobre o estilo para avaliar como fica e clicar no escolhido para aplicar. Em Borda da Imagem, você pode aplicar uma linha de borda colorida. Já em Efeitos de Imagem, dá para produzir alterações no formato da imagem, como uma distorção na diagonal.

FOTO COM ARTE E TEXTO

Ainda na guia Formatar, em Layout de Imagem, dá para combinar a foto com um elemento gráfico SmartArt e acrescentar texto. Clique num modelo e digite um texto na área correspondente. Isso faz aparecer as Ferramentas de SmartArt e as guias Design e Formatar. Na guia Design, pelo painel Layouts, você pode explorar outras combinações de imagem e forma. Na galeria Estilos de SmartArt, turbinamos o modelo escolhido até com efeitos 3D.

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LETRAS ESPERTAS

Aumentar ou diminuir a forma em que inserimos a foto também é possível. Na guia Formatar das Ferramentas de SmartArt, dá para alterar a forma e mudar o estilo dela e o estilo de WordArt, quando for aplicado ao texto.

CAPTURANDO A TELA

O Office 2010 inclui um comando para adicionar telas capturadas aos documentos e apresentações, facilitando muito a inserção de imagens que podem estar, por exemplo, na internet. Vamos experimentar. Na guia Inserir, clique em Instantâneo. No painel, aparecem as miniaturas das janelas abertas no micro. Ao clicar numa delas, a tela é capturada e inserida no slide. Também dá para capturar apenas uma parte da tela. Para isso, deixe aberta somente a janela desejada. Em seguida, no painel Janelas Disponíveis, clique no item Recorte de Tela. Pressione o botão esquerdo do mouse e marque a área. Ao soltar o botão, ela é transferida para o documento.

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word I mapa da mina

EXPERT em documentos Encontre o caminho mais curto para trabalhar melhor com o Word 2010

F

ormatação, tabela e links que se recusam a desaparecer do texto acabam com a produtividade de quem usa o Word todo dia.

Além dessas teimosias, não é assim tão intuitivo

TEMAS NO lugar certo

inserir campos no texto, numeração de linhas e de páginas. Por isso, reunimos aqui dicas para você poder utilizar todo o potencial do programa e produzir trabalhos melhores muito mais rapidamente.

No Office 2010, os temas são identificados pela extensão THMX. Os novos temas criados ou baixados da web devem ser armazenados na pasta certa para que o Word os inclua na galeria correspondente. No Windows 7, ela fica no endereço C:\Users\[Seu Nome de Usuário]\ AppData\Roaming\Microsoft\Modelos\Document Themes. Outra opção, mais trabalhosa, é localizar o tema no local em que estiver armazenado. Para isso, clique no link Procurar Temas na galeria de temas e vasculhe a estrutura de pastas até encontrá-lo. Ou, mais simples ainda, digite *.thmx no campo Pesquisar do Windows para buscar os arquivos desejados.

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ELIMINE os links

Você já percebeu que ao digitar uma URL no Word ela é automaticamente transformada em um link funcional. Também já sabe que, em determinados documentos, esse recurso é inútil e apenas incomoda quem está lendo. Existem duas formas de se livrar dele. Uma delas é teclar Ctrl + Z quando a URL é convertida, fazendo com que o texto retorne ao original. A outra opção, que é definitiva, é acessar Arquivo > Opções. Clique em Revisão de Texto > Opções de AutoCorreção. Acesse a guia Formatação Automática ao Digitar e desmarque a opção Internet e Caminhos de Rede por Hiperlinks.

números nas páginas

Como inserir números de páginas no Word? Fácil: na guia Inserir, acione Número de Página e escolha se deseja o número no início, no fim ou nas margens da página. O número também pode ser inserido onde estiver o cursor. Quer numerar seu documento com a fórmula “Página X de Y”? Comande: Inserir > Número de Página. Escolha Início da Página ou Fim da Página. Use a barra de rolagem para ir ao fim da galeria. Lá, você encontra opções de numeração desse tipo alinhada à esquerda, à direita ou centralizada.

Diferente de 1

Dá para numerar um documento começando com outro número, diferente de 1. Acione Inserir > Número de Página e inclua um número. Clique nele e, na subguia Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé, acione Número de Página > Formatar Números de Páginas. Marque Iniciar Em e indique o número de partida.

texto com campos

Como incluir campos no documento? Campo, você sabe, é uma área especial que contém data, hora, informações sobre o documento etc. Acione a guia Inserir > Partes Rápidas > Campo. Surge uma nova janela. Os campos são apresentados em grupos e podem exibir diferentes formatos. Embaixo, você encontra a explicação do que significa a opção selecionada.

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Numere do seu jeito

Muitos documentos contam com regras específicas de numeração de páginas, que devem estar presentes em alguns trechos do texto, e em outros, não. Uma forma de resolver esse problema no Word é usar seções. Ao terminar cada bloco de texto, acesse Layout da Página > Quebras > Quebras de Seção > Próxima Página. Depois do texto pronto, adicione número de página, acessando Inserir > Número de Página. Note que, navegando pelo documento, o botão Vincular Seção estará ligado. Acesse as seções que não serão numeradas, desmarque o botão e apague manualmente o número de página.

em blocos

No Word, é fácil criar documentos usando elementos de layout prontos. Para isso, na guia Inserir, acione Partes Rápidas > Organizador de Blocos de Construção. Nessa caixa, você encontra modelos prontos para itens como cabeçalhos, folhas de rosto, calendários, marcas-d’água e tabelas. É só escolher e clicar em Inserir. Você também pode criar seus próprios blocos de construção para documentos. Crie o objeto e selecione-o. O objeto pode ser texto, imagem, caixa de texto etc. Em seguida, na guia Inserir, clique em Partes Rápidas > Salvar Seleção na Galeria de Partes Rápidas. Dê um nome ao objeto e acione OK. Feito isso, ele aparece no menu Partes Rápidas.

Equações vivas

Para estudantes e professores de ciências exatas, o editor de equações do Word é um recurso muito fácil de usar. Ele aparece numa subguia quando se aciona Inserir > Equação.

Você pode salvar a equação como um bloco de construção. Clique na seta à direita do objeto e escolha Salvar Como Nova Equação. O objeto equação se mantém vivo. Clique nele e edite-o, quando necessário. Também é possível copiá-lo e colá-lo em outro documento. Mas atenção: esse objeto só funciona em documento com formato DOCX. Colado num arquivo DOC, ele perde a capacidade de ser editado e passa a ser uma imagem bitmap.

46 I dic as i nfo

ROdapés E CABEÇALHos

Em versões anteriores do Word, a criação de cabeçalhos e rodapés era uma tarefa quase sempre manual. Agora, na guia Inserir, você pode clicar em Cabeçalho ou em Rodapé e escolher um formato pronto. Observe: há cabeçalhos (ou rodapés) e folhas de rosto com o mesmo motivo.

MUDANDO A FONTE PADRÃO

Desde a versão 2007, o Word tem uma nova fonte padrão: Calibri.

Como mudar essa fonte? Na guia Página Inicial, clique na caixa no canto inferior direito do grupo Fonte. Na janela Fonte, escolha o tipo de letra e o tamanho desejados e clique em Definir Como Padrão. Em seguida, responda Sim. Pronto. A fonte escolhida é o novo padrão geral. O parágrafo padrão no Word também é diferente nos espaçamentos. Quer modificá-lo? Na guia Página Inicial, clique na caixa no canto inferior direito do grupo Parágrafo. Na janela Parágrafo, ponha, por exemplo, 0 (zero) em Espaçamento Depois e escolha a opção Simples em Espaçamento Entre Linhas. Clique no botão Definir Como Padrão e confirme.

FAçA A TABELA SUMIR

Você já observou que quando quer apagar completamente uma tabela não adianta selecioná-la clicando na alça e apertar a tecla Del? Um truque simples para dar um fim à tabela é selecionar, além dela, uma parte do documento antes e depois. Feito isso, pressione Del e a tabela é excluída.

Linha após linha

Na maioria das situações, não é necessário numerar as linhas de um documento. Mas, em alguns casos, pode ser necessário incluir esse recurso para tornar mais simples a referência a determinadas partes do texto. É fácil fazer isso no Word. Abra a guia Layout de Página e clique em Números de Linha. No menu que surgirá, você poderá escolher o tipo de numeração desejada (contínua, com reinício a cada página ou a cada seção etc.).

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SUMA COM a formatação

Você recebe um documento do Word e precisa usá-lo num trabalho que está desenvolvendo. O problema é que os formatos usados no documento não combinam com os que você está usando. É possível usar o recurso Colar > Manter Somente Texto ou mesmo criar uma macro para não inserir um texto com o formato original. Outra opção é selecionar o texto e, na guia Página Inicial, clicar em Limpar Formatação. Depois disso, aplique os formatos desejados.

Quantas palavras?

Alguns profissionais, à medida que escrevem, precisam contar o número de palavras, linhas ou caracteres já produzidos. Em relação ao número de palavras, o Word deixa essa informação visível a todo tempo, na barra de status, na parte inferior da janela do programa. Ao selecionar um trecho do texto, o número de palavras dele é mostrado, em comparação com o total do documento. Se o número de palavras (total ou da seleção) for clicado, o Word abre a caixa Contar Palavras, que traz um resumo completo, incluindo número de páginas, palavras, caracteres com e sem espaço, parágrafos e linhas.

Objetos SEPARADOS

Há algumas versões, o Word incorporou um recurso com o qual o Excel contava há bastante tempo: selecionar itens não contíguos.

Por exemplo, você pode selecionar somente o título e o segundo parágrafo de um texto, deixando de fora o parágrafo que está entre os dois itens. Isso é utilíssimo se, por exemplo, você quiser aplicar um formato, de uma só vez, a vários trechos não vizinhos. Para isso, faça o seguinte: selecione o primeiro item (bloco de texto, célula de tabela ou parágrafo etc.) e, depois, fixe a tecla Ctrl e selecione os outros itens.

48 I dic as i nfo

No pé da página

Como se incluem notas de rodapé no Word? Coloque o cursor no ponto onde deve ser incluída a nota e, na guia Referências, acione Inserir Nota de Rodapé.

O número aparece no ponto indicado e o cursor passa para o rodapé, onde você deve digitar a nota. Clique na caixa no canto direito do grupo Notas de Rodapé para fazer outras configurações.

Navegue pelos indicadores

Quem trabalha com textos longos no Word pode usar o recurso dos indicadores para navegar mais rápido. Os indicadores são marcas ocultas inseridas no texto. Se você sabe que precisará voltar várias vezes a um determinado trecho do documento, vá até a página desejada e acione Inserir > Indicador. Na janela seguinte, dê um nome ao indicador — algo como Capítulo5 (não pode haver espaços) — e clique em Adicionar. Quando precisar voltar a um dos trechos que receberam marca oculta, acione a tecla de função F5 para abrir a caixa de diálogo Localizar e Substituir.

Na guia Ir Para, selecione Indicador na lista à esquerda, localize a marca desejada à direita e clique no botão Ir Para.

Seção com cor

Existe um truque simples, mas muito eficiente, para dividir seções em textos longos no Word. Ponha o cursor no ponto de divisão e, na guia Página Inicial, clique na seta do botão Sombreamento e escolha uma cor. O Word aplica uma barra a toda a extensão da linha. Você também pode incluir nessa barra o título do capítulo.

Trechos ocultos

Esta é uma solução para quem trabalha com documentos que têm um texto básico, mas requerem a inclusão de trechos alternativos. É o caso de contratos e textos similares. A solução também pode ser usada por professores na elaboração de provas. A ideia é escrever a prova normalmente, com todas as respostas abaixo das perguntas.

Depois, esconder as respostas e imprimir, para os alunos, somente as perguntas. Veja como fazer isso. O Word oferece um recurso chamado texto oculto, que é uma opção de formatação de fonte, assim como o negrito, o itálico e o sobrescrito. Para aplicá-lo, selecione o trecho desejado, clique nele com o botão direito do mouse e escolha Fonte.

Na aba Fonte, marque a caixa Oculto. Imediatamente, o trecho selecionado desaparece. A parte escondida também não passa à impressora. Para fazê-la reaparecer, acesse Arquivo > Opções, clique em Exibir. Outra forma de exibir/ocultar o trecho é clicar no botão Mostrar Tudo (Ctrl + *). No caso da prova, formate todas as respostas como texto oculto e imprima o documento. Para os alunos, vão as perguntas. Para o professor, fica o documento inteiro.

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word I correção de textos

escreva sem erros Os recursos de correção do Word 2010 por Carlos Machado

C

omo a maioria dos processadores de texto profissionais, o Word inclui recursos para o aprimoramento da escrita. A versão 2010 do programa traz um vocabulário de português e um corretor ortográfico (inclusive

com opções para a ortografia antiga e nova). É possível também utilizar o dicionário de sinônimos e recursos de tradução. Veja, a seguir, algumas dicas sobre como tirar proveito desses recursos de apoio à escrita.

Idioma: o Word inclui dicionário, corretor ortográfico, verificador gramatical e tradutor

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dicionário

Quer um sinônimo para evitar a repetição de uma palavra? Fácil. Selecione a palavra, acione a guia Revisão e escolha Dicionário de Sinônimos. O painel Pesquisar se abre do lado direito da tela, trazendo os sinônimos. Por padrão, o Word em português vai abrir o dicionário desse idioma.

Para consultar as versões em inglês e espanhol, clique na seta ao lado do campo do nome do dicionário para abrir o menu de opções. Elas não são suficientes? Ainda no painel Pesquisar, clique em Opções de Pesquisa e escolha outras fontes.

sem variações

Verificação ortográfica

Além do dicionário de sinônimos, o Word tem um verificador ortográfico.

Ele sublinha em vermelho as palavras grafadas com erro ou palavras que não constem em seu vocabulário. Clique com o botão direito na palavra. O menu de contexto apresenta opções entre as quais pode estar a palavra correta. Clique em uma delas para substituir.

O dicionário personalizado do Word tem uma limitação: trabalha apenas com as palavras acrescentadas pelo usuário, exatamente como foram incluídas.

Assim, ao contrário do dicionário-padrão, ele não subentende flexões de gênero, número e formas verbais. Se você adiciona uma palavra no masculino, ela continua desconhecida no feminino ou no plural. Do mesmo modo, adicionar o neologismo “zipar” não capacita o dicionário a entender “zipei” ou “zipassem”.

Dicionário personalizado

Se você digitou uma palavra correta e o Word não a reconhece, você pode incluí-la num dicionário personalizado. Basta clicar nela com o botão direito e escolher a opção Adicionar ao Dicionário. Você também pode dar o comando Ignorar Tudo. Com isso, o Word não vai mais marcar aquela palavra como errada no futuro.

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Revisão

Para comandar uma revisão de todo o texto (ou somente de um trecho selecionado), vá à guia Revisão e clique em Ortografia e Gramática. Abre-se a tela do verificador ortográfico. Nela, o Word mostra o texto, destacando as palavras com problema. Embaixo aparece uma lista das possíveis palavras corretas. Se for o caso, selecione a palavra certa e clique em Alterar para substituir aquele erro. Clique em Alterar Todas se o erro existe mais de uma vez no documento.

Escolha a ortografia

Erro no acréscimo

Observe que o comando Adicionar ao Dicionário também está presente na caixa de diálogo Verificar Ortografia e Gramática. Isso levanta a seguinte dúvida: e se você incluir no dicionário uma palavra errada, como corrigir isso?

Acione o Arquivo > Opções. Na tela de opções, selecione o item Revisão de Texto e clique em Personalizar Dicionários. Na nova tela, clique em Editar Lista do Word.

Localize a palavra errada e clique em Excluir. Nessa tela, você também pode adicionar palavras manualmente.

Até 2012, é possível usar a ortografia nova e antiga do português, em paralelo. Mas quem precisa utilizar um padrão ou outro de forma exclusiva pode configurar a correção ortográfica do Word 2010 para a análise apropriada do texto. Para isso, acesse Arquivo > Opções. Acione, no lado esquerdo da janela, a opção Revisão de Texto. Em Modos do Português, escolha uma entre as três opções: Pré-Reforma, Pós-Reforma ou Ambas.

Esta terceira opção considera corretas palavras na ortografia nova e antiga.

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Verificação gramatical

O processador de textos Word também faz verificação gramatical. Ele destaca em verde as expressões que considera problemáticas. Não se deve esperar muito desse recurso. De todo modo, você pode obter ajuda para alguns problemas, como concordância e pontuação. Mas cuidado: você deve dar a palavra final.

Muitas vezes, as indicações de erro do programa não passam de alarme falso. É possível ligar ou desligar a verificação gramatical durante a escrita. Para isso, acione o botão Opções na guia Arquivo. Na tela Opções, marque ou desmarque o item Verificar Erros de Gramática ao Digitar.

Apoio na tradução O Word inclui também um serviço de tradução, o Microsoft Translator. Para usá-lo, é necessário, em primeiro lugar, estar conectado à internet. Clique na palavra com o botão direito do mouse, selecione Traduzir e, no painel Pesquisar, selecione os idiomas de origem (De) e destino (Para).

Essa é a opção para traduzir palavras isoladas. Se quiser traduzir um texto inteiro, clique na seta ao lado de Traduzir o Documento Inteiro. O programa informa que o documento será enviado no formato HTML não criptografado para o Microsoft Translator. Se você concordar com o envio e clicar em Sim, o texto traduzido é exibido em uma tela do browser.

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powerpoint I apresentação

MODELO DE PARTIDA

Conheça o caminho das pedras para criar uma apresentação no PowerPoint com o mínimo esforço por Carlos Machado

M

esmo quem nunca usou o PowerPoint pode criar uma apresentação para apoiar suas ideias num curso, reunião ou palestra. Ainda mais na versão 2010, que traz elementos predefinidos variados e recursos para inserir e alterar

SAINDO DO ZERO

rapidamente modelos, temas, ilustrações e até layout de slide. Vamos construir aqui uma apresentação com os recursos básicos do programa, destacando a criação de seções, uma forma nova de agrupar os slides por temas e facilitar a vida do apresentador.

Há várias formas de começar uma apresentação. Se for do zero, é só abrir o programa e trabalhar no slide em branco que ele traz. Mas se faltar inspiração e você quiser se basear num modelo, o caminho é a guia Arquivo, item Novo. Na tela Modelos e Temas Disponíveis, escolha Modelos de exemplo. Entre as opções estão álbuns de fotos, guia de vendas, relatório e questionário. Clique em um deles e inicie o trabalho.

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MODELOS ONLINE

Se você tiver um modelo pronto de apresentação e quiser utilizá-lo, acione Meus Modelos.

Abre-se uma janela com a lista de modelos salvos. Caso nenhum deles atenda à sua necessidade, experimente baixar outros da internet. Para isso, clique num dos itens de Modelos do Office.com ou digite um tema no campo de busca e clique na seta. Clique em cada uma das opções que surgem e avalie pela miniatura no lado direito da tela. Escolhido modelo, clique em Baixar. Ele abre direto na área de trabalho do programa.

TEMAS

Quando nenhum modelo se adapta a uma ideia, e começar a apresentação de uma página em branco parece árido demais, podemos partir de um tema. Na mesma tela Modelos e Temas Disponíveis da guia Arquivo, clique em Temas.

Selecione um deles e acione Criar. Assim, temos uma base de design para a apresentação.

VELHO COM CARA NOVA

Outra forma de começar é abrir uma apresentação existente e usá-la como ponto de partida para uma nova.

Para isso, na tela Modelos e Temas Disponíveis da guia Arquivo, clique em Novo a partir de existente. E para ficar com mais cara de novo, mude o tema na guia Design. Na galeria de temas, passe o mouse sobre uma opção e avalie o resultado no slide. Quando se decidir, clique no tema para aplicá-lo.

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MAIS SLIDES

Definida a cara da apresentação, vamos à criação de novos slides.

Na guia Página Inicial, no grupo Slides, acione Novo Slide. Clique na parte superior do botão, se quiser um slide padrão, com espaço para título e conteúdo. Se precisar de um slide com outro layout, clique na parte inferior do botão. Outro caminho é clicar com o botão direito do mouse num slide da coluna à esquerda e escolher Novo Slide.

O menu de contexto oferece várias opções, como a de duplicar o slide selecionado.

TEXTO E ILUSTRAÇÃO

Para adicionar texto nas caixas, basta clicar nelas e escrever. Caso queira acrescentar nova caixa de texto, abra a guia Inserir e clique em Caixa de Texto. Desenhe a caixa no local desejado e escreva.

Se você não escrever nada e quiser eliminar a caixa, tecle ESC duas vezes. Para incluir uma ilustração num slide, clique em um dos ícones e escolha o objeto desejado. É possível acrescentar tabela, gráfico, elemento gráfico SmartArt, imagem de arquivo, clipart e clipe de som ou vídeo.

GRÁFICOS

Desde a versão 2007, o Excel é o programa responsável pela produção de gráficos no PowerPoint. Para construir um gráfico, primeiro escolha um tipo. Na guia Inserir, clique em Gráfico. Na caixa Inserir Gráfico, selecione um tipo à esquerda e uma das opções à direita.

Clique em OK. Abre-se uma tela do Excel ao lado da do PowerPoint. Digite na planilha os dados do gráfico. Caso os dados já estejam numa planilha do Excel, copie-os e cole-os na área de exemplo.

Observe que o resultado aparece imediatamente no slide do PowerPoint. Quando terminar com os dados do gráfico, feche o Excel.

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SLIDE MESTRE

O tema que escolhemos para uma apresentação aplica-se a todos os slides. O desenho varia de acordo com o layout, mas a combinação de cores permanece a mesma. Pela guia Design, comando Cores, podemos trocar, com um clique, todo o conjunto de cores de uma vez só na apresentação inteira. Isso se deve ao slide mestre, que também pode ser alterado.

Na guia Exibição, acione Slide Mestre. A guia se transforma e traz as ferramentas de edição do slide mestre. Clique na primeira miniatura à esquerda. Esse é o verdadeiro slide mestre. As alterações feitas nele se refletem nos demais.

LAYOUT PERSONALIZADO

Nada impede a criação de um layout de slide que não existe nas predefinições. Na guia Slide Mestre, vá ao painel de navegação e selecione a miniatura do layout que servirá de base para as alterações. Acione Inserir Layout. Surge nova miniatura acima da selecionada. Para editá-la, clique em Inserir Espaço Reservado. Na galeria, escolha o item e trace o espaço correspondente no slide. Repita a operação para cada elemento. Clique com o botão direito do mouse na miniatura recém-criada e escolha Renomear Layout. Dê um nome e clique em Renomear. Salve o trabalho, acionando a guia Arquivo > Salvar como. Como tipo, escolha Modelo do PowerPoint. Dê um nome ao novo modelo e salve. Acione Fechar modo de exibição mestre. Onde foi parar o layout? Na guia Arquivo, clique em Novo e acione Meus Modelos. Selecione o novo modelo e dê OK. Agora, na guia Página Inicial, clique em Novo Slide. Na galeria, está o layout que acabamos de criar.

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POR SEÇÕES

Uma novidade do PowerPoint 2010 é a possibilidade de organizar a apresentação em seções. Esse recurso ajuda o apresentador a não se perder numa avalanche de slides. Para utilizá-lo, no painel de navegação, clique com o botão direito entre os slides em que deseja incluir uma seção. No menu que se abre, escolha a opção Adicionar Seção. Para renomear a seção, clique com o botão direito em Seção Sem Título e, no menu de contexto, clique em Renomear Seção. Dê um nome a ela e acione Renomear.

Pelo mesmo menu podemos remover ou mudar a seção de lugar. Dá também para expandir ou recolher as seções no painel de slides.

ARQUIVO A SALVO

Sempre que acrescentar um item, salve sua apresentação. O PowerPoint 2010 salva em vários formatos. Arquivos do formato Apresentação do PowerPoint (.pptx) abrem apenas nas versões 2007 e 2010 do programa. Para abrir a apresentação em versões do Office 97-2003, salve em formato .ppt ou instale um pacote de compatibilidade, disponível em www.info.abril. com.br/downloads/microsoft-office-compatibility-pack. O formato .pptx tem a vantagem de gerar arquivos menores do que o .ppt. Além disso, quando salvamos em formato do Office 97-2003, perdemos algumas funcionalidades do 2010, como a possibilidade de editar SmartArts.

CLIQUE E APRESENTE

O arquivo .pptx, ao receber um duplo clique, abre o PowerPoint para edição. Se salvarmos a apresentação como modelo, ela terá o formato .potx. Dessa forma, poderemos utilizá-la como modelo em outra ocasião. Quando ela estiver pronta, poderemos salvá-la como apresentação de slides, em formato .ppsx. Assim, ao receber o duplo clique, ela será executada automaticamente.

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powerpoint I animações e transições

MOVIMENTe seus SLIDEs

Faça os objetos se mexerem e alterne as telas com efeitos 3D por LUCIA REGGIANI

U

ma apresentação séria não precisa se resumir a texto e números. Os recursos de animação e transição ajudam o apresentador a manter a atenção da plateia, dando movimento às trocas de slide e a elementos ilustrativos, como fotos, gráficos, desenhos e SmartArt. A boa

notícia é que esses recursos foram melhorados e ampliados na versão 2010 do PowerPoint. Agora o programa inclui transições de efeito tridimensional e animações mais elaboradas. Vamos ver aqui como aplicar transições, mais de uma animação num mesmo slide e como gerenciar os movimentos.

ESCOLHA UM TIPO

Começamos com as animações. Selecione um item que deseja animar — neste exemplo vamos usar figuras de clipart do próprio programa, mas pode ser um gráfico, uma foto, até mesmo um texto — e clique na guia Animações. Na galeria Animação, passe o ponteiro do mouse sobre um efeito e observe como fica no slide. Se quiser ver todo o cardápio de animações de uma vez, clique na seta para baixo, que fica do lado direito da galeria. No nosso sol, vamos usar animação de entrada Zoom.

Basta um clique no efeito para aplicá-lo. Para ver de novo o movimento, acione Visualizar. Se quiser remover a animação, na galeria, clique em Nenhuma.

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FORMA E DIREÇÃO

A maior parte das animações pode ser modificada. Para ver se o modelo escolhido permite alterações, verifique se o item Opções de Efeito está habilitado e, se estiver, clique na seta.

As possibilidades apresentadas dependem do tipo de animação escolhido. No nosso exemplo, do modelo Zoom, podemos definir o ponto de partida do aumento da imagem, se no lugar em que ela está ou a partir do centro do slide.

DISPARE A AÇÃO

Ainda na guia Animações, no grupo Intervalo, definimos a ação ou o evento que vai disparar o efeito. No item Iniciar, há três possibilidades. Ao Clicar requer um clique do mouse para a animação começar. Com o Anterior, o início se dá com um movimento definido anteriormente. A opção Após o Anterior faz o efeito acontecer depois que o outro terminar.

DURAÇÃO DO EFEITO

Igualmente no grupo Intervalo, definimos o tempo de duração do efeito em segundos e frações de segundo.

A animação pode começar imediatamente ou com atraso de alguns segundos em relação ao evento que a dispara.

Caso o slide tenha mais de uma animação, é também aqui que definimos qual começa primeiro. Basta selecionar a figura e acionar Mover Antes.

DEFINA O TRAJETO

Qualquer objeto inserido no slide pode percorrer um trajeto predefinido. Pode ser em linha reta, arcos, curvas, entre outras opções. Para mover nossos barquinhos, vamos à galeria Animação e escolhemos Arcos.

Depois, com um clique em Opções de Efeito, mudamos a direção para Para baixo. Agora, é só ajustar o tamanho da seta de animação com o mouse para alongar o trajeto.

Com um clique em Visualizar podemos assistir ao efeito.

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O PINCEL FAZ A CÓPIA

Como fazer para repetir o mesmo movimento no segundo barco? No PowerPoint 2010, essa é uma tarefa simples. Selecionamos o barco animado e acionamos o novíssimo Pincel de Animação para copiar o efeito. Clicamos no segundo barco exatamente na posição onde queremos que o movimento inicie. Pronto, o efeito está aplicado.

ORGANIZE PELO PAINEL

Uma boa maneira de gerenciar várias animações é acionando o Painel de Animação. Os movimentos são executados na ordem em que foram criados. Para alterar a ordem, clique em um efeito e mova-o com as setas Reordenar. Acione Executar para ver como ficou. Pelo mesmo painel, os efeitos podem ser alterados. Ao selecionar uma animação, aparece uma seta do lado direito. Clique na seta para abrir o menu e escolha a opção. Pelas setas de segundos, você pode mudar a duração do movimento.

GIRANDO A ENGRENAGEM

Dá para montar uma animação com vários objetos, efeitos e tempos diferentes. É o que faremos com as engrenagens A, B e C deste exemplo. Selecione a engrenagem A e, na galeria Animação, fique com o efeito Rotação. Escolha Sentido horário em Opções de Efeito e, na caixa Iniciar, determine o gatilho em Ao Clicar. Selecione a engrenagem B, aplique o efeito Rotação no Sentido Anti-horário e defina o início Com o anterior para que as duas engrenagens girem ao mesmo tempo. Na engrenagem C, que está emperrada, aplicamos o efeito Vaivém, começando Após o anterior.

Clique em Executar para ver como ficou.

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TROCA DE SLIDE

O PowerPoint 2010 incluiu transições de efeito 3D que impressionam a audiência, como Ondulação e Alternar. Em vez de apenas dissolver um slide e apresentar o próximo, essas transições geram movimentos como se o conteúdo dos slides emergisse da água ou mudasse no ar, por exemplo. Para aplicá-las, abra a guia Transições. No painel de navegação, clique no segundo slide. Agora, basta clicar em um modelo do grupo Transição para este Slide para visualizá-lo e aplicá-lo.

TRANSIÇÕES DO SEU JEITO

Como as animações, as transições são personalizáveis. Em Opções de Efeito, a mudança de slide pode ser modificada de acordo com suas características. Em Duração, ajustamos o tempo de exposição. Se quisermos que todos os slides se alternem do mesmo modo, clicamos em Aplicar a Todos. Para eliminar um efeito, clique na opção Nenhuma. Note, no painel à esquerda, que o slide com transição exibe uma estrela. Para apagar todas as transições, selecione um slide sem transição e clique no botão Aplicar a Todos. A estrela só não desaparece dos slides que têm animações.

DANDO UM TEMPO

Ainda na guia Transições, no grupo Intervalo, observe a área Avançar Slide. Nela definimos se a mudança para o slide seguinte será determinada pelo clique do mouse — que é o padrão — ou se ocorrerá automaticamente. Nesse caso, é preciso definir um intervalo de tempo.

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powerpoint I áudio e vídeo

SOLTA O SOM! Saiba como inserir ruídos, trilha sonora, filmes e até clipes do YouTube na apresentação por LUCIA REGGIANI

I

nserir e editar áudio e vídeo no PowerPoint 2010 é uma diversão. Além de facilitar essas tarefas, a nova versão permite cortar trechos e esmaecer a entrada e a saída tanto do som quanto da imagem. Nos filmes, agora é possível ajustar brilho e contraste, mudar a cor e incluir

molduras e outros efeitos, tudo com um clique ou dois. Os vídeos e as músicas inseridos na apresentação se tornam parte dela, dispensando o gerenciamento de arquivos adicionais na hora de compartilhá-la com outras pessoas. Veja como utilizar os novos recursos.

INSERINDO UM SOM

A equipe de vendas bateu novo recorde. Na apresentação dos resultados, o chefe encontrou um jeito diferente de dar os parabéns a seu pessoal: embutiu som de aplausos no gráfico. Para incluir um áudio curto num slide, acione a guia Inserir e clique em Áudio. No menu, escolha Áudio de Clip-Art. Um painel vai se abrir do lado direito da tela, exibindo os sons que acompanham o Office, como ruído de serra elétrica, bips, telefone etc. Ao clicar em um deles, surgem no slide um alto-falante, os controles de execução e as Ferramentas de Áudio, com duas novas guias.

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AJUSTE O GATILHO

Inserido o áudio, abra a guia Reprodução para fazer os ajustes. No grupo de comandos Opções de áudio, defina o disparo do som. Em Iniciar, escolha Automaticamente, para tocar assim que o slide for exibido, ou Ao clicar, para disparar o som com um clique do mouse. Se quiser que toque mais de uma vez, marque a caixa Repetir até Parar. A repetição só será interrompida com um clique no slide. Acione Executar para avaliar o resultado.

ALTO OU BAIXO?

O volume de som pode ser ajustado tanto pelas opções da guia Reprodução quanto pelo controle deslizante embutido no slide. E o que fazer com os controles e o ícone do alto-falante, que não combinam nem um pouco com um gráfico de vendas? Para evitar que eles sejam exibidos, marque a caixa Ocultar Durante a Apresentação.

64 I dic as i nfo

COM TRILHA SONORA

Caso você queira tocar música durante toda a apresentação, comece selecionando o primeiro slide. Na guia Inserir, escolha Áudio do Arquivo. Navegue pelos seus arquivos de som até achar o que deseja e indique o arquivo. Depois, na guia Reprodução, caixa Iniciar, escolha Executar Entre Slides. Sua trilha sonora está inserida.

NO TAMANHO CERTO

Quando a música é mais longa do que o necessário para acompanhar um determinado grupo de slides ou você só quer mesmo um refrão, por exemplo, dá para cortar um trecho. Para isso, na guia Reprodução, acione Cortar Áudio. Na caixa de diálogo, arraste o marcador verde para definir o início da música, e o marcador vermelho, para determinar o fim. Clique em OK sem medo — o corte é só uma indicação, a música continua inteira.

Se não ficar bom, acione Cortar Áudio outra vez e ajuste os marcadores para outra posição.

VOLUME DE ENTRADA E SAÍDA

A música pode começar baixinho, aumentar o volume gradativamente e ir baixando no final. Fazemos isso na guia Reprodução, alterando a Duração do Esmaecimento. Em Fade In, definimos o tempo do aumento gradual de volume na entrada do som e, em Fade Out, o tempo de redução do volume no final da música.

Tudo em segundos e frações de segundos.

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VÍDEO NO SLIDE

O procedimento para inserir um filme no slide é idêntico ao do som. Acione a guia Inserir, acione Vídeo > Vídeo do Arquivo. Navegue pelos seus filmes e indique um. Na guia Reprodução, escolha se deseja a execução automática ou provocada por um clique. Pela mesma guia, você pode calibrar o volume, definir tempo de esmaecimento e cortar o filme.

SÓ UM TRECHO

Para exibir só uma parte do filme, acione o botão Cortar Vídeo. Na janela de edição, você pode executar o clipe em andamento normal ou fazê-lo avançar ou retroceder quadro a quadro, o que facilita a localização dos pontos de início e término do trecho. Arraste os marcadores para esses pontos e dê OK. Mesmo nesse trecho mais curto é possível marcar pontos interessantes, para localizá-los rapidamente durante a apresentação. Execute o filme e, no ponto desejado, clique em Adicionar Indicador. Se quiser eliminá-lo, acione Remover Indicador.

66 I dic as i nfo

Salve em vídeo

AJUSTES E EFEITOS

Se o seu videoclipe estiver escuro ou desbotado, você pode melhorá-lo com as novas ferramentas de ajuste do PowerPoint 2010. Na guia Formatar, há recursos para corrigir brilho e contraste e mudar toda a cor do filme. Em Estilos de Vídeo, podemos aplicar efeitos normalmente usados em fotografias, como moldura e distorção. É só clicar na opção para aplicá-la.

VÍDEO DA INTERNET

Quer incluir um vídeo da internet na apresentação? O que exigia malabarismos nas versões anteriores ficou fácil na edição 2010. Selecione o slide e, na guia Inserir, clique na seta do botão Vídeo. Escolha a opção Vídeo do Site. Abre-se a caixa Inserir Vídeo do Site. Para adicionar um clipe do YouTube, por exemplo, vá à página em que ele está e clique no botão Incorporar. Copie o código que surge e cole-o na caixa de diálogo do PowerPoint. Clique em Inserir. Está feito.

Transforme sua apresentação inteira em vídeo. Acione Arquivo > Salvar e Enviar > Criar Vídeo. Nessa tela, você pode escolher o tamanho do filme: grande (960 por 720 pixels); médio (640 por 480); ou pequeno (320 por 240). Indique também se deseja incorporar narrações de voz. Finalize, clicando no botão Criar vídeo.

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powerpoint I colaboração

A QUATRO MÃOS Altere uma apresentação com outras pessoas ao mesmo tempo pela internet por LUCIA REGGIANI

A

apresentação precisa ser atualizada, mas alguns dos novos dados estão com outro integrante de sua equipe, em outra cidade.

Você já alterou vários slides e não quer perder o trabalho feito. Esse é um bom momento para experimentar o recurso de colaboração do Office 2010.

NO WINDOWS LIVE

Com ele, vários autores podem editar um único documento ao mesmo tempo. Esse recurso pode ser usado numa rede de empresa, com servidor Microsoft SharePoint, ou pela internet, pelo site Windows Live. Em ambos os casos, todos os autores precisam usar a versão 2010 do programa.

O primeiro passo para a edição colaborativa na internet é salvar a apresentação no SkyDrive, a área de armazenamento do Windows Live (www.windowslive.com.br) e compartilhá-la com outra pessoa. Se você tem uma conta nesse site e quer enviar uma apresentação diretamente do PowerPoint, abra a guia Arquivo. Escolha Salvar e Enviar e clique em Salvar na Web. Espere o programa encontrar sua conta no site. Defina se o arquivo vai para uma pasta pessoal ou compartilhada e clique em Salvar Como. Na caixa de diálogo, nomeie o arquivo e clique em Salvar. Pronto, agora é só esperar o servidor carregar o arquivo.

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EDITANDO O ARQUIVO

Na sua página do Windows Live, clique em Office e localize o arquivo compartilhado. Você pode editá-lo no Internet Explorer (em outros navegadores os Web Apps da Microsoft podem não funcionar), mas os recursos online são poucos.

Assim, clique em Abra no PowerPoint. Antes de o arquivo ser aberto, pode aparecer um alerta de segurança. Verifique os nomes do arquivo e do site e dê OK. O PowerPoint carrega a apresentação. Uma notificação aparece na barra de status, indicando que outro autor está trabalhando no mesmo arquivo.

IDENTIFIQUE OS COAUTORES

A barra de status indica o número total de coautores trabalhando na apresentação no momento. Clique no número para ver o nome deles. No painel de navegação, um pequeno ícone aparece na miniatura de slide, indicando que um coautor está fazendo alterações nesse slide. Clique no ícone para ver o nome dele.

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TROQUE MENSAGENS

Um outro caminho para identificar os coautores começa na guia Arquivo, item Informações. Os nomes dos coautores aparecem no painel do meio. Para se comunicar com eles por e-mail ou mensagem instantânea, acione Enviar Mensagem e escolha uma das opções. Caso opte por mensagem instantânea, uma janela do Windows Live Messenger se abrirá para iniciar a conversa.

AVISO DE ALTERAÇÃO

Quando outro autor salvar as alterações dele, o PowerPoint notificará você com a mensagem Atualizações Disponíveis na barra de status.

Para vê-las, clique na guia Arquivo e no item Informações. Em seguida, em Atualizações de Documento Disponíveis, clique em Salvar.

REVISANDO A EDIÇÃO

O item Salvar oferece duas opções: salvar incorporando as modificações e salvar com a possibilidade de avaliar as alterações antes de aceitá-las. Escolha Salvar e Avaliar. Abre-se a guia Mesclar, exibindo o slide alterado. Do lado direito da tela, abre-se também o painel Revisões, que lista as mudanças realizadas no slide em exibição.

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ACEITE OU REJEITE

Você pode usar os botões do grupo Resoluções da guia Mesclar para mostrar as alterações seguintes e anteriores feitas por outros autores e aceitá-las ou rejeitá-las. É possível rejeitar a última ou todas as mudanças feitas no slide atual ou em toda a apresentação.

FECHE PARA SALVAR

No modo de exibição Mesclar, não é possível agregar novas atualizações de outros autores nem carregar alterações no Windows Live. É preciso concluir a revisão, clicando em Fechar Modo de Exibição de Mesclagem, que salva automaticamente suas alterações no servidor do site.

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outlook I e-mail

REGRAS PARA MENSAGENS Organize suas caixas de correio eletrônico criando regras para cada perfil de remetente por Carlos Machado e LUCIA REGGIANI

M

esmo separando as contas de e-mail pessoal e profissional, as mensagens que cada caixa de correio recebe vêm de remetentes de perfil variado. Um jeito bom de organizá-las no Outlook é criar regras. Você pode definir, por exemplo, que as edições de uma newsletter fiquem todas numa pasta. Também pode criar outra pasta para armazenar as mensagens vindas de uma pessoa. Veja aqui como ditar regras de mensagens no Outlook 2010.

PASTAS SEPARADAS 1 Suponha que você deseja armazenar em pastas separadas os e-mails de um determinado remetente e as edições de uma newsletter. Crie duas pastas novas. Acesse a guia Pasta e clique no item Nova Pasta, digite o nome e dê OK. Faça isso duas vezes. Uma para criar uma pasta para o tal remetente, e outra para as newsletters.

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O E-MAIL 2 REDIRECIONE Vamos redirecionar as mensagens para as novas pastas. Para a newsletter, clique em um dos e-mails que contêm, no assunto, o nome com que ela chega até você. Depois, acione Página Inicial > Regras. No menu que se abre, escolha Criar Regra. Surge a caixa de diálogo Criar Regra. Nela, você seleciona as condições de entrada do e-mail e marca a caixa Mover o item para a pasta. Na janela seguinte, Regras e Alertas, clique na pasta criada para as newsletters e dê OK. Pressione OK também na caixa Criar Regra. Está feito.

AVANÇADAS 3 NORMAS Há mais opções para enquadrar a mensagem.

Acione novamente Página Inicial > Regras > Criar Regra.

Na caixa de diálogo Criar Regra, pressione o botão Opções Avançadas para abrir o Assistente de Regras.

Nessa janela, dá para detalhar as condições do e-mail, marcando opções como palavras específicas no corpo da mensagem, marca de prioridade, se você foi copiado e até a forma como seu nome é escrito. Isso facilita muito a filtragem das mensagens. Clique em Avançar.

POSSÍVEIS 4 AÇÕES Na tela seguinte, observe que há uma ampla lista de ações possíveis: excluir a mensagem (ou seja, mandá-la para a pasta de excluídos), apagá-la definitivamente, fazer uma cópia, imprimir etc. Clique na opção Mover Para a Pasta Caixa de Entrada. Claro que não queremos isso, mas o Outlook busca essas informações na mensagem. Na parte inferior da janela, clique no link Caixa de Entrada e escolha a pasta criada anteriormente. Pressione Avançar.

EXCEÇÕES À REGRA 5

A terceira coisa a ser escolhida ao criar uma regra são as exceções. Por exemplo, você pode querer que resumos semanais de uma newsletter não vão para a pasta dela.

Para ambos os filtros que propusemos, não há necessidade de exceções, mas o Outlook traz essa versatilidade. Se quiser adicionar uma exceção, basta marcar uma opção, clicando no link na parte inferior da janela para personalizar a pasta ou contato que serão usados para a regra, da mesma forma usada nas escolhas anteriores. Pressione Avançar e, na tela final do Assistente de Regras, dê um nome à regra e pressione Concluir. Se quiser aplicar a regra às mensagens da caixa de entrada imediatamente, marque a opção Executar Esta Regra Agora Nas Mensagens em Caixa de Entrada antes de concluir.

GERENCIAR 6 PARA Quando quiser mudar alguma regra estabelecida, acione Regras > Gerenciar Regras e Alertas. Na caixa de diálogo você tem a lista das regras criadas, pode excluir alguma, copiar, mudar a ordem, entre outras possibilidades. Por essa mesma janela gerenciam-se os alertas, como os que vierem de um servidor SharePoint.

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FILTROS RÁPIDOS

Quem tem uma rotina para tratamento de e-mails pode utilizar o recurso Etapas Rápidas para agilizar as operações diárias.

Ele está disponível na guia Página Inicial e permite a criação de filtros e ações personalizadas para as mensagens. O Outlook já traz algumas etapas rápidas prontas, como Responder e Excluir e Para o Gerente, que encaminha uma mensagem para um destinatário predefinido.

NOVA ETAPA

Para criar uma nova etapa rápida, na caixa correspondente, clique em Criar. Na janela que se abre, digite um nome para a nova etapa rápida e selecione comandos na seção Ações. É possível mover e excluir uma mensagem, além de aplicar marcações nela e criar compromissos ligados ao conteúdo do e-mail. Se mais de uma operação for necessária, é só clicar em Adicionar Ação.

ATALHO DE TECLADO

Nas etapas rápidas, cada ação tem parâmetros próprios. Se você escolher Mover Para Pasta, será necessário indicar a pasta de destino, por exemplo. Depois de definir as ações, é possível escolher um atalho de teclado para a etapa rápida, clicando no campo Tecla de Atalho. Pressione Concluir e a etapa rápida está pronta para ser testada.

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outlook I compromissos

REUNIÕES SOB CONTROLE

Use o Outlook para marcar reuniões, negociar horários e disparar alertas para os eventos por LUCIA REGGIANI

A

equipe precisa se reunir para discutir um assunto importante. Como convocar cada pessoa, checar a disponibilidade das diversas agendas e encontrar o dia e a hora possível para todos sem perder horas ao telefone? Usando

o Outlook, claro. O gerenciador de e-mails do Office também controla muito bem os compromissos e dispara alertas para lembrar aos esquecidinhos que o evento está perto de acontecer. Veja a seguir como aproveitar esses recursos.

CRIE O EVENTO

Na área Calendário do Outlook, acione a guia Inserir e clique em Nova Reunião. Na janela Reunião, preencha assunto, local, horário e alguma recomendação, se for o caso. Digite na caixa Para os endereços de e-mail dos convidados e clique no botão Enviar. Um convite é encaminhado por e-mail aos participantes, e a reunião aparecerá no calendário de todos os contatos que tiverem o programa instalado no computador.

ACEITAR OU REJEITAR?

Recebeu convite para uma reunião?

Para aceitá-lo, clique no botão Aceitar e escolha uma das opções.

Caso você ainda não saiba se poderá comparecer, clique em Provisório.

Não pode ir? Acione Recusar ou sugira uma outra ocasião, clicando em Propor Novo Horário. Na caixa de diálogo que se abre, arraste as linhas verticais que identificam o início e o término do evento para o seu horário de conveniência e clique em Propor Horário. A pessoa que disparou a convocação receberá sua proposta. Caso você esteja sem Outlook e receba o convite pelo Gmail, terá as opções de resposta Sim, Talvez e Não.

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ORDEM NO CALENDÁRIO

O calendário pode ser visualizado de várias formas: por dia, semana e mês. O Outlook 2010 considera como padrão de tempo os dias úteis da semana, com intervalo entre 8h e 17h. Para agendar compromissos em outros horários, acione a guia Arquivo > Opções. Em seguida, na janela Opções do Outlook, faça os ajustes de hora de início e término de trabalho, semana, fuso horário do local em que está e até da cor do calendário, se quiser.

Finalize clicando em OK.

LEMBRETES

Ao criar um compromisso ou reunião, você pode pedir ao Outlook que o lembre com uma certa antecedência. Clique no evento para habilitar a guia Ferramentas de Calendário. No grupo Opções, clique na seta do campo ao lado do item Lembrete e defina o tempo de disparo do aviso. Caso queira associar um alarme sonoro ao lembrete, clique em Som no menu de tempo e escolha o som na caixa de diálogo Alarme do Lembrete.

CALENDÁRIO POR E-MAIL

Você pode compartilhar por e-mail informações de seu calendário com colegas de trabalho, amigos ou familiares. Eles receberão as informações como uma imagem, mesmo que não utilizem o Outlook 2010. É muito simples. Na guia Página Inicial, clique no botão Enviar Calendário por Email. Na caixa de diálogo, selecione o intervalo de datas e o Nível de Detalhe que você deseja enviar.

Depois, clique em OK. Uma janela de mensagem se abrirá com o calendário anexado, pronta para ser enviada.

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outlook I contatos

A LISTA FAZ A ENTREGA Monte listas de distribuição para grupos de destinatários mais frequentes por Carlos Machado

N

ão é preciso selecionar, um a um, todos os membros de uma equipe ou de um grupo na hora de enviar uma mensagem coletiva. Muito mais prático é criar uma lista de distribuição. Desse

modo, quando é preciso mandar um e-mail, basta selecionar a lista como destinatário para que todos os integrantes fiquem a par dos acontecimentos. Veja como criar e usar essas listas no Outlook 2010.

A LISTA 1 PREPARE Enviar e-mails a uma lista de contatos selecionados não tem nada de complicado. Primeiro, prepare uma lista de distribuição. Acesse a guia Página Inicial e clique no botão Novos Itens, que fica ao lado de Novo E-mail. No menu que surge, abra as opções Mais Itens > Grupo de Contatos. Abre-se a tela para a confecção da lista.

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OS MEMBROS 2 SELECIONE Clique em Adicionar Membros. No menu que aparece, escolha o catálogo de endereços com os contatos, que pode ser o do próprio Outlook ou o do Windows. Também é possível criar um novo contato por esse atalho.

Com a tecla Ctrl pressionada, use o mouse para selecionar os contatos que vão integrar a lista. Clique no botão Participantes. Dê OK. Os endereços aparecem na tela Lista de Distribuição. Na caixa Nome, digite um nome para essa lista. Clique em Salvar e Fechar.

ENVIE A MENSAGEM 3

É hora de enviar a mensagem.

Clique em Página Inicial > Novo Email, escreva a mensagem. Aqui, vale lembrar que o texto pode conter formatações, tabelas e outros recursos. Digite o assunto. Clique no botão Conta, para escolher com qual conta você vai enviar o e-mail. Se você não fizer essa indicação, valerá sempre a conta-padrão. Agora, clique no botão Para. Na tela de Contatos, selecione a lista de distribuição.

EXTERNAS 4 LISTAS Se você acabou de instalar o Outlook, naturalmente não tem uma lista de contatos.

Mas é possível importar listas de outra instalação do Outlook, do Outlook Express, do Windows Live Mail e de vários outros programas. Para isso, acione Arquivo > Abrir > Importar. No Assistente para Importação e Exportação, escolha a opção Importar de Outro Programa ou Arquivo. Avance. Se as informações vêm de um arquivo Outlook, escolha Arquivo de Pasta Particular (.pst).

Se vêm do Outlook Express ou do Windows Mail, selecione a opção correspondente. Clique em Avançar. O Outlook pergunta se você deseja executar a importação. Responda Sim. Pronto!

Os endereços foram importados.

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one note I ferramentas

ANOTAÇÕES A JATO Explore os recursos do OneNote 2010 para guardar textos, gerenciar tarefas e até fazer cálculos por ERIC COSTA E LUCIA REGGIANI

P

ouco conhecido entre os aplicativos do Office, o OneNote oferece uma ajuda e tanto nas anotações. Seus recursos são de grande utilidade tanto para estudantes quanto para profissionais que querem reunir informa-

ABAS ORGANIZADAS

ções e manter controle de reuniões e projetos.

Apesar de ser bastante intuitivo, o OneNote traz alguns recursos escondidos. Confira, a seguir, algumas dicas para aumentar o poder do programa na gerência do conteúdo.

Há três níveis de abas no OneNote. O primeiro, do lado esquerdo da tela, permite alternar rapidamente entre os blocos de anotações criados. O segundo, no topo da tela, reúne as seções de cada bloco de anotação, que podem ser agrupadas por assunto, por exemplo. No terceiro nível de abas estão as páginas de cada seção ou assunto, com acesso pelo lado direito da tela. As seções podem ser unidas em grupos, e as páginas admitem subpáginas. Com isso, é possível criar estruturas complexas de anotações.

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RECORTE E GUARDE

Encontrou os dados que procurava na internet? O OneNote é um excelente lugar para guardar rapidamente um achado importante. Para isso, abra o programa e uma página em branco.

Acione a guia Inserir e clique no item Recorte de Tela. A janela do OneNote some e aparece um marcador para você selecionar a informação que deseja capturar, pressionando e arrastando o mouse. Ao soltar o botão, o recorte da tela vai para a página do programa e é salvo automaticamente.

Para você não ter como esquecer, o recorte vai junto com a data e a hora em que foi feito.

CASADO COM O OUTLOOK

Ao usar o OneNote para gerenciar projetos ou estudos, pode ser interessante criar tarefas e compromissos. Para quem também usa o Outlook, isso é bem fácil. Acesse Página Inicial > Tarefas do Outlook e escolha o item conforme o prazo da tarefa. Além de ser criado o item no Outlook, surge um link no OneNote, para facilitar a manutenção dos prazos e seções de um projeto.

GRAVAÇÃO DE SOM E VÍDEO

Para quem gosta de gravar o áudio ou vídeo de uma reunião ou palestra, o OneNote pode incluir o arquivo diretamente nas anotações. Melhor ainda, se você digitar texto durante a gravação, o programa, ao tocar o áudio, grifa a seção do texto que era digitado naquele momento da palestra. É uma ferramenta poderosa para estudo e transcrição e elaboração de trabalhos sobre reuniões ou exposições.

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IMPRESSORA VIRTUAL

Uma forma de copiar conteúdo de outros aplicativos para o OneNote é “imprimir” o item na impressora virtual. Se você estiver trabalhando no Word, por exemplo, e quiser copiar o texto, acione a guia Arquivo > Imprimir e, na lista de impressoras, escolha Enviar para o OneNote 2010. Pressione o botão Imprimir. Na janela Selecionar Local do OneNote que se abre, escolha a seção em que deseja incluir o texto e dê OK. O conteúdo é automaticamente copiado para o local indicado no bloco de anotações virtual.

ANOTAÇÕES NA WEB

Ao criar um novo bloco de notas, o OneNote pode armazená-lo em três locais diferentes. Guarda o conteúdo no disco rígido do computador, mas essa opção não permite acesso aos textos de outros micros. Você pode guardar as anotações em um servidor SharePoint, utilizado em redes de empresas, ou salvá-las na internet, usando o login da conta no Windows Live (www. windowslive.com.br). Nesse caso, as anotações podem ser acessadas de qualquer lugar, tanto pelo próprio OneNote quanto pelo navegador. Para escolher entre essas opções, acesse Arquivo > Novo.

TEXTOS LIGADOS

Há um meio de ligar trechos de texto, células de planilha ou slides de uma apresentação a anotações. Acesse a guia Revisão desses programas e clique em Anotações Vinculadas. Será criada uma nova anotação no OneNote. Ao teclar o texto da anotação, surge um ícone ao lado dele, correspondente ao tipo de arquivo usado como origem.

Ao revisar as anotações no OneNote, clique no ícone para abrir o Word, o Excel ou o PowerPoint no ponto que gerou a anotação.

FAÇA AS CONTAS

O OneNote pode dispensar o Excel ao efetuar cálculos rápidos. Para isso, basta teclar a operação matemática diretamente nas anotações, seguida pelo símbolo de igual (=) e por um espaço em branco. O OneNote sabe usar as quatro operações básicas, fatorial (com o sinal de exclamação), porcentagem (%) e potenciação (com o acento circunflexo), além de operações trigonométricas (com texto em inglês, como SIN para seno), entre outras funções matemáticas.

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