Uitspraak beroepsinstantie OVB/2019/295
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2019/295
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek van 30 oktober 2019 van xxx, gericht aan de stad Landen, tot het verkrijgen van een eensluidend afschrift van 16 verschillende documenten. Gelet op de beslissing d.d. 18 november 2019 van de stad Landen; Gelet op het beroepschrift d.d. 29 november 2019 van xxx tegen de onvolledige uitvoering van de beslissing van 18 november 2019; Gelet op de registratie van het beroepschrift op 2 december 2019; Gelet op de beslissing van de beroepsinstantie d.d. 23 december 2019 tot verlenging van de termijn om uitspraak te doen over het beroepschrift overeenkomstig artikel II.50, ยง1, tweede lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (hierna: Bestuursdecreet);
Wat de ontvankelijkheid betreft: Het oorspronkelijke verzoek dateert van 30 oktober 2019. De beslissing van de stad Landen dateert van 18 november 2019. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, ยง1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het op 29 november 2019 ingediende beroep is bijgevolg tijdig en ontvankelijk.
www.vlaanderen.be
Wat de gegrondheid betreft: Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid van het Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van ĂŠĂŠn of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1
Overzicht van de feiten
Verzoekers vroegen op 30 oktober 2019 aan de stad Landen een eensluidend afschrift van volgende bestuursdocumenten: 1. het Notulenboek van Uw College, met vermelding van de aanwezige, afwezige en verontschuldigde leden, van het Besluit houdende de stedenbouwkundige vergunning van 21 april 2016 (dossiernummer xxx). 2. het Besluit van het daartoe bevoegde orgaan van de Stad Landen waarbij de aanvraag tot sloping dd. 15 december 2015 van xxx ontvankelijk en volledig werd verklaard. 3. het advies over de aanvraag, gegeven aan uw College door de daartoe bevoegd ambtenaar van de Dienst Ruimtelijke Ordening van de Stad LANDEN, op 14 april 2016. 4. het advies over de aanvraag, gegeven aan uw College door de daartoe bevoegd ambtenaar van de Dienst Openbare Werken, Planning en Mobiliteit van de Stad LANDEN, op 27 januari 2016. 5. het advies over de aanvraag, gegeven aan uw College door de daartoe bevoegd milieuambtenaar van de Stad LANDEN, op 19 januari 2016. 6. het advies over de aanvraag, gegeven aan uw College door het Agentschap Wegen & Verkeer van VlaamsBrabant, op 04 februari 2016. 7. de aanvraag & de addenda (Inzonderheid de bij de aanvraag gevoegde sloopinventaris met inbegrip van asbestinventaris) dd. 15 december 2015 tot het bekomen van een stedenbouwkundige vergunning. 8. het proces-verbaal van opening en van sluiting van het openbaar onderzoek betreffende de slopingsaanvraag 9. het verslag aan het College over de vergunningsaanvraag door de daartoe bevoegde Gemeentelijk Stedenbouwkundige Ambtenaar. 10. het proces-verbaal van de plaatsbeschrijving van het openbaar domein, met inbegrip van de Grootveldstraat, voor de aanvang van de werken (stedenbouwkundige voorwaarde). 11. het proces-verbaal van de bevindingsstaat van de toestand en de toebehoren van de aanpalende percelen (stedenbouwkundige voorwaarde). 12. de vergunning afgeleverd aan xxx en van de tijdelijke politieverordening voor de inname van het openbaar domein tijdens de sloopwerkzaamheden. 13. de aanvraag en van het Besluit tot het bekomen van een nieuwe verkavelingsvergunning voor de betrokken percelen (datum van 01 februari 1983 volgens de infohistoriek van het vrij afschrift van de vergunning van 21 april 2016).
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // www.vlaanderen.be/openbaarheid
uitspraak beroepsinstantie OVB/2019/295
pagina 2 van 6
14. De stedenbouwkundige vergunning van 12 april 1983 (xxx) houdende de uitbreiding en verbouwing van een bestaande loods tot verkoopruimte ( xxx). 15. het aangetekend schrijven van de aanvrager (van de vergunning ) xxx aan uw College van Burgemeester & Schepenen waarbij uw College op de hoogte werd gebracht van het begin van de handelingen waarvoor vergunning werd verleend. 16. de REGISTERVERMELDING in het daartoe bestemd gemeentelijke register van het onder punt 15 bedoeld aangetekend schrijven (verplichting cfr. artikel 189 van het Gemeendecreet van 15 juli 2005). In haar beslissing van 18 november 2019 meldt de stad Landen aan de verzoekers dat de gevraagde documenten met nummers 1 t.e.m. 9 en 13 en 14 ter beschikking kunnen worden gesteld en dat de overige documenten niet bestaan. Op 20 november 2019 ontving xxx via e-mail een WE-transferlink waar voormelde bestanden konden worden gedownload. Bij nazicht van de zending meent xxx dat de ontvangen documenten onder referentie van de nummers 2, 5, 13 en 14 niet overeenstemmen met het gevraagde. xxx vergelijkt deze niet-aflevering met een weigering tot afgifte, minstens een onwillige uitvoering van een ingewilligde beslissing tot openbaarmaking, en stelt dan ook beroep in. De beroepsinstantie heeft aan de stad Landen gevraagd de nodige toelichting te verschaffen met betrekking tot de openbaar gemaakte documenten onder verwijzing naar het gevraagde onder de nummers 2, 5, 13 en 14. De stad Landen heeft de gevraagde gegevens en toelichting verstrekt op 15 januari 2020, zodat het thans toekomt aan de beroepsinstantie om het beroep ten gronde te beoordelen.
2
De beoordeling door de beroepsinstantie
Betreffende de vraag naar een eensluidend verklaard afschrift Vooreerst merkt de beroepsinstantie op dat in het Bestuursdecreet geen sprake is van het ontvangen van een “eensluidend verklaard� afschrift. Artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet voorziet enkel in het verlenen van een afschrift. Bijgevolg is de vraag tot het ontvangen van een eensluidend verklaard afschrift ongegrond.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// www.vlaanderen.be/openbaarheid
uitspraak beroepsinstantie OVB/2019/295
pagina 3 van 6
Betreffende stuk 2 : ontvankelijkheid- en volledigheidsverklaring Uit de toelichting die de stad Landen aan de beroepsinstantie bezorgde, blijkt dat er geen ander document bestaat dan de reeds aan verzoeker bezorgde ontvankelijkheids- en volledigheidsverklaring waarin de GSA bevestigt dat de aanvraag volledig werd bevonden. Aangezien de stad Landen aangeeft dat er in het bevraagde dossier geen andere volledigheids- en ontvankelijkheidsverklaring bestaat, kan er bijgevolg geen ander document worden afgeleverd dan hetgeen verzoekers reeds tweemaal hebben ontvangen. In haar beslissing van 18 november 2019 wijst de stad Landen er xxx immers op dat hij dit document reeds in het kader van openbaarheid van bestuur heeft opgevraagd en ontvangen op 21 november 2018, meer bepaald in bijlage 2 van dossier 2018-224. In de gegeven omstandigheden dient de beroepsinstantie het beroep ongegrond te verklaren. In artikel I.4, 3° Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” immers gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Vermits het in casu gaat om een onbestaand document kan een afschrift ervan niet verleend worden.
Betreffende stuk 5 : advies van de Milieuambtenaar dd. 19/01/2016 De stad Landen bevestigt aan de beroepsinstantie dat het reeds aan verzoekers bezorgde document, tevens in bijlage 6 bij het beroepschrift, wel degelijk het advies is van de milieuambtenaar in het bevraagde dossier. Het advies wordt immers rechtstreeks in het dossierbeheersysteem ingegeven. Een getekende versie bestaat dan ook niet. Ter staving ontvangt de beroepsinstantie een printscreen van het dossierbeheersysteem van de stad Landen. Hierop is duidelijk te zien dat het door de verzoekers ontvangen document met enkel de tekst : - “Alle sloopmaterialen moeten gescheiden en gesorteerd worden afgevoerd; - De bepalingen over asbesthoudend afval overeenkomstig hoofdstuk 6.4 van VLAREM titel II zijn van toepassing (zie bijlage bij de vergunning).” een opengeklapt tabblad is in het dossierbeheersysteem. De beroepsinstantie stelt vast dat de stad Landen het tabblad waarin de voorwaarden van het gunstig advies van de dienst omgeving - Milieu in de stedenbouwkundige vergunningsprocedure op naam van Léon Schepers (dossier 2015/BA/3447) aan de verzoekers heeft bezorgd. Zonder enige toelichting bij het bezorgde tabblad konden verzoekers weliswaar moeilijk weten dat dit wel degelijk het gevraagde advies van de milieuambtenaar betrof. Anderzijds maakt de stad Landen in haar beslissing van 18 november 2019, alsook in het mailbericht van 20 november 2019 met de WE-transferlink, xxx er attent op dat hij dit document reeds in het kader van openbaarheid van bestuur heeft opgevraagd en ontvangen op 21 november 2018, meer bepaald in bijlage 5 van dossier 2018224. Aangezien de stad Landen aangeeft dat er in het bevraagde dossier geen andere versie van het desbetreffende advies bestaat dan deze versie uit het digitale dossierbeheersysteem, kan er bijgevolg geen ander document worden afgeleverd dan hetgeen verzoekers reeds tweemaal hebben ontvangen.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // www.vlaanderen.be/openbaarheid
uitspraak beroepsinstantie OVB/2019/295
pagina 4 van 6
In de gegeven omstandigheden dient de beroepsinstantie het beroep, ongegrond te verklaren. In artikel I.4, 3° Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” immers gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Vermits het in casu gaat om een onbestaand document kan een afschrift ervan niet verleend worden.
Betreffende stuk 13 : de aanvraag en het besluit tot verlenen nieuwe verkavelingsvergunning (datum 01/02/1983 volgens de infohistoriek van de vergunning van 21 april 2016) De stad Landen bevestigt aan de beroepsinstantie dat de reeds aan verzoekers bezorgde documenten, tevens in bijlage 7 bij het beroepschrift, wel degelijk de correcte stukken zijn. De stad Landen verduidelijkt aan de beroepsinstantie dat de datumverwijzing van 1/2/1983 de datum is waarop het verval van deze verkaveling werd vastgesteld. Hiervoor werd weliswaar geen PV opgemaakt, zodat hiervan geen afschrift kan worden bezorgd. De beroepsinstantie kan hierbij enkel vaststellen dat deze uitleg ook de verzoekers aanbelangt en dus best samen met de documenten had kunnen worden overgemaakt op 20 november 2019. Aangezien de stad Landen in haar toelichting aan de beroepsinstantie aangeeft dat er voor de bevraagde percelen geen andere, dan de reeds bezorgde verkavelingsvergunning bestaat, kan er bijgevolg geen verkavelingsvergunning dd. 01/02/1983 worden afgeleverd. In de gegeven omstandigheden dient de beroepsinstantie het beroep, ongegrond te verklaren. In artikel I.4, 3° Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” immers gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Vermits het in casu gaat om een onbestaand document kan een afschrift ervan niet verleend worden.
Betreffende stuk 14 : stedenbouwkundige vergunning van 12/04/1983 (xxx) houdende de uitbreiding en verbouwing van een bestaande loods tot verkoopruimte xxx toont aan de hand van bijlage 8 bij zijn beroepschrift aan dat hij een uittreksel ontving uit de notulen van het schepencollege van de zitting van 28 februari 1984 en niet de gevraagde vergunning verleend op 12 april 1983 voor het uitbreiden en verbouwen van een bestaande loods tot verkoopsruimte. De beroepsinstantie stelt vast dat het aan verzoekers bezorgde bestuursdocument de collegebeslissing betreft die de geldigheidsduur van de op 12 april 1983 verleende vergunning verlengt met 1 jaar. Hoewel dit document betrekking heeft op de gevraagde bouwvergunning moet de beroepsinstantie verzoekers bijtreden wanneer deze stellen het gevraagde bestuurdocument niet te hebben ontvangen. Het beroep is op dit punt dan ook gegrond. Aangezien verzoekers inmiddels in het bezit zijn van een niet geanonimiseerd afschrift van de collegebeslissing van 28 februari 1984 in hetzelfde vergunnnigsdossier, is de uitzonderingsgrond betreffende de bescherming van de gegevens betreffende de persoonlijke levenssfeer in casu niet van toepassing. Na beraadslaging,
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// www.vlaanderen.be/openbaarheid
uitspraak beroepsinstantie OVB/2019/295
pagina 5 van 6
BESLUIT: Het beroepschrift van 29 november 2019 van xxx, gericht tegen de onvolledige uitvoering van de beslissing van 18 november 2019 van de stad Landen, wordt als ontvankelijk beschouwd, en is verder gedeeltelijk ongegrond en gedeeltelijk gegrond. Bijgevolg dient de stad Landen aan de verzoekers een afschrift te bezorgen van de bouwvergunning van 12 april 1983 voor het uitbreiden en verbouwen van de bestaande loods tot verkoopruimte.
In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, ยง3, van het Bestuursdecreet).
Brussel, 16 januari 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // www.vlaanderen.be/openbaarheid
uitspraak beroepsinstantie OVB/2019/295
pagina 6 van 6