Дълготрайно запазване на електронни изявления 2013/2014
проф. Кискинов
План Необходимост от дълготрайно запазване на е-изявления Правна уредба Съхраняване на електронни документи по ЗЕДЕП и ЗЕУ Съхраняване на електронни документи по Решение 2004/563/ЕО
Необходимост от дълготрайно запазване на е-изявления Необходимостта произтича от няколко обстоятелства. Първо, редица регистърни производства предвиждат подаване на документи за регистрация в електронен вид. Процедурите на електронното правителство също предвиждат изцяло електронен обмен на документи. Втези и подобни случаи електронните документи се удостоверяват чрез електронен подпис, който се създава чрез сертификат, издаден за определен срок. След изтичане на този срок подписът не може да бъде проверяван. Ето защо се налага периодично архивиране на електронните документи и удостоверяване, че към момента на архивирането им електронният подпис е бил валиден. Това изискване е непреодолимо в случаите, когато документите са подадени в електронен вид и са единственото доказателство при спор в един бъдещ съдебен процес.
Необходимост от дълготрайно запазване на е-изявления Второ, аргументи от технологичен характер превръщат дълготрайното запазване в съществен юридически проблем. Наример, през 2008 г. електронен документ е скрепен с подпис, който използва определен алгоритъм. Няколко години след това, например в 2012 г., по технологични причини – нараснало бързодействие на компютрите, хакерски намеси и пр., този алгоритъм става несигурен. В следващ период, например 2015 г. възниква юридически спор, който изисква привличане като доказателство на документа, подписан през 2008 г. Седем години след подписването никой не би могъл да гарантира, че документът не е изменян или подписът фалшифициран. Избягването на тази несигурност може да бъде осъществено чрез периодично приподписване на първоначалния документ. То рутинно се извършва обикновено на 5-годишни периоди или непосредствено след съобщение, че алгоритъмът е станал несигурен. В някои страни държавен орган предварително определя срока, до който ще е приложим определен алгоритъм. В тази обстановка законът, а не друг, трябва да уреди правното положение на многократно приподписан документ. Тук трябва да бъдат уредени сроковете и процедурите за приподписване, изискванията към следващите подписи, както и субектите, извършващи приподписвания. Изискванията са толкова съществени, колкото уредбата на юридическите качества на начално подписания документ.
Необходимост от дълготрайно запазване на е-изявления Дълготрайното запазване на електронните документи засяга не само годишните рутинни архивирания. Необходимост от дълготрайно запазване теоретично може да възникне още във втория ден от постъпване на е-документ в администрация или регистър. Процедурата, като норми и технологии, ще трябва да се прилага към всеки електронен документ, сертификатът на чийто подпис изтича в следващия ден. Настъпи ли това събитие, правото и технологиите трябва да са готови със средства за дълготрайно запазване и признаване юридическата сила на така запазените електронни документи. Не бъде ли създаден комплекс от норми и технологии, всеки електронен документ, излязъл извън срока на валидност на сертификата, не би издържал едно съдебно оспорване.
Необходимост, правно значение Аргументи от правото: правоотношения, които са възникнали в определен момент, предизвикват спорове след години; Доказателственото значение на електронния документ се проявява години след създаването му. Аргументи от технологиите: алгоритмите за създаване на подписи “стареят”; възможно е разкодиране на подписа, извършване на промени в документа и кодиране отново, без да останат видими следи; за да се осигури надеждност, сертификатите трябва да се издават за 12 годишни периоди. Защото: алгоритмите стават “слаби”; възможни изгубвания, копирания и пр. на сертификатите; удостоверяване – технологията на е-подписи е приложима само в срока на валидност на подписа, който е 1-3 години; след изтичане на срока на сертификата няма валиден публичен ключ и трудно може да се удостовери валидността на положения подпис.
Нормативна уредба ЗЕДЕП - Чл. 42. Държавните органи и органите на местното самоуправление са длъжни да съхраняват електронните документи в нормативно установените срокове за съхраняване на документи. ЗЕУ - Съхраняване на електронните документи Чл. 38. (1) Всички получени и изпратени електронни документи се съхраняват в информационната система на всяка администрация. (2) Съхраняването на електронните документи се определя с наредбата по чл. 42, ал. 1. Наредба за вътрешния оборот на електронни документи от 2008 г. Чл. 19. (2) Файловото съдържание на електронните документи е една от данните в състава на обект от вида "документ" и се съхранява единствено със средствата на АИС. (3) Управлението на достъпа до файловото съдържание на електронните документи се извършва само със средствата на АИС. Раздел VI. - Ведомствена номенклатура на схемите за съхранение на документите – чл. 60-64 – не съдържа правила за съхраняване, осигуряващи валидност на електронните документи.
Нормативна уредба Закон за туризма, ДВ, бр. 30 от 2013 г., изм., бр. 68 от 2013 г. Чл. 75. (5) За да са гарантирани автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието на електронния туристически ваучер, туроператорът - издател на ваучера, създава подходяща защита на файла срещу промени.
Нормативна уредба НАРЕДБА за общите изисквания за оперативна съвместимост и информационна сигурност (ДВ, бр. 101 от 2008 г., ... изм., бр. 48 от 2013 г.), Приложение № 8 към чл. 37 - Управление на електронните съобщения 13. Копие от цялата служебна електронна поща на служителя се съхранява на пощенския сървър на съответната администрация не по-малко от две години, след като служителят напусне работа.
Нормативна уредба, ЕС Решение 2004/563/ЕО Член 7 Съхранение 1. Електронните и дигитализираните документи се съхраняват от Комисията за съответния необходим срок при следните условия: а) документът се съхранява във формата, в която е съставен, изпратен или получен, или във формата, която запазва неговата цялостност не само по отношение на съдържанието, но и по отношение на съответните метаданни; б) съдържанието на документа и съответните метаданни трябва да могат да се четат през целия период на съхранение от всяко лице, на което е разрешен достъп до тях;
Нормативна уредба, ЕС Решение 2004/563/ЕО Член 7 Съхранение 1. в) по отношение на документи, изпратени или получени по електронен път, информацията, която дава възможност да се определи произходът и местоназначението им и датата и часът на изпращането или получаването, е част от минимума метаданни, които трябва да се запазят. г) по отношение на електронните процедури, управлявани от компютърни системи, информацията относно официалните етапи на процедурата трябва да се съхранява при условия, които да гарантират идентификация на въпросните етапи, както и на авторите и на участниците. 2. За целите на параграф 1 Комисията създава система за електронно депозиране, обхващаща целия жизнен цикъл на електронните и дигитализираните документи.Техническите условия за системата за електронно депозиране са установени в правилата за прилагане, предвидени в член 9.
Край