Kostenvergoedingen in het vrijwilligerswerk
Eva Hambach
1
Kostenvergoedingen in het vrijwilligerswerk
Eva Hambach
Colofon 'Kostenvergoedingen in het vrijwilligerswerk' is een uitgave van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilmof op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Auteur: Eva Hambach Zetwerk en illustraties: Lies Pelsmakers D/2019/9253/05 Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw Amerikalei 164 bus 1 2000 Antwerpen tel. 03 218 59 01 www.vlaanderenvrijwilligt.be
Inhoud Inleiding Deel 1 De principes van de kostenvergoedingen Principe 1: vrijwilligerswerk is onbezoldigd. Loon naar werken? Niet in het vrijwilligerswerk. Ja, maar er bestaat toch zoiets als een vrijwilligersvergoeding?
Principe 2: er gelden duidelijke spelregels voor vrijwilligersvergoedingen Hoe zit het precies in elkaar? Even ter herinnering
7 9 9 9 10 11 11 11
Principe 3: vrijwilligersvergoedingen zijn geen recht van de vrijwilliger
12 De vrijwilligersvergoeding is toch zodanig ingeburgerd dat we niet anders kunnen dan een vergoeding geven? 12
Principe 4: vrijwilligersvergoedingen vragen goede afspraken Maak duidelijke afspraken met je vrijwilligers! Hou de belangen van de organisatie in het oog!
13 13 13
Principe 5: handel als een goed huisvader 14 Deel 2 De kostenvergoedingen onder het vergrootglas
15
Deel 2.1: Kostenvergoedingen in het vrijwilligerswerk, de algemene regeling, volgens artikel 10 15 Gewone forfaitaire vergoedingen 16 De reële vergoeding 17 De gewone forfaitaire vergoeding mag gecombineerd worden met een vergoeding voor verplaatsingskosten 18 De ‘gewone’ regeling: beperkte verplaatsingskosten 18 De ‘bijzondere’ regeling: volledige verplaatsingskosten 20 In de praktijk 20
Deel 2.2: Kostenvergoedingen in het vrijwilligerswerk, de verhoogde vergoeding, volgens artikel 12 21
Deel 3 Bonnen en geschenken
23
Deel 4 De kostenvergoedingen in de praktijk
26
5
Inleiding
26
Regel 1: gebruik het gezond verstand Laat de ‘wetten van de organisatie’ gelijk op iedereen van toepassing zijn. Houd je aan de regels.
26 26 27
Regel 2: maak het niet ingewikkelder dan het al is
28
Regel 3: maak duidelijke afspraken met de vrijwilliger
30
Regel 4: probeer niet te foefelen
31
Regel 5: ook bestuursvrijwilligers zijn vrijwilligers
32
Deel 5 Administratieve afhandeling van kostenvergoedingen
34
De forfaitaire kostenvergoeding
34 Definitie 34 Hoe regelen? 34 Aandachtspunten 35 Modeldocument 'nominatieve lijst' 36
De reĂŤle kostenvergoeding
37 Definitie 37 Hoe regelen? 37 Aandachtspunten 37
De kilometervergoeding
38 Definitie 38 Hoe regelen? 38 Aandachtspunten 38
Kostenvergoedingen in schema
40
Deel 6 Veelgestelde vragen over de kostenvergoedingen
42
Over kostenvergoedingen en activiteiten van de vrijwilliger
42
Over kostenvergoedingen en verplaatsingen
43
Over kostenvergoedingen vrijwilligerswerk en vergoedingen verenigingswerk 44 Tot slot
6
45
Inleiding
Vrijwilligerswerk is volgens de Vrijwilligerswet van 2005 onbezoldigd. En dat is en blijft zo. Vrijwilligen betekent immers dat een persoon ervoor kiest om zich in te zetten voor een doel dat voor die persoon belangrijk is en zijn tijd gratis weggeeft. Wie geld wil verdienen met wat hij doet, ondertekent een arbeidsovereenkomst, wordt zelfstandige, start een bedrijf op, of wordt bijklusser. Een vrijwilliger kan immers geen geld verdienen! De vrijwilligerswet sluit niet uit dat mensen een kostenvergoeding ontvangen. Een kostenvergoeding is een tussenkomst in door vrijwilligers gemaakte kosten. Dus, inderdaad, gebruik maken van een vrijwilligersvergoeding is te rechtvaardigen, zeker als het de bedoeling is om de drempel tot het vrijwilligerswerk te verlagen. Als mensen niet in de eigen buidel moeten tasten om te kunnen vrijwilligen, is dat veel comfortabeler dan wanneer ze dat wel moeten doen. Vrijwilligers investeren immers al kostbare en niet onuitputtelijke energie. In deze publicatie zoomen we wat dieper in op de kostenvergoedingen in het vrijwilligerswerk. We stellen vast dat er nog teveel misverstanden over bestaan, die de samenwerking tussen de organisatie en de vrijwilliger drastisch kunnen hypothekeren, maar ook behoorlijk zware gevolgen kunnen hebben als de fiscus of sociale inspectie langskomen en vaststellen dat er niet volgens het boekje wordt gewerkt. Te vermijden dus. We overlopen eerst een aantal basisprincipes over de kostenvergoedingen in het vrijwilligerswerk om vervolgens wat in te gaan op inhoudelijke en praktische aspecten. Tenslotte zetten we nog op een rijtje wat je beter wel doet en wat je best vermijdt. Erop attenderen hoe het beter kan, is niet enkel goed voor de organisatie zelf die vrijwilligers inzet, of voor de vrijwilligers alleen. Het is van groot belang voor het vrijwilligerswerk op zich, onder andere om te vermijden dat de overheid nog meer regels begint te produceren om alles te regelen, en om ervoor te zorgen dat instanties die het vrijwilligerswerk willen controleren, dat met een oog van vertrouwen in plaats van met een blik vol wantrouwen zullen doen. Veel leesplezier Eva Hambach
7
Kostenvergoedingen in schema
40
41
Tot slot
Je hebt een vraag, een probleem of je wil problemen vermijden? Leg je vraag gerust aan ons voor en we zoeken samen naar een oplossing! Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw www.vlaanderenvrijwilligt.be www.vrijwilligerswerk.be info@vsvw.be 03 218 59 01
45
WWW.VLAANDERENVRIJWILLIGT.BE • WWW.VRIJWILLIGERSWERK.BE
48