Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/235
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/235
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 13 juli 2022 diende xxx een verzoek in bij de OVAM om een afschrift te verlenen van controleverslagen van hun diensten aangaande de milieuheffingen van 2018, 2019 en 2020. Op 26 juli 2022 weigerde de OVAM een afschrift van de gevraagde documenten. Op 8 augustus 2022 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen deze weigeringsbeslissing d.d. 26 juli 2022. Dit beroep werd geregistreerd op 8 augustus 2022.
Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 13 juli 2022. De in beroep aangevochten beslissing van de OVAM van 26 juli 2022 maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.
www.vlaanderen.be
Het ingediende beroep van verzoeker d.d. 8 augustus 2022 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het beroep wordt bijgevolg als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
Het oorspronkelijk verzoek tot openbaarmaking luidde als volgt: “In navolging van uw schrijven van 28 juni 2022 (uw kenmerk AMB/RS/ER/2022-233) in navolging van de controle op 7 juni 2022 betreffende de vraag tot de bijkomende aangifte van de verschuldigde (milieu)heffing voor de kwartalen 2018/04 – 2019/04 – 2020/4 – 2021/4 tegen 20 juli 2022, wensen wij in functie van de complexiteit van het dossier en de zomervakantie te melden het dossier eerst grondig te bestuderen en tegen 20 september hieromtrent verdere informatie te verlenen. Tevens vragen wij u in het kader van het Decreet openbaarheid van bestuur de OVAM controleverslagen horende bij de aangiftes van 2018, 2019 en 2020.” OVAM deelde mee aan de verzoekster dat de controleverslagen horende bij de aangiftes van 2018, 2019 en 2020 op dit moment nog in opmaak zijn. Op basis van artikel II,33, 2° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 mag een overheid de aanvraag tot openbaarheid weigeren als de aanvraag betrekking heeft op bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn, aldus OVAM in de bestreden beslissing.
2. Inhoud van het beroepschrift Het getuigt volgens de beroeper allerminst van behoorlijk bestuur dat de controleverslagen van milieuheffingen 2018, 2019 en 2020 nog niet beschikbaar zijn. Deze controles vonden volgens de beroeper steeds plaats in het jaar volgend op de aangiftes, met name in 2019, 2020 en 2021. Aangezien de heffingen waarvan sprake, reeds betaald zijn en er tijdens de controles geen opmerkingen werden geformuleerd, wil de beroeper OVAM verplicht zien worden om deze controleverslagen onmiddellijk te bezorgen.
3. Toelichting door OVAM Na bevraging deelde de OVAM op 17 augustus 2022 aan de beroepsinstantie mee dat zij niet in het bezit is van enige bestuursdocumenten die voldoen aan de aanvraag van mevrouw Groenendijk. Voor de aanslagjaren 2018, 2019 en 2020 zijn er geen afzonderlijk controleverslagen opgemaakt. De voorlaatste controle die is uitgevoerd, dateert van 25 april 2019 en ging over het jaar 2018. De laatste controle vond plaats op 7 juni 2022 en voor 2019 - 2020 werden er geen afzonderlijke controles uitgevoerd. Bij de controles in 2019 (over 2018) ontstond er met de onderneming een discussie over het al dan niet heffingsplichtig zijn van de uitvoer van een concrete afvalstroom. Omwille van ziekte en langdurige
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/235
pagina 2 van 4
afwezigheid van de betrokken dossierhouder werd de controle van 2019 (over 2018) niet gefinaliseerd en is er over die controle ook geen verslag gemaakt. Bij de controle op 7 juni 2022, door de nieuwe dossierhouder, kwam de discussie van 2018 terug op tafel. Na verder onderzoek oordeelde de OVAM dat de betreffende afvalstroom wel degelijk heffingsplichtig is. Aangezien artikel 59 van het Materialendecreet bepaalt dat de heffing slechts verjaart door verloop van vijf jaar, is de OVAM er toe gehouden om ook voor 2018, 2019 en 2020 de onterecht niet betaalde heffing alsnog te innen. In dit concreet geval is bij wijze van goodwill met een brief van 28 juni 2022 aan het bedrijf de mogelijkheid gegeven om de heffing alsnog te betalen via een bijkomende aangifte. Wanneer het bedrijf aan die mogelijkheid verzaakt, is OVAM er toe gehouden de te weinig betaalde heffing ambtshalve in te vorderen. De OVAM heeft het verzoek van mevrouw Groenendijk afgewezen op basis van artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet omdat zij nog het controleverslag moet opstellen. De controle van de heffingen voor 2018, 2019 en 2020 zal worden gefinaliseerd in het verslag voor de controle die doorging op 8 juni 2022. Dit verslag is tot op heden nog niet opgesteld aangezien de OVAM de reactie op haar brief afwacht (nl. of de onderneming al dan niet een bijkomende aangifte zal doen).
4. Standpunt van de beroepsinstantie De gevraagde controleverslagen werden niet bezorgd aan de beroeper omdat deze als onafgewerkt worden beschouwd. De memorie van toelichting bij artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet stelt het volgende: “Het ogenblik waarop een document als "af" kan beschouwd worden, verschilt van document tot document. Zo moet een onderscheid gemaakt worden tussen documenten die worden gemaakt in het kader van een besluitvormingsprocedure en andere documenten. Documenten ter voorbereiding van een besluitvormingsprocedure zijn pas af indien ze een definitieve status hebben verkregen, dit wil zeggen indien ze ondertekend zijn door de persoon die in het kader van deze procedure bevoegd is. Dit betekent geenszins dat er een eindbeslissing in de procedure zou moeten genomen zijn. Ook tussentijdse rapporten, adviezen en nota's zijn openbaar, nog voor de eindbeslissing is gevallen, voor zover ze definitief af zijn, dit wil zeggen ondertekend door de bevoegde persoon, zelfs al zijn deze documenten vatbaar voor wijziging of herziening ten gevolge van nieuwe factoren en elementen. Andere documenten, die niet kaderen in een besluitvormingsprocedure worden door de opsteller(s) zelf van het document gekwalificeerd als zijnde af of niet af. Zo zal een document dat wordt opgesteld door een groep personen, slechts af zijn wanneer de groep besluit dat het document af is, dit wil zeggen dat er niets meer aan het document dient veranderd te worden, wat niet uitsluit dat wijzigingen achteraf mogelijk zijn ten gevolge van nieuwe omstandigheden.” (Parl.St. Vl.Parl. 2017-18, nr. 1656/1, 56-57). In casu blijkt uit de toelichting van de OVAM dat zij de controleverslagen nog dienen op te stellen. Er kan bijgevolg, in zoverre er al een aanvang zou genomen zijn met het opstellen van de betreffende verslagen, geen sprake zijn van afgewerkte bestuursdocumenten. Indien het opstellen van één of meer verslagen nog een aanvang dient te nemen, is er bovendien geen sprake van bestuursdocumenten die in het bezit zijn van OVAM, cfr. artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet. Daarom dient het beroep redelijkerwijze als ongegrond te worden beschouwd.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/235
pagina 3 van 4
Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 8 augustus 2022 tegen de weigeringsbeslissing van de OVAM om een afschrift te bezorgen van de controleverslagen van hun diensten aangaande de milieuheffingen van 2018, 2019 en 2020 wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 26 augustus 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/235
pagina 4 van 4