Opvolging van je vrijwilligersproject
Over deze toolbox Je bent een goed doel bij De Warmste Week en je hebt een vrijwilligersproject aangemaakt. Want De Warmste Week is natuurlijk het moment bij uitstek om mensen te laten proeven van vrijwilligerswerk in je organisatie. Als Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk helpen we je hierbij graag een handje. Na de toolbox om je op weg te zetten in de vrijwilli- We proberen alles zo beknopt mogelijk mee te gersprojecten ‘Kickstart van je vrijwilligersproject’ geven, zodat je meteen kan uitproberen. nu dus de toolbox ‘Opvolging van je vrijwilligersVeel succes! project’. Hiermee kan je aan de slag om kandidaten te selecteren, promotie te maken voor je vrijwilligersproject en krijg je een overzicht van wat je zeker in orde moet brengen voordat de vrijwilligers beginnen. Kortom, alles wat je nodig hebt na het online gaan van je vrijwilligersproject.
Heb je toch nog vragen? Dan kan je terecht bij Mika via dww@vsvw.be
pvolging van je rijwilligersproject
Inhoudstafel 1.
Promotie van je vrijwilligersproject
2.
De eerste kandidaten melden zich, HELP!
3.
Hoe kies ik de juiste kandidaten? 3.1 Ik wil niet kiezen! 3.2 Ik kies toch! 3.3 Selecteer met zorg 3.4 De heikele punten bij selectie
4.
De vrijwilligers komen, wat moet ik nu juist in orde maken? 4.1 Verzekeringsplicht 4.2 Gratis vrijwilligersverzekering 4.3 Informatieplicht 4.4 Wat moet de vrijwilliger in orde brengen?
5. Tot slot
Over de warmste week
Het startschot is gegeven voor de zevende editie van De Warmste Week, de grootste solidariteitsbeweging in Vlaanderen. Naast acties voor geldinzameling kunnen mensen dit jaar je goede doel ook steunen door in december te komen helpen als vrijwilliger. Het startschot voor het vrijwilligen bij de goede doelen van De Warmste Week geven we op donderdag 5 december – de internationale dag van de vrijwilliger. Sinds 4 november kan Vlaanderen op zoek naar vrijwilligersprojecten die hen liggen. Je kan als goed doel nog projecten aanmaken tot 17 december.
5 DECEMBER
Internationale Dag van het Vrijwilligerswerk
Over het Vlaams steunpunt vrijwilligerswerk
Onder het motto ‘Sterker Vrijwilligen’ timmert het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk aan een vrijwilligersvriendelijk Vlaanderen. Iedereen die met vrijwilligerswerk bezig is kan er terecht met vragen. Informatie en advies over de wet, vorming, publicaties, beleidsadvies? Check! Gratis vrijwilligersverzekering? Check! Twee keer per jaar zetten we de spotlights op vrijwilligerswerk: met de Internationale dag op 5 december en tijdens de Week van de Vrijwilliger. En natuurlijk kan je nu ook bij ons terecht voor raad en advies over vrijwilligerswerk tijdens De Warmste Week.
1
1. Promotie van je vrijwilligers- Je hebt een vrijwilligersproject aangemaakt, de melding gekregen dat het goedgekeurd is en online staat. Misschien vinden kandidaat vrijwilligers heel gemakkelijk hun weg naar je project. Maar project misschien ook niet. In dat geval, maar eigenlijk sowieso, kan je jouw vrijwilligersproject promoten. Misschien heb je dit al allemaal geprobeerd en vind je toch nog geen kandidaten voor jouw vrijwilligersproject. Dan staat
Dit kan via zeer veel verschillende kanalen,
een overzichtje: Eigen website: maak reclame voor je vrijwilligersproject via je eigen website. Deel de link naar de pagina op dewarmsteweek.be en roep op tot inschrijving. Social media: deel je vrijwilligersproject op Facebook, twitter, Instagram, LinkedIn, … Nieuwsbrief: zet zeker in je eigen nieuwsbrief dat je een vrijwilligersproject hebt voor De Warmste Week. Lezers zelf of mensen die ze kennen hebben misschien interesse. Magazine: heb je een eigen magazine? Schrijf dan een leuk tekstje over je vrijwilligersproject. Lokale media: misschien heeft ROBtv, TVL, het gemeenteblad, de krant… wel interesse in jouw vrijwilligersproject. Ideale kans om ineens ook al jouw vrijwilligers in the picture te zetten. Offline: wat nog steeds zeer goed werkt is flyeren op de markt, affiches bij de bakker, noem maar op! Persoonlijk contact: Vaak zijn de mensen het dichtst bij jezelf de mensen die je over het hoofd ziet. Familie, vrienden, kennissen,… van jezelf, deelnemers, vrijwilligers. Spreek ze aan en maak ze warm!
de Radio 2 Hotline voor je klaar Bel naar 0800 63 222 en laat je boodschap achter. Wie weet gaat Radio 2 er mee aan de slag! Je kan het ook delen op de Radio 2 Hotline Facebookgroep: https://www.facebook.com/groups/radio2hotline/
: p Ti
sociale media is vluchtig: het kan geen kwaad je oproep enkele keren te herhalen.
2
! P L E H
2. Nu je vrijwilligersproject online De eerste staat kan Vlaanderen zich opgeven om bij jou te komen vrijwillikandidaten gen. Telkens als er een kandidaat zich opgeeft voor je melden zich, vrijwilliger vrijwilligersproject krijg je hiervan een e-mail.
Dan is het aan jou! Het is de bedoeling dat jij contact opneemt met de kandidaten, met iedereen die de moeite heeft gedaan om zich kandidaat te stellen. Dit kan via e-mail of per telefoon. Bel of mail hen om nog eens extra te polsen achter hun motivatie, beschikbaarheid, vragen‌ Nadien kan je dan gaan selecteren. Als je een kandidaat accepteert of weigert worden ze daarvan op de hoogte gesteld via een automatische email maar laat zeker ook persoonlijk iets weten.
Wacht zeker niet te lang met het contacteren van de kan ten zodat zij bij weigering nog verder kunnen zoeken naa passend vrijwilligerswerk.
3
Naam organisatie
Acties
Vrijwilligers
> Bekijk je publieke pagina Acties Promoot
Vrijwilligerswerk
Dit is de titel Projecten van mijn actie
Datum Adres Goedgekeurd 1/5 helpers Gegevens aanpassen Kandidaturen weergeven Publieke pagina weergeven Annuleer
Vrijwilligersproject beheren
Gegevens
1. Log in via “Mijn warmste week” www.dewarmsteweek.be Doe dit met hetzelfde account waarmee je de vrijwilligersprojecten aanmaakte.
4. Nu zie je een overzicht van je vrijwilligersprojecten.
2. Je klikt onder de 2 “vlammetjes” op het pijltje naar onder.
6. Je kan hier ook klikken op vrijwilligersproject beheren om nog aanpassingen te doen aan het aantal gevraagde vrijwilligers
3. Klik daarna op “vrijwilligerswerk”.
5.Hier kan je zien of je project is goedgekeurd en het aantal helpers.
7. Klik op “kandidaturen weergeven” om alle personen te zien die zich al hebben ingeschreven en wie je al accepteerde of niet.
4
Jouw kandidaturen 1 van de 5 kandidaturen bevestigd
Geaccepteerd Datum
Naam
Status
>
Status
>
Kandidaturen Datum
Naam
8. Nu zie je een overzicht van de kandidaturen die je reeds geaccepteerd hebt en wie er nog in de wachtlijst staat. 9. Om de gegevens van de kandidaat te bekijken of om hen te accepteren klik je op het pijltje naast de naam van de kandidaat.
10. Hier zie je dan alle info over de kandidaat. De contactgegevens staan onder deprojectgegevens.
Informatie kandidatuur Projectgegevens
Bevestigen
Naam Status Adres Datum
11. Hier kan je dan ook de kandidatuur bevestigen of afwijzen. Neem altijd wel eerst contact op met de kandidaat!
Afwijzen
12. Als je meerdere datums en uren opgaf in de datumbeschrijving van je project kan je hier de juiste datum en het juiste uur van de afspraak invullen.
Contactgegevens
Afspraak Datum Motivatie
Annuleer deze beslissing
13. Je kan de kandidatuur ook na bevestiging nog terugdraaien (de persoon belt af, je hebt toch nog een andere kandidaat,…). Je doet dit door op “annuleer deze beslissing” te klikken.
L E E !V
S
S E C UC
!
5
3. Hoe kies ik de juiste kandidaten? Zoals je weet kunnen er vier keer zoveel mensen zich kandidaat stellen dan het aantal vrijwilligers dat je werkelijk nodig hebt. Dat geeft de kans te selecteren wie je uitnodigt.
Waarom? Omdat je natuurlijk ook voorwaarden hebt waaraan een vrijwilliger moet voldoen om in je organisatie te komen vrijwilligen.
Maar hoe kies je nu net de juiste kandidaten?
3.1 Ik wil niet kiezen! Het kan zijn dat je iedereen die zich aanmeldt een kans wilt geven. Dat is begrijpelijk. Maar ook dan ga je moeten kiezen. Sterker nog, je hebt eigenlijk al ‘gekozen’. De manier waarop je promo maakt, de criteria die je opgaf, het uur van de activiteit,… Als je 4 kandidaturen binnenkrijgt voor je vrijwilligersproject en je kan tijdens de activiteit maar 1 vrijwilliger inschakelen, zal je moeten kiezen uit deze 4 personen. Uiteraard kan je de overige 3 kandidaten wel een ander moment uitnodigen. Kiezen is hier dan ook NIET verliezen.
3.2 Ik kies toch! Als je dan toch aan het selecteren gaat, ga je eigenlijk een aantal zaken aftoetsen. Dit kan aan de hand van hun motivatie tekstje bij de kandidatuur of aan de hand van het gesprekje dat jij nog met hen aangaat. Via de selectie ga je toetsen of de vrijwilliger: Voldoet aan de juiste voorwaarden om de activiteit naar behoren uit te voeren, met andere woorden het juiste profiel heeft. Echt goesting heeft om te vrijwilligen. In de groep zou passen. Voldoende zicht heeft op wat er van hem verwacht wordt.
6
3.3 Selecteer met zorg Het is verstandig om aan de kandidaat vrijwilligers enigszins te duiden waarom jullie vrijwilligers selecteren, vermits het voor sommige mensen raar overkomt dat je mensen die hun diensten gratis komen aanbieden, door een selectiemangel haalt. Zeker nu bij De Warmste Week. Dit zijn vaak mensen die voor de eerste keer willen gaan proeven van het vrijwilligerswerk en gaan bij een afwijzing zonder duiding misschien nooit meer de stap zetten richting vrijwilligerswerk. En dat willen we uiteraard vermijden. Iemand afwijzen is niet prettig noch gemakkelijk, maar het is beter dat te argumenteren dan een kandidaat in het ongewisse te laten, zeker als je al een gesprek achter de rug hebt. De kandidaat waar jullie niets mee kunnen doen kan echter erg waardevol zijn voor een andere organisatie. Verwijs hen door naar andere activiteiten die op de site van DWW te vinden zijn.
3.4 De heikele punten bij selectie Ga je voor de absolute ‘nee’? Een selectie van vrijwilligers is vergelijkbaar met, maar niet hetzelfde als een selectie van werknemers. Bij werknemers zal er uiteindelijk een beslissing volgen, een ‘ja’ of ‘neen’, terwijl het bij vrijwilligers genuanceerder kan zijn. De vrijwilligers die je niet weerhoudt voor deze taak of dit vrijwilligersproject, beschikken misschien wel over talenten die je elders in de organisatie kan inzetten. Beschouw daarom ook alle kandidaten als potentiële vrijwilligers, niet enkel degene die komen kennismaken tijdens je vrijwilligersproject. De juiste motivatie? Pin je niet vast op de motivatie die de vrijwilliger geeft bij zijn kandidaatstelling. Motivaties kunnen veranderen. Je doet er wel goed aan om vooraf, bij de voorbereiding te bepalen of jullie bepaalde
motivaties niet of moeilijk kunnen accepteren (bijvoorbeeld: ik wil me inzetten om mijn Nederlands te oefenen, om ervaring op mijn CV te kunnen zetten,…), hoewel we aanraden om daar niet te pietluttig over te doen. Geef kansen Het kan zijn dat je een heel korte motivatie krijgt. Of eentje vol schrijffouten. Dit kan te maken hebben met heel wat factoren. Ga met hen ook het gesprek aan. Het is niet omdat iemand het niet zo goed kan verwoorden of zich niet zo presenteert zoals je je voorstelde, dat er geen gouden vrijwilliger in schuilt!
7
4. Wat moet ik nu juist allemaal in orde maken voor de vrijwilligers komen?
Na het selecteren en accepteren van de kandidaten is het zo ver, de datum van je vrijwilligersproject komt dichterbij! Er zijn wel nog wat zaken die je in orde moet maken voordat de vrijwilligers aankomen.
ls a s t oie z s i er , ! a t j e t w s n er Wa g i l l i ijw r v e d 4.1 Verzekeringsplicht Je bent wettelijk verplicht om je vrijwilligers te verzekeren. Dit tenminste voor de Burgerlijke Aansprakelijkheid. Je hebt hiervoor een aantal opties: * Je werkt reeds met vrijwilligers en hebt hiervoor een verzekering afgesloten: Zorg ervoor dat de verzekering waar je huidige vrijwilligers van kunnen genieten ook in orde is voor de vrijwilligers die komen via De Warmste Week. * Je werkt nog niet met vrijwilligers maar hebt wel betaald personeel in dienst: De verzekering die je hebt voor het personeel, kan vaak uitgebreid worden naar je vrijwilligers. Check dit tijdig na bij je verzekeraar! * Je hebt nog geen vrijwilligers en je hebt geen betaald personeel: Je kan de gratis vrijwilligersverzekering afsluiten. * Je hebt al vrijwilligers maar geen betaald personeel. Mogelijk kan je dan ook de gratis vrijwilligersverzekering afsluiten.
8
4.2 Gratis vrijwilligersverzekering De gratis verzekering is vooral interessant voor occasionele of tijdelijke initiatieven, of bij extra activiteiten. Deze verzekering komt ten gunste van de vrijwilligers actief in vrijwilligersorganisaties in heel Vlaanderen en Brussel (als de voertaal Nederlands is), en vooral van zij die wettelijk minder goed beschermd zijn: * een vzw of stichting zonder betaald personeel * een lokale afdeling van een koepelorganisatie kan gebruik maken van de verzekering voor extra activiteiten. Voor de vaste activiteiten heeft de koepel verzekeringsplicht. Meedoen aan DWW accepteren we zeker als een extra activiteit. De polis dekt alle activiteiten die vrijwilligers onder toepassing van de vrijwilligerswet uitoefenen, dus: onbezoldigd, onverplicht en ingericht door een vrijwilligersorganisatie. Lees wel de uitsluitingen na in de polis: gevechtssporten, zware verbouwingen, ... zijn bijvoorbeeld niet gedekt. Neem voor meer informatie een kijkje op www.gratisvrijwilligersverzekering.be
4.3 Informatieplicht
Je bent wettelijk verplicht om vrijwilligers bij de start van hun vrijwilligerswerk over een aantal zaken te informeren:
*De doelstellingen van de organisatie *De rechtsvorm van de organisatie *Op welke manier de vrijwilliger verzekerd is tijdens zijn vrijwilligerswerk *Of de vrijwilliger een kostenvergoeding krijgt of niet (we raden dit nu af) *Dat de vrijwilliger moet voldoen aan de discretieplicht en in sommige gevallen aan het beroepsgeheim
e t over j a a g e n ag t De camp oel, daar hoef . k e e W ste de d De Warm voor het goe er te staan en ov tijd gev aal niets tegen em dan hel
9
4.4 Wat moet de vrijwilliger in orde brengen? Indien de vrijwilliger een uitkering ontvangt van de RVA, een mutualiteit of een leefloon van het OCMW zal hij goedkeuring moeten vragen om te vrijwilligen. Een overzichtje: *RVA De vrijwilliger moet dit melden bij de RVA via het formulier C45B. Na het invullen van het formulier kan de vrijwilliger dit aan de RVA bezorgen via de vakbond of hulpkas (HVW). Meteen na de melding mag de vrijwilliger starten als vrijwilliger. *OCMW De vrijwilliger moet dit melden aan zijn dossierbeheerder bij het OCMW. Deze moet dan akkoord gaan met het vrijwilligerswerk. *Mutualiteit De vrijwilliger moet goedkeuring vragen aan de adviserend geneesheer van de mutualiteit. Hij kijkt na of het vrijwilligerswerk je gezondheid niet (verder) in gevaar brengt. De vrijwilliger mag pas starten na uitdrukkelijke goedkeuring van de adviserend geneesheer. Een gewoon doktersbriefje van de huisarts is niet voldoende.
ijwill
wet? igers
Heb
r r de V e v o gen je vra
Dro
raag p je v
w.be. v s v info@ a i v r e
zek
10
5. Tot slot Heb je nog vragen of twijfels? Aarzel niet om ons te contacteren! Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw Amerikalei 164 bus 1 2000 Antwerpen 03 218 59 01 dww@vsvw.be www.vlaanderenvrijwilligt.be www.vrijwilligerswerk.be www.vrijwilligersweek.be www.internationaledagvrijwilligerswerk.be
Colofon
Toolbox Kick-start voor je vrijwilligersproject is een uitgave van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw Auteur: Mika Roppe Lay-out: Maggi Janssens D2019/9253/07 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de uitgever. Š Vlaams Steunpunt vrijwilligerswerk vzw, 2019
11