УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ г. ХАРЦЫЗСКА ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ № 23 «РАДУГА» ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ
МАТЕРИАЛЫ ПРЕДМЕТНОЙ НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ ДЛЯ ЗАВЕДУЮЩИХ ДОШКОЛЬНЫХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
по теме «Кадровый менеджмент как основа управления современным дошкольным образовательным учреждением»
Дата: 29.04.2015г в 09.00ч Место проведения: ДОУ № 23 «Радуга» Методист МК Управления образования г. Харцызска Красная О.В. Заведующая ДОУ № 23 «Радуга» Пригара Л.Н. ХАРЦЫЗСК – 2015г
Тема: «Кадровый менеджмент как основа эффективного управления современным дошкольным образовательным учреждением» Цель:
формирование у участников предметной научно-методической комиссии системного видения современного образовательного учреждения как управляемой образовательной системы; уяснение специфики образовательного учреждения как социально-педагогической системы;
Задачи: сформировать коммуникативно - информационные и экспертные компетентности с целью моделирование образовательных процессов с позиций современного менеджмента качества образования; способствовать самоопределению и конструированию индивидуального образовательного плана топ-менеджера, ориентированного на применение новых инструментов оценки качества образования; способствовать принятию нестандартных решений, объединяя все ресурсы для решения поставленных задач. сформировать умение руководителей ДОУ сочетать различные формы работы с кадрами в соответствии с поставленными задачами. Форма работы: геймификация (от англ. слова gamification) – это процесс использования игрового мышления и динамики игр для вовлечения аудитории для решении поставленных задач. Состав участников игры: 1. Заведующие ДОУ УО г. Харцызска: участники (2 группы по 9 человек). 2. Ведущие тимбилдинга: Красная О.В., методист МК, Пригара Л.Н., заведующая ДОУ № 23 3. Ассистенты ведущих тимбилдинга: Хомич И.И., воспитатель-методист, Чепниян С.Н., практический психолог, Купцова Л.Н., социальный педагог. 4. Группа экспертов (они входят в состав жюри при оценивании результатов работы групп, 3 человека): Бурда И.Ю., главный специалист по дошкольному образовании. УО г. Харцызска, Мирская Е.В., специалист по кадрам, Лебедева В.А., инженер по ОТ, Хворостянова Н.М., специалист архивного отдела городской администрации г. Харцызска. Оборудование: планы работы ПНМК, мультимедийный проектор, компьютер, презентации для выступлений, диски с материалами на каждого участника, 2 магнитные доски (переносные), гроздь винограда (натуральный) и две грозди винограда для оформления, бутаньерки «Виноград», листы бумаги А-4, ручки для работы, готовые картинки из глянцевых журналов для создания «пирамиды», 2 схемы с надписями и силуэт лица для упражнения «мыслительная карта», бланки оценивания результатов работы групп для экспертов, 2 набора карточек с указанием «участник», «эксперт», лист бумаги (ватман 2шт, лист А-4, фломастеры, маркеры).
План Время 8.45-9.00
9.00-9.10
9.10-9.15 9.15-9.30
1. Организационный кейс Содержание работы Цель Регистрация Согласовать взаимодействие Анкета «Руководитель или участников встречи. лидер» Знакомство с выставками Самопрезентация работы Просмотр видеоролика ДОУ № 23 «Радуга» «Вальс» в исполнении воспи- Создать положительный эмотанников студии бального тан- циональный настрой на нца «Международный день тан- встречу ца». День в истории (презентация) Познакомить с выдающимися датами в истории в этот день Упражнение «Гроздь виногра- Создание мотивации на рада» боту участников ПНМК Тимбилдинговая политика в повышение сплоченности ДОУ коллектива ДОУ, через создание атмосферы сотрудничества и успешности
2. Практический кейс Содержание работы Цель Деловая игра «Профессиона- Повышение профессиональльная компетенция педагогов – ной компетенции педагогов в системаобразующий фактор в создании положительного создании положительного ими- имиджа ДОУ джа дошкольного учреждения» 9.45-10.00 Программа «Женский журнал» повышение компетентности «Наедине со всеми»: участников в вопросах созда- Имидж современного ДОУ ния положительного имиджа ДОУ и его поддержки в процессе профессиональной деятельности. 10.00-10.15 Упражнение «Айсберг»: создание условий для пони- Признаки эффективной упра- мания необходимости команвленческой команды (работа в дного управления на условинейминг группах) ях продуктивного взаимодействия и взаимозависимости всех участников команды при организации образовательного процесса 10.15-10.30 Тайм-менеджмент: формирование знаний, уме- Упражнение СИВ ний и навыков в области эф- Упражнение «Пирог» фективного управления вре- Презентация тайм-менеджера менем, овладение инновационными технологиями и формами практической реализации возможностей оптимизации расхода времени. Время 9.30-9.45
Ответственный Цыбина Е.В., Водолазская Т.И. Хомич И.И. Купцова Л.Н. Дендеберя Т.В.
Купцова Л.Н. Пригара Л.Н. Красная О.В.
Ответственный Купцова Л.Н.
Пригара Л.Н.
Красная О.В., Купцова Л.Н., Чепниян С.Н., ассистенты ведущего
Чепниян С.Н.
10.30-10.45
«Мыслительная карта»: - Делегирование полномочий
Раскрытие методов делеги- Пригара Л.Н., рования полномочий и от- Купцова Л.Н ветственности в системе кадрового менеджмента 10.45-11.05 «Педагогический салат»: Трансляция опыта педагоги- Хомич И.И., - Номенклатура дел ДОУ ческой деятельности по формированию рабочего пространства - Методические рекомендации Хворостьянова по организации работы архивН.М. ного подразделения дошкольного образовательного учреждения 11.05-11.20 Упражнение «Пытливый педа- разработка единых норматив- Хомич И.И. гог»: но-методических основ, при- Документоведение и работа с нципов и правил документикадрами в ДОУ рования информации и ра- Самотест по ОТ боты с документированной - Презентация по охране труда информацией Лебедева В.А. 3. Рефлексивный кейс Время Содержание работы Цель 11.20-11.30 Путешествие по сайту МК Трансляция опыта работы ДОУ через материалы сайта методического кабинета Управления образования 11.30-11.35 Танцевальная композиция «Не Снятие психоэмоциональноупустите шарик» го напряжения, создание положительного эмоционального фона 11.35-11.40 Рефлексия «Обратная связь»
Ответственный Пригара Л.Н., Хомич И.И., Купцова Л.Н., Чепниян С.Н. Мишина Н.М., физинструктор, Чепниян С.Н., практический психолог Активизация участников Красная О.В., ПНМК повышение степени методист МК сплочённости, повышение настроения
ХОД встречи Встреча участников ПНМК: Ответственные: Чепниян С.Н., Камнева Л.П., Дендеберя Т.В. (вручают гостям бутоньерки «Виноград» двух цветов: бордо и синий; гостям, членам экспертной группы – белый) Регистрация и раздача плана встречи и анкеты каждому участнику: Ответственные: Цыбина Е.В., Водолазская Т.И. Выставка печатных материалов и картотеки видеотеки опыта работы ДОУ: - участие во Всеукраинских, областных, городских конкурсах, фестивалях, проектах, областных семинаров, практика для слушателей курсов повышения педагогического мастерства; - работы профильных групп и групп, ведущих кружковую работу; - брошюры по управленческой работе (Положение о структурных подразделения ДОУ, циклограммы работы структурных подразделений помесячно (или годовую), информационная карта к оперативному совещанию при заведующей). Видеоролик. Фотопрезентация ДОУ № 23 «Радуга» (под музыкальное сопровождение и соответствующих надписей на слайдах под фото) Ответственная: Купцова Л.Н. Участникам предлагается занять место за соответствующими столами (цвет бутоньерки соответствует украшению стола) 1 часть. Слайд 1 (презентация) 1.1. Приветствие Слайды 2-8 (презентация к танцу) 1.2. «Французский вальс» в исполнении участников ансамбля бального танца «Эллис» По окончании танца голос за кадром объявляет: «Сегодня вас приветствовал ансамблю бального танца «Эллис» «Французский вальс», руководитель ансамбля бального танца Голев Александр Анатольевич Слайд 9-11 - надпись «29 апреля – Международный день танца» 1.3. «Этот день в истории». Голос за кадром озвучивает рубрику и комментирует слайды «Чем знаменателен этот день в истории?». Ответственная: Дендеберя Т.В. (микрофон) Слайд 12 (гроздь винограда на слайде) 1.4. Психологическое упражнение «Гроздь винограда». Пригара Л.Н., ведущая: Сегодня мне захотелось принести на нашу встречу виноград. Виноград – символ благополучия, богатства, он заключает в себе солнечное тепло, и эту солнечную энергию мы получаем от этих ягод. Но если внимательно посмотреть на эту гроздь, то можно заметить, что каждая ягодка индивидуальна, не похожа на другие. Я предлагаю вам, передавая виноград, рассмотреть ягодки и прежде чем съесть одну, постараться охарактеризовать понравившуюся вам ягодку, что она может вам дать. (Гроздь исчезает с экрана) Чепниян С.Н., ассистент ведущего на «ракушке» подносит виноград участникам встречи. Реплики участников. Пригара Л.Н., ведущая: Итак, мы смогли попробовать «кусочек солнца», но вы обратили внимание, что одинаковых ягод не было – каждая ягодка отличалась от других своими свойствами, характеристиками, каждая ягодка индивидуальна, но посмотрите – все вместе ягоды составляют единую гроздь и сила этого единства в индивидуальности каждого.
Слайд 13-16 - Упражнение «Ассоциации» на тему «Кадры». Выходит Ольга Васильевна и продолжает Красная О.В., ведущая: «Ассоциации - это первое, что приходит в голову, когда вы слышите какое-то слово или видите какой-то предмет, как в данном случае была гроздь винограда. А сейчас я Вам предлагаю придумать ассоциации на то слово, которое скажет предыдущий участник. Постарайтесь не задумываться подолгу, говорите первое, что приходит в голову. Итак, я начинаю: кадры...» Присутствующие по очереди говорят с чем у них ассоциируется слово. Заключающей говорит Красная О.В. и подводит к термину «Тимбилдинг» Красная О.В., ведущая: «Жил мудрец, который знал все. Один человек захотел доказать, что мудрец знает не все. Зажав в ладонях бабочку, он спросил: «Скажи, мудрец, какая бабочка у меня в руках: мертвая или живая?» А сам думает: «Скажет живая – я ее умертвляю, скажет мертвая – выпущу». Мудрец, подумав, ответил: «Все в твоих руках». Эту притчу я взяла не случайно. В наших руках возможность создать сплоченный коллектив, с которым будет комфортно трудиться. В данный момент уже многие сотрудники различных учреждений имеют представление, что такое «тимбилдинг». Проще говоря - это командо-образую-щие мероприятия, т.е. выездные проекты, тренинги, спортивные экстре-мальные мероприятия, корпоративные праздники, игры. Чем сплоченнее коллектив, тем быстрее и результативнее им будут решаться любые задачи. Конечно, если коллеги давно знакомы друг с другом, прошли «огонь и воду», то между ними существуют доверие, взаимопонимание и поддержка. А если коллектив большой, не все в нем хорошо друг друга знают, существует разобщенность и никакая единая цель людей не объединяет, то время от времени внутри коллектива рождаются конфликты, ссоры и недопонимания, коллектив делится на группы. Можно ли исправить такую ситуацию? Как добиться того, чтобы группа людей с разными должностными инструкциями превратилась в единую команду? В этой работе может помочь тимбилдинг - это хороший способ сблизить людей, дать им возможность узнать человеческие качества друг друга. Так как, очевидно, что отличнейшее лекарство- это предупреждение. Сплоченность трудового коллектива проявляется в сработанности, ответ-ственности и обязательности его членов друг перед другом, согласованности действий и взаимной помощи в ходе выполнения производственных заданий. Внутри-коллективная сплоченность является важнейшей интегративной характеристикой коллектива, свидетельствующей об уровне его социального развития. Процесс сплочения трудового коллектива — это формирование и поддержание единства интересов, ценностей и поведения всех его членов в ходе трудовой деятельности. Характерными признаками сплоченного коллектива являются стабильность его состава, поддержание между членами коллектива дружеских контактов в рабочее и нерабочее время, высокий уровень трудовой дисциплины и общественной активности и как результат этого — сплоченный коллектив, готовый к внедрению инновационных технологий. Поэтому нами была определена кадровая политика ДОУ направленная на создание положительного климата в коллективе, с целью повышения эффек-тивности работы педагогов. Для сплочения коллектива определены направления тимбилдинговой политики в ДОУ: 1. Совместно духовно-нравственное развитие коллектива ДОУ; 2. Совместный активный отдых (ведение здорового образа жизни); 3. Забота о психологическом и физическом здоровье персонала; 4. Представление достижений даже одного участника образовательного процесса, всему коллективу ДОУ и социуму через газету и сайт.
2 часть. 2.1. Слайд 17-21 Деловая игра «Профессиональная компетенция педагогов – системобразующий фактор в создании положительного имиджа дошкольного учреждения» (фрагмент педагогического совета с педагогами ДОУ № 23, вынос табуреток педагогами). Купцова Л.Н., ассистент: Имидж - умение произвести нужное впечатление - один из основных слагаемых успеха. Мы живем в рамках стереотипов. И, к сожалению, чаще отдаем деньги за имидж (упаковку и позиционирование), чем за профессионализм или качественную начинку. Тем не менее, грамотное создание имиджа требуется не только отдельным людям, но и целым компаниям. Термины «деловой имидж», «имидж компании», «имидж предприятия» и прочно укоренились в жизни современного сообщества. Имеджилогия – это наука и искусство нравиться людям. В нашей ситуации – имеджилогия – это необходимый компонент профес-сиональной компетентности специалистов самого разного профиля. Создание положительного имиджа позволяет дошкольному учреждению решать следующие основные задачи: - пропагандировать свои достижения; - закладывать в образе дошкольного учреждения основные цели, к которым оно стремится; - стимулировать положительное отношение родителей к дошкольному учреждению. Работа по формированию положительного имиджа должна развертываться в двух основных направлениях: внутри учреждения и вне его. Знания, умения и опыт определяют компетентность человека, а способность мобилизовать их обуславливает компетенцию образованной, профессионально успешной личности. Рассмотрим Педагогическую систему как динамическую систему, отношения между компонентами которой постоянно изменяются. Компоненты педагогической системы: - деятельность педагогов и воспитанников; - управленческая деятельность, направленная на создание условий для решения образовательных задач; - педагогические средства (содержание педагогической деятельности, формы и методы педагогической работы). Закономерностью педагогической системы являются связь между ее компонентами, они представляют собой те существенные связи, от которых зависит оптимальность педагогических задач. 1. Распределение составляющих системы центра образования по мере их влияние на развитие учреждения. • администрация • педагоги • специалисты • воспитанники • родители • обслуживающий персонал • Обсуждение результатов. 2. Ролевая игра «Другое дошкольное учреждение хорошее, ну а наше лучше!!!» Время: 5-7 минут. Количество участников: от 5 до 30 человек. Для упражнения ведущий вызывает одного «продавца»: представитель дошкольного учреждения и 4-5 «покупателей», выбирающих дошкольное учреждение: родительДОУ № 23 «Радуга»
ребенок; педагог, ищущий работу; проверяющий из управления образования на предмет доп. финансирования школы. Они выходят в центр зала. Остальные участники становятся наблюдателями. Инструкция для продавца: Вы – представитель дошкольного учреждения. В вашем дошкольном учреждении представлены образовательные и воспитательные услуги любой вкус. Вы предлагаете их потенциальным членам дошкольного сообщества, как только они услышат подходящее им предложение, то поворачиваются к вам лицом. Вы не можете задавать вопросы «покупателям» услуг, «покупатели» вольны выбирать, предпочесть именно ваше дошкольное учреждение или…. Инструкция для покупателей: Вы потенциальные « покупатели» образовательновоспитательных услуг дошкольного учреждения. Вы можете выбрать для себя это учреждение, если вам понравится предложение, а можете не выбрать, если предложение вам не понравится. Пока «продавец» говорит, вы стоите к нему спиной. Как только вы слышите подходящее вам предложение, вы поворачиваетесь лицом к продавцу. Задача максимум для «продавца» – развернуть всех «покупателей». У «продавца» – 3 минуты на продажу услуг. После того, как три минуты прошли, ведущий подводит итоги: сколько покупателей развернулось – выбрало дошкольное учреждение, кто не выбрал и почему? Вопросы к продавцу: были ли трудности при продаже и почему? Как можно было бы быстрее продать услуги? Вопросы к покупателям: почему выбрали/не выбрали дошкольное учреждение? 3. Что, по мнению родителей составляет положительный имидж дошкольного учреждения (что родители ценят в дошкольном учреждении, почему выбирают данное учреждение). 3.1.Обсуждение критериев удовлетворенности родителей качеством работы образовательного учреждения, ранжирование их по степени значимости для своего учреждения. Материал: Список критериев для обсуждения в группах 3.2. построение перспектив работы в рамках выбранных критериев, в целях повышения профессиональной компетентности педагогов и как следствие, формирование положительного имиджа учреждения. Заключение: Рассматривая структуру имиджа, группа авторов под редакцией М. В. Удальцовой отмечают, что понятие имиджа близко к понятию персонификации, но включает не только естественные свойства личности, но и специально созданные. Кроме того, оно говорит как о внешнем облике, так и о внутреннем мире как человека, так и сообщества, о его психологическом типе. Здесь выделяются следующие слагаемые имиджа: 1. Профессионализм и компетентность. 2. Нравственная надежность. 3. Гуманитарная образованность. 4. Компетентность в области психотехнологий. Слайд 22 Заставка: картинка и музыка к Программе «Женский журнал», «Наедине со всеми» Беседа Пригары Л.Н. с молодым специалистом Дендеберей Т.В. и мамой Лазюкой Светланой Георгиевной. Пригара Л.Н., ведущая: Сюрприз: печенье с пожеланиями (разносят ассистенты) 2.2. Слайд 23-30 Наименование и цель упражнения «Айсберг», голос за кадром. Голос за кадром: Самый вкусный сок – это свежевыжатый сок, состоящий из нескольких правильно подобранных ингредиентов. Успешная компания – это компания, в команде которой объединены хорошие специалисты. Команда, в которой группа
людей работает как единый механизм, способна выдавать свежие креативные решения. На слайде появляется надпись «Признаки эффективной управленческой команды»; рубрику ведёт Ольга Васильевна: - Регулярное взаимодействие; - Отработанные процедуры взаимодействия; - Члены команды взаимозаменяют друг друга; - Направленность на достижение общей цели; - «Равные среди равных». Красная О.В., ведущая: Создавая управленческую команду, руководитель надеется, что она будет достаточно сильной, чтобы организация достигла нужного результата. Управленческая команда является уникальным ресурсом, который необходим для динамичной жизни и успешного развития образовательного учреждения в условиях возрастающей конкуренции. В связи с этим одна из приоритетных функций управления определяется как формирование команды и повышение её эффективности. Одно из главных назначений команды — интегрировать внутренние интеллектуальные, организационные и другие ресурсы; использовать те внутренние резервы, которые никакими административными методами не вовлечь в управление. Каждой команде необходимо иметь то, без чего ее создание теряет смысл. Это комплекс конкретных и общих целей; ограниченное количество участников; сильные индивидуальные и групповые стимулы; высокая степень автономии. Главная задача команды — эффективно решить проблему. Инструкция к выполнению упражнения «Айсберг» (помощники Цыбина Е.В., Камнева Л.П. выносят магнитные доски (со стороны группы С-6), Хомич И.И., Чепниян С.Н. выносят материал для своих групп (оборудование для работы: подготовленные вырезанные с глянцевых журналов картинок, клей карандаши, листы А-3 2шт); со стороны группы С-3). И сейчас я вам предлагаю в нейминг группах создать модель «Признаки эффективной управленческой команды» (из заготовок создают «коллаж»; работа с ассистентами). Ассистенты уточняют инструкцию в своих группах. Практическое выполнение работы участниками за столами и результат выкладывается на магнитных досках. Представляют свою модель признаков управленческой команды. По окончании помощники Цыбина Е.В. и Камнева Л.П. убирают магнитные доски за пилон (со стороны С-6. Цыбина Е.В. переходит на второй этаж со стороны С-3). 2.3. Слайды 31-43 Картинка «Часы». Инструкция к упражнению «Собственная Единица Времени» Чепниян С.Н., практический психолог, ассистент ведущего проводит упражнение «Собственная Единица Времени». Чепниян С.Н., ассистент: Как и механические часы, наши внутренние часы тоже могут идти точно, спешить или опаздывать. Почему это важно в контексте разговора о тайм-менеджменте? Это необходимо для того, чтобы не тратить свой невосполнимый ресурс времени на бесцельные размышления. Ведь планировать прошлое бессмысленно: всё уже случилось. А строить планы будущего в отрыве от настоящего - бесполезное занятие. Тайм-менеджмент — это инструмент для планирования своего настоящего, которое неразрывно связанно с будущим. Свои психофизиологические особенности восприятия времени нужно, прежде всего определить, а затем учитывать при организации времени.
Для этого вам необходимо закрыть глаза, и, не просчитывая, открыть их через 1 мин., по вашему мнению. В результате экспериментального измерения «собственной единицы времени» мы увидим, к какой группе людей вы относитесь, что же делать со своими внутренними часами? Идут ли они верно или требуют ремонта. Для этого вам необходимо отложить в сторону мобильные телефоны, снимите наручные часы, пожалуйста, чтобы они Вам не мешали (Светлана Николаевна ставит песочные часы и начинается отсчёт 1 минуты; участники закрывают глаза). По истечении 1 минуты, Чепниян С.Н. даёт общий анализ: 1 - люди, чьи внутренние часы сильно спешат. Их интересы устремлены вперед в будущее (они живут «там и потом»). Им характерно ставить цели в отрыве от настоящего, не соотнося их с конечным результатом и затрачиваемыми ресурсами; 2 - люди, чьи внутренние часы отстают. Их интересы обращены в прошлое (они живут «там и тогда»), планируют свое прошлое, что абсолютно бессмысленно; 3 - люди, чьи внутренние часы идут точно. Их жизнь зафиксирована только на настоящем (только «здесь и сейчас»), размышления о перспективах, планирование будущего – необходимый ресурс эффективного управления временем; 4 - люди, чьи внутренние часы немного убегают вперед. Их интересы связаны с настоящим, которое является частью будущего («мое завтра начинается сегодня»). Умелая стратегия – эффективный способ достижения любой цели. Чепниян С.Н.: А теперь, чтобы убедить Вас об актуальности и значимости Тайм – менеджмента на сегодняшний день, я предлагаю Вам выполнить упражнение «Пирог» (ассистент Хомич И.И. и помощник Цыбина Е.В. входят со стороны группы С-3 и раздают участникам карточки, с нарисованными кругами и разделёнными на 70 секторов. Переход Цыбиной Е.В. на второй этаж со стороны группы С-6). Перед Вами карточка, на которой изображен круг, разделенный на 70 секторов. 1 сектор обозначает 1 год, 70 лет – это средняя продолжительность жизни. Закрасьте сейчас столько секторов, сколько Вам лет. А теперь давайте обсудим Ваше будущее… Сколько человек спит? В среднем 6-8 часов в сутки, так 1/3 часть оставшейся жизни уйдет на сон – закрасьте еще 1/3 часть секторов. По мнению психологов, если сложить время затраченное нами на хандру, безделье, это еще как минимум 3 года – закрасьте еще 3 сектора. Посмотрите и оцените сколько активного времени Вам осталось? «Малый кусок пирога»? Только в Ваших силах сделать его максимально вкусным, максимально питательным, максимально нужным. Люди говорят, время проходит. Это ошибка! Время стоит. Проходите Вы. Время – это ресурс, данный каждому из нас от рождения. Времени у всех одинаково – 24 часа в сутки, 8760 часов в год. Даже если вычесть сон, то остается около 5800 часов активной деятельности! Запас времени у каждого человека огромен. И если кто-то скажет вам «У меня нет времени» - теперь вы знаете, этот человек заблуждается. Время есть у всех, просто расходуем мы его по-разному. И от того, как мы это делаем, зависит то, как мы живем. Самоорганизация – дело, конечно, не простое. Но ради тех замечательных результатов, которые она приносит, ею стоит заняться.
Чтобы узнать, как эффективно организовывать свое время, давайте разберемся, что же такое тайм – менеджмент (ТМ). Тайм – менеджмент – искусство эффективной организации времени. Задачи ТМ – помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей. Успевать больше, уставая меньше. На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, - ради этого и стоит работать над собственной эффективностью. Слайд 44-47 Просмотр презентации Тайм – менеджмент в работе педагога как организатора педагогического процесса. Комментарии к презентации Чепниян С.Н. 2.4. Слайд 48 Картинка «Человек-многорук» и музыкальная заставка к телепрограмме «Что? Где? Когда?». Упражнение «Мыслительная карта». (Помощники Цыбина Е и Камнева Л.П. выставляют две магнитные доски, на которых изображён силуэт руководителя и от него много рук, на которых напечатаны задания, решение которых можно или нельзя делегировать; уменьшенное изображение людей, с наименованием должностей: воспитатель-методист, старшая медсестра, практический психолог, завхоз, кладовщик, делопроизводитель и т.д.). В это время голос за кадром. Голос за кадром: Реалии современной деловой среды таковы, что ни один руководитель не справится с управлением своего предприятия, учреждения, организации в одиночку. Большие объемы информации и жесточайшая конкуренция вынуждают управленцев делегировать полномочия. Только так они могут позволить себе сосредоточиться на деятельности, которая приносит организации наибольшую пользу, а рутинные и повседневные заботы перевести на подчиненных. Впрочем, до сих пор многие руководители хотят и одновременно боятся передавать часть своих задач и полномочий. «Зачем отдавать то, что я сделаю лучше и быстрее? Чем же буду заниматься я? И если сегодня я передам работу заму, то не займет ли он через полгода мое место?» — размышляют они. Голос за кадром: Для продолжения игры приглашаются представительницы команд: - Мандра Ольга Николаевна, - Головко Оксана Ярославовна, - Гуркова Светлана Михайловна, - Захарова Ирина Викторовна, - Клименко Валентина Васильевна, - Глушкова Наталья Яковлевна. Перед Вами силуэт руководителя и предложены задачи, которые ему предстоит решить. Рядом находятся силуэты помощников, которым можно делегировать выполнение этих задач. Вам предлагается за 1 минуту определить кому, какие задания и кому вы будете делегировать. Практическая работа в нейминг группах возле магнитных досок. По окончании выполнения работы, голос за кадром продолжает. Голос за кадром: В нашем зале находятся руководители дошкольных образовательных учреждений с многолетним опытом управленца. Право для комментария предоставляется Федченко Ларисе Васильевне и Строкиной Любовь Петровне (комментарий дают противоположной нейминг группе) Слайд 49 Правила делегирования полномочий (Памятка по делегированию полномочий на диске) По окончании данного этапа Цыбина Е.В. и Камнева Л.П. убирают магнитные доски
2.5. Слайд 50-51 Игра «Педагогический салат «Номенклатура дел ДОУ»» Пригара Л.Н., ведущая: Уважаемые, коллеги, в Ваших дошкольных учреждениях у Вас есть помощники. У меня тоже есть помощники. И сейчас я хочу делегировать свои полномочия и передать слово для проведения следующего упражнения «Педагогический салат» воспитателю-методисту Хомич И.И. Хомич И.И., ассистент: Добрый день уважаемые участники тимбилдинга! Я предлагаю начать работу на нашей педагогической кухне. Слайд 52-54 «Неразбериха на рабочем месте». Обратите внимание на экран – вам это знакомо? Такое случается от неумения, а порой не знания как организовать свое рабочее место. Самоорганизованность – это не сверхъестественный дар, а скорее навык, искусство, которому можно научиться. Другими словами, организованными и эффективными не рождаются – ими становятся. (В это время ассистент Чепниян С.Н. со стороны группы С-3 раздают карточки для работы) Я бы хотела озвучить многим знакомые слова: «Управление людьми начинается с управления собой!» Тема нашей работы «Номенклатура дел ДОУ» Для начала разберемся с основными понятиями. - Упражнение «Найди пару» Вам предлагается подобрать к понятию его толкование (участникам предлагается подобрать карточки по смыслу). делопроизводство документирование документ документооборот дело формирование дел номенклатура дел делопроизводство
деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в ДОУ фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке это текстовая информация по какому-то одному вопросу, оформленная в установленном порядке на листах бумаги и включенная в документооборот движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности ДОУ это систематизация документов внутри дела и группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в ДОУ
Функции номенклатуры Хомич И.И., ассистент: Теперь предлагаю определить функции номенклатуры дел. - Упражнение «Исключи лишнее». Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения. Рассмотрим ее основные функции. Вам предлагается из перечисленных ниже функций выбрать те, которые действительно относятся к номенклатуре. На слайде по очереди будут появляться функции номенклатуры (правильные будут чередоваться между собой). Увидев необходимые функции, предлагаю Вам хлопнуть в ладоши: - систематизация и закрепление индексов дел; - основа для размещения и поиска документов по папкам; - установление сроков хранения дел и является пособием для проведения первого этапа экспертизы ценности документов; - для учета дел временного (до 10 лет) хранения; - основа для составления описей дел и актов о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению; · разработка и проектирование бланков документов; · подготовка поступивших документов к докладу руководству организации;
· регулирование хода исполнения документов, контроль сроков исполнения документов; · организация компьютерного изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения. Хомич И.И., ассистент: Сегодня в этом зале присутствует начальник архивного отдела городской администрации г. Харцызска Хворостянова Наталья Михайловна. Хворостянова Н.М.: Одним из основных инструментов делопроизводства любой организации или учреждения является номенклатура дел, которая устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности документов. Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительской власти. Главная задача создания документа – правильно организовать документооборот: передать или получить, зарегистрировать, согласовать, проконтролировать срок исполнения, сохранить документ, использовать содержащуюся в нём информацию, передать на дальнейшее хранение в архив или, если документ не имеет научного или иного значения, уничтожить. И в этом контексте делопроизводство и документооборот – не входящие, исходящие и внутренние документы. Это и есть правильная организация работы с документами. Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов: Этап первый. Определение круга документов для включения в номенклатуру. Этап второй. Составление заголовков дел. Этап третий. Разработка классификационной схемы, т.е. порядка расположения дел. Этап четвертый. Определение сроков хранения дел. Этап пятый. Определение системы индексации и установление индексов дел. Этап шестой. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Слайд 55 Алгоритм работы «Организация делопроизводства и ведения архивной работы в учреждении» Хворостянова Н.М. (на слайде появляется постепенно алгоритм работы «Организация делопроизводства и ведения архивной работы в учреждении»: 1. Приказом руководителя назначить лиц, ответственных за ведение делопроизводства и архивной работы и внесение этих функций в должностные инструкции. 2. Разработка инструкции по делопроизводству и согласование с ЭК архивного отдела администрации. 3. Разработка положений об архивном подразделении учреждения и об экспертной комиссии учреждения, согласование положений с ЭК архивного отдела. 4. Разработка номенклатуры дел на 2015 год, согласование ее с ЭК архивного отдела. 5. Оформление папок по номенклатуре дел. 6. Проведение экспертизы ценности документов, выделение документов к уничтожению, составление и согласование с ЭК архивного отдела акта. 7. Упорядочение архивных документов (подшивка, нумерация листов, оформление заголовков дел, заверительных надписей, составление описей дел (№1- на дела со сроками хранения «до ликвидации учреждения» и №1- Л – на дела по личному составу (кадровым вопросам). Согласование указанных описей с ЭК архивного отдела: Хворостянова Н.М: В заключении хочется обратить внимание, что грамотно составленная номенклатура дел – основа правильной организации делопроизводства. Номенклатура дел, продуманная до мелочей и разработанная по методическим рекомендациям, но исключительно для конкретной организации, где
систематизированы все документы данной организации, - уже залог успешного делопроизводства. Наша цель - не только составить документ, передать информацию, но и постоянно его использовать. Слайд 57-63 Картинка на слайде, название упражнения «Пытливый педагог» Хомич И.И., ассистент: Правильной организации делопроизводства и документооборота в современном обществе уделяется достаточно серьезное внимание. От того как будут оформлены документы учреждения, зависит очень многое. Документация - «лицо» любой организации, в том числе и дошкольного образовательного учреждения. Огромное значение в деятельности каждого до-школьного учреждения имеет правильно организованная работа с кадрами. Существуют единые требования и правила оформления документов (в это время помощники Цыбина Е.В. и Терновая С.В. выносят материал: ватманы. На одной половине: наименование (для одной нейминг группы – «Приём», для другой – «Увольнение»). И сейчас я вам предлагаю упражнение «Пытливый педагог» по ведению распорядительной документации по личному составу и особенности организации работы с персональными данными работников. И для начала давайте вспомним документы по личному составу. (слайд) - трудовые договора - приказы по личному составу - личные карточки формы № Т-2 - личные дела - трудовые книжки 1 задание. У вас на столе лежат листы бумаги, участникам первой группы предлагается составить схему документирования при приёме работника, а второй группы - оставить схему документирования при увольнении. На выполнение работы отводится 3 минуты. (Работы передаются для рассмотрения экспертной комиссии). Хомич И.И., ассистент: Сейчас слово нашим экспертам Резюме экспертной группы по выполнению нейминг группой практической работы: Приём: Схема документирования при приеме работника: Резюме - Анкета - Трудовой контракт (договор) с работником - Приказ о приеме - Запись в 'трудовой книжке - Запись в личной карточке ф. Т-2 и личном деле Передача документов в централизованную бухгалтерию. (При поступлении на постоянную работу оформляется заявление о приеме на работу и (или) трудовой контракт. На основе этих документов составляется приказ по личному составу о приеме на работу. На основании приказа о приеме делают запись в трудовой книжке, заполняют личную карточку формы Т-2, заводят личное дело, копию приказа о приеме передают в бухгалтерию, где работнику присваивают табельный номер и заводят лицевой счет по заработной плате). Увольнение: Схема документирования при увольнении работника: Приказ об увольнении Запись в трудовой книжке - Запись в личной карточке ф. Т-2 и личном деле – Передача документов в централизованную бухгалтерию на закрытие лицевого счета по заработной плате. (При увольнении с работы работник пишет заявление за 2 недели до увольнения. На основании заявления издается приказ, затем делается запись в трудовой книжке и личной карточке формы № Т-2. Копии приказа поступают в личное дело и бухгалтерию, где производится полный расчет с работником) Мирская Е.В., эксперт: А сейчас мы с вами посмотрим схему перевода. При переводе работника на другую должность издается приказ по личному составу, делается запись в трудовой книжке, на личной карточке. Одну из копий приказа помещают в личное дело, другую передают в бухгалтерию для внесения изменений в лицевой счет по зарплате.
- Схема документирования при переводе работника: Приказ о переводе на другую должность - Запись в трудовой книжке - Запись в личной карточке ф. Т-2 и личном деле Запись в лицевом счете по заработной плате - Оформление записей в трудовых книжках: все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). - Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Все записи должны производиться аккуратно, без зачеркиваний и исправлений. Если возникает необходимость внести исправления, то они оговариваются, заверяются подписью должностного лица и печатью. Таким же образом (подписью должностного лица и печатью) заверяются и записи об увольнениях Хомич И.И., ассистент: Согласно схеме документирования мы пишем приказ о приёме работника. 2 задание. Первой группе предлагаем написать приказ о приеме на работу Ивановой Натальи Ивановны. (3 мин.) Второй группе написать приказ на увольнение (3 мин) Наши эксперты проверят правильность оформления приказа. Резюме экспертов: После издания приказа мы вносим запись в трудовую книжку. Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике: а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Хомич И.И., ассистент: Мы с вами вспомнили некоторые документы, которые относятся к документации по личному составу и особенности организации работы с персональными данными работников. Слайд 64-73 Появляется слайд «Охрана труда» с надписью: «Помни, работник, везде и всегда: Главное – это охрана труда» Пригара Л.Н.: Деятельность руководителя дошкольного образовательного учреждения основывается на выполнении требований законодательных документов в этой области. И сейчас мы предлагаем вам экспресс-тест по охране труда ( в это время помощники Цыбина Е.В., Чепниян С.Н. раздают тест-опрос). Данный тест не будет анализироваться экспертной группой. Он позволит вам сделать экспресс-анализ своих знаний и умений. Поэтому будьте искренними сами с собой. На данное выполнение работы даётся 3 минуты. (Выполнение работы участниками ПНМК, по окончании работы на слайде высвечивается правильные ответы. Заведующие себя проверяют).
На нашей с вами встрече присутствует инженер по охране труда Управления образования г. Харцызска Валентина Александровна Лебедева. Презентация по охране труда Слайд 74 Картинка команда и надпись, которую вслух читает Красная О.В. Красная О.В., ведущая: Дошкольное учреждение сегодня – это сложный организм, стремящийся к развитию, ищущий новые возможности, создающий необходимые условия для удовлетворения потребностей ребенка, семьи, общества, отвечающий самым современным требованиям. И думаю, вы все со мной согласитесь, что сердцем этого сложного организма является его педагогический коллектив. Заставить это сердце биться слаженно, ритмично, бесперебойно, организовать работу так, чтобы каждый педагог поверил в свои творческие возможности, настроить их на инновационную деятельность, вселить в них уверенность в успех общего дела, создать коллектив единомышленников, имеющих единое педагогическое кредо, позиции, традиции, или, как сейчас принято говорить, создать команду – в этом главная цель руководителя. Сегодня мы с вами находимся в коллективе, который с уверенностью мы называем командой. (Передаёт слово Людмиле Николаевне). Танцевальная композиция «Не упустите шарик» Дети старшего дошкольного возраста исполняют танцевальную композицию Слайд 75 Рефлексия «Обратная связь»: Красная О.В., ведущая проводит рефлексию «Обратная связь»
Тест опрос по Охране труда Уважаемые коллеги, выберите правильный ответ: 1. С какого момента работник считается принятым на работу: а) с момента издания приказа; б) с момента заключения трудового договора; в) с момента фактического допуска к работе. 2. За сколько времени работник должен предупредить работодателя об увольнении: а) за два месяца; б) за две недели; в) за три дня. 3. Коллективный договор регулирует отношения складывающиеся между: а) работниками и работодателем; б) профсоюзным органом и работодателем; в) профсоюзным органом и работниками. 4. Срок действия коллективного договора: а) от 1 года до трех лет; б) от 1 года до пяти лет; в) неопределенный срок. 5. Укажите, к какой ответственности будет привлечен работник, который нарушил правила внутреннего трудового распорядка: а) административная; б) уголовной; в) дисциплинарной. 6. Укажите, что из перечисленного является дисциплинарным взысканием: а) замечание; б) лишение премии; в) увольнение по соответствующим основаниям. 7. Укажите установленные сроки ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска педагогическим работникам: а) 42 календарных дня; б) 56 календарных дней; в) 28 календарных дней. 8. В течение какого времени проводится расследование несчастных случаев на производстве, отнесенных к категории тяжелых: а) в течение 3-х дней; б) в течение 10 дней; в) в течение 15 дней. 9. Сколько времени подлежат хранению в архиве учреждения акты формы Н-1, Н-2: а) 25 лет; б) 45 лет; в) 75 лет.
10. Кто выносит окончательное решение по квалификации несчастных случаев на производстве с временной потерей трудоспособности: а) работодатель; б) комиссия по расследованию; в) государственный инспектор по охране труда. 11. Кто осуществляет общественный контроль за состоянием охраны труда в образовательном учреждении: а) профком; б) уполномоченные (доверенные) лица по охране труда; в) администрация ОУ. 12. К какому классу по степени вредности и опасности относятся такие условия труда, как недостаточная освещенность рабочего места: а) вредные условия труда; б) допустимые условия труда; в) оптимальные условия труда. 13. Какова периодичность проведения обучения по охране труда и проверке требований охраны труда руководителей и специалистов образовательных учреждений: а) один раз в 3 года; б) один раз в год; в) один раз в 5 лет. 14. Какие из перечисленных опасных и вредных производственных факторов относятся к физической группе: а) пониженная температура воздуха; б) физические нагрузки; в) загазованность. 15. Какие виды обеспечения по страхованию, назначаемые в связи с несчастным случаем на производстве, осуществляются через фонд социального страхования: а) единовременные и ежемесячные страховые выплаты; б) оплата дополнительных расходов, связанных с повреждением здоровья; в) возмещение морального вреда. 16. Назовите, установленные санитарными нормами, сроки очистки от пыли светильников в учебных кабинетах: а) не реже одного раза в год; б) не реже двух раз в год; в) ежемесячно. 17. Какое количество детей допускается при проведении мероприятий в помещении, имеющем один эвакуационный выход: а) не более 25 человек; б) не более 50 человек; в) не более 60 человек. 18. Какими средствами безопасно проводить ликвидацию пожара в электроустановках до 1000В: а) углекислотным огнетушителем; б) порошковым огнетушителем;
в) песком. 19. С какой целью проводится аттестация рабочих мест по условиям труда: а) обоснование предоставления гарантий и компенсаций; б) для включения в трудовой договор условий труда работника; в) планирования и проведения профилактических мероприятий по охране труда. 20. Какими правами обладает комитет (комиссия) по охране труда образовательного учреждения: а) получать от руководителя учреждения информацию о состоянии условий труда на рабочих и учебных местах; б) привлекать к ответственности должностных лиц, в случаях нарушения ими законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда; в) заслушивать на своих заседаниях сообщения руководителя учреждения (его заместителей) по вопросам выполнения ими обязанностей условий труда работников, обучающихся. 21. Укажите первые действия по оказанию первой помощи пострадавшему при химических ожогах (щелочью): а) пораженное место промывают большим количеством проточной воды; б) накладывают стерильную повязку; в) смазывают настойкой йода. ОТВЕТЫ: 1. в 2. б 3. а 4. а 5. в 6. а, в 7. а, б
8. в 9. б 10.б 11.а, б 12. а 13. а 14. а, в
Презентация «Охрана труда»
15. а, б 16. б 17. б 18. б 19. а, б, в 20. а, в 21. а
АЛГОРИТМ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ: ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ Одним из основных инструментов делопроизводства любой организации или учреждения является номенклатура дел, которая устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности документов. Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительской власти. Главная задача создания документа – правильно организовать документооборот: передать или получить, зарегистрировать, согласовать, проконтролировать срок исполнения, сохранить документ, использовать содержащуюся в нём информацию, передать на дальнейшее хранение в архив или, если документ не имеет научного или иного значения, уничтожить. И в этом контексте делопроизводство и документооборот – не входящие, исходящие и внутренние документы. Это и есть правильная организация работы с документами. - делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов; - документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами; - документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Так что же такое номенклатура дел организации? По определению номенклатура дел систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Заметим, что номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел; каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов; номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы; номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного. Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия. Отметим общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых: - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации; - раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и
содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения; - систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации. Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов: Этап первый. Определение круга документов для включения в номенклатуру. При этом учитывается документация как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций. В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров. Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.). Этап второй. Составление заголовков дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. Этап третий. Разработка классификационной схемы, т.е. порядка расположения дел. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационноструктурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов. Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами. Этап четвертый. Определение сроков хранения дел. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Этап пятый. Определение системы индексации и установление индексов дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам, - индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс "03", и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером "2" (02). Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. Этап шестой. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель организации. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации. Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в трех экземплярах. Все три экземпляра согласовывают с постоянно действующей экспертно-проверочной комиссией государственного архива. После согласования организация утверждает номенклатуру дел приказом руководителя, как правило, номенклатура дел составляется на следующий календарный год и вводится в действие с 1 января. Затем один из экземпляров хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве (Орловский государственный институт искусств и культуры является источником комплектования Государственного архива Орловской области), с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, который используется для выписок, заверяется службой ДОУ и направляется в соответствующие структурные подразделения для заведения дел под подпись ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. На момент разработки номенклатуры дел изучается и анализируется документопоток организации с целью его упорядочения и систематизации. Определяются взаимодействие со структурными подразделениями организации, а также с ее архивом и архивным учреждением. Одним из важных аспектов составления номенклатуры является формирование дела.Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Формирование начинается с нового календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папкарегистратор). При формировании дела выполняются следующие операции: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел. Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того, в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации. Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются вопроснологический, хронологический, алфавитный, нумерационный принципы. Они могут варьироваться и комбинироваться. Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях. В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов: - в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается; - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.; - в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров; - документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела; - в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре в конце года. В заключении хочется обратить внимание, что грамотно составленная номенклатура дел – основа правильной организации делопроизводства. Ответственный за его ведение в организации вообще или в одном из его структурных подразделений в частности при получении или составлении документа знает, «куда его потом деть», в какую папку положить. Номенклатура дел, основываясь на примерном перечне типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, определяет, например, срок - «до минования надобности». Это означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока
надобность в них отпадет (но не менее одного года). Или отметка «ЭПК», проставленная в перечне к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение. Номенклатура дел, продуманная до мелочей и разработанная по методическим рекомендациям, но исключительно для конкретной организации, где систематизированы все документы данной организации, - уже залог успешного делопроизводства. Наша цель - не только составить документ, передать информацию, но и постоянно его использовать.